Вітчизняний та зарубіжний досвід використання систем електронного
документообігу в органах державної влади: проблеми та переваги

Впровадження сучасних інформаційно-комунікаційних технологій у
діяльність органів державної влади України має велике значення для
забезпечення їх ефективної роботи, є важливою складовою розбудови в
Україні інформаційного суспільства.

Запровадження електронного документообігу в органах державної влади
дозволяє підвищити ефективність функціонування усіх складових системи
державного управління: прискорити рух документів, забезпечити
своєчасність їх розгляду, скоротити строки підготовки та прийняття
управлінських рішень шляхом автоматизації процесів колективного
створення та використання документів, підвищити якість рішень за рахунок
надання виконавцю максимально повної бази документів, значно знизити
витрати на розмноження, передачу і збереження копій паперових
документів, а отже й підвищити ефективність роботи, як окремих державних
службовців, так і конкретного органу державної влади.

Обмін електронними документами між органами державної влади також
дозволяє підвищити ефективність їх взаємодії: прискорюється доставка
документів, знижуються витрати державних установ на функціонування
кур’єрських і поштових служб та канцелярій.

Перехід на електронний документообіг між державними установами і
споживачами публічних послуг та його інтеграція з веб-порталами органів
державної влади уможливлює реалізацію принципу ,,єдиного вікна“, що
передбачає наявність однієї точки входу для взаємодії з органами
державної влади всіх рівнів. Це дає можливість громадянам, організаціям,
суб’єктам господарювання запитувати і одержувати через мережу Інтернет
необхідні довідки або дозволи, передавати в органи державного управління
звітність, відстежувати стан роботи з їхніми запитами тощо. Отже,
використання систем електронного документообігу у сфері взаємодії
державних установ з громадянами і підприємствами дозволяє істотно
скоротити витрати часу і ресурсів як громадян, організацій і
підприємств, так і державних органів, вдосконалити процес пошуку та
одержання інформації від органів державної влади, розширити канали
взаємодії держави і громадян, підвищити якість цієї взаємодії.

Основним правовим інструментом, який забезпечує застосування
електронного документообігу, є електронний цифровий підпис. Електронний
цифровий підпис дає змогу підтвердити цілісність електронного документу,
тобто його захищеність від несанкціонованого спотворення, руйнування або
знищення в процесі руху від відправника до одержувача, та ідентифікувати
підписувача.

Впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного
цифрового підпису є одним із пріоритетних напрямів розвитку сфери
інформаційних технологій у нашій країні.

Сьогодні в Україні створено нормативно-правову та технологічну основу
для функціонування систем електронного документообігу в органах
державної влади. Основними нормативно-правовими актами, що регулюють
питання застосування електронного документообігу та електронного
цифрового підпису, є закони України ,, HYPERLINK
«http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=851%2D15&p=11012051
88022078» Про електронні документи та електронний документообі
HYPERLINK
«http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=851%2D15&p=11012051
88022078» “ та ,,Про електронний цифровий підпис“, постанови Кабінету
Міністрів України ,,Про затвердження Типового порядку здійснення
електронного документообігу в органах виконавчої влади“, ,,Про
затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису
органами державної влади, органами місцевого самоврядування,
підприємствами, установами та організаціями державної форми власності“.
Важливі питання діяльності в цій сфері регламентують постанови Кабінету
Міністрів України ,,Про затвердження Положення про центральний
засвідчувальний орган“, ,,Про затвердження Порядку акредитації центру
сертифікації ключів“, ,, HYPERLINK
«http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=1454%2D2004%2D%EF&p
=1101205188022078» Про затвердження Порядку обов’язкової передачі
документованої інформації“ , ,,Про затвердження Порядку засвідчення
наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент
часу“.

Сьогодні системи автоматизованого діловодства та документообігу
впроваджено у більшості центральних органів державної влади України: за
даними Державного комітету інформатизації України. Триває процес
автоматизації документообігу в органах влади на місцевому рівні.

Однак, незважаючи на успішне розгортання окремих компонентів системи
електронного документообігу в системі державної влади України, про повне
переведення органів влади України на електронний документообіг говорити
ще зарано. По-перше, це потребує створення єдиної системи електронного
документообігу органів державної влади. З цією метою має бути
забезпечено повне впровадження систем автоматизованого діловодства та
документообігу в усіх органах влади, відбутися об’єднання систем
електронного документообігу всіх органів державної влади в єдину
загальнодержавну систему

Також необхідною передумовою здійснення органами державної влади
електронного документообігу є забезпечення їх надійними засобами
електронного цифрового підпису. Повноцінне впровадження електронного
цифрового підпису в органах державної влади України потребуватиме
вирішення багатьох проблем. Передусім це стосується питань, пов’язаних
із: забезпеченням функціонування Центрального засвідчувального органу як
основної інституції у системі функціонування електронного цифрового
підпису; проблемою сумісності форматів ключів, які видають акредитовані
центри сертифікації ключів.

Крім того, законодавством не врегульовано питання шифрування даних, що
створює додаткові складнощі в роботі з громадянами чи підприємствами,
які вимагають забезпечити конфіденційність документів, що подаються до
державних органів влади, та не бажають подавати звітність у відкритому
вигляді.

Розвиток систем електронного документообігу та електронного цифрового
підпису в органах державної влади розширює їх можливості щодо надання
послуг громадянам та юридичним особам з використанням мережі Інтернет.

b

r

щодо вакансій, щодо закупівель за державні кошти, зразки документів та
інші) становлять 89 % всіх послуг, які органи влади надають населенню
через мережу Інтернет. Кількість електронних адміністративних послуг,
які органи влади можуть запропонувати громадянам та підприємствам,
значно менша і становить 11 % (Інтернет-приймальні, подання податкової,
статистичної та іншої звітності, надання консультаційних послуг,
звернення громадян тощо).

