.

Пример должностной инструкции секретаря-референта

Язык: русский
Формат: реферат
Тип документа: Word Doc
0 308
Скачать документ

ЗАО “РИНГО” ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.03.96 № 3

секретаря-референта генерального директора

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО “РИНГО” О. В. Ломов

01.03.96

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Секретарь-референт относится к категории специалистов
предприятия,

принимается и увольняется директором.

Основными задачами секретаря-референта являются организационное

и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законодательными актами РФ;

Уставом предприятия;

Положением о функциональных службах предприятия;

приказами (указаниями) руководства предприятия;

нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

– настоящей должностной инструкцией.

На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним

специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без
стажа, но

при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

Секретарь-референт должен владеть вопросами:

– перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной
деятельности;

организации работы с документами, составления документации;

организации управленческого труда;

применения средств вычислительной и организационной техники;

перевода служебной документации на иностранный язык
коммерческого

партнера;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

оказания первичной медицинской помощи.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства

в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

Оперативно-организационное обслуживание руководства.

Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ

Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсут

ствия инспектора по персоналу).

Ведение учета рабочего времени сотрудников.

Ведение учета командировочных удостоверений.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен;

Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финан

сово-хозяйственную деятельность предприятия.

Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов,

информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

Контролировать качество подготовки, правильность составления,
согласования

и утверждения документов, представляемых на подпись руководству
предприятия.

Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,

принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное
их

выполнение.

Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их

до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов,
предо

ставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как ком

мерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам
теку

щей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).

Вести прием посетителей.

Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятель

ности предприятия:

оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

— оформление трудовых книжек;

оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

оформление командировочных документов;

оформление листов нетрудоспособности;

ведение табеля учета рабочего времени;

выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных
работ.

Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.

Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на

уничтожение. •

Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-

хозяйственной деятельности предприятия.

Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в
бухгалтерию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также

объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений
руководства.

Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям

и специалистам предприятия.

Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с на

рушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ
6.38-96),

международных правил оформления документов (ISO).

Визировать документы управленческой деятельности в рамках
своей

компетенции.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-

ментационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию
форм

и методов управленческого труда на основе применения электронной
техники.

Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения

служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в
деятель

ности предприятия.

Работать с документами, имеющими гриф “КТ” или “Конфиденциально”.

Принимать решения в пределах своей компетенции.

Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по во

просам проверки исполнения документов, поручений и представления
необходимой

информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф “Кон

фиденциально” или “КТ”.

Зам. директора

подпись

С. Р. Сегедин

Юрисконсульт

подпись О.С. Васильева

28.02.96

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter

Похожие документы
Обсуждение

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о
Заказать реферат
UkrReferat.com. Всі права захищені. 2000-2019