.

Робота в середовищі Access по редагування та налагодженню бази даних (реферат)

Язык: украинский
Формат: реферат
Тип документа: Word Doc
1 6384
Скачать документ

Робота в середовищі Access по редагування та налагодженню бази даних.

Завдання заняття: створення запитів та звітів в базі даних. Пошук за
допомогою різноманітних запитів в створеній базі даних. Правила вбудови
модулів БД.

Тривалість 2 год.

Основні теоретичні положення

РОБОТА ІЗ ЗАПИТАМИ

Запити призначені для перегляду, зміни та аналізу даних. Вони
використовуються також у якості джерела записів при створенні форм і
звітів. Запит по суті є більш формальним засобом сортування й
використання фільтрів. Одним із найбільше поширених запитів є запит на
вибірку, що виконує вибір даних з однієї або декількох таблиць
відповідно до заданих користувачем критеріїв.

Найпростішим засобом створення запиту являється використання майстра, а
найпростішим майстром запитів є Майстер простих запитів. Інші майстри є
спеціалізованими.

Для створення запиту відкрийте базу даних, виберіть вкладку Запити і
клацніть по кнопці Створити. Access відкриє вікно діалогу Новий запит,
призначене для вибору способу створення запиту.

Access пропонує такі способи для створення запитів:

– Конструктор – Дозволяє самостійно створити запит.

– Простий запит – Створює запит на вибірку з визначених полів.

– Перехресний запит. Створює запит, дані в якому мають компактний
формат, подібний представленню даних в електронних таблицях. Виводить з
одного поля підсумкові значення, такі, як суми та середні розміри, і
групує їх по одному набору факторів, перерахованих у лівій частині
сторінки даних у вигляді заголовків рядків, і по іншому набору факторів,
перерахованих уздовж верхньої частини сторінки даних у вигляді
заголовків стовпців.

– Повторювані записи. Створює запит на пошук повторюваних записів із
таблиці або простого запиту.

– Записи без підпорядкованих. Створює запит, що вибирає з таблиці
запису, не пов’язані із записами з іншої таблиці.

Майстер простих запитів дозволяє виділити поля, що варто відобразити, і
усе. Для його запуску виберіть Простий запит, у результаті появиться
діалогове вікно Створення простих запитів.

Списки Таблиці/Запити і Доступні поля дозволяють відібрати поля для
списку Обрані поля. При виборі полів із декількох таблиць ці таблиці
повинні бути зв’язаними. У залежності від обраних полів у новому вікні
можна задати відбір записів докладний (виведення кожного поля кожного
запису) або підсумковий. Другий варіант активізує кнопку Підсумки для
вибору підсумків, що обчисляються, і використовуваної функції. Можна
включити опцію Підрахунок записів. У наступному вікні в поле Задайте
ім’я запиту введіть заголовок запиту і визначте подальші дії за
допомогою перемикачів:

– відкриття результатів виконання запиту;

– зміна структури запиту.

Перемикач Вивести довідку по роботі запиту інформує про роботу із
запитом у режимі таблиці або про настроювання запиту. Для завершення
роботи клацніть по кнопці Готово.

Результати запиту представляються в режимі таблиці. Із записами можна
робити ті ж дії, що й у звичайному режимі таблиці, включаючи копіювання
й видалення, а також зміну елементів поля. Видалення запису у вікні
результатів запиту призводить до видалення цього запису і з таблиці.

Режим конструктора запиту може змінити правила визначення результатів
запиту. Для відкриття запиту в режимі конструктора варто відкрити базу
даних із запитом, що редагується, вибрати вкладку Запити, виділити запит
і клацнути по кнопці Конструктор.

Для створення нового запиту в режимі конструктора клацніть по кнопці
Створити на вкладці Запити вікна бази даних і виділіть Конструктор. У
результаті появляться два вікна: Запрос1 : запит на вибірку та Додавання
таблиці. У вікні Додавання таблиці на трьох вкладках (Таблиці, Запити і
Таблиці і запити) перераховані всі таблиці і запити бази даних.
Виділивши таблицю або декілька таблиць при натиснутій клавіші Shift,
клацніть по кнопці Додати, а потім по кнопці Закрити. На екрані
залишиться вікно конструктора запиту.

У будь-який момент можна додати до запиту додаткові таблиці, клацнувши
по кнопці Додати таблицю панелі інструментів або по команді Додати
таблицю… меню Запит, а потім виділивши їх і клацнувши по кнопці
Додати.

Для додавання поля до запиту існує два способи.