Стан розбудови системи надання електронних послуг державними органами в
Україні порівняно з рівнем розвитку відповідних послуг у розвинених
країн світу є недостатнім. На думку Державного комітету інформатизації
України для збільшення різноманітності та кількості електронних
інформаційних та адміністративних послуг, що надаються населенню та
суб’єктам господарювання державними органами з використанням електронних
засобів та Інтернет, необхідним є: подальше вдосконалення веб-сайтів
органів державної влади; забезпечення інтеграції їх електронних
інформаційних ресурсів в єдину систему електронних інформаційних
ресурсів для інформаційної взаємодії органів державної влади;
забезпечення розвитку Єдиного веб-порталу органів виконавчої влади.

Поліпшення електронної взаємодії між державою та громадянами також
вимагає закріплення у законодавчому порядку можливості реалізації
громадянами права на звернення до органів державної влади шляхом подання
звернень з використанням мережі Інтернет. Унормування можливості
громадян надсилати звернення до органів влади та отримувати відповідь на
них електронною поштою сприятиме економії часових та матеріальних
ресурсів органів влади та громадян, увільненню державних службовців від
рутинної роботи, пов’язаної з паперовим оформленням відповідей на
звернення.

На відміну від України, органи державної влади США, Канади та переважної
більшості країн Європейського Союзу вже давно суттєво зменшили паперовий
документообіг та активно використовують у своїй діяльності технології
електронного документообігу та електронного цифрового підпису. У
багатьох країнах навіть засідання уряду відбуваються в режимі
Інтернет-конференції он-лайн. Під час проведення таких засідань
висловлення пропозицій та зауважень, погодження проектів урядових
рішень, голосування здійснюється в електронному режимі, що усуває зайву
бюрократизацію, підвищує ефективність діяльності та функціонування
державних органів.

Через веб-портали державних установ громадянам та підприємствам в цих
країнах надаються різноманітні інформаційні та адміністративні послуги.

Наприклад, в США через урядовий портал громадяни можуть отримати
ліцензію, сплатити податки, отримати інші адміністративні послуги. Через
мережу Інтернет податкова служба Ірландії дозволяє підприємствам
сплачувати податки, одержувати податкові кредити. Сайт Земельної служби
цієї держави надає компаніям можливість здійснювати будь-які операції,
пов’язані із землею і нерухомістю, а через сайт Реєстраційної палати
можна зареєструвати компанію будь-якої організаційно-правової форми.

В Естонії громадяни мають можливість не тільки отримувати необхідну
інформацію через урядовий веб-портал, але й надсилати запити до органів
влади, здавати податкову звітність, реєструвати транспортні засоби,
реєструватися за місцем проживання, оформити соціальну допомогу,
інформувати поліцію тощо.

Оформлення соціальної допомоги, отримання потрібної довідки та інших
послуг від органів влади через мережу Інтернет є традиційним для
громадян Латвії. Мають можливість спілкуватися через мережу Інтернет з
урядовими установами громадяни Литовської республіки: вони можуть
надсилати запити і отримувати відповіді на них електронною поштою,
декларувати доходи, шукати роботу через служби зайнятості, отримувати
медичні послуги тощо.

Таким чином, на сьогоднішній день спостерігається значне відставання
нашої держави від розвинених країн у впровадженні сучасних інформаційних
технологій у сферу державного управління, хоча за останні декілька років
Україна помітно прогресувала у цьому напрямі.

Отже, хоча більша частина документообігу у державних установах України
здійснюється у паперовому вигляді, нинішній стан системи
автоматизованого діловодства та документообігу в органах державної влади
України створює гарні технологічні передумови для дальшого поширення
електронного документообігу, доведення його до рівня стандартів країн
Євросоюзу.

Крім названих вище проблем переведення органів державної влади України
на електронний документообіг ускладнюють:

— брак кваліфікованих кадрів в галузі інформаційних технологій в
державних установах, особливо у місцевих органах державної  влади;

— недостатнє розуміння користувачами системи електронного документообігу
в органах державної влади основних задач, які повинен вирішувати
електронний документообіг, та психологічна неготовність працівників до
використання нових інформаційних технологій;

— низький рівень комп’ютерної грамотності суспільства, що ускладнює
перехід на електронний документообіг у взаємодії між державними
установами і громадянами.

Для переходу органів державної влади України на електронний
документообіг необхідно забезпечити:

— об’єднання систем електронного документообігу всіх органів державної
влади;

— наявність в усіх органах державної влади надійних засобів електронного
цифрового підпису;

— затвердження технічних регламентів, необхідних для впровадження та
функціонування систем електронного документообігу та електронного
цифрового підпису в органах державної влади;

— вирішення питання кадрового забезпечення інформаційно-технологічних
підрозділів органів державної влади, постійне підвищення кваліфікації
їхніх працівників;

— проведення роз’яснювальної роботи з працівниками органів державної
влади щодо переваг, які надає перехід на електронний документообіг;

— обов’язкове навчання державних службовців використанню систем
електронного документообігу;

— розробку необхідного методичного забезпечення для роботи із системою
електронного документообігу;

— підвищення рівня електронної взаємодії між органами державної влади та
громадянами і підприємствами;

— підвищення рівня комп’ютерної грамотності населення, передусім шляхом
впровадження нових методів навчання із застосуванням сучасних
інформаційно-комунікаційних технологій.

Похожие записи