Реферат на тему:

Удосконалення методів і прийомів внутрішньогосподарського контролю за
матеріальними цінностями в умовах автоматизації обліку

Матеріальні запаси (матеріали, сировина, паливо тощо), які в процесі
господарської і виробничої діяльності здійснюють певний кругообіг,
починаючи з їх надходження і використання під час виробництва продукції
та закінчуючи її реалізацією і грошовим обігом, займають на
підприємствах значне місце.

Для забезпечення матеріальних запасів у вигляді сировини, матеріалів,
палива тощо важливе значення має ефективне використання коштів у системі
матеріально-технічного постачання і придбання сировини, матеріалів та
інших матеріальних ресурсів. У системі збереження та ефективного
використання матеріальних активів важливе значення має
внутрішньогосподарський оперативний контроль.

В умовах ринкової економіки функції управління матеріальними активами
тісно пов’язані з системою внутрішньогосподарського контролю за їх
збереженням і використанням. Ця система контролю постійного
спостереження за надходженням, зберіганням і ефективним використанням
матеріальних активів створює його окрему галузь, тобто постійно діючий
попередній і поточний внутрішньогосподарський (внутрішній) контроль.

Винятково важливе значення має внутрішньогосподарський (внутрішній)
контроль на об’єктах (складах, цехах, дільницях), де зосереджується і
використовується величезна кількість матеріальних цінностей (сировини,
матеріалів тощо). Такий контроль здійснюється безпосередньо на
підприємстві в процесі здійснення операцій надходження, зберігання і
використання цінностей, що забезпечує оперативність контролю, а це в
свою чергу створює можливість своєчасно вникати в сутність цих операцій,
оперативно і своєчасно виявляти недоліки в процесі надходження,
використання і зберігання запасів. Своєчасний і всебічний контроль
сприяє збереженню та ефективному використанню матеріальних цінностей.
Він дає змогу не тільки вчасно виявити недоліки в системі обліку
матеріальних запасів і їх використанні, але й допомагає виявити
невикористані резерви в системі здійснення нормування і використання
матеріальних цінностей. Він є найбільш системним, оперативним і дійовим,
забезпечує постійно діючу функцію перевірки збереження матеріальних
запасів та їх ефективного використання. Поряд з цим, ґрунтуючись на
системі первинного документального забезпечення і даних аналітичного
бухгалтерського обліку, оперативний контроль забезпечує систематичну
перевірку всіх операцій і процесів, пов’язаних із надходженням і
витрачанням сировини, матеріалів і інших матеріальних запасів.

Внутрішньогосподарському оперативному контролю властиві такі методичні
прийоми, як органолептичні, розрахунково-аналітичні та документальні
методичні прийоми контролю. Ця система методичних прийомів контролю
конкретизується процедурами перевірки, пов’язаними з інвентаризацією
матеріальних цінностей, контрольними замірами і контрольними запусками
використання матеріалів на виробництво, суцільним і вибірковим
спостереженням та службовим розслідуванням. У системі
розрахунково-аналітичних методичних прийомів контролю важливе значення
має аналіз ефективності використання матеріальних цінностей, статистичні
розрахунки і групування та економіко-математичні методи контролю
(обґрунтованість договірної системи на постачання матеріальних
цінностей, оптимізація маршрутів їх перевезень, визначення купівельної
вартості).

Особливе значення має дослідження операцій з товарно-матеріальними
цінностями на підставі облікової документації, зокрема прийомів
документальної перевірки. У системі методичних прийомів контролю
операцій з матеріальними запасами мають місце такі важливі стадії
процесу поточного внутрішньогосподарського контролю, як контроль за їх
наявністю за допомогою прийомів інвентаризації цінностей на об’єктах їх
збереження, використання для виробництва продукції та документований
контроль операцій, пов’язаних із надходженням, оприбуткуванням
підзвітними особами та використанням цінностей безпосередньо на
виробничих об’єктах (цехах). Всі ці стадії системи процесу оперативного
контролю конкретизуються певними його об’єктами, потребують використання
нормативно-законодавчої та обліково-документальної інформації,
здійснення обґрунтованих методичних прийомів контролю, що використовують
під час здійснення його процедур та узагальнення і реалізації
результатів контролю.

