HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

РЕФЕРАТ на тему:

Планування роботи та робочого часу державного службовця

1. Поняття про планування в роботі державного службовця

2. ЦІЛІ ПЛАНУВАННЯ

3.Прийняття рішень у плануванні праці та принципи їх побудови

4. Робочий час державного службовця та його облік

5. Фази працездатності в робочий час

6. Режим гнучкого робочого часу та неповний робочий час

7. Час перерв і відпочинку державного службовця

8. Основні проблеми обліку часу на державній службі

9. Упорядкування планування часу державного службовця і його основні
правила

1.Поняття про планування в роботі державного службовця

Ми живемо в час великих змін, коли будь-яка діяльність у всіх сферах
життя людини вимагає конструктивного підходу до планування попередніх
зусиль по досягненню поставлених цілей. Особливо це стосується такого
важливого аспекту як організація праці людини, де будь-яка робота
починається з планування.

Користь від планування беззаперечна, адже головна перевага планування
роботи полягає в тому, що воно приводить до значної економії часу в
цілому. Планування передбачає вміння людини організовувати свою працю,
створювати передумови успішного початку реалізації задумів. Крім того,
планування допомагає у таких питаннях:

виявляє постановку головних та чітких цілей, правильно вибудовує їх
пріоритетність, ієрархію;

допомагає узгоджено працювати з кадрами, вишукувати шляхи продуктивної
співпраці з колективом, оцінити практичні можливості кожного;

є засобом формального прогнозування майбутніх проблем, встановлює їх
зони, несподівані наслідки;

пошук кращих і більш ефективних шляхів досягнення цілей;

виявляє важливі етапи досягнення певних результатів;

знаходить методи боротьби з дефіцитом часу, ефективно контролює час;

вишукує різні методи підвищення ефективності праці;

виявляє основу для оцінки витрат і розробки ресурсів, оцінює
маневреність та оперативність робочого колективу;

спільно виявляє можливі поточні робочі проблеми;

передбачає обставини, допомагає швидко адаптуватись до нових умов;

визначає основні елементи, зміни, події, факти;

допомагає постійно отримувати нову інформацію;

прогнозує можливі події, варіанти, передбачає події;

забезпечує основи для оцінки витрат і розробки бюджетів, календарних
планів і ресурсів.

Проблема планування є проблемою ефективного та раціонального розподілу
робочого часу. Вона є актуальною для державних службовців, виступає
необхідною умовою наукової організації праці будь-якої установи
державної служби. Змінюється час, але не змінюються вимоги до знань і
навичок індивідуальної роботи державного службовця. Організований
керівник, службовець повинен розуміти, що ефективність розподілу часу не
означає, що робочий день заздалегідь повинен бути розписаний до
останньої хвилини. Це неможливо з огляду на шалені ритми сучасного
життя, мобільності людини. У сучасного державного службовця,
професіонала немає необхідності «витискати з себе останні сили», але є
неприпустимою банальна лінь. Правильно сплановані дії допомагають
службовцю, керівнику не тільки досягти цілі у визначені терміни, але
мати успіх, впевненість, значно зекономити час.

Планування праці може бути:

довгостроковим (3-5 років і більше). Розподіляється час для реалізації
значних життєвих цілей: отримання освіти, просування до певної посади
тощо;

середньостроковим (1-3 роки). Фіксується розподіл часу на вирішення
більш конкретних задач, перш за все виробничого характеру;

оперативним (3 місяці, 1 місяць, декада, тиждень, план “на сьогодні”,
“на завтра”). У місячних планах, як правило, вказуються витрати часу на
кожний вид діяльності , включаючи резерви, і в залежності від того, чи
це день чи місяць – проходить деталізація завдань у днях чи годинах.
Також зазначається час, необхідний для їх виконання.

Можна дати також іншу класифікацію плануванню:

поточне (до року);

перспективне (понад рік);

особисте.

При поточному плануванні здійснюється розподіл роботи на етапи й
складові частини, а також виконавців та визначення термінів завершення в
місяці та декаді.

При перспективному плануванні визначаються значні за об’ємом та часом
виконання роботи та встановлюються орієнтовні терміни їх закінчення з
визначенням року та кварталу.

Особисте планування працівника складається з обліку й аналізу витрат
часу, а також складання особистих планів роботи на день, тиждень,
місяць. При плануванні особистої роботи бажано дотримуватися такої
послідовності:

визначення витрат часу на постійні справи (аналіз бюджету часу);

аналіз змісту запланованих справ і визначення часу, необхідного для їх
виконання;

зіставлення витрат часу на заплановані справи з особистим бюджетом часу;

упорядкування перспективного плану;

упорядкування плану-графіка;

запис поточних справ і упорядкування плану робочого дня.

Процес планування передбачає такі складові:

1. Першою складовою планування є врахування людського фактору. В процесі
планування узгоджуються різноманітні позиції підрозділів системи
управління, які будуються на особистісних характеристиках службовців, що
їх представляють. Планування – це оперативна робота різних структур,
взаємодія людей, при яких проходить пристосування власних ресурсів до
зовнішніх і внутрішніх умов. Тому планування – це визначення потреб і
співставлення їх зі своїми можливостями і цілями, де людський фактор є
визначальним. Головна фігура в управлінні кадрами – це людина, від
знань, досвіду та вмінь якої залежить успіх справи, від її вміння
планувати, координувати та контролювати ресурси в умовах сучасної
ринкової економіки.

2. Другою складовою процесу планування є збільшення масштабу задач, їх
комплексності. Кожна виконана робота вносить свою частку у вирішення
задачі, а вирішення кожної задачі — у досягнення цілей організації. У
плані концентруються всі прийняті рішення по досягненню цих цілей.
Комплексність породжує необхідність у спеціалізації, а оскільки кожен
спеціаліст “розмовляє своєю мовою”, відповідає за свою ділянку
життєдіяльності організації, має свою точку зору, то спеціалізація може
призвести до порушення погоджених дій. Тому необхідно об’єднати думки
всіх спеціалістів, аби скоординувати їхні дії на досягнення цілей
організації.

3. Третя складова планування — це зростаюче значення часу. Той, хто не
розуміє значення просторового виміру, плинності часу, важливості
своєчасного суб’єктивного ставлення до дійсності, той не може ефективно
планувати і регулювати свою діяльність. Це питання загострюється з
кожним роком, згідно сучасних модернових тенденцій, ставлячи все нові
вимоги до функціонування та проектування людської особистості.

4. Четвертою складовою планування є обмеженість ресурсів. План повинен
бути розроблений так, щоб використання обмежених ресурсів було
оптимальним і щоб ресурсами можна було легко маневрувати.

5. П’ята складова. Важливу роль відіграють витрати, капітальні вкладення
і їхня рентабельність. Ця обставина ще раз підкреслює необхідність
суворого дотримання плану.

6. Шоста складова. Унаслідок ускладнення господарських задач,
непередбачуваності економічної ситуації збільшується й елемент ризику в
реалізації цілей організації. Для того, щоб план реалізації цілей
організації був профінансований, потрібно скласти не просто план, а
план, який може бути реалізований.

7. Сьома складова. На процес реалізації плану, а отже і на досягнення
цілей організації, впливають різноманітні складові. На цей випадок
необхідно заздалегідь запобігти небажаних наслідків ситуації, що
змінилася. Таке планування використовується для прийняття рішень у
будь-якій непередбаченій ситуації. Варто особливо підкреслити, що зміна
плану й аналіз наслідків таких змін можливі тільки за умови існування
самого плану. Тому, плануючи реалізацію цілей організації, ми закладаємо
основу для контролю і керування.

8. Восьма складова. Досягнення цілей організації залежить від внеску
кожного. Планування забезпечує єдність цілей для членів організації,
підвищення ефективності їхньої роботи, що приводить до росту
продуктивності праці. Тому планування істотно важливе для підвищення
продуктивності праці.

9. Дев’ята складова. Робить планування надзвичайно важливим, коли є
безупинна зміна складу виконавців, а також зміна в керівництві.
Існування плану забезпечує спадкоємність у роботі з реалізації цілей
організації.

2.ЦІЛІ ПЛАНУВАННЯ

Комплексність складових планування породжує спеціалізацію, де кожен
повинен виконувати свою роботу при необхідності координації дій для
досягнення цілей. Саме в постановці цілей полягають основи діяльності
організації і її успішне майбутнє. Якщо в службовця існує усвідомлена
ціль, то туди ж спрямовані й усі неусвідомлені сили, тобто цілі служать
для концентрації сил на важливих напрямах. Накопичений досвід дозволяє
стверджувати, що цілі планування в організації повинні відповідати таким
вимогам:

Цілі повинні бути досяжними. Звичайно, цілі повинні містити певний
виклик для співробітників організації та підлеглих керівника, який
висуває дані цілі. Цілі не можуть бути досить легкими для досягнення.
Але вони також не можуть бути нереалістичними, такими, що виходять за
граничні можливості виконавців. Нереальні цілі призводять до демотивації
працюючих та втрати ними орієнтира, що дуже негативно позначається на
діяльності організації.

