HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

РЕФЕРАТ на тему:

Робота зі службовими документами на державній службі

Документи: їх атрибути та класифікація

Документи на державній службі

Основи діловодства в органах державного управління

Складання та оформлення службових документів на державній службі

Погодження, датування документів

Реєстрація (облік) документів

Контроль за виконанням документів

Збереження документів

1. Документи: їх атрибути та класифікація

Документ – це важливе джерело та носій інформації, він фіксує та передає
певні дані, підтверджує їх достовірність, об’єктивність. Документи мають
правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних
фактів. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет, і як
результат праці.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді
інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного
законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732-94 «Діловодство й архівна справа.
Терміни та визначення»).

Головної складового документа виступає інформація, тобто дані, зведення,
повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі комунікації.
Інформація, що утримується в документі, має визначену специфіку, що
дозволяє говорити про основні атрибути документа:

А) Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для
використання в суспільстві і зафіксований на матеріальному носії
способом, створеним тією ж людиною, за допомогою листа, графіки,
фотографії, звукозапису і т.д.

Б) Документ припускає наявність семантичної інформації, що є результатом
інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту — один з головних
відмітних ознак документа.

В) Інформація передається дискретно, тобто у виді повідомлень.
Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі,
папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа
характерна довершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне
повідомлення не може бути повноцінним документом. Виключенням є
незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що
характеризують творчий процес їхнього творця (письменника, ученого,
художника).

Г) Як будь-який об’єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою
закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна
зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування
інформації.

Д) Документ має субстанціональність (речовий зміст).

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони
— писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. У практичній
діяльності державних установ, організацій і підприємств найчастіше
використовують різні документи. Класифікація документів – це поділ їх на
класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета
класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату
управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі
класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у конкретні
справи.

Документи класифікують за такими ознаками:

За способом фіксації інформації:

письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні текстові
документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної
оргтехніки;

графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній,
штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани.
Вони цінні своєю ілюстративністю;

фото- й кінодокументи – такі, що створені способами фотографування й
кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна
зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи
неможливо;

фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи
звукозапису й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану
розмову під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

документи на магнітній перфострічці, перфокарті – що створюються
специфічним способом вводу та зчитування інформації. Містять як правило
зашифровані дані.

За технікою відтворення:

Рукописні – створені власноруч від руки людиною;

Механічні — відтворені механічним способом (ксерокопії, фотографії
тощо).

За змістом:

організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та
службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми,
телефонограми, звіти, доповіді тощо);

обліково-фінансові (містять бухгалтерські, статистичні дані);

з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу установи, особові
картки, трудові книжки, характеристики тощо);

особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки,
доручення тощо).

господарсько-договірні (господарська діяльність, договори)

За назвою, найменуванням:

заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції,
протоколи, накази, положення, розпорядження, вказівки, правила, статути,
звіти, ордери, плани, тощо.

За напрямком:

Вхідні – ті, що прийшли до організації і призначені для неї;

Вихідні – ті, що вийшли з організації і призначені для інших.

За формою:

стандартні (типові) — це документи, які мають однакову форму та
заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами
(типові листи, типові інструкції, типові положення);

індивідуальні (нестандартні) — документи створюються в кожному
конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх-друкують або
пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

За виглядом:

типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих

організацій з однорідними функціями й мають обов’язковий характер;

трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана
частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для
змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи тепер
найпоширеніші, оскільки на їх складанні та опрацюванні економиться час;

індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні,
службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю:

прості, що містять інформацію з одного питання;

складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід
враховувати, що прості документи легше опрацьовувати, контролювати їх
виконання, здійснювати пошук.

За терміном виконання:

дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново», дія яких
вимагається негайно;

термінові — виконуються у строки, встановлені законом, відповідним
правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

нетермінові, звичайні безстрокові — які виконуються у строки, визначені
керівництвом підприємства (організації, установи, фірми) і як правило, в
порядку загальної черги.

За походженням:

службові, що створюються організаціями, підприємствами та службовими
особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому
порядку. Стосуються діяльності конкретної установи чи організації;

особисті – документи, що створюють окремі особи поза сферою їх службової
діяльності. Стосуються конкретних осіб, тобто вони є іменні (скарги,
заяви тощо).

За місцем виникнення:

внутрішні – документи, які мають чинність лише всередині тієї
організації, установи чи підприємства, де їх складено;

зовнішні — які є результатом спілкування установи з іншими установами чи
організаціями. Сюди входить вхідна та вихідна кореспонденція.

