Курсова робота

на тему:

Автоматизація накладної та калькуляційного листа

ЗМІСТ:

Вступ…………………………………………………………

I. Теоретична частина………………………………….

Склад витрат виробництва… …………………..

Використання баз даних та форм для підрахунку калькуляції, та
використання функцій роботи з базами даних……………………………………

Практична частина……………………………………

Постановка задачі та автоматизація……………

Роздрук вихідних даних…………………………

Висновок…………………………………………………….

Список використаної літератури…………………………..

Вступ

Становлення ринкової економіки в Україні, поява нових господарських
структур різних форм власності, розвиток міжнародних економічних
зв’язків, зумовлюють необхідність удосконалення обліку і контролю як
складових частин економічної інформації, необхідної для управління на
всіх рівнях.

Управління будь-яким підприємством вимагає систематичної інформації про
здійснювані господарські процеси, їх характер і обсяг, про наявність
матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, їх використання, про
фінансові результати діяльності. Основним джерелом такої інформації є
дані поточного бухгалтерського обліку, які систематизуються у звітність.
Така звітність має велике значення, оскільки використовується не тільки
для економічного аналізу діяльності окремого підприємства, з метою
одержання інформації необхідної для управління, а й для узагальнення
результатів у масштабі галузей і народного господарства в цілому.

Розвиток господарських зв’язків в умовах ринку значно розширює кількість
користувачів обліковою і звітною інформацією. Ними є не тільки
працівники управління, безпосередньо пов’язані з підприємництвом, а й
зовнішні користувачі інформації, які мають прямий фінансовий інтерес:
банки — при вирішенні питання про надання кредитів; постачальники — при
укладенні договорів на поставку товарно-матеріальних цінностей;
інвестори, засновники, акціонери, яких інтересує рентабельність
вкладеного капіталу і можливість одержання доходів (дивідендів). Значний
інтерес облікова інформація має також для працівників податкових і
фінансових служб, органів державної статистики й управління.

Підкреслюючи значення бухгалтерського обліку в управлінні господарською
діяльністю, німецький вчений-економіст І. Ф. Шерр ще наприкінці XIX
століття писав, що «Бухгалтерський облік — непогрішний суддя минулого,
необхідний керівник сучасного і надійний консультант майбутнього кожного
підприємства».

Основні завдання теорії бухгалтерського обліку полягають у розробленні
загальних методологічних основ організації бухгалтерського обліку на
підприємствах, в організаціях і установах, науковому узагальненні
сучасної практики організації обліку і контролю; удосконаленні діючих і
створенні нових прогресивних способів облікової реєстрації і форм
організації бухгалтерського обліку.

Перехід України до ринкової економіки, розвиток міжнародних економічних
зв’язків зумовлюють необхідність удосконалення обліку, відповідно до
вимог міжнародних стандартів. Створенню інформаційної бази для
забезпечення переходу від діючої системи бухгалтерського обліку до
системи, орієнтованої на, ринкові умови господарювання, підвищенню
ефективності облікової інформації сприяє прийняття національного Плану
рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, .зобов’язань і
господарських операцій підприємств і організацій, Закону України «Про
бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», відповідних
положень (стандартів) з бухгалтерського обліку.

І. Теоретична частина

1. Склад витрат виробництва.

Випуск продукції, яка буде реалізована, і одержання прибутку від цієї
реалізації — головна мета виробничої діяльності підприємства.
Характерною особливістю виробничих процесів є формування витрат на
виробництво продукції.

Стан виробництва характеризується ефективністю, ступенем використання
досягнень науково-технічного прогресу, місцем і роллю робітника у
виробничому процесі. В умовах обмеженості ресурсів і досягнення планової
ефективності виникає потреба постійного порівняння понесених витрат і
отриманих результатів. Ця проблема посилюється під впливом інфляції,
коли дані про виробничі витрати необхідно повсякденно порівнювати з
майбутніми витратами, що значною мірою залежать від впливу зовнішнього
середовища. Можливість усунення або передбачення впливу багатьох
негативних внутрішніх і зовнішніх факторів з’являється завдяки
раціонально організованому обліку витрат на виробництво.

У цілому, механізм господарювання підприємства визначається ступенем
управління витратами.

Основні елементи системи управління витратами на виробництво та їх
взаємозв’язок.

Вимоги управління визначають окреме вивчення методики визначення витрат
виробничої діяльності та необхідність розробки для підприємств системи
контролю за собівартістю продукції виробничих підрозділів на основі
розширення аналітичності групувань витрат, що застосовують в обліку.

