Реферат з бухобліку

Організація носіїв (доказів) поточного обліку

Під носієм облікової інформації розуміють матеріальний об’єкт,
призначений для запису, передавання та зберігання облікової інформації.
Відповідно до етапів бухгалтерського обліку виокремлюють три види носіїв
облікової інформації: первинні документи, облікові реєстри та
бухгалтерську звітність (рис. 2.1.).

Рис. 2.1. Характеристика етапів бухгалтерського обліку через носії
облікової інформації

Кожний з видів носіїв облікової інформації об’єднує під відповідною
назвою багато різноманітних документів, облікових реєстрів та звітних
форм. Максимально повне вивчення перелічених носіїв інформаційних даних
за наявного їх розмаїття можливе за допомогою класифікації .

Під первинними документами розуміють письмові свідоцтва, що фіксують та
підтверджують господарські операції, вимагаючи розпорядження та дозволу
адміністрації (власника) на їх проведення. У спеціалізованій літературі
існує чимало класифікацій первинних документів, причому кількість
класифікаційних ознак коливається від 3 до 7. Загалом налічується 10
класифікаційних ознак бухгалтерських документів :

за призначенням (розпорядчі, виконавчі, комбіновані, бухгалтерського
оформлення);

за ступенем узагальнення (первинні, зведені);

за обсягом охоплення (разові нагромаджувальні);

за місцем складання (внутрішні, зовнішні);

за рівнем уніфікації (уніфіковані, неуніфіковані);

за полем охоплення (внутрішньогосподарські, міжгосподарські);

за кількістю відображувальних об,єктів (однопозиційні,
багатопозиційні);

за способом заповнення (заповнені вручну, заповнені на друкарській
машинці, складені на ПК);

за змістом господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові);

за юридичною силою (дійсні, підробні).

Облікові реєстри— це носії інформації спеціального формату у вигляді
відомостей. ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для
хронологічного, систематичного або комбінованою нагромадження,
групування та узагальнення інформації з первинних документів, узятих до
обліку. Як і первинні документи, облікові реєстри є досить різнорідними.

Класифікаційні ознаки реєстрів бухгалтерського обліку:

за характером записів (хронологічні, систематичні, комбіновані);

за рівнем інформації (аналітичні, синтетичні, комбіновані);

за зовнішнім виглядом (книги, картки, окремі листки);

за побудовою (односторонні, двосторонні, шахові, багатографні);

за призначенням (конкорентні, матеріальні, комбіновані);

за способом графлення (паралельні, послідовні, змішані);

за способом заповнення (вручну, за допомогою ПК);

за цільовим напрямкоом (одноцільові, багатоцільові);

за ступенем регламентації (регламентовані, не регламентовані);

за матеріальною основою (паперові, на безпаперовій основі);

за юридичною силою (дійсні, підробні).

Організація фіксування облікової інформації у відповідних носіях
передбачає кілька етапів:

— вибір і групування форм носіїв облікової інформації;

— організацію носіїв облікової інформації;

— складання робочих інструкцій до первинних документів та облікових
реєстрів. Вибір носіїв облікової інформації здебільшого зводиться до
використання нормативно закріплених за відповідним напрямком обліку
первинних документів чи реєстрів. Наприклад Положення про порядок
ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене
Постановою І Іраііліпня Національного банку України від 12.02.2001 №72,
«Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті,
затверджена Постановою Правління Національного банку України від
29.03.2001 № 132, наказ Міністерства статистики України «Про
затвердження типових форм бланків суворої звітності і введення їх в дію»
від 11.03.96 №67, наказ Міністерства статистики України «Про
затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від
27.10.95 № 277, наказ Міністерства статистики України «Про затвердження
типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і
службовцями» від 22.05.96 № 144 та ін.

Зазначені нормативні акти містять повну інформацію щодо характеристик
відповідних носіїв облікової інформації у вигляді додатків — форми
бланків первинної документації та облікових реєстрів, як правило,
натурального розміру, та опису процедури фіксації інформації.

Відповідно до таких нормативних актів, як:

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському
обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 №
88, Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в
Україні» від 16.07.99 № 996-ХІУ, як первинні документи, так і облікові
реєстри можуть бути складені на паперових або машинних носіях: у разі,
якщо типові чи уніфіковані документи і реєстри не відповідають повністю
потребам установи, зазначені суб’єкти господарювання можуть розробляти
власні носії облікової інформації.