Конкретні та вимірювані цілі. Для того, щоб робітники усвідомили, що
насправді від них вимагається, цілі повинні бути конкретними та
зрозумілими, інакше працюючі можуть невірно їх зрозуміти і між
керівництвом та підлеглими постійно виникатимуть конфлікти та
непорозуміння. Це значно погіршить психологічний стан колективу та умови
праці, і як наслідок — зменшиться рівень продуктивності праці. Цілі
повинні також бути вимірюваними. Це дозволить краще мотивувати
працівників та здійснювати в майбутньому контроль за їх діяльністю.

Цілі повинні мати конкретний часовий горизонт. Сьогодні час є найбільш
цінним ресурсом організації. Раціональне його використання надає
організації ряд додаткових переваг над конкурентами. Керівництво
організації повинно приділяти значну увагу економії часу. Цілі повинні
бути досягнуті в строго встановлені терміни. Порушення цих термінів може
розглядатись як невиконання встановлених цілей.

Суперечливість цілей. Цілі повинні бути узгоджені між собою для того,
щоб структурні підрозділи спільними зусиллями досягали їх, а не заважали
один одному.

Ставлення цілі проходить такі етапи: постановка цілі, знаходження цілі,
ситуативний аналіз, формулювання цілі.

Постановка цілі. Ціль — це свого роду виклик, що спонукає до дій; це
конкретний стан певних характеристик організації, досягнення яких є
бажаним і на досягнення яких направлена діяльність даної організації.
Постановка цілей – це вираження у вигляді чітких намірів і в точних
формулюваннях наших інтересів, потреб чи задач, що допомагає
зорієнтувати дії і вчинки на ці цілі і на їх виконання. Для цього ціль
повинна описувати кінцевий результат, а не ті дії, які необхідно
виконати. Навіть найкращий спосіб роботи безнадійний, якщо службовець
заздалегідь чітко не позначив те, до чого він прагне. Постановка цілі —
безумовна передумова планування, а отже, і успіху — полягає в точному
знанні того, що, коли, у яких масштабах треба досягти. Усвідомлення
своїх цілей дуже часто означає значну мотивацію для роботи, тому що ціль
дає ясне уявлення про те, у якому напрямку необхідно рухатися.

Постановка цілей – це тимчасовий процес, оскільки протягом діяльності
установи чи організації може з’ясуватися, що ті чи інші параметри
змінилися, а це приводить до необхідності перегляду цілі. Фундаментальне
значення має усвідомлення того, куди державний службовець хоче прийти і
куди він потрапити не хоче (але куди його хочуть привести інші). Якщо
існує усвідомлена ціль, то туди ж спрямовані і всі неусвідомлені сили,
тобто цілі служать концентрації сил на важливих напрямках. “Випадкові
успіхи гарні, але рідкі. Заплановані успіхи кращі, оскільки вони
керовані і трапляються частіше”.

Знаходження цілі. Для того, щоб домогтися успіху необхідно правильно
вибрати цілі. У кожної організації, у кожного працівника є одна основна,
найважливіша ціль, що розбивається на безліч невеликих проміжних цілей
нижчого рівня, досягнення яких забезпечує досягнення цілі більш високого
рівня і, у кінцевому рахунку, вищій цілі. Потрібно встановлювати ясні,
погоджені між собою цілі, що можуть бути звернені в безпосередні дії,
щоб їх можна було безпосередньо планувати. Чітко визначені, зафіксовані
на папері цілі автоматично здобувають обов’язковий характер, спонукають
до постійного аналізу, повторному огляду і ревізії.

Ситуаційний аналіз являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів
(засобів для досягнення цілей) і дозволяє з’ясувати, що варто
заохочувати (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі
сторони). Шляхом аналізу своїх здібностей працівник визначає, що узагалі
він може зробити, тобто який особистий потенціал для досягнення своїх
цілей він має. З іншого боку, державний службовець повинен ясно уявляти
собі свої слабості, щоб уникати дій, що можуть сприяти прояву подібних
«якостей», або вжити заходів до рятування від цих недоліків. Допомогти в
цьому може складання балансу своїх найбільших невдач та поразок і
виділення, наслідком відсутності яких якостей вони були. «Знати свої
слабості – значить зміцнювати свої сильні сторони».

Формулювання цілей — остання ступінь при постановці цілей, коли
формулюються конкретні з практичних цілей для наступної стадії
планування. Не можна брати на себе занадто багато цілей, щоб не
загрузнути в невиконаних справах. Варто встановлювати короткострокові
цілі, погоджені з досягненням довгострокових глобальних цілей. Чи не
найважливішим чинником тут виступає пріоритетність цілей.

У будь-якій великій організації, яка має кілька структурних підрозділів
і кілька рівнів управління, створюється ієрархія цілей, яка являє
декомпозицію цілей вищого рівня в цілях нижчого рівня. Специфіка
ієрархічної побудови цілей в організації обумовлена тим, що:

цілі вищого рівня завжди носять ширший характер та мають триваліший
часовий інтервал досягнення;

цілі нижчого рівня є засобами для досягнення цілей вищого рівня.

Ієрархія цілей відіграє дуже важливу роль, оскільки вона встановлює
“взаємопов’язаність” підрозділів організації та забезпечує орієнтацію
всіх підрозділів на досягнення цілей найвищого рівня.

Так, короткострокові цілі, які випливають з довгострокових, є їх
конкретизацією та деталізацією, вони “підпорядковані” довгостроковим
цілям і визначають діяльність організації в найближчому майбутньому.
Короткострокові цілі ніби встановлюють віхи на шляху досягнення
довгострокових цілей.

Саме шляхом досягнення короткострокових цілей організація крок за кроком
просувається в напрямку досягнення своїх довгострокових цілей. Іноді,
якщо виникає необхідність, між довгостроковими та короткостроковими
цілями встановлюються ще й проміжні цілі, які називаються
середньостроковими.

Наявність цілей є необхідною умовою для успішного функціонування та
виживання організації в довгостроковій перспективі. Але якщо визначені
цілі є помилковими, це може призвести до дуже серйозних негативних
наслідків як для організації в цілому, так і для конкретних керівників
та їх підрозділів.

Прогрес у реалізації плану повинен бути зіставлений із запланованими
цілями, щодо яких корегуються відхилення (графіки, вартість, бюджет
тощо). Якщо коригування плану не може привести його параметри у
відповідність із наміченим, то такий план необхідно переглянути.
Параметри плану (графіки, ресурси, бюджет) виконуються завдяки наявності
керування, яке не менш (якщо не більш) важливе, ніж вихідний план.

Отже, планування може створити ряд цінних та істотних чинників для
успіху організації й особистого успіху.

3. Прийняття рішень у плануванні праці

та принципи їх побудови

Життя людей, їх суспільна трудова діяльність, як і існування всього
матеріального світу, минає в часі — просторі людського розвитку. Шалене
сьогодення, ритм характеризується різким підвищенням вимог до процесу
праці – як виток, до загального рівня емоційного, розумового,
інтелектуального, фізичного напруження. У зв’язку з цим, у будь-якій
діяльності припускається вибір першочергових завдань і справ, що
проявляється прийняттям рішень.

Прийняти рішення – значить установити пріоритетність. Як показують
дослідження, одна із основних проблем праці державних службовців полягає
у тім, що вони намагаються відразу виконати занадто великий обсяг робіт
і розпорошують свої сили на окремі, часто несуттєві, але удавані
необхідними речами справи.

Державні службовці повинні прагнути до того, щоб, устигаючи вирішувати
під час робочого дня безліч різних поточних питань, протягом певного
часу займатися тільки єдиною задачею, завжди завершувати за один раз
тільки одну справу, але послідовно і цілеспрямовано. Передумовами для
такої роботи служать ухвалення однозначного рішення про першочерговість
важливих справ, складання списку пріоритетів на основі цього рішення і
дотримання його. Свідоме встановлення однозначних пріоритетів,
послідовне і системне виконання завдань, включених у план, відповідно до
їхньої черговості допоможе:

працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями;

вирішувати питання відповідно до їхньої невідкладності;

концентруватися на виконанні тільки однієї задачі;

укладатися у встановлений термін;

виключити справи, що можуть бути виконані іншими;

не залишати невиконаними задачі, що дійсно є посильними;

одержати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;

уникнути стресових перевантажень.

Установлення періодів часу, що вимагаються для досягнення особистих і
професійних цілей, дає почуття впевненості і уявлення про найкращий
розподіл часу і найбільшої доцільної черговості справ. При плануванні
роботи на державній службі важливо вміти ефективно виділяти план роботи
на день, тиждень, місяць, календарний рік тощо.