Облік витрат — відображення на рахунках бухгалтерського обліку витрат,
понесених на підприємстві протягом певного періоду, пов’язаних з
процесами постачання, виробництва та реалізації в розрізах, що формують
собівартість готової продукції.

Таке відображення забезпечує отримання вичерпної
інформації необхідної для управління витратами підприємства та оцінки
його діяльності шляхом визначення фінансових результатів.

Облік витрат на виробництво необхідно розглядати як сукупність
взаємопов’язаних, послідовних, організаційних, логічних,
розрахункових операцій і процедур формування інформації про витрати. В
обліковому процесі здійснюється облік, групування, систематизація даних,
а також калькулювання собівартості продукції.

Для контролю й аналізу за витратами поряд з їх обліком за економічними
елементами застосовується групування витрат на виробництво за статтями
калькуляції, в розрізі яких обчислюється собівартість продукції.
Класифікація витрат за калькуляційними статтями собівартості розкриває
цільове призначення витрат та їх зв’язок з технологічним процесом. Це
групування використовується для обчислення витрат за видами виготовленої
продукції та місцем виникнення витрат цехами, відділами тощо) і залежить
від багатьох факторів: методу планування затрат, технологічного процесу
та продукції, що виготовляється. Встановлення переліку та складу статей
калькулювання виробничої собівартості продукції (робіт, послуг) повинно
бути регламентоване Наказом про облікову політику підприємства.

Випуск всіх видів продукції потребує здійснення певних витрат, які
впливають на величин собівартості.

Витрати на виробництві відрізняються за:

— складом;

— економічним призначенням;

— питомою вагою;

— у виготовленні та реалізації продукції залежно від обсягу виробництва.

Це робить необхідним групування витрат за визначеними ознаками. В
залежності від характеру виробництва витрати поділяються:

— за видами продукції та послуг;

— за етапами виробничого процесу (переділами).

Різні місця виникнення витрат передбачають їх облік за структурними
підрозділами (цехами, бригадами, відділами).

Витрати за рядом інших ознак характеризуються:

— за економічними елементами;

— за статтями калькуляції;

— за цільовим призначенням;

— за ступенем однорідності;

— способом включення до собівартості;

— часом виникнення.

При калькулювання собівартості продукції необхідно керуватися вимогами
П(С)БО 3, тобто враховувати, що з доходом від реалізації продукції
необхідно спів ставити тільки виробничу собівартість реалізованої
продукції, до якої не включені наступні позиції:

— адміністративні витрати;

— витрати на збут;

— інші витрати.

У П(С)БО 16 «Витрати» передбачено єдине для всіх підприємств групування
витрат за економічними елементами: матеріальні витрати, витрати на
оплату праці, відрахування на соціальні заходи, амортизація, інші
витрати.

Згідно з П(С)БО 16 «Витрати» собівартість реалізованої
готової продукції (робіт, послуг) складається з виробничої собівартості
продукції (робіт, послуг), реалізованої протягом звітного
періоду, нерозподілених постійних загальновиробничих витрат та
понаднормативних виробничих витрат. Собівартість реалізованої готової
продукції визначається за методами оцінки вибуття запасів.

Склад витрат, що включаються до собівартості реалізованої продукції:

Прямі витрати:

прямі матеріальні витрати (вартість матеріалів і допоміжних, вартість
сировини, вартість купівельних напівфабрикатів і інших матеріалів);

прямі витрати на оплату праці (заробітна плата і інші виплати
працівникам зайнятим у виробництві продукції);

інші прямі витрати (відрахування на соціальні заходи, амортизація,
витрати на виправлення браку, суми відшкодування робітникам, якщо брак
виник по вині адміністрації, орендна плата земельних і майнових паїв і
інші витрати).

Непрямі витрати:

загальновиробничі витрати:

змінні;

постійні;

розподілені;

витрати на управління виробництвом (оплата праці апарату управління
цехами, ділянками, відрахування на соціальні заходи, медичне
страхування, відрядження);

амортизація основних заходів і нематеріальних активів загально-
виробничого призначення;

витрати на утримання, експлуатацію, ремонт, страхування, операційну
оренду основних засобів і інших необоротних активів загальновиробничого
призначення;

витрати на освітлення, опалення, водопостачання і інші утримання
виробничих приміщень;

витрати на обслуговування виробничого процесу (допоміжні робітники,
контролери – заробітна плата, відрахування на соціальні заходи, витрати
на здійснення технологічного контролю за виробничим процесом);

витрати на удосконалення технологій і організація виробництва;

витрати на охорону праці, навколишнього середовища;

інші витрати (внутрішнє заводське переміщення матеріалів, деталей,
напівфабрикатів, інструментів, нестачі та витрати від втрати
матеріальних цінностей, витрата простоїв).

