Вибір підходу до автоматизації документообігу

Необхідність автоматизації документообігу органів державної влади
і місцевого самоврядування є сьогодні очевидною для всіх.

Діловодство з використанням паперових журналів і картотек є несумісним
з вимогами підвищення ефективності роботи державних службовців у силу
декількох причин.

Інформація про документи і хід їхнього виконання розподілена по системі
картотек організації та її структурних підрозділів. Тому отримання
інформації про роботу з документами на підприємстві вимагає пошуку
та обробки даних з різнорідних і децентралізованих картотек.

Картотеки документів зазвичай відділені від виконавців. Вони містять
неповну і неоперативну інформацію про стан документів.

Розмноження і переміщення великої кількості паперових документів,
ведення численних і дублюючих один одного журналів і картотек призводить
до великих обсягів непродуктивних трудовитрат.

Однак кардинальні, революційні підходи до документообігу органів
державної влади і місцевого самоврядування дуже небезпечні. Це може
призвести не тільки до зриву термінів впровадження, але і до серйозних
проблем в управлінні.

Тому можна запропонува два поетапних програмно-методологічних рішення
в сфері організації документообігу органів державної влади і місцевого
самоврядування:

автоматизоване діловодство для паперового документообігу;

електронний документообіг і діловодство.

Подібний поетапний підхід дозволить плавно підвищити ефективність роботи
органу влади, виключивши можливість дезорганізації його діяльності.

Автоматизоване діловодство для паперового документообігу є в найближчій
перспективі основним підходом до автоматизації документообігу в органах
державної влади і місцевого самоврядування.

? c

&

(‘thОброблювані органом влади документи, у тому числі і передані
з використанням засобів обчислювальної техніки, мають дві форми —
традиційно паперову й електронну. Подібний симбіоз є наслідком того,
що сучасні засоби підготовки документів передбачають електронну форму
збереження документа, а нормативна база та усталені правила звернення —
паперову. Також найважливішим аргументом на користь збереження паперових
носіїв документів є неперевершена зручність роботи з ними. Правила
і звички змінюються значно повільніше від можливостей сучасних
інформаційних технологій.

В органах державної влади і місцевого самоврядування, очевидно, ще довго
при обробці документів в електронному вигляді будуть зберігатися
операції, що вимагають створення їхніх паперових копій. Як правило,
керівники бажають працювати з документами в паперовому вигляді. Крім
того, поки що обмін офіційними документами між органами влади і передача
їх у державні архіви також відбувається в паперовій формі.

Електронний документообіг і діловодство (ЕДД) є технологічною відповіддю
на сучасні вимоги, які висуваються існуючою політико-економічною
ситуацією до ефективності органів державної влади і місцевого
самоврядування. На користь ЕДД говорять і досвід його впровадження
в західних органах державної влади.

Отже, електронний документообіг і діловодство є кінцевою метою, досяжною
після впровадження автоматизованого паперового документообігу
і діловодства.

Похожие записи