При плануванні роботи на день слід приділяти особливе значення, оскільки
робочий день швидко минає, і те, що належить зробити саме сьогодні, має
бути зроблено обов’язково, бо завтра буде пізно. План роботи на день має
бути найбільш деталізованим, в усіх подальших періодах ступінь
деталізації поступово спадає у зв’язку з наростанням невизначеності.
План повинен бути: а) цілеспрямованим, тобто його виконання мусить
забезпечити досягнення конкретної мети протягом наперед визначеного
часу; б) гнучким – варто передбачувати можливість деяких змін та
уточнень в перебігу виконання, якщо вимагатимуть обставини; в) реальним
– враховувати об’єктивні та суб’єктивні чинники, що можуть вплинути на
процес і результат виконання; г) узгодженим – план складних заходів має
бути узгодженим щодо виконавців, термінів, ресурсів тощо.

Перш ніж починати записувати окремі завдання до робочого щоденника, їх
необхідно ретельно оцінити за ознаками важливості й терміновості.
Важливі завдання не завжди є терміновими, а термінові – важливими.
Пріоритет щодо черговості виконання завдань безумовно має належати
терміновим і важливим завданням.

У плані роботи на день мають фіксуватися стандартні позиції, які слід
виконувати беззастережно. Наприклад, оперативні наради у керівництва.

Як і будь-яке планування, планування часу орієнтується на відповідні
довгострокові цілі, що, у свою чергу, розбиваються на оперативні
часткові цілі. Планування припускає поступове просування вперед,
розкладання загальної задачі на частки, для того щоб різні дії можна
було розподілити в часі.

Сплановуючи роботу на тиждень, доцільно виокремлювати конкретні
завдання. Їх можна поділити на три групи:

1. Невідкладні завдання, які потребують нагальності.

2. Завдання, які можна виконати, якщо залишиться час.

3. Виділяти певний час для виконання непередбачених завдань.

У тижневому плані роботи теж можуть бути завдання постійного характеру
або стандартні. Наприклад, у певний день і час службовець повинен
передати статистичне зведення конкретному адресатові. Доцільно також
резервувати час на ознайомлення з важливою інформацією (нові закони,
постанови, проблемні статті у часописах тощо).

У плануванні роботи на місяць відображаються завдання тривалого
характеру, цикл виконання яких виходить за межі одного тижня. У
місячному плані роботи також мають місце стандартні завдання, наприклад,
приймання громадян з особистих питань кожного першого вівторка. У
місячному плані доцільно резервувати час для самоосвіти (робота в
бібліотеці, архіві, інтернеті).

План роботи на календарний рік повинен враховувати ті завдання і заходи,
які не повторюються щомісяця. Сюди входять врахування початку і
закінчення відпустки, стажування, підготовка квартальних і річних
звітів, плани проведення нерегулярних відповідальних заходів, які не
повторюються щомісяця. Такими заходами можуть бути, наприклад,
підготовка до виборів, перепис населення тощо. План таких заходів має
бути дуже ретельно опрацьованим. Визначаються відповідальні виконавці,
потрібні ресурси, терміни виконання етапів, форми звітності, методи
контролю і т. д.

План життя може послужити вихідним пунктом процесу планування. На його
основі виводять довгострокові цілі на найближчі роки і складають план
на кілька років уперед. З плану на кілька років уперед виводять річний
план, при цьому потрібно стежити за тим, щоб не займатися справами, що
відносяться до більш пізніх цілей. Далі складається квартальний план, що
служить інструментом контролю за річним. Задачі і цілі місячного плану
переносяться з квартального плану минулого місяця і враховуються вже з
більшою деталізацією. Декадний план припускає ще більш детальний, більш
точний прогноз майбутнього періоду і складається відповідно до обсягу
всіх справ і задач та необхідним для їх виконання часом; у ньому також
треба передбачати часові резерви для вирішення додатково виникаючих
задач так, щоб дотримувалися планові терміни без стресу і цейтноту.
Денний план – це остання і найважливіша ступінь у системі планування
часу.

Ефективність отримання та виконання завдань, рішень, їх черговість можна
визначати, користуючись аналізом наступних принципів:

Принцип SMART. Цей принцип описує вимоги до добре сформульованих цілей
завдань, що багато в чому визначають результати реалізації будь-якого
плану. SMART – це абревіатура англійських слів. Цілі повинні бути:

Конкретними (Specific);

Вимірними (Measurable);

Досяжними (Achievable);

Насущними (Relevant);

Визначеними в часі (Timed/Timed-bound.)

Принцип Паретто (співвідношення 80:20). “Усередині даної групи окремі
малі частини виявляють набагато більшу значимість, ніж це відповідає їх
відносній питомій вазі в цій групі”. Виходячи з цієї закономірності,
можна зробити висновок стосовно до робочої ситуації службовця: у процесі
роботи за перші 20% часу, що витрачається, досягається 80% результатів.
Це означає, що не слід відразу братися за найлегші, цікаві або
потребуючі мінімальних витрат часу справи. Необхідно приступати до
вирішення питань, розуміючи їхнє значення і важливість.

Принцип встановлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ. Техніка
цього аналізу виходить з досвіду, що долі у відсотках більш важливих і
менш важливих справ у сумі залишаються незмінними. За допомогою букв А,
Б і В задачі підрозділяються на три групи, відповідно до їх значимості
(найважливіші, важливі і несуттєві (менш важливі). Аналіз АБВ
ґрунтується на трьох закономірностях:

Найважливіші задачі складають приблизно 15% усієї кількості справ, якими
займається керівник. Внесок цих задач для досягнення цілі складає
близько 65%.

На важливі задачі приходиться близько 20% загального числа справ,
значимість яких також близько 20%.

Менш важливі і несуттєві задачі складають близько 65% усіх справ, а
значимість їх складає усього лише приблизно 15%.

Щоб застосувати аналіз АБВ, необхідно іти наступними пунктами:

скласти список усіх майбутніх завдань;

систематизувати їх по ступеню важливості й установити черговість;

оцінити задачі відповідно до категорій А,Б,В;

задачі категорії А керівник повинен виконувати сам;

задачі категорії Б варто передоручити;

задачі, що залишилися, мало важливі і підлягають обов’язковому
передорученню.

Принцип прискореного аналізу (принцип Ейзенхауера). Цей принцип є
простим допоміжним засобом у випадках, коли необхідно швидко прийняти
рішення щодо того, якій задачі віддати перевагу. Пріоритети
встановлюються за такими критеріями як терміновість і важливість справи.
Усі справи підрозділяються на 4 групи:

Термінові /важливі справи/ – їх необхідно виконувати самому керівнику;

Термінові /менш важливі справи/ — їх варто делегувати;

Менш термінові /важливі задачі/ – їх необов’язково виконувати відразу,
але виконувати їх треба самому;

Менш термінові /менш важливі справи/ – від їх виконання варто
утриматися.

Делегування є ключовою діяльністю керуючого. Під делегуванням у
загальному значенні розуміється передача завдань своєму підлеглому зі
сфери діяльності самого керівника, але при цьому начальник зберігає за
собою відповідальність за керівництво, що не може бути делеговане.
Передача задачі чи діяльності може здійснюватися на тривалий термін чи
обмежуватися разовими дорученнями.

Відмовлення від делегування приводить до перевантаження керівника,
скорочує час, необхідний для виконання своїх безпосередніх обов’язків.

Делегування допомагає керівнику визволити час для важливих задач і трохи
розвантажитися, а також сприяє використанню професійних знань і навичок
працівників, позитивно впливає на мотивацію праці співробітників.

Для того, щоб успішно здійснювати делегування необхідно підібрати
придатних співробітників, чітко розподілити сфери відповідальності,
координувати виконання доручених задач і здійснювати контроль робочого
процесу і результатів, припиняти спроби зворотного або наступного
делегування. Не менш важливо стимулювати і консультувати підлеглих,
давати їм оцінку.

Делегувати слід рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні
питання і підготовчу роботу. Ні в якому разі не можна делегувати таку
роботу, як визначення цілей, керівництво співробітниками, задачі
високого ступеня ризику.

Вказані принципи організації прийняття важливих рішень опираються на
якісний підхід. Система керування якістю створює „рамку”, що дозволяє
державному службовцю ефективніше планувати свій робочий час, впевненіше
взаємодіяти по горизонталі і по вертикалі, одержати в такий спосіб
кращий результат і шанси на просування по службі або на матеріальну
винагороду. Разом з тим, наявність чітко розписаних процесів, правил не
означає „сковування” ініціативи працівників. Навпаки, кожен може вийти
із пропозицією й бути впевненим, що воно „не втратиться” у рутині або,
наприклад, з якихось суб’єктивних причин, оскільки буде існувати
прозорий механізм прийняття рішень.

У зв’язку із цим, Головдержслужбою пропонується в органах державної
влади й органах місцевого самоврядування побудувати системи керування
якістю згідно ДСТУ ISO 9001-2001. Як свідчить міжнародний досвід, ця
система є своєрідним „фундаментом” для побудови загальної, більше
розробленої системи керування в апараті, такий як Total Quality
Management або Common Assessment Framework.

