РЕФЕРАТ

Access. Створення структури таблиці (бази даних) i введення даних у
таблицю

План

1. Створити структуру бази даних у вигляді таблиці.

2. Ввести дані в таблицю бази даних.

3. Виконати дії над записами: вилучення, доповнення, сортування.

4. Модифікувати структуру таблиці i ввести нові дані.

5. Створити базу даних «Адресна книжка» у вигляді форми, використовуючи
майстра стандартних баз даних.

1. Задача «Успішність»

Створити базу даних у вигляді таблиці (рис. 1) з оцінками восьми-десяти
ваших друзів з п’яти предметів, наприклад, так :

Рис. 1. Зразок розв’язування задачі про успішність.

Теоретичні відомості

Збереження інформації – одна з найважливіших функцій комп’ютера. Одним
із розповсюджених засобів такого збереження є бази даних. База даних –
це файл спеціального формату, що містить інформацію, структуровану
заданим образом.

База даних (БД) — це значна кількість однорідних даних з конкретної
предметної галузі, які зберігаються на комп’ютерних носіях. В реальному
розумінні база даних – це набір записів і файлів, які організовані
спеціальним чином.

БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги
однорідної інформації: списки абітурієнтів, студентів з їхніми оцінками,
співробітників підприємства чи фірми з анкетними даними, розклади руху
різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів
на складах тощо.

Робота з БД має такі етапи:

1) створення структури БД;

2) введення даних;

3) редагування структури i даних;

4) відшукання інформації в БД;

5) оформлення звітів.

Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як Access, FoxPro,
dBase-системи та iншi. Вони називаються системами управління базами
даних (СУБД).

Основні функції СУБД:

Визначення даних (Data definition) – Ви можете визначити яка саме
інформація буде зберігатись у даній БД, задати структуру даних і їх тип,
а також вказати як ці дані зв’язані між собою.

Обробка даних (Data manipulation) – дані можна обробляти різними
способами, можна вибирати різні поля, фільтрувати і сортувати дані.
Можна об’єднати дані з іншою зв’язаною з ними інформацією і обчислювати
результуючі значення.

Управління даними (Data control) – Ви можете вказати, кому дозволено
ознайомлюватись із даними, коректувати і добавляти нову інформацію,
визначити колективне користування.

В Access база даних — це файл, який містить дані у вигляді однієї чи
кількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об’єкти:
форми, запити, макроси, модулі, сторінки які розглядатимемо далі. Базу
даних в Access створюють у вигляді однієї чи декількох таблиць. Для
цього після запуску програми треба виконати таку послідовність команд:

Файл ? Створити ? На закладці Загальні вибрати Нова база даних ? OK ?
Вибрати потрібну папку i надати файлу назву ? Створити ? Активізувати
закладку Таблиці ? Створити.

Розширення назви такого файлу є mbd (його можна не зазначати). Надалі
суттєво не плутати назву файлу БД i назви таблиць, які є в БД.

В Access є таке поняття, “об’єкт”. У базі даних основними об’єктами є
таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі та сторінки доступу до
даних.

ТАБЛИЦЯ – об’єкт, який Ви визначаєте і використовуєте для зберігання
даних, тобто це поіменоване реляційне відношення, яке зберігає дані про
певну сутність предметної області. Таблиця – основа будь-якої бази
даних;

ЗАПИТИ – потужний засіб для вибору саме тих даних, які необхідні для
рішення задачі, тобто це об’єкт, за допомогою якого можна отримати
необхідні дані з однієї чи кількох таблиць. За допомогою запитів можна
зробити вибірку, вилучення чи доповнення даних, а також створити нові
таблиці на базі вже існуючих;

ФОРМИ – надають можливість створювати зручний користувацький інтерфейс
для роботи з даними, тобто використовуються в основному для завантаження
даних, відображення їх на екрані та управління роботою додатків. Форми
також можна використовувати для запуску макросів чи процедур;

