Реферат на тему:

Забезпечення управління органами державної податкової служби

План

1. Інформаційне забезпечення

2. Документаційне забезпечення

Література 1. Інформаційне забезпечення

Однією з найбільш важливих функцій органів управління будь-якої системи
є інформаційне забезпечення її діяльності. Ця діяльність спрямована на
створення, організацію, функціонування та вдосконалення інформаційних
систем, які служать успішному досягненню мети управління.

Практика діяльності ДПС підтверджує пріоритетне значення системи
інформаційного забезпечення як ланки, що зумовлює ефективність роботи
всієї податкової системи. Система інформаційного забезпечення здійснює
інформаційну підтримку органів ДПС у всіх напрямах службової діяльності,
надаючи багатоцільову, статистичну, аналітичну та довідкову інформацію.

Інформаційне забезпечення управління – комплекс організаційних,
правових, технічних, технологічних заходів, засобів та методів, що
забезпечують у процесі управління і функціонування системи інформаційні
зв’язки її елементів шляхом оптимальної організації інформаційних
масивів баз даних і знань. 

У зв’язку з розвитком ДПС, одночасно із збільшенням кількості платників
податків та обов’язкових платежів до бюджету, надзвичайно збільшився
потік інформації, що надходить на адресу податківців, зросла кількість
документів, що потребують негайного реагування, обсяг інформації давно
перейшов межу, коли прості засоби обробки інформації дозволяють
оперативно та доброякісно її обробити. Це можна здійснити лише за умови
функціонування інформаційних систем (ІС).

Інформаційна система – організований комплекс збирання, зберігання,
накопичення, обробки, оновлення, пошуку, відображення та надання
споживачам інформації, необхідної для ефективного управління.

До складу інформаційних систем входять: інформація (відомості),
персонал, організаційні та технічні засоби, методи та процедури роботи з
інформацією, джерела та здобувачі інформації, носії (паперові,
електронні, магнітні тощо).

Основні завдання інформаційних систем:

– постійне поповнення необхідною інформацією;

– своєчасне забезпечення відповідних споживачів достовірними даними;

– збирання, обробка даних про стан та результати роботи об’єктів
управління для інформування вищих органів управління;

– аналітична обробка інформації, необхідної для прийняття управлінських
рішень.

Інформаційна система ДПС ґрунтується на трьох основних елементах:

1. Центральній базі даних (ЦБД) податкових органів, до складу якої
входять:

– Державні реєстри платників податків юридичних і фізичних осіб;

– Державний реєстр платників ПДВ;

– реєстри прибуткових та неприбуткових організацій, підприємств;

– реєстр постійних представництв нерезидентів;

– реєстр фіктивних підприємств та фіктивних податкових накладних;

– реєстр втрачених паспортів;

– масив ВМД суб’єктів зовнішньо-економічної діяльності (ЗЕД);

– перелік суб’єктів ЗЕД, акредитованих на митних постах;

– інформація про імпорт автомобілів фізичними особами;

– щодекадна інформація про стан розрахунків платників з бюджетом (АІС
“Галузь”);

– щоквартальні дані про пільги платників податків (АІС “Пільги”);

– Національний план контрольно-перевірочної роботи;

– дані про реалізовані акцизні марки (АІС “Акцизні марки”).

2. Корпоративній інформаційній телекомунікаційній мережі, що надає
можливість податковим органам використовувати інформацію ЦБД та
інформаційних архівів інших міністерств та відомств (Державна митна
служба, Державне Казначейство, Держкомстат, Мінфін, банки тощо).

3. Сучасних інформаційних технологіях на всіх рівнях ієрархічної
структури податкової системи. Це викликано, у першу чергу, тим, що за
останні роки значно збільшилась кількість платників (близько 700 тис.
юридичних осіб), а інформаційні технології попереднього покоління не
дають змоги оперативно забезпечувати аналіз та створювати умови для
прийняття управлінських рішень.

Фундаментальною основою інформатизації є створення високоорганізованого
інформаційного середовища, яке повинно охоплювати у рамках усієї
податкової служби інформаційне, телекомунікаційне, комп’ютерне,
програмне забезпечення, інформаційні технології, мережі ПЕОМ, бази даних
і знань, а також забезпечувати можливість створення і використання
ефективного системно-аналітичного апарату, що дозволить на необхідному
рівні інформаційного обслуговування вести повсякденну оперативну роботу,
здійснювати системний аналіз стану та перспектив діяльності ДПС України
у цілому і приймати науково-обґрунтовані рішення з реалізації податкової
політики.

На сьогодні у ДПС розробляється та функціонує ряд автоматизованих
інформаційних систем:

– АІС ДПА обласного рівня, що забезпечує комплексну автоматизацію
функцій роботи з базами даних обласних апаратів;

– Автоматизована інформаційна система (АІС) “Пільги” містить інформацію
про пільги та дані щодо кількості платників податків;

– АІС “Галузь” забезпечує автоматизоване створення зведених даних
районного рівня про платників податків і накопичення інформації за
результатами їх фінансово-економічної діяльності та мобілізації коштів у
бюджет України;

– АІС “Облік податків і платежів” районного рівня забезпечує
автоматизацію облікових функцій, автоматизований розрахунок податкової
заборгованості та пені за порушення термінів сплати, формування довідок
та звітності ДПІ районного рівня;

– системні локально-мережеві АРМи районного рівня: “Підприємці”,
“Земля”, “Облік платників”, “Аудит”, “Пільги”, “Свідоцтво”, “Касові
апарати”, “Банк”, “Звіт” тощо.

Велику проблему у діяльності як ДПС України, так і інших органів влади
складає подолання інформаційного дефіциту щодо ефективного відстежування
господарської діяльності безперервно зростаючої чисельності й ділової
активності суб’єктів підприємницької, в т. ч. і у сфері
зовнішньоекономічної діяльності.

На сьогодні обмін електронною інформацією реалізований тільки у вигляді
розробленого порядку обміну інформацією з банками, відповідно до якого
інформація поступає в електронному вигляді засобами електронної пошти, а
також електронного обміну інформацією з митною службою.

Обмін з іншими відомствами налагоджений лише у паперовому вигляді,
поштою або в електронному вигляді (на дискетах).

Такий обмін, як правило, супроводжується затримками, які не дозволяють
використовувати оперативні методи щодо відвернення порушень податкового
законодавства.

Зазначена система обміну інформацією не має надійних механізмів захисту
інформації. 

Потоки інформації не охоплюють усього комплексу необхідної інформації
для ефективного функціонування системи, охоплюючи проведення
об’єктивного аналізу, прогнозування та формування потрібної звітності.

Ураховуючи зазначене, одним з пріоритетних напрямів діяльності ДПС є
проведення модернізації, особливо у галузі інформаційних технологій.

Одним із варіантів може бути створення єдиної інтегрованої інформаційної
системи ДПС, що складається з комплексу функціональних, управлінських та
інфраструктурних підсистем, що забезпечують надійне її функціонування. 

Це дозволить забезпечити:

– використання єдиної бази документів усіма підсистемами й реалізацію
безперервного документообігу; повну автоматичну регламентацію дій
користувачів; планування і розподіл завдань, контроль їх виконання;

– можливість системного управління, централізованого контролю діяльності
кінцевих користувачів системи, розподіл і нормування навантажень, а
також централізованого супроводу системи (оновлення математичного
забезпечення, технічного оснащення, форм документів тощо);

– можливість оптимізації взаємодії між обласними та районними органами
ДПС.

Паралельно із наведеним великого значення набуває впровадження систем
підтримки рішень (СППР), які відомі в іноземній літературі як Decision
Support Systems (DSS). 

Це інтерактивні комп’ютерні системи, призначені для підтримки діяльності
управлінця під час прийняття рішення щодо слабоструктурованих або
неструктурованих систем, а також для підвищення ефективності рішень, які
приймаються на основі аналітичних та інформаційних даних про ситуацію,
пов’язану з прийняттям рішення.

СППР охоплює три компоненти:

– підсистему інтерфейсу, який надає змогу користувачу проводити діалог
із системою, використовуючи різні програми вводу-виводу інформації;

– підсистему управління базою даних, яка призначена для зберігання,
управління, вибору, відображення та аналізу даних;

– підсистему управління базою моделей, яка містить набір моделей для
забезпечення відповідей на множину запитів користувачів, для
розв’язування завдань тощо.

Ці системи можуть виконувати, крім зазначеного, порівняння
альтернативних рішень з метою вибору кращого та опрацювання інших
пропозицій для керівника щодо формування критеріїв, генерування та
вибору моделей, збору та підготовки даних, оформлення та видачі
результатів тощо.

Інтерес до СППР як до перспективного напряму використання обчислювальної
техніки, інформації та інформаційних технологій, так і до інструменту
підвищення ефективності праці у сфері управління зростає. Розробка та
впровадження СППР у багатьох країнах світу перетворилась на ділянку
бізнесу, що стрімко розвивається.

2. Документаційне забезпечення

В управлінській діяльності інформаційне забезпечення досить тісно
пов’язане з документаційним забезпеченням. 

Документаційне забезпечення управління – діяльність спеціальних
працівників або підрозділів органів ДПС щодо створення документаційної
інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським
апаратом у процесі реалізації його функцій.

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство
– діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з
документами: організацію документообігу, використання
інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання
документів і підготовку їх для передачі в архів.

Значення документаційного забезпечення полягає в тому, що в загальному
обсязі управлінської роботи (за різними оцінками) до 60–70 % займають
операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути
використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації,
обробки, систематизації тощо).

Основним носієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за
допомогою якого здійснюються ділові зв’язки. Тому раціоналізація
діловодства є важливим напрямом наукової організації праці працівників
сфери управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг
документообігу. 

Причини зростання обсягів управлінської інформації можуть бути як
об’єктивні, так і суб’єктивні: 

. 0 D F ~ ? ?

?

0 ? ?

?

???????????H?H??????_?????H?H?????сштабів і зростаючою складністю
керованих систем, а також вирішуваних ними завдань;

– суб’єктивні – причини, зумовлені відсутністю науково-обґрунтованих
комплексів документів, які є необхідними та достатніми для
документування процесу управління, а також недосконалістю технології
роботи з документами у процесі управління. 

Ці ж причини зумовлюють переважно і недостатню якість підготовки
документів.

Документ – передбачена законодавством матеріальна форма одержання,
зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на
папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві. 

Первинний документ – документ, що містить вихідну інформацію.

Вторинний – документ, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої
обробки одного або кількох документів.

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його
компетенції, порядку розв’язання питань, а також обсягу та характеру
взаємозв’язків з іншими органами, установами можуть формуватися системи
діловодства, серед яких найбільш уживані:

– централізована – усі документи (вихідні, вхідні, внутрішні)
реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат);

– децентралізована – допускається реєстрація документів у кількох місцях
за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності
територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих
умов роботи;

– змішана – найбільш важлива внутрішня документація та переписка
керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних
підрозділах.

В умовах обширного документообігу великого значення набуває правове його
регулювання, яке здійснюється через інструкції та положення з
діловодства. Такі документи регламентують:

– порядок підготовки й оформлення документів, їх погодження та
візування;

– організацію роботи з документами;

– реєстрацію і порядок зберігання угод та договорів;

– порядок друкування і тиражування документів;

– організацію контролю за строками виконання документів;

– формування номенклатури справ, формування і оформлення справ;

– відбір документів і справ на зберігання або знищення;

– знищення документів;

– облік обсягу документообігу.

Організаційно функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи –
управління справами, секретаріати та канцелярії. На них покладається
безпосереднє діловодне обслуговування органів, підрозділів ДПС України
(приймання і відправлення кореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних
документів, тиражування, розподіл документів для доповіді керівництву,
ведення контролю за виконанням документів, ознайомлення працівників з
наказами, розпорядженнями, документаційне обслуговування нарад,
конференцій, засідань, оформлення справ і передача їх до архіву,
збереження документів тощо).

На дані підрозділи покладено здійснення операцій з документами:

– приймання кореспонденції – приймання пошти, реєстрація її у журналі
обліку, попередній розгляд документів для визначення доцільності
виконання, а також прямого надсилання документів безпосереднім
виконавцям, не надаючи їх на розгляд першим керівникам (обсяг
кореспонденції, рішення за якими повинні приймати тільки перші
керівники, не перевищує 10–20 %);

– реєстрація документів – фіксація факту створення або одержання
документа шляхом присвоєння йому порядкового номера та запису
встановлених відомостей про нього засвідчує факт отримання документа,
взяття на облік і забезпечення зберігання документів, довідкової та
контрольної роботи. Документи реєструються один раз: вхідні – у день
надходження, вихідні – у день підписання. Таємні документи реєструються
у спеціальних журналах. Обов’язковій реєстрації підлягають документи, що
надійшли з вищих органів влади та управління, державних адміністрацій,
органів ДПС України, скарги та звернення громадян, повідомлення про
порушення податкового законодавства, документи, що потребують вирішення
або відповіді, а також документи з відповідними грифами. Ознакою
зареєстрованого документа є штамп на першому аркуші, дата його
надходження, порядковий номер за журналом обліку;

– передача документа для розгляду керівником (заступником) органу ДПС
України. Резолюція керівника щодо порядку виконання, виконавців, терміну
виконання тощо зазначається на вільному від тексту місці першого аркуша
перед підписом керівника та датою резолюції. Якщо у резолюції
зазначається кілька виконавців, то на першому місці зазначається
відповідальний виконавець, якому і вручається документ. Відповідальний
виконавець забезпечує виконання завдання та зберігання документа.
Виконання документів полягає у виконанні приписів, збиранні інформації,
підготовці управлінського рішення, листів для відповіді, наказів,
розпоряджень, а також у погодженні, затвердженні і реєстрації вихідного
документа;

– контроль за виконанням документів є важливим напрямом управлінської
діяльності, що виконується з метою сприяння своєчасному та правильному
виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання
інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців.

Контроль за виконанням документів включає: постановку документа на
контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця,
попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів; облік і
узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування
керівника.

Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

– обов’язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;

– систематизацію нагляду за виконанням документів;

– вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та
окремих невідповідностей;

– підвищення трудової дисципліни виконавців.

Щоденно за картотекою та журналом реєстрації робиться вибірка
документів, виконання яких наближається до кінця та не виконаних у
строк. Про останні доповідають безпосередньо керівнику. У випадку
подовження терміну виконання, у контрольній картці проставляється
відповідна відмітка.

Контроль може здійснюватись у формах:

– суцільного контролю – за виконанням усіх документів;

– спеціального контролю – за виконанням документів органів влади, вищих
органів ДПС, запитів депутатів, скарг, заяв, звернень громадян, наказів
та інших найбільш важливих документів щодо боротьби з порушеннями
податкового законодавства.

Для всіх документів, що циркулюють в апаратах управління, встановлюються
строки виконання, які можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки встановлюються законодавством або нормативними актами
(пропозиції, заяви та звернення громадян розглядаються у термін до 1
місяця). Документи з відміткою “терміново” виконуються у триденний
термін, документи Кабінету Міністрів і Верховної Ради – у десятиденний
термін, якщо інше не передбачено.

Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом з фіксуванням
їх у резолюціях.

Технічним засобом контролю є картотеки. Для організації контролю за
виконанням документа на нього складається контрольна картка у момент
реєстрації документа.

Документ вважається виконаним, коли всі поставлені питання розв’язані та
автору чи відповідному органу надіслана відповідь. Лише у цьому випадку
документ знімається з контролю, про що у контрольній картці робиться
відповідна відмітка;

– відправлення документів охоплює операції з реєстрації документів у
журналі обліку вихідних документів, написання на конверті (тексті)
адреси, вкладання документів у пакети, заклеювання, проставлення
вартості відправлення, складання реєстру та здачу кореспонденції у
відділення зв’язку; 

– збереження документів – завершальна стадія діловодства, завданням якої
є систематизація, забезпечення збереження та можливості використовувати
їх повторно у процесі управління.

ЛІТЕРАТУРА

Конституція України. – К., 1996.

Закон України “Про державну податкову службу України” // Відомості
Верховної Ради (із змінами та доповненнями, внесеними Законами України
від 7 липня 1992 р. № 2555-ХІІ, 11 липня 1995 р. № 297/95-ВР, 16 травня
1996 р. № 203/96-ВР, 5 лютого 1998 р. № 83/98-ВР). – 1991. – № 6. – С.
37.

Закон України “Про державну службу” // Відомості Верховної Ради (із
змінами згідно із Законами № 282-95-ВР від 11.07.95 та № 358-95-ВР від
05.10.95). – 1993. – № 52. – С. 490.

Закон України “Про систему оподаткування” // Урядовий кур’єр. – 1997. –
20 березня.

Закон України “Про банкрутство” // Відомості Верховної Ради (із змінами
і доповненнями, внесеними Законом України від 30.06.99). – 1992. – № 31.

Указ Президента України “Про затвердження Програми кадрового
забезпечення державної служби та Програми роботи з керівниками державних
підприємств, установ і організацій” від 10.10.95 № 1035/95.

Аверьянов В.Б. Функции и организационная структура органов
государственного управления. – К.: Наукова думка, 1979.

Азаров М.Я., Кольга В.Д., Онищенко В.А. Все про податки. – К.:
“Експерт-Про”, 2000.

Андрушків Б.М., Кузьмін О.Е. Основи менеджменту. – Львів: Світ, 1995.

Асмус В.Ф. Платон. – М., 1969.

Атаев Л.А. Научная организация управленческого труда. – М., 1980.

Афанасьев В.Г. Общество: системность, познание и управление. – М.,
1981. 

Бачило М.Л. Функции органов управления. – М., 1984.

Бизюкова Н.В. Кадры. Подбор и оценка. – М., 1984.

Білоус В.Т. Управління податковою службою в Україні. – Автореф. дис… к.
держ. упр. – К., 1998. – 22 с. 

Вицин С.Е. Определение и обоснование целей в социальном управлении. –
М.: Акад. МВД СССР, 1977.

Вицин С.Е. Методология системного подхода к исследованию и решению
социальных проблем. – М., 1978.

Венделин А.Г. Подготовка и принятие управленческих решений:
Методологический аспект. – М.: Экономика, 1977.

Гега П.Т. Правовий режим оподаткування в Україні. – К.: Юрінком, 1997. 

Голиков В.И. Теория принятия управленческих решений. – К., 1976.

Государственная служба / Под. ред. А.В. Оболонского. – М.: Дело, 1999.

Дерягин И.Я. Право и управление. – М., 1981.

Дубенко С.Д. Державна служба і державні службовці в Україні. – К.:
Видавничий дім “Ін Юре”, 1999.

Евланов Л.Т. Теория и практика принятия решений. – М.: Экономика, 1984.

Жиголов В.Т., Шимановська Л.М. Основи менеджменту і управлінської
діяльності. – К., 1994.

Завадський Й.С. Менеджмент. – К., 1998.

Завгородний В.П. Налоги и налоговый контроль в Украине. – К.: “А.С.К”,
2000.

Иванцевич Дж., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления. – М.: Дело,
1993.

Киллен К. Вопросы управления: Пер. с анг. – М.: Экономика, 1981.

Коваль Л. Адміністративне право України. – К.: Основи, 1994. 

Похожие записи