4.Робочий час державного службовця та його облік

Робочий час повинен використовуватись робітниками і службовцями для
виконання своєї трудової функції. Раціональне використання робочого часу
набуває великого значення саме тепер, в умовах розвитку ринкових
відносин і ускладнення господарських зв’язків при необхідності
збільшення масштабів виробництва. Підвищується значення кожної години,
кожної хвилини робочого часу, суворого дотримання правил внутрішнього
трудового розпорядку.

Державний службовець повинен знати, на що він витрачає свій час, адже
уміння контролювати свій час є найважливішим елементом продуктивної
роботи. За своєю класифікацією усі витрати робочого часу державного
службовця можна поділити на час роботи та час перерв.

Час роботи державного службовця – часовий вимір, протягом якого
працівник зобов’язаний трудитись відповідно до трудового договору і
законодавства про працю. Робочий час, як інститут трудового права є
сукупністю правових норм, що визначають тривалість, склад, режим та
порядок обліку робочого часу. Інститут робочого часу включає в себе
норми Конституції України (ст.45), а також значний масив правових норм,
що містяться у інших нормативно-правових актах України.

Обов’язковою умовою трудових відносин є тривалість робочого часу,
протягом якого працівник відповідно до законодавства, колективного
договору, угоди про працю і правил внутрішнього трудового розпорядку
повинен перебувати у визначеному йому місці і виконувати роботу, яка
йому доручається. Згідно ст. 20 Закону України “Про державну службу”
тривалість робочого часу державних службовців визначається відповідно до
законодавства про працю України з урахуванням особливостей, передбачених
цим Законом. Нормальна тривалість робочого часу працівників не може
перевищувати 40 годин на тиждень (ст.50 КЗпП). Ця норма не може бути
збільшена ні колективними, ні трудовими договорами, у тому числі
контрактами. При цьому, підприємства і організації при укладенні
колективного договору можуть встановлювати меншу норму тривалості
робочого часу, ніж передбачено в ч.1 цієї статті. Законодавством
здійснюється розмежування робочого часу на окремі види. Передбачено два
основні види робочого часу. Це, по-перше, нормований робочий час та,
по-друге, ненормований.

Відповідно до діючого режиму роботи у більшості державних установ
встановлено такий трудовий розпорядок:

— початок роботи з 8 години — протягом тижня;

— перерва на обід з 12 години до 13 години — протягом тижня;

— кінець робочого дня в понеділок, вівторок, середу та четвер — о
17годині 15 хвилин, в п’ятницю — о 16 годині;

— напередодні святкових днів кінець робочого дня скорочено на одну
годину.

Для виконання невідкладної та непередбаченої роботи державні службовці
зобов’язані за розпорядженням керівництва з’являтись на службу у
вихідні, святкові та неробочі дні. Робота у вихідні, святкові та
неробочі дні компенсується відповідно до трудового законодавства.

Також, за рішенням керівника органу державні службовці можуть бути
відкликані із щорічної або додаткової відпустки. Частина невикористаної
відпустки, яка залишилася, надається державному службовцю у будь-який
інший час відповідного року чи приєднується до відпустки у наступному
році.

Для того, щоб створити базу для ефективного планування робочого часу,
необхідно звернути серйозну увагу на такий важливий ресурс як витрати
часу. Необхідно ввести урахування часу, тобто його облік, що дозволить
зміцнити трудову дисципліну, сприяти охороні праці, зростанню
ефективності праці.

Час роботи можна розділити на час виконання посадових обов’язків та на
час виконання робіт, не передбачених цими обов’язками, в тому числі —
час тимчасового виконання обов’язків інших співробітників. Основний
робочий час службовець витрачає на організаційну, адміністративну,
творчу та технічну працю. Ось основні функціональні обов’язки, які
необхідно враховувати при плануванні робочого часу державному службовцю:

підготовка робочого місця, його обслуговування;

представницькі функції;

розмови по телефону;

заплановані і незаплановані засідання, ділові зустрічі, переговори;

відрядження, поїздки, огляди;

наради з керівництвом;

спілкування з колективом, працівниками;

спілкування з населенням;

робота з документами, діловодство;

суспільна діяльність;

управлінські та виконавські дії;

технічна та організаційна робота;

взаємодія із ЗМІ.

Використання робочого часу робітників звичайно аналізується за допомогою
таких двох показників, як середня кількість днів, відпрацьованих
робітником за звітний період (місяць, квартал, рік), і середня
тривалість робочого дня (зміни). Ці показники можна обчислити на
підставі даних звіту підприємства з праці.

Перший показник, який характеризує тривалість робочого періоду в днях
(явочні дні), залежить від таких факторів, як:

кількість вихідних і святкових днів;

кількість днів чергової відпустки;

інші види відпусток, передбачених законодавством;

кількість днів непрацездатності;

неявка на роботу з дозволу адміністрації;

прогули;

інші фактори.

Тривалість робочого дня (зміни) службовця, робітника визначають такі
фактори:

величина нормативного робочого тижня;

час простою упродовж дня, зафіксований в обліку;

час понадурочної роботи (збільшує величину показника);

час інших скорочень робочого дня, передбачених законодавством (для
матерів-годувальниць тощо).

Облік праці займає одне з центральних місць у всій системі обліку
робочого часу державного службовця. Дуже важливо відображати економічно
достовірну та обґрунтовану інформацію про виконання нормативів та
динаміку показників про працю, скритих та явних збитків робочого часу,
стимулювання праці в установах. На основі цієї інформації здійснюється
контроль за виконанням робочого часу, впровадження прогресивних методів
праці, дотримання правильного співвідношення зросту продуктивності
праці.

Організація обліку робочого часу покладається уповноваженим органом
державної установи. Керівники структурних підрозділів на державній
службі зобов’язані організовувати облік присутності і відсутності на
роботі працівників протягом робочого дня. Облік часу ведеться за
допомогою фіксації використаного часу, хронометражу, миттєвих
спостережень, фотографування, досвіду, порівняння тощо. Найефективнішою
є самофіксація робочого дня, тому що тут діє управлінське правило: якщо
робітник включений у процес регламентації своєї праці, він буде
виконувати ці рекомендації. Технічними засобами, які дозволяють вести
облік часу є: годинник, органайзери, комп’ютерні технології,
телебачення, дзвінки і т.д.

Облік може бути поденним і підсумованим. Поденним вважається облік, коли
встановлена законом норма робочого дня є обов’язковою для кожного дня
роботи. Цей облік робочого часу може бути організований за картковою
системою, коли прихід на роботу і залишення її визначаються за допомогою
контрольного годинника, за жетонною системою — застосуванням пропускної
системи — шляхом здавання і видавання перепусток.

Підсумковий облік робочого часу встановлюється на безперервно діючих
підприємствах, а також в окремих виробництвах, цехах, дільницях,
відділеннях і на деяких видах робіт, де за умов виробництва (роботи) не
може бути додержана встановлена тривалість робочого часу. Він
запроваджується власником або уповноваженим ним органом за погодженням з
профспілковим комітетом за умови, що його тривалість в обліковому
періоді не перевищуватиме нормальної кількості робочих годин. При такому
обліку робочих годин переробок у певні дні може компенсуватися
недоробком в інші.

Системна обробка інформації щодо обліку праці є однією з самих
різноманітних, складних і трудомістких ділянок роботи. Це і зрозуміло.
Як показують дослідження за трудомісткістю ця ділянка становить майже
одну третину від всього обліку робочого часу, зокрема, в роботі
державного службовця, але тільки десята частина цієї ділянки не повністю
піддається механізації або автоматизації.

Документом по обліку відпрацьованого часу робітниками з погодинною
заробітною платою є табель. Табель служить для обліку та контролю
робочого часу, нарахування заробітної плати при погодинній формі оплати
праці, складання звітності про чисельність і склад працівників.
Табельний облік виходів працівників на роботу, визначення тривалості
відпусток (профспілкових, для навчання тощо) і нарахування заробітної
плати за ці відпустки, вислугу років тощо пов’язані з обліком складу
працівників. Важливе значення має і пов’язаний з цим облік соціального
становища працівників, їх сімейного складу, житлових умов. Табель обліку
робочого часу засвідчується довідкою організації, де вони виконувались і
проходить по ньому оплата праці за середньоденним (або
середньо-годинним) заробітком.

Установа самостійно, але відповідно до законодавства, встановлює штатний
розпис, форми і системи оплати праці, преміювання. Облік праці і
заробітної плати — одна з найважливіших і складних ділянок роботи,
що потребує точних і оперативних даних, у яких відбиваються зміни
чисельності працівників, витрати робочого часу, категорії працівників,
виробничих витрат.

0

 

h

???????????????? ???????

0

6

n

?

 

¦

h n

Z

r

t

v

???????

???$???? ?r

t

v

h«9

hOe

&

F

??????? ???????

?????????

h*

h*

Oe

???? ?нові) обліку робочого часу праці. Без цього навряд чи можна
установити необхідний контроль за мірою праці і мірою винагородження за
неї, за виконання державним службовцем його посадових обов’язків, плану
по праці і заробітній платі, а також за рівнем і мірою просування по
службі, зростом їх продуктивності праці.

