Реферат на тему:

Взаємозв’язок документології і правової інформатики в організації
інформаційно-аналітичного забезпечення управління соціальними системами

Важливим аспектом інформаційно-аналітичної роботи як функції управління
соціальними системами є її документаційне забезпечення. Як правило, в
управлінській діяльності інформація фіксується у відповідних документах.

Призначення документів полягає передусім у фіксації та збереженні
інформації, необхідної для практичного здійснення в певній сфері
управління соціальною системою. Особливість документів серед інших
носіїв інформації полягає в тому, що вони зосереджують інформацію, яка
попередньо опрацьована і яку необхідно надійно зберігати протягом
певного часу.

Варто зазначити, що дослідження документування, документообігу,
діловодства може здійснюватися в різних аспектах:

• організаційному;

• технічному;

• економічному;

• юридичному;

• математичному;

• психологічному;

• ергономічному;

• інше.

Однак це не виключає, а припускає потребу оперування загальними
поняттями. Звернемо увагу на зміст поняття «документ».

У перекладі з латинської document означає доказ, свідоцтво. Тобто за
своєю сутністю традиційно зміст категорії «документ» розглядається як
письмовий акт, який здатний правити доказом юридичних відносин чи
фактів, з наявністю яких чинне право пов’язує юридичні наслідки.

Також категорія «документ» може розглядатися як матеріалізований об’єкт
(твір), який містить, зберігає і передає деякі результати розумової
(інтелектуальної) діяльності людини, свідомо (або підсвідомо) закріплені
(зафіксовані) будь-якими засобами.

У Законі України «Про інформацію», в ст. 27, подано юридичне визначення
категорії «документ», що повинно розглядатися як загальний семантичний
стандарт у всіх сферах соціального управління.

Документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання,
зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на
папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

У контексті інформаційно-аналітичного забезпечення робота з документами
є одним із головних напрямів функціонування будь-якого органу управління
соціальною системою. Раціоналізація документування та документообігу як
складових документології — важлива передумова практично всіх напрямів
управлінської діяльності. Незалежно від того, які функції управління
розглядати, завжди виникає проблема фіксування їх та обліку у певній
формі через спеціальні реквізити, які перетворюють просте відображення
інформації в документ.

Практика вимагає удосконалення документування та документообігу лише
одним методом — машинним. Машинне опрацювання документів висуває власні
вимоги до системи документування та документообігу, не залишаючи місця
для попередніх традиційних «паперових» форм і технологій. Тому перед тим
як безпосередньо досліджувати питання документування і документообігу,
звернемо увагу на ті передумови і причини, які дають змогу
використовувати методи інформатики для раціоналізації роботи з
документами.

Передусім звернемо увагу на причини актуалізації попередніх етапів
інформатизації у сфері документування та документообігу.

Першою причиною, звичайно, є ускладнення функцій управління, динамічні
зміни в системі та структурі органів управління соціальними системами.
Це безпосередньо відображається на ускладненні діловодства та
документообігу зростанням кількості документів і підвищенням вимог до
їхнього складання, оформлення, операцій щодо опрацювання.

Другою причиною слід назвати масовість зайнятості роботою з документами
працівників. Практично опрацюванням документів у будь-якому органі
управління соціальною системою зайнятий весь персонал. Оволодіння
засобами раціоналізації роботи з документами на основі здобутків
інформатики скорочує час на їх складання і опрацювання, дає можливість
працівникам приділяти більше уваги головним функціям за посадою.

Ми не поділяємо думки тих дослідників, які вважають, що діловодство,
документообіг, документологія в апараті управління — це галузь занять
допоміжного технічного персоналу. Працівник, незалежно від посади,
мусить мати достатній мінімум знань щодо документологи про те, що
вважається діловодством, документом, документообігом, щоб правильно
орієнтуватися в необхідній інформації, правильно складати різні
документи, оцінювати їхню юридичну силу тощо.

Але найважливіше — кожен працівник повинен бути готовим через документи
вступити до діалогу з автоматизованою (комп’ютерною) інформаційною
системою, опанувати комп’ютерні інформаційні технології «електронного
офісу».

Третьою причиною є потреба забезпечення якості документів, їх
правильного оформлення на машинних носіях. У зв’язку з цим практика
управлінської діяльності перед інформатикою ставить завдання:

• неправильно оформлений документ не повинен проходити в автоматизовану
базу даних;

• машинний контроль (тобто відповідна комп’ютерна програма контролю)
повинен припинити подальшу роботу з неправильно оформленим документом;

• при необхідності автоматично повинно проводитися оповіщення виконавця
про недоліки у формуванні документа.

Ергономічні дослідження свідчать, що при ручному опрацюванні даних
працівники часто фізично не в змозі проконтролювати правильність
оформлення реквізитів документів. Це призводить нерідко до суттєвих
помилок, які межують з порушенням законності чи є порушенням законності
у діяльності відповідної структури соціального управління.