Особливе значення під час контролю має правильне використання процедур,
пов’язаних з інвентаризацією товарно-матеріальних цінностей і
розрахунків із постачальниками та перевірка документального
обґрунтування операцій щодо надходження, використання та іншого вибуття
матеріальних цінностей. Поряд з інвентаризацією цінностей під час
контролю підприємств здійснюється обстеження дотримання умов їх
збереження безпосередньо на об’єктах (складах) та закріплення цінностей
за матеріально відповідальними особами.

При перевірці складів з’ясовують систему контролю цінностей, що
надходять від постачальників, правильність приймання їх за кількісними
та якісними показниками. Разом з такими контрольними перевірками важливо
дослідити систему відпуску матеріалів на виробництво, перевірити
правильність і своєчасність оформлення відпуску матеріалів відповідними
документами.

Невід’ємною частиною контролю матеріальних цінностей на складах є
перевірка складського обліку. З цією метою перевіряють систему
оперативного контролю бухгалтерської служби за матеріально
відповідальними особами. Матеріальний відділ бухгалтерії повинен
систематично контролювати правильність записів у картках складського
обліку на основі первинних документів та обґрунтовувати визначення
залишку цінностей після кожної операції. Такий контроль особливо
необхідний в умовах застосування оперативно-сальдового обліку
матеріалів, коли в бухгалтерії ведеться облік тільки у вартісному
вираженні за групами матеріалів. Бухгалтер матеріального відділу при
цьому методі обліку підписується в картках складського обліку за
правильність кожної записаної операції на основі первинних документів.
Не дивлячись на це, практика контрольно-ревізійної роботи показує, що
основними порушеннями при обліку матеріалів на картках сортового обліку
є: наявність від’ємних перехідних залишків (“червоне сальдо”) щодо
окремих видів матеріальних цінностей; відсутність записів надходження
матеріалів за окремими прибутковими документами; розходження між даними
карточок складського сортового обліку та даними обліку в бухгалтерії;
завищення кількості списаних на виробництво матеріалів порівняно з
витратними документами; неправильний підрахунок залишків; наявність
залишків матеріалів в одному вимірнику і відсутність їх в іншому.

Факти “червоних” залишків свідчать про неповне або несвоєчасне
оприбуткування надходження матеріальних цінностей, списання завищеної
кількості матеріалів на виробництво проти фактично відпущених, заміни
показників у документах, складання безтоварних документів на відпуск
матеріалів, неправильний підрахунок перехідних залишків,
неоприбуткування повернених із цехів матеріалів тощо. Від’ємні
(“червоні”) залишки після чергового надходження даного матеріалу
тимчасово закриваються, а кількість товарно-матеріальних цінностей на цю
величину зменшується. Від’ємні залишки показують розмір неврахованих
матеріалів і можуть бути резервом для крадіжок. Після з’ясування причин
їх утворення при прийомі документів бухгалтером матеріального обліку
необхідно оприбуткувати матеріальні цінності на величину розміру
“червоних” залишків і вивести реальні залишки цінностей.

Розходження між даними складського і бухгалтерського обліку виявляють
шляхом співставлення залишків у сальдовій книзі з залишками,
підрахованими бухгалтерією в оборотних відомостях за групами матеріалів.
Необхідно також перевірити, чи не допускалось списання цих розходжень за
рахунок відхилень в оцінці матеріалів або за рахунок
транспортно-заготівельних витрат замість встановлення дійсних причин.

