Аналіз зовнішнього документообігу в головному управлінні економіки
обласної державної адміністрації

 

Економічна інформація є однією з найбільш масових різновидностей
інформації. Вона відображає процеси виробництва, розподілу, обміну і
споживання матеріальних благ і послуг. Економічна інформація виникає у
процесі виробничо-господарської діяльності і використовується для
управління цією діяльністю. Вона характеризує стан
виробничо-господарської і фінансової діяльності об’єкта через систему
натуральних і вартісних показників.

Система документообігу Головного управління економіки пов‘язана з
процесами збору, обробки, розповсюдження і зберіганням саме економічної
інформації.

Дослідження було спрямоване на фіксування обсягів вхідної і вихідної
інформації. В процесі роботи було виявлено, що документообіг в органах
державної влади характеризується складністю і різноманітністю як
напрямків поширення інформації так і її видів.

Для аналізу кількісних характеристик інформації були використані
первинні документи, а саме: “Інформація про документообіг, кількість
вхідної і вихідної кореспонденції в Головному управлінні економіки”. Ця
форма звітності складається на перше число кожного місяця.

Вхідна кореспонденція поділяється на службові документи і листи
громадян.

Службові документи поділяються на такі категорії: Закони України,
Постанови Верховної Ради України; Укази і Розпорядження Президента
України; Документи від Верховної Ради України; Постанови, розпорядження
Кабінету Міністрів України, інші документи; документи від міністерств,
держкомітетів України, центральних установ, інших державних структур;
документи від управлінь, відділів ОДА, обласних установ; документи від
районних державних адміністрацій; документи від обласних, районних,
селищних, сільських рад та їх виконкомів; документи від підприємств,
господарств, товариств, установ і організацій області; інші документи;
відомості, протоколи, зведення, звіти, бухгалтерські та інші документи.

Вихідна кореспонденція поділяється на: розпорядження голови Головного
управління економіки; листи; інформації та відповіді на листи; відповіді
на заяви і скарги громадян; списки, бюлетені.

З метою проведення аналізу вся інформація в потоках була структурована
на вісім категорій у відповідності до кореспондентів (рис. 1).

 

Рис. 1. Схема зовнішніх інформаційних потоків Головного управління
економіки обласної державної адміністрації.

 

За даними, отриманими в Головному управлінні, було проведено аналіз
кожного з інформаційних потоків. В якості одиниці виміру кількості
інформації був вибраний документ (док.).

На рисунку 2 показана динаміка змін обсягів вхідної і вихідної
документації Головного управління економіки, яка надходить і
відправляється у Міністерство економіки. Дані за 2009 рік надані як
прогнозні, виходячи з фактичних результатів діяльності за шість місяців
2009 року.

Рис. 2. Динаміка документообігу з Міністерством економіки України

 

Для вхідної документації характерно збільшення надходження у першому
кварталі, що пояснюються надсиланням управлінської документації після
обробки документів з міністерства, як органу управління вищого рівня.
Відправлення має найбільші обсяги у четвертому кварталі, що пояснюється
наданням річних звітів до міністерства. Зменшення надходжень і
відправлень документів у другому і третьому кварталах пояснюється тим,
що в цей період складаються тільки проміжні (квартальні) звіти,
кількість і обсяг яких менше за річні. Крім того на цей період припадає
найбільша кількість відпусток державних службовців, які планують свою
роботу з урахуванням цього факту.

Кількість документів, що надходить з Верховною Ради України є
непостійною, що пояснюється специфікою роботи вищого законодавчого
органу України. Кількість документації, що направляється до Верховної
Ради України також є непостійною, тому що вона переважно складається із
відповідей на вхідні документи.

Документообіг з Кабінетом Міністрів України представлений на рисунку 3.

Рис. 3. Динаміка документообігу з Кабінетом Міністрів України

 

« $ N

P

$ P

???d?d??????? ?в управління вищого рівня. Найбільша кількість
відправлень спостерігається у четвертому і першому кварталах, що
зв‘язано зі звітністю. Найменша кількість відправлень у третьому
кварталі.

Аналіз динаміки документообігу з міністерствами України та іншими
центральними органами свідчить про постійне, зростання кількості
інформації за цим потоком. Темпи зростання у 2007, 2008 та 2009 роках
складають 108,03%, 154,00% і 125,00% відповідно. Причому зміна кількості
вхідної і вихідної кореспонденції відбувається синхронно, без великих
розривів, що може свідчити про добре налагоджений характер взаємодії.

Документообіг з обласною державної адміністрації, управліннями та
відділами має тенденцію до зростання. Також особливістю даного потоку
являється те, що кількість вихідної інформації переважає над кількість
вхідної. Це пов’язано з тим, що надається щоденна інформація з питань
внутрішньої політики обласної державної адміністрації та відділу з
питань взаємодії з засобами масової інформації та зв’язків з
громадськістю стосовно основних подій, які впливають на соціально –
економічну і суспільно – політичну ситуацію в області.

Динаміка загального документообігу зображена на рисунку 4.

Рис. 4. Динаміка загального документообігу

Як видно з результатів аналізу тенденція підвищення кількості
надходження документів у першому кварталі і відправлення у четвертому
зберігається і в загальній динаміці документообігу. Кількість надходжень
документів у четвертому кварталі складає в середньому 72% від надходжень
у першому кварталі. В той же час відправлення у четвертому кварталі
складають 110% від кількості документів у першому. Крім того має місце
збільшення загального обсягу документів, які надходять і відправляються
у Головному управлінні економіки. Загальне збільшення оброблювальної
інформації за чотири роки складає 216%. Також кількість вхідної
інформації перевищує кількість вихідної.

 

Висновки

Результати аналізу системи зовнішнього документообігу Головного
управління економіки свідчать про циклічність надходження і відправлення
документів, а також про зростання обсягів як вхідної так і вихідної
інформації. Для вирішення цих проблем необхідно забезпечити такі умови
роботи державних службовців, які не призводять до їх перевантаження в
періоди різкого збільшення кількості документів, які надходять на
обробку, а також забезпечують нормативний обсяг робіт в періоди
зменшення їх надходження. Для цього необхідно запровадження як
організаційних заходів, зв‘язаних з нормуванням і контролем за
виконанням документів, а також підвищення ефективності функціонування
існуючої системи електронного документообігу. Ці заходи за рахунок
зменшення витрат часу на здійснення рутинних операцій, дозволять
ліквідувати проблему інформаційного перевантаження співробітників і
звільнять їх час на процедури прийняття рішень, які входять до функцій
державних службовців. Також ці заходи дозволять ефективно функціонувати
органу державного управління в умовах зростання інформаційного
навантаження на співробітників при збереженні їх чисельності.

 

Література

1. Дітковська М.Ю. Впровадження новітніх інформаційних технологій в
органах державної влади і місцевого самоврядування / М.Ю. Дітковська //
Теорія та практика державного управління – Харків: Вид-во ХарРІ НАДУ
“Магістр”, 2008. – Вип. 3. – С. 139–143.

2. Олійченко І.М.  Розробка методів інформаційного моделювання процесів
управління в організації з використанням комп‘ютерних технологій /
І.М. Олійченко, М.Ю. Дітковська // Продуктивні сили і регіональна
економіка:     у 2 ч. –К.: РВПС України НАН України, 2006. – Ч.1. – С.
69–75.

3. Олійченко І.М. Прогнозування процесів інформаційного обміну органу
державного управління із зовнішнім середовищем / І.М. Олійченко,
М.Ю. Дітковська // Дни науки – 2007: Міжнар. наук.-практ. конф., 1–15
квітня 2007 р. – Днепропетровск: Наука и образование, 2007. – Т.3. – С.
92–95.

4.  Кірочок О.Т. Документування в менеджменті: Навчальний посібник. –
К.: КНЕУ,2003. – 230с.

5.  Юзвишин И.И. Информациология или закономерности информационных
процессов и технологий в микро- и макромирах Вселенной. 3-е изд., испр.
и доп. – М.: Радио и связь, 1996. –215 с.

Похожие записи