4. Організація бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки
інформації

Сучасний бухгалтер займає одне з чільних місць у керуванні
підприємством. Він займається не тільки веденням бухгалтерських
рахунків, але і здійснює значну роботу, що включає планування, контроль,
оцінку, оцінку діяльності, проводить аудит і розробку управлінських
рішень щодо господарської діяльності підприємства.

Необхідною умовою удосконалення управління є докорінна реконструкція
його технічної й інформаційної бази на базі автоматизованої системи
обліку з використанням автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ).
Одним із найважливіших завдань є подальший розвиток і вдосконалення
інформаційних систем підприємств із використанням сучасних методів
управління і технічних засобів.

У зв’язку з новими умовами роботи роль бухгалтерського обліку повинна
бути змінена, а методологічні і методичні аспекти мають коректуватися.

Бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація в умовах автоматизованої
обробки інформації використовуються набагато ширше, ніж при ручній
обробці даних.

Міняється і цільове призначення бухгалтерського обліку. Зі зменшенням
його значення як найбільш організаційної частини інформаційної системи,
що функціонує на якісно новому технічному рівні, він усе в більшій мірі
повинен ставати складовою частиною керуючої системи підприємства. Цей
процес розвивається повільно і явно відстає від темпів удосконалення
технічного оснащення обліку. У результаті, незважаючи на ріст обсягу
облікової інформації, викликаної збільшенням її джерел і споживачів,
зростання матеріальних і трудових витрат на ведення обліку, зв’язане з
упровадженням ПЕОМ, споживча вартість бухгалтерської інформації
залишилася без істотних змін.

В даний час підприємствам необхідна автоматизована система обліку на
базі сучасних засобів обчислювальної техніки, що дозволяє забезпечити:

— повне і своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів;

— виконання контрольних і аудиторських завдань з метою одержання
необхідної інформації про наявні відхилення;

— одержання автоматизованим шляхом готових комп’ютерних управлінських
рішень;

— аналіз і прогнозування господарсько-фінансової діяльності
підприємства.

Застосування обчислювальних машин на підприємствах призвело до
радикальних змін в організаційній структурі і процесі прийняття рішень
керівництвом. Багато виглядів робіт на рівні середнього керівництва були
об’єднані чи узагалі виключені. Моделі прийняття рішень зазнали змін
переважно в напрямку централізації. Застосування обчислювальних машин
дало значний ефект у прийнятті одноманітних і типових управлінських
рішень на основі вже наявної інформації обліку, але не вплинуло на такі
області ухвалення рішення в управлінні, як визначення завдань,
постановка мети, впровадження рішень і оцінка результатів, що вимагають
від керівництва творчого підходу [4, c.28].

У результаті обчислювальні машини звільнили керівників середнього рівня
від прийняття одноманітних рішень і ведення паперової роботи й у такий
спосіб дали їм можливість зосередитися на творчих завданнях.
Обчислювальні машини призвели до централізації організаційної структури
і процесу ухвалення рішення. Таким чином, ПЕОМ здійснили найбільший
організаційний вплив на оперативний рівень управління, значний — на
середній рівень і дещо менший — на вищий рівень управління.

Однак поява нового типу ПЕОМ, вимоги часу, перехід до ринкових відносин
призвели до необхідності поєднання централізації обробки облікової
інформації з тенденцією до його децентралізації, пов’язаної з вимогами
оперативного управління підрозділами на місцях. Сполучення централізації
і децентралізації при цьому забезпечується розподіленою системою обробки
даних.

Розподілена система обробки даних дозволяє керівникам вищої ланки вчасно
контролювати діяльність підрозділів, а керівникам підрозділів —
оперативно підводити підсумки роботи і вчасно вживати необхідних
заходів.

У загальносистемному плані методологічні аспекти автоматизованого
бухгалтерського обліку торкаються наступних питань:

— машинне формування первинної облікової інформації — документів і
носіїв;

— машинне ведення аналітичного і синтетичного обліку;

— машинне ведення зведеного обліку, складання періодичної і річної
звітностей;

— машинну реалізацію інформаційно-довідкового забезпечення,
контрольно-аналітичних функцій бухгалтерського апарату;

— машинне формування управлінських рішень;

— машинну реалізацію передачі підсумкової інформації системи
автоматизованого бухгалтерського обліку для системного використання в
управлінні, тобто інформаційного забезпечення управління даними про
результати господарської діяльності підприємства, організації, що
виникають у сфері бухгалтерського обліку.

До основних методологічних принципів автоматизації бухгалтерського
обліку на базі АРМ бухгалтера (АРМБ), покликаним забезпечити єдність
прийомів розробки і функціонування її як єдиної системи, необхідно
віднести:

— децентралізовану організаційну форму експлуатації засобів
автоматизації в місцях виникнення облікової інформації, безпосередньо в
бухгалтеріях і інших службах, де виникає і використовується первинна
облікова інформація про господарські операції, що підлягають
відображенню в бухгалтерському обліку;

— використання функціонального змісту автоматизованої форми
бухгалтерського обліку, директивних вказівок з питань його організації і
методології, що забезпечують єдину методологічну основу його ведення;

— автоматизацію складання документів первинного обліку на паперових і
машинних носіях на ділянках і службах з масовим характером виникнення
господарських операцій і передачу цих даних бухгалтеру відповідної
ділянки обліку для автоматизованого введення і відображення даних у
бухгалтерському обліку;

— експлуатацію засобів автоматизації обробки облікової інформації — ПЕОМ
повинні використовувати безпосередньо облікові працівники в умовах
функціонування АРМБ;

— організаційну структуру внутрімашинного інформаційного фонду завдань
бухгалтерського обліку, адекватну структурі зовнішнього збереження
документів із даними бухгалтерського обліку в облікових регістрах у
вигляді машинних інформаційних таблиць, що відображають набори машинних
первинних документів, набори машинних документів-регістрів
бухгалтерського обліку;

— формування управлінської, облікової, контрольної й аудиторської
інформації в діалоговому режимі в доступному і зручному вигляді;

— створення автоматизованих робочих місць бухгалтера з цілком
автоматизованою системою розрахунків і відображенням інформації з
пропозиціями про прийняття управлінських рішень;

— створення інформаційної мови показників обліку, контролю й аудиту для
автоматизованого формування діалогової інформації;

— формування прогнозу і найближчих цілей, вироблення шляхів досягнення
цілей без обліку резервів і з урахуванням резервів підприємства.

Концепція децентралізованої обробки облікової інформації знайшла
відображення в широкому і масовому створенні АРМБ різних категорій.

АРМ бухгалтера є масовим засобом автоматизації праці персоналу,
зайнятого обліком, і являє собою функціональну спеціалізовану
людино-машинну систему, що включає програмно-технічний комплекс,
інформаційне і додаткове інструктивно-методичне й
організаційно-технологічне забезпечення, що забезпечує кінцевому
користувачу автоматизоване виконання операцій і автоматизацію
управлінських функцій облікового процесу. При цьому зберігається
істотний підхід до розподілу обов’язків між персоналом бухгалтерії по
функціональній ознаці з урахуванням раціоналізації і підвищення
продуктивності праці облікових працівників на базі застосування ресурсів
АРМБ.

Основна концепція побудови АРМБ полягає в децентралізованій
автоматизованій обробці інформації на робочих місцях облікового
працівника, створенні персональних баз даних, знань, цілей, локальних,
глобальних мереж АРМБ на базі персональних ЕОМ і інтелектуальних
терміналів [4, c. 29].

