Бакалаврська робота

на тему:

“Секретарська справа. Листування”Рецензійний лист ЗМІСТ

1 ВСТУП ……………………………………………………………………….……4

Класифікація листів

2 ОСНОВНА ЧАСТИНА

2.1 СЕКРЕТАРСЬКА СПРАВА

Ділове листування …………………………………………..………7

2.1.1. Реквізити листа та їх оформлення …………………….………8

2.1.2. Вимоги до тексту листа …………..…………………..….11

2.1.3. Різновиди та оформлення службових листів …………….……15

2.2 ОПЕРАТОРСЬКА СПРАВА

Комп’ютерні мережі ……………………………………………..….30

2.2.1. Види комп’ютерних мереж та їх топологія…………………….31

2.2.2. Глобальна мережа «Internet» ……………………………….….35

2.3 МАШИНОПИС

Протокол ……………………………………………..…………..…..37

2.3.1. Реквізити протоколу …………………………..………..……38

2.3.2. Правила ведення та оформлення ………….…………..……42

3 ОХОРОНА ПРАЦІ

Інструкція з охорони праці на сучасному

робочому місці секретаря ………………………………………………..……..52

4 ВИСНОВОК ……………………………………………………..……..………57

Види службового листування

5 ТВОРЧА РОБОТА

Імідж секретаря ……………………………………………………………..……..60

6 СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ …………………………………..66

1 ВСТУП

Класифікація листів

Лист – це поширений вид документації, один з способів обміну
інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення
інформаційних, службових контактів між підприємствами, організаціями,
установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на такі, що
потребують відповіді й такі, що її не потребують:

листи-прохання;

листи-звертання;

листи пропозиції;

листи-запити;

листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

листи-попередження;

листи-нагадування;

листи-підтвердження;

листи-відмови;

супровідні листи;

гарантійні листи;

листи-розпорядження;

листи-повідомлення.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні
листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний
лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але
пишуть його від імені керівників кількох установ. Службові листи пишуть
чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу.

Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів
найменшою мірою трафаретизовані й уніковані. Зазвичай ми дбаємо лише про
те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця
кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя.

Це найпоширеніший вид документації в системі управління: в загальному
обсязі документації установ листування займає 80%. Лист охоплює велику
кількість різноманітних тем.

Так, діловий лист є одним з важливих каналів зв’язку промислового
підприємства з зовнішнім світом. Через листування ведуться переговори,
виясняються стосунки між підприємствами, виставляються претензії. Листи
супроводжують матеріальні цінності (правда, останнім часом значну
частину своїх функцій лист віддав телеграмі й телефонній розмові).

Листи слід складати з кожного питання окремо, оскільки це значно спрощує
й пришвидшує всі операції з обробки і і виконання цього документу.

Якщо в листі виникає потреба назвати якісь інші установи, організації,
підприємства, слід намагатися називати їх якомога точніше і при цьому
вказати адресу: адже в кореспондента може з’явитися потреба звернутися
туди за розв’язанням свого питання, а пошуки адреси заберуть у нього
багато часу і зусиль.

Лаконізм листа повинен супроводжуватись точністю викладу: будь-яка
похибка може змінити відтінок змісту інформації, ускладнити користування
ним.

2. ОСНОВНА ЧАСТИНА

2.1. СЕКРЕТАРСЬКА СПРАВА

Ділове листування

2.1.1 Реквізити листа та їх оформлення

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу.
Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1) Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч
над серединою рядка з назвою організації.

2) Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із
назвою організації.

3) Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку
або посередині.

4) Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому

правом) кутку.

5) Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа.

Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським
способом.

6) Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним
способом у верхньому лівому кутку.

7) Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер
телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому
кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення
розрахунково-грошових операцій на бланках листів вказують номер
розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад:

Розрахунковий рахунок №3467059 у Залізничному УСБ м. Києва, МФО 322034

8) Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим
способом (24 серпня 1998 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч
угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не
на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9) Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству,
службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу
подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у
давальному. Наприклад:

Друкарня видавництва «Україна» Савченку І.П.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у
найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку,
а назву установи — у родовому. Наприклад:

Директорові Рівненського професійно-технічного училища № 63 Бондаренку
П.П.

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів
особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця
посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад:

Директорові загальноосвітньої середньої школи № 1

Генеральному директорові заводу «Термінал»

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий
ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна
записувати у скороченій формі. Наприклад:

Ректорові Дніпропетровського державного університету проф.
Степанишину Л. П.

До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам’ятати:

якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви
установи, структурного підрозділу і прізвища службової особи. Наприклад:

Правління ЖБК » Мир-98 »

Відділ кадрів

Васильченку Ф.К.

254060 Київ-60, вул. Грінченка, 8/2

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки.
Кожний елемент-назву установи, підрозділу, посаду, прізвище

та ініціали особи, поштову адресу — — подають з нового рядка і з великої
Літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з
«Кому», а потім вказують «Куди».

10) Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що
послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

11) Відмітку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового
рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що
пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:

Додаток: на 4 арк. у 2 примірниках

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід
перелічити із вказівкою па кількість сторінок у кожному з них і
кількість примірників:

Додатки:

1. Проект реконструкції ділянки: на 2 арк. в І прим. 2. Акт прийняття
нових будівельних матеріалів: на 4 арк. у І прим.

Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх
список, а в листі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до списку на 10 аркушів

12) Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації,
підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо
лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та
прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).
Наприклад:

Генеральний директор Голова оргкомітету

Є.Г. Прокоф ‘єв (Підпис) Г.К. Мусієнко

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи,
посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:

Директор видавництва «Освіта» (Підпис) С.В. Лосєв

2.1.2 Вимоги до тексту листа

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та
мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити
переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має
характеризуватися такими найважливішими ознаками:

правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній
системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним,
стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання
окремих слів, з’являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака,
слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в
яких узагальнюються схожі випадки;

змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки
листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті,
уникати багатослів’я, двозначності;

послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за
перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони
логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні
в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи можна вдало
здійснювати за допомогою таких зв’язок:

Хотіли б також: нагадати про… Водночас хочемо наголосити на…

Окрім того, наважуємося (дозволимо собі) нагадати Вам ще й про те, що…

Вважаємо за доцільне (потрібне)…

Хотілося б звернути Вашу увагу…

Не зайвим буде нагадати…

Крім зазначених вище причин…

При нагоді просимо Вас…

Зважте також і на те…

Принагідна хотіли б…

Ми також намагаємося…

Ще раз хочемо подякувати Вам…

Необхідно зазначити й те, що…;

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах
паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок
проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не
менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне
відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім
вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах —
поділ тексту, на абзаци.

Абзац — це відступ від лівого поля на початку першого рядка кожної
частини листа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він
указує на перехід від однієї думки до іншої. Абзац у листах має
становити три інтервали від поля.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що
йтиметься далі);

2) фраза (викладається головна інформація абзацу);

3) коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці). Наприклад:

Щиро вдячний Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної
конференції «Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе
для .мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я
змушений відмовитися.

Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо
плідна співпрацювати.

З повагою…

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не
повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це
вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних
конструкцій речень;

точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань
особистості, а також від багатства активного словникового запасу.
Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою
відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога
зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;

доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і
глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому
потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати
роздратування.

Пам’ятайте:

висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди треба в
тактовній, ввічливій формі. Щоб не увиразнювати гостроти стосунків із
партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі
дієслів. Наприклад:

Ви ще не висловили своїх пропозицій –Вами ще не висловлені пропозиції.

Отже, правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з
погляду структури, грамотно написаний лист стане запорукою успіху вашої
справи, сприятиме створенню доброго враження про вас. Якщо ви прагнете
оволодіти мистецтвом ділового листування, слід дотримуватися певних
правил його ведення.

Етикет ділового листування

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час
написання листа дотримуватися таких правил:

1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою
ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною.
Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний/а (ім’я та по батькові)!

Шановний/а пане (пані)…!

Шановні панове (колеги)!

Вельмишановний добродію!

Глибоко шановний пане!

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи
вказувати на його професію.

Високо достойний пане Міністр !

Вельмишановний професоре!

Шановний вчителю!

Високоповажний пане ректоре!

Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживаються у
формі кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачено як
зневага до адресата і порушення етикету ділового листування.

Наявність звертання не вичерпує проблеми про правильно початий лист, щоб
він справив на адресата належне враження.

2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої
може багато залежати, Адже саме вона має переконати адресата у
правомірності написання листа. Якщо це лист – відповідь на запит, на
запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним
ввічливо висловити вдячність.

Хочемо висловити свою вдячність за …

Перш за все дозвольте подякувати Вам за …

Цей лист – вияв нашої вдячності за …

Дозвольте висловити свою вдячність …

Вдячні Вам за запрошення …

Дякуємо за надану змогу …

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді…

Офіційно підтверджуємо свою згоду на …

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми….

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній
лист, телефонну розмову, подію, зустріч:

У відповіді на Ваш лист від (дата) …

Відповідаючи на Ваш запит від (дата) …

Відповідно до контракту (домовленості) …

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з
відповіддю, не змогли вчасно виконати замовлення, надійшла скарга від
замовників, запізнилися на зустріч з клієнтом) іноді виникають такі
ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви
завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.

Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю.

Вибачте нам вельми незручно, що …

Просимо вибачення за створені Вам не з нашої вини незручності.

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу …

3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить від змісту
листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто
подякувати за допомогу, оскільки слово “дякую” – найуживаніше слово
кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової
людини.

2.1.3 Оформлення листів та їх різновиди

Службові листи друкують на комп’ютері, друкарській машинці або пишуть на
чистому бланку лише з одного боку.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури
ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові
залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист

протягом 7—10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж
трьох днів повідомити, що лист одержано, і дати остаточну відповідь
протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання
повідомлення про певну врочистість.

Лист співчуття відсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання
прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко
сформулюйте, що саме ви маєте написати, і лише потім викладайте думки на
папері.

Супровідний лист – інформує адресата про додані до листа документи.
Починають лист словами: “Надсилаємо”, “Направляємо”, “Повертаємо”,
“Доручаємо” тощо, а далі наводяться реквізити документа за
формуляром-зразком.

Наприклад:

Директору СПТУ-14

П. О.А.Бублик

М. Київ 25050

Вул.. Гречко, 14

№ 67/5

Направляємо Вам на рецензування рукопис “Програми курсу “Організація
справочинства”. Програма пропонується як типова для всіх СПТУ. Відгук
просимо надіслати до 12 січня 2000 р.

Додаток: на 24 аркушах в 1 прим.

Директор СПТУ-8 Демчина Г.М.

Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході.
Адресується як конкретній особі, так і організаціям. У ньому
повідомляються зміст запропонованого заходу, термін проведення, умови
участі.

Зразок листа-запрошення.

СПТУ-38

Київ вул. Соніних, 15

25190

№ 12

Запрошення на обговорення

Навчально-методичне об’єднання (НМО) 22-23 червня проводить широке
обговорення моделі спеціаліста секретар керівника. Оскільки спеціалісти
такого профілю працюють на підприємствах та в установах галузі, просимо
Вас взяти участь у роботі НМО, висловити пропозицію щодо коригування
навчального плану.

Засідання відбудеться у приміщенні Будинку вчителя за адресою; вул.
Володимирська, буд.. 47, актовий зал. Початок роботи о 10 год. Приїжджі
учасники забезпечуються гуртожитком.

Голова Ради НМО

Проф., доктор іст. наук ____________Чіннікова В.П Інформаційний лист
– повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Наприклад:

Директору

Навчально-методичного

Центру “Книга”

П. Терб О.М.

Київ 25040 вул. Стуса.

№ 5

Видавництво “Довіра” пропонує Вашій увазі книгу, що буде видана у 2000
р. “Секретарська справа та сучасне справочинство”, авторів
Вербицької Т.С.

Книгу можна придбати у видавництві “Довіра” (вул. Кіквідзе, 2/34) або
замовити за адресою: 25103, м. Київ-103, вул. Кіквідзе, 2/34, відділ
реалізації.

Замовлені книги надсилаються післяплатою після їх виходу в світі.
Телефон для довідок: 294-65-39. Відділ реалізації.

Чекаємо на Ваші замовлення.

Директор _____________________________ Жук М.М.

Рекламний лист є різновидом інформаційного листа, скеровується
конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг чи
товарів.

Мета такого листа – спонукати адресата скористуватися певними послугами.

Лист-повідомлення близький за змістом до листів-запрошень та
інформаційних листів. Складається як відповідь на запит або як
інформаційне повідомлення.

Починають такі листи словами: “Повідомляємо”, “Ставимо Вас до відома”.
Наприклад:

Заступнику директора

Київметробуд

п. Гритчук М.І.

Повідомляємо про нашу згоду на перенесення терміну закінчення роботи по
укладенню твердого покриття території за угодою від 24.09.99. №14 на ІІ
квартал 2001 р.

Директор фірми “Світ”______________ О.О. Омельченко

Лист-підтвердження містить повідомлення про те, що отримане відправлення
(лист, телеграма, товар) чи раніше складений документ залишається чинним
(наприклад угода чи інструкція).

Починаються такі листи словами, утвореними від дієслова
“підтверджувати”.

Наприклад:

Швейне училище №8 Директору швейної фабрики

25109 вул. Грінчанка,29 “Кияночка”

тел.2-10-64 факс.2-64-21 п. Котовій Л.М.

2012 Київ, вул. Чорновола.

Підтверджуємо отримання Ваших пропозицій, викладених у листі №654/142
від 24.06.02. Рішення ради з цих питань буде прийняте 25.07.01 р. та
повідомлене Вам.

Директор ________________ Мороз Л.Г.

Лист-нагадування містить вказівку про наближення або закінчення терміну
певного зобов’язання або проведення заходу. У таких листах, що належать
до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно вказати на
те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи варто розпочинати так:

Вважаємо за свій обов’язок ще раз нагадати Вам про…

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на
лист від (дата)

Вибачте але ми хочемо нагадати Вам про необхідність оплати рахунка за
… Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Вважаємо необхідним нагадати Вам …

Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід виявити
категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш
борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне
попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

Усі наші намагання примусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми
подаємо позов до суду.

Директору інституту

Київпроект

25001 Хрещатик, 26

Нагадуємо Вам, що згідно з договором 3/34 від 05.06.2000 р. Ви повинні
закінчити розробку до 15.02.2001 р.

Просимо повідомити про стан роботи.

Голова авто кооперативу ___________ П.О.Вербицький

“Криловський”

Гарантійний лист – це документ, що забезпечує виконання викладених у
ньому зобов’язань.

У ньому, як правило, гарантується оплата чи надання чогось (місця
роботи, проведення досліджень).Виклад тексту повинен бути чітким та
виразним.

Гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої
звертаються. Форма третьої особи, коли гарантійного листа адресовано
певній організації або підприємству.

Подаємо зразки таких листів:

Фірмовий бланк Директорові

Або штамп (керівникові, начальникові)

________________________________

(назва підприємства)

________________________________

(прізвище, ім’я, по батькові керівника)

Просимо Вас надати послуги у вигляді

_____________________________

(предмет звертання)

Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок

№___________________

__________________ відділення банку ______________________________-

Директор _____________________ _______________________________

(підпис) розшифрування підпису

Головний бухгалтер ____________. _______________________________

(підпис) розшифрування підпису

Печатка

Гарантійний лист на бланку організації-гаранта:

Назва банку.

____________________________________________________________

(назва організації-гаранта)

гарантує виплату кредиту, що його видано ____________________________

(назва банку)

________________________________________________________________________
___________

(назва організації-одержувача позики)

на _______________________________________________________________

сумою ________________ грн. _______________________________________

(сума прописом)

При несплаті поданої суми ____________________________________

(назва організації-одержувача позики)

за виданими ним зобов’язаннями надає право без попередження заздалегідь
провести виплату позики і несплачених процентів власним розпорядженням з
нашого розрахункового рахунку № ____________________ у ______________

__________________________________________________________________

(назва відділення банку)

або будь-якого іншого рахунку, чи способом скерування з інших цінностей,
що нам належать.

Дія гарантії припиняється після виплати позики.

Керівник організації-гаранта ______________ __________________

(підпис) розшифрування підпису

Головний бухгалтер ______________ __________________

(підпис) розшифрування підпису

Печатка

Ініціативний лист – це лист, що вимагає відповіді. Такі листи
висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата. Тематика таких
листів не обмежена.

Наприклад:

Ректору Київського

Державного університету

ім. Т.Г.Шевченка

п. Огієнку М.А.

№ 22

При розгортанні робіт з реставрації історичних цінних будівель інституту
виявилося неможливим поетапне проведення реставрації з продовженням
навчального процесу в деяких приміщеннях.

Просимо Вас надати допомогу у виділенні орендних приміщень площею 4000
кв.м. для перенесення всіх навчальних занять на час реставрації
будівель.

Ректор ________________ М.С.Тимошик

Лист-відмови – за своїм змістом залежить від ініціативного листа,
оскільки необхідно висловити рішення з приводу поставленого запитання.

Зразок листа-відмови.

Директору АТ “Моноліт”

п. Казак А.В.

02009, м. Київ-9

вул.. Василенка, 46/9

№ 32/43-543

На № 32-34/33 від 22.10.99

Про розгляд заявки на

Участь у виставці.

Повідомляємо, що заявка Вашого підприємства на участь у весняній
експозиції нашого виставкового центру розглянута відбірною радою, але ми
не маємо можливості прийняти Вашу пропозицію.

Зі щирою повагою до Вас.

Директор фірми “Експо-Бізнес” ______ М.Р.Лобідко

Сагайдак 444-34-65

Якщо не можна дати позитивну відповідь, то сказати “ні” слід
аргументовано, коректно, доброзичливо. За умови дотримання цих порад
адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову
так:

Ми докладно вивчили запропонований Вами проект, з прикрістю
повідомляємо, що не маємо ні найменшої змоги…

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції.

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовільнити Ваше прохання з деяких
причин.

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Ваш
проект.

Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам…

Вибачте, але ми не можемо погодитися на …

Лист-запит і лист-відповідь – найпоширеніший тип службової
кореспонденції.

Слід відзначити, що листи-відповіді повинні містити в собі наступний
реквізит – посилання на номер і дату вхідного документа, а також
стислий зміст листа. Це дозволяє(при отриманні листа-відповіді) швидко й
легко знайти копію листа-запитання у справі, ознайомитися з ним, а також
відразу зрозуміти зміст відповіді.

Наведемо зразки листа-запиту та листа-відповіді.

Міністерство місцевої

Промисловості України

Завод нестандартного Типографія видавництва

устаткування “Київська правда”

254136, Київ-43 252243, Київ-216

вул. В.Яна, 3/7 вул. Маршала, 34

тел. 220-41-01

09.07.00 № 51-95/98

Про виготовлення бланків

Обліку і звітності

Просимо виготовити бланки обліку і звітності на папері заводу у
кількості 1 тис. штук у четвертому кварталі 2000 року.

Оплату гарантуємо.

Директор І.П.Марченко

Головний бухгалтер Л.О.Степанова

Типографія видавництва Директорові заводу

“Київська правда” нестандартного устаткування

23451, Київ-132 Марченку І.В.

вул. Лисенка, 13 4352, Київ-432,

тел. 325-54-87 вул. В.Яна, 3/8

20.07.00 № 132-5/1234

на № 51-65/87 від 09.07.00

Про виготовлення бланків

Обліку і звітності

Доводимо до Вашого відома, що Ваше замовлення буде виготовлене до
01.11.00.

Додатки: розрахунок вартості виконання робіт на 1 а у 2 прим.

Директор П.Г.Іваненко.

Наведемо зразки розміщення реквізитів як у вітчизняному, так і
зарубіжному листуванні, а також схему складання листів у конверти.

Зразок складання листа в конверт.

2.2 ОПЕРАТОРСЬКА СПРАВА.

Комп’ютерні мережі

2.2.1 Види комп’ютерних мереж та їх топологія

Для підвищення ефективності використання комп’ютерної техніки в різних
галузях людської діяльності комп’ютери об’єднують в мережі. Користувачі
комп’ютерів, які об’єднанні в мережу, можуть передавати один одному
повідомлення, спільно використовувати дані, програми, пристрої
(наприклад принтери), що значно підвищує зручність і ефективність
колективної праці.

Прикладом найпростішої мережі можуть служити два комп’ютери з’єднані між
собою через паралельні або послідовні порти. Для створення повноцінної
локальної мережі потрібно використовувати спеціальний додатковий
пристрій – мережевий адаптер.

Топологія мережі визначає фізичне розташування сітьових кабелів, а також
фізичне підключення клієнтів до мережі. В даний час використовуються три
схеми (топології) побудови мереж: шина, зірка і кільце. Кожній із цих
схем властиві свої переваги і недоліки.

Шина

мал.1

Найбільш дешевою схемою організації мережі є топологія шини, що
припускає безпосереднє підключення всіх мережевих адаптерів до
мережевого кабелю. Структура такої мережі показана на мал. 1.

Всі комп’ютери в мережі підключаються до одного кабелю. Перший і
останній комп’ютери повинні бути розв’язані. У ролі розв’язки
(термінатора) виступає простий резистор, що використовується для гасіння
сигналу, що досягає кінця мережі, щоб запобігти виникненню перешкод.
Крім того, один і тільки один із кінців мережевого кабелю повинний бути
заземлений, що дозволить уникнути виникнення петлі заземлення.

невеликих мереж, де кабелі можна прокласти в легко доступних місцях.

Зірка

мал.2

Для організації більшості мереж у даний час застосовується топологія
зірки. У даному випадку недолік, пов’язаний із ймовірністю виникнення
обриву в загальному кабелі, вирішується застосуванням окремих кабелів
для підключення кожного з комп’ютерів до головного мережевого кабелю.
Кожна робоча станція підключається до повторювача, який має декілька
портів, що називається хабом, або концентратором. Хаб, у свою чергу,
підключається до головного мережевого кабелю. Основним призначенням хаба
є передача сигналів від головного кабелю мережі до окремих робочих
станцій, як показано на мал. 2. У випадку обриву кабелю, що з’єднує хаб
із робочою станцією, зв’язок із мережею втратить тільки ця станція. Інші
ж зможуть безперешкодно продовжувати роботу в мережі. Проте у випадку
виходу з ладу хабу зв’язок із мережею втрачають всі залучені до нього
користувачі станцій. Звичайно, такого роду несправність виявляється
досить легко, оскільки всі користувачі, залучені до цьому хабу, негайно
звернуть увагу адміністратора мережі на неполадку, що виникла. На
відміну від топології шини, де на пошук неполадки йде велика кількість
сил і часу, а хаб, що вийшов із ладу, буквально заявляє про себе сам.

На випадок виникнення подібної аварії необхідно мати про запас резервний
хаб, яким можна було б замінити хаб, що вийшов з ладу. Тому має сенс
обладнувати всю мережу хабами одного типу. Крім того, гарні результати
дає застосування інтелектуальних хабів. Подібні хаби підтримують
протокол SNMP, що можна використовувати для віддаленого керування і
тестування хаба, не покидаючи робочого місця.

Кільце INCLUDEPICTURE \d «images\\Image5.gif»

мал.3

Топологія кільця застосовується головним чином фірмою ІBM для
організації кільцевих мереж з естафетним доступом. Структура мережі,
побудованої на основі даної топології, нагадує структуру у випадку
топології зірки (мал. 2). Замість хабу користувачі станції підключаються
до пристрою множинного доступу (Multіple Access Unіt, або MAU), що
робить логічне з’єднання комп’ютерів мережі в кільце, як показано на
мал. 3. Топологія кільця має ті ж переваги, що і топологія зірки,
оскільки фізична організація цих двох типів мереж ідентична. Звідси
випливає, що топології кільця властиві і ті ж самі недоліки, оскільки
частіше усього з ладу виходить пристрій множинного доступу.
INCLUDEPICTURE \d «images/Image6.gif»

В залежності від принципу побудови мережі розрізняють локальні та
глобальні мережі. Локальні мережі призначені для використання в межах
одного приміщення чи однієї організації. Глобальні ж мережі створюються
для з’єднання комп’ютерів, що розташовані на значних відстанях один від
одного.

Локальні мережі в свою чергу поділяються на однорангові та
багаторангові. В однорангових мережах всі користувачі мають однакові
права. Користувачі такої мережі можуть здійснювати обмін даних між
собою, використовувати спільні ресурси (принтери, диски і т.д.)
Прикладом такої мережі може служити мережа на базі операційної системи
Wіndows`95.

Багаторангова мережа відрізняється від однорангової тим, що в ній
використовується один або декілька (у випадку використання великої
кількості робочих місць) більш потужних комп’ютерів, які називаються
сервером. Всі інші комп’ютери такої мережі називаються робочими
станціями. Сервер призначений для керування роботою мережі, збереження
загальної інформації. Перевагою мереж такого типу є можливість
здійснювати керування правами користувачів такої мережі. Для прикладу
можна розглянути наступний випадок.

Мережею підприємства користуються багато співробітників, але кожний
працівник цього підприємства використовує тільки ті дані та програми,
які потрібні для виконання його функціональних обов’язків. Всі інші
ресурси мережі для нього є недоступними, що забезпечує захист інформації
від несанкціонованого копіювання. До даних всього підприємства має
доступ тільки ті користувачі, які мають на це права, що регламентуються
сервером.

Сервер працює під керуванням спеціального системного програмного
забезпечення, наприклад операційних систем Wіndows NT, Unіx та інш. Для
роботи з мережею кожен користувач повинен бути зареєстрований на
сервері. Сервером керує системний адміністратор, який і визначає права
користувача в мережі. Для користувача створюється спеціальний профіль
завантаження операційної системи, визначаються, якими мережевими
ресурсами може користуватись працівник, встановлюються дозволені години
користування ресурсами мережі та багато іншого.

Однак локальні мережі не можуть повністю задовольнити всі потреби в
обміні інформацією між комп’ютерами. Локальні мережі різних установ
можна з’єднувати між собою за допомогою каналів зв’язку (телефонного,
радіорелейного, супутникового та ін.), тим самим, утворюючи розподілені
обчислювальні системи і мережі різного призначення. Головне призначення
глобальних мереж – використання різноманітних інформаційних ресурсів
користувачами з різних організацій, міст, країн. Глобальні мережі
поділяються на регіональні та міжнародні. Регіональні мережі призначені
для використання користувачами певного регіону. В Україні існує декілька
мереж регіонального призначення – УкрПак, мережа податкової
адміністрації, залізниці, УМВС та інш. Глобальні мережі мають
користувачів у всьому світі.

Існує декілька загальновідомих всесвітніх мереж. Це такі мережі як:
FіdoNet, ІnterNet, EuroNet, система міжбанківських розрахунків SWFІT.
Широке розповсюдження отримала в країнах колишнього Радянського Союзу
мережа RelCom.

