Шляхи забезпечення ефективних комунікативних зв’язків в організації

HYPERLINK “http://www.ukrreferat.com/” www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

РЕФЕРАТ

з дисципліни “Комунікативна політика в діяльності державного службовця”

на тему:

“Шляхи забезпечення ефективних комунікативних зв’язків

в організації”

ПЛАН

Вступ

1. Комунікативний процес в організації: суть, етапи, елементи,
вимоги до побудови

2. Можливі перешкоди в організаційних комунікаціях та шляхи забезпечення
ефективних комунікативних зв’язків

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

На сучасному етапі розвитку демократичного суспільства в Україні, його
спрямування до європейської спільноти кардинально змінюється політика у
сфері державної служби.

Пріоритетними стають питання професіоналізації державної служби й
формування професійної мобільності державних службовців, що вимагає
підвищення вимог їх до комунікативної діяльності як чинника встановлення
зв’язків між державою та інституціями суспільства, між органами
державної влади й населенням.

З огляду на це імідж органів державної влади безпосередньо залежатиме
від професійної спроможності державних службовців до
професійно-комунікативної діяльності, що проявляється як при вирішенні
стратегічних питань, так і при безпосередньому контакті зі споживачами
адміністративних послуг – під час прийому громадян в органах державної
влади, ведення переговорів, виступів, участі в дискусіях тощо.

Загальновизнаним є те, що більшість державних службовців не володіють
техніками ведення діалогу, роботи з текстом, у них низький рівень
дискурсивних навичок, хоча саме ці складові професійно-комунікативної
діяльності державних службовців є базовими в процесі формування навичок
професійно-мовленнєвої комунікації, вони не відображені в існуючих
освітньо-професійних програмах підготовки та професійних програмах
підвищення кваліфікації державних службовців.

Підвищення ефективності функціонування державної служби в Україні та її
адаптація до стандартів Європейського Союзу (ЄС) актуалізує необхідність
удосконалення системи професійного навчання державних службовців.

В даній роботі спробуємо розглянути шляхи забезпечення ефективних
комунікативних зв’язків в організації.

1. Комунікативний процес в організації:

суть, етапи, елементи, вимоги до побудови, ефективність

Комунікації – це процес передавання інформації від однієї особи до
іншої.

Ефективні комунікації – це такий процес передавання повідомлення,
коли отримане повідомлення наскільки можливо близьке за значенням до
первинного.

Ключовими складовими ефективних комунікацій є дані – це неопрацьовані
цифри і факти, які відображають окремий аспект дійсності; та
інформація – це дані, представлені у вигляді або формі, які мають
сенсові навантаження. Інформація є цінною, якщо вона достовірна,
своєчасна, повна і доречна [8, c.29].

Комунікативний процес розпочинається, коли одна особа (відправник)
хоче передати факт, ідею, думку чи іншу інформацію комусь іншому
(одержувачу). Ця інформація має значення для відправника незалежно від
того, чи вона проста і конкретна, чи складна і абстрактна. Наступна
дія – це кодування інформації у формі що відповідає ситуації. Кодування
може набувати форми слів, виразу обличчя, жестів, або навіть
художнього вираження і фізичних дій.

Після того, як повідомлення закодовано, його передають відповідними
засобами зв’язку. Звичайні засоби зв’язку в організаціях – це наради,
електронна пошта, записки, листи, звіти та телефонні розмови. Далі
відбувається розкодовування у форму, яка має значення для
одержувача. Значення інформації може бути різним, і у багатьох
випадках воно є підставою для відповіді, і тоді утворюється цикл,
оскільки нове повідомлення у такій же послідовності передається
початковому відправникові.

Рис. 1. Схема комунікативного процесу в організації

Комунікації можуть бути перервані перешкодою – шумом або розмовою
людей поблизу. Перешкодами також є загублений на пошті лист,
пошкодження телефонної лінії, неправильна адреса електронної пошти
тощо.