Таким чином, за способом включення до собівартості витрати поділяють на
прямі та непрямі.

Прямими називаються витрати на виробництво конкретного виду продукції,
які безпосередньо включаються до її собівартості на підставі первинних
документів.

Непрямі витрати — це витрати на виробництво, які не можуть бути
віднесені безпосередньо до конкретного об’єкту витрат економічно
доцільним шляхом і тому потребують розподілу.

Також витрати бувають змінні та постійні.

Змінні витрати – це такі витрати, які змінюються разом із зміною обсягу
виробництва.

Постійні витрати – це витрати, які змінюються разом із зміною обсягу
виробництва.

Підприємство самостійно може встановити перелік постійних і змінних
витрат і встановлює методику їх розподілу, виходячи із специфіки
діяльності. Це все повинно бути зафіксовано у плані облікової політики.

Не включаються до виробничої собівартості та списуються на витрати
періоду, в якому вони були здійснені, наступні витрати:

понаднормативні відходи;

витрати на зберігання, крім тих, які необхідні у виробничому

процесі, що передував наступній стадії виробництва;

адміністративні витрати;

витрати на збут.

Витрати: визнання, класифікація, оцінка.

Витрати визнаються в бухгалтерському обліку і фінансовій звітності при
виконанні таких умов:

— коли має місце зменшення майбутніх економічних вигод,
пов’язаних з вибуттям активів або збільшенням зобов’язань, що
призводить до зменшення власного капіталу підприємства (крім зменшення
капіталу за рахунок його вилучення або розподілу власниками). Це
означає, що витрати визнаються одночасно з визнанням збільшення
зобов’язань (наприклад, нарахування заробітної плати працівникам)
або із зменшенням активів (реалізація товарів);

— оцінку витрат може бути достовірно визначено.

Витрати визнаються виходячи з принципу відповідності, тобто витрати
визнаються в періоді, в якому було визнано дохід, для одержання якого
вони були здійснені. Наприклад, матеріальні витрати, витрати на оплату
праці, накладні витрати, включені до складу собівартості продукції,
визнаються як витрати в момент одержання доходу (виручки) від реалізації
продукції.

Інколи прямий зв’язок між витратами і доходами встановити не можливо.
Такі витрати відображають в бухгалтерському обліку і фінансовій
звітності в тому звітному періоді, коли вони мали місце. Перелік таких
витрат установлено відповідними П(с)БО.

Так, згідно з п.14 П(с)БО 9 «Запаси» відносяться до витрат того періоду,
в якому були здійснені :

— понаднормативні суми збитку і нестачі запасів;

— витрати на збут запасів;

— відсотки за користування кредитами;

— загальногосподарські та подібні витрати, котрі безпосередньо не
пов’язані з придбанням і доставленням запасів і приведенням їх до стану,
в якому вони придатні для використання із запланованою метою.

Відповідно до п.9 П(с)БО 8 «Нематеріальні активи» не визнаються
активами, а підлягають відображенню у складі витрат того звітного
періоду, в якому були здійснені такі витрати на:

— дослідження;

— підготовку і перепідготовку кадрів;

— рекламу і просування продукції на ринку;

— створення, реорганізацію і переміщення підприємства або його
частини;

— підвищення ділової репутації підприємства (гудвіл), вартість
видань.

Якщо активи забезпечують економічні вигоди протягом декількох звітних
періодів, витрати визнаються на підставі їх систематичного і
раціонального розподілу (наприклад, у вигляді амортизації) протягом тих
звітних періодів, коли надходять відповідні економічні вигоди, пов’язані
з використанням певного активу. Наприклад, довгострокові активи (основні
засоби, нематеріальні активи) можуть забезпечувати економічні вигоди
протягом декількох років, а отже, їхня вартість підлягає включенню до
складу витрат протягом терміну їх корисної експлуатації шляхом
нарахування амортизації.

Витрати слід негайно визнавати, якщо економічні вигоди не відповідають
або перестають відповідати визнанню їх як активу балансу. Таким
прикладом є знецінення запасів, тобто зменшення їх економічної вигоди,
що призводить до визнання відповідних витрат. Іншим прикладом є
створення резерву сумнівних боргів.

