HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

Тема 3 Організація аналітичної роботи

Суть та вимоги до організації аналітичної роботи.

Етапи аналітичної роботи та їх характеристика.

Особливості складання плану аналітичної роботи.

Основні завдання та організація роботи з проведення функціонального
обстеження підрозділів виконавчої влади.

Оформлення результатів аналізу.

3.1 Суть та вимоги до організації аналітичної роботи

Організація аналітичної роботи — це сукупність заходів, що дають змогу
субординованим за рівнями керівним органам регулярно отримувати достатню
аналітично опрацьовану інформацію про стан об’єкта управління для
своєчасного прийняття зважених і дієвих управлінських рішень. Підвищення
ефективності діяльності об’єктів управління залежить від
обгрунтованості, своєчасності і цілеспрямованості прийнятих
управлінських рішень. Цього можна досягнути тільки в процесі добре
налагодженої організації аналітичної роботи. Така організація передбачає
проведення економічного аналізу за усіма чи окремими сторонами
діяльності об’єкта управління у відповідності до мети та завдань, що її
деталізують, у визначеній послідовності з залученням вичерпного складу
джерел інформації і обробки її відповідними виконавцями з використанням
діагностичного апарату та сучасних технічних засобів.

Викладений зміст організації аналітичної роботи дає змогу помітити, що
вона складається щонайменше з таких частин:

— достовірної вхідної інформації, що необхідна для підготовки вихідної,
результативної, яка має надходити до осіб, що приймають управлінські
рішення;

— програми аналізу, яка передбачає проведення аналітичної роботи за
системою показників;

— сукупності способів, прийомів, методик, технічних засобів для обробки
інформаційних потоків;

— кола виконавців аналітичної роботи.

Розглянемо дещо детальніше характеристику кожної з цих складових.

Раціональна організація аналітичної роботи для забезпечення простоти,
виключення дублювання, полегшення праці і досягнення результативності
вимагає чіткого визначення і переліку джерел інформації, що залучаються
до аналізу.

У результаті аналітичних процедур формується вихідна інформація, яка
подається на розгляд керівників у вигляді безтекстових таблиць чи
відеограм і текстових документів — аналітична або доповідна записки,
висновок-рекомендація та інших.

Для економічного аналізу характерна така риса як періодичність. Оскільки
аналітична робота повторюється щомісяця, то її організацію можна
викласти у вигляді програми. «Програма» з грецької дослівно означає
«публічна об’ява, розпорядження». У цьому розумінні вона являє собою
виклад основних положень або план діяльності.

Програма економічного аналізу спирається на систему показників, яка
може бути наскрізною чи взаємодоповнюючою, і розкриває положення про те,
хто, коли і як повинен займатися аналітичною роботою залежно від місця у
субординованій ієрархії управління . У ній має бути чітко визначена
тема, зміст і межі аналізу, а саме: мета, виконавці, джерела аналізу і
терміни виконання окремих її розділів.

Належна організація аналітичної роботи передбачає широке застосування
інструментів наукового діагностичного апарату аналізу. Цими
інструментами є способи, прийоми і методи дослідження інформаційних
потоків, що дають змогу виявити тенденції, кількісно виміряти вплив
факторів і оцінити причини зміни ситуації. Суттєве значення має
використання можливостей розмежованої обробки даних єдиної інформаційної
мережі, яка дає можливість формалізувати значну кількість методик
аналізу і користуватися ними на різних рівнях управління в
обгрунтуванні своєчасних і дієвих регулюючих та інших заходів
управлінського впливу.

Організація аналітичної роботи передбачає визначення кола виконавців.

Загалом, на практиці інформаційне забезпечення, програма аналізу,
прийоми аналізу, виконавці аналітичної роботи як складові її організації
проявляються у взаємодії, коли за певними методиками вивчаються
результати діяльності об’єкта управління.

Організація аналітичної роботи повинна відповідати таким вимогам.

По-перше, організація аналітичної роботи повинна носити науковий
характер. Практично це означає, що вона повинна базуватися на новітніх
досягненнях науки і передового досвіду, будуватися з врахуванням дії
законів в межах конкретного об’єкта управління, проводитися з
використанням науково обгрунтованих методик.