2.2.2 Глобальна мережа Internet

Однак найвідомішою з них є всесвітня мережа Іnternet — найбільша
глобальна комп’ютерна мережа, що зв’язує десятки мільйонів абонентів у
більш як 170 країнах світу. Щомісяця її поширеність зростає на 7-10%.
Internet утворює немовби ядро, яке забезпечує, взаємодію інформаційних
мереж, що належать різним установам у всьому світі. Якщо раніше вона
використовувалася виключно як середовище для передачі файлів і
повідомлень електронної пошти, то сьогодні вирішуються більш складні
завдання, які підтримують функції мережного пошуку та доступу до
розподілених інформаційних ресурсів й електронних архівів. Таким чином,
Internet можна розглядати як деякий глобальний інформаційний простір.

Мережа Internet, що служила спочатку дослідницьким і навчальним групам,
стає все популярнішою в ділових колах. Компанії спокушують дешевий
глобальний зв’язок і його швидкість, зручність для проведення сумісних
робіт, доступні програми, унікальна база даних цієї мережі. Вони
розглядають глобальну комп’ютерну мережу як доповнення до своїх власних
локальних мереж. Уже кілька років розвиваються і встигли широко ввійти в
практику в розвинених країнах технології Intranet, що є інформаційними
технологіями «великої» мережі в корпоративних мережах і навіть у дуже
невеликих мережах ПК підприємств малого бізнесу. При низькій вартості
послуг (часто це тільки фіксована щомісячна плата за лінії зв’язку або
телефон) користувачі можуть дістати доступ до комерційних і
некомерційних інформаційних служб США, Канади, Австралії, європейських
країн, а тепер уже України та Росії. В архівах вільного доступу мережі
Internet можна знайти інформацію практично з усіх сфер людської
діяльності, починаючи з нових наукових відкриттів до прогнозу погоди на
завтра. В Internet можна знайти рекламу багатьох тисяч фірм і розмістити
(часто безкоштовно!) свою рекламу. Крім того, Internet надає унікальні
можливості дешевого, надійного та конфіденційного глобального зв’язку.
Це виявляється дуже зручним для фірм, що мають свої філіали по всьому
світу, транснаціональних корпорацій і структур управління. Як правило,
використання інфраструктури Internet для міжнародного зв’язку коштує
набагато дешевше від прямого комп’ютерного зв’язку через супутниковий
канал або телефон.

Електронна пошта — найпоширеніша послуга мережі Internet. Сьогодні свою
адресу в системі електронної пошти мають сотні мільйонів чоловік.
Вартість пересилання листа електронною поштою значно нижча за
пересилання звичайного листа. Крім того, повідомлення, передане
електронною поштою, досягає адресата протягом кількох хвилин, тоді як
звичайний лист він одержує через кілька днів, а то і тижнів.

Стандарти Internet забезпечують можливість групової роботи над спільним
проектом за допомогою електронної пошти, гіпертекстових документів
(служба WWW), а також за допомогою теле-, аудіо- і навіть
відеоконференцій у масштабі реального часу. Для забезпечення
інформаційної безпеки в мережі застосовуються різні протоколи шифрування
конфіденційної інформації, електронні підписи, сертифікація інформації.
Заборона на несанкціоноване переміщення даних між локальною мережею
підприємства і глобальною мережею може забезпечуватися спеціальними
комп’ютерами або програмами (брандмауерами).

Не менш відомими є мережі FіdoNet, EuroNet, система міжбанківських
розрахунків SWFІT. Широке розповсюдження отримала в країнах колишнього
Радянського Союзу мережа RelCom.

2.3 МАШИНОПИС.

Протокол

2.3.1 Реквізити протоколу

Протоколом прийнято називати документ, фіксуючий хід обговорення питань
і ухвали рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях
колегіальних органів. Протоколом оформляється також діяльність слідчих,
адміністративних органів, органів охорони громадського порядку. За
способом і повнотою запису Ви можете бути стенографічним,
диктофонографічним, конспективним: стислим – без запису змісту виступів.
У стислих протоколах указують тільки порядок денний, прізвище
доповідачів, які виступали в дебатах, та прийняті рішення. Повні
протоколи з викладенням змісту дають можливість судити не лише про
характер зборів, а й про діяльність організацій в цілому. Складні
протоколи штатні секретарі різних органів, або обрані на засіданні
секретарі, або секретаріати, а підписують голова і секретар робочої
президії або голова і всі члени комісії.

Формуляр протоколу містить також реквізити:

назву установи і йог підвідомчість;

найменування колегіального документа (Протокол);

назву колегіального органу;

вид засідання;

дату засідання;

індекс (номер);

місце проведення роботи (якщо воно збігається з постійним місцем
перебування колегіального органу);

ініціали і прізвища секретаря і голови;

склад присутніх (список або кількість);

порядок денний;

текст протоколу;

перелік додатків (якщо вони є);

підписи.

Для окремих видів протоколів обов’язкові такі додаткові реквізити, як
грифи затвердження і погодження.

Текст протоколу будується відповідно до порядку денного за розділами.
Кожен розділ може складатись з трьох частин і починатися словами:
СЛУХАЛИ, ВИСТУПАЛИ, УХВАЛИЛИ, ВИРІШИЛИ, котрі пишуться великими літерами
на початку розділу. Після цих слів ставиться двокрапка, вказуються
прізвища та ініціали доповідачів або виступаючих, а через тире
наводиться текст її виступів.

Оскільки дорадчий принцип діяльності служить основою державного і
суспільного устрою у нашій країні, протокол як носій інформації має
велике значення. Тому обов’язкове повинні протоколюватися засідання як
постійно діючих колегіальних органів (Рад народних депутатів, а також
виконкомів), колегій, міністерств і державних комітетів, наукових і
науково-технічних рад, президій), так і тимчасових (конференцій, нарад,
зльотів, комісій).

Необхідно прагнути до того, щоб до протоколів були занесені докладні
виступи по обговоренню питань, пропозицій і побажань.

Стислі протоколи, в котрих містяться тільки порядок денний, прізвища
доповідачів, що виступили у дебатах, і прийняте рішення, рекомендується
складати , наприклад, на оперативних виробничих нарадах. Не потрібні
докладні протоколи у тих випадках, коли засідання стенографуються або
записуються з допомогою магнітофона чи диктофона. Підписана головою і
секретарем стенограма (фонограма) додається до протоколу.

2.3.2. Правила ведення та оформлення

Вимоги до оформлення:

Протоколи оформлюються на загальних бланках або спеціальних бланках
формату А4;

Датою протоколу є дата засідання.

Протоколи нумеруються в межах календарного року.

Заголовок протоколу відрізняється від заголовка інших видів документів.
У його складі є вказівка на вид наради (засідання, обговорення, мітинг),
назва колегіальних органів та обговорю вальних питань.

Найвідповідальнішою частину протоколу є текст.

текст протоколу складається з двох частин:

вступ і загальна частина. Вступна частина має постійну інформацію (слова
“Голова”, “секретар”, “присутні”) та змінну інформацію (прізвище та
ініціали секретаря і присутніх).

Слова “голова”, “секретар”, “присутні” пишуть від нульового положення
табулятора, від 2-го положення табулятора ставлять тире, потім ініціали
і прізвище в називному відмінку.

Прізвища членів колегіальних органів і запрошених розміщують за
алфавітом окремо. Їх друкують в одному рядку, через один інтервал.
Прізвища запрошених слід писати тоді, коли їх не більше 15. інакше до
протоколу додають список присутніх. Після прізвищ та ініціалів
запрошених слід вказати в дужках назву установи.

вступна частина протоколу закінчується попереднім даним. Від нульового
положення табулятора пишуть “Порядок денний”, ставлять двокрапку. На два
інтервали нижче пишуть з абзацу порядковий номер питань.

Питання в порядку денному (доповідь, звіт, повідомлення, інформація)
слід розміщати так, щоб найголовніші та складні стояли першими. Питання
перераховують у називному відмінку. Найменування посади, ініціали та
прізвища пишуть у родовому відмінку. Наприклад: Доповідь директора
заводу Н.А. Бойко.

Загальна частина тексту протоколу складається з позиції відповідно до
пунктів порядку денного. Кожну позицію нумерують арабськими цифрами.
Текст позиції складається за схемою: СЛУХАЛИ-ВИСТУПАЛИ-ПОСТАНОВИЛИ.

Слово “Заслухали” друкують великими літерами, перед словом ставлять
цифру, яка означає питання, після слова ЗАСЛУХАЛИ ставлять двокрапку.
Прізвище, ініціали доповідача (найменування посади вказується в порядку
денному) слід писати в родовому відмінку з абзацу і після прізвища
ставлять тире, з великої літери пишуть прямою мовою зміст доповіді. Якщо
текст доповіді застенографований чи пред’явлений доповідачем, то після
тире також з великої літери пишуть: “Доповідь додається”.

Слово ВИСТУПАЛИ друкують великими літерами, після цього ставлять
двокрапку. Ініціали та прізвище виступаючого пишуть в називному відмінку
з абзацу (в дужках вказують найменування посади), потім ставлять тире і
з великої літери друкують зміст доповіді виступаючого. Наприклад:

ВИСТУПАЛИ:

Золотаренко І.В. (секретар) – стислий запис виступу.

Запитання до доповідача та відповіді на них включають у розділ
“ВИСТУПИЛИ” і оформляють за тією самою схемою (замість слів “питання” і
“відповідь” пишуть прізвища та ініціали).