Статті доходів Статті
витрат

Дохід від реалізації: готової продукції товарів робіт і послуг
Собівартість реалізованих: готової продукції товарів робіт і послуг
Адміністративні витрати Витрати на збут

Інші операційні доходи: Інші операційні витрати:

від реалізації іноземної валюти від реалізації інших оборотних
активів (крім фінансових інвестицій) від операційної
оренди активів від операційних курсових різниць отримані пеня, штрафи,
недодержки від відшкодування раніше списаних активів від списання
кредиторської заборгованості отримані гранти і субсидії від інших
операцій витрати на дослідження і розробки собівартість реалізованої
іноземної валюти собівартість реалізованих виробничих запасів —
витрати на операційну оренду активів втрати від операційної курсової
різниці визнані пеня, штрафи, недодержки втрати від знецінення запасів
нестачі та втрати від псування цінностей сумнівні та безнадійні борги
інші витрати від операційної діяльності

Дохід від участі в капіталі: Витрати від участі в капіталі:

Від інвестицій у підприємства: асоційовані спільні дочірні Втрати від
інвестицій у підприємства: асоційовані спільні дочірні

Інші фінансові доходи: Фінансові витрати:

дивіденди отримані відсотки отримані інші доходи від
фінансових операцій відсотки за кредит інші фінансові витрати

Інші доходи:

— від реалізації необоротних активів від реалізації фінансових
інвестицій від реалізації майнових комплексів від неопераційних курсових
різниць безкоштовно отримані активи інші доходи від звичайної діяльності
— собівартість реалізованих необоротних активів собівартість
реалізованих фінансових інвестицій собівартість реалізованих майнових
комплексів втрати від неопераційних курсових різниць — уцінка
необоротних активів і фінансових інвестицій від списання
необоротних активів інші витрати звичайної діяльності

Надзвичайні доходи: Надзвичайні витрати:

відшкодування збитків від надзвичайних подій інші
надзвичайні доходи втрати від стихійного лиха втрати від техногенних
аварій інші надзвичайні втрати

2. Використання баз даних та форм, елементів управління для підрахунку
калькуляції, а також використання функції робот з базами даних для
аналізу ціни та собівартості..

Табличний процесор Excel забезпечує, поряд із власне обробленням
електронних таблиць-аркушів, формування ділової графіки, створення,
оброблення і підтримку нескладних, але великих баз табличних даних.

База даних — певний набір даних, призначений для зберігання інформації з
якоїсь предметної сфери.

У цьому плані Excel можна розглядати як нескладну СУБД реляційного типу.
Реляційні бази даних подаються у формі звичайних двовимірних електронних
таблиць-відношень (relation); в останніх версіях Excel їх називають
просто списками. База даних (список) в Excel — той самий робочий аркуш
із його стовпцями і рядками, текстом, числами й іншими елементами, але
сформований за певними правилами.

Структурними компонентами будь-якої бази даних є записи, поля і
заголовний рядок.

Запис — вичерпний опис конкретного об’єкта, що містить низку
різнотипних, логічно пов’язаних між собою полів, наприклад:

10 Пудра цукрова кг. 3,33

Кожний запис — це рядок бази даних. Усі записи мають однакову фіксовану
довжину, їх кількість, у принципі, не обмежена.

Поле — певна характеристика об’єкта або окремий елемент даних у запису.
Кожне поле має унікальне ім’я, йому відповідають дані одного стовпця.
Для ефективного пошуку, селекції та сортування даних бази доцільно
записи поділяти по полях, що містять найдрібніші елементи даних. Так,
замість одного поля «Прізвище, ім’я, по батькові» краще задати три:
«Прізвище», «Ім’я» і «По батькові».

Загальні правила формування бази даних:

у базі даних, як правило, розміщуються тільки поля початкових даних.
Поля, що обчислюються, шапку документа і підсумкові рядки до бази не
включають, їх формують на етапі створення документа-звіту;

заголовний рядок має відрізнятися від рядків-записів кольором, шрифтом
або обрамленням. У разі монохромного друку його краще взяти в рамку;

після заголовного рядка мають іти рядки записів; розділяти їх навіть
порожніми рядками не рекомендується;

в однойменних полях записів розміщують дані тільки одного типу: числа,
тексти або дати. Не треба розпочинати поля з пропусків;

текстові дані краще розпочинати з великих літер, розширюючи таким чином
можливості пошуку та сортування даних;

фон сусідніх записів доцільно чергувати: при цьому поліпшується
сприйняття даних користувачем;

на одному аркуші бажано розміщувати тільки одну базу даних. Інші дані
краще розташувати на інших аркушах. Поєднання різнорідних баз даних
можливе, якщо відокремити їх порожніми рядками і стовпцями.

Створення бази даних

Базу даних, як і будь-яку книгу Excel, створюють командою Файл ?
Создать. Спочатку можна ввести назву таблиці, наприклад «База даних
сировини для підрахунку калькуляції», потім — її заголовний рядок із
однорядковими та короткими іменами полів: «№ п/п», «Назва сировини»,
«одиниці вим.», «сума». Далі потрібно замінити системне ім’я бази
«Книга1» на призначене для користувача, наприклад на «Калькуляція».