У першому випадку клацніть по рядку Ім’я таблиці в першому стовпці і
виділите в ньому таблицю. Клацніть по рядку Поле над ім’ям таблиці і
виділіть поле.

У другому випадку перегляньте список полів у вікні потрібної таблиці у
верхній частині вікна конструктора запиту, знайдіть у ньому потрібне
поле, клацніть по ньому і перетягніть його в рядок Поле першого
порожнього стовпця.

Для видалення поля із запиту клацніть у будь-якому місці стовпця і
виберіть команду Видалити стовпець меню Правка або розмістіть покажчик
миші над стовпцем, щоб він прийняв вигляд чорної стрілки, що вказує
униз, клацніть мишею для виділення стовпця і натисніть клавішу Delete
або клацніть по кнопці Вирізати панелі інструментів.

Для завдання умов відбору поля, доданого до запиту, у режимі
конструктора запиту клацніть по рядку Умови відбору і введіть умову
відбору. Рядок або дозволяє вводити додаткові умови відбору. При
введенні умови в рядок або з’явиться інший рядок або. Якщо дві умови
повинні бути щирими, їх можна помістити в один рядок і використати при
цьому слово And (И).

Для сортування якогось поля клацніть у рядку Сортування й у списку
виберіть по зростанню або по убуванню.

Деякі поля включені в запит тільки для використання їх у фільтрі або
сортуванні, а відображати їх у результатах немає необхідності. Щоб поле
не з’являлося в результатах запиту, просто приберіть мітку в рядку
Виведення на екран відповідного поля.

Для перегляду результатів запиту виберіть у меню Запит команду Запуск
або клацніть по кнопці Запуск панелі інструментів.

Для створення перехресного запиту в діалоговому вікні Новий запит
виберіть значення Перехресний запит і натисніть ОК. У результаті
появиться діалогове вікно Створення перехресних таблиць, у якому
виберіть таблицю або простий запит, на основі якого майстер створить
перехресний запит. Якщо дані знаходяться в різних таблицях, варто
спочатку відібрати їх за допомогою майстра простого запиту. У наступному
вікні вибираються поля, використовувані в якості заголовків рядків.
Припускається вибір не більш трьох полів у порядку сортування. Далі
вказуються поля для використання в якості заголовків стовпців. У
наступному вікні варто зазначити, які обчислення необхідно провести для
кожного осередку на перетинанні рядків і стовпців. Для визначення
підсумкового значення для кожного рядка варто встановити опцію Так. В
останньому вікні варто зазначити ім’я запиту в полі Задайте ім’я запиту
і визначити подальші дії за допомогою перемикачів: перегляд результатів
запиту й зміна структури запиту.

Перемикач Вивести довідку по роботі запиту інформує про роботу з
перехресним запитом у режимі таблиці або про його зміну. Для завершення
роботи клацніть по кнопці Готово.

Для створення запиту на пошук повторюваних записів у діалоговому вікні
Новий запит виберіть значення Повторювані записи і натисніть ОК. У
результаті появиться діалогове вікно Пошук повторюваних записів, у якому
виберіть таблицю або запит для пошуку запису з повторюваними значеннями.
У такому вікні задайте поля, що містять повторювані значення,
перемістивши їх із списку Доступні поля в список Поля повторів. Далі
варто зазначити поля для відображення разом із повторюваними значеннями,
перемістивши їх із списку Доступні поля в список Додаткові поля. В
останньому вікні треба указати ім’я запиту в полі Введіть ім’я запиту і
визначити подальші дії за допомогою перемикачів: перегляд результатів
запиту й зміна структури запиту.

Перемикач Вивести довідку по роботі запиту інформує про роботу з
повторюваними записами в запиті в режимі таблиці або про зміну запиту на
пошук повторюваних записів. Для завершення роботи клацніть по кнопці
Готово.

Майстер для пошуку записів, що не відповідають записам з іншої таблиці,
використовується для пошуку записів, що не мають зв’язків із записами в
іншій таблиці. Для створення запиту на пошук записів без підпорядкованих
у діалоговому вікні Новий запит виберіть значення Запису без
підпорядкованих і натисніть ОК. У результаті появиться діалогове вікно
Пошук записів, що не мають підпорядкованих, у якому виберіть таблицю або
запит, що містять записи, для яких не існує зв’язаних записів у таблиці,
що вибирається в наступному вікні.

Майстер запитів повинний знати, по яким полям зв’язуються таблиці. Якщо
правильно визначений зв’язок, майстер самий вибере відповідні поля. Якщо
цього не відбулося, у наступному вікні клацніть спочатку по сполучному
полю першої таблиці в лівому списку, а потім по сполучному полю другої
таблиці в правому списку і натисніть кнопку ( між списками. Зв’язок буде
визначено.

У наступному вікні виберіть поля, що будуть виведені на екран у
результаті виконання запиту, перемістивши їх із списку Наявні поля в
список Обрані поля. В останньому вікні треба указати ім’я запиту в полі
Введіть ім’я запиту і визначити подальші дії за допомогою перемикачів:
перегляд результатів запиту й зміна структури запиту.

Перемикач Вивести довідку по роботі запиту інформує про роботу із
записами, що не мають підпорядкованих, у запиті в режимі таблиці або про
зміну запиту на пошук таких записів. Для завершення роботи клацніть по
кнопці Готово.

РОБОТА ІЗ ЗВІТАМИ

У Access звіт є формою спеціального типу, призначеною для виведення на
друк, із їхньою поміччю можна одержати результати фахового вигляду. У
попередніх версіях програми Access при створенні звіту користувач міг
оперувати тільки одною таблицею або запитом. У разі потреби об’єднати в
однім звіті інформацію з декількох таблиць або запитів доводилося
збирати потрібні дані в окремому запиті. Тепер майстер звітів дозволяє
використовувати при створенні звіту декілька таблиць або форм.

Звіт створюється в тих випадках, коли необхідно наочно представити на
екрані або на папері зведену інформацію, що зберігається в базі даних.
Для одержання такої інформації повинні бути проведені додаткові
обчислення.

Для створення звіту натисніть кнопку Створити на вкладці Звіти у вікні
бази даних. У вікні Новий Звіт у полі зі списком, розташованому в нижній
частині вікна діалогу, можна вибрати ім’я таблиці або запиту, а у
верхньому списку потрібно зазначити засіб створення звіту, після чого
клацнути на кнопці ОК.

У цьому вікні діалогу можна вибрати Конструктор і одного з п’ятьох
майстрів: Майстер звітів, Автозвіт: у стовпчик, Автозвіт: стрічковий,
Майстер діаграм і Поштові наклейки. Конструктор дозволяє самостійно
створювати новий звіт: це найскладніший засіб, але забезпечує найбільшу
гнучкість. Майстра Автозвіт: у стовпчик і Автозвіт: стрічковий створюють
звіт відповідного типу, використовуючи установки по умовчанню. Майстер
звітів виконує автоматичне створення звіту на основі обраних полів.
Майстер Діаграм будує звіт із діаграмою і супроводжує вас на всіх етапах
визначення вихідних даних і настроювання діаграми. Майстер Поштові
наклейки створює звіт, відформатований для друку поштових наклейок.

ВИКОРИСТАННЯ АВТОЗВІТУ

Для створення простого звіту на основі однієї таблиці або запиту можна
використовувати Автозвіт, він є найпростішим, але найменш гнучким
засобом створення звіту, він просто переносить поля з таблиці у звіт.
Для цього відкрийте базу даних, що містить таблицю або запит, клацніть
по вкладці Звіти, а потім кнопці Створити й у вікні Новий звіт виберіть
пункт Автозвіт: у стовпчик або Автозвіт: стрічковий. У нижньому списку
виділіть таблицю або запит і клацніть по ОК.

Якщо створений звіт вас не влаштовує, видалите його. Щоб видалити звіт,
закрийте його і виберіть Ні на питання про зберігання зміни.

ВИКОРИСТАННЯ МАЙСТРА ЗВІТІВ

Майстер звітів подає компромісне рішення між автоматизацією засобами
Автозвіт і гнучкістю створення звітів із нуля. Майстер звітів дозволяє
використовувати декілька таблиць і запитів, а також вибрати компонування
й формат звіту.

Для запуску Майстра звітів необхідно у вікні Новий звіт вибрати пункт
Майстер звітів. Щиголь по кнопці ОК запустить Майстра звітів.

У першому діалоговому вікні в списку Таблиці/Запити вибирається таблиця,
із якої будуть відбиратися поля, у списку Доступні поля необхідно
виділити поле для включення у звіт. Щиголь по кнопці > переміщає поле в
список Обрані поля. Для переносу всіх полів використовується кнопка >>.
Можна послідовно перебрати всі таблиці і перенести в список Обрані поля
необхідні поля. Кнопки

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter

Похожие документы
Обсуждение

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о
Заказать реферат!
UkrReferat.com. Всі права захищені. 2000-2020