Для оптимізації та впорядкування роботи бухгалтерських працівників з
носіями інформації в установах і організаціях застосовують табелі, форм
первинних документів та облікових реєстрів і альбом форм паперових
носіїв облікової інформації.

Табель форм первинних документів та облікових реєстрів являє собою
номенклатуру носіїв облікової інформації, що мають юридичну силу і
використовуються суб’єктом господарювання у процесі бухгалтерського
обліку, із докладною характеристикою їх параметрів. Табель форм — це
таблиця, в якій стосовно кожного з носіїв інформації подаються такі
відомості:

— найменування форми;

— код форми;

— яким нормативним документом введена;

— періодичність складання;

— особа, що здійснює оформлення (складання) носія інформації;

— адресність погодження носія інформації (у разі потреби);

— порядок підписання;

— порядок затвердження;

— проставлення печатки;

— місце зберігання;

— строки зберігання.

Табелі, форм носіїв інформації є довідником форм носіїв інформації. Він
є нормативним документом і у складі наказу про облікову політику
затверджується керівником установи.

Альбом форм носіїв облікової інформації установ і організацій являє
собою сукупність уніфікованих форм носіїв облікової інформації, що
використовуються в обліковому процесі даного суб’єкта господарювання
відповідно до табеля форм носіїв облікової інформації. Альбом є.
додатком до табеля форм носіїв, облікової інформації і розробляється
разом з ним. Альбом форм носіїв облікової інформації містить:

— титульну сторінку;

— перелік носіїв інформації: зразки носіїв інформації;

— вказівки щодо їх заповнення.

Формування пакета носіїв облікової інформації здійснюється згідно з
напрямками бухгалтерського обліку.

Зразки носіїв інформації подаються в альбомі у вигляді віддрукованих
примірників, оформлених належним чином. Вказівки з оформлення є
конспективними фрагментами інструкції зі складання тою чи іншого носія
облікової інформації, що містять головні її положення.

Організація фіксування інформації в носіях облікової інформації
первинного і поточного етапів охоплює кілька технологічних процесів руху
та обробки:

— складання первинних документів (вимірювання та фіксування);

— приймання документів та їх перевірку;

— обробку первинних документів;

— перенесення інформації до облікових реєстрів.

Під організацією зазначеної технологічно-процедурної схеми варто
розуміти комплекс методів і засобів раціоналізації та оптимізації її
відтворення.

Складання первинних документів відповідно до діючої нормативної бази має
відбуватись у момент здійснення операції, в окремих
випадках—безпосередньо після її закінчення. Первинні документи
складаються на бланках типових форм, затверджених нормативно для
використання у відображенні фактів господарської діяльності як
уніфікованих, так і типових для окремих установ і організацій. Записи в
первинних документах виконуються темним чорнилом чи пастою кулькових
ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів і т. ін. Вільні рядки
в первинних документах підлягають обов’язковому прокресленню. Підпис
особи, то складає документ, може бути проставлений вручну особисто, за
допомогою факсиміле, штампа, символу чи іншим механічним або електронним
способом. У разі механізованого варіанта складання документів (за
допомогою обчислювальної техніки чи інших засобів оргтехніки) підпис
осіб замінюється паролем або іншим засобом авторизації.

Забезпечення фіксування фактів здійснення господарських операцій, їх
виконання всіма структурними підрозділами покладено на керівника
установи. Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів,
своєчасну передачу їх для відображення в системі бухгалтерського обліку
несуть особи, які склали і підписали зазначені документи. Відповідно до
завдання і вимог щодо складання первинних документів можна визначиш
організаційні заходи. За зазначеним етапом фіксування інформації в
носіях це такі заходи:

— чіткий поділ функціональних обов’язків працівників, зайнятих у процесі
документування господарських операцій;

— забезпечення відповідного рівня кваліфікації працівників, зайнятих
обліковою працею, розробкою інструкцій зі складання первинних
документів, проведенням інструктажу, забезпеченням працівників
інструктивними матеріалами з укладання первинної документації;

— визначення реальних нормативів часу з операцій документування;

— розробка графіка документообороту та його чітке дотримання;

— забезпечення працівників необхідними засобами вимірювальної,
обчислювальної та організаційної техніки;

— забезпечення працівників, що виконують облікові функції, необхідною
кількістю етапів первинної документації.

Наступний етап — приймання та перевірка первинних документів —
характеризує надходження первинних документів до бухгалтерії. Первинні
документи передаються до бухгалтерії відповідно до встановлених у
графіках документообороту строків. Усі первинні документи, що надходять
до бухгалтерії, підлягають обов’язковій перевірці. Перевірка первинних
документів традиційно поділяється на такі види:

— за формою;

— за змістом.