Якщо виділити комірку в таблиці і вибрати одну з команд обробки баз
даних у меню Данные, Microsoft Excel автоматично визначає й обробляє всю
таблицю. Дані, розташовані в стовпцях і рядках робочого аркушу,
обробляються як набір полів, що утворюють записи.

При перегляді, зміні, додаванні і видаленні запису в базі даних, а також
при пошуку конкретних записів за визначеним критерієм зручно
використовувати форми даних. Для цього потрібно клацнути мишею на
будь-якій із комірок таблиці і виконати команду Данные ? Форма. У формі
даних на екран виводиться один запис. При уведенні або зміні даних у
полях цього вікна змінюється вміст відповідних комірок у базі даних.

Для використання форм даних таблиця повинна мати імена стовпців. Імена
стовпців стають іменами полів у формі даних. Поле відповідає кожному
стовпцю в таблиці. Форма даних автоматично розгортається так, щоб
вивести на екран відразу усі поля в даній таблиці, до 32 полів за один
раз. Значення полів запису вводять до відповідних комірок діалогового
вікна у тій послідовності, в якій вони сформовані в таблиці. Перехід між
комірками виконується за допомогою клавіші <Тав> або клавіш керування
курсором. Усі комірки вікна мають таку ж ширину, як і найширше поле
(стовпець) бази. При потребі її можна збільшити (зменшити)
«буксируванням» правої межі стовпця таблиці. За допомогою смуги
прокручування можна прокручувати записи в базі даних. Позиція виведеного
запису вказується у верхньому правом куті. Запис передають у кінець бази
даних командою Добавить. Після цього вводять наступний запис і т. п. до
кінця бази.

Неприпустимо вводити до комірок які-небудь формули або функції. Якщо
користувач бажає включити до складу бази обчислювальне поле наприклад
«Загальна сума, грн.», то його потрібно заповнювати не формулами, а
відповідними значеннями.

Кнопки вікна «База даних» дають змогу вилучити поточний запис, скасувати
в ньому будь-яку зміну, повернутися до попереднього запису і перейти до
наступного, виконати пошук записів за кількома критеріями, а також
відредагувати їх.

Праворуч у вікні форми розташовані такі кнопки.

Добавить – очищує поля для уведення нового запису бази даних. Якщо знову
натиснути кнопку Добавить, то введені дані будуть додані як новий запис
у кінець бази даних.

Удалить – видаляє виведений запис, інші записи бази даних зсуваються.
Видалені записи не можуть бути відновлені.

Вернуть – відновлює відредаговані поля у виведеному запису, видаляючи
зроблені зміни. Щоб відновити запис, необхідно зробити це перед
натисканням клавіші Enter або перед переходом до іншого запису.

Назад – виводить попередній запис у переліку. Якщо був визначений
критерій за допомогою кнопки Критерии, то кнопка Назад виведе попередній
запис із тих, що задовольняють заданому критерію.

Далее – виводить наступний запис у базі даних.

Критерии – очищає поля для уведення критеріїв порівняння з операторами
порівняння для пошуку необхідної підмножини записів.

Правка – слугує для виходу з режиму уведення критеріїв. Доступна тільки
тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Очистить – видаляє існуючий критерій із вікна діалогу. Доступна тільки
тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Створення бази даних завершується командою Закрыть.

Базу даних можна створити також, безпосередньо вводячи імена і значення
полів записів у комірки робочого аркуша. Цей варіант буде кращим, коли в
базі міститься багато текстів, що повторюються, введення яких істотно
спрощується за допомогою функції Автовведення.

Для додавання запису до бази даних необхідно:

виділити комірку в таблиці, до котрого слід додати запис;

у меню Данные вибрати команду Форма;

натиснути кнопку Добавить;

заповнити поля нового запису;

для переміщення до наступного поля натиснути клавішу Тab;

після уведення даних натиснути клавішу Enter для додавання запису;

після додавання усіх необхідних записів, натиснути кнопку Закрыть.

Нові записи будуть додані в кінець бази даних.

Для вставлення пропущеного запису необхідно виділити рядок, перед яким
буде вставлятися запис, і активізувати команду Вставка ? Строка. Після
заповнення вставленого таким чином порожнього рядка потрібно знову
активізувати команду Добавить. Переглядають усі записи бази даних за
допомогою вертикальної смуги прокручування, причому натиснення на ній
дає перехід на 10 записів уперед або назад.