При системному розв’язанні питання про облік праці державного службовця
велике значення має умовно-постійна (нормативна, довідкова та інша)
інформація, яка в даному разі характеризує переважно постійних
виконавців (людей і механізми) та постійні процеси (технологічні
операції).

Важливим параметром праці службовця є його робочий час та контроль за
ним. Контроль служить поліпшенню, а в ідеальному випадку – оптимізації
трудового процесу. З метою виконання задач, що стоять перед обліком
часу в державних установах обов’язково повинен бути контроль:

— за чисельністю персоналу та використанням робочого часу;

— за правильністю документального оформлення виробки
робітників та

службовців;

— за своєчасним нарахуванням заробітної плати та допомоги, а
також їх

видаванням;

— за своєчасним утриманням сум податків та перерахування їх
до

бюджету;

— планування звітів про працю.

Видом контролю є і самоконтроль, який охоплює три завдання: осмислення
фізичного стану; порівняння запланованого з досягнутим; коректування по
установлених відхиленнях.

Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й
організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати
листок денних перешкод. Контроль за результатами праці повинен у
будь-якому випадку вироблятися після виконання завдання. Наприкінці
робочого дня необхідно контролювати і відображати не тільки виконання
поставлених цілей, але й особисту ситуацію.

Обов’язок працівника трудитися протягом встановленого робочого часу
включає в себе необхідність додержуватись режиму робочого часу,
передбаченого законодавством, локальними нормативними актами, трудовим
договором. Порушення режиму робочого часу не може бути компенсовано
будь-якими досягненнями у праці і може призводити до застосування
заходів дисциплінарної відповідальності.

Безпідставні витрати робочого часу повинні розглядатися як порушення
трудової дисципліни. Якщо працівник без поважних причин запізнився на
роботу або передчасно її залишив, то цей час в робочі години не
включається і оплаті не підлягає.

Існують особливості використання робочого часу при відрядженнях.
Відрядженням визнається поїздка працівника за розпорядженням власника
або уповноваженого ним органу для виконання певного його доручення поза
місцем постійної роботи працівника. Таке відрядження не може
перевищувати 30 днів, не враховуючи часу перебування в дорозі.

Закон України «Про відпустки», ведений в дію Постановою Верховної
Ради № 505/96-ВР від 15.11.96 р. з 1 січня 1997 року, статті 7, 8 і
частину першу статті 10 – з 1 січня 1998 року. Цей Закон
встановлює державні гарантії права на відпустки, визначає умови,
тривалість і порядок надання їх працівникам для відновлення
працездатності, зміцнення здоров’я, а також для виховання дітей,
задоволення власних життєво важливих потреб та інтересів,
всебічного розвитку особи. Державні гарантії та відносини,
пов’язані з відпусткою, регулюються Конституцією України, цим
Законом, Кодексом законів про працю України, іншими законами та
нормативно-правовими актами України.

Робітники і службовці, які перебувають у відрядженні, працюють і
користуються днями щотижневого відпочинку відповідно до режиму того
підприємства, куди вони відряджені. Додаткові дні відпочинку за час
перебування у відрядженні і по прибутті з нього працівникові не
надаються, незалежно від режиму роботи підприємства, куди він був
направлений, і режиму роботи підприємства, звідки він був відряджений.

Однак, у випадках, коли працівник спеціально відряджається для роботи у
вихідні дні, наприклад на суботу і неділю, йому після повернення з
відрядження надаються інші дні відпочинку. В такому ж порядку робітники
і службовці, які направлені у відрядження, користуються й святковими
днями.

5. Фази працездатності в робочий час

Праця — це цілеспрямована діяльність людини, у процесі якої вона впливає
на природу і використовує її з метою виробництва матеріальних благ,
необхідних для задоволення своїх потреб. Основною якісною
характеристикою трудової діяльності є працездатність. Працездатність
людини протягом робочої зміни характеризується проходженням певних фаз,
де основними є:

1. Фаза впрацювання, чи наростаючої працездатності. Протягом цього
періоду відбувається перебудова фізіологічних функцій від попереднього
виду діяльності людини до виробничого. Залежно від характеру праці й
індивідуально-типологічних особливостей ця фаза триває від кількох
хвилин до 1,5 години.

2. Фаза стійкої високої працездатності. Для неї характерно, що в
організмі людини встановлюється відносна стабільність чи навіть деяке
зниження напруженості фізіологічних функцій. Цей стан поєднується з
високими трудовими показниками (збільшення виробітку, зменшення браку,
зниження витрат робочого часу на виконання операцій, скорочення простоїв
устаткування, помилкових дій). Залежно від ступеня складності праці фаза
стійкої працездатності може утримуватися протягом 2 – 2,5 і більше
годин.

3. Фаза розвитку стомлення і пов’язаного з ним падіння працездатності
триває від кількох хвилин до 1 – 1,5 години і характеризується
погіршенням функціонального стану організму і техніко-економічних
показників його трудової діяльності.

Динаміка працездатності за робочу зміну графічно являє собою криву, що
наростає в перші години, проходить потім на досягнутому високому рівні й
знижується до обідньої перерви. Описані фази працездатності повторюються
і після обіду. При цьому фаза впрацювання протікає швидше, а фаза
стійкої працездатності нижче за рівнем і менш тривала, ніж до обіду. В
другій половині зміни зниження працездатності настає раніше і
розвивається сильніше у зв’язку з більш глибоким стомленням. Для
динаміки працездатності людини протягом доби, тижня, характерна та ж
закономірність, що й для працездатності протягом зміни. У різний час
доби організм людини по-різному реагує на фізичне і нервово-психічне
навантаження. Відповідно до добового циклу працездатності найвищий її
рівень відзначається в ранкових і денних годинах: з 8 до 12 години
першої половини дня з 14 до 17 години другої. Тому для людей розумової
праці особливо важливо основну, найважчу роботу, пов’язану з
обдумуванням, узагальненнями, засвоєнням чогось нового, краще виконувати
в першій половині робочого дня. Допоміжні операції, що потребують
незначного напруження, бажано виконувати наприкінці дня.

У вечірні години працездатність знижується, досягаючи свого мінімуму
вночі. У денний час найменша працездатність, як правило, відзначається в
період між 12 і 14 годинами, а в нічний час – з 3 до 4 години. При
побудові тижневих режимів праці й відпочинку варто виходити з того, що
працездатність людини не є стабільною величиною протягом тижня, а
піддана певним змінам. У перші дні тижня працездатність поступово
збільшується у зв’язку з поступовим входженням у роботу.

Досягаючи найвищого рівня на третій день, працездатність поступово
знижується, різко падаючи до останнього дня робочого тижня. Залежно від
характеру і ступеня тяжкості праці коливання тижневої працездатності
бувають більшими чи меншими.

Ґрунтуючись на знанні змін тижневої кривої працездатності, можна
вирішувати ряд практичних питань. Характер кривої тижневої
працездатності служить обґрунтуванням доцільності встановлення робочого
періоду тривалістю не більше шести днів.

При п’ятиденному робочому тижні з двома вихідними днями в суботу і
неділю характер змін працездатності зберігається. Однак у зв’язку з
дводенною перервою в роботі може відбуватися деяке порушення динамічного
стереотипу – на початку тижня він може бути більш значним.

У річному циклі, як правило, найвища працездатність спостерігається
всередині зими, а влітку, у спеку вона знижується. Зниження
працездатності спостерігається також і весною, особливо у працівників з
нервово-емоційним перенапруженням.

Річні режими праці й відпочинку передбачають раціональне чергування
роботи з періодами тривалого відпочинку. Такий відпочинок необхідний,
тому що щоденний і тижневий відпочинок не запобігає нагромадженню
стомлення. Щорічна відпустка встановлюється в законодавчому порядку.
Тривалість її залежить від тяжкості праці, але не може бути менша 15
календарних днів. Відпустку тривалістю до 24 днів доцільно
використовувати одноразово, а при більшій тривалості – у два етапи.

Відповідно до природного добового ритму природних процесів повинен
здійснюватися і порядок чергування змін: ранкова, вечірня, нічна. Однак,
на ряді підприємств, що широко використовують працю жінок, добре
зарекомендував себе зворотний порядок чергування, який дозволяє
подовжити відпочинок після нічної зміни: бригада з нічної зміни заступає
на роботу у вечірню, а потім у ранкову зміну.

Планувати і розробляти нові режими праці і відпочинку й удосконалювати
існуючий, слід виходячи з особливостей зміни працездатності. Якщо час
роботи буде збігатися з періодами найвищої працездатності, працівник
зможе виконати максимум роботи при мінімальній витраті енергії і
незначному стомленні. Необхідно пам’ятати, що «запаси» розумової та
фізичної міцності людського тіла не безмежні.