За гласністю:

секретні — документи мають угорі праворуч позначку «Секретно».
Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної
відповідальності;

звичайні – документи для загального користування;

для службового користування (ДСК) – призначені для службового
користування;

таємні, конфіденційні — для обмеженого кола користувачів.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

справжні (істинні) — готуються в установленому законом порядку за всіма
правилами. В свою чергу, справжні документи бувають:

чинні — мають юридичну діючу силу.

нечинні — документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких
причин, або фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не
відповідає істині.

За стадіями виготовлення:

оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів. Це основний
вид документа, має підпис керівника установи й, у разі потреби,
завірений штампом і печаткою;

копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів,
а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх і відповідним чином
оформлені. На копії документа обов’язково робиться помітка «Копія» вгорі
праворуч. Є такі різновиди копій:

відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з
оригіналом через копіювальний папір);

витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину й
відповідно засвідчена);

дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу
оригіналу).

За терміном зберігання:

документи постійного зберігання;

документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують
таким чином: організаційно-розпорядча; первинно-облікова; планова;
звітно-статистична; конструкторська; технологічна; банківська;
фінансова; торговельна; зовнішньоторговельна; цінова;
бухгалтерсько-облікова та ін.

2. Документи на державній службі

В органах державного управління і місцевого самоврядування часто
створюються і обертаються документи із загальних питань, рідше
спеціальні документи.

В управлінській діяльності використовується широка номенклатура
службових документів. Укрупнена класифікація найуживаніших документів
подана на рис.1.

Рис. 1. Класифікація службових документів

До нормативно-правових документів належать: закони, укази, постанови,
господарські нормативні акти міністерств і відомств.

Група розпорядчих документів охоплює: накази, розпорядження, вказівки,
ухвали, рішення.

Організаційні документи – це положення, статути, інструкції, правила.

Документи колегіальних органів – це протоколи, рішення, ухвали,
повідомлення.

До групи довідково-інформаційних документів належать: доповіді, довідки,
висновки, звіти, записки (службові, доповідні, пояснювальні), відгуки,
анкети, подання, огляди, службові листи, телефонограми, телеграми тощо.

Документація з господарської діяльності містить: договори, протоколи
розбіжностей, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви.

Обліково-фінансова документація охоплює: документи з відкриття рахунків
у банках, звіти, акти, доручення і довіреності, відомості й накладні,
розписки тощо.

Кадрова документація – це трудова книжка, особова справа, облікова
картка, штатний розпис, заяви працівників, накази та ін.

Аналіз діяльності державного службовця дозволив з’ясувати, що найчастіше
у обігу є такі документи:

Інструкція

Інструкція — правовий акт, створюваний органами управління для
встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні,
технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ,
підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або
громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що
видаються міністерствами, установами, є нормативним актом,
регламентуючим різні питання.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації різного
устаткування та ін. Кожна з них має бути затверджена вищестоящими
органами або керівниками організацій. Інструкції затверджуються
керівником або його ж наказом (із зазначенням номера і дати видання).

Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як
найменування її виду, коротке формулювання змісту (заголовок), текст;
посада і прізвище особи, відповідальної за її складання, її підпис,
дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній
послідовності, групують за розділами, до яких іноді дають підзаголовки,
розбивають на параграфи (позначають арабськими цифрами). Найзручніше
застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен,
зобов’язаний, необхідно, не припускається, слід. Розділи об’ємних
інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти — арабськими.

Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим,
оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його
викладають від другої особи (наприклад: Перш ніж приступити до роботи,
ви зобов’язані перевірити справність устаткування) або від третьої (Для
успішного виконання своїх обов’язків друкарка повинна вивчити облік,
обробку і проходження вхідної кореспонденції), рідше — у безособовій
формі (Рухаючись по дорозі, слід звертати увагу на оточуючу обстановку,
своєчасно вживати заходів для запобігання зіткненню із зустрічним
транспортом).

Наказ

Наказ — розпорядницький документ, видаваний керівником підприємства,
організації, установи, фірми на правах єдиноначальності й у межах своєї
компетенції. Наказ видають на основі і для виконання законів, постанов і
розпоряджень уряду, указів і директивних указівок вищих органів.

По призначенню вони підрозділяються на накази по особовому складі і по
загальних питаннях. Накази по загальних питаннях у свою чергу
поділяються на ініціативних і видавані у виконання розпоряджень вищих
органів.

Повне представлення про цей документ дає ініціативний наказ, що
видається для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині
організації (підприємства). Його реквізити: назва організації і
документа; дата; місце видання; номер заголовка до тексту; текст;
підпис; види погоджень.

Положення

Положення — це правовий акт, що встановлює основні правила
організаційної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних
підрозділів. Положення складають переважно при створенні нових
підприємств або установ.

Ці документи можуть бути як типовими, так і індивідуальними.
Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств
розробляються на основі типових і затверджуються керівниками
підприємств, організацій, установ.

Розглядувані правові акти розробляються висококваліфікованими
спеціалістами. Цьому передує велика робота по вивченню різних аспектів
діяльності підприємства або його структурних підрозділів.

Положення може мати такі реквізити: герб, найменування виду документа,
назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження,
текст.

Текст звичайно складається з таких розділів: 1. Загальні положення. 2.
Власність і кошти підприємства. 3. Виробничо-господарська діяльність. 4.
Права та обов’язки підприємства або його підрозділів. 5. Структура
управління. 6. Реорганізація і ліквідація установи, організація
підприємства.

У першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для створення
підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів,
головні завдання, функціональні зв’язки з іншими організаціями,
підрозділами і т.п.

У другому — вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання
власності, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток,
відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд,
службові приміщення, порядок розпоряджання надлишками невикористаних
обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо-господарська діяльність
підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції.

У залежності від специфіки діяльності можуть відображати хід
капітального будівництва, винахідництва і раціоналізації; стан
матеріально-технічного забезпечення; трудовий режим; порядок розподілу
житлової площі; організація соціального страхування; оплата кредитів та
ін.

Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних
комісій, груп, бюро і т.п.

Постанова

Постанова — це правовий акт, що приймається вищими і деякими
центральними органами колегіального управління для розв’язання
найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і
встановлення стабільних норм, правил поведінки. Постанови видають
Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У
деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада,
профкоми та ін.

Текст постанови, як правило, складається з двох частин — констатуючої та
ухвалюючої. Перша містить вступ, оцінку стану і, при необхідності,
підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоящого органу.
В ухвалюючій частині наводиться перелік запропонованих заходів,
визначаються виконавець (виконавці) та термін виконання.

Проекти постанов нерідко готують багато установ чи відомств. Постанови
узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються, і представляють
для візування керівникам. Якщо виникають розбіжності, до проекту
постанови додається довідка з викладом їх суті.

Проект документа разом з супроводжуючим листом і довідками про
погодження (і розбіжностях, якщо вони є), підписаними керівниками
установ, які складають проект, направляють в орган, котрий відповідає за
його видання.

3. Основи діловодства в органах державного управління

В наш час все більшого розвитку набуває комунікація між підприємствами,
установами, організаціями. Ізольоване їх існування є просто неможливим.
Будь-яка організація прагне до встановлення контактів з іншими
організаціями з метою подальшої співпраці з ними як з партнерами,
клієнтами, спонсорами. Неможливо уникнути також контактів з державними
органами влади, які мають вплив на діяльність різних організації та
вимагають ділових зв’язків. Для ділової комунікації використовуються
різноманітні засоби. Класичним, і одночасно незамінним засобом
комунікації між організаціями є службові документи.

Для урахування обсягів обігу документів створюється служба діловодства.
Діловодство — це ведення справ організації, діяльність, яка пов’язана з
регулюванням руху документів та їх зберіганням. Діловодство в установі
являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх
створення до завершення виконання і відправлення.

Рух документів в установі з моменту створення до відправлення є
документообігом, обсяг якого визначається кількістю вхідних, вихідних та
внутрішніх документів. Швидкість документообігу залежить від якості
документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від
системи організації діловодства.

Особа, відповідальна за роботу з документами в установі без служби
діловодства, повинна мати досвід роботи у службі діловодства не менше
трьох років. Загальне керівництво організацією діловодства в установах
здійснює її керівник, і він же визначає завдання і функції служби
діловодства. Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її
керівник мусить мати вищу або середню спеціальну освіту.

До основних функцій служби діловодства належать:

встановлення єдиного порядку роботи з документами;

документаційне забезпечення діяльності організації;

організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян:

організація виготовлення, копіювання і тиражування документів;

приймання, реєстрація, облік, зберігання, оперативний пошук, доставка
документів;

підготовка документів для передачі на державне зберігання;

впровадження державних стандартів, уніфікованих систем документації та
інших нормативів;

посвідчення документів печаткою;

зберігання печатки і штампів організації.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів
розробляються відповідно до законів України. Загальні правила
документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції
з діловодства в Міністерствах та Відомствах України, місцевого та
регіонального самоврядування. У міністерствах, відомствах, великих
корпораціях функції служби діловодства покладаються на управління
справами; в обласних, міських державних адміністраціях, громадських
організаціях – на загальний відділ; в окремих організаціях – на
канцелярію; на малих підприємствах – на секретаря.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

управління справами – в міністерствах, відомствах, корпораціях;

загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими
організаціями;

канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат, підрозділи з
обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами,
експедиція, копіювально-множильне бюро, архів.

