Курсова робота

на тему:

“Microsoft Excel.

Шаблони та бази даних в Excel” ПЛАН

Вступ

1. Загальні відомості

2. Робоча книга — своєрідний шаблон програми Excel

2.1. Створення робочої книги – використання шаблону

2.2. Відкриття робочої книги

2.3. Збереження робочої книги

2.4. Закриття робочої книги.

3. Формат даних

4. Робота з вікнами

5. Робота з базами даних

5.1. Сортування даних

5.2. Форми даних

5.3. Установлення інтервалу критеріїв

5.4. Автофільтр

5.5. Розширений фільтр

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Microsoft Excel – табличний процесор, програма для створення й обробки
електронних таблиць.

На сьогоднішній день програма Microsoft Excel – одна з найпопулярніших
програм для роботи з базами даних. Вона відрізняється від подібних
програм відносною легкістю засвоєння та широкими можливостями щодо
ведення різноманітних баз даних та з подальшим графічним оформленням її.

У даній роботі планую зосередити увагу як на загальних принципах роботи
даної програми, так і на роботі з шаблонами та базами даних в Excel.
Гадаю, що саме ці напрямки – є провідними у засвоєнні і розумінні даної
програми, оскільки на їх основі фактично і побудована програма.

Шаблони, зокрема “Робоча книга”, дозволяють швидко і ефективно створити
необхідну форму для ведення того чи іншого обліку, бази даних дозволяють
легко оперувати великими масивами статистичної інформації тощо.

1. Загальні відомості

Microsoft Excel 2000 – табличний процесор, програма для створення й
обробки електронних таблиць. Ярлик Microsoft Excel 2000 має вигляд на
мал.1.

Microsoft Excel дозволяє працювати з таблицями в двох режимах:

Обычный – найбільш зручний для виконання більшості операцій.

Разметка страниц – зручний для остаточного форматування таблиці перед
друкуванням. Межі поміж сторінками у цьому режимі відображаються синіми
пунктирними лініями. Межі таблиці – суцільною синьою лінією, пересуваючи
яку можна змінювати розмір таблиці.

Для переходу поміж режимами Обычный і Разметка страниц використовуються
відповідні пункти у меню Вид.

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 2 . Вікно Microsoft Excel

Меню

меню то з’являться усі команди цього меню (мал.4).

Панелі інструментів

Під рядком меню розташовані панелі інструментів, що складаються з кнопок
з малюнками. Кожній кнопці відповідає команда, а малюнок на цій кнопці
передає значення команди. Більшість кнопок дублюють найбільш часто
вживані команди, доступні в меню. Для виклику команди, зв’язаної з
кнопкою, необхідно натиснути мишею на цій кнопці. Якщо навести покажчик
миші на кнопку й трохи почекати, поруч з’явиться рамка з назвою команди.

За звичаєм під рядком меню знаходяться дві панелі інструментів –
Стандартная і Форматирование. Щоб вивести, або забрати панель з екрану
слід вибрати в меню Вид пункт Панели инструментов, а потім натиснути на
ім’я потрібної панелі. Якщо панель присутня на екрані, то навпроти її
імені буде стояти позначка (.

у кінці панелі, то з’являться інші кнопки (мал.5). При натисканні на
кнопку Добавить или удалить кнопки з’явиться меню (мал.6), в якому можна
вивести або забрати кнопку з панелі.

Також для зміни складу панелі інструментів можна у меню Сервис вибрати
пункт Настройка. У діалоговому вікні необхідно вибрати укладку Команды.
У переліку Категории необхідно вибрати групу кнопок, після чого у
переліку Команды з’являються кнопки цієї групи. Щоб додати кнопку до
панелі інструментів слід пересунути її з діалогового вікна в потрібну
позицію меню. Процес установлення кнопки завершується натисканням кнопки
Закрыть. Для видалення кнопки з панелі інструментів необхідно пересунути
її в діалогове вікно Настройка.

Керувати панелями інструментів зручно за допомогою контекстного меню
(мал.7), яке викликається натисканням правої клавіші миші на будь-якій
кнопці.

Під панелями інструментів Microsoft Excel за звичаєм знаходиться рядок
формул, а у нижній частині вікна рядок стану. Щоб вивести або забрати ці
рядки слід у меню Вид вибирати відповідні пункти: Строка формул або
Строка состояния.

2. Робоча книга – своєрідний шаблон в Excel

Файл у Microsoft Excel називається робочою книгою. Робоча книга
складається з робочих аркушів, імена яких (Лист1, Лист2, …) виведені на
ярликах у нижній частині вікна робочої книги (мал.2). Натискаючи по
ярликах, можна переходити від аркушу до аркушу усередині робочої книги.
Для прокручування ярликів використовуються кнопки ліворуч горизонтальної
координатної лінійки:

перехід до ярлику останнього аркушу.