Повсякденно використовуючи таку програмно-технічну систему і продовжуючи
здійснювати традиційні методологічні, інформаційні і
контрольно-аналітичні функції, бухгалтер інтегрується в людино-машинну
систему обробки даних бухгалтерського обліку як оператор системи,
виступаючи в новій для себе ролі бухгалтера-оператора.

Розподілена система обробки даних (РСОД) забезпечує:

— взаємодія всіх робочих місць у даній системі;

— прискорення обробки облікової інформації, одержання якісного складу
даних за рахунок максимального пристосування засобів обробки і
забезпечення прийняття рішень до об’єктів оперативного управління (
цехи, ділянки, відділи і т.д.);

— зниження витрат на утримання усієї системи;

— перебудову форм і способів надання інформації в процесі вирішення
завдань;

— автоматизацію всього циклу операцій по введенню, контролю,
бухгалтерській обробці, систематизації й узагальненню первинних
облікових даних, а також операцій по виводу на друк інших
контрольно-довідкових документів;

— відсутність відособленого етапу підготовки даних на технічному носії
в традиційному розумінні, тобто операції введення даних первинних
документів поєднуються з автоматизованими операціями їхнього контролю,
первинних розрахунків, систематизації й узагальнення цих даних у
необхідних розрізах і розміщенні їх в інформаційному фонді РСОД.
Безпосереднє введення з клавіатури АРМБ даних первинних документів і
одночасне їхнє відображення на екрані дисплея забезпечують можливість
значного зниження обсягу інформації, що вводиться;

— взаємодія персоналу АРМБ із ресурсами РСОД носить інтерактивний
характер, тобто характер активної безпосередньої взаємодії. Інформаційне
обслуговування облікового працівника необхідними обліковими даними в
процесі виконання покладених на нього контрольно-аналітичних,
організаційних, інформаційних функцій реалізується в діалоговому і
запитально-відповідному режимах;

— використання поряд із традиційними первинними документами технічних
носіїв, на які інформація наноситься автоматично за допомогою регістрів,
встановлених у місцях виконання господарських операцій;

 — оперативність одержання й обробки інформації тривалого збереження за
ряд попередніх років;

— одержання накопичувальних даних по будь-який необхідний структурі;

— гнучкість витрат на утримання усієї системи;

— особиста участь виконавців у процесах управління і підвищення їхньої
відповідальності;

— зменшення обсягу документообігу;

— поетапне нормування потужності системи;

— зростання інформаційної раціональної системи за рахунок збільшення
кількості необхідних для управління даних і підвищення їхньої
достовірності і своєчасності;

— інтерактивний (діалоговий) режим вирішення завдань із широкими
можливостями для користувача;

— колективне використання документів на основі групи ПЕОМ, об’єднаних
засобами комунікацій, АРМБ ґрунтується на наступних основних принципах:

1) персоніфікація обчислень і самонавчання облікових

працівників;

2) автоматизація професійних знань;

3) автоматизація нових функцій;

4) безпаперова технологія;

5) раціональне сполучення розподіленої, децентралізованої і
централізованої обробки облікової інформації;

6) модульність, системність і ергономічність.

Безпаперова технологія функціонування дозволяє використовувати АРМБ для
рішення оперативних питань у реальному масштабі часу.

АРМБ є структурної складової автоматизованих систем управління,
персональним коштом для планування, управління, обліку, контролю,
обробки даних, підготовки і прийняття рішень.

Принцип модульності допускає сполучення АРМБ з іншими елементами
системи, а також вбудовування в діючі системи з мінімальними витратами і
без переривання функціонування останньої.

АРМБ — елемент системи автоматизації бухгалтерського обліку, усі
підсистеми якої погоджені між собою.

З обліком ергономічних вимог створюються АРМБ, що забезпечують комфортні
умови праці.

На підприємстві розробляються три категорії АРМБ відповідно до основних
функцій облікових працівників і використання персональних ЕОМ з
відповідними технічними характеристиками.

При автоматизованому вирішенні облікових завдань управлінський персонал
виконує в основному роботи, пов’язані безпосередньо зі здійсненням
методологічних, контрольних і аналітичних функцій, складанням у
встановленому порядку бухгалтерської звітності, а також зі збором,
реєстрацією, підготовкою на машинному носії первинної інформації з
використанням ПЕОМ, передачею системі обробки даних інформації на
машинному носії [4, c. 30].

При цьому відповідні управлінські служби (бухгалтерія, відділи) несуть
повну відповідальність за передачу відповідної інформації, підготовленої
у вигляді документів чи машинних носіїв, а бухгалтерія, крім цього, несе
загальну відповідальність за організацію і ведення бухгалтерського
обліку на підприємстві.

У процесі автоматизованого рішення облікових, контрольних і аналітичних
завдань взаємодія між бухгалтерією, відділами і системою обробки даних
здійснюється в такий спосіб.

З використанням інформаційної системи відповідні працівники обліку, що
беруть участь в автоматизованій реалізації комплексу обліку й в
автоматизованому вирішенні комплексу завдань, виписують первинні
документи на ПЕОМ і у визначеному порядку заповнюють дані. Одночасно з
випискою первинних документів на ПЕОМ провадиться перенесення
інформації на машинний носій. Відповідно до встановленого на
підприємстві регламентного режиму працівники обліку передають системі
обробки даних інформацію, що підлягає обробці на машинному носії, і
додаткові дані для контролю правильності інформації на машинному носії.

Система обробки даних у міру одержання інформації на машинних носіях
робить її відповідну обробку, що включає створення і контроль
інформаційних даних на ЕОМ більшої потужності. У процесі контролю
видаються діагностичні зведення про виявлені помилки. Відконтрольовані
дані завантажуються в інформаційну базу, після чого використовуються для
рішення облікових, аналітичних, контрольних і аудиторських завдань.
Реальні обліковий, контрольний і аналітичний процеси розподілені по
робочих місцях на території підприємства і здійснюються в конкретних
організаційно-технічних умовах. Тому важливим є аналіз структури робочих
місць як основи наступного формування структури АРМ. У результаті
аналізу організація облікового контрольного й аналітичного процесів
представляється у вигляді деякої схеми робочих місць, що відображає їхню
взаємодію при здійсненні реалізації облікових, контрольних і аналітичних
функцій. У цю схему повинні входити робочі місця працівників,
функціональні обов’язки яких у певній мірі пов’язані з веденням обліку,
контролю й аналізу. До них відносяться не тільки особи, що здійснюють
документування, систематизацію, узагальнення даних, контрольні чи
аналітичні функції, але також і технічний персонал.

Ці місця повинні розглядатися в якості потенційних для організації АРМБ.
Незважаючи на те, що значна частина названого персоналу організаційно не
пов’язана з бухгалтерією, вона зобов’язана виконувати усі вказівки
головного бухгалтера установи по організації і веденні обліку.

Тому організаційна підпорядкованість не є чинником, що обмежує склад
місць, де можуть бути встановлені АРМБ, що тією чи іншою мірою
забезпечують автоматизацію обліку, контролю й аналізу.

На робочих місцях працівників бухгалтерії весь комплекс робіт пов’язаний
з веденням обліку, контролю й аналізу, у той час, як для іншого
персоналу функції, пов’язані з бухгалтерським обліком, не є основними і
займають лише частину їхнього часу. Очевидно, що організація АРМБ для
такої категорії персоналу доцільна лише за умови використання АРМБ для
виконання їхніх основних функцій. Зокрема автоматизація робочих місць
працівників структурних, підрозділів, що здійснюють документування
господарських операцій, у більшості випадків доцільна лише за умови
комплексної автоматизації всіх облікових, контрольних і аналітичних
функцій.