Слово ПОСТАНОВИЛИ друкують великими літерами на два інтервали нижче від
попереднього тексту. Якщо в постановлені є різні за характером питання,
то воно має ділитися на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Кожний
пункт друкується з абзацу.

Протокол – документ давнього походження, і тому немає необхідності
широко викладати правила його ведення і оформлення. Однак існують деякі
можливості удосконалення цього джерела службової інформації, які слід
всіляко використовувати.

Вони полягають у наступному:

Треба прагнути забезпечувати протоколи юридичною повноцінністю. Для
цього необхідно, щоб кожний такий документ містив усі реквізити.
Особливо важливо, щоб у протоколах засідань колегіальних органів
вказувалася кількість присутніх. Це має принципове політичне і юридичне
значення: від кількості присутніх на засіданні членів такого органу
залежить встановлений кворум, при наявності якого він має право
ухвалювати рішенні.

Для більшої чіткості і ясності протоколу питання порядку денного слід
сформулювати у називному, а не в місцевому відмінку (Наприклад:
Затвердження колективного договору монтажного цеху на 1999р.; а не: Про
обговорення і затвердження…).

Форми викладу питання, посаду, ініціали та прізвище доповідача краще
записувати після формулювання питання двома окремими реченнями.
(Наприклад: Розподіл путівок до здравниці. Повідомлення секретаря
профспілки Петрової П.С., а не: Повідомлення секретаря профспілки
Петрової П.С. про розподіл…).

Необхідно ширше викладати прогресивний спосіб протоколювання
(документування) – фонозапис з допомогою магнітофонів. Це дає можливість
не тільки дослівно записувати доповіді, виступи, питання і відповіді,
репліки, а й слідкувати за реакцією учасників засідання. Важливе і
виховне значення фонозаписів: у разі необхідності можна відтворити
промови любителів обіцянок і т.д.

При традиційному веденні протоколу не слід прагнути виступити зі всією
повнотою. Досить коротко зафіксувати лише ті, у яких висловлювалась
незгода з основними положеннями доповіді, або особлива думка. Не
обов’язкова “стенограма” кожного виступу, важливіший лаконічний, але
розумний його виклад.

У такій стислій формі вже складаються протоколи засідань багатьох
виконкомів місцевих Рад. У головній їх частині (у розділі ВИСТУПИЛИ)
вказують лише ініціали, прізвища і посади осіб, які висловили принципові
питання або пропозиції щодо змін і доповнень до проекту рішення.

Бажано ширше застосовувати практику протоколювання, що буде сприяти
підвищенню діловитості засідань, скороченню непотрібної інформації,
економії паперу, а також робочого часу.

Наводимо зразок оформлення протоколу:

Зразок:

Протокол № 107

Загальних зборів студентів І курсу

природничо-географічного факультету

12.04.96

Голова Мойсеєнко Л.Д.

Секретар Даценко В.О.

Присутні: заступник декана факультету доц. Кащенко М.П., доц. Макаров
П.К., доц. Волошин Г.В., асистент Кривоніс Б.М., Литвин С.Ф., студенти І
курсу.

Порядок денний:

Підготовка студентів до виробничо-польової практики.

Робота з озеленення й благоустрою навколишньої території.

І. СЛУХАЛИ:

Макаров П.К., Інформація керівника виробничо-польової практики.

ВИСТУПИЛИ:

Кривоніс Б.М. запропонував поділити студентів на підгрупи, визначити
кожному завдання й години роботи на ділянці.

Литвин С.Ф. Зазначив, що треба підготувати рослини, реактиви до початку
практики.

УХВАЛИЛИ:

Усім студентам взяти участь у виробничо-польовій практиці.

Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

Поділити студентів на групи й визначити час роботи на ділянці.

ІІ. СЛУХАЛИ:

Голова зборів (підпис) Л.Д.Мойсеєнко

Секретар (підпис) В.О.Даценко

Витяг з протоколу.

Це документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення
окремого питання. Його складають та надсилають (або передають) окремим
особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити:

Назва виду документа.

Заголовок протоколу.

Номер протоколу.

Дата протоколу.

Текст витягу.

Дата видачі витягу.

Підпис секретаря або голови засідання.

Печатка.

Зразок:

Витяг з протоколу № 35

засідання Ради трудового колективу

від 17 січня 1995 року

Присутні: начальник цеху №1 Куц М.П., голова профспілки заводу Сіряк
Н.Т., колективу цеху №1.

СЛУХАЛИ:

Заяву Ю.М. Грачова з клопотанням колективу цеху №1 про виділення
путівки до лікувально-профілактичного санаторію “Форос”.

УХВАЛИЛИ:

Виділити Ю.М. Грачову путівку до санаторію “Форос”.

Голова засідання (підпис) В.Е.Власенко

Секретар (підпис) Т.К.Симакова

Печатка

Маріупольський завод важкого машинобудування

ПРОТОКОЛ

12.10.02. №16 м. Маріуполь

Засідання технічної ради.

Присутні: члени технічної ради заводу згідно з доданим списком (усього
25 осіб, список додається)

Запрошені: Ферзенко І.М. – головний спеціаліст НІС ДПІ, Щукін І.Г. –
завідуючий сектором, Каравський Є.К.– начальник відділу.

Голова А.В.Ніколенко

Секретар О.А.Тимченко

Порядок денний:

Обговорення пропозицій слюсаря складального цеху Ігнатьєва П.С. “Заміна
металевих заглушок на заглушки з пластмаси”.

Пропозиція майстра механічного цеху Новикова О.М. “Заміна конфігурацій
деталі №5587 і заготовки для неї”.

СЛУХАЛИ:

Пропозицію слюсаря слюсаря складального цеху Ігнатієва П.С. “Заміна
металевих заглушок на заглушки з пластмаси”.

ВИСТУПИЛИ:

Григор’єв П.М., інженер складального цеху, вважає, що пропозиція
Ігнат’єва П.С. є корисною, такою, що дає економічний ефект близько 90
млн. крб. На рік.

Абрамов М.А., начальник технічного відділу, відзначив, що необхідні
прес-форми можна виготовити в інструментальному цеху.

УХВАЛИЛИ:

Прийняти пропозицію Ігнатьєва П.С. “Заміна металевих заглушок на
заглушки з пластмаси”.

Прес-форми виготовити в інструментальному цеху до 12.12.02.

Дослідну партію заглушок з пластичних мас виготовити і випробувати до
12.12.02.

СЛУХАЛИ:

Пропозицію майстра механічного цеху Новикова О.М. “Заміна конфігурацій
деталі №5587 і заготовки для неї”.

ВИСТУПИЛИ:

Радіонов В.Н., начальник механічного цеху, відзначив, що пропозиція
Новикова О.М. корисна, оскільки дає можливість зменшити витрати бронзи
для виготовлення деталі №5587 приблизно на 500 кг на рік і одержати
економію 100 тис. грн.

УХВАЛИЛИ:

Прийняти пропозицію Новикова О.М. “Заміна конфігурацій деталі №5587 і
заготовки для неї”.

Голова (підпис) М.І.Озеров

Секретар (підпис) М.А.Рибалко.

Агрофірма “Поділля”

Протокол №10.

12.12.02. с. Дібровка.

__________ району

__________ області.

Виробнича нарада

Працівників бухгалтерії

Голова С.В. Марченко

Секретар А.М. Токарєва.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 2002р.
(інформація головного бухгалтера С.В.Марченка).

Вказівки й пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку і
звітності (повідомлення заступника головного бухгалтера М.Г.Руденко)

СЛУХАЛИ:

С.В.Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту,
про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

С.П.Дмітрієв – вказав на потребу найретельнішої підготовки матеріалів
звіту і заповнення таблиць.

Г.С.Яковлєва – запропонувала організувати роботу у такий спосіб, щоб
завершити складання звіту до 10 січня 2003.

УХВАЛИЛИ:

Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й
високу якість матеріалів звітів з виробничо-фінансової діяльності
агрофірми за 2002 рік.

Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2003 року.

СЛУХАЛИ:

М.Г.Руденко – вказівки й пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського
обліку й звітності.

УХВАЛИЛИ:

Вказівки з пояснення Держкомстату від 07.12.02 з питань бухгалтерського
обліку в агрофірмах взяти до відома і керуватися ними.

Додаток: реєстраційний список на 1 сторінці в 1 прим.

Голова (підпис) С.В.Марченко

Секретар (підпис) А.М.Танаєва

3 ОХОРОНА ПРАЦІ

Інструкція з охорони праці при роботі на сучасному робочому місці
секретаря

ІНСТРУКЦІЯ

з охорони праці при роботі на сучасному робочому місці секретаря

1. Загальні вимоги безпеки

Працівники допускаються до самостійної роботи після проходження
інструктажу на робочому місці за даною професією, стажування і набуття
навиків безпечних методів праці.

2. Облаштування робочих місць

2.1 При виборі приміщень для розташування робочих місць з ПЕОМ необхідно
враховувати, що вікна можуть давати відблиски на екранах дисплеїв і
викликати значну осліпленність у сидячих перед ними, особливо влітку і в
сонячні дні.

