HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

Законодавча і підзаконна нормативно-правова база документаційного
забезпечення управління

Аналізуючи нормативну базу роботи з документами у радянський період і за
час незалежності України, можемо з упевненістю стверджувати, що Україна,
зберігши протягом певного періоду дію радянських нормативно-правових
актів у галузі діловодства та архівної справи, тим самим забезпечила
історичне наступництво і наявність правової основи для подальшої
нормотворчості з метою формування власної національної бази
нормативно-правового регулювання сфери документаційного забезпечення
управління. Актом проголошення незалежності України від 24 серпня 1991
року встановлювалося, що «на території України мають чинність виключно
Конституція і закони України» [1]. Велику роль у збереженні радянської
правової основи діловодства та архівної справи відіграла постанова
Верховної Ради України від 12 вересня 1991 року № 1545- xii «Про порядок
тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу
РСР», згідно з якою у зв’язку з прийняттям Верховною Радою України Акта
проголошення незалежності України було встановлено, «щодо прийняття
відповідних актів законодавства України на території республіки
застосовуються акти законодавства Союзу РСР з питань, які не
врегульовані законодавством України, за умови, що вони не суперечать
Конституції і законам України» [9]. Вимоги цієї постанови неформально
були поширені і на підзаконні акти з питань правового регулювання
діловодства та архівної справи.

Основними нормативними актами у сфері діловодства та архівної справи
загальносоюзної дії на момент здобуття Україною незалежності були: Єдина
державна система діловодства (ЄДСД), яка була перероблена у Єдину
державну систему документаційного забезпечення управління (ЄДСДЗУ), а у
1991 році перетворена у Державну систетему документаційного забезпечення
управління (ДСДЗУ); ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации.
Система организационно-распорядительной документацыи. Требования к
оформленню документов».

До нормативних актів Української РСР із питань діловодства та архівної
справи, що були чинними на цей же момент, можна віднести: Закон
Української РСР «Про мови в Українській РСР»; Примірну інструкцію з
діловодства у міністерствах та відомствах Української РСР та виконавчих
комітетах місцевих Рад народних депутатів; Положення про загальний
відділ виконавчого комітету обласної, міської (міста республіканського
підпорядкування) Ради народних депутатів; Положення про загальний відділ
виконавчого комітету районної, міської, районної в місті Ради народних
депутатів.

За час незалежності в Україні напрацьовано певну нормативно-правову
базу, яка у мінімально достатній мірі охоплює найосновніші відносини у
сфері документаційного забезпечення. Основоположні норми, що
безпосередньо стосуються документообігу у державній службі, закріплені у
Конституції України. Статті 91, 106, 117 Конституції України визначають
види актів, шляхом видання чи прийняття яких реалізують свої
повноваження парламент, глава держави та уряд України: Верховна Рада
України приймає закони і постанови, Президент України видає укази і
розпорядження, Кабінет Міністрів України видає постанови і
розпорядження. Згідно зі ст. 88 і 94 Конституції України акти, прийняті
Верховною Радою України, підписує Голова Верховної Ради України, а у ст.
94 і 106 визначено, що закони України підписує Президент України.
Відповідно до ст. 135, Верховна Рада Автономної Республіки Крим приймає
Конституцію Автономної Республіки Крим, а згідно зі ст. 136 — також
рішення і постанови. Відповідно до ст. 36 Конституції Автономної
Республіки Крим, актами Ради міністрів Автономної Республіки Крим є
постанови, рішення і розпорядження.

Статтею 144 Конституції України визначено, що актами органів місцевого
самоврядування є рішення [4]. Зазначена конституційна норма уточнена у
ст. 58 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», відповідно
до якої ради всіх рівнів (пункт 1), виконавчі комітети сільських,
селищних, міських, районних у містах рад (пункт 6) у межах своїх
повноважень приймають нормативні та інші акти у формі рішень, сільський,
селищний, міський голова, голова районної у місті, районної, обласної
ради у межах своїх повноважень видає розпорядження.

Загальним положенням про міністерство, інший центральний орган державної
виконавчої влади (пункт 6) передбачено видання центральними органами
виконавчої влади наказів [119]. Відповідно до ст. 6 Закону України «Про
місцеві державні адміністрації» голови місцевих державних адміністрацій
у межах своїх повноважень видають розпорядження, а керівники управлінь,
відділів, інших структурних підрозділів місцевих державних адміністрацій
— накази.