Сьогодні поширені такі типи комунікацій в організаціях: міжособові
комунікації; комунікації у системах зв’язку та командах; комунікації в
організаціях та електронні засоби комунікацій [11, c.45].

Усні комунікації відбуваються під час розмови віч-на-віч, групових
дискусій, телефонних розмов і ін., за яких розмовну мову використовують
для передавання змісту. Перевага усних комунікацій полягає в тому, що
вони забезпечують негайний зворотній зв’язок і взаємний обмін.
Недоліком усних комунікацій є те, що вони можуть бути недостовірними
(неправильно вибрані слова для вираження суті; якісь перешкоди
переривають процес; слухач забуває частину або все повідомлення; не
вистарчає часу на виважені відповіді тощо).

Письмові комунікації – це звіти, записки, листи, записи і ін. Вадою
цих комунікацій є те що вони затримують зворотній зв’язок та
взаємообмін, крім того вони є складніші від усних і потребують
більше часу. Переваги письмових комунікацій полягають у
достовірності. Їм надають переваги, коли одній чи обом сторонам
потрібні письмові записи про те, що відбувалося. Вибираючи засіб
комунікації, менеджери повинні зважати на всі аспекти.

Комунікативні схеми – це способи, за допомогою яких члени групи чи
команди спілкуються між собою. Вони відрізняються потоками
інформації, позицією лідера, ефективністю різних типів завдань.
Менеджери можуть намагатися створити централізовану схему, коли
завдання групи прості й рутинні, і , навпаки, сприяти децентралізації
групи, якщо групові завдання складні (наприклад, ухвалення
головного рішення про стратегію підприємства), оскільки відкриті
канали комунікацій забезпечують більше взаємодії і ефективніше
поширення інформації [3, c.48].

Іншими їх формами є потоки інформації між організаційними ланками або
групами. Кожна з цих форм охоплює як усні, так і письмові
комунікації, але, відповідно, поширюється на моделі комунікацій по
всій організації. Є вертикальні та горизонтальні комунікаційні зв’язки
в організаціях.

Вертикальні комунікації відбуваються вверх і вниз в ієрархічній
структурі організації. В цих комунікаціях беруть участь менеджери, їхні
керівники та підлеглі. Вертикальні комунікації можуть і повинні бути
двонаправленими (спрямовані зверху вниз і знизу вверх), оскільки тоді
вони з активним зворотнім зв’язком є ефективніші, ніж однонапрямлені.

Горизонтальні комунікації відбуваються між колегами та
співробітниками на одному рівні. Вони сприяють координації між належними
ланками і відіграють головну роль у робочих командах, де є працівники
різних відділів.

Суттєвий вплив на комунікації в організаціях мають електронні
засоби комунікацій. Інформаційні технологія стосується ресурсів, які
використовує організація для менеджменту інформації, що потрібна для
досягнення її цілей. Інформаційна технологія може використовувати
комп’ютери, комп’ютерні мережі, телефони та інше устаткування. Є шість
найпоширеніших видів інформаційних систем:

операційно-виконавча система – з її допомогою виконують рутинні та
поточні операції;

інформаційна система менеджменту – збирає дані, організовує і
систематизує їх у формі, зручній для менеджерів, а тоді забезпечує цих
менеджерів інформацією, необхідною для їх роботи;

система підтримки рішень – автоматично знаходить, опрацьовує та
підсумовує необхідну інформацію, необхідну для специфічних рішень;

адміністративна інформаційна система призначена для спеціальних потреб
спрацювання інформації менеджерами вищого рівня;

інтернет-мережі – комунікаційні мережі, які діють у межах однієї
організації;

експертні системи – створені за принципом визначення усіх можливостей
“якщо-тоді”, які стосуються конкретної ситуації [3, c.56].

В організаціях також поширені неформальні комунікації – це
непідтверджені повідомлення і чутки; менеджмент “нишпорки” та
несловесні комунікації.

