Деловые переговоры

Деловые переговоры

Переговоры — это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для
достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо
противоположные интересы.

Переговоры предназначены в основном для того, чтобы с помощью взаимного
обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной
на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон
соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его
участников. Переговоры — это менеджмент в действии. Они состоят из
выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и
доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры
могут договориться между. собой без труда, или с большим трудом, или
вообще не прийти к, согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо
разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения.

В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную
модель. Обобщенная схема их проведения имеет следующий вид

I этап

II этап

III этап

IV этап Подготовка переговоров

Проведение переговоров

Решение проблемы (завершение переговоров)

Анализ итогов деловых переговоров

Подготовка деловых переговоров. Успех переговоров всецело зависит;от
того, насколько .хорошо вы к ним подготовились. До начала переговоров
необходимо иметь. разработанную их модель:

четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему.
Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает
проблему;

обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров. В
зависимости от трудности переговоров может быть несколько проектов;

наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно,
уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах;

определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам,
которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

Реализация данной модели возможна в том случае, если в процессе
подготовки переговоров будут изучены следующие вопросы:

1) цель переговоров;

2) партнер по переговорам;

3) предмет переговоров;

4) ситуация и условия переговоров;

5) присутствующие, на переговорах;

6) организация переговоров.

Проведение переговоров. В практике менеджмента при проведении деловых
переговоров используются следующие основные методы:

Вариационный метод

Метод интеграции

Метод уравновешивания Компромиссный метод

Вариационный Метод. При подготовке к сложным переговорам (например, если
уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противной стороны),
выясните следующие вопросы:

в чем заключается идеальное (независимо от условии реализации) решение
поставленной проблемы в комплексе?

от каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в
комплексе, партнера и его предположительнойреакции) можно отказаться?,

в чем следует .видеть оптимальное (высокая степеньвероятности
реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым
последствиям, трудностям, помехам?

какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом
отреагировать, на ожидаемое предположение партнера, обусловленное
несовпадением интересов и их односторонним осуществлением (сужение или
соответственно расширение предложения при обеспечении взаимной выгоды,
новые аспекты материального, финансового, юридического характера и
т.д.)?

какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный
срок?

какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и
с помощью каких аргументов?

Такие рассуждения, выходят за рамки чисто альтернативного рассмотрения
предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности,
творчества и реалистичных оценок.

Метод интеграции. Предназначен для того, чтобы убедить партнера в
необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных
взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития-кооперации;
Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения
соглашения в деталях; пользоваться .им следует в тех случаях, когда,
например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к
осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал необходимость интеграции,
не упускайте, однако, из виду его законные интересы. Поэтому избегайте
нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не
связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, изложите партнеру
свою позицию и подчеркните, каких действий в рамках совместной
ответственности за результаты переговоров Вы от него ожидаете.

Несмотря на несовпадение Ваших ведомственных интересов с интересами
партнера, особо отметьте необходимость и отправные точки решения
обсуждаемой на переговорах проблемы.

Попытайтесь выявить в сфере интересов общие для всех аспекты’и
возможности получения взаимной выгоды и доведите все это до сознания
партнера.

Не предавайтесь иллюзиям и не считайте, что можно прийти к согласию по
каждому пункту переговоров; если бы так было на самом деле, то
переговоры вообще были бы не нужны.

Метод уравновешивания. При использовании этого метода учитывайте
приведенные ниже рекомендации.

Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты
расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно
использовать, чтобы побудить партнера принять Ваше предложение.

Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е.
посмотреть на вещи его глазами.

Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера
аргументов “за” и доведите до сознания собеседника связанные, с этим
преимущества.

Обдумайте-также возможные контраргументы партнера, соответственно
“настройтесь” на них и приготовьтесь использовать их в процессе
аргументации.

Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах
контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции на свои
возражения, оговорки, опасения и т.д. г Прежде чем перейти к этому,
выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем
правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность,
нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать
готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера
следует добиваться соглашения поэтапно.

При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что
партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом
новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то
отказываются, выдвигают новые Предложения).

Чтобы приблизиться к позиций партнера, необходимо мысленно предвосхитить
возможные последствия компромиссного решения для осуществления
собственных интересов (прогноз степени риска) и Критически оценить
допустимые пределы уступки.

Может случиться,. что предложенное компромиссное решение превышает.Вашу
компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером Вы тут можете
пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на
принципиальное согласие компетентного руководителя).

Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемым для Обеих
сторон (например, в отличие от полного отказа одного из партнеров от
своих требований’или так называемого “гнилого” компромисса); партнеры по
инерции будут упорствовать в своем мнении. Здесь необходимы терпение,
соответствующая мотивация и умение “поколебать” партнера с помощью
новых, аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании
всех вытекающих из переговоров возможностей.

Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда
необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для
партнеров неблагоприятные последствия.

Приведенные методы ведения переговоров носят общий характер. Существует
ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их
применение.

1. Встреча и вхождение в контакт. Даже если к вам приехала не
делегация, а всего один партнер, его необходимо встретить на вокзале или
в аэропорту и проводить в гостиницу. В зависимости от, уровня
руководителя прибывающей делегации ее может встречать либо сам глава
нашей делегации, либо кто-то из участников намечающихся переговоров.

Стадия приветствия и вхождения в контакт — начало прямого, личного
делового контакта. Это общая, но важная стадия переговоров.