Для правового регулювання мови документації у державному управлінні
особливе значення має стаття 11 Закону — «Мова роботи, діловодства і
документації». У цій статті встановлено, що мовою роботи, діловодства і
документації, а також взаємовідносин державних, партійних, громадських
органів, підприємств, установ і організацій є українська мова. Водночас
частиною 2 цієї статті визначено, що у випадках, передбачених у частині
другій статті 3 цього Закону, мовою роботи, діловодства і документації
поряд із українською мовою може бути і національна мова більшості
населення тієї чи іншої місцевості, а у випадках, передбачених у частині
третій цієї ж статті, — мова, прийнятна для населення даної місцевості.

У правовому регулюванні документозабезпечення велике теоретичне та
практичне значення має Закон України «Про інформацію», який практично
став першим національним законодавчим актом у цій сфері. Цей Закон
характерний значним вкладом у розробку понятійно-термінологічного
апарату. Зокрема ним дано визначення таких базових понять
документозабезпечення як інформація, документ, первинний документ,
вторинний документ, державна інформаційна політика, інформаційна
діяльність та деяких інших. Стаття 21 цього Закону визначає поняття
інформації державних органів та органів місцевого самоврядування,
розуміючи під цим офіційну документовану інформацію.

Активне впровадження у процеси управління новітніх технологій справило
відповідний вплив на зміст документаційного забезпечення. У
документозабезпеченні виникають пов’язані з цим нові відносини, які
потребують свого правового регулювання. З цією метою Верховною Радою
України прийнято кілька спеціальних законів, до яких, насамперед, слід
віднести Закони України «Про Національну програму інформатизації», «Про
електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний
цифровий підпис».

Згідно зі ст. 2 Закону України «Про Національну програму інформатизації»
зазначена Програма визначає стратегію розв’язання проблем забезпечення
інформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної,
екологічної, науково-технічної, оборонної, національно-культурної та
іншої діяльності у сферах загальнодержавного значення. Національна
програма інформатизації становить комплекс взаємопов’язаних окремих
завдань, спрямованих на реалізацію державної політики та пріоритетних
напрямів створення сучасної інформаційної інфраструктури України за
рахунок концентрації та раціонального використання фінансових,
матеріально-технічних та інших ресурсів, виробничого і
науково-технічного потенціалу держави, а також координації діяльності
органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств,
установ, організацій усіх форм власності і громадян у сфері
інформатизації.

Як зазначається в ст. 5 цього Закону, головною метою Національної
програми інформатизації є створення необхідних умов для забезпечення
громадян та суспільства своєчасною, достовірною повною інформацією
шляхом широкого використання інформаційних технологій, забезпечення
інформаційної безпеки держави. Серед основних завдань, на вирішення яких
спрямована Програма, створення загальнодержавних систем
інформаційно-аналітичної підтримки діяльності органів державної влади та
органів місцевого самоврядування, а також інтеграція у світовий
інформаційний простір. Відповідно до ст. 3 Закону завданням
законодавства про Національну програму інформатизації є створення
правових, організаційних, науково-технічних, економічних, фінансових,
методичних та гуманітарних засад регулювання процесу формування та
виконання цієї Програми та окремих її завдань і проектів.

З метою правового регулювання відносин, що виникають у процесі
створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення,
використання та знищення електронних документів Верховною Радою України
прийнято Закон України «Про електронні документи та електронний
документообіг». Відповідно до ст. 4 цього Закону, реалізація державної
політики електронного документообігу покладається на Кабінет Міністрів
України та інші органи виконавчої влади у межах повноважень, визначених
законом, а державне регулювання у сфері електронного документообігу
спрямовано на: реалізацію єдиної державної політики електронного
документообігу; забезпечення прав і законних інтересів суб’єктів
електронного документообігу; нормативно-правове забезпечення технології
оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання
і знищення електронних документів.

Основні положення нормативно-правового регулювання електронного
документообігу закріплені у трьох розділах Закону — розділі II
«Електронні документи», розділі III «Засади електронного
документообігу», розділі ІV «Організація електронного документообігу».

У розділі II Закону дається визначення електронного документа як
документа, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних,
включаючи обов’язкові реквізити документа, склад та порядок розміщення
яких в електронному документі визначається законодавствохм. Візуальною
формою подання електронного документа є відображення даних, які він
містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для
сприймання його змісту людиною (ст.5). Стаття 6 цього Закону визначає,
що обов’язковим реквізитом електронного документа є електронний підпис,
який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача
електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу.

Статтею 7 Закону визначаються поняття оригіналу та копії електронного
документа. Оригіналом електронного документа вважається електронний
примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з
електронним цифровим підписом автора. Згідно з вимогами цієї статті
оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його
цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством, а у
визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній
формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Електронна копія
електронного документа повинна засвідчуватися у порядку, встановленому
законом. Копією документа на папері для електронного документа є
візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в
порядку, встановленому законодавством. Щодо правового статусу оригіналу
електронного документа та його копії, то ст. 7 встановлено, що у разі
створення автором ідентичних за документарною інформацією та реквізитами
електронного документа та документа на папері, кожен з документів є
оригіналом і має однакову юридичну силу. А згідно зі ст.8 Закону
юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно
через те, що він має електронну форму.

Стаття 9 розділу III «Засади електронного документообігу» визначає, що
електронний документообіг (обіг електронних документів) являє собою
сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання,
одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів,
які використовуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі
необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Відносячи визначення порядку електронного документообігу до компетенції
державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств,
установ та організацій всіх форм власності згідно з законодавством,
розділ III цього Закону визначає основні засади відправлення та
передавання (ст. 10), одержання (ст.11), перевірки цілісності (ст.12) та
зберігання і організації архівів (ст.13) електронних документів.

Розділом ІV «Організація електронного документообігу» (ст.14 — 18)
унормовуються відносини, пов’язані з організацією електронного
документообігу в цілому; особливості обігу електронних документів, що
містять інформацію з обмеженим доступом; правами та обов’язками
суб’єктів електронного документообігу, а також відповідальністю за
порушення законодавства про електронний документообіг.

?d?P????m?спрямований Закон України «Про електронний цифровий підпис»
[125], який визначає правовий статус електронного цифрового підпису та
регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового
підпису. Визначаючи електронний підпис як дані в електронній формі, які
додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та
призначені для ідентифікації підписувача цих даних, зазначений Закон
розуміє під цифровим підписом вид електронного підпису, отриманого за
результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який
додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу
підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.

Призначенням електронного цифрового підпису Закон визначає забезпечення
діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням
електронних документів. За своїм правовим статусом, що визначений у ст.
З Закону, електронний цифровий підпис прирівнюється до власноручного
підпису (печатки). Але це може мати місце за наявності визначених цим
Законом умов. Електронний цифровий підпис, як зазначається в Законі, не
може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму
або не грунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа
та перевіряється за допомогою відкритого ключа. Закон визначає, що
особистий ключ — це параметр криптографічного алгоритму формування
електронного цифрового підпису, який доступний тільки підписувачу, а
відкритий ключ — це параметр криптографічного алгоритму перевірки
електронного цифрового підпису, який доступний суб’єктам відносин у
сфері використання електронного цифрового підпису.

Суб’єктами правових відносин у сфері послуг електронного цифрового
підпису Закон визначає підписувача, користувача, центр сертифікації
ключів, акредитований центр сертифікації ключів, центральний
засвідчувальний орган, засвідчувальний центр органу виконавчої влади або
іншого державного органу, контролюючий орган, а також закріплює права і
обов’язки підписувача, визначення понять та основ правового статусу
центру сертифікації ключів, акредитованого центру сертифікації ключів,
засвідчувального центру, засвідчувального органу та контролюючого
органу. Відповідно до цього Закону підписувачем є особа, яка на законних
підставах володіє особистим ключем та від свого імені або за дорученням
особи, яку вона представляє, накладає електронний цифровий підпис під
час створення електронного документа.