2.2 Приміщення з ПЕОМ повинні мати природне і штучне освітлення. При не
–задовільному освітленні знижуються продуктивність праці оператора
(користувача) ПЕОМ, можлива поява близорукості, швидкої втоми.

2.3 Не допускається розташування робочих місць з ПЕОМ у підвальних і для
учбових закладів і дошкільних закладів в підвальних і цокольних
поверхах.

2.4 Робочі місця з ВДТ і ПЕОМ при виконанні творчої роботи, яка вимагає
значного розумового навантаження або високої концентрації уваги, слід
ізолювати одне від одного перегородкою висотою 1,5-2,0 м.

2.5 Площа на одного працюючого за ПЕОМ повинна складати не менше 6,0
кв.м, об’єм – не менше 20 куб.м.

2.6 Недопустимо розташування ПЕОМ при якому працюючий повернений лицем
або спиною до вікон кімнати або до задньої частини ПЕОМ, в яку
вмонтовані вентилятори. Приміщення з ПЕОМ для операторів (користувачів)
і дисплейні класи повинні бути ізольовані від джерела шуму.

2.7 Система освітлення повинна задовольняти наступним вимогам:

необхідно забезпечити достатньо рівномірний розподіл яскравості на
робочій поверхні ВДТ, а також у межах навколишнього простору;

на робочій поверхні не повинно бути різких тіней;

в полі зору не повинно бути підвищеної яскравості поверхонь, які
викликають осліплення;

величина освітленості повинна бути постійною у часі;

слід вибирати оптимальний напрямок світлового потоку і необхідний
спектральний склад світла.

По відношенню до світлових прорізів робочі місця повинні
розташовуватися на відстані не менше 2,5 м. від них; щоб природне
світло падало на робочі місця збоку, переважно зліва.

2.8 Штучне освітлення в приміщеннях з ПЕОМ повинно здійснюватися
системою загального освітлення. У випадках переважної роботи з
документами (рукописні, друковані тексти і под.) рекомендується
застосування системи комбінованого освітлення (до загального освітлення
додатково встановлюються світильники місцевого освітлення). Місцеве
освітлення призначено для освітлення зони розташування документів.

2.9 Штучне освітлення повинно забезпечувати на робочих місцях з ПЕОМ
освітлення не нижче 400-500 лк.

2.10 При штучному освітленні рекомендується застосовувати люмінесцентні
лампи.

Допускається застосування ламп розжарювання в світильниках місцевого
освітлення.

2.11 Світлий і особливо блискучий одяг працівників небажаний.

2.12 Вміст шкідливих хімічних речовин в приміщеннях з ПЕОМ не повинен
перевищувати концентрацій, вказаних у переліку “Гранично допустимих
концентрацій забруднюючих речовин в атмосферному повітрі населених
пунктів ” № 3086-84 від 27.08.84 р. і доповнення до них, затверджених
Мінздоров’я.

2.13 Основним обладнанням робочого місця оператора (користувача) ПЕОМ,
являється відеотермінал, клавіатура, принтер, робочий стіл, стілець
(крісло), допоміжний п’юпітер, підставка для ніг.

При розташуванні елементів робочого місця слід враховувати:

робочу позу оператора (користувача) ПЕОМ;

простір для розташування оператора (користувача);

можливість огляду елементів робочого місця;

можливість ведення записів, розташування документації і матеріалів,
використовуваних оператором (користувача);

можливість огляду простору за межами робочого місця;

Взаємне розташування елементів робочого місця не повинно обтяжувати
здійснення всіх необхідних рухів і переміщень для експлуатації ПЕОМ;
дотримуватися оптимального режиму праці і відпочинку, зниженню втоми
оператора (користувача).

Екран ВДТ ПЕОМ повинен знаходитися від очей оператора (користувача)
ПЕОМ на відстані 600-700 мм., який повинен мати гостроту зору на
відстані 500 мм.

Клавіатура повинна розташовуватися так, щоб на ній було зручно
виконувати роботи двома руками. Клавіатуру слід розташовувати на
поверхні стола або спеціальній підставці на відстані 100-300 мм від
краю, оберненого до оператора (користувача) ПЕОМ. Кут нахилу до панелі
клавіатури повинен бути в межах від 5 до 25 град.

Принтер повинен бути розташований в зручному для оператора
(користувача) ПЕОМ положенні так, щоб максимальна відстань до клавіш
управління принтером не перевищувало довжину витягнутої руки.

Висота робочої поверхні стола повинна регулюватися в межах 680-800 мм,
при відсутності такої можливості висота робочої поверхні вибирається
рівною 725 мм.

Крісло повинно створювати умови: для підтримування корпуса оператора
(користувача) ПЕОМ у фізіологічно раціональному положенні та із
збереженням природних згинів позвонка; з метою зниження статичної
напруги пози, і не повинно обтяжувати робочих рухів.

Робоче місце повинно бути обладнано підставкою для ніг, яка повинна
мати ширину не менше 300 мм, глибину не менше 400 мм, регулювання по
висоті в межах до 150 мм і за кутом нахилу опорної поверхні підставки –
до 20 град. Поверхня підставки повинна бути рифленою, мати бортик
висотою 10 мм по нижньому краю.

Робоче місце оператора (користувача) ПЕОМ повинно бути обладнане легко
пересувним п’юпітром для документів, розміщеним на одному рівні з
екраном на відстані не більше 200 мм.

Розташування екрана ВДТ на технологічному обладнанні повинно
передбачати зручність зорового спостереження у вертикальній площині під
кутом ( 30 град. від нормальної лінії погляду оператора (користувача)
ПЕОМ.

При експлуатації ПЕОМ необхідно дотримуватися правил особистої гігієни.

У випадку аварії або виникнення пожежі, працюючий повинен здійснити
заходи до їх ліквідації, якщо це не загрожує його життю і життю
оточуючих. Про випадок негайно сповістити адміністрацію.

За порушення або не виконання вимог даної інструкції оператор
(користувач) ПЕОМ несе відповідальність згідно з чинним законодавством.

Взаємне розташування елементів робочого місця не повинно обтяжувати
здійснення всіх необхідних рухів і переміщень для експлуатації ПЕОМ;
дотримуватися оптимального режиму праці і відпочинку, зниженню втоми
оператора (користувача).

3. Вимоги безпеки перед початком роботи

3.1 Оглянути робоче місце. Привести в порядок робоче місце, впевнитись,
що на робочому місці відсутні сторонні предмети, усі прилади і блоки
ПЕОМ під’єднані до системного блоку.

3.2 Перевірте:

справність роз’єднання кабелю електроживлення і блоків механізмів;

відсутність поломок і пошкодження ізоляції живлячих приводів;

відсутність відкритих струмопровідних частини в системах ПЕОМ.

3.3 Підготуйте робоче місце для роботи з відео терміналом типу
“Дисплей”:

відрегулюйте сидіння робочого стільця (крісло) на оптимальну зручну
висоту; кут нахилу спинки стільця повинен змінюватися в межах 90-220
град до поверхні сидіння;

розмістіть крісло і систему для відображення інформації – відеотермінал
(ВДТ), так щоб кут зору на екрані ВДТ складав 25 град, а відстань до
екрана 600–800 мм;

прослідкуйте, щоб при нормальному освітлення робочого місця пряме світло
не попадало на екрани систем.

3.4 Протерти зволоженою серветкою (марлевою) клавіатуру (для зниження
рівня статистичної електроенергії ), зовнішньої поверхні екрана ВДТ.

3.5 Перед початком роботи необхідно враховувати, що вікна можуть давати
відблиск на екранах дисплеїв і викликати значну осліпленність у сидячих
перед ними, особливо літом і в сонячні дні, тому натуральне освітлення в
приміщеннях з ПЕОМ необхідно регулювати жалюзями або занавісками або
іншими сонцезахисними засобами.

3.6 Перед включенням штепсельної вилки кабелю електроживлення в розетку
220 В впевніться в тому, що всі вимикачі мережі на всіх системах ПЕОМ
знаходяться в положенні “виключено”, а корпуса систем “заземленні”.

4. Вимоги безпеки під час роботи

4.1 Не залишайте включеними ПЕОМ та його пристрої без нагляду.

4.2 Підключайте і відключайте роз’єднання кабелів пристроїв ПЕОМ тільки
при виключеній напрузі електромережі.

4.3 Подавайте напругу на пристрої і окремі блоки ПЕОМ тільки після
точної перевірки надійності укріплення провідників заземлення,
справності кабелів і роз’єднань мережі електроживлення.

4.4 Якщо при включенні на екрані ВДТ не з’являється ні якої інформації
(пустий екран) або в центрі екрана висвічується яскрава біла смуга,
необхідно виключити його і повідомити про несправність.

4.5 При виявленні запаху горіння в пристроях ПЕОМ, необхідно негайно
виключити апаратуру, повторно не включати і звернутися до спеціаліста по
технічному обслуговуванню ПЕОМ.

4.6 Для профілактики порушень і підтримки працездатності оператора
(користувача) ПЕОМ власником повинні бути введені доповнюючи
регламентовані перерви для відпочинку.

В період праці за ВДТ необхідно передбачити через кожні 40-45 хв.
3-5-хвилинні перерви для відпочинку. Середня сумарна подовженість роботи
за ВДТ за день не повинна перевищувати 4 години, а за неділю – 20 годин.