Робочий аркуш являє собою таблицю, що складається з 256 стовпців і 65536
рядків. Стовпці позначаються латинськими літерами, а рядки – цифрами.
Кожне вічко таблиці має адресу, що складається з імені рядку й імені
стовпця. Наприклад, якщо вічко знаходиться в стовпці F і рядку 7, то
воно має адресу F7.

2.1. Створення робочої книги – використання шаблону

.

2.2. Відкриття робочої книги

, після чого розкриється діалогове вікно Открытие документа (мал.11). У
прихованому переліку Папка слід вибрати диск, на якому знаходиться
потрібна робоча книга. У переліку, що розташований нижче вибрати
(подвійним натисканням) папку з книгою і саму книгу.

За замовчанням у переліку виводяться тільки файли з книгами Microsoft
Excel, які мають розширення xls і значки на мал.10. Для виводу інших
типів файлів або усіх файлів необхідно вибрати відповідний тип у полі
прихованого переліку Тип файлов.

2.3. Збереження робочої книги

. При першому збереженні з’являється діалогове вікно Сохранение
документа (мал.12). У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, у
переліку, що розташований нижче папку, в якій необхідно зберегти книгу.
У полі прихованого переліку Тип файла – формат, в якому буде збережено
книгу. У полі Имя файла потрібно увести ім’я книги й натиснути кнопку
Сохранить.

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 9

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 10

При повторному збереженні діалогове вікно Сохранение документа не
виводиться, книга автоматично зберігається в тому ж файлі. Щоб зберегти
книгу під іншим ім’ям або в іншій папці, слід у меню Файл вибрати
команду Сохранить как, після чого з’являється вікно Сохранение
документа.

2.4. Закриття робочої книги

Для закриття книги необхідно вибрати в меню Файл команду Закрыть або
натиснути кнопку ( вікна книги.

Завершення роботи з Microsoft Excel

Для завершення роботи з Microsoft Excel необхідно закрити вікно програми
(натиснути кнопку ( вікна програми або комбінацію клавіш Alt + F4).

3. Формат даних

Формат чисел

Кожне число в таблиці можна подати в різному форматі (із різною
кількістю десяткових позицій, незначущіх нулів та ін.).

Для зміни формату вмісту вічка необхідно:

виділити потрібні вічка;

вибрати команду Ячейки меню Формат;

вибрати укладку Число (мал.21);

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 11

у переліку Числовые форматы вибрати тип формату вмісту вічка, а в полях
праворуч параметри формату;

у полі Образец буде відображатися приклад вмісту вічка в обраному
форматі;

щоб увести новий формат слід вибрати пункт все форматы, а потім у полі
Тип увести новий формат;

натиснути ОК.

Маски форматів

Маски форматів чисел дозволяють керувати відображенням значень у вічках.
Значення масок таке.

Основной – числа виводяться в тому форматі, в якому вони були уведені.

# – якщо число має більшу кількість цифр праворуч від десяткової коми,
ніж зазначено знаків # у правій частині формату, то число округляється
до зазначеної кількості десяткових знаків після коми. Якщо число має
більшу кількість десяткових знаків ліворуч від коми, ніж знаків # у
лівій частині формату, то виводиться більша кількість цифр.

0 (нуль) – те ж що і #, але якщо в числі менша кількість цифр, ніж
зазначено знаків 0 у шаблоні, виводяться відсутні нулі.

? – те саме що і знак 0, за винятком того, що Microsoft Excel виводить
пропуск замість незначних нулів по обидва боки від десяткової коми,
таким чином що число виявляється вирівняним по десяткової комі. Можна
також використовувати цей символ для раціональних дробів, що мають різне
число десяткових знаків.

, (кома) – цей символ визначає, скільки цифр (відповідно до кількості
символів 0 і #) виводиться праворуч і ліворуч від десяткової коми. Можна
також використовувати кому в шаблонах часу дня, для того, щоб створити
формати часу дня, що відображають частки секунди.

% – число множиться на 100 і додається знак %.

Таблиця 1. Приклади використання масок

Уведене число

Маска

Відображення числа

76, 364 000, 000 076, 364

44, 894 ###, ### 044, 894

7636, 4 ####, # 7636, 4

781,7 $###, $782,

7,6 #,000 7,600

2,4 000,# 002,4

3,25 #???/??? 13/4

0,8 ?,# ,8

0,2 0,00 0,20

0,7 #,00 ,70

0,4 ?,#% 40%

(пропуск) – роздільник тисяч. Тисячі розділяються пропусками, якщо
шаблон містить пропуски, оточені по обидва боки знаками # або 0.
Пропуск, що іде слідом за знаком шаблону, масштабує число, округлюючи
його до тисяч. Шаблон, в якому за символами 0,0 ідуть два пропуски, буде
відображати число 43 500 000 як 43,5.

E+00 – експоненціальний формат числа.

грн. – + / ( ) : – відображаються ці символи.