Навмисне завищення кількості списування на витрати матеріалів порівняно
з первинними документами і неправильний підрахунок залишків матеріальних
цінностей (у бік зменшення) у картках сортового обліку може
здійснюватись практично за рахунок округлення показників (наприклад до
10, 100 тощо). Ці порушення можуть бути виявлені шляхом виявлення і
підчисток у картках, а також шляхом порівняння кількості відпущених
матеріалів у цех за документами складу з кількістю одержаних матеріалів
згідно з документами цеху. Невідповідність залишків матеріалів, які
обліковуються в декількох примірниках, вказує на недостовірність
первинних документів за операціями надходження та витрачання і порушення
встановленого порядку приймання і видачі матеріальних цінностей. У цих
випадках необхідним є поопераційне дослідження первинних документів.

Поряд із зазначеними прийомами контролю важливе значення мають
документальні методичні прийоми, пов’язані з надходженням, оцінкою,
оприбуткуванням і ефективним витрачанням матеріальних цінностей. Для
контролю їх надходження та оприбуткування використовують специфічні
методи зустрічної перевірки накладних товарно-транспортних із
податковими, прибутковими ордерами та даними розрахунково-платіжних
документів. Це дає можливість перевірити повноту і своєчасність
оприбуткування цінностей (сировини, матеріалів тощо) матеріально
відповідальними особами. Але ця перевірка документів повинна
пов’язуватись із таким важливим методом контролю, як дослідження цих
документів за сутністю і змістом та співставлення їх даних з обліковими
реєстрами.

У практиці зустрічаються випадки неповного надходження та оприбуткування
матеріальних цінностей або приписування цінностей, які фактично не
перевозились. У зв’язку з цим доцільно застосувати методи зіставлення
якісних і кількісних показників цінностей, відображених у документах
постачальників із даними прибуткових ордерів, які використовуються для
кількісно сумового обліку матеріалів, що надходять від постачальників.
Неповне або несвоєчасне оприбуткування цінностей може виникнути як
внаслідок недопостачання або несвоєчасного постачання цінностей
(сировини, матеріалів і т. д.), так і нестачі при їх прийманні на
складах підприємства. Тому у даному випадку важливе значення мають
прийоми зустрічної перевірки документів, пов’язаних із надходженням
матеріальних цінностей. У процесі зустрічної перевірки документів,
пов’язаних із надходженням матеріальних цінностей, у постачальників
можуть бути виявлені зловживання, коли окремі працівники підприємства
закупляли матеріали за незареєстрованими дорученнями за безготівковою їх
оплатою через банк. У практиці зустрічались випадки, коли матеріали не
оприбутковувались і не відображались в обліку підприємства, а розрахунки
з постачальниками приховувались на інших рахунках. Особливо ретельно
перевіряють правильність оприбуткування матеріальних цінностей, які
надійшли з відхиленнями від супровідних документів. Для цього потрібно
не тільки перевірити правильність і достовірність актів на приймання
матеріалів чи комерційних актів, але й порівняти дані
товарно-транспортних накладних із даними оплати рахунків постачальників.

В умовах надходження матеріальних цінностей на склади підприємства
автотранспортом потрібно їх кількість, зазначену в товарно-транспортній
накладній, співставити з кількістю оприбуткування цінностей на складі.
Необхідно також перевірити відповідність кількості оприбуткованих
матеріальних цінностей ємкості тари, в якій ці цінності надійшли на
склад. Це дасть можливість виявити факти неповного оприбуткування
цінностей.

У сучасних умовах розширення заготівлі матеріалів з оплатою за готівку з
підзвітних сум необхідно порівняти дані накладних (включаючи і
податкові) на оприбуткування матеріалів із даними оплати за них за
готівку (тобто з даними квитанцій до прибуткових касових ордерів або
чеків, що підтверджують надходження коштів до тих підприємств, в яких
здійснювалась ця закупка матеріалів за готівку).

Контроль операцій, пов’язаних із відпуском матеріалів на виробництво,
потребує особливої уваги до обґрунтованості діючої системи лімітування і
додержання встановлених лімітів. Обґрунтованість лімітів можна
перевірити шляхом множення норм витрат матеріалів на одиницю продукції
на розрахунковий випуск цього виду продукції.

При перевірці відпуску матеріалів на виробництво особливу увагу
звертають на їх понаднормативний відпуск або заміну одних видів
матеріалів іншими. Якщо при перевірці буде встановлено, що понадплановий
відпуск матеріалів пов’язано з порушенням технології виробництва, то
необхідно визначити суму матеріального збитку та винних осіб. При
контролі також потрібно пам’ятати про можливі випадки подвійного
відпуску матеріалів на одні і ті ж виробничі потреби за лімітними
картками або актами-вимогами за понадплановий (понаднормативний) відпуск
або картками на заміну матеріалів.

У системі прийомів і способів контролю операцій із товарно-матеріальними
цінностями важливе значення має автоматизація його процедур. Якісно нові
можливості удосконалення методів контролю матеріальних запасів з’явилися
з появою ЕОМ і автоматизацією обліку. Цьому сприяла розробка цілого ряду
КСБО (комп’ютеризованих систем бухгалтерського обліку), впровадження
яких дало можливість більш ефективно використовувати ЕОМ для обліку і
контролю матеріальних запасів.

У зв’язку з цим змінюється і функція бухгалтерської служби щодо
використання ЕОМ не тільки для потреб обліку, але і для виконання
контрольних функцій обліку. Це, в свою чергу, потребує від спеціалістів
бухгалтерського профілю знання роботи на ПК і процесів машинної обробки
інформації, знань, пов’язаних із контролем операцій в умовах
автоматизації обліку. Таким чином, в умовах використання ЕОМ спрощуються
процедури, пов’язані з виконанням чисто облікових функцій, що дає
можливість звільнити цих працівників від трудомісткої облікової роботи і
дозволяє більше уваги приділяти контролю операцій із матеріальними
запасами, відображеними в обліковій інформації.

Застосування в обліковому процесі обчислювальної техніки вносить зміни
не тільки в технологію обліку, вона суттєво впливає на послідовність і
способи проведення контролю. При машинній обробці облікової інформації
разом з методами контролю, характерними для ручного обліку, можуть бути
додатково застосовані такі прийоми контролю, як візуальний, логічний,
рахунковий, балансовий, використання контрольних машинограм,
взаємоконтроль і звірка різних машинограм за одними і тими ж
показниками.

Так, балансовий контроль полягає у співставленні і звірці підсумків за
взаємопов’язаними показниками. Наприклад, підсумки залишків за групами
матеріалів звіряються з загальним підсумком матеріальних запасів.

У ході перевірки машинограм важливо звернути увагу на взаємоув’язку
даних самої машинограми, а також застосувати візуальний контроль, який
дозволить виявити в підсумкових даних нереальні, логічно неможливі
кількісні і сумові показники з руху товарно-матеріальних цінностей. Далі
ці показники необхідно ретельно перевірити. Такий логічний контроль
дозволить виявляти помилкові вхідні дані і виправляти їх, одержуючи
після цього оброблену інформацію за правильними даними.

Рекомендується також особливо ретельно перевіряти відповідність даних
різних машинограм, де відображено залишки і рух матеріальних цінностей,
і зведених даних за економічно однорідними та однаковими показниками.
Зокрема, машинограму випуску готової продукції звіряють із машинограмами
витрат матеріалів. Виявлені розходження перевіряються построчною
перевіркою і звіркою машинограм із застосуванням необхідних первинних
документів. Рахунковому контролю підлягають документи, складені вручну і
на машинах, при цьому повторно перераховуються підсумки в кількісному і
вартісному виразах. За результатами перевірки можуть бути сформовані
контрольно-таксувальні машинограми, контрольно накопичувальні реєстри.

Важливим напрямом використання обчислювальної техніки для обліку і
контролю операцій з матеріальними цінностями є систематизація та
узагальнення виявлених порушень і розбіжностей, їх оформлення в
таблицях, які мають необхідні обчислення і пояснюючий текст. Наприклад,
можуть бути складені накопичувальні відомості про наявність на складі
зіпсованих матеріалів, відпуску з нього матеріалів поза нарядами і
накладними.

Важливо зазначити, що в умовах автоматизації бухгалтерський облік і
контроль операцій за надходженням і використанням матеріальних цінностей
значно полегшується. Перевіряючий одержує можливість аналізувати більш
широкий обсяг інформації у вигляді різного роду машинограм і інших
розробок.

Так, при застосуванні КСБО є можливість щоденно складати машинограму в
вигляді відомості про надходження матеріальних цінностей і виконання
договорів від окремих постачальників, отримувати дані про потреби в
матеріалах, виходячи з обсягів виробництва.

Сучасні бухгалтерські програми значною мірою допомагають при проведенні
контролю на всіх ділянках обліку матеріальних цінностей на підприємстві.
Для цього КСБО повинні відповідати таким основним вимогам, як простота
програми, її гнучкість. Поряд із цим дана програма повинна забезпечувати
можливість формування підсумкової і поточної інформації та можливість
виправлення помилкових або спотворених операцій.

У зв’язку з цими вимогами перш за все необхідно, щоб програма була
доступна користувачу, інакше її буде тяжко використовувати для виконання
завдань контролю. Вона повинна мати можливість адаптуватися до
особливостей і специфіки роботи конкретного підприємства. Доцільно
також, щоб в програму були занесені стандартні (часто використовувані)
варіанти настройки. Програма також повинна забезпечувати формування
підсумкової і поточної інформації в різних формах, тобто одна і та ж
інформація формується з різних сторін. Зокрема, для контролю користувач
може використовувати ту форму, яка для нього є більш зручною. Нарешті у
дану програму необхідно занести типові форми документів, які
відображають результати перевірки. Зокрема, у ній потрібно закласти
можливість виправлення помилок і спотворень тих або інших стадій
операцій, відображених у цій програмі.

Автоматизація бухгалтерського обліку обумовлює як нові підходи до самого
процесу обліку матеріальних запасів, так і до методів їх контролю. Так,
при внутрішньому контролі матеріальних запасів в умовах автоматизації
значною мірою зменшуються витрати на перевірку обробки інформації. Це
пояснюється тим, що в умовах автоматизації можна більше довіряти ЕОМ, що
в свою чергу обмежуватиметься вибірковим контролем. Інакше процес
перевірки, по суті, перетвориться в систему дублювання роботи
бухгалтера. Разом з тим значну увагу необхідно зосередити на перевірці
вхідної і первинної інформації, яка вводиться і буде оброблятися на ЕОМ,
а також більше уваги приділити перевірці вихідних форм і звітів.

Щодо бухгалтерських програм, то вони повинні мати спеціально розроблений
контрольний модуль, який може підключатися до бухгалтерської програми у
процесі контролю обліку матеріальних запасів. За допомогою цього модуля
може забезпечуватись як систематичний контроль операцій, так і
вибірковий контроль за визначеними операціями. Необхідно також
підкреслити, що на практиці, по суті, не існує спеціальних програм,
призначених саме для контролю. Але впровадження ЕОМ і комп’ютеризованих
систем у процес обліку дозволяє значно скоротити і процес контролю з
боку працівників обліку.

Отже, при впровадженні ЕОМ у процес обліку і контролю необхідно знати,
що комп’ютер також може помилятися внаслідок відмови або збоїв у роботі
техніки, що трапляється часто, до того ж програмою можна передбачити
такі випадки і відновлювати інформацію. Але в основному помилки
виникають не з вини комп’ютерної технології, а внаслідок некомпетентних,
неуважних або навмисних дій самого користувача. При цьому потрібно
зауважити, що контролюючі не повинні повністю довіряти автоматизованим
системам, а використовувати їх як засіб, який допомагає при здійсненні
процедур контролю матеріальних запасів.

Похожие записи