Кожний із видів перевірки поділяється на відповідні підвиди. Так,
перевірка за формою передбачає:

— формальну перевірку — носії облікової інформації мають бути складені
за формою, визначеною наведеними раніше нормативними актами згідно з
усіма реквізитами та вимогами до оформлення;

— експертну перевірку — первинний документ перевіряється на
автентичність, установлюється дійсність підписів осіб, що складали
документ, реальність реквізитів та записів;

— арифметичну перевірку — первинний документ перевіряється на
правильність наявних у ньому арифметичних підрахунків.

Перевірка за змістом охоплює:

— економічну перевірку —за кожним документом визначається економічна
доцільність проведення господарської операції. Цей вид перевірки
стосується попереднього контролю, який здійснюється головним бухгалтером
під час візування угод. наказів, підписання касових та банківських
документів;

— правову перевірку — кожна з господарських операцій має відповідати
нормативно-правовій базі, яка регулює фінансово-господарську діяльність
установи чи організації;

— перевірку законності — відображені в первинних документах операції
мають здійснюватись за дозволом керівника установи та головного
бухгалтера, посадових осіб, що визначають і здійснюють керівництво
фінансово-господарським життям суб’єкта господарювання;

— логічну перевірку — зафіксовані в первинному документі кількісні
показники перевіряються на предмет логічного зв’язку з відповідними
показниками.

Первинні документи, що відбивають операції, які суперечать
законодавству, а також встановленому порядку приймання, зберігання та
використання грошових коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей,
не приймаються до виконання. Такі документи передаються головному
бухгалтерові установи чи організації для прийняття певного рішення та
вжиття відповідних заходів.

Забезпечення раціональної організації цього етапу фіксування інформації
в первинних документах і облікових реєстрах потребує постановки і
розв’язання таких завдань:

— технічного забезпечення праці працівників бухгалтерської служби на
основі ПК;

— формування та постійного оновлення довідкової нормативної бази з
питань бухгалтерського обліку;

— створення за допомогою технічних засобів бази ідентифікаційних ознак
(підписів, кодів) осіб, які за своїми функціональними обов’язками беруть
участь в обліковому процесів;

— утворення мережі мобільного зв’язку між бухгалтерією і структурними
підрозділами з використанням ПК і засобів електронної пошти.

Останній етап документування — обробка первинних документів — є також
складним за технологією і охоплює такі операції:

— таксування первинних документів являє собою визначення грошової оцінки
господарської операції, що зафіксована в первинних документах,
приведенням натуральних і трудових вимірників до узагальненого
грошового. Необхідність проведення такої процедури зумовлена тим, що
значна частина первинної документації. що передається до бухгалтерії, не
містить інформації у грошовому виразі щодо господарських операцій
(накладні, забірні картки і т. ін.). Під час таксування в документах
фіксується ціна і сума.

— групування показників первинних документів передбачає сортування
первинних документі за змістом господарських операцій, об’єднання їх у
групи за певними ознаками і визначення загального підсумку. Мста
групування — уникнути громіздкості бухгалтерського обліку завдяки
підготовці зведених даних щодо його об’єктів;

— котирування первинних документів являє собою визначення і фіксування
кореспонденції рахунків за кожною конкретною господарською операцією, що
відображена у первинному документі. Занесення сум господарських операцій
здійснюється в бік деталізації:.спочатку на рівні синтетичних рахунків,
потім — аналітичних. Після ідентифікації господарських операції
проводиться узагальнення бухгалтерських проведень за кожною однорідною
групою — на першому документі або в кінці зведеного документа.

Усі зазначені технологічні операції процесу обробки даних первинною
обліку становлять підготовчий етап подальших записів у носії інформації
поточного обліку — облікові реєстри. Згідно з цим посилюється потреба в
оптимізації процесу щодо чіткості та якості виконуваних робіт. Отже, до
заходів з організації обробки первинних документів належать такі:

— забезпечення працівників бухгалтерії сучасною обчислювальною технікою;

— використання під час групування документів допоміжних засобів
класифікації (кольорові затискачі чи канцелярські скріпки і т. ін.)
документів за відповідними ознаками;

— розробка облікових номенклатур та доведення їх до працівників
бухгалтерської служби, що здійснюють обробку первинної документації для
використання;

— забезпечення зазначених працівників розробленими типовими проведеннями
щодо операцій за відповідними напрямками обліку.