\ – відображається наступний за ним символ формату. Microsoft Excel не
відображає сам символ «зворотна коса риска». Діє так само, якби
наступний за ним символ був укладений у подвійні лапки.

* – повторює наступний за ним символ формату стільки разів, скільки
потрібно, щоб заповнити усю ширину стовпця. У кожній секції формату не
може бути більш одного символу » * «.

підкреслення (_) – робить пропуск ширини, що відповідає наступному
символу шаблону. Наприклад, для того, щоб Microsoft Excel робив пропуск
на ширину символу дужок і позитивні числа виявлялися вирівняними так
само, як і негативні числа, укладені в дужки, слід увести _ ) наприкінці
секції формату для позитивних чисел.

«meкcm» – відображає будь-який текст, укладений у подвійні лапки.

@ – якщо у вічку є текст, то цей текст відображається в тому місці
формату, де знаходиться символ @.

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 12

Вирівнювання вмісту вічок

Вміст вічок може бути вирівняний по лівому краю, по правому краю або по
центру. На новому робочому аркуші усі вічка мають формат Обычный, при
якому числа, дати і час вирівнюються по правому краю вічка, текст по
лівому, а логічні значення ИСТИНА і ЛОЖЬ центруються. Зміна вирівнювання
не впливає на тип даних. Для вирівнювання вмісту вічок необхідно:

виділити вічка, що слід отформатувати;

у меню Формат вибрати команду Ячейки;

вибрати укладку Выравнивание (мал.22);

у прихованому переліку по горизонтали вибирається тип вирівнювання по
горизонталі:

по значению – вирівнювання за замовчанням в залежності від типу даних;

по левому краю (отступ) – вміст вічка вирівнюється по лівому краю з
відтступом, зазначеним у полі праворуч;

по центру – вміст вічка центрується;

по правому краю – вміст вічка вирівнюється по правому краю;

с заполнением – вміст виділеного діапазону заповнюється символами,
зазначеними в лівому вічку обраного діапазону;

по ширине – вміст вічка розбивається на декілька рядків, а пропуски між
словами встановлюються так, щоб ширина рядків відповідала вічку;

по центру выделения – вміст лівого вічка виділеного діапазону
вирівнюється по центру діапазону (усі інші осередки виділеного діапазону
повинні бути порожніми);

у прихованому переліку по вертикали вибирається тип вирівнювання по
вертикали:

по верхнему краю – вміст вічка вирівнюється по верхньому краю;

по центру – по центру;

по нижнему краю – по нижньому краю;

по высоте – вміст вічка розбивається на декілька рядків, перший і
останній рядки вирівнюються по верхній і нижній межі вічка;

у групі прапорців Отображение можна увімкнути такі режими:

переносить по словам – по досягненню правої межі вічка текст буде
переноситися на новий рядок;

автоподбор ширины – розмір символів зменьшується так, що вміст вічка
уміщується в межах вічка;

объединение ячеек – виділені вічка об’єднуються в одне;

у рамці Ориентация вибирається напрямок розташування тексту у вічку –
текст можна розташувати вертикально, або під кутом.

.

Щоб вирівняти текст по центру декількох стовпців, необхідно:

виділити вічко, що містить дані, які необхідно вирівняти по центру
декількох стовпців, і порожні вічка, що містяться праворуч;

.

Установлення шрифту

Для установлення шрифту необхідно:

виділити групу вічок;

у меню Формат вибрати команду Ячейки;

вибрати укладку Шрифт (мал.23);

);

у полі Начертание вибирається написання шрифту:

обычный – звичайне написання;

курсив – курсивне написання;

полужирный – жирне написання;

полужирный курсив – жирне курсивне написання.

у полі Размер – розмір шрифту у пунктах (1 пункт = 0,375мм).

у полі Подчеркивание – тип лінії підкреслення:

Нет – підкреслення не використовується;

Одинарное, по значению – підкреслення символів одинарною лінією;

Двойное, по значению – підкреслення символів подвійною лінією;

Одинарное, по ячейке – підкреслення одинарною лінією по ширині вічка;

Двойное, по ячейке – підкреслення подвійною лінією по ширині вічка;

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 13

у полі Цвет – колір символів;

у рамці Эффекты можна установити прапорці:

зачеркнутый – закреслення тексту одинарною лінією;

верхний индекс – розмір символів зменшується, текст розташовується вище;

нижний индекс – розмір символів зменшується, текст розташовується нижче;

якщо установити прапорець Обычный, то у вічку установиться шрифт за
замовчанням;

натиснути ОК.

Для швидкого форматування символів використовується панель
Форматирование.

Зміна розмірів рядків і стовпців

За замовчанням вічка мають стандартну ширину і висоту. Висота рядку
визначається розміром поточного шрифту. Для зміни розміру рядка або
стовпця можна пересунути межу заголовку до необхідного розміру (на межі
заголовків покажчик миші обернеться на двоспрямовану стрілку) (мал.24).
Для зміни розмірів відразу декількох стовпців або рядків слід їх
виділити і пересунути межу одного з виділених елементів. Якщо на межі
заголовків стовпців двічі натиснути мишею, то ширина стовпця
установиться по ширині вічка з самим довгим вмістом.