У зв’язку з впровадженням в управлінську діяльність комп’ютерної техніки
виникла потреба захисту інформації на електронних носіях від
несанкціонованого доступу. Встановлення основ регулювання правових
відносин щодо захисту інформації в автоматизованих системах за умови
дотримання при цьому права власності громадян України і юридичних осіб
на інформацію та права доступу до неї, права власника інформації на її
захист, а також встановленого чинним законодавством обмеження на доступ
до інформації є метою Закону України «Про захист інформації в
інформаційно-телекомунікаційних системах». Зазначений Закон (ст.1)
вводить в обіг низку термінів, пов’язаних із правовим регулюванням
відносин у сфері захисту інформації в автоматизованих системах, даючи
визначення понять кожного з них. За визначенням цього Закону, захист
інформації — це сукупність організаційно- технічних заходів і правових
норм для запобігання заподіянню шкоди інтересам власника інформації чи
автоматизованої системи та осіб, які користуюються інформацією.

Закон констатує, що об’єктами захисту є інформація, яка обробляється в
автоматизованих системах, права власників цієї інформації та власників
автоматизованих систем і права користувача. До суб’єктів відносин,
пов’язаних з обробкою інформації в автоматизованих системах, Закон
відносить власників інформації чи уповноважених ними осіб; власників
автоматизованих систем чи уповноважених ними осіб; користувачів
інформації; користувачів автоматизованих систем. У Законі містяться
норми, що регулюють відносини між власником інформації та власником
автоматизованої системи, між власником інформації і користувачем, між
власником автоматизованої системи і користувачем автоматизованої
системи. Розділ III Закону визначає загальні вимоги до захисту
інформації, розділ ІV містить норми з організації захисту інформації в
автоматизованих системах, розділ V передбачає порядок відповідальності
за порушення норм цього Закону, розділ VІ унормовує взаємодію з іншими
державами в питаннях захисту інформаційних прав.

Важливе значення у державному управлінні має наявність єдиного фонду
документованої інформації, який формується встановленою в Україні
системою обов’язкового примірника документів відповідно до Закону
України «Про обов’язковий примірник документів». Хоча, як зазначено у
частині 5 статті З цього Закону, його дія не поширюється на відносини,
які виникають при виготовленні документів управлінського характеру, цей
Закон має певне значення для документаційного забезпечення. По-перше, у
ст. 1 Закону дається визначення документа, а також інших пов’язаних із
документозабезпеченням термінів. По-друге, серед видів обов’язкового
примірника документів у ст. 6 Закону зазначено нормативно-правові акти у
сфері стандартизації, метрології та сертифікації. Стаття 8 Закону
визначає адресатів, яким надсилається обов’язковий безоплатний примірник
нормативно-правових актів у сфері стандартизації. А державні стандарти,
як ми уже зазначали, входять до складу нормативно-правової бази
документаційного забезпечення управління.

Закон України «Про стандартизацію» у питаннях регулювання сфери
документаційного забезпечення управління має значення для розуміння
понять «стандартизація», «стандарт» та інших, а також визначення статусу
стандартів у системі нормативно-правових актів, що унормовують функцію
документозабезпечення. Визначаючи правовий статус стандарту у системі
правових актів, частина 7 статті 1 Закону відносить стандарт до
нормативних документів. Під нормативним документом цей Закон розуміє
документ, який установлює правила, загальні принципи чи характеристики
різних видів діяльності або їх результатів. Цей термін, за визначенням
Закону, охоплює такі поняття як «стандарт», «кодекс усталеної практики»
та «технічні умови». Стандарт цим Законом визначається як документ, іцо
встановлює для загального і багаторазового застосування правила,
загальні принципи або характеристики, які стосуються діяльності чи її
результатів, з метою досягнення оптимального ступеня впорядкованості у
певній галузі, розроблений у встановленому порядку на основі консенсусу.
Національними стандартами Закон називає державні стандарти України,
прийняті центральним органом виконавчої влади у сфері стандартизації та
доступні для широкого

кола користувачів.

Одним із спеціальних законів, що належить до законодавчої бази
діловодства та архівної справи, є Закон України «Про Національний
архівний фонд та архівні установи» [7], який регулює відносини,
пов’язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням
Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справи.
У цьому Законі даються визначення таких важливих як для архівної справи,
так і для діловодства, термінів як «діловодство», «архівна справа»,
«архівний документ», «номенклатура справ» тощо.