Наступним етапом фіксування інформації в носіях інформації є перенесення
інформації до облікових реєстрів. До облікових реєстрів інформація
переноситься після перевірки та обробки первинних документів. При цьому
вже опрацьовані документи підлягають відмічанню в установленому порядку:

— за ручного варіанта обробки — заноситься дата запису в обліковий
реєстр;

— за механізованого варіанта обробки — відбиток штампа оператора, який
відповідає за обробку документів.

Перенесення інформації до облікових реєстрів здійснюється в міру
надходження первинних документів до місця обробки відповідно до графіка
документообороту. Порядок запису господарських операцій передбачає різні
підходи: інформація може первинно бути зареєстрована в реєстрах
аналітичного обліку, а потім —синтетичною і навпаки. Для забезпечення
якісної і достовірної реєстрації потрібно передбачити таку систему
організаційних заходів:

— автоматизацію процесу облікової реєстрації;

— дотримання термінів графіка документообороту та інструкцій зі
складання носіїв облікової інформації;

— удосконалення системи реєстрів облікової інформації з можливим
поєднанням синтетичного та аналітичного обліку.

Важливим організаційним моментом щодо фіксування інформації в носіях
облікової інформації є розробка робочих інструкцій щодо їх складання. За
функціональним призначенням вони є додатковим довідковим інформаційним
матеріалом, який разом з обліковими номенклатурами та графіками
документообігу становлять повний пакет інструментів організації носіїв
облікової інформації,

Робоча інструкція містить вказівки щодо порядку складання кожного носія
облікової інформації за виконавцями. Здебільшого зразок правильно
оформленого документа додається до інструкції або в ній вказується
сторінка альбому форм носіїв облікової інформації, на якій розміщено
відповідний документ чи реєстрацію обліку. Робоча інструкція визначає:

— виконавців окремих операцій;

— види операцій за кожним із виконавців;

— складові кожної операції—складання, прийняття. перевірки. обробка
документів, перенесення інформації.

Розробка робочих інструкцій є особливо необхідною в умовах часткової чи
обмеженої автоматизації облікового процесу. Саме так можна
схарактеризувати стан і ступінь оснащеності його засобами комп’ютерної
техніки. Робочі інструкції не варто підміняти усним інструктажем з
огляду на притаманну йому ірраціональність чи витягами з інструкцій
керівних органів, оскільки вони надто загальні. Розроблені в належному
порядку робочі інструкції розмножуються і надаються кожному з виконавців
функцій за відповідними носіями облікової інформації. Для узагальнення
процесу розробки робочих інструкцій носіїв облікової інформації
контрольні їх примірники включаються до складу альбома форм носіїв
облікової інформації формі останнього розділу.

Установи та організації. відповідно до чинної нормативної бази мають
право в разі потреби розробити власні форми носіїв облікової інформації.
При цьому створені її носії мають відповідати певним вимогам:

— текстова частина має подаватися українською мовою або в разі перекладу
її іноземною мовою бути за логікою ідентичною оригіналові;

— форми, документи та реєстри мають відповідати принципам юридичної сили
і доказовості.

Процес розробки носіїв облікової інформації можна поділити на такі
етапи:

1. Визначення основних характеристик майбутньої форми.

Цей етап передбачає ідентифікацію носія інформації за такими ознаками:

— напрямками бухгалтерського обліку (облік доходів і видатків. облік
розрахунків, облік грошових коштів, облік товарно-матеріальних
цінностей);

— характером та призначенням (відповідно до класифікацій документ ів і
облікових реєстрів);

— рухом носія облікової інформації у часі й просторі;

— виконавцями операцій з обробки носіїв;

— способом відбиття господарських операцій;

— кількістю примірників (відповідно до споживачів уміщеної на носіях
інформації).

2. Вибір необхідних інформаційних даних.

Інформацію, що її містить форма майбутнього документа чи реєстра. можна
поділити на обов’язкові та додаткові дані. Обов’язкові дані, що надають
відповідному носієві облікові інформації юридичної сили і забезпечують
його доказовість. Називаються реквізитами.

Реквізит згідно з різними класифікаційними ознаками також поділяють на
групи:

1. За ступенем спеціалізації:

— обов’язкові загальні;

— загальні;

— спеціальні.

2. За призначенням:

— групувальні;

— довідкові;

— кількісні;

— вартісні.