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 14

Для точного установлення ширини стовпців необхідно:

виділити стовпці;

викликати команду Столбец меню Формат, потім вибрати команду Ширина;

увести в полі Ширина столбца значення ширини стовпця (число символів, що
можуть поміститися в стовпці при використанні стандартного шрифту);

натиснути кнопку ОК.

Команда Автоподбор ширини установлює ширину стовпця так, щоб умістити
самий довгий елемент цього стовпця. Команда Стандартная ширина пропонує
змінити стандартну ширину для стовпців робочого аркушу.

Для точного установлення висоти рядків необхідно:

виділити рядок або декілька рядків;

вибрати команду Строка меню Формат, а потім команду Высота;

у полі Высота строки увести значення висоти рядку в пунктах;

натиснути ОК.

Щоб приховати рядки або стовпці необхідно:

виділити рядки або стовпці, які слід приховати;

вибрати в меню Формат команду Строка або команду Столбец відповідно,
потім вибрати команду Скрыть.

Щоб приховати рядок також можна пересунути нижню межу заголовку рядку за
верхню межу. Щоб приховати стовпець можна пересунути праву межу
заголовку стовпця за ліву. Стовщена рамка рядка або стовпця, а також
пропущена літера стовпця або пропущений номер рядка вказують на
наявність прихованих рядків або стовпців.

Щоб показати рядки або стовпці необхідно:

виділити рядки або стовпці по обидва боки прихованого рядку або стовпця;

у меню Формат вибрати команду Строка або Стовпець, потім вибрати команду
Отобразить.

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 15

Щоб показати рядок, також можна установити покажчик миші відразу під
стовщеною межею заголовку рядку (покажчик миші матиме вигляд на мал.25
(1)) і пересунути її униз. Щоб показати стовпець, слід установити
покажчик миші впритул праворуч від стовщеної межі заголовку стовпця
(покажчик миші матиме вигляд на мал.25 (2)) і пересунути її праворуч.

Оформлення таблиць

Таблиці в Microsoft Excel можна обрамувати рамками і заповнити різним
кольором. Для обрамлення необхідно:

виділити вічка, які потрібно обрамувати;

у меню Формат вибрати команду Ячейки;

вибрати укладку Граница (мал.26);

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 16

у полі тип линии вибрати тип лінії рамки;

у переліку цвет – колір лінії;

для обрамування виділених вічок ззовні слід натиснути кнопку внешние;

для обрамування внутрішніх меж вічок слід натиснути кнопку внутренние;

для зняття обрамування виділених вічок слід натиснути кнопку нет;

за допомогою групи кнопок Отдельные можна установлювати та забирати
окремі лінії, це можна також робити натисканням миші у зразку
обрамлення, що подано у вікні;

натиснути ОК.

:

виділити вічка, які необхідно обрамувати;

натиснути на стрілці поруч із кнопкою Границы;

вибрати тип обрамлення в палітрі рамок.

Обраний тип обрамлення можна застосувати і для інших вічок, виділивши ці
вічка і зробивши натискання по обраного типу на кнопці Границы. Для
зручності використання палітру рамок можна витягти з панелі
інструментів.

Елементи таблиці можна заштрихувати різним кольором і візерунками:

виділити вічка;

вибрати команду Ячейки меню Формат;

вибрати укладку Вид;

у палітрі кольорів вибрати колір (у рамці Образец буде подано зразок з
обраними параметрами);

у переліку Узор вибрати візерунок;

натиснути кнопку ОК.

Для оформлення елементів таблиці різними кольорами можна використовувати
піктографічне меню:

виділити потрібні вічка;

і у палітрі кольорів вибрати колір;

і вибрати необхідний колір.

Групування елементів таблиці

Microsoft Excel дозволяє групувати елементи в зведеній таблиці для того,
щоб створити один елемент. Наприклад, для того, щоб згрупувати місяці в
квартали для побудови діаграми або для друкування.

Для групування елементів таблиці необхідно:

виділити детальні рядки або стовпці, що будуть підпорядковані
підсумковому рядку або стовпцю (це будуть рядка або стовпці, що
необхідно згрупувати);

у меню Даннные вибрати пункт Группа и структура;

вибрати пункт Группировать.

У такий спосіб можна створити усі необхідні рівні структури. Наприклад,
таблиця на мал.27 містить 3 рівні деталізації. Третій рівень приховує
рядки 2-4 і 6-8, другий – приховує рядки 2-9. Таким чином, перший рівень
деталізації містить тільки рядки 1 і 10. Для переходу між рівнями
використовуються кнопки з відповідними цифрами у верхньому лівому куту
таблиці.

Щоб зняти групування слід виділити необхідні елементи, вибрати пункт
Группа и структура меню Данные, потім пункт Разгруппировать.

