Міністерство освіти і науки України
Тернопільський державний технічний універститет
імені Івана Пулюя
Реферат на тему:
Обов’язки секретаря
Підготував: ст. гр. МВ-ІІІ
Лізогуб О.О.
Прийняла: Савченко Т.О.
Тернопіль- 2000Зміст
Трохи з історії.
Можливості секретаря-референта.
Основні функції секретаря.
Сучасні вимоги.
Класифікація секретарів.
Обов’язки.
Висновок.
1. Трохи з історії.
Секретарі з’явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів.
Потім з секретарів виділилися нотаріуси.
А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів
поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів
виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з’явилися
жінки-секретарі.
Можливості секретаря-референта.
Секретар це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що
прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій
трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від
поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в
якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.
Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно і продумано одягнутий,
охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення.,
уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством
вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар
відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити з скрутних
ситацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або
чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох
справ: вести роботу з документами, брати участь в проведенні ділових
зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити
розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів
на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад,
передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого
товариша по службі і так далі.
Через секретаря здійснюється зв’язок керівника з підлеглими і зовнішніми
світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку
інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто
визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.
Основні функції секретаря.
Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий
рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути
визначені відповідно до основних функцій секретаря:
знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному
забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими
технічними засобами, як персональний комп’ютер, телефон, факс, ксерокс);
знання, пов’язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою
структурою і зовнішніми зв’язками; знання правових актів і додатків, що
регламентують роботу фірми і її співробітників;
знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і
її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і
прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при
плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.
Сучасні вимоги.
Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними
якостями:
мати професійний імідж;
добре володіти мовою і письмом;
володіти хорошою пам’яттю;
добре орієнтуватися у часі;
тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;
освоювати розробки новітніх комп’ютерних програм для офісу;
бути енергійним, проявляти ініціативу;
швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;
підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
контролювати фінанси офісу;
бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.
Класифікація секретарів.
Є декілька позицій, які займають секретарі:
RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов’язку входить
відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На
цій посаді необов’язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння
триматися і акуратність.
На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку
дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.
Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE
MENEGER, який займається організацією офісу.
Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального
директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на
одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на украінській, так і на
англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага
приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості
. Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але і ініціатором.
Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це
не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери…
Специфіка і складність роботи секретаря пов’язана з тим, що вона завжди
на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він
як би безліччю ниточок зв’язує різні підрозділи фірми, знаходиться в
центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря
в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в створенні
психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.
Обов’язки.
Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі
своїми обов’язками. А в обов’язки входить:
облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для
доповіді керівництву;
оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних
документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п..;
підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними
підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних
посвідчень і інших документів;
оформлення протоколів розсилок виписок з них;
аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і
пропозиціями по них;
підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад,
конференцій, семінарів і з’їздів;
прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;
організація прийомів відвідувачів;
прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і
розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка
справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.
Крім роботи з документами в обов’язку секретаря включаються функції по
бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:
технічне забезпечення роботи керівника;
підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань,
нарад;
організація прийому працівників і відвідувачів;
телефонне обслуговування;
підготовка відряджень;
організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;
стенографування;
контроль за святковими і ювілейними датами;
обробка пошти;
машинописні роботи;
збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;
збір матеріалів для доповідей і мов керівника;
ведення табеля обліку робочого часу і т.д.
Перераховані службові обов’язки можуть бути обмежені і доповнені іншими.
Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської
роботи, в зв’язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної
діяльності і культури праці секретаря.
Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах
стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти,
запам’ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення.
Висновок.
Пам’ятайте: ваші помилки це помилки тієї посадової особи, в
структурному підрозділі якого ви працюєте.
Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання: Що
треба зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?
Небагато роздуму, трішки здорового глузду, оперативності і все готове.
Якщо ви цілеспрямована і організована, ділова, доброзичлива в
спілкуванні з оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас.
Перелік посилань
При написанні реферату використовувались найновіші дані з комп’ютерної
мережі Internet. Джерело інформації розташоване на сайті наукової
бібліотеки Національного університету “Києво-Могилянська академія” за
адресою: HYPERLINK
“http://www.ukma.kiev.ua/ukmalib/UKRAINE/ukraine.html”
http://www.ukma.kiev.ua/ukmalib/UKRAINE/ukraine.html . Також
використовувались дані з інших цифрових бібліотек.
Лізогуб Олег
В рамках проекту “Працюй головою”
Е-mail: [email protected]
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