Розподілена система обробки даних в умовах функціонування АРМ бухгалтера
будується по функціональних ознаках АРМБ із виділенням наступних трьох
рівнів управління:

— вищого (АРМ бухгалтера Ш категорії) — управління на рівні установи;

— середнього (АРМ бухгалтера II категорії) — управління на рівні ділянок
обліку;

— нижчого (АРМ бухгалтера I категорії) — безпосереднього управління
діяльністю ділянки, бригади, складу, комори, відділу і т.д.

На рис. 1 представлений розподіл АРМБ по рівнях управління:

 

 

III Рівень — управління в цілому

II Рівень — управління на рівні обліку в бухгалтерії

I Рівень — управління на низових рівнях підприємства

 

Рис. 1. Розподіл АРМБ по рівнях управління.

 

Три рівні системи управління охоплюють усю сукупність проблем по обліку,
контролю, аудиту й аналізу господарської діяльності [4,c. 30].

АРМБ I категорії призначені для формування і підготовки первинної
інформації, що формується безпосередньо на місцях виникнення інформації
(у цехах, складах і т.д.), а також вирішення необхідних завдань по
структурних підрозділах.

АРМБ II категорії призначені для контролю проходження первинної
інформації, організації регламентних і запитальних облікових,
контрольних і аналітичних завдань.

АРМБ III категорії призначені для аналізу роботи структурних підрозділів
і підприємства в цілому, узагальнення зведених даних, пов’язаних з
вирішенням регламентних завдань по складанню оперативної і періодичної
звітностей, здійснення оперативного контролю по використанню трудових,
матеріальних і грошових ресурсів, дотримання діючих норм матеріальних і
трудових витрат, виявлення відхилень від діючих систем чи нормування
планування, управлінського обліку, моделювання облікових даних. Дане
АРМБ інформаційно пов’язане як з віддаленими мереживними пристроями, що
знаходяться у філіях, так і з галузевими, територіальними, міжгалузевими
автоматизованими інформаційними системами, а також глобальними
інформаційними системами (мережі Internet).

В автоматизації обліку з розподіленими базами даних виділяються наступні
фактори:

— поєднання централізації і децентралізації управління коштами;

— вибір оптимальної структури розподілених баз даних;

— раціональне розміщення між ними завдань і запитань;

— забезпечення достовірності переданої й оброблюваної облікової
інформації.

Розподілена система обробки даних (РСОД) дозволяє вирішувати складні
завдання з використанням локальних баз даних, з децентралізованою
обробкою інформації. За допомогою розподіленої системи обробки даних
вона дозволяє створювати інформаційні системи, що поєднують переваги
централізації і децентралізації обробки даних.

Важливим питанням є організація і упровадження фінансового й
управлінського обліків з використанням автоматизованої системи обробки
інформації.

При фінансовому обліку обробляється частина облікової інформації, що
відображає зведення про фінансове положення діяльності підприємства. Ці
зведення формуються в документах фінансової звітності.

Управлінський (внутрішньогосподарський) облік відображає усі види
бухгалтерських даних, намічені, оброблені і передані для подальшого
внутрішнього використання і рішення завдань управління. Управлінський
облік є продовженням фінансового обліку і, насамперед, застосовується
для відображення внутрішніх операцій підприємства. Його призначення
полягає в забезпеченні інформацією керівників підприємства, менеджерів і
інших працівників, відповідальних за досягнення визначених виробничих
цілей.

В залежності від застосовуваних на підприємствах спеціалізованих
програмних засобів і інформаційних систем у спрощеному вигляді облік
можна представити у вигляді наступної схеми (рис. 2).

Дана схема використовується практично у всіх інформаційних системах на
Україні, при різній організації технологічного процесу.

На першому етапі обліку провадиться документальне оформлення здійснених
на підприємстві господарських фактів. Одночасно з введенням первинних
даних формуються всі бухгалтерські проводки. Бухгалтер має можливість
сформувати бухгалтерську проводку і вручну, однак це не тільки може
призвести до додаткових помилок, але і займає багато робочого часу.

Схема 2. Спрощений вид обліку в умовах автоматизованої обробки облікової
інформації.

 

Автоматизоване формування бухгалтерської проводки організується на
основі довідника типових господарських операцій.

На другому етапі обліку всі бухгалтерські проводки записуються в
зведений бухгалтерський регістр, що називається книгою обліку
господарських операцій. Книга обліку господарських операцій є
узагальненим синтетичним і аналітичним бухгалтерським регістром і являє
собою хронологічно упорядкований список проводок по рахунках. У книгу
обліку надходять усі проводки, що відповідають поточному розрахунковому
періоду. Кожен бухгалтерський запис має свій реєстраційний номер. У
книзі обліку господарських операцій відображаються всі бухгалтерські
операції, і вона служить основним джерелом для формування зведених
бухгалтерських звітів. Бухгалтерські записи можуть формуватися
безпосередньо й у книзі обліку господарських операцій — наприклад,
проводки закриття рахунків, розподілу рахунків і т.д. Можливе формування
бухгалтерських записів при пересиланні наборів бухгалтерських проводок з
інших систем.

Для аналізу бухгалтерських проводок по визначеному рахунку за обраний
період часу книга обліку господарських операцій має іншу форму
представлення і називається журналом господарських операцій по
балансовому рахунку. Для обліку забалансових рахунків ведуться
спеціальні журнали господарських операцій по кожному окремому рахунку.

Така структура обліку дозволяє накопичувати в пам’яті ПЕОМ інформацію
для синтетичного й аналітичного обліків.

На третьому етапі обліку формуються регістри бухгалтерського обліку,
регістри внутрішньої і зовнішньої бухгалтерської звітності. Регістри
внутрішньої бухгалтерської звітності призначені для внутрішнього
використання і служать для нагромадження інформації про рух коштів і
їхніх джерел на рахунках бухгалтерського обліку. На основі бази даних
бухгалтерських проводок формуються регістри синтетичного обліку,
регістри і звіти аналітичного обліку, а також складаються документи
спеціальної звітності.

До регістрів синтетичного обліку відносяться: оборотно-сальдовий баланс,
оборотні відомості по рахунках; головна книга; шахова відомість.

Внутрішні облікові регістри призначені для фактичного визначення стану
коштів на рахунках, залишків по рахунках, оборотів по рахунках, оборотів
по кореспондуючих рахунках, а також для їхнього аналізу і контролю.

До регістрів аналітичного обліку відносяться аналітичні відомості по
рахунках і оборотно-сальдова відомості в аналітичному розрізі.

До спеціальної внутрішньої звітності відносяться касова книга і книга
фактичних доходів і витрат коштів.

Одним із важливих питань у такому обліку є формування і відображення
форм зовнішньої фінансової звітності й інших звітних документів, наданих
в органи податкової адміністрації, статистичні органи, вищестоящі
організації і т.д.

На четвертому етапі обліку здійснюються закриття розрахункового періоду
і формування архіву облікових даних. Зведення про залишки й обороти по
рахунках бухгалтерського обліку по періоді, що закривається,
переносяться в спеціальний набір даних для наступного збереження.

Автоматизована інформаційна система обліку може функціонувати тільки при
наявності економічної інформації. Всю інформацію з обробки підрозділяють
на вхідну, вихідну і проміжну.

Вхідна інформацію являє собою сукупність використаних даних, необхідних
для рішення завдань. До подібних даних можуть бути віднесені всі
первинні дані, нормативно-довідкова інформація, а також перетворені
(проміжні) дані, отримані в результаті вирішення завдань.