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 17

4. Робота з вікнами

Поділ вікон

Іноді необхідно одночасно переглядати різні частини великої таблиці. Для
цього слід поділити вікно таблиці на підвікна одним із таких способів.

Установити покажчик миші на горизонтальній або вертикальній вешці поділу
(мал.28) (він матиме вигляд двуспрямованої стрілки) і пересунути його в
потрібне місце. Розміри підвікон можна змінювати, пересуваючи смуги
поділу.

Виділити стовпець або рядок, по якому слід поділити вікно. Для поділу
вікна на 4 частини необхідно виділити вічко, по якому потрібно виконати
поділ. Потім у меню Окно вибрати команду Разделить. Вікно розділиться
горизонтально по рядку над виділеним вічком і вертикально по стовпцю
ліворуч від нього.

Щоб скасувати поділ вікон, слід у меню Окно вибрати команду Снять
разделение або двічі натиснути на лінії поділу.

Створення нового вікна

За допомогою команди Новое меню Окно можна створити додаткове вікно для
активної робочої книги, щоб переглядати різні частини робочої книги
одночасно. У цьому випадку в заголовку вікна після імені робочої книги,
після двокрапки зазначається номер нового вікна. Наприклад, друге вікно
робочої книги Отчет буде назване Отчет:2.

Упорядкувати вікна робочої книги можна в такий спосіб. У меню Окно
вибрати команду Распложить. У діалоговому вікні, що з’явилося, вибрати
підхожий варіант (мал.29):

рядом – вікна займатимуть рівні частини екрану;

сверху вниз – упорядкування горизонтальними смугами;

слева направо – упорядкування вертикальними смугами;

каскадом – упорядкування каскадом.

Якщо установити прапорець только окна текущей книги, то розміщуватися
будуть тільки вікна активного документа.

Для повернення до одновіконного зображення необхідно розгорнути активне
вікно на весь екран, натиснувши по кнопці розгортання вікна.

Фіксація підвікон

Іноді потрібно зафіксувати одну частину таблиці. Наприклад, зафіксувати
заголовок таблиці, щоб він завжди був присутній на екрані. Для фіксації
тільки вертикальних або тільки горизонтальних заголовків необхідно:

щоб зафіксувати горизонтальні заголовки, виділити рядок нижче
заголовків; щоб зафіксувати вертикальні заголовки, виділити стовпець
праворуч від заголовків;

у меню Окно вибрати команду Закрепить области.

Для фіксації і вертикальних, і горизонтальних заголовків необхідно:

виділити вічко, по якому слід зафіксувати заголовки (усі рядки вище
виділеного вічка і усі стовпці ліворуч від виділеного вічка будуть
зафіксовані);

у меню Окно

вибрати команду Закрепить области.

Якщо поділити вікно до фіксації підвікон, вони зафіксуються по їхньому
поточному місцю, а не по активному вічку.

Скасовується фіксація вікон і підвікон командою Снять закрепление
областей меню Окно.

Присвоєння імені вічку, інтервалу або формулі

При зверненні до вічка, інтервалу або формули замість адреси вічок можна
використовувати привласнені їм імена. Щоб привласнити ім’я формулі
необхідно:

у меню Вставка вибрати пункт Имя, а потім пункт Присвоить;

у полі Имя (мал.30) увести ім’я для формули;

у полі Формула увести формулу (вона повинна починатися зі знака
рівняння);

натиснути кнопку Добавить, після чого ім’я формули з’являється в
переліку;

для видалення імені з переліку слід виділити його і натиснути кнопку
Удалить;

після уведення усіх імен натиснути ОК.

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 20

Щоб уставити формулу з власним ім’ям необхідно:

у меню Вставка вибрати пункт Имя, а потім пункт Вставить;

у переліку Имя вибрати ім’я формули і натиснути ОК.

Для присвоєння імені вічку або інтервалу необхідно:

виділити вічко, інтервал вічок або декілька несуміжних інтервалів, яким
слід привласнити ім’я;

натиснути мишею в полі імені в лівій частині рядку формул;

набрати ім’я для вічка або інтервалу;

натиснути клавішу Enter.

Якщо натиснути на кнопці зі стрілкою поруч із полем імені, то з’явиться
перелік власних імен вічок. При виборі імені з цього переліку буде
виділений відповідний вічко або інтервал вічок.

Звичайно, якщо вічку або інтервалу привласнене ім’я, його можна
використовувати на будь-якому іншому аркуші цієї ж книги. Можна також
створювати імена, визначені тільки для поточного рівня робочого аркушу.
Наприклад, щоб використовувати однакове ім’я на декількох різних аркушах
однієї книги. Для цього необхідно:

у меню Вставка слід вибрати команду Имя, а потім команду Присвоить;

у полі Имя необхідно набрати спочатку ім’я робочого аркушу, за ним знак
оклику, а потім потрібне ім’я, наприклад, Лист5!Баланс;

у полі Формула увести формулу або посилання (вона повинна починатися зі
знака рівняння) і натиснути кнопку ОК.