6.Режим гнучкого робочого часу та

неповний робочий час

Останнім часом знаходять застосування нестандартні режими праці і
відпочинку і, зокрема, таким є режим гнучкого робочого часу. Його
особливістю і цінністю є те, що він сприяє оптимальному сполученню
суспільних і особистих інтересів, підвищенню змістовності і поліпшенню
умов праці, більш повній реалізації резервів росту ефективності процесу
праці.

Режим гнучкого робочого часу — це така форма організації робочого часу,
за якої для окремих працівників чи колективів підрозділів установлюють
єдиний час щоденної обов’язкової їхньої присутності на своїх робочих
місцях і інтервали робочого часу, тривалість яких працівник визначає на
свій розсуд. Обов’язковою умовою є повне відпрацьовування встановленої
законом сумарної кількості робочих годин протягом визначеного облікового
періоду (дня, тижня, місяця й ін.). Особливістю гнучкого часу є надання
працюючим визначеної самостійності в регулюванні початку, закінчення і
загальної тривалості робочого дня при одночасному забезпеченні
нормального ходу трудової діяльності.

Гнучкий графік може застосовуватися для працівників як при п’ятиденному,
шестиденному робочому тижні, так і при інших режимах роботи в
організаціях. Єдиного режиму використання графіка не існує. Він може
бути введений у різних варіантах з різними режимами робочого часу і часу
відпочинку. Однак неодмінною умовою для всіх графіків повинне бути
дотримання часового балансу працівника.

Гнучкий графік роботи, як правило, повинен передбачати час, коли
працівники зобов’язані знаходитись на робочому місці; час, коли вони
повинні починати і закінчувати роботу, а також перерви, для відпочинку і
харчування. Ці перерви в робочий час (час перебування в установі) не
зараховуються. В умовах гнучкого робочого часу мінімальна тривалість
часу роботи за день повинна збігатися з тривалістю фіксованого робочого
часу.

Неодмінною умовою ефективного використання гнучкого графіка є точний
облік відпрацьованого часу і діючий контроль за найбільш повним і
раціональним використанням робочого часу кожним працівником.

Досвід і результати застосування різних типів режимів гнучкого режиму
праці як у нашій країні, так і за рубежем свідчать про значну їх
соціально-економічну доцільність. Однак слід зазначити, що ефективність
роботи трудового колективу в умовах застосування такого режиму багато в
чому залежить від правильного обліку характеру роботи на конкретних
робочих місцях, у підрозділах (ділянках, відділах) і визначення
категорій, для яких можливий і доцільний такий перехід.

Праця в режимі гнучкого режиму часу уможливлюється для певних видів
державних службовців, за умови, якщо не призводить до порушення
технології управлінського процесу, до порушення виробничих зв’язків і
дезорганізації чи погіршення роботи інших виробничих підрозділів,
обмеження інтересів сторонніх організацій і окремих громадян, не
наносить матеріального збитку. Особливо це стосується керівництва, коли
допускається індивідуальний режим праці. У зв’язку з тим, що цей режим
праці допускає значну індивідуалізацію режимів робочого часу, основною
умовою його застосування є достатня автономність робочих місць, контроль
результатів роботи виконавця (обсягу, якості).

При ухваленні рішення про підготовку службовця, підрозділу, організації
до переходу на режим гнучкого робочого часу, необхідно забезпечити
високий рівень організації виробництва, праці і трудової дисципліни.
Тому робота з переходу на такий режим повинна бути сполучена зі
здійсненням комплексу заходів щодо підвищення рівня організації праці на
конкретних робочих місцях, ділянках, у підрозділах.

Практика показує, що впровадження гнучкого режиму праці спричиняє
необхідність введення систем індивідуального планування робочого часу й
обсягу виконуваних робіт. Плани повинні бути конкретними для кожного
працюючого в цьому режимі на місяць, тиждень, зміну. При цьому повинна
бути налагоджена система контролю і самоконтролю за виконанням
індивідуальних планів.

Виходячи з тривалості прийнятого облікового періоду і ряду інших умов,
розрізняють кілька типів побудованих режимів гнучкого робочого часу.
Застосовується гнучкий робочий день, гнучкий робочий тиждень і особливо
гнучкий робочий місяць. Кожний з цих режимів може бути в двох варіантах
залежно від того, переноситься на наступний обліковий період деяка
кількість недопрацьованих (перероблених) робітниками годин чи ні.

Режими гнучкого робочого часу ефективні тільки в тому випадку, якщо при
переході на них враховані особливості виробництва, умови і характер
праці тієї чи іншої категорії працівників і якщо вводяться вони там, де
це дійсно доцільно.

При плануванні робіт враховують і можливості застосування неповного
робочого часу, який охоплює неповний робочий день чи неповний робочий
тиждень. Нормальна тривалість робочого часу і скорочена тривалість
робочого часу по своїй суті є видами повного робочого часу, протягом
якого працівник відпрацьовує встановлену законом норму тривалості
робочого часу. У цьому відмінність скороченого робочого часу від
неповного (Ст. 56 КзПП України).

При неповному робочому дні працівник трудиться менше годин, ніж
установлено розпорядком чи графіком на даному підприємстві для даної
категорії працівників, наприклад замість восьми годин чотири.

При неповному робочому тижні зменшується кількість робочих днів проти
п’ятиденного або шестиденного тижня. Неповний робочий час може
складатися одночасно в зменшенні робочого дня і робочого тижня.

Неповний робочий час відрізняється від скороченого. Скорочений робочий
час є повною мірою тривалості праці, установленої законом для певних
умов роботи або категорій працівників.

Неповний робочий час — лише частина цієї міри. Тому при неповному
робочому часі праця оплачується пропорційно відпрацьованому часу або ж в
залежності від виробітку.

Неповний робочий час може встановлюватися за згодою між працівником і
роботодавцем. Працівник може домовитися про неповний робочий час як при
надходженні, так і в період роботи. Про неповний робочий час як про
умову трудового договору вказується в трудовому договорі. Якщо за
загальним правилом неповний робочий час установлюється за згодою між
працівником і роботодавцем, то в окремих випадках роботодавець зробити
це зобов’язаний.

Роботодавець зобов’язаний установлювати неповний робочий день чи
неповний робочий тиждень на прохання вагітної жінки, одного з батьків
(опікуна, попечителя), що має дитину у віці до 14 років (дитину-інваліда
у віці до 18 років), а також особу, що здійснює догляд за хворим членом
родини відповідно до медичного заключення. (Ст. 56 КзПП України).

Працівники, що працюють на умовах неповного робочого часу, мають трудові
права нарівні з особами, що трудяться повний робочий час (нормальний чи
скорочений). Так, особам, зайнятим неповний робочий час, надаються повна
щорічна і навчальна відпустки; час роботи зараховується у виробничий
стаж як повний робочий час; премії за виконану роботу нараховуються на
загальних підставах; вихідні і святкові дні даються відповідно до
трудового законодавства.

У трудових книжках працівників факт роботи з неповним робочим часом не
фіксується.

Про неповний робочий час як про умову трудового договору вказується в
наказі про прийом на роботу. Якщо домовленість про це досягнуто в період
роботи в даній організації, то вона також оформляється наказом з
розпискою на ньому працівника.

7.Час перерв і відпочинку державного службовця

Одночасно, в денному плані роботи державного службовця передбачаються
обов’язкові перерви, що дають можливість працівнику розслабитись,
переключитись, швидко не втомлюватись. Чим більше часу пройшло, тим
стрімкіше наростає втома, що позначається на ефективності роботи.
Дослідження показали, що за перші вісім годин робочого дня керівник у
середньому приймає 9,3 рішень за першу годину; протягом дев’ятої години
-2,5 рішення; протягом десятої — 0,9 рішення.

Для запобігання перевтомлення необхідно встановити регламентовані
перерви для відпочинку, які є більш ефективні, ніж перерви, що виникають
у процесі роботи. Для працівника розумової праці ефективний такий режим,
що передбачає сумарний час на перерву протягом робочого дня тривалістю
30 хвилин. З цього часу 5-10 хвилин має бути відведено на обов’язкову
фізкультпаузу за 1… 1,5 години до обідньої перерви та регламентовану
перерву на відпочинок тривалістю 15 хвилин за 1… 1,5 години до
закінчення зміни. Через дві години з початку роботи необхідно
влаштовувати десятихвилинну перерву; у другій половині дня, через кожну
годину роботи — п’яти-восьми хвилинна перерва.

Перерви в процесі робочого дня поділяються на:

— перерву на відпочинок та перерву на особисті потреби;

— час обідньої перерви, який визначається правилами внутрішнього
трудового розпорядку, не включається до робочого часу, надається для
відпочинку і харчування та використовується державними службовцями на
свій розсуд. Цей час повинен надаватися, як правило, через чотири години
після початку роботи;

— перерви, викликані порушенням режиму праці, які пов’язані в основному
із чинниками, що не залежать від працівника (очікування завдання,
несправність технічних засобів тощо);

— перерви, викликані порушенням трудової дисципліни (запізнення на
роботу, передчасне залишення робочого місця, самовільна тимчасова
відсутність, виконання роботи, не пов’язаної із службовими обов’язками)
— фіксуються у структурному підрозділі, зокрема керівником, для вжиття
заходів впливу.

