Информационно-управляющая система заочного отделения

Реферат на тему:

Реформа образования Украины, направленная на создание широких
возможностей для удовлетворения разнообразных образовательных
потребностей личности и общества, способствовала увеличению за последние
три года контингента студентов заочной формы образования в Запорожской
государственной инженерной академии с 1500 до 4900 человек. Возрос объём
информации, подлежащей учету и обработке при выборе управляющих
воздействий.

Учитывая это, в академии была создана распределённая
информационно-управляющая система заочного отделения. Она осуществляет
обработку потоков информации поступающей по магистрали из приёмной
комиссии, подготовительного отделения, подготовительных курсов,
деканатов, отдела организации учебного процесса, диспетчерской службы,
учебно-методического отдела и отдела кадров. Организационно система
включает в себя подсистемы «Абитуриент», «Подготовительное отделение»,
«Деканат» и «Методическое обеспечение».

В основе разработанной системы находится иерархически структурированная
база данных о студентах, слушателях подготовительного отделения и
подготовительных курсов, абитуриентах, профессорско-преподавательском
составе, о дисциплинах учебных планов и аудиторном фонде. Подсистема
данных о студентах и слушателях подготовительного отделения содержит
информацию, входящую в министерскую форму учебной карточки студента, а
также данные о контракте на обучение. В подсистеме базы данных об
абитуриентах содержится информация, вносимая в журнал регистрации
документов приёмной комиссии, а также результатов вступительных
испытаний. Сведения об учёном звании, должности преподавателей, объёме
их учебной нагрузки, их принадлежности к кафедре и факультету составляют
основу подсистемы базы данных о профессорско-преподавательском составе,
которая связана с подсистемой учебных планов.

Подсистема «Абитуриент» реализована в виде набора приложений,
выполняющих опрос и управление реляционной базой данных, содержащей
информацию о поданных в приемную комиссию документах. Наборы приложений
логически объединены в автоматизированные рабочие места ответственного и
технического секретаря приемной комиссии. Система позволяет обеспечить
контроль доступа к информации и учет активности пользователей.

Основные функциональные возможности системы:

АРМ технического секретаря:

– ввод данных об абитуриентах по предоставленным документам;

– контроль возврата и перевода документов по специальностям;

– учет и контроль хода экзаменов и собеседований;

– автоматический контроль целостности и непротиворечивости

поступающих данных на основании бизнес правил;

АРМ ответственного секретаря:

– обработка и контроль результатов экзаменов и собеседований;

– подготовка информации к зачислению в академию на основании правил
приёма;

– подготовка приказов о зачислении;

– выдача контрольных показателей, оформленных в виде более чем двадцати
отчетов.

Подсистема «Абитуриент», кроме учета исходных данных абитуриентов и
результатов их вступительных испытаний позволяет анализировать эту
информацию для выработки мероприятий по обеспечению качественного приёма
в следующем году. Результаты анализа выдаются в виде таблиц, графиков и
гистограмм в сравнении с предыдущими годами. Данные об абитуриентах не
прошедших по конкурсу передаются на подготовительное отделение и курсы
для дальнейшей работы с этими лицами. Изучается география поступающих с
целью оценки направлений профориентационной работы в регионе на будущий
год.

Подсистема «Подготовительное отделение» обеспечивает накопление кадровой
информации о слушателях, позволяет анализировать успеваемость и
отслеживать результаты их дальнейшего обучения в академии, кроме того,
она содержит тесты для входного и выходного контроля знаний, а также IQ-
тесты для профориентации слушателей в разрезе специальностей академии.

Отличительной особенностью подготовительного отделения в ЗГИА является
то, что на нём кроме лиц, имеющих среднее образование, обучаются ещё
выпускники техникумов и колледжей. Эта категория слушателей, после
окончания отделения зачисляется на 3 курс заочного отделения, поэтому
обучается по специально составленным для каждой специальности
интегрированным планам, которые учитывают особенности учебных планов
техникумов. В связи с этим в базе данных кроме интегрированных планов
хранятся учебные планы 7 техникумов Запорожского региона по 20
специальностям.

Подсистема «Подготовительные курсы» предназначается для учёта данных о
слушателях, анализа их успеваемости и посещаемости занятий,
профессиональной ориентации на основе IQ-тестирования. В ней
накапливается информация поступающая из приёмной комиссии об
абитуриентах не прошедших по конкурсу с целью привлечения этих лиц для
учёбы на курсах. Кроме того в задачу подсистемы входит отслеживание
результатов обучения бывших слушателей на 1 курсе академии с целью
коррекции рабочих программ и методики обучения.