При використанні того самого імені для того, щоб визначити ім’я на рівні
аркушу і на рівні усієї книги, ім’я на рівні робочого аркушу буде
перекривати загальне ім’я на тому аркуші, де воно визначено.

Створення приміток

Microsoft Excel дозволяє добавляти текстові примітки до вічок робочого
аркушу. Це особливо корисно в однім із наступних випадків:

робочий аркуш використовується спільно декількома користувачами;

робочий аркуш великий і складний;

робочий аркуш містить формули, у котрих потім буде важко розібратися.

Після додавання примітки до вічка в її верхньому правом куту з’являється
покажчик примітки (червоний трикутник). Для додавання текстової примітки
необхідно:

виділити вічко, до якого додається примітка;

викликати команду Примечание меню Вставка;

у полі, що з’явилося увести примітку (розмір поля можна змінити,
пересуваючи маркери розміру);

натиснути мишею за межами поля.

Примітка буде приєднана до вічка і буде з’являтися при наведенні на
нього покажчика миші. Для зміни тексту примітки слід виділити відповідне
вічко та в меню Вставка вибрати пункт Изменить примечание. Також для
цього зручно використовувати контекстне меню.

Щоб побачити одночасно усі примітки та працювати з ними, можна перейти в
режим Примечания через відповідний пункт у меню Вид. При цьому
з’являється панель Рецензирование (мал.31), що містить кнопки для роботи
з примітками.

5. Робота з базами даних

За допомогою Microsoft Excel можна створювати і обробляти бази даних.
База даних в Microsoft Excel – таблиця, що складається з однотипних
записів (рядків). Стовпці таблиці є полями запису в базі даних. Під
імена полів приділяється перший рядок у базі даних. Наприклад, якщо
базою даних вважати телефонний довідник, то полями запису будуть:
прізвища, номера телефонів і адреси абонентів.

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 22

Для роботи з базою даних необхідно спочатку створити відповідну таблицю.
Якщо виділити вічко в таблиці і вибрати одну з команд обробки баз даних
у меню Данные, Microsoft Excel автоматично визначає й обробляє всю
таблицю. Дані, розташовані в стовпцях і рядках робочого аркушу,
обробляються як набір полів, що утворюють записи (мал.32).

5.1. Сортування даних

Сортування дозволяє переупорядкувати рядки в таблиці по будь-якому полі.
Наприклад, щоб упорядкувати дані за ціною виробу. Для сортування даних
слід виділити одне вічко таблиці і викликати команду Сортировка із меню
Данные.

У полі прихованого переліку Сортировать по (мал.33) вибирається поле, по
якому будуть відсортовані дані, і тип сортування:

по возростанию – цифри сортуються по зростанню, текст – за абеткою,
логічні вираження – ЛОЖЬ передує ИСТИНА.

по убыванию – сортування в зворотному порядку.

У полі прихованого переліку Затем по указується поле, по якому будуть
відсортовані дані, що мають однакові значення в першому ключовому полі.
У другому полі Затем по указується поле, по якому будуть відсортовані
дані, що мають однакові значення в перших двох ключових полях.

. Перед їх використанням слід виділити стовпець, по якому необхідно
сортувати таблицю.

При сортуванні по однім стовпці, рядки з однаковими значеннями в цьому
стовпці зберігають колишнє упорядкування. Рядки з порожніми вічками в
стовпці, по якому ведеться сортування, розташовуються наприкінці
переліку, що сортується. Microsoft Excel дозволяє також сортувати не всю
таблицю, а тільки виділені рядки або стовпці.

5.2. Форми даних

У Microsoft Excel не слід робити нічого особливого для того, щоб
використовувати перелік в якості бази даних. При виконанні характерних
для баз даних операцій, таких як пошук, сортування, підведення
підсумків, Microsoft Excel автоматично розглядає таблицю як базу даних.

При перегляді, зміні, додаванні і видаленні запису в базі даних, а також
при пошуку конкретних записів за визначеним критерієм зручно
використовувати форми даних. При звертанні до команди Форма меню Данные
Microsoft Excel читає дані й створює діалогове вікно форми даних
(мал.34). У формі даних на екран виводиться один запис. При уведенні або
зміні даних у полях цього вікна змінюється уміст відповідних вічок у
базі даних.

Для використання форм даних таблиця повинна мати імена стовпців. Імена
стовпців стають іменами полів у формі даних. Поле відповідає кожному
стовпцю в таблиці. Форма даних автоматично розгортається так, щоб
вивести на екран відразу усі поля в даній таблиці, до 32 полів за один
раз. За допомогою смуги прокручування можна прокручувати записи в базі
даних. Позиція виведеного запису вказується у верхньому правом куті.
Пересуватись по полях форми можна за допомогою миші та клавіш Tab
(униз), Shift+Tab (угору). Праворуч розташовані такі кнопки.

Добавить – очищує поля для уведення нового запису бази даних. Якщо знову
натиснути кнопку Добавить, то уведені дані будуть додані як новий запис
у кінець бази даних.

Удалить – видаляє виведений запис, інші записи бази даних зсуваються.
Видалені записи не можуть бути відновлені.

Вернуть – відновлює відредаговані поля у виведеному запису, видаляючи
зроблені зміни. Щоб відновити запис, необхідно зробити це перед
натисканням клавіші Enter або перед переходом до іншого запису.

Назад – виводить попередній запис у переліку. Якщо був визначений
критерій за допомогою кнопки Критерии, то кнопка Назад виведе попередній
запис із тих, що задовольняють заданому критерію.

Далее – виводить наступний запис у базі даних.

Критерии – очищає поля для уведення критеріїв порівняння з операторами
порівняння для пошуку необхідної підмножини записів.

Правка – слугує для виходу з режиму уведення критеріїв. Доступна тільки
тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Очистить – видаляє існуючий критерій із вікна діалогу. Доступна тільки
тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Закрыть – закриває форму даних.

Для додавання запису до бази даних необхідно:

виділити вічко в таблиці, до котрого слід додати запис;

у меню Данные вибрати команду Форма;

натиснути кнопку Добавить;

заповнити поля нового запису;

для переміщення до наступного поля натиснути клавішу Тab;

після уведення даних натиснути клавішу Enter для додавання запису;

після додавання усіх необхідних записів, натиснути кнопку Закрыть.

Нові записи будуть додані в кінець бази даних.

5.3. Установлення інтервалу критеріїв

Критерії бувають двох типів.

1. Критерії обчислення – це критерії, що є результатом обчислення
формули. Наприклад, інтервал критеріїв =F7>СРЗНАЧ($F$7:$F$21) виводить
на екран рядки, що мають у стовпці F значення більше, ніж середнє
значення розмірів у вічках F7:F21. Формула повинна повертати логічне
значення ЛОЖЬ або ИСТИНА. При фільтрації будуть доступні тільки ті
рядки, значення яких будуть додавати формулі значення ИСТИНА.

2. Критерії порівняння – це набір умов для пошуку, використовуваний для
витягу даних при запитах за прикладом. Критерій порівняння може бути
послідовністю символів (константою) або вираженням (наприклад, Ціна >
700).

Для пошуку за допомогою форми даних записів, що відповідають критерію,
необхідно:

виділити вічко в таблиці;

у меню Данные вибрати команду Форма;

натиснути кнопку Критерии;

у полях редагування увести критерії для пошуку даних;

для виводу на екран першого запису, що відповідає критерію, натиснути
кнопку Далее;

для виводу на екран попереднього запису, що відповідає критерію,
натиснути кнопку Назад;

для пошуку записів у переліку по іншому критерії натиснути кнопку
Критерии і увести новий критерій;

по закінченні натиснути кнопку Закрыть.

Щоб знову одержати доступ до усіх записів переліку необхідно натиснути
кнопку Критерии, а потім натиснути кнопку Правка.

Команда Фильтр меню Данные дозволяє відшукувати і використовувати
потрібну підмножину даних у переліку. У відфільтрованому переліку
виводяться на екран тільки ті рядки, що містять визначене значення або
відповідають визначеним критеріям, при цьому інші рядки виявляються
приховані. Для фільтрації даних використовуються команди Автофильтр і
Расширенный фильтр з пункту Фильтр меню Данные.

5.4. Автофільтр

Команда Автофильтр установлює кнопки прихованих переліків (кнопки зі
стрілкою) безпосередньо в рядок із іменами стовпців (мал.35). З їхньою
допомогою можна вибрати записи бази даних, що слід вивести на екран.
Після виділення елементу в переліку, що розкривається, рядки, що не
містять даний елемент, будуть приховані. Наприклад, якщо у прихованому
переліку поля Цена вибрати 99грн., то будуть виведені тільки записи, в
яких у полі Цена міститься значення 99грн.

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 25

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 26

Якщо у прихованому переліку вибрати пункт Условие … , то з’явиться вікно
Пользовательский автофильтр (мал.36). У верхньому правому переліку слід
вибрати один з операторів (равно, больше, меньше та ін.), а у полі
праворуч вибрати одне зі значень. У нижньому правому переліку можна
вибрати іншій оператор, і у полі ліворуч – значення. Коли увімкнений
перемикач И, то будуть виводитися тільки записи, які задовольняють
обидві умови. При увімкненому перемикачу ИЛИ будуть виводитися записи,
які задовольняють одну з умов. Наприклад, у вікні на мал.36 введені
умови для виведення записів по виробам з ціною більше 99грн і менше
187грн.