Четверта причина полягає в тому, що як загальні, так і спеціальні
функції, права та обов’язки посадових осіб закріплюються в документах,
які не можна розуміти чи використовувати довільно. Дотримання правил
діловодства посилюється з його інформатизацією. Вона потре-

бує поглиблення гарантії використання тієї інформації, яка зафіксована в
документах. Порушення правил діловодства в умовах чітко організованого
машинного опрацювання інформації трапляється досить рідко, що, в свою
чергу, підвищує якість управління.

П’ята причина полягає в тому, що машинне опрацювання документів не
терпить «порожньої» інформації, яка не містить у собі розумового
навантаження. Тим самим вже сама технологія машинного документування та
документообігу підіймає на новий рівень якість документів, що готуються
за допомогою комп’ютерних технологій.

Актуалізація впровадження нових інформаційних технологій у сферу
операцій з документами в системі управління вказує на потребу розкриття
основних понять предмета дослідження, що складає загальну передумову
проблеми удосконалення роботи з документами.

У юридично-когнітологічному аспекті за допомогою природної чи штучної
мови, технічних чи технологічних засобів інформація вважається як
оформлений документ тоді, коли відомості розміщені у встановленому
порядку, що, відповідно до чинного законодавства, має правове значення.

З погляду правової інформатики, в усіх випадках документ — це носій
інформації або засіб закріплення інформації про факти, події, явища
об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Тобто документ
передусім виконує інформаційну функцію, однак він також є і важливим
засобом управлінської діяльності. Будь-яка соціальна діяльність
відображається у множині документів. Певним чином вони пов’язані між
собою і складають системи документації.

Сам процес створення документа складає таку функцію управління, як
документування.

Документування — це відповідним чином упорядкована множина процесів щодо
створення і опрацювання всіх документів, які існують у відповідній
системі соціального управління.

Система документування припускає наявність певних форм і вимог не лише
до створення та оформлення документа, а й до порядку роботи з ним,
опрацювання, руху, зберігання. Такі норми на юридичному рівні
закріплюються, в свою чергу, законодавчими, підзаконними і методичними
нормативами.

В умовах інформатизації управління, коли дані, що мають ознаки
документа, закладаються в пам’ять ЕОМ, стало можливим швидко отримати
будь-яку частину інформації і в будь-яких її комбінаціях. Це

змінює правовий статус сутності категорії «документаційне забезпечення
управління соціальними системами».

Документаційне забезпечення управління соціальними системами — це вид
забезпечення, яке включає всю множину операцій отримання, опрацювання,
зберігання, видачі та використання інформації у формі документів як її
носіїв

Інформатизація документообігу включає весь комплекс робіт як до
створення документів, так і робіт, пов’язаних із готовими документами,
що надійшли іззовні до системи: отримання, розподіл, реєстрація,
доставка, контроль за виконанням, довідкова робота, формування і
зберігання справ (досьє), передархівне опрацювання документів. З
інформатизацією технологічний ланцюг (послідовність) документообігу
повинен оптимізуватися шляхом переведення паперових форм документів в
електронну форму у вигляді комп’ютерної інформації.

Соціальний ефект досягається за рахунок підвищення виконавчої дисципліни
співробітників апарату управління, оперативності складання та оформлення
документів, що в цілому сприяє удосконаленню роботи управлінського
апарату і підвищує якість управлінських рішень.

Головними завданнями в інформаційно-аналітичній діяльності є
удосконалення форми документів:

а) при уніфікації — зменшення різноманітності документів за формою та
правилами оформлення;

б) при стандартизації — формування і впровадження обов’язкової норми
обмежень, що дає змогу відбирати найефективніші форми, правила
зіставлення та оформлення документів і забезпечення їх подальшого
застосування.

Важливим аспектом документології є визначення принципів стандартизації
документів в умовах інформатизації. До принципів стандартизації
документів відносяться:

• встановлення необхідної юридичної сили документів;

• комплексність стандартизації документів;

• стабільність вимог до документів;

• уніфікованість для опрацювання за допомогою засобів комп’ютерної
техніки.

Документи також забезпечують контрольну функцію управління — містять
дані для обліку результатів діяльності органів управління соціальними
системами. Це дає змогу об’єктивно оцінювати проведену ними роботу.

Із зазначеного можна дати таке узагальнене визначення категорії
«управлінський документ».

Управлінський документ — це діловий акт, який виходить із повноважного
органу управління чи від відповідної посадової особи про результати Ті
діяльності.

У процесі здійснення органами управління соціальними системами своїх
функцій утворюється множина документів. Вони класифікуються за різними
ознаками, принципами, змістом:

• за змістом — організаційно-розпорядчі (управлінські), адміністративні;

• за місцем складання та напрямом руху — вхідні, вихідні, внутрішні
(внутрішньосистемні);

• за формою викладення інформації — типові, спеціальні, особисті;

• за способом виготовлення — рукописні, машинописні, топографічні,
фото-, фоно-, кінодокументи тощо;

• за кількістю відображених питань — прості (які містять одне питання)
та складні (які містять кілька питань);

• за участю зацікавлених осіб у складанні та підписі документів —
односторонні, двосторонні, багатосторонні;

• за відносністю між собою документи поділяються на первинні (документи,
що містять у собі вихідну інформацію) та вторинні (документи, що є
результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки первинних
документів (одного або кількох).

У діяльності органів управління соціальними системами широко
використовується організаційно-розпорядницька документація. Документи,
що входять у систему організаційно-розпорядницької документації,
традиційно поділяються на три групи:

• організаційні (положення, статути, інструкції, правила, штатні
розписи);

• розпорядницькі (постанови, директиви, розпорядження, накази, вказівки,
рішення, плани роботи);

• довідково-інформаційні (звіти, огляди, висновки, службові листи,
телеграми, рапорти, доповідні та пояснювальні записки, протоколи,
довідки тощо).

За останні роки в результаті інформатизації у сфері організаційного
управління відбулися якісні зміни і в технології документування. У
зв’язку з цим з’явився термін «автоматизоване документування», під

яким розуміється процес підготовки документа з використанням засобів
комп’ютерної техніки.

Як показала практика експлуатації подібних систем, вони не можуть
повністю розв’язати проблеми автоматизації роботи з документами. Вся
справа в тому, що управлінські документи, які мають специфічні правила
підготовки і оформлення, лишилися осторонь інформатизації управління. До
причин такого становища можна віднести, з одного боку, обмежені
можливості технічних засобів, а з другого — комплекс проблем, що виникає
при взаємодії людини та машини. До цього можна додати й те, що
принципово нові можливості комп’ютерних технологій спонукають
переглянути теоретичні питання документології, проаналізувати логіку та
закономірності документаціиних процесів. Це дасть змогу зробити певні
висновки щодо наукового обґрунтування і прогнозування розвитку
діловодства майбутнього.

З цією метою для розробки теоретичних основ і практичних шляхів
удосконалення документів в окремих органах управління соціальними
системами, їхніх підрозділах існує потреба формування спеціальних
принципів організації документообігу. На цих принципах повинні
розроблятися рекомендації щодо упорядкування документопотоків в умовах
інформатизації та інших проблем документоведення. Це в свою чергу
викликає потребу визначення удосконалення документообігу як функції
управління соціальними системами з визначенням структури, яка її
реалізовуватиме. Тобто потрібно визначити структурну одиницю в системі
управління щодо вивчення проблем документування та діловодства. Це дасть
можливість визначити шляхи розвитку та удосконалення документообігу в
умовах інформатизації.

Це створює передумови формування окремого напряму у правовій інформатиці
та інформаційному праві — комп’ютерної документології (або
кібердокументології).

Список використаної та рекомендованої літератури

Гайкович В. Ю., Першин А. Д. Безопасность электронных банковских систем.
— М.: Единая Европа, 1994.

Гасанов Р. М. Шпионаж особого рода. — М., 1989.

Гуцалюк М. В. Впровадження нових інформаційних технологій в управлінську
діяльність пожежної охорони // Пожежна безпека,К., 1997. — Вип. 4.

Гуцалюк М. Інтернет у боротьбі з корупцією та організованою злочинністю
// Крок. — 2000., — листоп. — № 21.

Гуцалюк М. Координація боротьби з комп’ютерною злочинністю // Право
України. — 2002. — № 5.

Економічний слоє,ник-р,оє,\р,ник. — К., 1995.

Е-будущее и информационное право / В. М. Брижко, А. А. Орехов, О. Н.
Гальченко, В. С Цимбалюк / Под. ред Р. А. Калюжного, Н. Я. Швеца — К.:
Интеграл, 2002.

Європа на шляху до інформаційного суспільства // 36. документів
Європейської Комісії 1994-1995 pp. — К., 2000.

Збірник Постанов Пленуму Верховного Суду України (1963-1997). —
Сімферополь: Таврія, 1998.

інформатизація законодавчої, нормотворчої, право застосовної та
правоосвітньої діяльності: Посібник / Л. Є. Горьовий, М. Я. Швець, Т. Г.
Дрогаль та ін. — К.: Парламентське видавництво, 1999.

Інформаційні технології та захист інформації: Збірник наук, праць. —
Запоріжжя: Юрид. Ін-т МВС України. — 1998. — Вип. 2.

Калюжний Р. А., Цимбалюк В. С. Вдосконалення інформатизації ОВС України
— передумова покращення їх діяльності в боротьбі зі злочинністю //
Правова система України: теорія і практика. — К., 1993.

Похожие записи