ЗВІТИ – застосовуються для аналізу і роздруку даних, тобто вміщують
результати обробки однієї чи кількох таблиць і можуть бути видані на
друк чи підключені до документів інших додатків;

МАКРОСИ – простий спосіб автоматизації роботи Вашого додатку, вони
являють собою структурований опис однієї чи кількох дій, які необхідно
виконати за певних умов. Макроси – це макрокоманди. У вигляді макросів
описуються певні дії, які досить часто повторюються. Якщо якісь операції
з базою виробляються особливо часто, є сенс згрупувати кілька команд в
один макрос і призначити його виділеній комбінації клавіш;

МОДУЛІ – використовуються для створення і збереження програмних
процедур, написаних Вами на MS ACCESS BASIC при розробці складних
додатків, які можуть бути прив’язані до окремих форм чи звітів і
виконувати певні дії. Якщо стандартних засобів Access не вистачає для
задоволення особливо витончених вимог замовника, програміст може
розширити можливості системи, написавши для цього необхідні модулі.

СТОРІНКИ – об’єкт БД, що увійшов до Microsoft Access 2000. Як і форми
цей об’єкт служить для забезпечення доступу до даних, що містяться в БД,
але тут мова йде про віддалений доступ. Наприклад про доступ через
Internet.

Розглянемо структуру таблиці. Більшість баз даних мають табличну
структуру. Як ми знаємо, в табличній структурі адрес даних визначається
перетином стрічок і стовпців. В базах даних стовпці називаються полями,
а стрічки – записами. Поля формують структуру бази даних, а записи
складають інформацію, яка в ній міститься. Кожна таблиця ідентифікується
унікальним ім’ям, довжина якого може досягати 64 символи, крім того,
всередині імені забороняється використовувати символи “!”, “.”, “[”, “]”
чи “’”. Таке саме обмеження накладається на довжину полів. Обсяг бази
даних в Access обмежений одним гігабайтом, тобто сумарний обсяг усіх
таблиць та інструментальних засобів для роботи з ними не повинен
перевищувати цього значення.

Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину,
книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів, які формують
структуру запису. Структура запису фактично визначає структуру таблиці i
вciєї БД, якщо в ній є лише одна таблиця.

Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над
якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Воно має
ім’я, значення, характеризується типом i низкою додаткових властивостей.

Нижче наведено приклади типів, назв i значень полів.

Назва поля Тип поля Значення поля

Прізвище Текстовий Артист

Телефон Числовий 972216

Дата Народження Дата 12-24-80

Меморандум MEMO текст про xo6i

Оклад Грошовий 290 грн.

Номер у списку Лічильник 5

Нагороди Логічний так

Біографія Гіперпосилання текстовий файл

Фотографія 06’ект OLE файл .bmp

Назви полям дає користувач, назви типів є стандартні, а значення полів
випливають зі змісту конкретної задачі.

Для зміни властивостей полів треба перейти в режим Конструктора
клацнувши на кнопці Вид. Щоб вставити нове поле, треба встановити
показник миші на маркер поля і натиснути клавішу INSERT. Щоб видалити
поле, його треба виділити і натиснути клавішу DELETE. Закінчивши
створення структури, можна клацнути на кнопці Вид і перейти в Режим
таблиці для заповнення її даними.

Очевидною унікальною властивістю кожного поля є його Ім’я. Крім імені в
полі є ще властивість Підпис. Підпис – це та інформація, що
відображається в заголовку стовпця. Її не треба плутати з іменем поля,
хоча якщо підпис не заданий, то в заголовку відображається ім’я поля.
Різним полям, наприклад, можна задати однакові підписи. Це не
перешкодить роботі комп’ютера, оскільки поля при цьому як і раніше
зберігають різні імена.

Різні типи полів мають різне призначення і різні властивості.

Основна властивість текстового поля – розмір.

Числове поле служить для введення числових даних. Воно теж має розмір,
але числові поля бувають різними, наприклад для введення цілих чисел і
для введення дійсних чисел. В останньому випадку крім розміру поля
задається також розмір десяткової частини числа.

Поля для введення дат чи часу мають тип Дата/час.

Для введення логічних даних, що мають тільки два значення (Так чи Ні; 0
чи 1; Істина чи Неправда і т.п.), служить спеціальний тип – Логічне
поле. Неважко догадатися, що довжина такого поля завжди дорівнює 1
байту, оскільки цього більш ніж досить, щоб виразити логічне значення.

Особливий тип поля – Грошовий. З назви ясно, які дані в ньому
зберігають. Грошові суми можна зберігати й у числовому полі, але в
грошовому форматі з ними зручніше працювати. У цьому випадку комп’ютер
зображує числа разом із грошовими одиницями, розрізняє гривні і копійки,
фунти і пенси, долари і центи, загалом, звертається з ними елегантніше.

У сучасних базах даних можна зберігати не тільки числа і букви, але і
картинки, музичні кліпи і відеозаписи. Поле для таких об’єктів
називається полем об’єкта OLE.

У текстового поля є недолік, зв’язаний з тим, що воно має обмежений
розмір (не більше 256 символів). Якщо потрібно вставити в поле довгий
текст, для цього служить поле типу МЕМО. У ньому можна зберігати до
65535 символів. Особливість поля МЕМО полягає в тому, що реально ці дані
зберігаються не в полі, а в іншім місці, а в полі зберігається тільки
покажчик на те, де розташований текст.

Дуже цікаве поле Лічильник. На перший погляд це звичайне числове поле,
але воно має властивість автоматичного нарощування. Якщо в базі є таке
поле, то при введенні нового запису в нього автоматично вводиться число,
на одиницю більше, ніж значення того ж поля в попередньому записі. Це
поле зручне для нумерації записів.

Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв
полів, їxніx типів та властивостей, визначених користувачем під час
аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовність розташування
даних у записі на фізичному носії i вигляд даних на екрані.

Рис. 2. Головне вікно програми Access.

Роботу з програмою Access розпочинають у головному вікні на закладці
Таблиці зі створення структури командою Створити. Є декілька способів
створення структури. Ми розглянемо такі два способи:

використання конструктора таблиці;

використання майстра бази даних.

Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблиці. Користувач
у цьому випадку задає:

назви полів методом введення назви;

тип даних методом вибору типу з запропонованого списку;

описи, які є необов’язковими;

додаткові властивості (характеристики) полів (лише у разі потреби)
методом заповнення таблиці властивостей:

довжину поля;

значення за замовчуванням;

умови на значення, яке вводитимуть;

формат поля;

індексованість.

Рис. 3. Вікно конструктора таблиці.

У найпростіших БД достатньо задати назви полів i зазначити їxнi типи,
оскільки властивості фіксуються автоматично згідно з принципом
замовчування.

Структуру будь-коли можна модифікувати. У раніше створену структуру нове
поле вставляють командою Вставити ? Рядки. Виокремлене поле вилучають
командою Редагувати ? Вилучити рядки. Можна змінити порядок розташування
полів, перетягуючи їxнi назви вниз чи вгору.

Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі
збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою: Оцінки, Зарплатня
тощо.

Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з
головного вікна бази даних: Закладка Таблиці ? Виберіть назву ?
Відкрити.

Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури (або через буфер обміну).
Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стовпців i висоту
рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній. Стовпці
можна ховати чи показувати командою Формат ? Заховати стовпець/Показати
стовпець поля тощо. Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду
широкої таблиці, їx фіксують на екрані командою Формат ? Зафіксувати чи
вивільняють — Формат ? Вивільнити вci стовпці.

Контекстне меню стовпця дозволяє сортувати записи, копіювати, видаляти і
переміщати стовпці, керувати їх шириною і режимом відображення.

Для створення стандартних баз даних є спеціальні засоби — майстри.
Достатньо виконати вказівки майстра i структура бази даних готова.

Хід роботи

1. Запустіть програму для опрацювання бази даних Access.

2. Створіть нову базу даних з іменем файлу — вашим прізвищем: Прізвище
БД1.

Діалогове вікно Access ? Нова база даних ? OK ? Виберіть свою папку,
дайте назву файлу ? Створити.

3. Розгляньте головне вікно БД. Які закладки є у ньому? Активізуйте
закладку Таблиці i виконайте команду Створити структуру.

4. Виберіть режим конструктора таблиці.

У вікні Нова таблиця виберіть режим Конструктор ? OK — відкриється
вікно конструктора таблиці.

5. Утворіть структуру бази даних.

Уведіть назви полів: Номер, Прізвище, Ім’я, Мат, Інф, Фіз, Літ, Мова (чи
їм подібні згідно з умовою задачі).

Задайте типи полів, користуючись списком типів. Користуйтесь
вертикальним прокручуванням робочого поля вікна конструктора, щоб
переглянути всю структуру.

6. Закрийте вікно конструктора таблиці (але не переплутайте з вікном
Access) i збережіть структуру таблиці на диску з деякою назвою,
наприклад, Оцінки.

Закрити ? Так ? Дайте назву таблиці ? ОК. Відмовтеся поки що від
ключового поля.

7. Відкрийте створену таблицю для введення даних.

Натисніть на кнопку Відкрити в головному вікні БД, де таблиця Оцінки
повинна бути вибраною.

8. Уведіть у таблицю дані протягом 10 хвилин. Якщо потрібно, зменшіть
ширину стовпців.

9. Заховайте перший стовпець.

10. Поновіть перший стовпець на екрані.

11. Вилучіть другий запис з таблиці.

12. Доповніть таблицю ще двома записами.

13. Увімкніть панель інструментів Таблиця, якщо вона вимкнена.

Вигляд ? Панелі інструментів ? Таблиця.

14. Упорядкуйте введені записи за зростанням значень деякого поля.

Виокремте поле, клацнувши на назві, i натисніть на стандартній панелі на
кнопку Впорядкування (Сортування) за зростанням. У якому полі виконали
впорядкування?

15. Упорядкуйте записи за спаданням значень деякого поля.

Зауважимо, що в деяких старих локалізованих версіях програми
впорядкування відбувається неправильно.

16. Модифікуйте структуру таблиці.

Перейдіть у режим конструктора структури. Натисніть на кнопку Вигляд або
виконайте команду Вигляд ? Конструктор. Змініть назву першого поля —
напишіть її великими буквами. Зауважимо, що в dBase-системах змінна
назви поля веде до втрати даних, а в цій програмі — ні.

17. Закрийте свою БД, зберігаючи дані на диску.

18. Використайте майстра для створення стандартної БД «Адресна книжка».

Файл ? Створити нову БД ? Перейдіть на закладку Бази даних ? Виберіть
Адресна книжка.mdz ? ОК ? Дайте назву файлові, наприклад, Прізвище БД2 ?
Створити. Як Ви назвали файл?

19. Спостерігайте за роботою майстра, який працюватиме за вас.

Натискайте на кнопку Далі.

Задаючи вигляд оформлення екрана, виберіть стиль Сутінки (але
перегляньте й інші картинки-заставки). Які заставки Ви переглянули i яка
найбільше сподобалася?

Коли майстер запитає про заголовок бази даних, уведіть: Адресна книжка i
своє прізвище.

Натисніть на кнопку Готово i відкрийте створену БД, якщо вона не
відкриється автоматично.

20. Розгляньте головну кнопкову форму i натисніть на кнопку введення
даних.

21. Розгляньте створену БД, яка має вигляд форми на двох стopiнкax, i
введіть дані в поля форми.

Індекси, дати i номери телефонів вводьте за американськими стандартами.

Скільки записів Ви ввели?

22. Погортайте записи форми.

Користуйтеся кнопками гортання, які є внизу форми.

23. Закрийте базу даних.

У головній кнопковій формі натисніть на кнопку Вихід.

24. Закінчіть роботу. Здайте звіти.

Похожие записи