До обов’язкових загальних реквізитів відповідно до Закону України «Про
бухгалтерський облік і а фінансову звітність в Україні» та Положення про
документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку щодо
первинних документів належать:

— назва документа (форми);

— дата і місце складання;

— назва підприємства (установи), від імені якого складено документ;

— зміст та обсяги господарської операції, одиниця виміру господарської
операції;

— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції;

— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і
правильність її оформлення;

— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу,
яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Загальні реквізити облікових реєстрів мають містити такі дані;

— назву форми;

— період реєстрації господарської операції;

— прізвища і підписи осіб чи інші дані, що дають змогу ідентифікувати
осіб, які брали участь у складанні реєстрів.

До спеціальних реквізитів належать дані, які неодмінно мають бути
наведені щодо окремих господарських операцій. Наприклад стосовно
платіжного доручення спеціальними реквізитами с код банку, код
одержувача, код платника, підпис банку; стосовно заявки па видачу
готівки — номер реєстраційного (спеціального) рахунка; код бюджетної
класифікації; період, за який складено розрахункову відомість тощо.

Згідно з другою класифікаційною ознакою — призначенням — утворюються
чотири групи реквізитів, що містять таку інформацію:

— номенклатурний та інвентарний номери, вид операції, номер рахунка, код
економічної класифікації видатків бюджету — групувальні реквізити,

— назву установи, номер носія облікової інформації, період, на який
виписується документ чи складається реєстр, код функціональної і
відомчої класифікації— довідкові реквізити,

— одиницю виміру, ліміт, дату видачі, норму зносу — кількісні реквізити;

— одиницю, вартість, знос (у гривнях), суму платежу — вартісні
реквізити.

Додаткові дані не мають обов’язкового характеру, а їх наявність і обсяг
залежать від завдань, що їх ставлять перед носієм облікової інформації
розробники.

3. Попереднє проектування зон розміщення інформації.

На цьому етапі відповідні групи реквізитів розміщують на носії облікової
інформації, дбаючи про виконання умов-рекомендацій, які передбачають:

— відповідність внутрішній побудові технології облікового процесу
(реквізити, що їх заповнює і обробляє одна особа, розміщуються поряд);

— логічну залежність (графи реквізитів, між якими є арифметична та
логічна залежність, розміщуються поряд);

— пристосованість до автоматичного способу обробки (послідовність
розміщення реквізитів має бути такою, яку передбачено для введення в
ПК);

— зручність розміщення (реквізити мають бути розміщені так, щоб
забезпечувалась зручність записів);

— легкість читання (розмір і формат реквізитів мають відповідати певним
вимогам).

4. Вибір форм розміщення реквізитів у зоні.

Цеп етап полягає в розгляді принципових особливостей кожної з форм щодо
конкретного носія облікової інформації. Застосовують такі форми
розміщення реквізитів:

— анкетну — поле носія інформації умовно поділяють на дві частини, при
цьому ліва призначена для розміщення реквізитів. а прана —для запису
вміщуваних у конкретному реквізиті даних і відповідей;

— зональну — носій інформації поділяється на зони горизонтальними і
вертикальними лініями;

— табличну — поле носія інформації являє собою таблицю з графами по
вертикалі і горизонталі;

— комбіновану — поєднуються дві і більше перелічених форм розміщення
реквізитів.

5. Монтаж форми носія інформації.

Повністю компонуються елементи інформації: остаточно формуються групи
реквізитів (за поданими щойно рекомендаціями), комплектуються поля зон
(із утворених груп реквізитів), а також остаточно формуються поля зон у
носії облікової інформації.

6. Обчислення загальної площі та вибір формату. Па цьому стані
передбачено:

— визначити площу аркуша майбутнього носія інформації;

— забрати стандарт бланка.

Щоб обчислити площу аркуша, визначають основні виміри поля носія
інформації—довжину і ширину. Обчислюючи ширину. визначають кількість
знаків у реквізитах, показниках, додаткових даних і кількість знаків у
рядку, що відповідає певному реквізиту щодо заповнення.

7. Креслення та подальше редагування ескізу носія інформації.

Цей етап є передостаннім у процесі розробки форм носіїв інформації і
полягає в унаочненні всіх попередніх етапів на паперовому аркуші та
коригуванні здобутого попереднього варіанта розроблюваною носія
облікової інформації.

8. Остаточне оформлення.

Приймається та затверджується носій інформації як форма, що
використовуватиметься у внутрішньогосподарському документообігу установи
чи організації.

PAGE 20

Підсумковий облік

Поточний

облік

Первинний

облік

Бухгалтерська звітність

Облікові

реєстри

Первинні документи

Похожие записи