Безперервна тривалість роботи з відеомонітором не повинна перевищувати
чотирьох годин за день. При цьому через кожну годину роботи працівник
повинен зробити перерву на 5-10 хвилин, а через 2 години — на 15 хвилин,
розслабляючи свої зорові аналізатори.

Крім того, існують норми затрат часу на відпочинок, що знаходяться в
залежності від ступеня стомлюваності працівника, при виконанні окремих
видів робіт. Вони ґрунтуються на спеціальних наукових рекомендаціях і
виражаються у відсотках до оперативного часу. Зокрема, доцільно
використовувати для компенсації затрат унаслідок:

зайвих фізичних зусиль — до 1-9% оперативного часу;

підвищеної нервової напруги з урахуванням складності і небезпеки роботи
— до 1-5%;

зусиль, пов’язаних із підвищеним темпом роботи, що вимірюється кількістю
рухів у хвилину, а також незручним робочим положенням — до 1-4%;

підвищеної монотонності роботи, що викликається

повторювальністю операцій — до 1-3%;

понад нормальний рівень температури і вологості, забруднення, що
характеризується підвищеним вмістом домішок у повітрі — до15%;

підвищеного шуму, вібрації — до 1-4%;

недостатньої освітленості — до 2% оперативного часу.

Від того, наскільки правильно й раціонально в установі чергуються праця
і відпочинок, залежить зростання продуктивності й інтенсивності праці
державного службовця. Найбільш ретельно має бути обґрунтованим режим
відпочинку, що буває двох типів – активний і пасивний.

Активний відпочинок – це, наприклад, заняття спортом, туристичні
поїздки, походи в ліс, подорожі, плавання в басейні тощо. Саме активний
відпочинок сприяє підвищенню працездатності, поліпшенню психічного стану
особистості, настрою.

Активному відпочинку і стимулу сприяє відпустка. Її тривалість залежить
від тяжкості праці, але не менше 15 календарних днів. Якщо відпустка має
більше 30 календарних днів, то її варто розбити на 2 частини.

Щодо відпустки державних службовців, то у статті 35 Закону України «Про
державну службу» йдеться про те, що державним службовцям надається
щорiчна вiдпустка тривалiстю 30 календарних днiв, якщо законодавством не
передбачено бiльш тривалої вiдпустки, з виплатою допомоги для
оздоровлення у розмiрi, що не перевищує розміру середньомісячної
заробітної плати. Державним службовцям, якi мають стаж роботи в
державних органах понад 10 рокiв, надається додаткова оплачувана
вiдпустка тривалiстю до 15 календарних днiв:

Стаж

державного

службовця 10 11 12 13 14 15

Кількість

календарних

днів

додаткової

відпустки 5 7 9 11 13 15

Порядок i умови надання додаткових оплачуваних вiдпусток встановлюються
Кабiнетом Мiнiстрiв України. Графік відпусток складається на кожний
календарний рік не пізніше 5 січня поточного року і доводиться до відома
всіх працівників.

Пасивний відпочинок – перегляд кінофільмів, слухання музики, лежання,
читання книг тощо. Особливим, але обов’язковим видом такого відпочинку є
здоровий сон. Відомо, що неспокійні ночі, неприємні сновидіння з
переживанням небезпек, страху негативно позначається на стані людини, а
відповідно на активності її життєдіяльності.

8. Основні проблеми обліку часу на державній службі

Час – один із ресурсів, який не відновлюється. Його відсутність породжує
штучне продовження робочого дня, нераціональних, неорганізованих,
нечітких дій. Якщо час використовувати не обдумуючи, нераціонально,
завчасно його не сплановувати, то і дії людини витрачаються з низькою
мірою корисності.

Існує безліч прикладів в службовій діяльності, що призводять до
нераціонального використання часу в професійній діяльності. Фахівці
вказують на наявність певних закономірностей, характерних для службової
діяльності:

непередбачена трихвилинна розмова призводить до втрати 15–20 хв.,
необхідних для того, щоб знову зосередитись і відновити працездатність;

20 — 30% свого часу керівник витрачає на розбір кореспонденції,
продивляючись у день близько 100 документів, із котрих лише близько 30
дійсно йому необхідні;

керівник ставить на рік до 20 тис. підписів, затрачуючи на це близько
трьох тижнів у сумі;

на зав’язування стрічок в канцелярських папках витрачається в сумі біля
одного тижня робочого часу в рік і т.д.

Аналіз основних причин втрати часу державного службовця дозволив виявити
наявність таких проблем:

нечітка постановка цілей і визначення пріоритетів, у результаті чого
службовець не може правильно зорієнтуватися в ситуації, а тому бере на
себе або занадто багато, або занадто мало роботи, тоне у дрібницях;

відсутність знань як правильно обирати першочерговість завдань, умінь
делегувати другорядні справи;

незадовільна організація планування, у результаті чого службовець не
справляється з розподілом часу на виконання тих або інших справ, а то й
просто не знає, як до них підступитися;

слабка організація і дисципліна службовців, що призводить до
багатократного виконання однієї і тієї ж роботи, нечіткий розподіл прав
і обов’язків;

відсутність необхідної інформації для прийняття рішень, у результаті
чого їх доводиться постійно відкладати;

нерішучість службовця, слабка маневреність, пристосування, консерватизм,
невміння працювати з партнерами, підлеглими, відвідувачами, проводити
телефонні переговори, проводити збори і наради;

метушливість, поспіх, при якому службовець не встигає навіть
зосередитись на проблемі. Він не думає про засоби вирішення, а
використовує перше, що прийшло на думку. Це подекуди результат поганої
організованості дня, а також іноді це залежить від імпульсивності й
особливостей самої людини;

скарги на перенавантаження, яке є наслідком накопичення різнопланових
нагальних завдань, необхідність одночасно вирішувати безліч проблем.
Службовець починає займатися різноманітними дрібними і не дуже важливими
справами. У нього немає чіткого розподілу робіт за ступенем важливості,
і він не займається аналізом ключових, перспективних питань;

постійні доопрацювання вдома, коли час, відведений на відпочинок,
витрачається на роботу, що позначається на його працездатності
наступного дня і в остаточному підсумку призводить до втрати здоров’я;

безплановість роботи, що у більшості випадків є результатом способу
праці і життя не тільки самого працівника, але й загального стилю
діяльності даної організації.

слабка мотивація праці (фінансова, кар’єрна, особистісна). Наслідком є
низька продуктивність, яка породжує хронічну нестачу часу.

залежність службовця від подій дня, відволікання на менш значущі справи;

невпорядкованість інформації;

перешкоди в роботі з боку працівників колективу;

невчасність відповідей на ділові листи, основні запити і листи;

відсутність чіткого розкладу часу на поточний день, тиждень, місяць,
квартал, рік;

безупинні перешкоди в роботі, викликані телефоннимидзвінками, напливом
відвідувачів, особистими проблемами (гіперактивність).

9.Упорядкування планування часу державного службовця

і його основні правила

Час – це такий же ресурс, як і люди, сировина, фінансові засоби. Але він
безповоротний – його не можна нагромадити, передати, взяти в кредит,
тому важливо навчитися використовувати його з максимальною вигодою.
Нереально домогтися успіху, якщо людина не може упорядкувати свій час. Є
повір’я – той, хто марно витрачає час, випускає з рук своє життя; той,
хто тримає в руках час, тримає в руках своє життя. Це стосується не
тільки до державних службовців, але й людей будь-якої іншої професії.

Державний службовець (керівник або спеціаліст) повинен прагнути до
правильного розподілу часу, виходячи з особистих інтересів та інтересів
державної установи. Потрібно так використовувати час, щоб забезпечити
виконання максимального числа завдань, що у свою чергу обумовлюють
виконання проміжних завдань, які ведуть до реалізації основної цілі.
Свої власні плани часу державний службовець повинен погоджувати з
планами підлеглих і безпосереднього керівника, щоб досягти максимального
ефекту. Те, наскільки успішно працівник буде втілювати у свою роботу
принципи ефективного використання часу, залежить у першу чергу від нього
самого і від його бажання працювати раціонально, тому що для того, щоб
шляхом постановки ясних цілей, правильного вибору пріоритетів і
планування свого часу, домогтися більшої ефективності в роботі, потрібно
докласти певних зусиль.

Ефективне планування часу державного службовця повинно ґрунтуватись на:

Вивченні слабких і сильних сторін управління.

Пристосуванні державної установи до можливих нових вимог до
управлінської діяльності. до світових стандартів.

Врахуванні непередбачених обставин і людського фактору.

Реальності реалізації цілей.

Врахуванні змін у керівництві і складі виконавців (спадкоємність).

Врахуванні досягнень технічних інновацій науково-технічного процесу.

Розробці стратегічного плану.

Характері взаємовідносин (психологічний клімат колективу).