По-друге, організація аналітичної роботи повинна стати органічною
частиною службових обов’язків для спеціалістів, керівників різних
рівнів, обов’язком для всіх працівників, які мають відношення до
прийняття управлінських рішень. Звідси випливає ще один важливий принцип
організації аналітичної роботи – обгрунтований розподіл обов’язків з
проведення аналітичної роботи між окремими виконавцями. Від того,
наскільки правильний цей розподіл, залежить не тільки повнота охоплення
об’єктів аналізу, але й виключається можливість багаторазового
проведення тих самих досліджень різними особами. Це сприяє більш
ефективному використанню робочого часу спеціалістів і забезпечує
комплексність аналітичної роботи.

По-третє, аналітична робота повинна бути ефективною, це означає, що
витрати на її проведення повинні бути найменшими при оптимальній глибині
аналізу і його комплексності. З цією метою при його проведенні повинні
широко використовуватися передові методики, засоби, які полегшують
роботу аналітика.

Важливим принципом організації аналітичної роботи на підприємстві є її
регламентація і уніфікація. Регламентація передбачає розробку для
кожного виконавця обов’язкового мінімуму таблиць і вихідних форм
аналізу. Уніфікація аналізу передбачає створення типових методик і
інструкцій, вихідних форм і таблиць, стандартних програм, єдиних
критеріїв оцінки, що забезпечує порівнюваність, зведеність результатів
аналізу на більш високому рівні управління, зменшує витрати часу на
аналіз і сприяє підвищенню його ефективності.

3.2 Етапи аналітичної роботи та їх характеристика

Економічний аналіз здійснюється у декілька етапів, які розкривають
послідовність його проведення. Серед них розрізняють:

— етап підготовки до аналізу;

— інформаційний етап;

— основний аналітичний етап;

— завершальний або підсумковий етап.

На першому етапі, тобто етапі підготовки до проведення аналізу,
відповідно до мети і об’єктів дослідження складається план і детальний
графік аналітичної роботи, розробляється програма аналізу і визначаються
методики його проведення. При цьому необхідно мати на увазі, що ці
об’єкти могли досліджуватися раніше, а за матеріалами такого вивчення
приймалися рішення, вносилися рекомендації і впроваджувалися заходи. У
зв’язку з цим перед відбором об’єктів необхідно з’ясувати наступність їх
дослідження. Зокрема, необхідно виявити, у якій мірі виконано
рекомендовані заходи, яка доцільність впливу раніше прийнятих заходів на
стан цього об’єкта дослідження.

На цьому етапі також відбираються конкретні виконавці аналітичної
роботи, показники, що характеризують об’єкт дослідження і його складові,
розподіляються обов’язки між виконавцями. Від цих заходів значно
залежить успіх аналізу і його якість.

Якість аналізу, його глибину значною мірою визначає наявний
інструментарій: форми аналітичних таблиць, графіки, діаграми, розрахунки
тощо. До початку аналізу цей інструментарій мають розробити відповідні
виконавці. Згодом вони проводитимуть збір інформації для фінансового
аналізу і будуть користуватися цими підручними засобами.

На етапі підготовки також передбачаються форми участі функціональних
служб і відділів об’єктів управління у проведенні наміченої програми
аналітичної роботи.

Завершується цей етап попереднім ознайомленням з показниками діяльності
об’єкта управління. Це дає можливість попередньо оцінити стан об’єкта
дослідження, визначити вузькі місця в його роботі та вибрати напрями
аналізу.

Інформаційний етап аналітичної роботи розпочинається з уточнення
програми аналізу, тобто її коректування на особливості, що були виявлені
на підготовчому етапі. У відповідності з уточненою програмою аналізу
проводиться збір матеріалів. При цьому, чим повніше зібраний матеріал,
тим кращими будуть умови для проведення аналізу. На жаль, у проведенні
аналізу не всі зібрані матеріали однаково потрібні. Через це їх
прискіпливо відбирають, класифікують, групують, перевіряють на
достовірність тощо. Якщо зібраної інформації недостатньо, виявлено
недостовірні джерела, то організується збір додаткової інформації. При
цьому залучаються матеріали анкетування, опитування, обстеження тощо.

Основний етап аналізу полягає у систематизації інформації і аналітичній
обробці даних. Для цього заповнюються аналітичні таблиці, виконуються
розрахунки, малюються графіки і діаграми тощо. Ця обробка проводиться
таким чином, щоб можна було кількісно виміряти вплив факторів, виявити
причини відхилень від заданих чи встановлених параметрів. Відтак
вивчаються отримані матеріали. У процесі вивчення виявляються
взаємозв’язки і взаємозалежності, наступність і корелятивність між
показниками і різними факторами, що вплинули на них. Отже, аналітичний
етап дослідження охоплює систематизацію і аналітичну обробку даних за
наперед визначеними методиками.

Опісля проводиться оцінка отриманих матеріалів дослідження і виявляються
плинні та перспективні резерви поліпшення стану об’єкта управління тощо.

На завершальному етапі аналізу всі матеріали узагальнюються і
оформляються для наочного сприйняття особами, що уповноважені приймати
управлінські рішення. На цьому етапі також узагальнюються виявлені
резерви. Їх класифікація дає змогу побачити не тільки величину, але й
подумати над заходами з організації впровадження. Узагальнення і
оформлення матеріалів аналізу проводиться у вигляді безтекстових
таблиць, аналітичних записок і висновків тощо. Узагальнені матеріали
аналізу доводяться до відома керівників і виконавців.

Забезпечення своєчасності передачі доступної аналітично сформованої
інформації є запорукою прийняття зважених управлінських рішень
керівниками будь-якого рангу. Зокрема, керівники за отриманою
аналітичною інформацією знайомляться зі станом справ на окремих ділянках
роботи і досягнутими результатами, а також із заходами, котрі необхідно
здійснити для усунення причин недоліків у роботі. Неперевантаженість і
простота аналітичної інформації дає змогу швидко знайомитися з нею. Якщо
керівник погоджується з виробленими заходами, він приймає необхідні
управлінські рішення щодо їх впровадження. В іншому випадку він вносить
корективи до складу заходів або доручає зробити це відповідному
працівнику аналітичної служби. Наступність аналітичної роботи передбачає
подальше спостереження за ефектом від запроваджених управлінських
заходів і оцінку дієвості їх впливу на контрольовані показники.

3.3 Особливості складання плану аналітичної роботи

В роботі над планом аналітичної роботи необхідно розрізняти три етапи:

— огляд проблеми загалом;

— виявлення дійсного об’єкта аналізу;

— підготовка робочого плану, за яким вивчається ситуація.

1 Огляд проблеми загалом . Необхідно з самого початку представити собі
проблему у всій її повноті. Це відкриває різні нові властивості
досліджуваного об’єкта, дає змогу помітити подібність з іншими
аналогічними ситуаціями, в нашій свідомості виникають цінні міркування,
які допомагають побудувати схему роботи. Потрібно прикласти всіх зусиль
до того, щоб не піддатися першому враженню. Необхідно пам’ятати, що
враження, отримані аналітиком при загальному огляді об’єкта дослідження,
— не більше, як пропозиції, які підлягають перевірці шляхом критичного
аналізу, а в подальшому вони можуть піддаватися обмеженням або бути
відхиленими.

2. Виявлення дійсного об’єкта аналізу. Подальший крок полягає в тому,
щоб при детальному аналізі проблеми розкрити дійсний об’єкт дослідження
і ті його сторони, які нас цікавлять. Цей об’єкт є віссю, навколо якої
розміщується все дослідження. Тільки чітке і вичерпне визначення об’єкта
дослідження уможливлює запобігання непродуктивним витратам часу і сили.

Попередній аналіз ситуацій починається з визначення самої проблеми. Якщо
аналітик не знає точно, чого він прагне і яких результатів очікує від
своєї роботи, то напевно він потратить час і сили не досягнувши цінного
результату. Чимало проблем, обширних на перший погляд, при точному
визначенні об’єктів аналізу зводяться до малих розмірів, а деколи
відпадають самі собою. Маючи це на увазі, найкраще починати попередній
аналіз з найбільш ясного і чіткого формулювання проблеми в письмовій
формі.

Нерідко для визначення головного об’єкта аналізу доводиться основну
проблему розкладати на декілька дрібних цілей, пов’язаних між собою.
Коли правильно встановлені першочергові підрядні і другорядні проблеми,
головне завдання аналізу постає перед нами в реальному вигляді. Чимало
із підрядних проблем можуть бути безпосередньо і негайно вирішені і це
значною мірою спрощує вирішення головної пролеми.