Базу даних можна сформувати і на основі наявного документа-таблиці. Для
цього досить після шапки таблиці вставити порожній рядок і заповнити
його короткими іменами полів початкових даних, тобто ввести заголовний
Рядок, а потім вилучити підсумкові рядки, шапку та всі поля, що
обчислюються. У невеликих базах останні можна зберегти.

Сортування бази даних

Реляційні бази даних (списки) сортують так само, як і дані
таблиць-документів: за зростанням або спаданням значень вибраних полів;
за алфавітом і за послідовністю, зворотною йому; за одним, двома або
трьома ключами; за рядками або стовпцями; за днями, місяцями та іншими
ключами. До бази даних можна застосовувати всі основні та додаткові
способи сортування даних, а також методи відновлення таблиць-документів.
Адже всі інструменти сортування даних в Excel спочатку створювалися саме
для баз-списків.

Сортування дозволяє переупорядкувати рядки в таблиці по будь-якому полі.
Наприклад, щоб упорядкувати дані за сумою сировини слід виділити одну
комірку даного поля таблиці і викликати команду Сортировка із меню
Данные.

У полі прихованого переліку Сортировать по вибирається поле, по якому
будуть відсортовані дані, і тип сортування:

по возростанию – цифри сортуються по зростанню, текст – за абеткою,
логічні вираження – ЛОЖЬ передує ИСТИНА.

по убыванию сортування в зворотному порядку.

У полі прихованого переліку Затем по — вказується поле, по якому будуть
відсортовані дані, що мають однакові значення в першому ключовому полі.
У другому полі Затем по указується поле, по якому будуть відсортовані
дані, що мають однакові значення в перших двох ключових полях.

. Перед їх використанням слід виділити стовпець, по якому необхідно
сортувати таблицю.

При сортуванні по однім стовпці, рядки з однаковими значеннями в цьому
стовпці зберігають колишнє упорядкування. Рядки з порожніми комірками в
стовпці, по якому ведеться сортування, розташовуються наприкінці
переліку, що сортується. Microsoft Excel дозволяє також сортувати не всю
таблицю, а тільки виділені рядки або стовпці.

Пошук записів бази

В Excel процедура пошуку і селекції даних організовується за принципом
збігу або селективним способом.

Принцип збігу передбачає повну ідентичність критерію значенню поля, що
аналізується під час пошуку, аж до розмірів літер і кількості пропусків.
Критерії при цьому подаються у вигляді текстової константи, дати або
чисел, наприклад: Борошно в/г; шт.; 3,50.

Селективний спосіб пошуку реалізується за допомогою таких критеріїв, як
відношення, логічні функції та шаблони, наприклад:

Борошно *; Борошно ? гатунку;