4.7 Сумарну подовженість роботи з ВДТ (4 год.) краще розділити на дві
частини і працювати по дві годині в першу і другу половини робочого дня.
При використанні захисного екрана або ВДТ з пониженим випромінювання
(low radiation) час роботи за ВДТ може бути збільшений.

4.8 Кількість обробляючих символів (або знаків на ВДТ) не повинен
перевищувати 30 000 тис за 4 години роботи.

З ціллю зменшення шкідливої дії рекомендується застосовувати
чередування

операцій вводу змістовного тексту і цифрових даних (зміна змісту робіт),
чередування редагування текстів і вводу даних (зміна змісту і темпу
роботи) і т.п.

4.10 В період виконання трудового процесу у оператора (користувача) ПЕОМ
значно понижена загальна активність при локальній напрузі кистей рук.
При підтримці загального м’язового тонуса а також профілактики
кістково-м’язочних порушень під час перерви рекомендується проводити
гімнастичні вправи. Для кистей рук необхідно проводити спеціальні
вправи. Періодично рекомендується виконувати комплекс вправ для очей.

4.11 У разі виникнення у працюючих ПЕОМ зорового дискомфорту та іншого
несприятливого суб’єктивного відчуття, не дивлячись на дотримання
санітарно-гігієнічних, ергономічних вимог, режимів праці і відпочинку
слід застосувати індивідуальний підхід в обмежені часу роботу з ПЕОМ і
корекцію тривалості перерв для відпочинку або проводити переміну
діяльності на іншу, не пов’язану з використанням ПЕОМ.

4.12 Працюючим на ПЕОМ з високим рівнем напруженості під час перерв і в
кінці робочого дня показане психологічне розвантажання в спеціально
обладнаних приміщеннях (кімнатах психологічного розвантаження).

5. Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях

5.5.У разі аварій електричних мереж або електрообладнання ПЕОМ від
струмів короткого замикання (КЗ), і як наслідок можливість виникнення
пожежі оператор (користувач) повинен:

— негайно припинити роботу;

— залишити небезпечну зону і прийняти міри по попередженню подальшого

розвитку аварії (відключити електроенергію, шляхом виключення

загального рубильника або пакетного вимикача на електрощиті

приміщення, а у разі пожежі і приточно-витяжну вентиляцію).

5.2 Сповістити про пожежу директору, або безпосередньому керівникові
роботи, на якій виникла аварія.

5.3. При нещасних випадках надайте пешу (долікарську) медичну допомогу
потерпілому:

при ураженні електричним струмом, якщо потерпілий дихає нечасто та
судорожно або у нього відсутні признаки життя (не прослуховується
дихання, намає пульсу, розширені зіниці очей) робити штучне дихання
“рот-в-рот” і непрямий масаж серця (при цьому необхідно організувати
виклик швидкої допомоги);

при пораненні – накласти стерильну пов’язку;

при кровотечі – рану перев’яжіть стерильною пов’язкою і тримати в такому
стані 3-5 хв. Якщо кровотеча припинилася, пов’язку закріпіть бинтом;

при переломах, ударах, вивихах і розтягнені забезпечне спокійне і зручне
положення пошкодженої частини тіла, в усіх випадках після надання першої
(долікарської) медичної допомоги потерпілому викличте лікаря.

6. Вимоги безпеки по закінченню роботи

Встановити в положення “вимкнено” усі тумблери (вимикачі) пристроїв, з
якими ви працювали, а також перемикачі (рубильники) на електрощитах.

Відключити штепсельні вилки від розеток електроживлення.

Вимкнути вентиляцію.

Провести вологе прибирання робочого місця. Екран ВДТ протирати від пилу
не рідше одного разу на день. Протирання пилу з апаратури здійснювати
при вимкненому електроживленні.

4 ВИСНОВОК

Види службового листування

Лист – загальна назва різних по змісту документів, виділених у зв’язку
із особливими способом передачі тексту поштою або кур’єром.

Вихідні листи з вищестоящих установ та організацій вміщують, як правило,
накази, нагадування, роз’яснення. Підвідомчі установи направляють
вищестоящим запрошення, підтвердження, прохання.

Службові листи застосовують для розв’язання численних оперативних
питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення,
запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, прохання, вимоги
тощо.

Текст службового листа повинен висвітлювати одне питання. Головна мета
службового листа – спонукати до дії, переконати, довести, пояснити.
Цього досягають якісністю, чіткістю та стислістю викладення тексту. Не
рекомендується у тексті листа вживати категоричні вирази на зразок
“напевне”, “як і раніше”, “як і відомо”, “якщо можливо”. Тон листа має
бути нейтральним.

Листи мають такі реквізити:

Державний герб.

Емблема організації, установи чи підприємства.

Зображення державних нагород.

Код організації, установи чи підприємства.

Повна назва установи, організації чи підприємства – автора листа.

Назва структурного підрозділу.

Поштова адреса.

Дата.

Адресат.

Текст.

Відмітка про додаток.

Підпис.

Супровідний лист – інформує адресата про додані до листа документи.
Починають листи словами: «Надсилаємо», «Направляємо», «Повертаємо»,
«Додаємо» тощо, а далі наводяться реквізити документу за
формуляр-зразком.

Лист-запрошення – пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході.
Адресується як конкретній особі, так і організаціям. У ньому
повідомляється зміст запропонованого заходу, термін проведення, умови
участі.

Інформаційний лист – повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Рекламний лист – є різновидом інформаційного листа, скеровується
конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг чи
товарів. Мета такого листа спонукати адресата скористатись певними
послугами.

Лист-повідомлення близький за змістом до листа-запрошення та
інформаційного листа. Складається як відповідь на запит або як
інформаційне повідомлення. Починається такий лист словами:
«Повідомляємо», «Ставимо Вас до відома».

Гарантійний лист – це документ, що забезпечує виконання викладених у
ньому зобов’язань. На таких листах оформляється 13-й реквізит «Посилання
на індекс та дату вхідного документу».

Лист-нагадування – містить вказівки про наближення або закінчення
терміну певного зобов’язання або проведення заходу.

5 ТВОРЧА РОБОТА

Імідж секретаря

Професія секретаря займає третє місце в рейтингу професій, або 7,06%
попиту. На протязі місяця центр зайнятості одержує більш ніж 60 заявок
на вакансію секретаря. Зараз користується популярністю “ідеальний
секретар”, який вміє поводитися з офісним обладнанням, має навики
діловодства, володіє феноменальною пам’яттю на всі номери телефонів,
фамілії та посади. Якщо театр починається з вішалки, то будь-який офіс –
з секретаря. Секретар – візитна картка шефа.

Отже, давайте проаналізуємо деякі не менш важливі елементи, які
відносяться до іміджу секретаря. Почнемо з одягу:

Як говорить народна приказка – “зустрічають по одягу”. І це дійсно так.
В момент зустрічі з кимось новим для нас ми відразу ідентифікуємо –
порівнюємо, співставляємо його з усіма людьми, яких ми зустрічали до
цього. Відбувається своєрідна “класифікація”: зім’ята сорочка, бахрома
на штанях, заношені туфлі – бомж; класичний костюм, краватка, дипломат у
руках – бізнесмен. Про це в першу чергу говорить одяг.

Як підказують психологи – перше враження дуже часто залишається
домінуючим протягом довгого періоду.

Одягатися гарно необхідно завжди – справляти хороше враження на
оточуючих.

В гардеробі секретаря повинно бути декілька костюмів нейтральних
кольорів на всі випадки і пори року. Діловий одяг обов’язковий навіть
влітку. Колір костюму такий ж важливий як і фасон. Колір може не тільки
покращувати зовнішність, а й діяти на оточуючих. Найкраща тканина для
нього – шерсть, твід, полотно. У запасі у неї завжди буде довга шерстяна
спідниця, і тоді повідомлення про вечір або банкет не застане її
зненацька: таку спідницю вона зможе одягнути до любої із своїх блузок.

Влітку бізнес леді не з’явиться на службу у строкатому платті, вона
віддасть перевагу костюмові світлих тонів.

Кращі кольори для ділового костюму жінки – темно-синій,
темно-коричневий, сірий, світло-синій, рудувато-коричневий. Найбільш
приємними для чоловічого ока рахуються блідо-жовтий, рожевий,
темно-синій, бежевий. Можна відмітити ще три кольори: чорний, білий та
червоний. Однак з червоним кольором треба бути дуже обережною. Костюм
цього кольору краще одягати на багатолюдні свята, презентації,
конференції, зустрічі. Тоді Ви ні в якому разі не залишитеся
непоміченою.

Ні при яких обставинах не надягайте костюм яскраво жовтого чи
помаранчевого кольору – вони нервують навколишніх. Найгірший колір для
костюму ділової людини – білий. Він надасть вам неумісний на роботі
парадний вигляд, а крім того, найменша плямка може “зап’ятнати” вашу
репутацію. Білою може бути тільки блуза.

Одне з головних правил – чим менше оголеного тіла, тим більше до вас
довіри. Ідеальна довжина для спідниці – до коліна. Довше можна, коротше
– ні в якому випадку.

Але діловий костюм – це не тільки суворі костюми. В ньому повинні бути
речі, які можуть трохи відступати від ділових канонів. Це плаття, якому
дозволено бути трохи яскравішим і довшим ніж звичайне.

І так, бізнес леді запам’ятає, що темно-коричневий, темно-синій, колір
іржі та бежевий є найбільш підходящими як для службового плаття, так і
для плаття, викликаючого цікавість та увагу чоловіків.

Поєднання в одязі двох або більше кольорів свідчить, що ви людина, яка
не знає почуття міри. М’які тони (бежевий, білий, зелений) створять про
вас враження, як про людину спокійну, врівноважену. Яскравий одяг вкаже,
що ви бажаєте бути в центрі уваги і надаєте перевагу колективній роботі.
У взутті і про всілякі вільності нема і речі. Скажіть “ні” “шпилькам”,
туфлям на плоскій підошві і босоніжкам з відкритим носком. Скажіть “так”
лодочкам чорного, коричневого чи темно-синього кольору на середньому
каблуці.

Друге, і не менш важливе – це прикраси.

Найкращими є прикраси з золота (найважливіша з яких обручка). Але
надаючи своєму вигляду вишуканості, пам’ятайте, що почуття міри – закон
елегантності. А з аксесуарів буде доцільним носити кейс.

Цікаві дослідження провели американські спеціалісти. Вони помітили, що
дуже багато навіть незаміжніх бізнес леді при контакті з новими
знайомими у діловій сфері одягають обручки. Цим самим вони викликають
повагу у спостережливих і проникливих партнерів, йдуть до вирішення
ділової задачі, не відволікаючись на обговорення особистих тем. У
повсякденному спілкуванні, на службі краще носити тільки одну каблучку
плюс ще одну – дві прикраси, які не надто кидаються у очі і не надто
великі. Тому, що не слід забувати, що прикраси не повинні заважати
роботі. Секретарю, у якої всі пальці у каблучках, буде нелегко друкувати
на машинці, працювати з листами, документами і т.д.

Багато дорогоцінних прикрас в денний час видасть ваше незнання ділового
етикету та відсутність смаку. Крім того, такий перебір в гардеробі може
стати ознакою хитрості, бажання домінувати в усьому.

Здавалося б яка різниця зроблений манікюр чи ні. Співрозмовник можливо й
не зверне уваги на ваші нігті, але підсвідомо відчує неприязнь.

Доглянутий зовнішній вигляд включає в себе і акуратну, але разом з тим
просту зачіску. З розпущеним довгим волоссям із завитушками ви можете
створити враження впевненої в собі особи. Прямі гладко зачесані волоси
середньої довжини – ідеальний варіант ділової зачіски. Вони виглядають
акуратно і вміру консервативно та легко укладаються. Ніяких локонів, але
якщо волоси крутяться від природи їх краще випрямити за допомогою
гребінця і фену. Темно-русий і каштановий – ідеальний колір для ділової
жінки. Рахується, що чим темніше волосся тим строгіша характеристика
жінки.

В діловому макіяжі існує чіткий етикет: ваш вигляд повинен відповідати
іміджу фірми і посади яку ви займаєте. Потрібно підбирати помаду в
постельних тонах, без блиску і перламутру. Щоб вас сприймали як ділову
жінку, слід робити акцент на очі, а не на губи. Пудра і капля румян
нададуть обличчю здорового вигляду.

Слабинка кожної жінки – парфуми. Коли ділова жінка зустрічається з
впливовими чоловіками, вона намагається показати себе як розумну і
чарівну жінку. Ніщо так не сприяє цьому враженню, як хороша французька
косметика. Тонкі, дорогі парфуми зроблять чоловіків Вашими
прихильниками, а майже невідчутні аромати квітів закріплять Ваш
авторитет.

Секрет успіху – в хорошому іміджі, незмінними складовими якого є вірний
макіяж, одяг, манера розмовляти та жестикулювати. Можна мати відповідну
освіту, яскравий талант і небачені можливості, але якщо імідж не
продуманий ваші замисли можуть залишитися тільки мріями. Зовсім не
потрібно шукати поради в іміджмейкера – варто спробувати самотушки,
спираючись на свої кращі особисті дані.

Щоб не розвіяти приємне враження, необхідно розположити до себе слухача
з першого слова. Навряд чи дуже різкий голос викличе у партнера симпатію
– він вирішить, що ви нав’язуєте йому свою думку; невнятне бормотання не
тільки викличе злість, але й охарактеризує вас як невпевнену в собі
особу, ну а високий голос заставить співрозмовника засумніватися чи
можна вам довіряти. Так що, якщо хочете створити гарну думку про себе
швидше потурбуйтеся про те, щоб ваш голос звучав привабливо.
Найпростіший спосіб це – записати свою мову на магнітофон, а потім
прослухати її. Але мати приємний голос мало. Для того щоб знайти спільну
мову з співрозмовником, підлаштовуйтеся до тембру і темпу. Дійти до
взаєморозуміння з співрозмовником буде набагато простіше, якщо ви дасте
йому зрозуміти, що він почутий і пам’ятайте увага повинна бути
чистосердечна.

Про те, чи встановився між вами контакт, можна судити по очах. Якщо
співрозмовник дивиться в очі, це значить він зацікавлений і уважно
слухає, а якщо уникає погляду то або щось приховує або думає про щось
своє.

Однаково важливо не тільки те як ви говорите, а й що ви говорите.
Необхідно продумати свою промову до найменших дрібниць. Також мова
жестів може сказати більше чим будь які слова. Жести можуть розповісти
навколишнім про ваші почуття і навіть настрій.

Отже, елегантний костюм, гарна мова правильні жести – це ще не все, якщо
немає самоповаги, любові до себе, віри в свої сили і відвертого бажання
відчути проблеми співрозмовника, тобто шарму. Це велика сила, яка може
піднести будь-яку жінку до вершини успіху. Імідж, пронизаний чарівністю,
зачарує особу з якою ви спілкуєтеся, і вона вже бачить перед собою не
“діловий костюм”, а яскраву Особистість. Не автомат з завченими жестами
і фальшивою посмішкою, а Жінку, окутану ореолом загадковості.

6 СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

Корнева А.П. и др. Машинопись и основы современного делопроизводства:
Учебное пособие для учащихся IX-X кл.– 2-е изд.– М.: Просвещение, 1981.

Кузнецов А.Н., Ваенгейм Р.Н. Машинопись: Учеб. Пособие для сред. ПТУ.–
М.: Высш. Шк., 1986.

Бондырева Т.Н. Секретарское дело: практ. Пособие.– М.: ВШ., 1989.

Ділова укр. Мова: посібник для студентів вузів / За ред. Н.Д.Бабич.–
Чернівці: Рута, 1996.

Головач А.С. Зразкиоформлення документів: Для підприємств та громадян.–
Донецьк: Сталкер, 1997.

Паламар Л.М., Кацавец Г.М. Українське ділове мовлення: Навчальний
посібник для учнів ПТЗО.– К.: Либідь, 1997.

Вербицька Т.С. Сучасний машинопис: Навч. Посібник для проф. тех. училищ.
К.: Гала, 1997.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. Посібник. — Либідь, 1998.

Шевчук С.В. Укр. Ділове мовлення: Навч. Посібник для студентів вищих
навч. закладів. — 2-ге вид. – К.: Вища шк., 2000.

Глущин С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: 3-тє вид.,
перероблене, доповнене. — К.: А.С.К., 2000.

Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. – К.:
Література, 2000.

Любивець Л.П. Ділові папери. – К.: Рад. шк. 1981.

Молодовавнов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки
найважливіших документів укр. Мовою. – К.: Техніка, 1992.

Універсальний довідник – практикум з ділових паперів/ Уклад. С.П.Бибик,
І.Л.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. – К.: Довіра, 1997.

Паламар Л.М. Мова ділових паперів: Практичний посібник. – К.: Либідь,
1995.

Сучасні ділові папери: Навч. посібник для вищих та сер. спец. навч.
закладів/ С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. – 3-тє вид., – К.: А.С.К.,
2002.

Сучасні ділові папери: Навч. посібник/ С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук.
– К.: А.С.К., 1998.

Кузнецов А.Н. Машинопись и делопроизводство. – 2-е изд. – М.: ДОСААФ,
1987.

Головач А.С Зразки оформлення док: Для підприємств та громадян. –
Донецьк: Сталкер, 1997.

Коваль А.П. Культура ділового мовлення. – К.: Вища школа, 1982.

PAGE

PAGE 10

Зразок розміщення реквізитів в американському листуванні

Зразок розміщення реквізитів у вітчизняному листуванні

Додаток

Вказівка на розсилання копій

Вказівка на додаток

Підпис

Короткий зміст

Заключна форма ввічливості

текст

Дата

Адреса одержувача

Вступне звертання

Індекс друкарки та кількість копій

Вказівка на конкретну роботу особу

Заголовок бланка

Вказівка на посилення

текст

Відмітки про додаток

Підпис

Вступне звертання

Заголовок до тексту

Посилання на індекс і дату вхідного документа

адресат

Прізвище виконавця та його телефон

Індекс і дата реєстрації

Заголовок бланка

Похожие записи