Аналітик повинен не тільки уявляти собі суть проблеми і реальний об’єкт
свого дослідження, але по можливості ясно передбачати, від яких
висновків буде залежати практична цінність його праці. Дуже важливо
уміти в кожному випадку розділити висновки різного порядку. Аналіз дає
можливість викрити три різних групи висновків: загальні висновки,
висновки практичного порядку і теоретичні висновки.

Так, чітке визначення об’єкта аналізу звільняє аналітика від
непродуктивних витрат часу на збір фактів, які не мають особливого
значення для даної проблеми, спрямовує його увагу на дійсну суть питання
і вказує шлях, яким повинна проходити подальша аналітична робота.

3 Підготовка плану роботи. В результаті попереднього аналізу виникає
цілий ряд думок, пов’язаних з даною проблемою. Даний етап роботи полягає
в тому, щоб припущення аналітика піддати перевірці на фактичному
матеріалі. Збір фактичного матеріалу без попереднього судження про те,
які можуть бути зроблені висновки, не приносять особливої користі.
Звичайно, ціль дослідження – дати відповідь на конкретне запитання або
перевірити якусь пропозицію. Порівнюючи ряд фактів з ціллю розкриття
деякої істини, аналітик одночасно проливає світло на низку нових
обставин.

В процесі роботи в дослідника постійно виникають здогади або пропозиції
про можливі вирішення проблеми або про ймовірні висновки. Здогадки ці
треба фіксувати в міру їх виникнення, поки вони ще свіжі в свідомості.
Якщо в даний момент неможливо перевірити їх цінність, то в кожному
випадку аналітик ризикує забути їх або залишити без уваги.

При розробці плану аналізу ситуації корисно мати на увазі такі завдання:

Визначення аналітичного типу дослідження.

Вибір вихідної точки роботи.

Вияснення логічної послідовності окремих етапів аналізу.

Обмеження початкового замислу.

Вияснення необхідного часу і величини витрат на кожний етап дослідження.

Складання письмової програми.

Забезпечення засобами регулювання ходу робіт.

Тип дослідження

Кожен аналіз проводиться за єдиною загальною схемою. Вся різноманітність
типів дослідження зводиться в кінці кінців до більш або менш широкого
використання фактичного матеріалу та методів його збору. Дослідження,
аналогічні експерименту, повинні проводиться в лабораторії або в
майстерні; дослідження, що мають бібліографічний характер, зводяться до
використання праць попередніх дослідників; деякі дослідження потребують
опитування широкого кола респондентів. Трапляються дослідження, які
потребують використання матеріалу, отриманого методом анкетування.

У всіх випадках використовуються різні методи збору матеріалу. Правильне
уявлення про об’єкт аналізу допомагає визначити, де можна отримати
необхідну інформацію. Характер об’єкту визначає той чи інший метод збору
інформації, який в свою чергу значно впливає на робочий план
дослідження.

При складанні плану аналізу немає потреби грунтовно розглядати питання
про напрям застосування фактичного матеріалу. Достатньо намітити основні
напрямки, за якими буде проходити дослідження.

На даній стадії треба вияснити, наскільки поглиблений характер повинен
мати аналіз. Чи повинен він бути вичерпним, враховувати найдрібніші
подробиці, або ж навпаки він може обмежитися виясненням основних сторін
проблем. Розгляд цього питання приводить аналітика до розуміння про
необхідність часу, розміри грошових засобів, персональний склад
дослідників і про інші практичні умови виконання ситуаційного аналізу,
які в даний момент не можуть бути точно визначеними, але тим не менш,
повинні бути взяті до уваги.

Вибір вихідної точки аналізу

Вибір вихідної точки аналізу є, можливо, найбільш важливим рішенням,
яке приймає аналітик. Помилка в цьому питанні часто стає непоправимою
або призводити до збільшення витрат і зниження цінності роботи. Три
фактори, які здійснюють вплив на вибір вихідної точки будь-якого
ситуаційного аналізу:

— очевидні вимоги, які зумовлені особливостями самої проблеми;

— відношення даної аналітичної роботи до робіт, які проводились раніше,
ведуться тепер або будуть замовлені в майбутньому;

— професійний склад учасників роботи.

Аналіз ситуацій можна почати з тих сторін, які логічно стоять на
першому місці, відкривають найбільшу можливість досягнення сприятливих
результатів або найкраще спряють успіхові роботи загалом.

Логічна послідовність аналізу

b

d

f

j

l

I

?

»

b

d

?

&

&

gdi ?

t0thP \ R

T

&

h‰U

1 Якщо би не існувало інших проблем, крім наявної даної ситуації, і якщо
би ніякі особисті інтереси не впливали на роботу, тоді, без всякого
сумніву, вихідна точка аналізу визначалась би логічною природою об’єкта,
що вивчається. Така ситуація має місце навіть там, де наявні побічні
фактори, але вони повинні відступати перед необхідністю дотримання
строго логічної схеми або там, де проблема за своєю природою повинна
розглядатися строго теоретично. Прикладом такого підходу можуть бути
лабораторні та хронометражні дослідження або аналіз операцій, де кожен
елемент обумовлений попереднім і визначає наступний.

Але навіть тоді, коли доводиться виходити від вихідної точки аналізу,
яка фактично не є логічно вихідною, дослідник не може випускати з виду
логічну послідовність. Схема роботи повинна бути побудована так, щоб
незалежно від вихідної точки аналізу в будь-який момент можна було
повернутися до пунктів, які заслуговують на увагу, і щоб предмет був
всесторонньо досліджений навіть у тому випадку, коли робота проводилась
не в логічній послідовності.

Практично кожен метод аналізу має якийсь важливий аспект, що відкриває
найбільшу можливість практичних досягнень. При цьому треба турбуватись
про те, щоб була правильно скоординована подальша аналітична робота, в
противному разі процес аналізу буде розвиватися нерівномірно і не дасть
об’єктивних результатів. Цей момент особливо важливий в тих випадках,
коли ситуаційний аналіз проводиться за завданням сторонньої організації
або особи. В такій ситуації розумно вибрати як вихідну точку дослідження
таку сторону проблеми, яка забезпечує досягнення швидких результатів.

Ні одна проблема не стоїть окремо. Часто трапляється, що через її
зв’язок з іншими сторонами діяльності об’єкта управління доцільно
прийняти за вихідну точку аналізу таку сторону проблеми, яка не могла б
претендувати на головне значення.

Нерідко в аналітичній роботі один з її етапів займає особливе положення,
яке визначає результативність дослідження. В такому випадку
рекомендується взяти за вихідну точку аналізу якраз цю сторону проблеми,
оскільки вона забезпечує отримання найбільш швидких і корисних
результатів.

Роблячи аналіз, при дослідженні доводиться враховувати людський
фактор. Відомо, що значний вплив на аналітичну роботу здійснюють смаки і
бажання осіб, що її проводять. Так не повинно бути, але тим не менше з
таким фактом необхідно рахуватись. Неможливо дати ніяких загальних
правил відносно того, як поступати в подібному випадку. В деяких
випадках найрозумніше піти назустріч бажанням особи, яка проводить
дослідження або в ньому зацікавлена. Але в той же час схема роботи
повинна бути побудована так, щоб можна було в будь-який момент,
визначити логічну послідовність дослідження і продовжувати роботу в
правильній послідовності.

Коли знайдена вихідна точка аналізу, можна вважати закінченою
найскладнішу частину побудови попередньої схеми подальшої аналітичної
роботи. Зазвичай при правильному виборі вихідної точки аналітичної
роботи відкривається можливість розкласти подальше дослідження в
логічному порядку.

Плануючи схему аналітичної роботи, необхідно стежити за тим, щоб
зберігалась її повна координація з головним об’єктом аналізу. Роботу
вважають закінченою тоді, коли кожна її частина є логічно пов’язаною з
іншими складовими.

Обмеження початкового замислу

Будь-який ситуаційний аналіз відчуває на собі впливи, які
обмежують або змінюють його початковий замисел. Ці обмеження являють
собою щось настільки специфічне для кожної проблеми, що важко або
неможливо дати загальні правила для аналітика. При певному відчутті і
професіоналізмі аналітик сам помітить вплив цих факторів на хід його
роботи.

Врахування необхідного часу і витрат

Аналітична робота повинна бути раціональною, як і будь-яка інша
діяльність з підготовки і реалізації рішення. Потрібно ретельно
встановити тривалість часу для виконання кожного кроку дослідження.
Одночасно з цим потрібно скласти кошторис, який засвідчує ймовірну суму
витрат на кожний етап аналізу. Такий кошторис дає можливість виділити
окремі частини роботи, вибрати ті, які не відповідають очікуваним
результатам і відкласти їх виконання до більш сприятливого моменту.

Письмове викладення плану роботи

Коли попередній аналіз закінчений, його результати треба зафіксувати
для того, щоб мати визначений план, за яким повинна проводитись
аналітична робота. Ступінь деталізації плану обумовлена складністю
проблем. При нескладному дослідженні достатньо коротко викласти ціль,
очікувані етапи аналізу і вказати його протяжність, витрати і очікувані
результати. При обширному завданні, що потребує значних витрат, може
знадобитися попередня програма, яка не тільки встановлює основні етапи
роботи, але й включає свідчення про суміжні питання.

Неможливо встановити визначені правила, що стосуються обгрунтування
письмового плану. Експерт повинен керуватися власною оцінкою кожного
випадку.

Запис ходу роботи

При проведенні ситуаційного аналізу обов’язковим є ведення щоденника, в
якому б зроблене за день порівнювалось із запланованим. Такі записи
забезпечують постійний облік виконаної роботи, дають основу для точного
виміру інтенсивності роботи. Тільки точний щоденник оправдовує своє
призначення. Він набуває ще більшої цінності тоді, коли роботу почато
одним аналітиком, а закінчувати доводиться іншому. Ведення щоденника
корисне ще й тим, що стимулює енергію дослідника, спонукає його до
швидшого досягнення результатів. Ведення щоденника сприяє точному
застосуванню попереднього плану і значно підвищує шанси на досягнення
цінних результатів. Щоденник наочно свідчить наскільки плідні дії
аналітика.

Попередній план аналітичної роботи:

дає можливість огляду проблеми загалом;

допомагає встановити дійсний об’єкт аналізу;

вказує шлях для досягнення цілі;

дає матеріал для складання кошторису витрат часу і величини витрат;

встановляє певний обов’язковий стандарт виконання завдання і служить
засобом виміру успішності аналітичної роботи.

Складання плану проведення аналітичної роботи для розгляду конкретної
ділової ситуації дає можливість зробити перші загальні висновки і
рекомендації щодо їх вирішення, визначити витрати і протяжність
проведення аналізу.

Основні завдання та організація роботи з проведення функціонального
обстеження підрозділів виконавчої влади

Функціональне обстеження апаратів органів виконавчої влади проводиться з
метою удосконалення їхньої структури та підвищення ефективності роботи.

Завдання функціонального обстеження апарату конкретного органу полягають
в тому, щоб визначити:

— які конституційно та законодавчо визначені цілі поставлено перед
конкретним органом виконавчої влади і чи охоплюють їх завдання,
передбачені у положенні про цей орган;

— які функції закріплені у положенні про цей орган і наскільки вони
відповідають завданням, визначеним в інших актах законодавства;

— якою мірою положення про структурні підрозділи органу виконавчої влади
відповідають положенню про цей орган, чи повністю повноваження цих
органів забезпечують виконання функцій, покладених на них;

— якою мірою посадові інструкції відповідають положенням про орган та
його структурні підрозділи, професійно-кваліфікаційним характеристикам
посад державних службовців, а також реально виконуваній роботі;

— чи потребують уточнення перелік завдань і функцій даного органу, а
також структура його апарату та кадровий склад.

Цілі діяльності органу виконавчої влади визначаються Конституцією та
законами України, указами Президента та постановами Кабінету Міністрів
України. Завдання конкретизують цілі органу і, як правило, є цільовою
функцією структурного підрозділу, реалізація якої має забезпечити
досягнення мети діяльності. Функцією слід вважати таку діяльність, яка
пов’язана з отриманням чітко визначеного кінцевого результату, який
прямо відображає досягнення завдань органу виконавчої влади.

Згідно з Указом Президента України від 11 лютого 2000 року № 208/2000 та
відповідним дорученням Кабінету Міністрів України проведення
функціонального обстеження апаратів забезпечують керівники центральних
органів виконавчої влади. Для проведення функціонального обстеження
наказом керівника органу створюється робоча група на чолі з його
заступником, відповідальним за роботу апарату, у складі керівників
кадрової та юридичної служб, фахівців структурних підрозділів.

Робоча група:

— складає графік функціонального обстеження, який затверджує керівник
центрального органу виконавчої влади (при цьому слід врахувати, що
обстеження має здійснюватися в певній послідовності, яка, проте, не
виключає паралельної роботи);

— аналізує законодавчі та інші нормативно-правові акти, що визначають
сферу діяльності органу, його організаційно-правовий статус, цілі,
завдання та функції, порівнює їх з документами, які передбачають
розподіл повноважень між структурними підрозділами і посадовими особами;

— аналізує розподіл обов’язків між керівником та заступниками керівника
органу виконавчої влади;

— готує звіт про підсумки функціонального обстеження апарату та
пропозиції щодо можливих змін в його організаційних структурах,
удосконалення відповідних нормативно-правових актів;

— готує проект інформації Головдержслужбі про результати
функціонального обстеження.

Функціональне обстеження центральних органів виконавчої влади
пропонується здійснити нормативним методом, тобто шляхом вивчення стану
правової регламентації цілей, завдань і функцій конкретного органу
Конституції та Законів України, актів Президента України та Кабінету
Міністрів України, які безпосередньо чи опосередковано впливають на
сферу діяльності цього органу. Порівняння визначених актами
законодавства цілей, завдань і функцій та закріплених у Положенні про
даний орган завдань та функцій дасть можливість зробити висновок про
повноту охоплення Положенням конституційно та законодавчо визначених
завдань.

За підсумками функціонального обстеження центрального органу
виконавчої влади робоча група складає звіт, в якому відображаються:

-пропозиції щодо удосконалення структури центрального органу виконавчої
влади на підставі аналізу законодавчих та нормативно-правових актів, що
визначають організаційно-правовий статус центрального органу виконавчої
влади;

— кількість обстежених об’єктів, проаналізованих посадових інструкцій.
Пояснення про причини необстеження окремих управлінь, відділів та інших
структурних підрозділів, посадових інструкцій окремих працівників.
Вносяться пропозиції щодо змін і доповнень до положень про управління,
відділи, інші структурні підрозділи, посадових інструкцій державних
службовців, розподілу обов’язків між підрозділами та працівниками,
усунення дублювання на підставі обстеження структурних підрозділів
центрального органу виконавчої влади;

— пропозиції про удосконалення розподілу обов’язків між керівником і
заступниками керівника.

За підсумками функціонального обстеження видається наказ керівника
центрального органу виконавчої влади, в якому передбачаються заходи з
усунення виявлених недоліків, удосконалення структури центральною органу
виконавчої влади, приведення положень про структурні підрозділи у
відповідність до вимог чинного законодавства, перегляд посадових
інструкцій та приведення їх у відповідність з типовими професійними
характеристиками. Підсумки функціонального обстеження обговорюються на
засіданнях колегій, нарадах керівників структурних підрозділів.

ІІісля завершення функціонального обстеження апаратів органів всіх
рівнів керівник центрального органу виконавчої влади подає
Головдержслужбі інформацію про проведену роботу.

За таким же порядком подається інформація про обстеження апаратів,
створених у складі цього центрального органу виконавчої влади урядових
органів, а також зведена інформація про обстеження апаратів
територіальних органів.

3.5 Оформлення результатів аналізу

Узагальнення результатів економічного аналізу здійснюють на практиці у
різній формі залежно від того, на якому управлінському рівні, хто і з
якою метою його проводив. Сукупність матеріалів аналізу, в яких
віддзеркалюється комплекс показників, що стисло висвітлюють результати
аналізу, називають аналітичною інформацією. Для того, щоб матеріали
аналізу були корисними для керуючої системи і дієвими у регулюванні
соціально-економічних процесів, необхідно добитися такого узагальнення
аналітичної інформації, яке забезпечило б повноту оцінки і висновків,
наочність і своєчасність отримання цієї інформації, її відповідність
запитам будь-якої управлінської ланки.

Найважливішою формою узагальнення значної частини матеріалів аналізу є
аналітичні таблиці. При цьому аналітичні таблиці є не тільки технічним і
організаційним засобом збору і обробки даних, але й засобом узагальнення
резервів і оформлення результатів. Вони формуються машинним способом у
вигляді відео- або машинограм і вручну. Їх форма і зміст має відповідати
вимогам повноти віддзеркалення ситуації чи процесу за системою
взаємопов’язаних показників, правильного групування і доцільної
послідовності вивчення окремих сторін діяльності об’єкта управління. В
аналітичних таблицях обраховують вплив факторів і узагальнюють резерви.

З метою унаочненого зображення результатів економічного аналізу як
доповнення до аналітичних таблиць, а інколи й замість них використовують
графіки, кругові, секторні, стрічкові, стовпчикові та фігурні діаграми,
монограми тощо. Ці засоби у яскравій і привабливій формі зображують
зв’язки між окремими показниками і розкривають їх структуру, унаочнюють
порівняння.

Аналітичні таблиці, графіки, діаграми, розрахунки, зведення впливу
факторів та резервів є суттю аналітичної інформації. Ця інформація
відрізняється від джерел аналізу за обсягом і характером. Вона є стислою
за формою і комплексною за змістом, а це дає змогу використовувати її
безпосередньо в управлінні під час прийняття управлінських рішень.

Форма узагальнення аналітичної інформації залежить від місця, часу і
мети проведення економічного аналізу. Відповідно результати аналізу
можуть оформлятися у вигляді аналітичних записок, пояснювальних записок,
доповідних, рапортів, висновків-рекомендацій, довідок тощо.

Пояснювальна записка складається в кінці року і прикладається до річного
звіту. Вона характеризує позитивні зрушення, недоліки і суттєві
упущення, що стосуються усіх сторін діяльності об’єкта управління і
підзвітних йому установ за звітний період.

Аналітична записка подібна за змістом до пояснювальної, але вона
складається за матеріалами тематичного аналізу або за результатами
роботи об’єкта управління щонайменше за місяць, квартал чи півріччя.
Зміст аналітичної записки такий.

Записка розпочинається із загальної характеристики дотримання об’єктом
управління нормативних вимог і зміни результативних показників порівняно
з попереднім періодом. Дальше наводиться оцінка динаміки змін і
відхилень від нормативів, розрахунки взаємозв’язку і взаємодії окремих
факторів, їх впливу на ефективність діяльності об’єкта управління.

Аналітичні розрахунки у записках подаються у вигляді таблиць, які
поміщаються у тексті чи у вигляді додатків за текстом. Пояснення
аналітичних таблиць найчастіше розпочинається з їх підсумків. Після
загальних висновків за підсумком таблиці переходять до висвітлення
окремих показників. Текстові пояснення містять важливі висновки, що
зумовлені даними таблиці, і розкривають взаємозв’язки її показників. У
результаті описують причини відхилень чи динаміки змін за показниками і
вказують на резерви поліпшення діяльності.

Завершальна частина записки містить головні висновки з проведеного
аналізу, підрахунок виявлених резервів, пропозиції щодо їх впровадження,
варіанти заходів з поліпшення діяльності об’єкта управління. При цьому
пропозиції мають бути конкретними, адресними і обгрунтованими.
Розроблені заходи за внесеними пропозиціями повинні супроводжуватися
чітким визначенням термінів і осіб, що відповідатимуть і будуть
контролювати їх запровадження на практиці.

У внутрімісячному економічному аналізі складання аналітичних записок не
практикують. Матеріали аналізу узагальнюються у вигляді аналітичних
таблиць і графіків, що постійно повторюються, різних зведень, довідок,
які подаються керівникам різних рангів об’єкта управління. Це дає змогу
проводити за даними аналітичних таблиць безтекстовий аналіз. Особливо
ефективними результати аналізу є в умовах функціонування АРМ
спеціаліста-аналітика чи керівника субординованих рівнів управління
об’єктом.

Питання для розгляду та обговорення

Зміст організації аналітичної роботи.

Сформулюйте основні складові частини аналітичної роботи .

Обгрунтуйте вимоги до організації аналітичної роботи.

Особливості складання плану аналітичної роботи.

Завдання, які ставляться перед складанням плану аналітичної роботи.

Мета складання плану аналітичної роботи.

Суть поняття «функціональне обстеження».

Особливості проведення функціонального обстеження працівників органів
влади.

Склад і функції робочої групи, яка створюється для проведення
функціонального обстеження.

Обгрунтуйте необхідність узагальнення аналітичної інформації.

Похожие записи