HYPERLINK “http://www.ukrreferat.com/” www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!
Реферат з менеджменту
на тему:
“Контроль – як функція менеджменту”ПЛАН
Вступ
1. Суть і зміст контролю
2. Види контролю
3. Характеристики ефективного контролю
Висновки
Список використаної літератури
Вступ
Під керуванням розуміється цілий процес, оскільки робота по досягненню
цілей за допомогою інших – це не якась одноразова дія, а серія
безперервних взаємопов’язаних дій.
Ці дії, кожне з яких саме по собі є процесом, дуже важливі для успіху
організації. Їх називають управлінськими функціями.
Кожна управлінська функція також являє собою процес, тому що також
складається з серії взаємопов’язаних дій. Процес управління є загальною
торбою всіх функцій.
Процес управління (менеджмент) має чотири взаємопов’язані функції:
планування, організація, мотивація і контроль.
Контроль для менеджера — це те, що дозволяє утримувати працівників у
певних рамках. Але це не зовсім так. Контроль – це процес забезпечення
досягнення організацією своєї мети. Процес контролю складається із
встановлення стандартів, вимірювання фактично досягнутих результатів і
коригування у тому випадку, коли досягнуті результати суттєво
відрізняються від встановлених стандартів.
Функція контролю — це здатність управління виявити проблеми і відповідно
скоригувати діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть в
кризу. Будь-яка організація, безумовно, здатна вчасно фіксувати свої
помилки і виправляти їх до того, як вони нашкодять досягненню мети
організації.
Контроль – це одне з найважливіших управлінських завдань. Єдине із
завдань, що вище рангом, – це постановка або узгодження мети. Потрібно
зазначити: якщо не доводити мету до своїх підлеглих, то й нема що
контролювати. Це стосується не тільки контролю за результатом, а й
контролю за процесом, причому останній слід здійснювати особливо уважно.
Контроль не користується любов’ю, і це об’єднує як контролерів, так і
тих, кого контролюють. Як тільки в тролейбусі з’являється контролер,
тиск піднімається навіть у тих, в кого є квитки.
Контроль не може диктуватися підозрою. Він визначається скоріше
передбачливістю і турботою, виходячи з того, що помилки властиві людям,
і при розумному підході більшість людей досягає позитивних результатів.
Контроль повинен відзначати добре зроблену роботу, яка дуже часто
залишається непоміченою.
1. Суть і зміст контролю
Що ж таке контроль? Це постійне порівняння того, що є, з тим, що повинно
бути. Це знання своєчасно повинно стати надбанням інших.
Слід сказати, що неправильний контроль викликає страх.
Є люди, які без зовнішнього контролю розслабляються, але є й такі, котрі
без керівних вказівок виконують свою роботу з надмірним педантизмом, не
рахуючись з затратами. Скажімо, через одну помилку вони змушують
передруковувати документи, розрахунки ведуть з точністю до четвертого
знака.
Слід сказати і про те, що керівник не може знати все. Тоді виникає
запитання, як контролювати роботу, в якій не все розумієш? Як
контролювати програміста, податкового інспектора, лікаря, не володіючи
цими професіями в повному обсязі? Досвідчений керівник попросить свого
співробітника розповісти про всі “чому”, “як” і “чому не так” та про всі
інші специфічні труднощі своєї діяльності так, щоб це було зрозуміло.
Досвід підказує: той, хто знає свою справу, зможе пояснити, як він її
робить.
Контроль необхідний для підтримання успіху. Іншими словами, один з
важливих аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, які саме
напрями діяльності організації допомагали найбільш ефективно досягати її
спільних цілей. Саме так малі фірми визначають, в яких галузях їм
розширюватися і укладати угоди.
Широта контролю. Контроль – це дуже важлива і складна функція
управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку слід
враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинен бути
узагальнюючим. Контроль не може залишатися прерогативою виключно
менеджера, призначеного “контролером”, і його помічників. Кожен
керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як
невід’ємну частину своїх посадових обов’язків, навіть якщо йому це ніхто
спеціально не доручав. Контроль є фундаментом процесу управління. Ні
планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна
розглядати у відриві від контролю. Контроль за результатами служить
поліпшенню, а в ідеальному випадку – оптимізації трудового процесу. Ви
виявляєте, чи було досягнуто поставленої мети, і вносите необхідні
корективи.
Будь-яке формування мети і планування ефективні лише настільки,
наскільки ефективні реалізація та завершальний контроль за виконанням.
Контроль дає можливість підвищити мотивацію праці (відчуття успіху) і
дає поштовх для нової постановки питань і проблем.
Із загальноекономічного погляду контрольну функцію менеджменту
підприємства можна зобразити так (рис. 1).
Контроль як функція самоменеджменту охоплює три завдання:
1) обмірковування фізичного стану. Що досягнуто до моменту здійснення
контролю?
2) порівняння запланованого з досягнутим.
В якій мірі досягнута поставлена мета? Які відхилення мають місце?
коригування за встановленими відхиленнями. Час, тривалість і
регулярність контролю у визначній мірі залежать від завдань, які
виконуються, і поставленої мети.
В цьому зв’язку слід розрізняти:
контроль процесу і діяльності, що здійснюється;
контроль результатів (цільовий контроль)
2. Види контролю
Попередній контроль. Деякі найважливіші види контролю організації можуть
бути замасковані серед інших функцій управління. Наприклад, планування і
створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю.
Але вони все ж таки дозволяють здійснювати попередній контроль за
діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім тому, що
здійснюється до фактичного початку робіт.
Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних
правил, процедур і ліній поведінки. Якшо писати чіткі посадові
інструкції, пояснювати мету підлеглим, то це збільшить вірогідність
того, що організаційна структура буде працювати так. як задумано. В
організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових
галузях: щодо людських, матеріальних і фінансових ресурсів.
Людські ресурси. Попередній контроль в галузі людських ресурсів
досягається в організаціях за рахунок аналізу ділових і професійних
знань та навичок, які необхідні для виконання тих чи інших посадових
обов’язків і відбору найбільш підготовлених та кваліфікованих людей.
Матеріальні ресурси. Промислові фірми встановлюють обов’язковий
попередній контроль за використанням матеріальних ресурсів. Контроль
здійснюється шляхом розробки стандартів мінімально допустимих рівнів
якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що
надходять, цим вимогам.
Фінансові ресурси. Найважливішим засобом попереднього контролю
фінансових ресурсів є бюджет (річний фінансовий план), який дозволяє
також здійснювати функцію планування. Бюджете механізмом попереднього
контролю в тому значенні, що він дає впевненість: коли організації
будуть потрібні готівкові засоби, то вони в неї будуть. Бюджети
встановлюють також граничні значення затрат і не дозволяють тим самим
будь-якому відділу або організації в цілому вичерпувати свої готівкові
засоби до кінця.
Поточний контроль. Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході
виконання робіт. Частіше всього його об’єктом є підлеглі співробітники,
а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього керівника.
Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають
і пропозицій щодо удосконалення роботи дозволять запобігти відхиленням
від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням
розвиватися, вони можуть перетворитися в серйозні труднощі для всієї
організації.
Поточний контроль не проводиться одночасно з виконанням самої роботи.
Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів, одержаних
після проведення роботи.
?
,
>
B
J
T
V
j
?
a
i
i
?
o
u
ue
*08?’EO
$
0
>
B
D
N
h
j
¤
°
I
TH
???????¤?¤?$??????. У рамках кінцевого контролю зворотний зв’язок
використовується після того, як робота виконана.
Хоча кінцевий контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на
проблеми в момент їх виникнення, все-таки він має дві важливі функції:
Кінцевий контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для
планування у випадку, якщо аналогічні роботи мають проводитися в
майбутньому. Сприяє мотивації. Якщо керівництво організації пов’язує
мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то,
вочевидь, фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно
і об’єктивно.
3. Характеристики ефективного контролю
Для того, щоб контроль міг виконати своє справжнє завдання, тобто
забезпечити досягнення мети організації, він повинен мати деякі важливі
характеристики.
1. Стратегічна спрямованість контролю.
Щоб контроль був ефективним, він повинен мати стратегічний характер,
тобто відображати пріоритети організації та підтримувати їх. Коли вище
керівництво вважає, що деякі види діяльності мають стратегічне значення,
то в кожній такій галузі обов’язково повинен бути налагоджений
ефективний контроль, навіть якщо ця діяльність важко підлягає виміру.
2. Орієнтація на результати.
Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію,
встановити стандарти і виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити
завдання, що стоять перед організацією. Контроль можна назвати
ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягає бажаної мети і
в змозі сформувати нові завдання, що забезпечать її виживання в
майбутньому.
3. Відповідність справі.
Контроль буде ефективним тоді, коли відповідатиме виду діяльності, яка
контролюється. Він повинен об’єктивно вимірювати й оцінювати те, Що
справді важливо.
4. Своєчасність контролю.
Щоб контроль був ефективним, він повинен бути і своєчасним. Своєчасність
контролю полягає не в тому, щоб часто й швидко його здійснювати.
Потрібен певний інтервал між проведенням вимірів і оцінок, які
відповідають явищу, що контролюється.
5. Гнучкість контролю.
Контроль, як і плани, повинен бути достатньо гнучким і пристосовуватися
до змін, що відбуваються.
6. Простота контролю.
Найбільш ефективний контроль — це найпростіший контроль з точки зору тих
завдань, яким він підпорядкований. Найпростіші методи контролю вимагають
менших зусиль і більш економічні. Контроль повинен відповідати потребам
і можливостям людей, які взаємодіють з системою контролю і реалізують
її.
7. Економічність контролю.
Дуже рідко намагаються досягти за допомогою контролю повної досконалості
в роботі організації. Ніколи не слід забувати, що всі затрати
організації повинні приводити до збільшення її доходів і переваг.
Затрати засобів повинні наближати організацію до мети.
Рекомендації науки про поведінку при проведенні ефективного контролю
Н’юмен сформулював декілька рекомендацій для менеджерів, котрі хотіли б
уникнути негативного впливу контролю на поведінку співробітників і таким
чином підвищити його ефективність. Це такі рекомендації:
1. Встановлюйте обдумані стандарти, які сприймаються співробітниками.
Люди повинні відчувати, що стандарти, які використовуються для оцінки
їхньої діяльності, справді достатньо повно і об’єктивно
відображають’їхню роботу. Крім того, вони повинні розуміти, чим і як
вони допомагають своїй організації в досягненні її інтегральних завдань.
Якшо ж співробітники бачать, що встановлені стандарти контролю неповні і
необ’єктивні, то вони можуть ігнорувати їх і свідомо порушувати. З
іншого боку, вони будуть відчувати втомленість і розчарування.
2. Встановлюйте двостороннє спілкування.
Якшо у підлеглого виникають будь-які проблеми з системою контролю, то у
нього повинна бути можливість відкрито обговорювати їх, не боячись, що
керівництво на це образиться. Кожен керівник, який здійснює контроль в
організації, – від президента до бригадира, – повинен відкрито
обговорити із своїми підлеглими, які значення очікуваних результатів
будуть застосовуватися як стандарти в кожній галузі контролю. Подібне
спілкування повинно збільшити вірогідність того, що працівники точно
розуміють істинну мету контролю і допоможуть встановити приховані
упущення в системі контролю, невидимі для її творців з вищого
керівництва фірми.
3. Уникайте надмірного контролю.
Керівництво не повинно перевантажувати своїх підлеглих багаточи-сельними
формами контролю, бо це поглинає всю їхню увагу і призводить до повного
безладдя і краху.
4. Встановлюйте жорсткі, але досяжні стандарти.
При розробці заходів контролю важливо взяти до уваги мотивацію. Чіткий і
зрозумілий стандарт часто створює мотивацію вже тим, що точно
каже працівникам, чого чекає від них організація. Однак, згідно з
мотиваційною теорією очікування, можна спонукати людей на роботу для
досягнення тільки тих завдань, які вони вважають реальними.
Таким чином, якщо стандарт сприймається як нереальний або несправедливо
високий, то він може зруйнувати мотиви працівників. Аналогічно, якщо
стандарт встановлений на досить низькому рівні, що досягти його зовсім
неважко, ця обставина може зробити демотивуючий вплив на людей з високим
рівнем потреб у досягненні високих результатів.
5. Винагороджуйте за досягнення стандарту.
Якщо керівництво організації бажає мобілізувати співробітників на повну
самовіддачу в інтересах організації, воно повинно справедливо
нагороджувати їх за досягнення встановлених стандартів результативності.
Згідно з теорією очікування, існує чіткий взаємозв’язок між
результативністю і винагородою. Якщо ж працівники не відчувають такого
зв’язку, або відчувають, що винагорода несправедлива, то їхня
продуктивність в майбутньому може знизитися.
Висновки
Отже, контроль – це процес, що забезпечує досягнення цілей організації.
Він необхідний для виявлення і вирішення виникаючих проблем раніше, ніж
наслідки стануть дуже серйозними, і може також використовуватися для
стимулювання успішної діяльності.
Процес контролю складається з установки стандартів, зміни фактичне
досягнутих результатів і проведення коректувань в тому випадку, якщо
досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів.
Контроль – це критично важлива і доладна функція управління. Одна з
найважливіших особливостей контролю, яку потрібно враховувати
насамперед, полягає в тому, що контроль повинен бути всеосяжним.
Кожний керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати
контроль як невід’ємну частину своїх посадових обов’язків, навіть якщо
ніхто йому спеціально цього не доручав.
Контроль є найбільш фундаментальний елемент процесу управління. Ні
планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна
розглядати повністю у відриві від контролю. Дійсно, фактично всі сморіду
є невід’ємними частинами загальної системи контролю в даній організації.
Ця обставина стані більш зрозумілою після того, як мі познайомимося з
трьома основними видами контролю: попереднім, поточним і заключним. За
формою здійснення всі ці види контролю схожі, оскільки мають одну і ту ж
мету: сприяти тому, щоб результати, що фактично отримуються були як
можна ближче до необхідних.
Попередній контроль звичайно реалізовується в формі певної політики,
процедур і правил. Передусім він застосовується по відношенню до
трудових, матеріальних і фінансових ресурсів. Поточний контроль
здійснюється, коли робота вже йде і звичайно виготовляється у вигляді
контролю роботи підлеглого його безпосереднім начальником. Заключний
контроль здійснюється після того, як робота закінчена або закінчилося
відведений для неї година.
Поточний і заключний контроль засновується на зворотних зв’язках.
Керуючі системи в організаціях мають розімкнений зворотний зв’язок,
оскільки керівний працівник, що є по відношенню до системи зовнішнім
елементом, може втручатися в її роботу, змінюючи і цілі системи, і
характер її роботи.
Список використаної літератури
Веснін В.Р. Основи менеджменту. – М., – 1997.
Галькевич Р.С. Набоков В.І. Основи менеджменту. – М., – 1998.
Герчикова І.Н. Менеджмент. – М., ЮНІТІ “Банки і біржі”, 1994.
Кохно П.А., Мікрюков В.А., Коморов С.Е. Менеджмент. – М., Фінанси і
статистика, 1993.
Ленд П.Е. Менеджмент – мистецтво управлятию. – М., – 1995.
PAGE
PAGE 13
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