Основой информационно-управляющей системы заочного отделения является
подсистема «Деканат», которая на основе базы данных о студентах
позволяет контролировать перемещение студентов из группы в группу,
формировать поле со списком студентов находящихся в академических
отпусках с указанием дат выхода из них и причин предоставления этих
отпусков. При этом указывается перечень обязательных документов, которые
должен предоставить студент для правильного оформления выхода из него.
Распечатка и рассылка уведомлений студентам за две недели до начала
семестра позволяет направить процесс выхода из академотпуска в
организованное и контролируемое русло. При отчислении студента его
учебная карточка архивируется, а результаты обучения его в академии
формируются в виде академической справки, которая регистрируется и
хранится в базе данных об отчисленных либо выдаётся на печать с
указанием даты выдачи её студенту.

Особенно ощутим положительный эффект от использования системы при
автоматизированной подготовке зачетно-экзаменационных ведомостей,
справок-вызовов студентов на сессии, формировании приложений к дипломам.
При этом не только существенно ускорилась подготовка этих документов, но
и повысилось их качество, упорядочилась регистрация, стала возможной
выдача ряда документов по запросу, исключилась возможность
несанкционированной их выдачи за счет специально вводимых временных и
количественных ограничений.

Работа подсистемы в реальном масштабе времени позволяет не только быстро
качественно и своевременно формировать статистические отчеты по всем
направлениям деятельности отделения по запросу, но и анализировать
результаты этой деятельности предоставляемой в виде сопоставительных
гистограмм и графиков. Удобным для деканатов является наличие различных
форм представления информации о ходе экзаменационных сессий по отдельным
студентам, группам, курсам, кафедрам и дисциплинам, которые помогают
своевременно принимать эффективные управляющие воздействия.

Учитывая, что 95% студентов заочного отделения обучаются на контрактной
основе с по семестровой системой оплаты, особенно важным является вопрос
контроля своевременного поступления денежных средств. Для этого в
подсистеме на основе банковских документов формируется поле регистрации
поступления средств по каждому контракту от физических лиц, предприятий
и организаций. Информация представляется в виде таблиц по каждому
студенту, начиная с первого курса, текущая накопительная в виде
гистограмм по группам, факультетам, отделениям еженедельно.

Подсистема «Деканат» реализована в виде АРМ деканов и АРМ методистов.
АРМ методиста строится на целостной иерархической структуре
«студент-группа – учебные планы». На первом уровне в подсистему вводятся
данные о каждом студенте. Предусмотренная для этого форма позволя,ет
осуществлять ввод приказов о зачислении, переводах, отпусках,
отчислении, восстановлении, данные об оплате по контрактам, изменении
фамилий студентов с сохранением прежних фамилий, чтобы в случае
необходимости вести поиск данных по прежним фамилиям.

Для каждой специальности на все семестры обучения заполняется учебный
план, включающий список всех изучаемых дисциплин для данной
специальности в конкретном семестре, с указанием форм проведения
занятий, их продолжительности, видов и количества контрольных
мероприятий по ним (рис.1).

При составлении рабочих учебных планов возникает проблема их частого
изменения как по инициативе деканата и кафедр, так и по указаниям
Министерства образования. В подсистеме был разработан механизм
тиражирования планов, который позволяет решить эту проблему, однако при
этом необходимо параллельное ведения всех клонов планов, что значительно
повышает объем работы и увеличивает вероятность ошибок. Решение этой
проблемы, на наш взгляд, может состоять в максимально возможном
уменьшении количества планов до разумного их числа и административном
запрете их изменения в течении семестра.

Составление расписания на семестр осуществляется до начала семестра,
поэтому оно базируется на уже составленных и утвержденных к этому
времени учебных планах. Особенностью решения этой задачи на заочном
факультете является большое число мероприятий, требующих отдельного
графика выполнения. В результате для каждой группы необходимо создавать
пять видов расписаний: учебных занятий в семестре, графиков выдачи
контрольных работ, графиков консультаций по контрольным работам,
расписания экзаменационной сессии.

??#?Процесс составления расписания разбит на несколько этапов. На первом
этапе диспетчеры определяют календарные даты начала и конца расписания,
дни недели обучения и тип групп, для которых составляется расписание.
Здесь же выбираются курсы и группы для данного расписания. В результате
первого этапа в СУБД создается сетка расписания, которая заполняется на
последующих этапах.

