ЗАО “РИНГО” ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
01.03.96 № 3
секретаря-референта генерального директора
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО “РИНГО” О. В. Ломов
01.03.96
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Секретарь-референт относится к категории специалистов
предприятия,
принимается и увольняется директором.
Основными задачами секретаря-референта являются организационное
и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
Уставом предприятия;
Положением о функциональных службах предприятия;
приказами (указаниями) руководства предприятия;
нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
– настоящей должностной инструкцией.
На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним
специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без
стажа, но
при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
Секретарь-референт должен владеть вопросами:
– перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной
деятельности;
организации работы с документами, составления документации;
организации управленческого труда;
применения средств вычислительной и организационной техники;
перевода служебной документации на иностранный язык
коммерческого
партнера;
культуры труда и служебной этики;
охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
оказания первичной медицинской помощи.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства
в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
Оперативно-организационное обслуживание руководства.
Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ
Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсут
ствия инспектора по персоналу).
Ведение учета рабочего времени сотрудников.
Ведение учета командировочных удостоверений.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен;
Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финан
сово-хозяйственную деятельность предприятия.
Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов,
информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
Контролировать качество подготовки, правильность составления,
согласования
и утверждения документов, представляемых на подпись руководству
предприятия.
Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,
принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное
их
выполнение.
Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их
до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов,
предо
ставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как ком
мерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам
теку
щей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).
Вести прием посетителей.
Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятель
ности предприятия:
оформление приказов по личному составу;
оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
— оформление трудовых книжек;
оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
оформление командировочных документов;
оформление листов нетрудоспособности;
ведение табеля учета рабочего времени;
выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных
работ.
Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.
Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на
уничтожение. •
Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-
хозяйственной деятельности предприятия.
Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в
бухгалтерию.
4. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также
объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений
руководства.
Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям
и специалистам предприятия.
Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с на
рушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ
6.38-96),
международных правил оформления документов (ISO).
Визировать документы управленческой деятельности в рамках
своей
компетенции.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-
ментационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию
форм
и методов управленческого труда на основе применения электронной
техники.
Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения
служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в
деятель
ности предприятия.
Работать с документами, имеющими гриф “КТ” или “Конфиденциально”.
Принимать решения в пределах своей компетенции.
Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по во
просам проверки исполнения документов, поручений и представления
необходимой
информации руководству.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф “Кон
фиденциально” или “КТ”.
Зам. директора
подпись
С. Р. Сегедин
Юрисконсульт
подпись О.С. Васильева
28.02.96
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