До вихідної відноситься інформація, отримана як результат вирішення
завдань і призначена для безпосереднього використання в управлінні.

Проміжна інформація є результатом вирішення завдань і використовується
при вирішенні інших завдань інформаційної системи як вхідна. Вхідна і
проміжна інформація складають інформаційну базу інформаційної системи.

Інформаційна база являє собою розподілену ієрархічну систему пов’язаних
інформаційних баз компонентів у даних інформаційного обміну між ними.
Традиційна організація інформаційної бази представляється у вигляді
відособлених файлів, збережених на машинних носіях. Вона обмежує
можливість розвитку й адаптації інформаційних систем, особливо при
вирішенні завдань управління контролем і регулюванням в режимі розробки.
Цим вимогам відповідає сучасна технологія організації інформаційної бази
у вигляді банку даних.

Банк даних забезпечує

1. Збереження взаємозалежних даних, що організують базу даних.

2. Швидкий прямий доступ користувачів до необхідних елементів
інформації.

3. Незалежність прикладних програм від структури збереження даних,
збереження програм в умовах розвитку інформаційної системи.

Під інформаційною системою мають на увазі автоматизовану систему,
призначену для організації, збереження, поповнення, підтримки і надання
користувачам інформації відповідно до їхніх запитів.

Бухгалтерський облік відрізняється від інших функцій управління
підприємства своїми цілями, завданнями і методами вирішення. Це дозволяє
розмежувати різні функції обліку, що варто враховувати при організації
АРМ бухгалтера щоб уникнути дублювання вирішення тих самих завдань.

Завдання являє собою сукупність вихідних даних, їхню обробку з метою
перетворення у вихідні показники.

Завдання бухгалтерського обліку інформаційно взаємозалежні, а також
пов’язані з завданнями інших автоматизованих систем підприємства. Цей
взаємозв’язок обумовлений тим, що на підприємствах функції управління
застосовуються до загального об’єкта — виробничих ресурсів. Той самий
ресурс може одночасно фігурувати в декількох підсистемах, відображаючи в
кожному із них певне функціональне навантаження. Наявність
використовуваної в різних інформаційних системах інформації про
однорідні ресурси служить фактором стикування різних функціональних
завдань. Ключем для зв’язку служить перехідна (вхідна і вихідна)
інформація. Як правило, джерелом такої інформації є об’єкт і тому основу
її складають зведення про цей об’єкт, що фіксуються в первинному
документі. Взаємозв’язок завдань здійснюється через взаємозв’язок
показників, їхню сумісність, порівнянність.

Інформаційне пов’язування завдань обліку, контролю, аналізу й аудиту з
іншими інформаційними системами здійснюються на базі наступних взаємно
обумовлених принципів:

1) використання спільної інформації;

2) спільність окремих джерел інформації;

3) спільність окремих первинних носіїв інформації;

4) єдність системи кодування інформації;

5) зворотний зв’язок;

6) єдність системи показників.

Розробка облікової інформації є не кінцевою метою, а лише частиною
облікової функції. Важливим завданням постає передача інформації
конкретним споживачам таким чином, щоб ті правильно сприйняли цю
інформацію і зрозуміли її потенційну корисність. Це дуже важливо, тому
що при поганому представленні навіть сама важлива інформація може
виявитися марною, хоча вона має певний зміст. Успіх у здійсненні
облікової функції в такому випадку багато в чому залежить від правильної
побудови комунікаційних процесів.

Кожне завдання характеризують: функції управління, у рамках якої вони
вирішуються; ресурс, що вона відображає, його стан, підрозділ, до якого
відноситься ресурс, період часу, за який відображається рух ресурсу.

Сукупність вихідних показників однозначно визначає зміст завдання.

Взаємодія функціональних завдань здійснюється на інформаційній основі.
Обмін інформацією при функціонуванні АРМБ між завданнями можливий при
наявності класифікаційного переліку завдань, без якого інформаційні
взаємозв’язки неможливі.

Класифікація завдань сприяє методології обліку, що у свою чергу
сприятливо впливає на технологію обробки даних на АРМБ.

Розмежування по класифікаційних ознаках дозволяє локалізувати однорідні
завдання з метою типізації їхньої обробки, зручності вивчення
особливостей і використання в управлінні, встановлення закономірностей
інформаційних зв’язків.

Завдання бухгалтерського обліку можна класифікувати по ряду ознак, в
залежності від практичних потреб. Найбільш важливим для практичних цілей
є групування завдань за економічним змістом вихідних показників.

АРМ бухгалтера підрозділяють по великих угрупованнях

економічних показників:

1) АРМ бухгалтера по обліку основних засобів;

2) АРМ бухгалтера по обліку запасів;

3) АРМ бухгалтера по обліку праці і заробітної плати;

4) АРМ бухгалтера зведеного обліку і складання звітності та інших.

Значне місце в інформаційній системі займає нормативно-довідкова
інформація (НДІ).

Специфіка інформації об’єктів обліку диктує необхідність групування НДІ
по цих об’єктах (НДІ для обліку основних засобів, обліку запасів і
т.д.). Кожна з характеристик об’єкта також має свої відмінні риси і
повинна по можливості мати однакове представлення.

По призначенню НДІ використовується для:

— ідентифікації одиниць інформації;

— інформаційно-пошукових цілей;

— формування характеристики об’єктів обліку;

— забезпечення інформаційних зв’язків, розрахунків.

В залежності від призначення НДІ групується в різні інформаційні
підгрупи.

За структурою побудови НДІ може бути представлена в лінійному,
списковому чи табличному виглядах.

За сферою застосування — універсальна і спеціальна. Універсальна НДІ
обслуговує функціонування усіх використовуваних автоматизованих
інформаційних систем. У більш вузькому значенні (з погляду
бухгалтерського обліку, контролю й аудиту) — вона обслуговує
функціонування всіх облікових завдань.

Універсальна НДІ (загальнодержавна і загальносистемна).

Спеціальна НДІ бере участь у вирішенні конкретних завдань чи визначеного
комплексу завдань.

До спеціальної НДІ відносяться локальні класифікатори і словники.

За джерелом формування НДІ поділяється на первинну і похідну.

До первинної НДІ відносяться дані облікового і нормативного характеру.
Похідна НДІ формується на основі НДІ в результаті її перетворення.

Первинну і похідну НДІ, що використовується без будь-якої попередньої
обробки в межах бухгалтерського обліку, називають базовою НДІ.

Розподіл НДІ за джерелом формування дозволяє розмежовувати сфери обробки
даних. Необхідно, щоб уся НДІ, сформована іншими автоматизованими
системами, представлялася для вирішення облікових завдань у готовому до
використання вигляді без будь-яких перетворень, тобто уся вона повинна
розглядатися як базова.

Нормативну інформацію складає сукупність норм, нормативів, цін,
розцінок, тарифів процентних ставок і інших величин, обчислених до
початку формування бухгалтерської інформації в процесі технічної
підготовки виробництва, ціноутворення і т.д.

У системі НДІ виділяють наступні види даних: класифікатори, довідники,
таблиці відповідності і словники.

Класифікатори інформації — це систематизовані переліки найменувань і
кодових позначень об’єктів, що класифікуються. Для НДІ об’єктами
класифікації можуть бути різні елементи даних, згруповані по визначених
ознаках.

При наборі ознак необхідно враховувати характер завдань, що будуть
вирішуватись і сформовані класифікатори і номенклатури.