Процедура приветствия занимает очень короткое время. Самая
распространенная в европейских странах форма приветствия — рукопожатие,
при этом первым руку подает хозяин.

Разговор, предваряющий начало переговоров, должен носить характер
необременительной беседы. На данном этапе происходит обмен визитными
карточками, которые вручаются не во время приветствия, а за столом
переговоров.

2. Привлечение внимания участников переговоров (начало деловой части
переговоров). Когда ваш партнер уверен, что наша информация будет ему
полезна, он станет с удовольствием Вас слушать. Поэтому Вы должны
пробудить у оппонента заинтересованность. ,

3. Передача информации. Это действие состоит в том, чтобы на основе
вызванного интереса убедить партнера по переговорам в том, что он
поступит мудро, Согласившись с нашими идеями и предложениями, так как их
реализация принесет ощутимую выгоду ему и его организации.

4. Детальное обоснование предложений (аргументация). Партнер может
интересоваться нашими идеями и предложениями, он может понять и их
целесообразность, но он все еще ведет себя осторожно и не видит
возможности применения наших идей и предложений в своей организации.
Вызвав интерес и убедив оппонента в целесообразности задуманного
.предприятия, мы должны выяснить и разграничить его желания. Поэтому
следующий шаг в процедуре проведения деловых переговоров состоит в том,
чтобы выявить интересы и устранить сомнения (нейтрализация, опровержение
замечаний),

Заключает деловую часть переговоров преобразование интересов партнера в
окончательное решение (решение принимается на основе компромисса).

Завершение переговоров. Если ход переговоров был позитивным, то на
завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные
положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно
важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто
согласие сторон. Это позволит добиться .уверенности в том, что все
участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений
будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе
переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также
основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу
новых встреч.

При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный
контакт с партнером по переговорам. В данном случае, акцентируется
внимание не. на предмете переговоров, а на личностных аспектах,
позволяющих соопределение обоснованности предложений, связанных с
продолжением переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих
сохранить деловые контакты в будущем; Т.е. следует отказаться от
подведения итогов по тем .разделам, где не было достигнуто позитивных
результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для
обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской,
непринужденной атмосферы прощания.

Протокольные Мероприятия являются неотъемлемой составляющей
переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на
переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот,
создать предпосыл ку для их неудачи.

Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это
организация встреч и обслуживание перего-воров, ведение записи бесед,
обеспечение сувенирами, фор-ма одежды, культурная программа ит:п. Для
решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную
группу (2—3 чел.), которая будет заниматься протокольными
формальностями.

Анализ итогов деловых переговоров. Переговоры можно считать
завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их
результаты, когда приняты необходимые меры для их реализации; сделаны
определенные выводы для подготовки следующих переговоров:

Анализ итогов переговоров преследует следующие цели:

сравнение целей переговоров с их результатами;

определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;

деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров или
продолжения проводившихся.

Анализ итогов деловых переговоров должен проходить

по следующим трем направлениям:

1) анализ сразу по завершении переговоров. Такой анализ; помогает
оценить ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и
определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров
(назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого
соглашения);

2) анализ на. высшем уровне руководства организацией.’Такой анализ
результатов переговоров имеет следующие цели:

обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение
отклонения от ранее установленных директив;

оценка информации об уже принятых мерах и ответственности;

определение обоснованности предложений, связанных с продолжением
переговоров;

получение дополнительной информации о партнере по переговорам;

3) индивидуальный анализ деловых переговоров — это выяснение
ответственного отношения каждого участника к своим задачам и организации
в целом. Это критический самоанализ в смысле контроля и извлечения
уроков из переговоров.

В процессе индивидуальною анализа можно получить ответы на следующие
вопросы:

правильно ли были определены интересы и мотивы партнера по
переговорам?

соответствовала ли подготовка к переговорам реальным условиям,
сложившейся ситуации и требованиям?

насколько правильно определены аргументы или предложения о компромиссе?
как повысить действенность аргументации в содержательном и методическом
плане?

что определило результат переговоров? как исключить в будущем негативные
нюансы в процедуре проведения переговоров?

кто и что должен делать, чтобы повысить эффективность переговоров?

Получение объективного и полного ответа на последний вопрос будет играть
решающее значение для будущности организации.

Условия эффективности переговоров. Предпосылки успешности деловых
переговоров затрагивают ряд как объективных, так и субъективных факторов
и условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить
следующие условия:

обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров;

они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений
(соответствующее право на ведение переговоров);

партнеры должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в
отношении предмета переговоров;

уметь максимально полно учитывать субъективные и объективные интересы
другой стороны и идти на компромиссы;

партнеры по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу.

Для обеспечения эффективности переговоров следует соблюдать определенные
правила.

Основное правило состоит в том, чтобы обе. стороны пришли к убеждению,
что они что-то выиграли в результате переговоров.

Самое главное на переговорах — это партнер. Его нужно ‘убедить в
принятии предложения. На него надо ориентировать весь ход переговоров,
всю аргументацию.

Переговоры — это сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь общую
базу, поэтому важно найти общий знаменатель” для различных интересов
партнеров.

Редкие переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к
компромиссу.

Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому важно уметь задать
правильно вопрос и уметь выслушать партнера.

Позитивные результаты переговоров следует рассматривать как естественное
их завершение, поэтому в заключение необходимо остановиться на
содержании договора, в котором нашли отражение все интересы партнеров.

Переговоры считаются завершенными, если их результаты подверглись
тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы.

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter