HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

РЕФЕРАТ на тему:

Організація робочого місця державного службовця

1. засади організації робочого місця та праці державного службовця

2. планування та обслуговування робочого місця державного службовця

3. Вимоги до раціональної організації робочого місця державного
службовця

4. Напрямки поліпшення умов праці державного службовця на робочому
місці

1.засади організації робочого місця та праці

державного службовця

Робоче місце є первинною ланкою організаційної структури кожної
установи, а процес праці – це завжди сукупність визначених дій
працівника на цьому місці. Безсумнівним є той факт, що продуктивність
праці прямо пропорційно залежить від організації того місця, де
виконується дана робота.

Ефективність діяльності державного службовців значною мірою залежить від
того, наскільки організоване їх робоче місце, настільки відповідає воно
їх посадовим обов’язкам та вимогам сучасних інформаційних технологій,
рівню посади, наявності чи відсутності підлеглих, складу та змісту
виконуваних посадових обов’язків і функцій. На сьогоднішній день у
державних органах України працює 276599 осіб державних службовців та
98948 посадових осіб органів місцевого самоврядування (станом на кінець
2007 року за матеріалами Головдержслужби України). Їхня діяльність у
питанні організації праці регулюється законодавчими нормативними
документами:

Закон України «Про державну службу» (16 грудня 1993 року);

Наказ Міністерства праці та соціальної політики України 28.01.2005  N 55
«Рекомендації з організації праці державних службовців в органах
виконавчої влади»

Постанова Кабінету Міністрів України від 13 травня 2004 року „Про стан
виконавської дисципліни в органах виконавчої влади і заходи щодо її
зміцнення»

Концепція адаптації інституту державної служби а Україні до стандартів
Європейського Союзу, схвалена Указом Президента України від 5 березня
2004 року №278.

Програма розвитку державної служби на 2005—2010 роки, затверджена
постановою Кабінету Міністрів України від 8 череня 2004 року №746.

Питання, які розглядаються цими документами стосуються подальшого
вдосконалення організаційно-правових питань підвищення службової,
виконавської дисципліни та ефективності праці державних службовців,
надають організаційно-методичну допомогу керівникам державних органів з
питань організації праці та організації робочих місць державних
службовців. Окрім цього, вони передбачають організацію праці та
організацію робочих місць державних службовців крім керівного складу
вищого рівня органів виконавчої влади, призначення на посаду яких
передбачається відповідними актами законодавства, указами Президента
України, постановами Кабінету Міністрів України, контроль діяльності
яких здійснюється безпосередньо Головним управлінням державної служби
України.

Організація робочого місця – сукупність заходів щодо обладнання робочого
місця засобами і предметами праці і їх розміщення у визначеному порядку.
Організація робочого місця державного службовця є важливою складовою
організації праці. Раціональна організація робочих місць має своєю метою
створення умов для високопродуктивної праці, якісного виконання
посадових обов’язків і забезпечення найкращих комфортних умов праці для
державних службовців.

Організація робочого місця являє собою складний процес. Схематично його
можна зобразити так:

Важливою складовою робочого місця є його оснащення, що є сукупністю
розміщеного тут основного й допоміжного устаткування, технологічного та
організаційного оснащення. Типовими основними видами оснащення робочого
місця є такі:

— основне технологічне обладнання, призначене для виконання основної
роботи на даному робочому місці;

— допоміжне обладнання, устаткування;

— технологічне оснащення — робочі та вимірювальні інструменти,
пристосування, запасні частини, канцелярське приладдя та ін.;

— робоча документація і спеціальна література — інструкції, технологічні
карти, довідники, посібники;

— організаційне оснащення — робочі меблі, столи, стільці, шафи стелажі,
інші засоби та пристосування для розміщення технологічного оснащення;

— засоби безпеки — огорожі, засоби індивідуального захисту,
протипожежної безпеки, вентиляції та ін.;

— засоби освітлення, зв’язку та сигналізації;

— господарські засоби.

Засоби оснащення поділяють на постійні та тимчасові. Постійні засоби
оснащення є на робочому місці завжди, незалежно від виду та характеру
робіт. Тимчасові, на відміну від постійних, надаються робочому місцю для
проведення одноразових або випадкових робіт.

Раціональний розподіл праці є однією з функцій організації, яку виконує
керівник органу державної влади або його структурного підрозділу.
Організація робочих місць передбачає розподіл і кооперацію праці
державних службовців, вибір раціональної системи і методів праці
працівників, добір та розстановку кадрів, організацію робочих місць та
створення нормальних умов праці, автоматизацію управлінських робіт.
Також враховується рівень посади службовця, наявність чи відсутність
підлеглих, склад і зміст виконуваних посадових обов’язків і функцій,
горизонтальні й вертикальні організаційні та інформаційні зв’язки тощо.
Розподіл праці здійснюється за такими категоріями працівників: керівник
та його заступники, головні спеціалісти, спеціалісти за категоріями,
технічні службовці. Зазначений поділ є досить умовним, оскільки
працівники одних категорій дуже часто виконують функції працівників
інших категорій, суміщають функції.

Організація робочого місця повинна відповідати вимогам сучасних
інформаційних технологій. Це питання вирішується шляхом створення
автоматизованого робочого місця у вигляді системи методичних, технічних,
програмних засобів з використанням комп’ютерів останніх поколінь.
Головне призначення автоматизації — гнучкість функцій користувача в
реальному вимірі часу. Завдяки їй державний службовець має завжди під
рукою доступ до великої кількості довідкової, статистичної, оперативної
інформації, швидко обробляє документи, друкує тексти, обмінюється
інформацією з іншими відділами та установами, користується електронною
поштою тощо.

Завдання раціональної організації робочих місць включає в себе не тільки
облаштування його всім необхідним відповідно до змісту та характеру
роботи, яка виконується, але й раціональне його розміщення, створення
комфортних умов праці, зручності. У процесі виконання своєї роботи
службовець працює проводить прийом відвідувачів, спілкується з
персоналом, працює з документами, на комп’ютері, користується телефоном,
факсом, модемом, технікою для розмноження документів. Його праця – це
безліч різних рухів, простих та складних, таких, які виконуються лише
один раз, та таких, які повторюються багато разів, які потребують уваги
або виконуються автоматично. Досить часто роботу службовця вважають
легшою порівняно з іншими видами праці тільки тому, що його робота дуже
часто виконується сидячи. Але сидяча робота сама по собі є стомлюючою
через те, що пов’язана з постійною статичною напругою м’язів та багатьма
іншими шкідливими для організму явищами, які виникають через відносно
нерухливе положення тіла. А це напряму впливає на якість, ефективність
роботи. Ось чому праця державного службовця потребує розумного підходу,
раціональності.

Одним з чинників ефективної організації праці державних службовців є
використання робочого часу. Тривалість робочого часу державних
службовців визначається нормативно-правовими актами у сфері праці з
урахуванням особливостей, передбачених Законом України „Про державну
службу». Нормальна тривалість робочого часу — сорок годин на тиждень. З
метою своєчасного і якісного виконання своїх трудових обов’язків
державний службовець може епізодично працювати понад норму робочого
часу. Крім того, відповідно до статті 20 Закону України „Про державну
службу” для виконання невідкладної і непередбачуваної роботи державні
службовці зобов’язані за розпорядженням керівника з’являтися на службу у
вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується
відповідно до чинного законодавства. За рішенням керівника державні
службовці можуть бути відкликані із щорічної або додаткової відпустки.
Частина невикористаної відпустки, яка залишилася, надається державному
службовцю у будь-який інший час відповідного року чи приєднується до
відпустки у наступному році.

У підвищенні ефективності організації праці державних службовців важливе
значення відіграє поведінка керівника, організація його особистої праці
та її продуктивність, методи та стиль керівництва. Значна частка
недоліків в організації управлінської праці зводиться, як свідчить
практика управління, до втрати робочого часу керівниками та їх
підлеглими.

Організовуючи свою працю, керівник повинен уникати надмірного
перевантаження і одночасно забезпечити чіткий ритм у роботі підлеглих з
найбільш ефективним завантаженням їх роботою. Завдання та обов’язки
державного службовця мають відповідати завданням і функціям структурного
підрозділу та вимогам типової професійно кваліфікаційної характеристики
відповідної посади та змісту посадових інструкцій державних службовців.

Керівник визначає відповідальних на певній дільниці роботи та доручає
своїм безпосереднім заступникам їх виконання, залишаючи за собою
найбільш важливі справи. Заступники керівника аналогічним чином
розподіляють роботу між працівниками. Таким чином, обсяг робіт з
управління поступаючи зверху до низу зменшується, і на кожному щаблі
управління залишається такий обсяг робіт з управління, який під силу
виконавцям. Цей процес на практиці отримав назву «делегування” завдань
та обов’язків. У результаті делегування здійснюється розподіл праці в
системі управління. За кожним державним службовцем закріплюється
конкретний обсяг роботи та визначається її зміст. У цьому процесі
важливого значення набуває знання керівником особистих ділових
здібностей та інтересів працівників, їх компетентності в тих чи інших
питаннях, що має важливе значення для чіткої та ефективної організації
праці в тій чи іншій державній структурі. Тільки за цих умов він зможе
ефективно використовувати свою кваліфікацію та інтелектуальні здібності,
мати повну уяву про діяльність довіреного йому структурного підрозділу
та одночасно звільнятися від вирішення другорядних питань, які
потребують досить значного робочого часу і можуть бути виконані
підлеглими.

Передаючи певну частку обов’язків та повноважень своїм підлеглим
керівник не може відповідно звільнитися від відповідальності за
результати роботи. Він несе відповідальність не тільки за особисті
результати, а й за результати праці своїх підлеглих.

Ще одним з принципів організації праці державних службовців є її
планомірність. Планомірність забезпечує керівник, який організовує
відповідну систему виконання управлінських робіт і гарантує, що жодне
завдання або питання не залишиться поза увагою. Це дозволяє заздалегідь
відокремити головні питання від другорядних, раціонально завантажити
роботою державних службовців, запобігати виникненню критичних ситуацій у
ввірених підрозділах.

Організація праці повинна опиратись і на мотивацію, як фактор підвищення
ефективності управління, систему комплексного впливу на персонал,
установу, сферу діяльності, державу, в результаті якого підвищується
ефективність їх діяльності, що в свою чергу, позитивно впливає на
функціонування окремого працівника, установи, сфери діяльності, так і на
рівень державного управління та соціально-економічного розвиту країни в
цілому.

Основою планування управлінської діяльності є чітка реєстрація завдань,
розробка та систематичне уточнення планів роботи, що забезпечить
рівномірність виконання функцій, ефективне використання робочого часу як
керівника, так і його підлеглих; ліквідацію або зменшення до мінімуму
робіт, що повторюються; дублювання; ефективний розподіл праці державних
службовців; ефективний контроль за виконанням завдань і функцій.

Складанню планів роботи передує попередній аналіз завдань і документів
за їх змістом, трудомісткістю та послідовністю їх виконання та картотека
завдань з урахуванням термінів їх виконання. Робочий план повинен
пов’язуватися з планом роботи його структурних підрозділів та бути
реальним з урахуванням резерву часу на виконання непередбачених завдань
та робіт.

Найкращий варіант розумного підходу до організації робочого місця, як і
в інших сферах діяльності, може бути визначений лише за умови детального
аналізу тієї роботи, яка виконується службовцем. Для аналізу змісту
роботи, використання засобів праці, якими облаштоване робоче місце,
можуть використовуватись: хронометраж, циклограми, кінозйомка,
мікроелементне нормування, визначення енерговитрат тощо. Аналіз
використання засобів праці формує базу для нормування праці. У свою
чергу, використання наукового методу нормування праці дозволяє отримати
необхідну інформацію для раціонального облаштування робочого місця. При
нормуванні праці використовують найчастіше метод експертного нормування.
Він полягає у формуванні нормативів групою висококваліфікованих
фахівців-експертів на основі оцінки потенціалу працівника, кількості та
якості праці, виходячи з особистого досвіду у виконанні даної роботи чи
наукового прогнозу. Правочинність оцінок експертів перевіряється
методами рангової кореляції.

Можливість перевірки результатів експертного опитування за допомогою
методів рангової кореляції і математичної статистики дозволяє уникнути
суб’єктивності у визначенні витрат праці працівниками та дозволяє
істотно знизити трудомісткість збору й обробки даних. У процесі аналізу
з’ясовується, коли і на що нераціонально витрачається час: далеко від
столу розміщена шафа з документами (щоразу необхідно встати, щоб знайти
та дістати необхідні документи), чистий папір лежить не з тієї сторони
столу, де стоїть принтер (зайві рухи).

Основними параметри, коефіцієнтами, що оцінюють робочі місця, їх
правильну організацію є :

коефіцієнт організації робочих місць;

коефіцієнт оснащеності робочого місця.

Коефіцієнт організації робочих місць (КРМ) використовується для оцінки
відповідності типовим проектам наявної організації робочих місць в тому
чи іншому підрозділі підприємства та розраховується за формулою:

де Нт – кількість місць, що відповідають типовим проектам;

Н – загальна кількість робочих місць на даній дільниці.

Коефіцієнт оснащеності робочого місця (КОР) характеризує ступінь
фактичної оснащеності робочого місця технологічною оснасткою,
інструментами, засобами, документацією тощо у порівнянні з вимогами,
передбаченими технологічним процесом або проектом розраховується за
формулою:

де Іф – фактична кількість одиниць технологічної оснастки, інструментів,
засобів тощо, що використовуються на робочих місцях;

І – кількість одиниць оснастки, інструментів тощо, передбачених для
використання на тих самих робочих місцях за технологією (проектом).

Цей показник характеризує також рівень організації робочих місць.

Атестація робочих місць є складовою програми вдосконалення процесу праці
в кожній установі. Робоче місце вважається атестованим, якщо повністю
відсутня оцінка з нульовим значенням, в кожній групі чинників не має
більш однієї оцінки із значенням 0,5; середній коефіцієнт в кожній з
комплексних груп чинників не є нижчим значення 0,9.

Загальна оцінка стану робочого місця К3аг є середньоарифметичною від
трьох груп чинників і розраховується за формулою:

,

де К1, К2, К3 – середні атестаційні коефіцієнти по кожній групі
чинників: техніко-технологічні, організаційно-економічні та
соціально-трудові.

До ідеї розрахунків раціональної організації робочого місця та його
оснащення багато хто відноситься досить скептично, хоча проведені
експерименти показали, що якщо відмовитись від використання
канцелярських папок із зав’язками, економиться до одного тижня робочого
часу в рік, це той час, який витрачається на зав’язування стрічок.

2.планування та обслуговування робочого місця державного службовця

Найважливішим елементом організації робочого місця є його планування,
тобто оптимальне розташування в межах робочого місця устаткування,
оснащення, меблів, світильників, матеріалів та інших засобів, необхідних
для виконання роботи. Планування передбачає доцільне просторове
розміщення у горизонтальній і вертикальній площині засобів виробництва,
необхідних для здійснення трудового процесу.

Раціональне планування робочого місця — основа ефективних методів і
прийомів праці, бо виключає або зводить до мінімуму зайві й
нераціональні рухи робітника, економить його енергію. Основою планування
робочих місць слугують схеми розміщення співробітників, меблів і
технічних засобів у приміщенні. Планування робочих місць здійснюється
виходячи з площі приміщень, числа співробітників, нормативу площ на 1
співробітника, проектованих меблів і устаткування. Загальна і корисна
площі будинку, а також планування кімнат визначається по робочих
кресленнях будинку, число співробітників визначається штатним розкладом
підприємства.

До проектування робочих місць на практиці пред’являються визначені
вимоги, що частково можуть бути виражені в кількісних показниках –
нормах і нормативах, а частково піддаються лише якісному опису. У
процесі планування робочого місця має неабияке значення розроблення
проекту організації робочого місця, який включає наступні розділи:

Зміст праці (що і за допомогою чого робиться).

Технологічні, інформаційні й інші зв’язки.

Ескіз розміщення устаткування.

Забезпечення необхідними ресурсами.

Господарське і технічне обслуговування.

Кваліфікаційні й освітні вимоги до працівника.

Внутрішнє планування робочого місця має забезпечувати:

зручність робочої пози службовця;

мінімізацію витрат робочого часу на виконання закріплених посадових
обов’язків;

зручність зберігання і пошуку документів та іншої інформації;

безпеку праці;

зручність роботи з відвідувачами.

Серйозні вимоги до організації робочих місць на науковій основі
вимагають значних витрат від установ на проведення відповідних
психофізіологічних, ергономічних досліджень, чого багато організацій не
може собі дозволити через брак коштів. У той же час робітники, зайняті
на виконанні однорідних виробничих операцій, працюють приблизно в
однакових умовах і на продуктивність їх праці впливають одні й ті ж
чинники. Саме тому виникла ідея розробляти типові проекти організації
робочих місць, що є головним елементом упорядкування управлінського
процесу, удосконалювання управлінської праці.

Ініціаторами розробки таких проектів були у колишньому Радянському Союзі
в 60-ті роки новосибірські підприємства, а уже на початку 90-х років
лише у промисловості зусиллями наукових установ було створено понад 4
тис. типових проектів організації робочих місць, що дало змогу
організувати на високому рівні працю понад 70% працівників підприємств.
Вважають, що впровадження типового проекту стимулює зростання
продуктивності праці робітників на 5 — 6%, та службовців — на 4 — 5%.

Паспорт (типовий проект) робочого місця службовців включає наступні
розділи:

призначення і загальні характеристики;

штатний розпис підприємства;

положення про оплату праці;

схема монтажу технічних засобів;

інструкції з експлуатації;

нормативи управлінської праці;

планування робочого місця;

меблі, устаткування і технічні засоби;

функціональні обов’язки (основні елементи роботи).

Основні рішення проекту в стислій формі містяться у карті організації
праці, до проекту додаються схеми, креслення, переліки потрібного
устаткування, оснащення.

З типовими проектами організації робочих місць безпосередньо пов’язаний
другий за масштабністю й значенням захід — атестація робочих місць. Під
атестацією робочих місць розуміють їх комплексну перевірку на
відповідність технічним, економічним, організаційним і соціальним
вимогам.

Суть атестації і раціоналізації робочих місць полягає у тому, що
періодично (щороку або раз на 2-3 роки) проводять їх комплексну
перевірку, виходячи з вимог типових проектів організації робочих місць,
технологічних карт, досягнень передового досвіду. Робочі місця
атестуються за трьома групами питань:

— оцінюється технічний рівень обладнання і прогресивність технологій, що
застосовуються, їх відповідність найвищим досягненням у цій галузі по
продуктивності, якості продукції, витрачання сировини, матеріалів,
палива, енергії; перевіряється стан технологічного оснащення,
контрольно-вимірювальних приладів, оправданість рівня механізації праці;

— дається оцінка організаційному рівню робочого місця на його
відповідність вимогам типових проектів організації робочих місць. При
цьому аналізують кількість якість оснащення робочого місця,
раціональність його планування; відповідність форми організації праці
технологічному процесу, кваліфікації робітника і складності виконуваних
ним робіт; якість діючих норм, ефективність використання робочого місця
в часі; коефіцієнт змінності, зайнятість робітника продуктивною працею
протягом зміни;

— оцінюються умови праці та рівень її безпеки шляхом перевірки
відповідності санітарно-гігієнічних умов (стан повітряного середовища,
шум, вібрація, загазованість, освітленість та ін.) нормативним вимогам;
вивчається відповідність виробничого процесу і його оснащення стандартам
безпеки та нормам охорони праці; важкість та монотонність праці,
забезпеченість працівників спецодягом і спецвзуттям, засобами
індивідуального та колективного захисту.

Роботу з атестації робочих місць в організації організовують і проводять
спеціальні атестаційні комісії з числа найкваліфікованіших фахівців і
керівників. Персональний склад комісії та терміни проведення цієї роботи
затверджуються наказом керівника підприємства. Крім визначення стану
робочих місць атестаційними комісіями, водночас робиться й оцінка
робітників, зайнятих на цих робочих місцях.

Кожне робоче місце в організації чи структурі не є ізольованим, воно
активно взаємодіє з іншими робочими місцями та структурними підрозділами
згідно з установленими поділом і кооперуванням праці. Робоче місце є
невід’ємним елементом організації діяльності державного службовця,
споживає різноманітні ресурси, потребує пильної уваги з боку керівників
та допоміжних служб.

Організація робочого місця як процес формування виробничого середовища
для працівника триває обмежений час, після чого робоче місце починає
функціонувати на створеній матеріально-технічній базі. Обслуговування
робочого місця як процес задоволення його поточних потреб повторюється
щоденно, тому воно має бути під постійним контролем з боку керівництва.

Обслуговування робочих місць складається з таких функцій:

— виробничо-підготовчої — комплектування предметів праці, видача
виробничого завдання й технічної документації, проведення виробничого
інструктажу (виконують розподілювачі робіт, диспетчери, майстри і
технологи);

— інструментальної;

— налагоджувальної;

— налагоджування;

— контрольної;

— транспортно-складської;

— підтримання у робочому стані основного та допоміжного устаткування;

— енергетичної;

— ремонтно-будівельної;

— господарсько-побутової.

На практиці застосовуються три основних види систем обслуговування
робочих місць — централізована, децентралізована й змішана.

При централізованій системі обслуговування усіх робочих місць
здійснюється єдиними функціональними службами підприємства. Це дає
можливість ефективно використовувати робочий час робітників у галузі
обслуговування, спеціалізувати їх на виконанні певних робіт,
механізувати цю працю, концентрувати їхні зусилля, при необхідності,
певних ділянках.

Децентралізована система обслуговування вимагає створення функціональних
допоміжних служб у кожному виробничому цеху (інструментальна,
транспортна, дільниця налагодження тощо), підпорядкованих керівництву
цього підрозділу.

Найпоширенішою є змішана система, що передбачає виконання частини
функцій обслуговування централізовано (наприклад, транспортної,
енергетичної, ремонтно-механічної, технологічного контролю), частини —
децентралізовано (наприклад, налагоджувальної, інструментальної).

Незалежно від прийнятої системи обслуговування може застосовуватися одна
з трьох форм організації робочого місця: чергове обслуговування,
планово-запобіжне обслуговування, стандартне обслуговування.

Весь комплекс обслуговування робочого місця державного службовця з
деякою мірою умовності можна звести до виконання чотирьох груп функцій.

1. Планово-розподільча група функцій включає:

організацію поділу й кооперування праці службовців;

планування діяльності службовців, видачу їм разових завдань і доручень;

приймання виконаної роботи й оцінювання її якості;

організацію матеріального і морального стимулювання праці;

періодичну атестацію.

Планово-розподільчі функції здійснюють переважно керівники структурних
підрозділів.

2. Група функцій інформаційного забезпечення передбачає:

своєчасне і повне надходження виробничої, статистичної, правової,
науково-технічної, соціологічної, політичної, метеорологічної та іншої
інформації (залежно від сфери діяльності органу управління та займаної
державним службовцем посади);

бібліотечне й архівне обслуговування;

інструктування і консультування;

забезпечення комп’ютерними програмами;

підготовку і проведення методичних нарад;

навчання на робочому місці.

Цей комплекс обслуговування забезпечують керівники підрозділів,
функціональні служби, бібліотека, архів; у реалізації даної групи
функцій беруть участь фахівці, залучаються зовнішні організації. Для
інтелектуальної діяльності державного службовця якісне інформаційне
забезпечення має неоціненне значення. У цій справі не може бути
другорядних завдань, усе має свою вагу, тому будь-яке нехтування
своєчасністю і якістю інформаційного обслуговування, намагання заощадити
кошти може призвести до вкрай негативних наслідків.

3. Група функцій матеріально-технічного забезпечення зводиться до
планомірного постачання робочих місць службовців засобами праці:

папером;

канцтоварами;

теками;

записниками;

календарями;

витратними матеріалами до технічних засобів.

Норми витрат матеріалів і спеціалізовані заявки складають керівники
підрозділів за участі відповідних фахівців. Реалізацію заявок забезпечує
господарський відділ.

4. Група функцій забезпечення сприятливих умов праці включає такі види
обслуговування:

підтримання сприятливих санітарно-гігієнічних умов праці (опалювання
приміщень, освітлення, кондиціонування повітря);

ремонт і утримання в чистоті службових і допоміжних приміщень;

організацію раціонального режиму праці й відпочинку;

організацію харчування;

медичне обслуговування;

запобігання конфліктам, підтримання хорошого соціально-психологічного
клімату в колективі.

Ці функції забезпечують керівники підрозділів, господарський відділ,
служба громадського харчування, медико-санітарна служба.

3. Вимоги до раціональної організації робочого місця

державного службовця

Важливість правильної організації робочого місця викликана тим, що на
роботі людина проводить третину свого свідомого життя. Продуктивна праця
у сфері управління може бути забезпечена за рахунок дотримання простих
правил організації робочого місця, планування робочих приміщень,
створення комфортних умов праці й сприятливого психологічного клімату.
Для підтримання високої працездатності, запобігання професійних
захворювань на робочих місцях у службових приміщеннях мають бути
створені і підтримуватися сприятливі санітарно-гігієнічні умови праці
(належні температурний режим, певна вологість, провітреність приміщення,
вирішення питань акустики та рівня шумів, рівень освітлення та зоровий
комфорт), а також чистота і порядок. Хорошому настрою працівників сприяє
також естетичне оформлення інтер’єрів, хороший соціально-психологічний
клімат у колективі. Від того, яким чином організоване робоче місце,
багато в чому залежить ефективність праці керівників усіх категорій,
незалежно від тієї посади, яку вони обіймають.

Ряд вимог, насамперед в галузі санітарії, техніки безпеки, правил
експлуатації устаткування тощо, є обов’язковими, і за їх порушення
керівник може понести відповідальність аж до карної. Інші вимоги
відносяться поки до бажаних (естетичність, ергономічність тощо), але їх
дотримання чи недотримання безпосередньо відбивається на продуктивності
праці, а тому для установи має життєво важливе значення.

Звернімо увагу основні на вимоги до раціональної організації робочого
місця, що стосуються робочого місця, його комфорту, естетики, кольорової
гамми, організації приміщень, кабінетів, наявних меблів, офісної
техніки, освітлення, вентиляції та температурного режиму, гучності
звуку, порядку і чистоти.

Робоче місце

Робоче місце – певним чином організована просторова зона, обмежений
простір, оснащений необхідними матеріальними засобами і технікою, у
якому здійснюється трудова діяльність працівника чи групи працівників,
де вони виконують свої посадові обов’язки. Робоче місце є первинною
ланкою організаційної структури кожної організації.

Розглядаючи загальні питання організації праці, необхідно передусім
звернути увагу на те, на скільки робоче місце відповідає основним
вимогам, яким чином облаштоване, відповідність розмірів меблів до
кабінету, працівника, естетики.

Планування робочого місця полягає у визначенні: площі під кожне робоче
місце, взаємного розташування робочих місць у службовому приміщенні,
розмірів проходів (зовнішнє планування), а також порядку взаємного
розташування предметів оснащення в межах робочого місця (внутрішнє
планування). Відстань між робочими місцями повинна бути 0,79 — 0,9
метра. Кожне робоче місце має свою робочу зону – частина простору,
обмеженого крайніми точками досяжності рук і ніг працюючого зі зрушенням
на один-два кроки від умовного центру робочого місця.

Організація приміщень, кабінетів

Загальна площа службового приміщення визначається відповідно до
кількості місць, габаритними розмірами меблів і обладнання та повинна
передбачати мінімум витрат часу на обмін необхідною інформацією між
співробітниками підрозділу, вільний підхід до засобів оргтехніки,
дотримання вимог санітарних норм.

Організація приміщень і умов роботи в них повинні враховувати, що
технологія керування припускає постійне спілкування і контакти
співробітників, у тому числі й зі сторонніми особами. Планування
службових приміщень включає розподіл структурних підрозділів по кімнатах
і таке розміщення в них меблів і устаткування, що запобігає втраті часу
на зайві переміщення, забезпечує економічне використання площ і зберігає
здоров’я.

Розподіл приміщень в установі повинен забезпечувати прямоточність руху
потоку документів й іншої інформації, виключати зайвий перетин і
повернення до вихідних чи проміжних пунктів. Для того щоб цього досягти,
працівників чи підрозділи, що постійно контактують один з одним,
розміщають поруч; працівників і підрозділи, рівною мірою обслуговуючих
всіх інших, – на однаковій відстані від них; працівників і під
організацію робочого місця керівника.

Розміщення співробітників може здійснюватися відповідно до двох
принципів: зального і кабінетного. Загальний припускає використання
окремих кабінетів на 1–3 чоловік, малих кімнат – на 4–10 чоловік і
великих – на 11–30 чоловік з урахуванням можливостей організації і
необхідного набору засобів управлінської праці. Кабінет створює
конфіденційну, відокремлену обстановку, необхідну для роботи зі
складними закритими документами, додає власникам особливий статус, але
не зручний для проведення великих нарад, колективної роботи.

&

?

?

3/4

A

E

?

U

Ue

TH

i

?

????%??

th

? ® ? 8

B

R

?

ho

hE

??&?

h

??

hE}

h

??????c?ся під постійним контролем керівника, співробітники отримують
велику робочу зону, розміщуються в цілому відповідно до «технології»,
тому скорочуються маршрути переміщення і документальні потоки. При
зальному плануванні завдяки постійному зоровому контакту полегшується
спілкування, знижується потреба в нарадах. За допомогою перегородок
кожному можна зробити свій «кабінет», однак у залах у цілому важче
зосередитись, більше спокус відволіктися на сторонні справи і розмови
(слабкіше проявляється статус індивіда, нечітко визначаються межі
робочих місць), вища стомлюваність. Перегородки створюють сприятливу
обстановку для співробітників відділу, у яких свій «осередок».Також
істотно підвищують ефективність використання площ одно- або двостулкові
розсувні (відкоти) двері. Вони можуть бути влаштовані в непрозорих,
засклених, комбінованих офісних перегородках. Горизонтальні жалюзі,
вбудовані в скління перегородок і дверей, дозволяють досягти візуальної
ізоляції, коли це необхідно. У той же час керівник підрозділу може
вільно спостерігати за роботою відділів і служб, а також дисципліною
праці.

Навіть у найменшому офісі є приймальня, кімната персоналу, кабінет
керівника, зона для нарад. Для кожної з вказаних зон приблизно
розраховані мінімальні площі і планувальні рішення, що дозволяють
уникнути психологічного дискомфорту. Так, площа приймальні залежить від
щоденної кількості відвідувачів, але не може бути менше 10 м2. Часто,
замість традиційної кімнати-приймальні, влаштовується сектор “reception”
у відкритому просторі офісного приміщення, обов’язково у поєднанні з
роздягальнею або шафою для одягу.

При плануванні розміщення службовців доцільно відразу визначити, хто з
керівників підприємства і його заступників буде мати окремі кабінети.
Начальникам відділів краще сидіти безпосередньо у відділах: це поліпшить
керованість і дисципліну.

Площа приміщення повинна відповідати діючим санітарним нормам і
специфіці роботи. Загальна потреба в площах визначається виходячи з
розмірів об’єктів, що повинні розміщатися на ній. Площа робочого місця
має вирішальне значення, тому що її заниження скорочує ефективність
роботи, а завищення призводить до надлишку збережених матеріалів,
накопичення мотлоху і також погіршує роботу. Об’єм службового приміщення
в середньому на одного працівника має бути не менше 15 м2, а площа
робочого місця, обмеженого стінами, не менше 4,5 м2.

Меблі

Не останню роль у забезпеченні ефективності управлінської праці відіграє
вигляд кімнати, де працює службовець. Багато що тут залежить від меблів,
які є візитною карткою кабінету. До комплекту меблів для обладнання
робочих місць у залежності від характеру роботи належать письмові столи,
крісла, шафи.

Поверхня меблів повинна відповідати гігієнічним та психофізіологічним
вимогам, тобто бути твердою та рівною, покриватися лаком або іншим
матеріалом, що виключає сліпучі виблиски від сонячного, денного та
штучного світла. Сучасні естетично красиві й екологічно чисті меблі
створять комфортні умови праці й уявлення про благополуччя установи,
його господарів. Найкраще обладнати кабінети меблями недорогими, з ДСП,
покритими спеціальним захисним пластиком.

Крім основного столу, робоче місце може бути оснащене невеликими
спеціальними столиками для технічних засобів управлінської діяльності –
телефонів, комп’ютера, факсів тощо. У цілому цей комплекс має вигляд
букви Г чи бумеранга, що дозволяє найбільш найекономніше використовувати
площу.

Для роботи в кабінеті краще використовувати двотумбові чи однотумбові (з
лівосторонньою тумбою) столи з шухлядами різних розмірів (для папок,
канцелярського приладдя і поточних паперів). Поверхня столу повинна бути
твердою і гладкою, з дерева із середнім ступенем полірування. Скло
використовувати недоцільно, оскільки відблиски стомлюють і мають не
завжди естетичний вигляд. Для керівника розмір столу складає 150×90 см,
для фахівця 135×80.

Стіл керівника, зазвичай, розташовується позаду не тільки через
зручність спостереження за підлеглими, але й щоб їм не заважати,
оскільки він є «найвідвідуванішим» у підрозділі.

Столи бажано розгорнути в одному напрямку, так, щоб співробітники не
дивилися в обличчя один одному чи в стіну, оскільки це не тільки не
етично, але ще й стомлює. Положення працівника обличчям до вікна
небажане, а спиною – неприпустиме, тому що виникає осліплення чи
затінення. Тому робочі столи найкраще розташовувати перпендикулярно до
вікон на деякій відстані від опалювальних приладів.

Якщо в кімнаті недостатньо місця, щоб поставити столи на значній
відстані один від одного, їх найкраще розмістити поруч. Варто врахувати,
що угруповання столів по 4 скорочує необхідну для них площу на 14–31%. В
ідеалі між столами потрібно зберігати проходи, що створюють умови для
більш зосередженої роботи. У випадку, якщо має місце чітка послідовність
робіт, столи доцільно розміщувати в шаховому порядку. При цьому потрібно
враховувати і таку психологічну деталь, що люди краще взаємодіють з
тими, хто сидить навпроти або через одного.

Раціональне положення тіла працівника значною мірою визначається вибором
крісла. Висота сидіння повинна забезпечувати положення ліктів рук дещо
вище поверхні стола, а ноги повинні мати опору. Робоче крісло має бути
стійким та відповідати таким умовам:

а) сидіння має регулюватися за кутом нахилу та висотою відповідно до
висоти робочої поверхні та зросту працюючого (від 370 до 800 мм від
підлоги); рекомендована ширина сидіння 370-400 мм, глибина — 370-420 мм,
передній край сидіння — скошений та закруглений;

б) висота спинки має регулюватися у межах 150-180 мм від поверхні
сидіння, ширина спинки — не менш 300 мм, форма спинки має бути
пристосованою до форми спини людини та регулюватися за кутом нахилу;

в) поруччя мають бути регульованими за висотою та вертикальним кутом
нахилу;

г) зовнішній вигляд і кольорове оздоблення мають відповідати вимогам
технічної естетики, стилю.

Устаткування і меблі колективного користування розставляють так, щоб до
них було зручно підходити. Це забезпечується за рахунок видалення зі
службових приміщень усього зайвого і збереження оптимальної ширини
проходів. Так, для однієї людини він повинен бути не менше 60 см, для
двох – 80, для трьох – 110 см, бажана ширина проходу між столом і
стінкою – 65 см; між столами – 55 см; між столами, що стоять вряд – 70
см; між столами з проходом між ними – 90 см; відстань від столу до шафи
з документами не повинна перевищувати 130 – 180 см. У цілому для
забезпечення вільного переміщення персоналу рекомендується залишати для
проходів 15% площі при зальному плануванні і 20% – при кабінетному.

Не шкодуйте грошей та обладнайте всі приміщення офісними меблями, у
крайньому разі ті підрозділи, де співробітники працюють з клієнтами,
відвідувачами. Гнітюче враження залишає відвідування кабінетів
керівників з подряпаними старими столами, протертими до дір кріслами,
старими шафами, невдало підібраними аксесуарами, дешевими шторами,
попільницями, наповненими недопалками.

Офісна техніка

Робоче місце державного службовця може бути оснащено комп’ютерною
технікою. Сучасному державному службовцю будь-якого рангу важко уявити
свою роботу без компю’тера, адже він є надійним помічником у службовій
діяльності – чи службову пошту подивитись, чи нормативні документи
швидко знайти в інтернеті, чи навіть роздрукувати потрібний документ
тощо. Це може бути чи настільний комп’ютер чи лептоп (ноутбук), і
останній, звичайно, є більш ергономічнішим, мобільним, зручнішим. Все
залежить від потреб людини, матеріальних можливостей, іміджу, поглядів
на сучасність. Однак, як показують спостереження, у багатьох кабінетах
службовців, навіть високопосадовців ця офісна техніка розміщена будь-як
і будь-де. Ось певні пропозиції, що стосуються того, як розміщувати
комп’ютер, на якому він столі має бути, які думки є щодо комп’ютерного
стільця.

Робоче місце за комп’ютером повинне забезпечуватись правильним не різким
освітленням. Джерела світла треба розташовувати ліворуч від комп’ютера.
В залежності від функцій роботи, комп’ютер змає находитись або
безпосередньо в робочій зоні службовця, або в місці, до якого було б
зручно дотягнутися.

Комп’ютер необхідно поставити так, щоб працювати на ньому було легко й
безпечно. Для цього треба правильно підібрати висоту стільниці.
Оптимальний варіант – стіл з регульованою висотою в межах 680-800 мм.
Висота стола, що рекомендується — 725 мм. Також необхідно відрегулювати
висоту стільця, щоб ноги з комфортом розміщалися під столом і не
затікали. Монітор повинен бути вилучений від очей на 60-70 см., причому
не рекомендується стан його постійного включення (краще перевести його в
позицію «stand by»). Положення екрана вважається правильним, якщо він
коштує вертикально або відхилений від вертикалі назад на кут 5-7°.
Рівень очей повинен перебувати по центрі екрана або на висоті, рівним
двом третинам відстані від нижньої границі до центра. Щоб виконати всі
ці вимоги, деякі виробники комп’ютерних столів оснащують їх спеціальними
моніторними полицями-підставками, регульованими по висоті. Клавіатуру
необхідно розмістити подалі від краю стільниці, щоб кисті рук не
зависали в повітрі, а лежали на поверхні стола, інакше можна одержати
розтягання кистей.

Комп’ютерний стіл відрізняється від звичайного стола наявністю
спеціальних відділень для монітора, системного блоку, висувної панелі
під клавіатуру й мишу. Ці «дріб’язки» дозволяють зробити робоче місце
компактним і зручним. Для порівняння: спробуйте розставити всі елементи
комп’ютера на звичайному письмовому столі. Ви переконаєтеся, як жадібно
вони «пожирають» вільний простір. Але ж, як правило, треба зручно
розмістити не тільки всі складові комп’ютера, але й масу периферійних
пристроїв — принтер, сканер, стабілізатор напруги, численні кабелі. І,
нарешті, стіл повинен забезпечувати гарну вентиляцію всіх компонентів
комп’ютерної системи, оскільки, перегріваючись, вони працюють
нестабільно або взагалі псуються. Використання комп’ютера та принтера
пов’язане з необхідністю підведення електромережі до робочого місця,
заземлення і обумовлює певні вимоги до робочого місця, що також не слід
забувати.

Сучасний стілець для роботи за комп’ютером являє собою досить складний
механізм. Бажано, щоб спинка мала анатомічну форму, що враховує будову
людського тіла. Стілець повинен бути підйомно-поворотним, регулюватися
по висоті й кутам нахилу сидіння й спинки, а також відстані спинки від
переднього краю сидіння. Переважно напівм’яке й повітропроникне
покриття. У дорогих моделях при зміні нахилу спинки крісла нахил сидіння
автоматично міняється, знову ж у строгій відповідності з вимогами
ергономіки. Саме відповідність меблів антропометричним розмірам людини
забезпечує оптимальне робоче положення, комфорт і мінімізацію
навантажень, а будь-яка невідповідність їх робить розумову працю важкою,
знижується продуктивність, працівник швидко втомлюється.

Усі ергонометричні та функціональні параметри комплексу обладнання
робочого місця меблями і офісною технікою складають єдину систему
взаємозв’язку та взаємовпливу.

Окрім комп’ютера, структурні підрозділи можуть, а подекуди — повинні
бути забезпечені принтером, факсом, ксероксом, телефонним та електронним
зв’язком. Однією з проблем у колективі є використання службового
телефону для особистих бесід. Особливо грішать цим деякі жінки, які,
приходячи на роботу, починають інструктувати домашніх, як готувати їжу,
уроки, потім переходять до відвертих бесід з подругами тощо. У
будь-якому випадку адміністрація повинна рекомендувати співробітникам
нетривалі й нечасті особисті телефонні переговори, інакше телефон буде
закритий для клієнтів і зовнішнього середовища.

Наявність іншої побутової техніки в кабінеті (холодильник, мікрохвильова
піч, телевізор, DVD, проектор тощо) вказує не тільки на особливості
роботи, але й говорить про статус, достаток, можливості службовця.
Важливо, щоб уся підібрана техніка була зручною, ефективною,
потребованою, а не слугувала виключно доповненням до меблів чи вказувала
тільки на матеріальну заможність.

Комфорт робочого місця

Комфорт праці випливає з ергономіки робочого місця і раціонального
планування простору приміщення в цілому. Основа останньою — ділення на
робочі зони так, щоб кожен співробітник працював максимально ефективно і
сам по собі, і в команді.

Максимального комфорту і мінімального стомлення можна досягти в тому
випадку, коли правильно підібрані за розміром стіл і стілець для
співробітника. Нормальна висота робочої поверхні столу при роботі
службовця залежно від його зросту повинна складати 70 – 75 см, що є
рекомендованим європейськими нормами.

Серед столів найбільш ергономічною і зручною визнана криволінійна кутова
форма. За рахунок угнутості велика частина їх площі виявляється
використовуваною, оскільки потрапляє в зону обхвату руками людини, рівну
35-40 см. Але якщо край столу закруглений дуже плавно або його поверхня
Г-подібної форми, то доведеться тягнутися за паперами. Площа стільниці
хорошого столу не може бути менше 1 м2.

Висота стільця повинна бути в діапазоні від 40 до 45 см. З огляду на
різний ріст співробітників найкраще використовувати офісні крісла із
сидіннями, що піднімаються. При цьому, як вказують медики, спеціалісти з
охорони праці сидіти на дерев’яному стільці довго є шкідливим для
організму. На табуреті або звичайному стільці без шкоди для здоров’я
можна провести не більше 15-45 хвилин в день, в залежності від пози,
манери сидіння, віку, Сидіння, що зводить ризик до нуля, повинне бути
забезпечене підлокітниками і підголовником, що знімають навантаження з
м’язів плечового поясу. Пружна спинка анатомічної форми зменшує
навантаження на хребет. В результаті конструкція рівномірно підтримує
тіло за всією площею його зіткнення з кріслом. Головна вимога для
«сидячого місця» — це зручність і нешкідливість для здоров’я. На догоду
цьому нерідко жертвують будь-якими естетичними міркуваннями.

Раціональне планування забезпечує економію робочих рухів у зоні
діяльності – просторі, в межах якого людина може виконувати роботу, не
рухаючись в горизонтальній чи вертикальній площині, наприклад, сидячи за
письмовим столом. Максимальна зона діяльності охоплюється витягнутими
руками, тобто складає близько 1,5 м, а нормальна – припускає можливість
працювати кистями рук і пальцями при фіксованих ліктях і дорівнює
приблизно 1 м. Предмети та засоби праці повинні розміщуватись з
урахуванням цієї зони досяжності працівника. Згідно з постулатами
наукової організації праці, працівник повинен тримати речі в одному й
тому самому місці, папери, з якими ще не працював співробітник, – зліва,
ті папери, які вже опрацьовані – справа, телефон – зліва, щоб лівою
рукою можна було взяти слухавку, а правою записати необхідну інформацію
тощо.

Для повноцінної, зручної роботи службовця також необхідні різного роду
надбудови, лотки, підставки, а також інші функціональні аксесуари. Але
важливо не захаращувати ними стіл. Краще скористатися навісними полицями
або тумбочками на колесах, які допоможуть організувати робоче місце за
принципом “все під рукою”, коли необхідні для щоденної роботи полиці,
тумби, шафи знаходяться на відстані витягнутої руки.

Для забезпечення комфортності, що досягається певною оперативністю,
державний службовець повинен мати в робочій зоні вільний доступ до таких
довідкових матеріалів:

— тлумачний словник термінів відповідної галузі;

— довідники з чинного законодавства;

— орфографічний словник;

— довідкові книжки з адресами та телефонами працівників, діяльність яких
пов’язана з цією установою;

— карткові покажчики до збірників постанов та розпоряджень уряду,
наказів органу виконавчої влади тощо;

— фахову літературу;

— періодичні видання з напряму діяльності;

— сучасну літературу з питань економіки та науково-технічної інформації;

— навчально-методичну літературу із сучасних форм і методів аналізу
соціально-економічної ситуації;

— нормативно-правову базу (електронна форма).

Колірна гамма робочого приміщення, кабінету

Колірним рішенням інтер’єрів робочих приміщень чи кабінетів часто
приділяється другорядне значення. Тим часом, колір — одне з
найважливіших джерел інформації. Він перенасичений символічними і
емоційними якостями і настільки сильно впливає на психічний і
фізіологічний стан людини, що ігнорувати його значення неможливо.

При виборі колориту кабінету не варто керуватися тільки особистими
смаками і пристрастями (звичайно, якщо він не особистий). Він здатний
вирішити багато проблем, але при непродуманому використанні може,
навпаки, створити їх.

Теплі кольори діють збудливо, тонізують, підвищують працездатність.
Холодна гамма розширює простір, допомагає зосередженості і
самопоглибленню.

Коричневий колір сприяє поліпшенню виконавських функцій, синій підвищує
активність головного мозку і знижує апетит, жовтий і оранжевий
піднімають настрій і стимулюють виникнення нестандартних рішень, зелений
і блакитний заспокоюють, дозволяють зосередитися.

Довга дія червоного викликає збудження, перехідне в агресивність, але
його невеликі акценти розбудять активність співробітників. Рожевий колір
надмірно розслабляє. Фіолетовий і чорний пригноблюючий діють на психіку.
Білий — нейтральний, дає відчуття чистоти.

Якщо вікна у приміщенні виходять на сонячний бік, то стіни краще
фарбувати у прохолодні тони: блакитний, зеленуватий, салатовий. Для
приміщень з вікнами, орієнтованими на північ, північний захід, північний
схід більше підходять кольори теплої гами: жовтуватий,
світло-помаранчевий, піщаний. Підлога, незалежно від матеріалу, з якого
її зроблено, повинна мати темніший колір, ніж стіни.

Також варто враховувати інші тонкощі. Чим вище інтелектуальний рівень
співробітників, тим більше складні відтінки вони віддадуть перевазі.
Тяга до спокійних кольорів збільшується з віком. Важливі і особливості
темпераменту. Флегматики тонізують акценти червоного і оранжевого,
холериків заспокоїть синій-зелена гамма.

За допомогою кольору можна змінювати сприйняття простору і візуальних
деталей. Якщо приміщення мале, у ньому дуже багато людей, то можна
запропонувати розширити його площу світлими холодними тонами —
сіро-блакитними, водяно-зеленими, світло-коричневим. Якщо ж приміщення
дуже велике, то кольори можуть вирішити і цю проблему. Так звана “тиха”
гамма — ненасичені холодні: світло-синій, сірий. Спокійна гамма
пастельних тонів понизить стомлення від натовпу.

Освітлення

Світло регулює всі функції людського організму і впливає на
психологічний стан і настрій, обмін речовин, гормональний фон і розумову
активність. Людина 80–90 % інформації сприймає органами зору, тому до
освітлення приміщення в цілому і кожного робочого місця зокрема
ставляться жорсткі вимоги. Правильна освітленість приміщень – фактор
створення комфортних умов, сприятливого клімату і здоров’я
співробітників. Пряме світло без абажурів викликає подразнення очей,
слабка освітленість веде до їх швидкого стомлення, відбите світло від
полірованих поверхонь столу і шаф викликає роздратування.

Найздоровішим світлом залишається природне, денне. Найкраще
розташовувати столи так, щоб нормальне денне світло падало ліворуч від
робочого столу прямо на нього.

Для забезпечення рівномірності та незмінності освітленості на протязі
робочого дня рекомендується штучне освітлення (загальне та місцеве).
Світло від ламп має ще ряд важливих особливостей — наприклад,
тепловіддачу. Іноді в приміщенні неможливо знаходитися із-за жару, що
виходить з-під ламп. Тому дуже важливо вибрати правильний тип лампи для
кожного окремого випадку. Краще використовувати галогенні лампи, ніж
звичайні розжарювальні лампи “денного світла”. Їх світло природніше і
значно менше стомлює очі і нервову систему і не віддає багато тепла.

У темний час доби допомагають правильно підібрані світильники чи
настільні лампи. Встановлені такі рівні освітлення: кабінети та офіси –
200 лк, приймальні та кімнати очікування – 150 лк. Якщо вік
співробітників, які працюють у приміщенні, понад 50 років, рівень
освітлення повинен бути збільшений в 1,5–2 рази. Велике значення на
створення зорового комфорту має розподіл яскравості. Для кращого
розсіювання та відбиття світла рекомендується стелю фарбувати у білий
колір, він відбиває до 90 % світлового потоку. Стіни повинні менше
відбивати світло і мають бути темнішого кольору, ніж стеля.

Вентиляція і температурний режим

Більшу частину робочого дня службовець проводить у приміщенні, це
зобов’язує уважно ставитись до кліматичних параметрів на робочому місці
Вентиляція має важливе значення для збереження у співробітників гарного
фізичного стану і зменшує небезпеку поширення інфекційних захворювань.
Оптимальним варіантом є устаткування кожного приміщення кондиціонером чи
примусовою вентиляцією (кондиціонування, підвищує продуктивність праці
до 15%). За їх відсутності необхідно провітрювати приміщення кожні 2
години. Повітря в службовому приміщенні має бути чистим, помірно теплим.
Швидкість руху повітря в приміщенні в усі періоди року повинна
коливатися від 0,1 до 0,2 м за секунду.

Важливе значення в організації робочого місця має дотримання нормальної
температури та вологості повітря. Для розумової праці комфортним є
мікроклімат з температурою повітря у зимовий період — 18 — 20° C, у
літній — 22 — 25° C, відносною вологістю у зимовий період 45,0 — 50,0 %,
літній — 50,0 — 95,0 %. У повітрі має бути не більш 0,03 % вуглекислоти.
Дуже погано працювати в жаркому приміщенні і влітку, і взимку, тому що
підвищується стомлюваність, знижується продуктивність праці,
збільшується ймовірність простудних захворювань. Крім того, відбувається
перегрівання організму, що провокує зростання захворюваності
співробітників. Залежно від звичок співробітників і пори року
температура може підбиратися в інакшому діапазоні. Опалювальна система
повинна поширювати тепло рівномірно по приміщенню офісу, а в холодну
пору року додаткове тепло може бути отримане за рахунок кондиціонера чи
електрокаміна.

Гучність звуку

Частина співробітників, особливо тих, праця яких монотонна, бажає
працювати під музику, інша частина її не любить. Як бути? Ці питання
мають узгоджуватися всередині колективу і регламентуватися. У будь-якому
випадку, радіоприймач чи магнітофон, який голосно увімкнений протягом
усього робочого часу, негативно діє на психіку всіх працівників,
викликає передчасну втому, послаблює увагу, зменшує продуктивність
праці, негативно впливає на стан органів слуху. При роботі, що вимагає
зосередженості, у приміщенні необхідно створювати тишу, що зберігає до
20% енергії працівника. Для розумової праці допустимий високий рівень
шуму встановлено в діапазоні 50–75 децибел залежно від наявності джерел
шуму. Зменшення шуму досягається зовнішньою ізоляцією та покриттям стін
і стелі шумопоглинаючими матеріалами. Для зниження шуму в службових
переміщеннях пропонується розміщувати робочі місця співробітників таким
чином, щоб службові розмови одних працюючих не заважали іншим а також
використовувати у разі необхідності різні звукоізолюючі пристрої,
особливо у службових приміщеннях, які призначені для 10 і більше
працівників.

Порядок і чистота

Чистота на робочому місці та в службовому приміщенні загалом є важливим
елементом офісної культури і виховним чинником як для персоналу
установи, так і для відвідувачів. Чистота дисциплінує людей, спонукає їх
бути зібранішими, уважнішими щодо своєї поведінки, застерігає, що тут не
прийнято смітити, палити, залишати рештки їжі тощо.

Досліджено, що на робочому місці, столі, де споживають їжу, п’ють чай чи
каву є безліч бактерій. Жінки часто тримають у шухлядах косметику і їжу,
залишають сліди на поверхні столу від чашки з кавою, крихти, гранули
цукру, що є улюбленим місцем бактерій. Кожна п’ята, навіть ретельно
вимита чашка, містить сліди кишкової палички. Проте, найбільше мікробів
сконцентровано на телефонних слухавках стаціонарних і мобільних
телефонів – у середньому 3800 на кв.см. До порівняння, на сидінні
унітаза в туалеті міститься біля 7 мікроорганізмів на кв.см. Також,
найбільш бактерицидними зонами в службовому кабінеті чи кімнаті є ручки
дверей, поличок, шафів, вішаки, вмикачі світла та енергії, канти дверей,
столів та стільців, ручки, олівці, органайзери, пульти до техніки,
посуд, поверхні телевізора, МХП, холодильника, монітора, комп’ютерна
мишка, клавіатура, вазони, підвіконня, килими, картини, сувеніри,
література (особливо та, якою найчастіше користуються) тощо.

Дуже важливим елементом культури робочого місця є чистота повітря з
приміщенні. Деякі працівники дозволяють собі палити на робочому місці, а
за відсутності руху повітря воно швидко псується, чим такі працівники
самі собі роблять погану рекламу й шкодять здоров’ю.

На робочому столі повинні знаходитись тільки ті предмети й засоби, що
часто і постійно використовуються для вирішення основних, безпосередніх
задач. Наприкінці робочого дня стіл повинен бути абсолютно чистим в
інтересах дотримання службової таємниці. Стіл керівника чи фахівця,
завалений документами, книгами і газетами, говорить про неохайну і
неділову людину.

Усі документи (папки, папери) треба розташовувати таким чином, щоб вони
мали постійне місце і їх можна було легко знайти. Папки з постійними
документами повинні бути внесені в номенклатуру виробництва підприємства
(підрозділу), зберігатися у визначеній шафі з вільним доступом
співробітників. Папки, якими часто користуються протягом робочого дня,
розташовуються в межах робочої зони співробітника (один-два кроки).

Наприкінці робочого дня документи потрібно покласти у відповідні папки.
«Що в порядку лежить – саме в руки біжить», – говорить українське
прислів’я.

Усі технічні засоби для ручних і механізованих робіт (ручки, скріпки,
олівці, ластики, швидкозшивачі, лінійки, ножиці й ін.) найкраще
зберігати в спеціально пристосованому місці на столі – органайзері. Це
заощаджує багато часу порівняно з традиційним збереженням засобів праці
в шухляді.

Офіс повинен утримуватися в ідеальній чистоті й прибиратися двічі на
день, якщо у відділі багато клієнтів, чи один раз наприкінці робочого
дня. Для підтримки порядку адміністрація повинна заборонити в Правилах
внутрішнього трудового розпорядку паління в кабінетах, споживання їжі,
розпиття спиртних напоїв на робочому місці, збереження продуктів
харчування тощо.

Естетика робочого місця

Естетика робочого місця полягає у раціональному загальному дизайні:
поєднанні кольорів інтер’єру, робочих меблів, наявності художніх
елементів (картина на стіні), внутрішньому озелененні тощо. Приємне
виробниче середовище піднімає працівникам настрій, стимулює до
продуктивної праці. Фахівці встановили, що коли людині не затишно в
приміщенні, у неї поганий настрій, «все падає з рук», то при цьому
продуктивність праці може зменшитись на 30 і більше відсотків.

З метою поліпшення складу повітря, зменшення нервово-психічної та
зорової стомлюваності, та підвищення інтенсивності розумової праці
рекомендується провадити озеленення приміщень.

Суттєво впливає на працездатність кольорова гама приміщення та гармонія
її з освітленням та кольором меблів. На раціональну організацію роботи
керівника дуже впливає інтер’єр кімнати, в якій він працює. Щоб високу
стелю зробити нижчою, її фарбують у темніший колір і навпаки. Якщо
спеціально не потрібно підсилювати освітленість приміщення, підлогу
потрібно робити темнішою за стіни. За загальним правилом по можливості
варто уникати різких контрастів у кольорі. За допомогою кольору можна
підкреслити найбільш важливі елементи приміщень і сховати менш істотні.
Для виділення спеціального устаткування використовують, наприклад,
яскраве фарбування. Водночас, для маскування структурних елементів
застосовується колір, що є на стінах.

Культура робочого місця, виробничого середовища створюється службовцями,
спеціальними службами, а щоденно підтримувати її на належному
естетичному рівні повинні ті, хто там постійно працює.

4. Напрямки поліпшення умов праці державного службовця

на робочому місці

Працездатність кожного співробітника залежить не тільки від правильно
організованого трудового процесу, від внутрішніх відносин в колективі,
але і від того, як організоване приміщення в цілому і робоче місце
даного співробітника.

Позитивні умови праці сприяють духовному і фізичному розвитку людей,
творчості, росту продуктивності праці. Несприятливі ж викликають
перенапругу, перевтому, професійні захворювання, нещасні випадки,
знижують якість і результативність діяльності організації, призводять до
росту витрат, а отже, – до економічних збитків. Дійсно, якщо службовці
сидять у тісній, задушливій кімнаті, якщо в них старі, погано
пристосовані меблі і важко зосередитись, кілька людей говорять по
телефону, а хтось проводить мікронараду в тій же кімнаті, користі від
праці буде мало.

Дотримуючи вимоги ергономіки і приділяючи належну увагу комфорту робочих
місць, легко перетворити робочі приміщення, кабінети на місце, приємне
для кожного працівника, — свого роду другий будинок, куди службовець
приходитиме не тільки за зарплатою, але і в передчутті нової цікавої
роботи. А позитивний настрій — це нові ідеї, творчість, ентузіазм, запас
сил і енергії, що будуть спрямовуються на основну діяльність людини.
Мабуть, це і є найміцніша основа успіху установи чи організації
будь-якого типу.

Фахівці галузі організації праці розробили напрямки поліпшення умов
праці на робочому місці, врахування яких дозволить істотно підвищити
ефективність цього процесу, коефіцієнт його корисної дії. Вони
стосується питань організації робочого місця та ставлення службовця до
нього.

Питання, які стосуються робочого місця

робоче місце має бути побудоване згідно основних функцій, цілей, завдань
праці, що існують в тій чи іншій організації;

робоче місце мусить відповідати певним вимогам, встановленим чинним
законодавством і нормативам;

робоче місце повинно відповідати визначеним міжнародним стандартам
якості;

робоче місце має бути завжди готове до роботи;

робоче місце має відповідати санітарно-гігієнічним нормам і бути
безпечним для діяльності і здоров’я людини;

робоче місце повинно відповідати антропологічним особливостям службовця;

робоче місце повинно бути ергономічним, комфортним, надійним, приносити
радість і задоволення;

робоче місце повинно бути багатофункціональним;

робоче місце має бути так організоване, щоб забезпечувати економію
робочих рухів у зоні діяльності службовця;

робоче місце повинно бути інформаційно та технічно забезпечено на
необхідному рівні;

робоче місце повинно відповідати належним естетичним вимогам, бути
привабивим;

на робочому столі мають бути правильно розмішені ділові папери, офісна
техніка, канцелярія;

на службовому місці мають бути тільки необхідні речі, вони повинні
правильно зберігатись і бути у визначених для них місцях;

на робочому місці мають бути дотримані належні температурний режим,
певна вологість, провітреність приміщення, вирішення питань акустики та
рівня шумів, зоровий комфорт;

на робочому місці є неприпустимим споживання їжі, розпиття напоїв;

робоче місце повинно використовуватись суто по призначенню.

питання, які стосуються службовця і його ставлення до робочого місця:

у відповідності з чинним законодавством при прийняті на роботу з
службовцями повинні проводитися всі необхідні інструктажі по організації
робочого місця та охорони праці;

службовець повинен дотримуватись визначених правил експлуатації робочого
місця;

службовець повинен вміти і хотіти правильно організовувати своє робоче
місце;

службовець має постійно підтримувати охайність, чистоту та порядок на
робочому місці;

службовець повинен приймати участь у організаційно-технічній оснащеності
робочого місця;

службовець повинен вміти впроваджувати передові прийоми і методи праці:
раціоналізацію трудових прийомів, дій та рухів;

службовець повинен обов’язково дотримуватись діючих норм у відношенні
площі, рівня освітлення, вологості, гучності, зручності меблів,
температурного режиму що дає можливість зберегти здоров’я, а отже, й
кошти й нерви;

службовець повинен максимально та ефективно використовувати корисну
площу робочого місця.

створення сприятливих умов праці

оснащення робочого місця всім необхідним для ефективної

роботи

планування робочого місця

визначення функціонального призначення і змісту праці, тобто
спеціалізації робочого місця

Організація робочого

місця

Похожие записи