Загальнодержавні класифікатори повинні створюватися для вирішення
завдань різних функцій управління. Дані класифікатори розділяють на три
види.

Перший містить інформацію, загальну для всіх інформаційних систем і
описує різні ресурси підприємства. Це класифікатори одиниць виміру,
кодів організацій і т.д.

До другого виду відносять класифікатори, що містять інформацію, єдину
для різних інформаційних систем, що відображають характеристику
ресурсів, — класифікатори основних засобів, матеріальних цінностей,
трудових, грошових ресурсів і т.д..

До третьої групи відносять класифікатори, що використовуються тільки в
межах обліку, контролю, аналізу й аудиту. Це класифікатори синтетичних
рахунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку, господарських
операцій і т.д.

Довідник являє собою збірник довідок, тобто фрагментарних зведень, що
отримуються на основі запитів. По змісту і сфері застосування довідники
можуть бути дуже різноманітні. Вони можуть містити опис можливих значень
об’єктів, суб’єктів, процесів і їхніх окремих властивостей.

Довідники служать для опису об’єктів обліку, установлення взаємозв’язку
інформації за допомогою ідентифікації подібних ознак, для друку у
вихідних документах постійних реквізитів.

Усю нормативно-довідкову інформацію розробляють стосовно конкретної
установи. Структура показників і кодове позначення НДІ повинні бути
єдиними для позначення у всіх інформаційних системах. Система кодування
повинна враховувати необхідність відповідності вимогам порівнянності
реквізитів і показників по змісту і найменуванню, їхній взаємозалежності
при переході з одного рівня управління на іншій, при обміні інформацією
між різними інформаційними системами й органами управління.

 

2.Меморіально – ордерна форма обліку

Під формою бухгалтерського обліку мають на увазі технологію й
організацію облікового процесу відповідними способами, технікою
документування й облікової реєстрації.

При меморіально-ордерній формі обліку бухгалтерські проводки
складаються у зведених чи накопичувальних відомостях (за місяць або
менші проміжки часу). Накопичувальні відомості, що складаються на основі
даних первинних документів, узагальнюють однорідні операції. Записи
здійснюються таким чином, щоб було відображено зміст операції, яка
здійснювалась, кореспонденцію рахунків і в той же час було скорочено
кількість однотипних операцій, що відображались в регістрах обліку.
Зведені відомості заповнюються за результатами індивідуальних
відомостей. Використання зведених відомостей дозволяє не лише скоротити
кількість меморіальних ордерів, але застосовувати таку практику, коли
окремим проводкам присвоюються постійні номери, що створює зручності в
роботі із бухгалтерськими документами і зводить до мінімуму кількість
записів у книзі „Журнал — головній”.

Нормативними документами встановлено номери, які присвоюються
меморіальним ордерам. Всі меморіальні ордери реєструються у книзі
„Журнал — головна”, на основі даних якої складається баланс.

Книга „Журнал — головна” призначена для синтетичного обліку. У ній
записи робляться в систематичному порядку, тобто по окремих рахунках
синтетичного обліку на основі меморіальних ордерів один раз на місяць. У
книгах аналітичного обліку записи здійснюються на основі первинних
документів по мірі здійснення операцій, одночасно із записами у накопичу
вальних відомостях.

Меморіальні ордери можуть складатися як на групу однорідних первинних
документів, так і на один документ.

По мірі складання меморіальні ордери записуються в реєстраційний журнал.

Реєстраційний журнал призначений для того, щоб забезпечити контроль за
збереженням документів і перевірити повноту відображення господарських
операцій на синтетичних рахунках.

Після реєстрації меморіальних ордерів у реєстраційному журналі їхні дані
використовуються для записів на синтетичних рахунках у Головній книзі. З
меморіальних ордерів у рахунки заносяться суми оборотів по дебету і
кредиту, причому суми оборотів показують в окремих графах по
кореспондуючих рахунках. Така побудова Головної книги забезпечує
наочність і можливість з’ясування змісту господарських операцій.

Аналітичний облік ведеться паралельно синтетичному, використовуються
первинні документи, картки, відомості, книги.

Перевірка правильності ведення синтетичного й аналітичного обліків
здійснюється шляхом складання наприкінці місяця оборотних чи сальдових
відомостей по рахунках аналітичного обліку і звірки їхніх підсумків з
відповідними даними оборотної відомості по синтетичних рахунках.

Меморіально-ордерна форма обліку приведена на рис. 1 [1,c. 31].

Перевагами меморіально-ордерної форми обліку є:

— простота і гнучкість, що дозволяють пристосовувати її до різних типів
підприємств;

— використання меморіальних ордерів, що дозволяє упорядкувати
синтетичний облік;

— посилення контрольних функцій обліку, звірки даних синтетичного й
аналітичного обліків;

— здійснення переходу до автоматизації обліку. У той же час
меморіально-ордерна форма обліку має істотні недоліки, а саме:

— необхідність ведення значної кількості меморіальних ордерів;

— необхідність запису тих самих даних у двох облікових регістрах;

— непристосованість обліку до потреб аналізу і контролю;

— необхідність виконання великого обсягу робіт наприкінці місяця;

— непристосованість регістрів до складання звітності.

Меморіально-ордерна форма обліку знайшла застосування на невеликих
бюджетних підприємствах і в кредитних організаціях.

Основною формою бухгалтерського обліку в бюджетних установах є форма
журнал-головна — різновид і спрощений варіант меморіально-ордерної
форми, рекомендованої Інструкцією з бухгалтерського обліку № 61. Ця
форма застосовується в централізованих бухгалтеріях, які обслуговують
установи освіти, охорони здоров’я, культури, в профтехучилищах, органах
законодавчої та виконавчої влади, дослідних інститутах Академії медичних
наук України.

Регістром синтетичного обліку за форми журнал-головна є книга
Журнал-Головна, яка і дала назву формі обліку. За рішенням головного
бухгалтера вона може вестися за синтетичними рахунками чи субрахунками.
Аналітичний облік організується в книгах, на картках або в відомостях.
Щомісячно для звірки аналітичного обліку із записами в книзі
«Журнал-Головна» складаються оборотні відомості за кожною групою
аналітичних рахунків, об’єднаних відповідним синтетичним рахунком.

Рис. 1. Меморіально-ордерна форма обліку.

Підставою для записів в книгу Журнал-Головна і регістри аналітичного
обліку є меморіальні ордери і додані до них первинні документи.
Меморіальні ордери є одночасно й накопичувальними відомостями, яким
присвоєні постійні номери. Кожний з них призначений для відображення
певних операцій. Наприклад, у меморіальному ордері — накопичувальній
відомості ф. № 386 відображаються бухгалтерські записи за розрахунками з
підзвітними особами, а в меморіальному ордері — накопичувальній
відомості № 438 — по вибуттю і переміщенню основних засобів. Усього
передбачено 15 меморіальних ордерів.

Операції, які не треба накопичувати протягом місяця, реєструються в
меморіальних ордерах ф. № 274 на підставі окремих документів. Таким
чином оформляється, наприклад, нарахування зносу основних засобів.
Меморіальні ордери ф. № 274 застосовуються також в установах з невеликим
обсягом здійснюваних операцій. Порядок записів цих меморіальних ордерів
у книгу Журнал-Головна, її відкриття, звірки оборотів і залишків такий
же як і на промислових підприємствах.

При формі обліку журнал — головній схема документообігу і обробки
інформації матиме такий порядок (рис.2. ).

Рис.2. Форма обліку журнал-головна

3. Журнально – ордерна форма обліку

Сутність журнально-ордерної форми обліку укладається в застосуванні
журналів-ордерів і допоміжних відомостей, що є основними обліковими
регістрами. Усі журнали-ордери побудовані так, що в них поступово
накопичуються і підраховуються дані для перенесення в звітні форми [1,
c. 32].

У журналах-ордерах записи провадяться на підставі даних первинних
документів.

Реєстрація окремих операцій провадиться в журналі-ордері в звітному
періоді, а реєстрація масових документів попередньо групується і
накопичується в хронологічному порядку у відомостях, підсумкові дані
переносяться в журнали-ордери. Нижче приведена схема журнально-ордерної
форми обліку.

Рис. 3. Журнально-ордерна форма обліку.

Журнали-ордери являють собою багатографні регістри, призначені для
відображення кредитових оборотів головного рахунку, для якого відкритий
той чи інший журнал-ордер, причому сума кредитового обороту вказується в
тій графі, у якій приведений рахунок, що кореспондує з головним рахунком
по дебету.

У журналах-ордерах зазначені кореспондуючі рахунки, що забезпечує
точність і швидкість відображення бухгалтерських записів.

Журнали-ордери побудовані по кредитовому принципу, по окремому
синтетичному рахунку в розрізі кореспондуючих рахунків. Дебетові обороти
по синтетичному рахунку враховуються в декількох журналах-ордерах.
Поєднуються вони в Головній книзі при записі в неї сум з різних
журналів-ордерів.

У ряді облікових регістрів (журналах-ордерах і допоміжних відомостях)
аналітичний облік поєднується із синтетичним.

Здійснені в журналах-ордерах записи операцій у хронологічному порядку
поєднуються з їхньою систематизацією по кореспондуючих рахунках, чим
забезпечується єдиний робочий процес бухгалтерських записів.

У більшості журналів-ордерів як правило вміщено кілька синтетичних
рахунків.

У журналах-ордерах аналітичний облік здійснюється по показниках,
необхідних для контролю і складання періодичної і річної звітностей. При
журнально-ордерній формі обліку як правило застосовуються місячні
журнали-ордери, допоміжні відомості розраховані на більш тривалий час.

При журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку записи в облікові
регістри вносяться щодня або в міру надходження первинних документів.

Щомісяця журнали-ордера закривають, їхні підсумки переносять у Головну
книгу, що відкривається на рік. На першому її листі ведеться реєстр
журналів-ордерів, що має довідкове значення. До цього реєстру по кожному
журналу-ордеру вносяться загальною сумою обороти за місяць по кредиту
одного чи групи рахунків, включених у журнал-ордер. Наступні за реєстром
аркуші Головної книги служать для запису даних по дебету і кредиту
кожного синтетичного рахунку окремо, причому дебетові обороти по кожному
рахунку записуються з розподілом їх по кореспондуючих рахунках.

Для того щоб у дебеті рахунків Головної книги кореспондуючі рахунки були
розташовані в порядку зростання номерів, їх варто проставляти в
заголовках граф заздалегідь, при відкритті Головної книги, керуючись
кореспонденцією рахунків.

У Головній книзі поточні обороти записуються тільки по синтетичних
рахунках. При цьому обороти по кредиту кожного синтетичного рахунка
відображаються одним записом — у графі «Оборот по кредиту». Обороти по
дебету кожного рахунку переносяться в Головну книгу з різних
журналів-ордерів, їх підсумовують, після чого загальну суму по рахунку
записують у графу «Разом по дебету».

В останніх двох графах дописують з журналів-ордерів сальдо на кінець
місяця. По тих рахунках, сальдо яких у журналах-ордерах не
відображається, а приводяться тільки обороти, сальдо виводиться
безпосередньо в Головній книзі. По активно-пасивних рахунках сальдо
показується в Головній книзі розгорнуто по дебету і кредиту кожного
рахунку з наступним відображенням цих сум відповідно в активі і пасиві
балансу.

Основними перевагами журнально-ордерної форми обліку є:

— поєднання аналітичного і синтетичного обліків в одному регістрі;

— забезпечення своєчасного і рівномірного відображення бухгалтерських
записів протягом звітного періоду;

— забезпечення розподілу облікових робіт;

— можливість проведення аналізу господарської діяльності підприємства;

— скорочення загальної кількості облікових регістрів. Однак у даний час,
у нових умовах господарювання, журнально-ордерна форма не відповідає
всім потребам управління підприємством, а саме: побудова
журналів-ордерів не містить нових форм організації обліку, не відповідає
складу аналітичних даних, необхідних для управління підприємством.

Для ведення бухгалтерського обліку на підприємствах із простим
господарським процесом виробництва, що працюють у невиробничій сфері, а
також мають незначну кількість господарських операцій, застосовують
спрощену форму бухгалтерського обліку [4,c. 36].

Спрощена форма бухгалтерського обліку може вестися по:

— простій формі бухгалтерського обліку (без використання регістрів
обліку майна підприємства);

— формі бухгалтерського обліку з використанням регістрів обліку
підприємства.

Малі підприємства (кооперативи, суспільства з обмеженою юридичною
відповідальністю і т.д.) невиробничої сфери, що роблять незначну
кількість господарських операцій і не мають власного майна в процесі
виробництва продукції і робіт, пов’язаного з великими витратами
матеріальних ресурсів, можуть вести облік всіх операцій шляхом їхньої
реєстрації тільки в книзі обліку господарських операцій за формою №
ДО-1.

Поряд із Книгою обліку господарських операцій для обліку господарських
операцій, розрахунків по оплаті праці з працівниками, з бюджетом по
податках з їхнього прибутку підприємство повинне вести також відомість
обліку заробітної плати за формою № B-8.

Книга обліку господарських операцій є регістром аналітичного і
синтетичного обліків, на підставі якого можна визначити наявність коштів
і їхніх джерел у малого підприємства на визначену дату і скласти
бухгалтерську звітність.

Книга обліку господарських операцій є комбінованим регістром, що містить
усі застосовувані малим підприємством бухгалтерські рахунки і дозволяє
вести облік господарських операцій на кожному з них. При цьому вона
повинна бути досить детальною для обґрунтування змісту відповідних
статей балансу.

Підприємство може вести Книгу у вигляді відомості, відкриваючи її на
місяць (при необхідності використовуючи вкладні аркуші для обліку
операцій по рахунках), чи у формі книги, у якій облік операцій ведеться
протягом усього звітного року. У цьому випадку Книга повинна бути
прошнурована і пронумерована. На останній сторінці вказується кількість
сторінок, що містяться в ній, що завіряється підписами керівника і
головного бухгалтера, а також відбитком печатки малого підприємства.

Книга обліку господарських операцій відкривається записами сум залишків
з початку року (початок діяльності підприємства) по кожному виду наявних
засобів і їх джерел.

По закінченні місяця підраховуються підсумкові суми оборотів по дебету і
кредиту всіх рахунків обліку засобів і їхніх джерел.

Після підрахунку підсумків дебетових і кредитових оборотів засобів і
їхніх джерел (бухгалтерських рахунків) за місяць виводиться сальдо по
кожному їхньому виду (рахунку) на 1-е число наступного місяця.

Підприємства, що мають майно, простий процес виробництва продукції і
робіт, можуть застосовувати для обліку фінансово-господарських операцій
облікові регістри спрощеної форми.

Кожна відомість, як правило, застосовується для обліку операцій по
одному з використовуваних бухгалтерських рахунків.

Таким чином, сума по будь-якій операції записується в двох відомостях
одночасно: в одній — по дебету рахунку з указівкою номера рахунка, який
кредитується (у графі «Кореспондуючий рахунок»), в іншій — по кредиту
кореспондуючого рахунка з аналогічним записом номера рахунка, який
дебетується

В обох відомостях у графі «Зміст операції» робиться запис на підставі
форм первинної облікової документації про суть зробленої операції або
наводяться пояснення, шифри й ін.

Залишки засобів в окремих відомостях повинні звірятися з відповідними
даними первинних документів, на підставі яких були зроблені записи
(касові звіти, виписки банків і ін.).

Узагальнення місячних підсумків фінансово-господарської діяльності
малого підприємства, відображених у відомостях, проводиться у відомості
(шаховій), на підставі якої складається оборотна відомість.

Оборотна відомість є підставою для складання бухгалтерського балансу.

В усіх відомостях указується місяць, у якому вони заповнюються, а в
необхідних випадках — найменування синтетичних рахунків. Наприкінці
місяця після підрахунку підсумку оборотів відомості підписуються
особами, що робили записи.

Зміна оборотів у поточному місяці по операціях, що відноситься до
минулих періодів, відображається в регістрах звітного місяця додатковим
записом (зменшення оборотів — червоним чорнилом).

Помилки у відомостях виправляються шляхом закреслювання неправильного
тексту чи суми і надписанням над закресленим правильного тексту чи суми.
Закреслюють виправлене тонкою рискою для того, щоб можна було прочитати
неправильний запис.

Всі виправлені помилки у відповідній відомості повинні бути завірені
написом «Виправлено» із вказанням дати і підтверджені підписом
облікового працівника.

Спрощена форма бухгалтерського обліку приведена на рис. 4.

Рис. 4. Спрощена форма бухгалтерського обліку.

 

Автоматичне складання машинограм аналітичного і синтетичного обліків по
вихідних даних, зафіксованих на машинних носіях, визначає принципово
інший підхід до прийомів ведення обліку, системи побудови машинограм,
поєднанню в них аналітичних і синтетичних даних і ін.

Інший підхід до організації бухгалтерського обліку при комплексній його
механізації був розроблений в умовах застосування перфораційних
обчислювальних машин (ПОМ), а форма бухгалтерського обліку одержала
назву таблично-перфокарткової.

В основу комплексної механізації бухгалтерського обліку по
таблично-перфокартковій формі покладений принцип безперервності обробки
облікової інформації на обчислювальних установках (ОУ) при повному
охопленні механізацією всіх облікових робіт. При цьому відбувається
перерозподіл робіт і значна частина операцій облікового процесу
виконується персоналом ОУ.

Головна особливість даної форми полягає в тому, що в ній поєднується
використання двох видів інформації, занесених на перфокарти, — змінної
(разової) і постійної (нормативно-довідкової).

Змінна інформація (занесена на перфокарти) містить дані про господарські
операції і відображає вихідні показники, отримані з первинних
документів.

Постійна інформація, занесена на перфокарти, містить нормативні і
розцінкові показники, що дозволяють істотно скоротити обсяг первинних
документів, виключивши з них довідкові дані, і зменшити обсяг облікової
роботи.

Документи про господарські операції, оформлені в пачки, перевірені і
прийняті для обробки, реєструються в спеціальному журналі прийому
документів і реєстрації контрольних чисел, що служать для контролю за
схоронністю цих документів, а також для перевірки повноти записів у
табуляграмах.

Зареєстровані документи передаються на перфоратор для пробивання
перфокарт. Перфокарти, пробиті по документах про господарські операції,
спрямовуються на обчислювальні машини, де проводиться групування
перфокарт, систематизація зведень про господарські операції по рахунках
синтетичного й аналітичного обліків.

Регістрами синтетичного й аналітичного обліків є табуляграми дебетових і
кредитових оборотів, що складаються по кожному синтетичному рахунку.

В аналітичних табуляграмах наводяться дані первинних документів,
систематизовані в розрізі аналітичних рахунків кожного кореспондуючого
рахунку.

За підсумками табуляграм систематичного обліку складається оборотний
баланс із розшифровкою субрахунків по кожному синтетичному рахунку. Ці
зведення призначені для заповнення балансу і звітності.

Основними прийомами механізації обліку при таблично-перфокартковій формі
бухгалтерського обліку (рис. 5) є:

— створення паперових документів;

— використання єдиної номенклатури кодів синтетичних рахунків і об’єктів
їхнього аналітичного обліку, у результаті чого організовується
автоматичний взаємозв’язок аналітичного і синтетичного обліків;

— наявність у первинних документах, у яких реєструється інформація в
натуральному і вартісному вираженнях, коду кореспондуючого рахунка й
об’єктів його аналітичного обліку, що дозволяє автоматично створити
повний бухгалтерський запис;

— організація потокової технології обробки облікової інформації;

— використання табуляграм замість ручних регістрів аналітичного і
синтетичного обліків;

— автоматичний взаємозв’язок аналітичного обліку по господарських
операціях із синтетичним обліком;

— створення по всіх первинних даних бухгалтерського обліку, зафіксованих
на машинних носіях, контрольних табуляграм і журналів контрольних чисел
для звірки машинограм аналітичного і синтетичного обліків, організації
автоматичного взаємозв’язку вихідних документів синтетичного й
аналітичного обліків.

При таблично-автоматизованій формі використовується самостійний
підрозділ — обчислювальна машина з застосуванням периферійної техніки в
умовах функціонування АСУВ [3,c.18].

До основних рис таблично-автоматизованої форми обліку відносяться:

— широке використання технічних засобів для організації комплексної
автоматизованої системи обробки облікової інформації;

— широке застосування універсальної документації і машинних носіїв
інформації;

— застосування системи кодів облікової інформації, що дозволяє одержати
на ЕОМ усі необхідні бухгалтерські регістри;

— збереження принципу подвійного запису при застосуванні одного
комплекту носіїв інформації і програмного групування дебетових і
кредитових оборотів;

— автоматизація логічних операцій по веденню обліку;

— наявність системи регістрів — машинограм, визначеної послідовності
їхнього виготовлення і способів запису і збереження інформації, а також
можливість використання запитального режиму по окремих господарських і
розрахункових операціях;

— організація системи контролю і виправлення помилок, що виникають при
звірці інформації;

— збереження первинної інформації, машинних носіїв і машинограм —
регістрів.

Рис.5. Таблично-перфокарткова форма бухгалтерського обліку.

 

При таблично-автоматизованій формі обліку обробка і ведення
інформаційної бази повинні провадитися на ЕОМ. У цих умовах з’являється
можливість автоматизації процесів збору, реєстрації первинної інформації
і передачі її по каналах зв’язку в центральну ЕОМ (обчислювальний
центр). Повній автоматизації підлягають такі операції, як обчислювальна
обробка, сортування інформації, друк машинограм.

В умовах таблично-автоматизованої форми обліку первинні дані крім
звичайних носіїв інформації можуть фіксуватися на машинних носіях.

На машинних носіях ЕОМ створюється нормативно-довідкова інформація, що
підлягає багаторазовому використанню шляхом створення баз даних. На
машинних носіях зберігається поточна, нормативно-довідкова і вихідна
інформація. У залежності від використання технічних засобів і носіїв
інформації існує кілька способів ведення облікової інформації.

Одним з найважливіших принципів таблично-автоматизованої форми обліку є
використання режиму запитів з метою одержання зведень по відповідних
позиціях бухгалтерського обліку. Для цієї мети бухгалтер заповнює
стандартний документ, у якому указує вид запиту, після введення
інформації в ЕОМ необхідна інформація роздруковується у вигляді таблиць
чи видається на термінальний пристрій.