На втором этапе выбирается группа и в заполняемую форму для нее
автоматически выводятся дисциплины семестра. Задачей диспетчера является
привязка преподавателей к каждой дисциплине, что осуществляется удобными
элементами управления. Здесь же есть возможность объединения групп в
поток, причем кандидаты для объединения выбираются по равенству часов,
выделенных для одноименных дисциплин. Также имеется возможность
разбиения одной группы на подгруппы, что необходимо при проведении
практических и лабораторных занятий. Максимальное количество подгрупп в
настоящее время ограничено тремя, что требуется при изучении иностранных
языков.

Следует отметить, что в исходные данные для составления расписания,
кроме учебных планов, входит учебная нагрузка преподавателей,
предоставляемая кафедрами. Поэтому включение кафедр в общую
информационную систему является абсолютно необходимым.

На третьем этапе диспетчеры сопоставляют каждому занятию время его
проведения. Здесь АРМ диспетчера кроме удобных визуальных средств
предоставляет составителю расписания справочные данные о свободном
времени преподавателя или группы и главное – информацию о накладках в
расписании. Формы предусматривают возможность изменения времени
проведения занятий и устранения, таким образом, накладок.

На четвертом этапе каждому занятию сопоставляется аудитория с
автоматическим выводом сообщения при накладках (Рис. 2).

Результатом составления расписания являются отчеты с расписанием групп в
требуемом формате, а также нагрузка преподавателей с указанием времени и
места проведения занятия.

При разработке АРМ диспетчера были обнаружены следующие проблемы.
Во-первых, в планах различных специальностей одни и те же дисциплины
называются по-разному даже в типовых министерских планах. Это вносит
путаницу при объединении групп в потоки и необходимости указания им
единого названия дисциплины. Унификация названий дисциплин потоков
возможна, если при составлении кафедрами проектов учебных планов в них
будут вноситься дисциплины из общего банка дисциплин, в котором они
связаны с ведущим преподавателем и имеют название, взятое из
составленной им рабочей программы. Разработка АРМ кафедры в ЗГИА в
настоящее время только планируется.

Во-вторых, ведение списка преподавателей, привязка их к кафедрам,
отслеживание кадровых изменений является задачей отдела кадров, что
обуславливает необходимость разработки еще одного АРМ.

В-третьих, поскольку в настоящее время разделены диспетчерские дневного
и заочного отделений, а пул аудиторий, которым они оперируют, является
общим, возникает необходимость их объединения хотя бы в плане
использования единого АРМ.

На основе учебных планов также разработана форма ввода успеваемости
студентов, где фиксируется каждая сдача (или не сдача) всех требуемых
нормативов в сессионный и межсессионный период.

На базе данных об успеваемости строятся отчеты, сгруппированные на двух
уровнях. На первом группировка выполняется по отчетному объекту:
«факультет – группа – студент», а на втором – по типу отчета:
«количественные показатели – сессия – задолженность – отчисления». В
качестве примеров отчетов можно привести различного рода справки,
выдаваемые студенту, сведения о студентах группы, экзаменационную
ведомость и т.д. Здесь же доступны диаграммы, обеспечивающие наглядность
сдачи учебных нормативов студентами и группами. Следует отметить, что
при разработке отчетов мы в максимальной степени руководствовались
образцами, установленными Министерством образования (например, учетная
карточка студента, экзаменационная ведомость и т.д.).

Разработаны элементы автоматизации выдачи отчетов. Так, на основе данных
по учебной задолженности, студентам в экзаменационный период выдаются
регистрируемые зачетно-экзаменационные листы («бегунки»), что позволяет
ограничить количество выдач этих листов одному студенту на конкретный
экзамен.

Таким образом, система управления факультетом представляет собой
органически связанные программные компоненты, позволяет автоматизировать
управление учебным процессом и является прогрессивным начинанием для
всего вуза как прообраз общевузовской корпоративной АСУ.