Реальній оцінці політичної, економічної, соціальної ситуації в країні.

Державний службовець повинен свідомо і системно використовувати свій
час, щоб домагатися поставлених цілей, і для цього необхідно знати
основні ефективні правила по його упорядкуванню:

Ретельне врахування усіх витрат часу. Прийнятним є співвідношення
(60:20:20). Досвід показує, що найкраще складати план лише на певну
частину робочого часу (на 60%). Використовуйте співвідношення 60%
(запланований час), 20% (непередбачений час), 20% (спонтанний час,
творчість). Події, які важко передбачити, які відволікають («моменти
поглиначів часу») не можуть бути заплановані цілком без залишку в
зв’язку зі специфікою роботи державного службовця. Переважно це
відбувається тому, що приблизно половину робочого дня службовець,
керівник може проводити не на робочому місці, його робота вимагає
активної взаємодії з людьми, обміну інформацією. Завжди потрібно
залишати певний відсоток часу як резерв для несподіваних відвідувачів,
телефонних розмов, криз чи на випадок недооцінки тривалості якихось
справ, але при цьому намагатися скоротити їх кількість. Загальна порада:
від загального планового періоду треба максимально 1% часу витрачати на
планування.

Розподіл задач. Намагайтесь реалістично планувати. Щоб скласти
ефективний план витрати часу, важливо завжди мати уявлення про майбутні
справи. Доцільно розділити їх на довго-, середньо- і короткострокові
задачі, установити їх пріоритетність і діяти відповідно до неї. Дбайте
про те, щоб вносити розмаїтість у свою діяльність, чергуйте виконання
довго- і короткострокових проектів.

Регулярність – системність – послідовність. Над планами часу потрібно
працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця почату
справу. Вважається, що день найкраще починати в один і той самий час,
тому що людина — раб своїх звичок. Це забезпечує гарний тонус і дозволяє
на ділі реалізовувати принцип «людина — господар роботи, а не робота над
нею». Візьміть собі за правило виконувати визначені завдання до кінця
протягом робочого дня. Якщо це можливо, використовуйте можливість роботи
“за закритими дверима”. Не відкладайте роботу на завтра, яку можна
зробити сьогодні — краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж
протягом наступного цілого дня наздоганяти втрачене напередодні.
Розвивайте пунктуальність, точність, відповідальність.

Термін виконання. Щоб уникнути зволікання і відкладання справ, варто
встановлювати точні терміни виконання для усіх видів діяльності. У такий
спосіб ви привчите себе до самодисципліни. Уникайте нерішучості,
зволікання і відкладання роботи. Планувати потрібно тільки такий обсяг
задач, з яким державний службовець реально може справитись до
визначеного терміну. Якщо ж розпорядок дня не дозволяє чіткого
планування і визначення кінцевих термінів виконання, то можна
використати метод планування «клином», що передбачає планування лише 1-2
годин на день, з врахуванням завдань дня.

Переробка – повторний огляд, ревізія. Робиться огляд головних видів
діяльності за визначений період і визначається бажаний обсяг часу. Тут
актуальною є ревізія запланованого часу, тобто його систематичний
аналіз, ретельне врахування усіх витрат часу, виявлення простоїв,
затримок, повільності, витоку. Перед початком роботи план необхідно
перевірити, можливо переробити, а також пересвідчитись, чи всі завдання
попереднього дня виконані. Невиконані, але важливі задачі переносьте в
план наступного періоду. Перед тим як щось міняти в засобах роботи,
необхідно їх старанно вивчити, не починати з корінного перепланування
свого теперішнього часу. Тим самим вони автоматично враховуються при
розробці нових планів. При цьому необхідно встановити, чи спроможні ви
виконати всі заплановані задачі. Відразу намагайтесь робити справу
добре, якісно, продуктивно, щоб не повертатися до неї знову.

Узгодженість планів. Щоб успішніше запроваджувати свої плани в життя,
досягти колективної цілі, державному службовцю необхідно погоджувати їх
із планами інших людей (начальника, підлеглих, колег), щоб працювати як
суцільний організм. Шануйте свій план використання часу і плани,
складені іншими. Уточніть для себе і інших межі відповідальності й
кінцеві цілі. Сплануйте свою участь у спільних заходах, домовляйтесь про
зустрічі заздалегідь. Користуйтесь зворотним зв’язком від колег,
начальників і підлеглих щодо ефективності використання свого часу,
вмійте синхронізувати власну роботу з роботою інших. Необхідно вміти
пристосовуватись до різних умов, проявляти гнучкість у взаємодії з
людьми, швидко реагувати на різні обставини. Намагайтесь об’єктивно
оцінювати навколишній світ, робіть вчасні та повчальні висновки.

Встановлення пріоритетів. Точно визначте, якій справі ви віддаєте
перевагу, і, виходячи з цього, встановлюйте послідовність виконання
робіт. Вчіться відрізняти важливе від термінового і рятуйтесь від
“тиранії” негайних справ. “Тиранія” термінового виникає через забуття
пріоритетів. Внаслідок невдалого планування неважливі справи стають
терміновими. Насамперед складається перелік найбільш важливих робіт, а
потім встановлюються терміни їх виконання. Обмежуйтесь тільки дійсно
необхідним, інакше будете не в змозі використовувати свій час для
важливіших справ. Не використовуйте робочий час для особистих справ, щоб
потім не надолужувати його.

Фіксація. Фіксуйте в планах результати або досягнуті цілі, проміжні
результати, можливі проблеми. Складайте тимчасові плани на формулярах
або на спеціально розроблених картках. У такому випадку нічого не буде
втрачене і ви будете завжди мати повний огляд справ. Записуйте всі
питання, які потрібно запам’ятати, відразу, як тільки вони виникнуть.

Рутинна робота. Зарезервуйте достатньо часу для завдань, що не
потребують значної розумової зосередженості. Плануйте виконання рутинних
функцій — виділити і згрупувати окремо так звані дрібні роботи. Зберіть
усі дрібні справи і намагайтесь зробити їх швидко за один раз чи день
(час для прочитання звітів, обхід установи, пошта і т.д.).

Делегування (передоручення) справ. Із самого початку в своїх планах
необхідно встановити, яку роботу ви повинні виконувати особисто, а яку
можна передоручити (делегувати). Довіряйте іншим і делегуйте
повноваження відповідно специфіки роботи і людей. Делегуйте
непродуктивну діяльність (наприклад, на секретарів, заступників —
виготовлення ксерокопій, несуттєві збори, пошук інформації).

Вільний час, перерви. Плануйте і використовуйте з користю свій вільний
час, що дасть вам змогу розслабитись, розвантажитись справами,
заощаджувати свої сили: фізичний, емоційний, психічний потенціал.
Зробіть коротку паузу вранці для планування роботи на день. Навіть в
умовах дефіциту часу починайте робочий день із спокійного обмірковування
справ, призначених на цей день. Не робіть перерв, не викликаних
необхідністю, не витрачайте час на довгі обіди, постійні перерви на
каву, звичні святкування на робочому місці.

Час для планування і творчості. Визначений час необхідно залишити для
планової, підготовчої і творчої роботи. Знаходьте різні альтернативи,
намагайтесь мислити оперативно, за принципом “Завжди є інший, кращий
шлях”. Застосовуйте розмаїтість у виборі діяльності, методів виконання
роботи.

Стосунки з колективом. Не ходіть без потреби по кабінетах інших
співробітників, не відволікайте працівників від їх безпосередньої
роботи, не пропагуйте проведення різних заходів, що не пов’язані з
основною діяльністю. Припиніть довгі телефонні розмови, розвивайте
телефонну культуру. Уникайте порожніх розмов, базікання, що забирає
робочий час, не дає змогу сконцентруватися. Розмова повинна бути чіткою
зрозумілою, короткою, змістовно наповненою, має відчуватись впевненість,
рішучість, діловитість.

Стан здоров’я. Підтримуйте хороший фізичний та психоемоційний стан,
позбавляйтесь поганих звичок (спізнення, нестриманість, гнів,
злопам’ятність) і шкідливих (паління цигарок, схильність до алкоголю),
що забирають як здоров’я, так і частку робочого основного часу.

Чистота і порядок. Дотримуйтесь чистоти і порядку робочого місця, щоб не
витрачати час на його прибирання, раціонально використовуйте його площу,
щоб не було зайвих рухів.

Досягнення науково-технічного прогресу. Ефективно використовуйте
досягнення техніки – телефон, відео-спілкування, комп’ютер для
заощадження та ефективності використання часу.

Врахування факторів працездатності людини. Як відомо, кожна людина
володіє власним потенціалом працездатності, коли є пік та спад
особистісних можливостей. Для більшості людей має місце такий сценарій:
вранці і після обіду – пік трудової активності. На цей час необхідно
планувати найбільш складну і відповідальну роботу. Також, при плануванні
необхідно враховувати критичні дні, особисті біоритми, емоційно-вольову
сферу, ціннісний та інтелектуальний рівень.

Похожие записи