Основними перевагами таблично-автоматизованої форми є:

— застосування периферійної техніки в місцях виникнення інформації;

— застосування змінної і постійної інформації;

— автоматизація ведення і видачі відомостей;

— автоматизація контролю і розрахунку інформації;

— використання інформації, створеної в інших підсистемах АСУП;

— комплектність автоматизації бухгалтерського обліку;

— швидкодія виконуваних облікових робіт, регламентне формування й
одержання інформації.

Основними недоліками даної форми обліку є:

— відірваність обчислювальної техніки й обчислювальних ресурсів від
бухгалтерського апарату;

— хибність оперативної взаємодії всіх служб по прийняттю управлінських
рішень;

— висока вартість обчислювального носія і великі витрати по його
обслуговуванню.

Застосування в обліковому процесі діалогових режимів узагальнення і
видачі облікової інформації одна із принципових властивостей, що
відрізняють нову систему узагальнення, що називається
діалого-автоматизованою формою бухгалтерського обліку.

Сучасні технічні засоби, що застосовуються для автоматизованого ведення
бухгалтерського обліку, дозволяють підійти по-новому до формування
облікової інформації, знизити трудомісткість обробки інформації,
підвищити оперативність доступу бухгалтерського апарату до оброблюваної
інформації.

Діалого-автоматизована форма бухгалтерського обліку характеризується
повною автоматизацією обробки і систематизацією облікової інформації,
при якій будь-які дані можуть одержати відображення в обліках
безпосередньо після введення їх в інформаційну базу даних.

Систематизація й узагальнення облікових, аналітичних даних, що містяться
в інформаційної, базі, здійснюється автоматично і відображається в
отриманих машинним способом вихідних даних обліку, контролю й аналізу.
Узагальнення даних у синтетичному й аналітичному обліках здійснюється
одночасно на підставі однієї і тієї ж інформації.

Діалого-автоматизована форма бухгалтерського обліку передбачає
автоматизоване виконання завдань бухгалтерського обліку як у
регламентному, так і в запитальному (діалоговому) режимах. При
реалізації режиму запитів підвищується оперативність бухгалтерського
обліку, контролю й аналізу, з’являється можливість одержання необхідних
довідкових і аналітичних даних протягом звітного періоду, а не лише по
його закінченні. При діалого-автоматизованій формі бухгалтерського
обліку обсяг інформації, що регламентно видається користувачам значно
скорочений і обмежений тільки необхідними і достатніми для виконання
конкретних управлінських робіт даними. Додаткові дані, необхідні для
використання, видаються на запит. При необхідності перевірки
правильності розрахунків є можливість одержати розшифровки кожного
результату показника по запиту користувача з вказівкою порядку
проведених у машині розрахунків і усієї вхідної інформації [4,c.45].

При діалого-автоматизованій формі бухгалтерського обліку передбачається
видача користувачем інформації не тільки у вигляді друкованих
документів, але й відеограм. Контроль правильності ведення обліку в
значній мірі також автоматизується, що сприяє підвищенню достовірності і
правильності облікових даних. При цьому на бухгалтерський апарат
покладається обов’язок контролювати виконання зазначених робіт.
Бухгалтерам надається можливість здійснювати перевірку показників,
відображених у вихідних облікових документах. При виконанні зазначеного
контролю і при аудиті бухгалтерського обліку забезпечується зв’язок між
даними аналітичного і синтетичного обліків і первинною документацією.

Діалого-автоматизована форма обліку обмежує доступ як до первинного, так
і систематизованої інформації шляхом уведення паролів таємності,
перевірки повноважень на доступ до інформації, виявлення і недопущення
несанкціонованого доступу до інформації, що зберігається на машинних
носіях.

З вищевикладеного можна зробити висновок, що діалого-автоматизована
форма бухгалтерського обліку характеризується наступними перевагами:

— автоматизованою фіксацією всієї облікової інформації на машинних
носіях;

— автоматизацією документування;

— систематизацією, узагальненням і відображенням даних бухгалтерського
обліку;

— виконанням завдань бухгалтерського обліку в режимі запитів, а при
необхідності — і в регламентному;

— відображенням вихідних даних не тільки у вигляді друкованих
документів, але і відеограм;

— забезпеченням по запиту користувача розшифровки будь-якого
результативного показника з вказанням порядку проведених у машині
розрахунків і усієї вхідної інформації, використовуваної для
розрахунків;

— автоматизованим контролем вихідної інформації;

— забезпеченням схоронності, виявлення і недопущення несанкціонованого
доступу до облікової інформації, збереженої на машинних носіях;

— наявністю засобів, що дозволяють узагальнити і відобразити наявну в
пам’яті машини облікову інформацію у вигляді, не передбаченому формою
бухгалтерського обліку;

— здійсненням моделювання з обліковими даними в процесі виконання
господарських операцій;

— оперативним управлінням фінансовими, матеріальними і трудовими
ресурсами підприємства;

— проведенням аналізу даних у міру їхнього введення.

Діалого-автоматизована форма є новою інформаційною системою, що все
більше впроваджується на підприємствах, а надалі стане однією з головних
форм бухгалтерського обліку.

Діалого-автоматизована форма бухгалтерського обліку наведена на рис.6.

Рис.6. Діалого-автоматизована форма бухгалтерського обліку.

Відображення інформації

в регламентному режимі

 

Відображення інформації

діалоговому режимі

АРБМ III категорії

АРБМ I категорії

АРБМ II категорії

Первинні документи

Господарські операції

Результати розрахунків по обліку окремої операції

Залишки засобів на рахунках

Книга обліку господарських операцій

Оборотний баланс

Довідник типових господарських операцій

Довідник коефіцієнтів конвертації іноземних валют

Довідник структурних підрозділів

Касова книга, Головна книга, фінансова звітність, звітні документи, що
надаються стороннім організаціям

Первинні документи, облікові регістри, журнали господарських операцій по
рахунках бухгалтерського обліку

Довідник план рахунків бухгалтерського обліку

Первинні документи

Накопичувальна відомість

Оборотна відомість по синтетичних рахунках

Баланс

Меморіальні ордери

Реєстраційний журнал

Головна книга

Оборотні відомості по аналітичних рахунках

Звітність

Регістри аналітичного обліку

Касова книга

Первинні документи

Накопичувальні і зведені відомості

Регістри аналітичного обліку

Баланс

Журнали-ордери

Головна книга

Звітність

Касова книга

Первинні документи

Відомості

Шахматна відомість

Баланс і звітність

Оборотна відомість

Інформація про господарські операції

Контрольна відомість документів

Умовно постійна інформація

Сальдо по синтетичних рахунках

Відомості аналітичного обліку

Сальдо по аналітичних рахунках

Журнал контрольних чисел

Баланс і звітність

Первинні документи

Відомості синтетичного обліку

Нормативно-довідкова інформація

Реєстрація змінних облікових даних

Інформація із інформаційних систем установи чи суміжних систем обліку

Паперовий первинний документ

База даних вхідної інформації

Обробка і розрахунок даних

База даних вихідної інформації

Дані для проведення попереднього і поточного контролю і аудиту

Дані для оперативного управління підприємством

Дані для складання звітності

Дані для проведення оперативного коректування

Дані для прийняття управлінських рішень

Дані для проведення поточного, попереднього контролю і аудиту по запиту

База знань

Документи

Накопичувальні відомості

Аналітичні книги

Меморіальні ордери

Журнал-Головна

Оборотна відомість по аналітичних рахунках

Баланс

Похожие записи