И (сума >=2,00; сума <=3,50); ИЛИ (одиниці вим. =’шт.’; одиниці вим. = ’кг.’), де * — ознака будь-якої групи символів; ? — ознака того, що в цій позиції може міститися будь-який один символ. Критерій Борошно* ідентифікує всі записи бази «Калькуляція», що стосуються будь якого борошна; критерій Борошно ? гатунку — всі записи борошна довільного гатунку; а критерій И (сума >=2,00; сума <=3,50) — всі записи з цінами товарів від 2 до 3,50 грн. Аналогічні функції виконують інші критерії. На етапі створення бази даних, щоб розпочати ручне введення критеріїв, пошук записів, їх послідовне переглядання і редагування, слід активізувати команду Критерии, яка трохи видозмінює початкове вікно й очищає всі його поля. Критерії – це набір умов для пошуку, що використовується для витягу даних з бази даних. Як критерії пошуку використовують значення полів початкової бази, що вводять до відповідних комірок нового вікна командою Добавить. Загалом керують критеріями так само, як і записами. Шукати дані можна за одним або кількома критеріями одночасно. Для пошуку за допомогою форми даних записів, що відповідають критерію, необхідно: виділити комірку в таблиці; виконати команду Данные ? Форма; натиснути кнопку Критерії; у полях редагування ввести критерії для пошуку даних; для виводу на екран першого запису, що відповідає критерію, натиснути кнопку Далее; для виводу на екран попереднього запису, що відповідає критерію, натиснути кнопку Назад; для пошуку записів у переліку по іншому критерію натиснути кнопку Критерії і ввести новий критерій; по закінченні пошуку натиснути кнопку Закрыть. У вікні показано критерії пошуку та селекції сировини, яка має назву Борошно* і ціною до З грн. Переходять до режиму пошуку клацанням мишею на кнопці «Далее». Як результат, у початковому вікні з'являється перший із записів бази даних, що задовольняє задані критерії. Запис переглядають і в разі потреби корегують. Після клацання мишею на кнопці «Закрыть» Excel записує відновлений запис у базу даних. Усі подальші записи переглядають у вікні за допомогою кнопок «Назад» і «Далее». Якщо критерію пошуку не задовольняє жоден із записів бази даних, то клацання мишею на будь-якій із кнопок вікна супроводжується звуковим сигналом. Повернення до поточного запису й ігнорування результатів пошуку за критерієм забезпечується кнопкою «Правка». Для введення чергового критерію потрібно заздалегідь активізувати команду Очистить, після чого пошук відновлюється. Повертаються до початкової бази даних через команду Данные ? Фильтр ? Отобразить все. Основні функції для роботи з базами даних: Для підрахунку значень та обчислень в базах даних викорис-товують функції роботи з базами даних, вони містяться у відповідній категорії – Работа с базой данных. Всі функції роботи з базами даних починаються на літери Б, або Д, або БД. Наприклад: БДПРОИЗВЕД(база_даних;поле;критерій) – перемножує значення певного поля б.д., що задовіільняють умові; БДСУММ(база_даних;поле;критерій) – сумує числа певного стовпця б.д.. що задовільняють умові; БИЗВЛЕЧ(база_даних;поле;критерій) – виводиить з б.д. один перший запис, що задовільняє умові; БСЧЕТ(база_даних;поле;критерій) – підраховує кількість числових комірок по заданій умові; ДМАКС(), ДМИН(), ДСРЗНАЧ() – виводить найбільше, найменше, середнє значення, що задовільняє умові. В усіх функціях роботи з базами даних задається: база_даних - діапазон комірок, в яких міститься вся таблиця, тобто база даних; поле – ім’я поля (комірка), по якому здійснюється обчислення функції; критерій – умова (діапазон комірок) для обчислення. Наприклад: Знайти загальну ціну усіх видів борошна. Для цього у вільному місці таблиці, найчастіше внизу спочатку створюють відповідний критерій: Потім активізують комірку в якій буде результат обчислень, майстром функцій викликають функцію БДСУММ і виділяють необхідні діапазони. Для отримання результату натискають ОК. Дана функція буде мати вигляд: =БДСУММ(A3:D16;D3;B20:B21). Аналогічно використовують інші функції роботи з базами даних. Часто при автоматизації бухгалтерських документів використовуються форми та елементи управління. Це: лічильник, лінійка прокрутки, список, поле зі списком, кнопка та ін. Наприклад при автоматизації калькуляції можна використати такі елементи; лічильник – для вибору номера калькуляційної картки; поле зі списком – для вибору назви продукції; кнопку – для навантаження макросу, який буде очищати калькуляційну картку. Для роботи лічильника, його потрібно зв’язати з коміркою, у якій буде відображатися номер картки. Для роботи списку повинна бути база даних продукції, з якою зв’язується елемент. Для очищення документу створюється макрос, який потім навантажується на кнопку. ІІ. Практична частина 1. Постановка задачі та атоматизація. Для автоматизації калькуляційної карточки та накладної на відпуск товарів я використала електронні таблиці Excel, створила робочу книгу «Автоматизація калькуляційної картки.xls». Робоча книга складається з таких робочих Листів: Дані, Продукція, Накладна і Калькуляція. Лист Дані – це база даних продуктів, з яких виготовляються хлібобулочні вироби на підприємстві. База даних складається з № по порядку, назви продуктів, одиниць виміру та ціни. Всі дані є первинними і вводяться з клавіатури. Лист Продукція – містить калькуляцію на виготовлення виробів. Назва виробу, вага та кількість штук вводяться з клавіатури. Назва сировини та одиниці виміру беруться з бази даних продуктів і зв’язані формулами зв’язку між листами (=Дані!C5, =Дані!C7). Потім вводиться норма затрат на 100 штук випічки. Кількість витраченої сировини обчислюється за формулою, вона = норма сировини * кількість виробів / 100 (=$E$1*D3/100, =$E$12*D17/100). Ціна затраченої сировини = ціна одиниці (вона береться з бази даних) * кількість витраченої сировини (=Дані!D6*E4, =Дані!D9*E18). Внизу даних за допомогою автосуми підраховується сума затрачена на виготовлення партії виробів (=СУММ(F3:F7)) та ціна одиниці виробу = загальна сума / кількість виробів (=F8/E1). Таким чином, якщо змінити кількість кількість виготовлених виробів, змінюються суми затраченої сировини та загальні суми, але ціна одиниці виробу лишається незмінною. Але якщо зміняться ціни в базі даних одиниці сировини, то зміняться і всі інші дані ціна одного хлібобулочного виробу теж.. Лист Накладна – містить стандартний бланк накладної даного підприємства, з назвами всіх виробів, їх ваги та одиниць виміру, що виготовляє підприємство. Номер накладної задається елементом управління лічильник, а дата вводиться функцією =СЕГОДНЯ(). При виписці накладної напроти тих виробів, які замовляє покупець потрібно ввести кількість і час виходу з печі, відразу відобразиться ціна виробу, дані беруться з попереднього листа Продукція, флокулами зв’язку (=ЕСЛИ(G8<=0;" ";Продукція!F9), =ЕСЛИ(G13<=0;" ";Продукція!F72)). Функція ЕСЛИ використовується для того, щоб не відображати ніякої інформації в комірці, якщо не задано кількість виробів. І сума обчислюється = ціна * кількість (=ЕСЛИ(G8>0;F8*G8;» «), =ЕСЛИ(G12>0;F12*G12;» «)). Внизу обчислюється
автосумою загальна сума виробів, ПДВ та сума разом з ПДВ (=СУММ(H8:H29),
=H30*0,2, =СУММ(H30:H31)).