Побудова комунікативного процесу та керування ним передбачає
виявлення бар’єрів ефективних комунікацій і розуміння того, як їх
треба долати. Бар’єри можна розділити на два класи: індивідуальні та
організаційні.

Індивідуальні бар’єри – це погане вміння слухати, невідповідність
жестів, упередження до чогось, змушування до комунікацій.

”r

??????????

???????????Організаційні бар’єри – стосуються організаційних умов, в
яких відбуваються комунікації – проблеми спілкування, різні статуси
або владні відмінності, різне сприйняття, перевантаження.

Для подолання цих бар’єрів можна використати як індивідуальні, так
і організаційні навики та вміння керівника.

Індивідуальні навики – розвиток уміння слухати, заохочувати
двонаправлені комунікації, розуміти мову і значення слів, поважати
позиції як одержувача так і відправника.

Організаційні навики – домагатися мети, регулювати інформаційні
потоки, розуміти цінність засобів комунікацій [5, c.117].

Коли інформація рухається всередині організації вгору й униз, зміст
повідомлень дещо викривлюється. Таке викривлення може бути зумовлено
низкою причин. Повідомлення можуть викривлятися випадково через труднощі
в контактах між особами (про що була мова вище). Свідоме викривлення
інформації може мати місце, коли якийсь керівник не згоден з
повідомленням. У такому разі він модифікує повідомлення таким чином, щоб
зміна змісту відбувалася в його інтересах.

Проблеми обміну інформацією внаслідок викривлення повідомлень можуть
виникати також унаслідок фільтрації. У організації існує потреба
фільтрувати повідомлення для того, щоб з одного якогось рівня на інший
рівень організації або відділу направлялися лише ті повідомлення, які
його стосуються. Для прискорення руху інформації або надання
повідомленню більшої ясності різноманітні відомості об`єднуються й
спрощуються перед тим направленням повідомлень у різні сегменти
організації. Такий відбір може стати причиною непопадання важливої
інформації до іншого сектору організації або попадання інформації туди з
суттєвим викривленням змісту.

Повідомлення, що відправляються «вгору», можуть викривлятися через різні
статуси рівнів організації. Керівники вищої ланки мають вищий статус,
тому виникає тенденція надавати їм лише позитивну інформацію. Це може
призвести до того, що підлеглий не інформує керівника про потенціальну
чи існуючу проблему, оскільки «не бажає повідомляти керівникові погані
новини». Далі, оскільки підлеглі часто мають бажання отримати схвалення
від керівника, вони можуть повідомляти йому лише те, що він хоче почути.
У числі інших причин, що заважають працівникам передавати інформацію
нагору, можуть бути страх перед покаранням і почуття безкорисності цієї
справи [6, c.112].

Перешкоди на шляхах обміну інформацією можуть також бути наслідками
перевантажень каналів комунікацій. Керівник, захоплений переробкою
інформації, що поступає, й необхідністю підтримувати інформаційний
обмін, імовірно, неспроможний ефективно реагувати на всю інформацію. Він
вимушений відсіювати менш важливу інформацію й залишати лише ту, яка
здається йому найбільш важливою; те ж стосується й обміну інформацією.
Нажаль розуміння керівником важливості інформації може суттєво
відрізнятися від розуміння такої іншими працівниками організації.

Організаційна структура — це логічний взаємозв`язок рівнів управління й
функціональних сегментів, що забезпечує ефективне досягнення цілей. Якщо
структура організації продумана погано, можливості керівника планувати й
домагатися реалізації поставлених цілей звужуються. У організації з
численними рівнями управління зростає ймовірність інформаційних
викривлень, оскільки кожен наступний рівень управління може корегувати й
фільтрувати повідомлення [7, c.91].

До інших аспектів, які можуть викликати проблеми в комунікаціях, можна
віднести незадовільний склад і використання комітетів, робочих груп,
кадрів, а також спосіб організації влади й розподілення задач. Зрештою,
створювати проблеми при обміні інформацією можуть конфлікти між різними
групами й відділами організації. Наприклад, якщо вони вважають, що
дублюють один одного в деяких питаннях. Вочевидь, погано опрацьована
інформаційна система може знижувати ефективність обміну інформацією й
прийняття рішень у організації [11, c.105].

Підвищення ефективності комунікацій вимагає:

удосконалення повідомлень;

удосконалення механізму розуміння повідомлень.

Основними методами, що допомагають вирішити ці проблеми, є:

1. регулювання інформаційних потоків (поділ проблем між менеджером і
підлеглими);

2. удосконалення зворотного зв’язку на основі:

формулювання запитань в процесі повідомлення;

повторення всього або частини повідомлення;

застосування різних варіантів викладення інформації;

3. використання емпатії – здатності поставити себе на місце
співрозмовника, врахувати його особливості характеру тощо;

4. заохочення взаємної довіри;

5. спрощення мови повідомлення;

6. розвиток здібностей ефективно слухати (настанови “мистецтва ефективно
слухати” Кіта Девіса) [10, c.88].

Висновки

Отже, зі сказаного вище можна зробити наступні висновки:

Організаційні бар’єри – стосуються організаційних умов, в яких
відбуваються комунікації – проблеми спілкування, різні статуси або
владні відмінності, різне сприйняття, перевантаження.

Для подолання цих бар’єрів можна використати як індивідуальні, так
і організаційні навики та вміння керівника.Підвищення ефективності
комунікацій вимагає:

удосконалення повідомлень;

удосконалення механізму розуміння повідомлень.

Основними методами, що допомагають вирішити ці проблеми, є:

1. регулювання інформаційних потоків (поділ проблем між менеджером і
підлеглими);

2. удосконалення зворотного зв’язку на основі:

формулювання запитань в процесі повідомлення;

повторення всього або частини повідомлення;

застосування різних варіантів викладення інформації;

4. заохочення взаємної довіри;

5. спрощення мови повідомлення;

6. розвиток здібностей ефективно слухати.

Також суттєвий вплив на підвищення ефективності комунікації в
організаціях мають електронні засоби комунікацій. Інформаційні
технологія стосується ресурсів, які використовує організація для
менеджменту інформації, що потрібна для досягнення її цілей.
Інформаційна технологія може використовувати комп’ютери, комп’ютерні
мережі, телефони та інше устаткування.

Список використаної літератури

Закон України «Про державну службу» від 16.12.1993 р. / Верховна Рада
України. – Голос України. – 1994. – 5 січ.

Про затвердження Програми розвитку державної служби на 2005-2010 роки /
Кабінет Міністрів України. – Офіційний вісник України. – 2008. – №68. –
С.18

Андрушків Б.М., Основи комунікацій в організації. — Львів: Світ, 2003.

Ківалов С. В., Біла Л. P. Державна служба в Україні: Підручник. — Одеса:
Юридична література, 2003. — 323 с.

Кредісов А.І., Панченко Є.Г., Кредісов В.А. Менеджмент для керівників. —
К.: Т-во “Знання”, КОО, 1999.

Кузьмін О.Є., Мельник О.Г. Теоретичні та прикладні засади менеджменту. —
Львів: Інформаційно-видавничий центр “Інтелект-Захід”, 2002.

Курочкин А.С. Управление организацией. – К., МАУП, 1998.

Машин І.Р. Комунікативні зв’язки в державних установах. – К., 2005.

Оболенський О. Ю. Державна служба. Підручник. — К.: КНЕУ, 2006. — 472 с.

Тарнавсъка Н.П., Пушкар Р.М. Менеджмент: теорія та практика. —
Тернопіль: Карт-Бланш, 1997.

Терещенко В.Й. Организация й управление.— М.: Экономика, 2001.

Лазор О.Д. Державна служба в Україні: Навч. посіб. – К.: Дакор, КНТ,
2005. – 472 с.

PAGE

PAGE 2

3 Передавання засобами зв’язку

Кодування

Перешкода

4 Розкодовування

1 Значення

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter