.

Виды обработки документов

Язык: русский
Формат: реферат
Тип документа: Word Doc
0 464
Скачать документ

Содержание:

TOC \o “1-3” Введение. PAGEREF _Toc482944906 \h 3

Виды обработки документов. PAGEREF _Toc482944907 \h 4

Докладная записка (внутренняя). PAGEREF _Toc482944908 \h 7

Служебное письмо (внешнее) PAGEREF _Toc482944909 \h 9

Заключение PAGEREF _Toc482944910 \h 11

Список используемой литературы: PAGEREF _Toc482944911 \h 12

Введение.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность
законов, нормативно-правовых актов и методических документов,
регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и
использования документов в текущей деятельности учреждения, а также
регламентирующие работу службы делопроизводства – её структуру, функции,
штаты, техническое обеспечение и т.д.

Документационное обеспечение – важнейшая задача деятельности любого
учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской
Федерации регламентирует общие принципы организации документационного
обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает
виды и разновидности документов, создаваемых с целях фиксации актов
гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или
прекращения, подтверждения правоотношений и др. наряду с гражданским
кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с документацией
регулируются специальными Федеральными законами. Например закон РФ “О
стандартизации” от 10 июня 1943 г. №5154-1 устанавливает правовые основы
стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов
управления, предприятий фи предпринимателей, общественных объединений, и
определенные меры государственной защиты интересов потребителей и
государства посредством разработки и применения нормативных документов
по стандартизации.

Цель данной работы рассмотрев лишь некоторые аспекты делопроизводства,
такие как виды обработки документов, а также правила оформления
докладной записки (внутренней) и служебного письма (внешнего) в
соответствии с ГОСТ-ом

Виды обработки документов.

Установление порядка движения документов или управление документацией
организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение
необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею
потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами.
Документооборот – это движение документов с момента их получения или
создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на
хранение. Документооборот можно разделить не следующие этапы:

экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

предварительное рассмотрение документов службой документационного
обеспечения.

регистрация

рациональной движение документов внутри организации

обработка исполненных и отправленных документов.

Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна
осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем
фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии,
общего отдела и др.). при получении корреспонденции прежде всего должна
быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При
необходимости с документами следует приложить перечень выявленных
дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату
корреспонденция, имеющая гриф “лично”, документы на машинных носителях,
а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих
документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют
нумерационные бланки или “шахматки”, вычеркивая из них использованные
номера Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и
части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то
регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является
повторным, то при его получении устанавливается по
информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного
документа по данному вопросу и на поступившем документе делается
соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в
день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их
в нерабочий дни.

Следующий этап обработки поступивших документов – их предварительное
рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику
службы документационное обеспечение управления. При оценке поступившего
документа учитывается: важность его содержания; сложность; и новизна
поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения
документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д.. на
стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым
сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления
компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в
документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их
исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к
руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго
обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба
документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ
определен руководством на исполнение и какое решение руководителем
принято и зафиксировано в резолюции. После введения в
информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е.
регистрации, документы передаются исполнителям.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен
быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную
сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

Процесс регистрации – снятия с документа показателей (реквизитов) для
создания базы данных о документах учреждения.

Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата
получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа;
автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход
исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполн), номер дела
(куда помещен документ после исполнения).

Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная,
электронная.

Передача документов внутри организации между структурными
подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных
подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение.
Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует
поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно –
составить график сроков и последовательности прохождения документа в
организации. Такой же типовой график может быть разработан для
ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в
организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.

Обработка и отправка документов проводится централизованно или
секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ
к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие
подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса),
наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны
при отправке документа как по почте, так и по факсу.

Докладная записка (внутренняя).

Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или
вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации,
имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также
содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится
как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель
инициативной докладной записки – побудить руководителя принять
оптимальное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В
первой, констатирующей (описательный), излагаются имевшие место факты
или описывается ситуация, во второй – излагаются предложения, просьбы.
Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие
записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок,
начинающийся с предлога “о” (“об”). Как и оформление справок, оформление
этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки (внутренние)
оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом
воспроизводятся реквизит бланка: наименование структурного
подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает
внутреннюю докладную записку составитель.

Пример оформления внутренней докладной записки.

Общий отдел

Докладная записка

10.05.99 №36

г. Калуга

Генеральному директору объединения

Иванову Н.К.

О замене пишущих машинок.

Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено
пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют
ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного
компьютера с принтером.

Зав.машбюро Подпись Г.Н.Колбина.

Служебное письмо (внешнее)

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном
числе деловая корреспонденция) – общепринятое название большого числа
разновидностей справочно-информационных документов, используемых для
решения, главным образом, текущих задач в управлении. Основным
признаком, по которому письма выделяются в группу документов является
пересылка их по почте.

Различают различные виды писем: дадим краткую характеристику некоторым.
Циркулярные письма: обычно выделяет вышестоящая организация и они
касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее
обещаний или оговоренных условий.

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо
документов или материальных ценностей.

Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при выполнении
коммерческой сделки.

Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма-приглашения
и т.д.

Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую
конструкцию.

Ряд требований к оформлению писем отражен в данном макете письма.

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть,
излагающую повод для написания письма; доказательную часть, проводящую
доводу, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой
излагается просьба, согласие, отказ и пр.

Заключение

Информационно-документационное обслуживание выступает главной
обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует
специальных профессиональных знаний.

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть
документационного обеспечения управления – документооборот, в ходе
которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И
лишь только централизованная система учета документов, т.е.
сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает
наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно
производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти
систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует
процесс делопроизводства.

В работе были рассмотрены также такие виды документов как докладная
записка (внутренняя) и служебное письмо (внешнее) и даны примеры их
оформления в соответствии с требованиями ГОСТа. Но к служебному письму,
в качестве примера, в работе представлен лишь макет, т.к. существует
большое количество видов служебных писем и каждое имеет свои
особенности, но порядок их оформления должен отвечать тому ряду
требований, что приведены в макете.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные
положительные изменения, связанные с использованием персональных
компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе
делопроизводства.

Список используемой литературы:

Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах.
Ростов-на-Дону, 1997 с. 52-58.

Кирсанова М.В.,Аксенова М. Курс делопроизводства М.: Инфра-М, 1997
с.141-142.

Организация работы с документами: учебник /В.А.Кудряев и др. – М.
Инфра-М, 1998. С. 44-47, с.183-186

Секретарское дело М., 1996 с.187-198

Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.:
ИНФРА-М, 1998 – с.44-47.

Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.:
ИНФРА-М, 1998 – с.183-184.

Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.:
ИНФРА-М, 1998 – с.185-186.

Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.:
ИНФРА-М, 1998 – с.185-186.

Секретарское дело М.,1996. С.187-198

Кирчанова М.В.., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства .М.: Инфра-М.,1997
с.141.

Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах.
Ростов-на-Дону, 1997, с.52-58.

PAGE 1

PAGE 9

Показание о контроле

Заголовок к тексту (отвечает на вопрос “О чем ?”, начинается с
предлога “О”)

Код предприятия

Код формы документа

Гриф ограничения

Адресат: наименование должности.

Ф.И.О. (все в дательном падеже)

Почтовый индекс, г. Город, ул. Название, номер дома

Эмблема: награды

Наименование министерства

Наименование ведомства

Наименование структурного подразделения.

Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона и
телетайпа, номер счета в банке.

№ 00/00-00

на № 00 от 00.00.00

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter

Похожие документы
Обсуждение

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о
Заказать реферат
UkrReferat.com. Всі права захищені. 2000-2019