У даному листі Накладна я створила макрос і назначила його дію на
кнопку, який вилучає всі дані з накладної для наступного її заповнення.

Sub Очищення_накладн()

» Очищення_накладн Макрос

‘ Макрос записан 12.06.2006

‘ ActiveWindow.SmallScroll Down:=-6

Range(«C1»).Select

Selection.ClearContents

Range(«E8:E29»).Select

Selection.ClearContents

Range(«G8:G29»).Select

Selection.ClearContents

ActiveWindow.SmallScroll Down:=-6

Range(«E1»).Select

End Sub

Для відображення даних у комірці при виборі якогось елемента списку я
використала функцію ПРОСМОТР та умову — не відображати дані при значенні
0, у зв’яаній із списком комірці:

=ЕСЛИ(Дані!J1<=0;""; ПРОСМОТР(Дані!J1; НАКЛАДНА!A8: A29; НАКЛАДНА!B8:B27)). Також при виборі назви, автоматично відображається вага виробу, яка пов'язана з списком виробів функцією ПРОСМОТР: =ЕСЛИ(Дані!J1<=0;"";ПРОСМОТР(Дані!J1;НАКЛАДНА!A8:A29;НАКЛАДНА!D8:D29)). З елементом управління пов'зані набір продуктів, кількість та ціна. Вони відображаються при виборі кожного виробу. Для такого відображення я використала функцію ЕСЛИ і правила роботи з масивами: виділила діапазон, де повинен бути результат, ввела формулу, помістила курсор у рядок формул і натиснула Ctrl + Shift + Enter. {=IF(Дані!J1=1;Продукція!B3:B10;IF(Дані!J1=2;Продукція!B14:B21;IF(Дані!J 1=3;Продукція!B26:B33;IF(Дані!J1=4;Продукція!B38:B45;IF(Дані!J1=5;Продук ція!B49:B56;IF(Дані!J1=6;Продукція!B64:B71;IF(Дані!J1=7;Продукція!B77:B8 4;IF(Дані!J1=8;Продукція!B91:B98;0))))))))}. Висновок. Виконуючи дипломну роботу, я поглибила свої знання з теми «Склад витрат виробництва» - предмету бухгалтерський облік та теми «Використання баз даних та форм для підрахунку калькуляції, а також використання функції роботи з базами даних для аналізу ціни та собівартості»- по предмету комп'ютерні технології обробки інформації. Автоматизовуючи калькуляційну карточку, я переконалась, що виконувати дану роботу набагато легше і швидше в електронних таблицях ніж рахувати вручні. Дані отримуються оперативно, результат відображається в потрібних комірках, при зміні початкових даних в первинних документах відразу змінюються кінцеві суми. Бухгалтер може використовувати розроблену калькуляцію для подальшої роботи. Дані будуть зберігатися на електронних носіях і при потребі роздруковуватись. Список використаної літератури. 1. Закон України "Про бухгалтерський облік i фінансову звітність в Україні”. План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань, затверджений Міністерством фінансів України наказом №291 від ЗО.11.99. Бутинець Ф. Ф. Фінансовий бухгалтерський облік, ПП. "Рута"2001. Грабова Н. М. Теорія бухгалтерського обліку. Київ "А.С.К." 2001 Джим Боис. Исполъзование Microsoft Office 97 профессиональный выпуск, Киев. Москва. Санкт-Петербург 1998. 6. Дженнифер Фултон. Excel 97 Киев. Москва. Санкт-Петербург 1998 .

Похожие записи