Аппаратная и системная реализации системы базируются на локальной
компьютерной сети заочного факультета, которая развернута в одном здании
на трех этажах. Используемая в настоящее время технология 10/100 Мбит/с
Internet построена на витой паре 5 категории. В настоящее время идет
работа по строительству общевузовской компьютерной сети, выполняемая
сотрудниками фирмы «Информационные компьютерные системы» (г. Киев),
выигравшей проведенный академией тендер. Предусмотрена прокладка
оптоволоконных кабелей, соединяющих корпуса и установка в корпусах
коммутаторов фирмы Nortel Networks, обеспечивающих передачу данных по
магистрали со скоростью 1 Гбит/с. Проектом корпоративной компьютерной
сети, разработанной сотрудниками Центра информационных технологий ЗГИА,
предусматривается поэтапное подключение к коммутаторам локальных сетей и
компьютеров подразделений ЗГИА и построение, таким образом,
общевузовской корпоративной компьютерной сети.

В настоящее время в локальной сети заочного факультета работает сервер
под управлением сетевой ОС Windows NT Server, лицензия на которую
приобретена ЗГИА у компании Microsoft. Информационная система
реализована на основе технологии «клиент-сервер», где сервером данных
является MS SQL Server 7.0, а клиентские места выполнены в среде СУБД МS
Access’97. Программное обеспечение и средства разработки приобретены у
Microsoft по лицензионной схеме для учебных заведений.

Пользователи системы делятся на группы по праву доступа к различным
данным и программным средствам: методисты, диспетчера, главный методист,
декан, системный администратор. Права регулируются на уровне
операционной системы. Так, ввод данных по студентам осуществляется
методистами, причем методист имеет доступ к информации только по тем
группам и студентам, которые за ним закреплены, что обеспечивает
ответственность методиста за вводимые им данные. Достигается это
использованием сетевой операционной системы и аутентификацией методистов
при входе в систему.

Главный методист осуществляет привязку методистов к группам, ввод и
редактирование учебных планов и других общих данных, таких как список
групп, преподавателей и т.д. Диспетчера имеют доступ к данным
расписания, деканат – к отчетам, а системный администратор обладает
полным доступом к системе.

Таким образом, используя подсистему “Деканат” можно оперативно получать
информацию о личных делах и успеваемости любого занесенного в базу
студента, о должниках, распечатывать необходимые справки, просматривать
и корректировать учебные планы, выводить статистический отчет о
результатах сессии, сведения об оплате за обучение и многое другое.

Для студентов заочной формы обучения очень важным является вопрос
обеспеченности учебно-методической литературой.

Подсистема «Методическое обеспечение» организует учет наличия учебников,
справочников и учебно-методических пособий по каждой дисциплине в
библиотеке академии, на кафедрах, в учебно-методических кабинетах.
Данные обновляются ежегодно и соотносятся с количеством студентов,
изучающих эти дисциплины, что дает возможность оценить динамику
обеспеченности учебно-методическими материалами студентов в разрезе
академических подразделений, а также в разрезе конкретных дисциплин и
кафедр.

На основе данных подсистемы «Методическое обеспечение» выявляются
дисциплины с критической обеспеченностью и составляется перечень
приоритетных учебно-методических кафедральных разработок к включению в
годовой план издания академией учебно-методической литературы.

Система управления учебным процессом заочного факультета функционирует
почти год и позволяет значительно ускорить и облегчить выполнение
трудоемких задач, возникающих в процессе работы факультета, а,
следовательно, повысить эффективность административной работы в вузе.

Подсистема управления факультетом вполне может быть масштабирована до
уровня вуза, базируясь на уже строящейся общевузовской сети путем
разработки ряда дополнительных программных модулей. Разработка
общевузовской системы может быть осуществлена собственными силами и это
имеет ряд преимуществ перед закупкой готовой программы. Конечно,
потребуется и определенное административное регулирование, которое во
многих случаях сможет решить или сгладить описанные выше проблемы.
Несомненна необходимость регулирования кадровых вопросов подразделений,
занятых разработкой программного обеспечения и сопровождения системы.

Литература:

Г.П.Коломоец, Н.В.Семенов, Е.Я.Швец. Информационная система управления
факультетом.//Информационная структура высших учебных заведений:
Сб.науч. тр./Ссанкт-Петербургский государственный университет технологии
и дизайна.-Спб,1999.-Том 2-С.42-45.

Швец Е.Я., Коломоец Г. П., Семенов Н.В. Информационная система
управления учебным процессом //Вестник Херсонского технического
университета №1(7) –2000.-С.359-363.

Рис. 1. Форма ввода и редактирования рабочего учебного плана

Рис.2. Расстановка времени проведения занятий в сетке расписания

Рис. 3. Форма ввода успеваемости студентов

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter