HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

КОНТРОЛЬНА РОБОТА

з дисципліни “Інформаційні системи в менеджменті”

на тему:

“Документальні інформаційні системи”

ПЛАН

Вступ

1. Сутність і значення документальних інформаційних систем

2. Особливості документальних автоматизованих інформаційних систем
(ДАІС)

3. Основні підходи до покращення вивчення документальних інформаційних
систем

Список використаної літератури

Вступ

Розвиток інформаційної діяльності, вихід до інформаційних мереж світової
інформаційної інфраструктури, обмін інформацією, створення зведених
електронних каталогів, корпоративних інформаційних мереж значно розширює
спектр прикладного використання автоматизованих документно-інформаційних
систем, робить їх застосування міждисциплінарним напрямом, необхідним
для вивчення спеціалістами, які працюють з інформаційними ресурсами
науки, культури, освіти, сфери підприємництва.

Технологія баз даних посідає особливе місце в теорії і практиці
автоматизованих банків інформації, яка включає частину розділів і
термінологію із суміжних галузей інформатики.

В теорії автоматизованих банків інформації окрема увага приділяється
документальним інформаційно-пошуковим системам, які широко
використовуються в інформаційному забезпеченні науковців, спеціалістів,
управлінських працівників.

Аналіз навчальних посібників загального характеру з інформатики і
комп’ютерних технологій, спеціальної довідкової літератури з вивчення
конкретних програмних засобів, в тому числі і систем управління базами
даних, свідчить, що існує велика прогалина у висвітленні в
навчально-довідковій літературі такого важливого розділу в галузі
вивчення основ опрацювання даних в автоматизованих інформаційних
системах, як проектування документальних баз даних відповідно до
міжнародних стандартів, які дозволяють здійснювати обмін інформацією на
міжнародному рівні.

1. Сутність і значення документальних інформаційних систем

Документальні системи зорієнтовані на обробку та зберігання документа
(порівняно великої за розміром послідовності символів), внутрішню
структуру якого система (майже) повністю ігнорує, тобто він неподільний
(атомарний) з точки зору системи. Споживачем результатів пошуку
виступає, як правило, кінцевий користувач.

При побудові баз даних потрібно враховувати, що останні можуть бути
документальними, фактографічними або змішаними. Для документальних баз
даних носіями інформації є текстові документи. В цьому випадку перелік
атрибутів перерахувати неважко — важливо встановити структуру об’єкту.

Документальні бази даних тісно пов’язані з формами представлення
документів, оскільки, як правило, необхідна інформація заноситься на
визначені форми — носії інформації. Форми можуть містити інформацію по
організації в цілому і по кожному підрозділу окремо.

Кожна форма має свій перелік статистичних даних і фактологічної
інформації, що дозволяє оптимально провести детальний економічний аналіз
стану і розвитку господарської діяльності організації, розробити і
прийняти необхідні управлінські рішення. Так, наприклад, існують форми,
в які заносяться дані про випуск і продаж продукції за встановлений
період часу; про матеріально-виробничі ресурси (запаси); про чисельність
персоналу і наявність вільних робочих місць.

Розрізняють наступні види бланків форм: форми для збереження інформації,
форми реєстрації даних, форми статистичної (фінансової) звітності, форми
обстежень. Заповнені форми зберігаються в пам’яті комп’ютера і при
необхідності можуть бути виведені на екран дисплея або отримані шляхом
роздруку на принтері.

При необхідності розмноження заповненої і збереженої в комп’ютері форми
це можна зробити з допомогою копіюючого пристрою того ж комп’ютера.
Оскільки потреби в отримуваній інформації та її зміст в управлінського
персоналу фірми постійно змінюються в залежності від внутрішніх та
зовнішніх умов, виникає необхідність в постійному уточнені і переробці
форм, які містять первинні дані.

Для роботи з формами передбачені програмні засоби систем керування
базами даних — генератори форм і звітів.

2. Особливості документальних автоматизованих інформаційних систем
(ДАІС)

Дескрипторні або документальні АІС (ДАІС) історично були першими.
Спочатку їх мовою була нічим не обмежена природна мова. Перші ДАІС були
призначені для пошуку книг та документів у бібліотеках і великих
сховищах, тому їх і почали називати документографічними.

Основним елементом інформаційного простору ДАІС була анотація або
реферат книги, документа, явища чи об’єкта. Реферат повинен
відображувати ті риси, які цікавлять користувача (як правило — людини).
В ньому виділяються слова чи слоросполучення, які в сукупності майже
однозначно (в ідеалі точно) відповідають повному опису об’єкта, крім
того, таких слів повинно бути відносно небагато.

Їх називають ключовими словами або дескрипторами. Запит для ДАІС можна
зформулювати у вигляді переліку дескрипторів, який на думку користувача
характеризує потрібний реферат, а значить, і відповідний об’єкт.
Алгоритм формування відповіді послідовно порівнює запит з кожним
рефератом і вибирає такі, що пройшли порівняння. В таких системах запит
називають пошуковим розпорядженням, а реферат — пощуковим образом.

Документальні системи мають об’єктом пошуку документ (його
бібліографічний опис, анотацію, реферат, повний текст), і маючи багато
спільного з фактографічними системами, тобто такими, у яких здійснюється
пошук різноманітних числових характеристик, фактів, даних, мають ряд
суттєвих відмінностей і специфічних вимог, які стосуються стандартизації
представленої в них інформації і вимог до програмних засобів.

3. Основні підходи до покращення вивчення документальних інформаційних
систем

Диференційований підхід до відбору змісту освіти в галузі організації
баз даних при підготовці менеджерів інформаційних систем зумовлений
специфічним предметом їх праці, структурою діяльності і кінцевим
продуктом діяльності. Тому, при визначенні концепції підготовки
спеціалістів в галузі інформаційної діяльності з вивчення організації
баз даних слід керуватись наступними положеннями:

1) наукове поняття ”база даних” відіграє важливу роль у теоретичній і
прикладній інформатиці;

2) вміння проектувати документальні бази даних на логічному і фізичному
рівнях в практичній діяльності, знання основ опрацювання інформації
засобами СУБД, які призначені для створення документальних баз даних,
має велике значення для формування спеціаліста в галузі інформаційних
систем.

Унікальні можливості як з практичної, так і з дидактичної точки зору для
отримання знань про принципи, на яких ґрунтуються сучасні автоматизовані
технології створення документальних баз даних, набуття навичок
проектування і використання документальних баз даних (зокрема
бібліографічних і повнотекстових), відпрацювання навичок стратегії
пошуку з використанням логічних (булевих) операторів, моделювання
зведеного електронного каталогу інформаційних ресурсів за допомогою
файла обміну ISO 2709, має система CDS/ISIS, яка була спеціально
створена і розповсюджується ЮНЕСКО.

A

I

??????J?J?J???H?H??????????J?J???H?H?????I

?????¤?¤?$????рмації. Система CDS/ISIS може бути використана для
різноманітних інформаційно-довідкових баз даних, довідкового апарату
щодо існуючої загальноприйнятої форми формулювання назв організацій,
імен осіб, географічних назв, їх альтернативних форм, варіантів
формулювань, які можуть зацікавити підприємства будь-якого типу, для
формування комерційних баз даних для підприємницьких структур, що
дозволить інформаційним службам широко застосовувати маркетинг
інформаційних продуктів й послуг.

Система дозволяє застосувати такі методики навчання, які надають
можливість організувати навчально-пізнавальну діяльність у вигляді
спеціальних пізнавальних завдань, які формулюються у вигляді конкретних
цільових наставлень, що дозволяє поетапно контролювати результати
навчально-пізнавальної діяльності і розвивати такі фундаментальні
мислення, функції як аналіз, синтез, узагальнення та ін.

Досвід викладання навчальних курсів, побудованих на системі CDS/ISIS,
існує в багатьох країнах світу. Зокрема, Національний центр розвитку
освіти і досліджень IDS (Institute of Development Studies,
http://www.ids.ac.uk/) у Великій Британії пропонує тритижневий курс з
вивчення системи CDS/ISIS і Web-публікацій. Цей семінар розрахований на
інформаційних фахівців, які займаються створенням і управлінням
бібліографічними базами даних з використанням пакету CDS/ISIS, і всіх
зацікавлених у доступі до баз даних, створених в CDS/ISIS по мережі
Інтернет або Інтранет з використанням протоколів WWW.

Вивчення автоматизованих технологій інформаційної діяльності з
використанням CDS/ISIS забезпечує як дидактичний принцип системності
навчання, так і міжпредметні зв’язки з іншими навчальними дисциплінами,
що необхідні для підготовки сучасних інформаційних спеціалістів:
маркетинг, інформаційний бізнес, комп’ютерно-інформаційні мережі,
менеджмент проектів автоматизації та ін.

Вивчення принципів організації баз даних органічно пов’язане з
необхідністю вирішення різноманітних завдань інформаційної діяльності і
є системою знань про принципи організації даних, надає вміння
проектування структур даних, знання стандартів, які при цьому
застосовуються, вміння вибору програмних засобів для конкретних цілей на
основі певних критеріїв. Цей інтегративний розділ є теоретичною базою
для подальшого вивчення он-лайнового пошуку в мережі Інтернет, створення
повнотекстових баз даних, вибору програмних засобів для ведення
документальних баз даних, розробки мультимедіа-інформаційних систем,
представлення інформаційних ресурсів в мережі Інтернет.

Підхід до системного навчання в галузі сучасних технологій в
інформаційній діяльності, який ґрунтується на вивченні реальних
об’єктів, розгляді їх залежностей і взаємодії, залучення та актуалізації
тих систем знань, які вже мають студенти, дозволяє реалізувати
дидактичний принцип проблемності в навчанні і відповідає рівню сучасних
вимог розвинених країн світу до знань і умінь, необхідних
висококваліфікованому фахівцю у галузі інформаційних систем.

Аналіз навчальних планів підготовки інформаційних спеціалістів в
провідних навчальних закладах – коледжах інформаційних наук,
інформаційного менеджменту і технологій західних країн свідчить, що
навчальні курси для підготовки спеціалістів побудовані з урахуванням
системного підходу до навчання, зокрема в галузі сучасних інформаційних
технологій і їх застосування до інформаційних процесів.

Серед навчальних курсів, представлених на Web-сторінках університетів
Сполучених Штатів, Канади, Великої Британії, Австралії
(http://www.cis.drexel.edu, http://info.sims.ber k ley.edu,
http://pepper.lis.utr.edu/, http://www.fis.utoronto.ca/,
http://www.bf.rmit.edu.au та ін.), наявні такі навчальні курси: “Вступ
до управління базою даних”, “Структури даних і файлів”, “ Проектування
бази даних”, “ Системи управління базами даних”.

Змістом цих дисциплін є: вступ до баз даних, управління їх проектуванням
і представленням змісту, в ивчення структур даних і організації файлів,
які використовуються при обробці інформації в інформаційно-пошукових
системах, системах обробки текстів, системах, що містять зображення,
управління записами змінної довжини; стандарти для організації
інформації: SGML, HTML, Z39.50, Z39.58, MARC, внутрішні моделі даних,
логічні моделі даних, вивчаються принципи проектування інформації і
використання систем управління базами даних, характеристика й оцінка
загальних і спеціалізованих систем управління базою даних,
адміністрування баз даних.

Висновок

Отже, можна зробити наступні узагальнення:

Проектування баз даних є складним творчим процесом, успішне здійснення
якого вимагає від виконавця високого рівня сформованості основних
прийомів розумової діяльності – аналізу, синтезу, порівняння,
абстрагування й узагальнення.

Для успішного, свідомого і творчого використання інструментарію, що
надається сучасними інформаційними технологіями опрацювання даних,
спеціалісту необхідні глибокі знання теоретичних основ, на яких
ґрунтуються ці технології, вміння досліджувати предметну галузь і
проблемне середовище створюваного банку інформації, а не тільки
володіння прийомами роботи з певним програмним засобом. Разом з тим,
студенти повинні знати функціональні можливості і призначення певних
класів програмних засобів, зокрема це стосується програмних засобів для
ведення документальних баз даних.

Документальні системи мають об’єктом пошуку документ (його
бібліографічний опис, анотацію, реферат, повний текст), і маючи багато
спільного з фактографічними системами, тобто такими, у яких здійснюється
пошук різноманітних числових характеристик, фактів, даних, мають ряд
суттєвих відмінностей і специфічних вимог, які стосуються стандартизації
представленої в них інформації і вимог до програмних засобів.

Документальні бази даних тісно пов’язані з формами представлення
документів, оскільки, як правило, необхідна інформація заноситься на
визначені форми — носії інформації. Форми можуть містити інформацію по
організації в цілому і по кожному підрозділу окремо.

При необхідності розмноження заповненої і збереженої в комп’ютері форми
це можна зробити з допомогою копіюючого пристрою того ж комп’ютера.
Оскільки потреби в отримуваній інформації та її зміст в управлінського
персоналу фірми постійно змінюються в залежності від внутрішніх та
зовнішніх умов, виникає необхідність в постійному уточнені і переробці
форм, які містять первинні дані.

Для роботи з формами передбачені програмні засоби систем керування
базами даних — генератори форм і звітів.

Список використаної літератури

Вовчак І.С. Інформаційні системи та компютерні технології в менеджменті.
Навчальний посібник. – Тернопіль, 2001. – 354 с.

Матвієнко О.В. Вимоги до функціональних можливостей програмних засобів
// Науковий вісник.- 1996.- № 4.- С.5-9.;

Матвієнко О.В. Нові інформаційні технології в документальній сфері //
Бізнес і освіта.-2001.-№2. -С.21-23.

Матвієнко О.В. Формування вимог до системи знань менеджерів
інформаційних систем // Проблеми освіти.- 2001.- № 23.- С.8-15.

Матвієнко О.В., Цивін М.Н. До питання про формат UNIMARC (критерій
вибору програмних засобів для ведення бібліографічних баз даних)//Бібл.
вісник.- 1995.- №4. — С.5-6.

Полищук Ю.М., Хон В.Б. Теория автоматизированных банков информации.-М.:
Высшая шк., 1989.-184 с.

Ситник В.Ф., Писарєвська Т.А., Єрьомін Н.В., Краєва О.С. Основи
інформаційних систем. – К.: КНЕУ, 2001. – 420 с.

Формат Unimarc/Authorities – інструмент стандартизації інформаційної
діяльності // Вісник КНУКіМ.- Серія «Педагогіка» — 1999.- №1.-С.34-38.

HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

PAGE

PAGE 11

Похожие записи