Зазначений Закон — це єдиний законодавчий акт, який визначає компетенцію
спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері
архівної справи і діловодства. Стаття 24 Закону встановлює, що
центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства
у межах своїх повноважень, визначених законом: вносить пропозиції
Кабінету Міністрів України щодо формування державної політики у сфері
архівної справи і діловодства, забезпечує її реалізацію; здійснює
нормативно-правове регулювання відносин у сфері архівної справи і
діловодства; визначає перспективи та пріоритетні напрями розвитку
архівної справи і діловодства; здійснює міжгалузеву координацію та
функціональне регулювання у сфері архівної справи і діловодства;
контролює діяльність архівних установ і служб діловодства; організовує
нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення
діяльності архівних установ і служб діловодства; розпоряджається
Національним архівним фондом, організовує його формування, державну
реєстрацію, державний облік та зберігання його документів, використання
відомостей, що в них містяться; здійснює міжнародне співробітництво у
сфері архівної справи і діловодства. Цією ж статтею Закону визначено, що
акти центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і
діловодства, прийняті у межах його повноважень, є обов’язковими для
органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств,
установ, організацій, незалежно від їх підпорядкування і форми
власності, а також для громадян.

Практичне значення в регулюванні сфери документаційного забезпечення має
стаття 31 Закону. Цією статтею визначено основні правові засади
створення органами державної влади, органами місцевого самоврядування,
державними і комунальними підприємствами, установами та організаціями
архівних підрозділів для зберігання архівних документів, що
нагромаджуються за час їх діяльності, використання відомостей, що
містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших
цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян; передачі
зазначеними юридичними особами документів поточного діловодства до своїх
архівних підрозділів; тимчасового зберігання архівних документів в
архівних підрозділах; передачі документів національного архівного фонду
у встановленому порядку на постійне зберігання відповідно до центральних
державних архівів України, галузевих державних архівів, місцевих
державних архівних установ або архівних відділів міських рад.

Головним призначенням підзаконних нормативно-правових актів у сфері
документаційного забезпечення управління є визначення правових
механізмів реалізації державної політики у цій галузі, встановленої
законодавством, унормування функціональної, організаційної та
технологічної структури документозабезпечення. Завдяки таким актам
досягається можливість законодавчі норми загального характеру адаптувати
до потреб, завдань, специфічних особливостей як владних інституцій
різних рівнів, так і підприємтв, установ та організацій.

До прикладу, механізм реалізації Верховною Радою України своїх
конституційних повноважень визначається Регламентом Верховної Ради
України. У свою чергу, питання документаційного забезпечення діяльності
парламенту у межах його Регламенту забезпечується Апаратом Верховної
Ради України згідно з Інструкцією з діловодства у Верховній Раді
України. Діяльність Адміністрації Президента України щодо забезпечення
виконання Президентом України своїх повноважень урегульовується
Положенням про Адміністрацію Президента України, а документаційне
забезпечення унормовується Інструкцією з діловодства у Адміністрації
Президента України. Порядок організації діяльності Кабінету Міністрів
України, пов’язаної з виконанням його повноважень, встановлюється
Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України. Механізм забезпечення
урядовим апаратом реалізації Кабінетом Міністрів України своїх
повноважень визначається Тимчасовим положенням про Секретаріат Кабінету
Міністрів України. Питання здійснення документування урядової діяльності
та організації роботи з документами в урядовому апараті регулюються
Інструкцією з діловодства у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

Універсальним підзаконним нормативно-правовим актом, призначеним для
регулювання документозабезпечення у центральних і місцевих органах
виконавчої влади, органах місцевого самоврядування та підприємствах,
установах і організаціях, що належать до сфери їх відання, є затверджена
у 1977 році Кабінетом Міністрів України Примірна інструкція з
діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади,
Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої
влади, яка за своїм призначенням, обсягом охоплення сукупності
регульованих відносин, структурною будовою схожа з основним підзаконним
нормативно-правовим актом радянської доби — Єдиною державною системою
діловодства. Зазначена Інструкція ввібрала у себе кращий на той час
досвід нормативно-правового регулювання радянського діловодства у
поєднанні з першими надбаннями національної нормотворчості у цій сфері.
Чинність цієї Інструкції триває вже близько десятиріччя, а тому є цілком
зрозумілим восьмиразове внесення змін до неї, що диктувалися появою
нових відносин у документозабезпеченні, які потребували нормативного
закріплення.

HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

Похожие записи