Для виведення декількох записів з найбільшими або найменшими значенням
по будь-якому полю слід у прихованому переліку поля вибрати пункт Первые
10. У діалоговому вікні Наложение условия по списку у першому полі з
лічильником необхідно вибрати кількість записів, а у полі праворуч
вибрати наибольших або наименьших.

Щоб вивести усі дані переліку, необхідно викликати команду Отобразить
все або скасувати команду Автофильтр меню Данные, підміню Фильтр.

5.5. Розширений фільтр

Команда Расширенный фильтр дозволяє фільтрувати дані з використанням
інтервалу критеріїв для виводу тільки тих записів, що задовольняють
визначеним критеріям (мал.37). При повторній фільтрації будуть
проглядатися усі рядки, і приховані і відкриті. Значення перемикачів і
полів вікна Расширенный фильтр наступне:

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 27

фильтровать список на месте – перемикач, що приховує рядки, які не
задовольняють зазначеному критерію;

скопировать результат в другое место – копіює відфільтровані дані на
інший робочий аркуш, або на інше місце на тому ж робочому аркуші;

Исходный диапазон – поле, що визначає інтервал, якій містить перелік, що
підлягає фільтрації;

Диапазон условий – поле, що визначає інтервал вічок на робочому аркуші,
якій містить необхідні умови;

Поместить результат в диапазон – поле, що визначає інтервал вічок, в
який копіюються рядки, що задовольняють визначеним умовам; це поле
активно тільки в тому випадку, якщо обраний перемикач скопировать
результат в другое место;

Только уникальные записи – перемикач, що виводить тільки рядки, що
задовольняють критерію і не містять неповторюваних елементів. Якщо
інтервал критеріїв не визначений, то в цьому випадку усі рядки переліку,
що містять дублікати, будуть приховані.

Для установлення складних критеріїв необхідно:

уставити декілька рядків у верхній частині робочого аркушу;

в одному із уставлених порожніх рядків увести імена стовпців, по яких
слід відфільтрувати перелік;

при використанні критеріїв порівняння, імена критеріїв повинні бути
ідентичні іменам стовпців, що перевіряються;

у рядках, розташованих під рядком із іменами стовпців, що перевіряються,
увести критерії, яким повинні відповідати вічка стовпців, що
перевіряються;

вибрати в меню Данные підміню Фильтр, а потім команду Расширенный
фильтр, і в діалоговому вікні увести умови фільтрації.

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 28

Для об’єднання критеріїв за допомогою умовного оператора И потрібно
зазначити критерії в одному і тому ж рядку, а для об’єднання критеріїв
за допомогою умовного оператора ИЛИ слід подати критерії в різних
рядках. Наприклад, інтервал критеріїв на мал.38 виводить на екран усі
записи, що мають у стовпці Цена значення більше 50 і менше 100.

Після використання команд Автофильтр або Расширенный фильтр, таблиця
переходить у режим фільтрації. У цьому режимі багато команд Microsoft
Excel впливають тільки на зримі вічка. Після застосування фільтру для
виводу тільки потрібних рядків, можна скопіювати отриману підмножину
даних в інше місце для подальшого аналізу.

Щоб знову вивести усі записи слід у меню Данные вибрати пункт Фильтр і
потім пункт Отобразить все.

Висновки

Гадаю, що у даній роботі мені вдалося розкрити особливості роботи в
програмі Microsoft Excel, зокрема з шаблонами та базами даних, які
значно прискорюють та полегшують роботу, яка пов’язана зі створенням
стандартних форм звітності та опрацювання статистичної інформації.

За допомогою Microsoft Excel можна створювати і обробляти бази даних.
База даних в Microsoft Excel – таблиця, що складається з однотипних
записів (рядків).

Сортування дозволяє переупорядкувати рядки в таблиці по будь-якому полі.
У Microsoft Excel не слід робити нічого особливого для того, щоб
використовувати перелік в якості бази даних. При виконанні характерних
для баз даних операцій, таких як пошук, сортування, підведення
підсумків, Microsoft Excel автоматично розглядає таблицю як базу даних.

На сьогоднішній день програма Microsoft Excel – одна з найпопулярніших
програм для роботи з базами даних. Вона відрізняється від подібних
програм відносною легкістю засвоєння та широкими можливостями щодо
ведення різноманітних баз даних та з подальшим графічним оформленням.
Дослідження можливостей даної програми є вкрай важливим питанням для
тих, хто прагне як слід оволодіти програмою Excel.

Використана література:

Воробйов В.В. Microsoft Excel 97: Посібник для початківця. – К.: 1998. —
32 с., з іл.

Воробйов В.В. Microsoft Excel 2000: Посібник для початківця. – К.: 2000.
— 36 с., з іл.

Інформатика. Підручник. – К., 2001.

Програма Excel: в прикладах і теорії. – Харків, 2001.

Робота з базами даних. – Львів, 2000.

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 1

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 3

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 4

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 5

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 6

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 7

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 8

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 18

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 19

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 21

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 23

Мал. SEQ Мал. \* ARABIC 24

Похожие записи