Відповідно служба діловодства займається:

розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі,
номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для
підвідомчої мережі;

організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів,
забезпечує документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи
колегіальних органів;

організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування
документів;

здійснює уніфікацію систем документації, вживає заходів до скорочення
кількості форм і видів документів;

контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне
виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і
виконання документів, узагальнює і аналізує дані прохід і результати
цієї роботи;

здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук,
доставку документів, інформування за документами;

реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та
використання документів, що утворюються у діяльності установи і
підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;

удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій
мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів
обчислювальної мережі;

здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у
підрозділах і підвідомчій мережі;

організує підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з
документами;

впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші
нормативи в установі та підвідомчій мережі;

завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією
щодо роботи з документами в установі.

Організація діловодства в органах державного управління та місцевого
самоврядування має велике значення. Вона сприяє оперативності,
економічності та надійності функціонування органів державної служби.
Висока культура діловодства впливає на оперативність, економічність і
надійність функціонування апарату управління установи, на культуру праці
управлінського персоналу, сприяє підвищенню продуктивності праці,
звільненню працівників від невластивих для них функцій зберігання та
пошуку документів.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні
його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем для
оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог
чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних
прийомів роботи. Дотримання стандартів із діловодства в практичній
роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого
організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини.
Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу
скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий
контроль за проходженням та виконанням. Зрештою, правильно підготовлений
і належним чином оформлений документ — є свідченням культури державного
службовця.

4. Складання та оформлення службових документів на

державній службі

Службові документи ставлять до себе цілий ряд вимог для того, щоб була
забезпечена їх певна уніфікація, з метою полегшення роботи з ними та
пришвидшення процесу їх виконання. Тому для роботи з ними потрібна певна
професійна підготовка в органах державного управління.

Документування – це процес створення документів, що передбачає їх
підготовку, складення, оформлення і виготовлення. Організація роботи з
документами передбачає створення умов, які забезпечують рух, пошук та
збереження документів у діловодстві. На цьому етапі закладаються
елементи культури та економічності діловодства. Компактний, чіткий
документ потребує менше роботи з ним на всіх подальших етапах його руху,
меншого місця для зберігання.

Ділові та службові документи на державній службі повинні бути оформлені
відповідно до певних правил і мають відповідати стилю письма. Під певним
стилем письма розуміють сукупність прийомів використання мовних засобів
при складанні документації.

У службових документах реалізується офіційно – діловий стиль. При
складанні тексту документів мають виконуватись певні вимоги,
найголовніші з яких такі:

достовірність і об’єктивність змісту;

точність;

повнота інформації;

максимальна стислість;

переконливість.

Стиль і зміст тексту визначаються видом документа. Однак у практиці
сучасного діловодства склалися загальні вимоги, які застосовують до
текстів більшості сучасних ділових документів.

Текст службових документів є його найважливішим реквізитом. Він
поділяється на логічні елементи, кожен з яких має певне значення. Текст
будь-якого документа складається з таких частин:

вступ – адресат готується до сприйняття теми;

доказ – викладається суть питання;

закінчення – формулюється мета, заради якого складено документ.

Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне закінчення точно
зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне закінчення інформує про
якісь події, обставини, факти.

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії:

документи з високим рівнем стандартизації (ВРС);

документи з низьким рівнем стандартизації (НРС).

Документи з ВРС складаються за затвердженою формою. Уніфікація як один з
напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці і застосуванні
на практиці типізованих і трафаретних текстів.

Типізація текстів – це процес створення тексту-зразка,
тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти
аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям.
При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції і
формулювання тексту-зразка.

Трафаретизація – це процес поділу всієї інформації групи однорідних
документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної
інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне
відтворення постійної інформації з пропусками для подальшого заповнення
конкретного документа.

У документах з НРС добір слів і словосполучень кожний раз залежить від
конкретної ситуації і за способом викладу документи з НРС прийнято
поділяти на: розповіді, описи, міркування. У розповіді йдеться про
події, явища, факти в тій хронологічній послідовності, в якій вони
відбувалися в дійсності. В описі характеризуються явища, люди, події з
перерахуванням ознак, властивостей, особливостей. Міркуванням називають
вид тексту в якому логічні визначення, думки і умовиводи розкривають
внутрішній зв’язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу.

Важливе місце в документознавстві посідають правила оформлення
документів. Згідно з ними документ повинен:

надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

бути юридично правильно оформленим згідно зі стандартними реквізитами і
формою;

подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на
фактах і містити конкретні пропозиції, вказівки;

бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації;

без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне
навантаження;

бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає. Неграмотно складний
документ ускладнює його зрозуміння;

бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках
установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з
обов’язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види
бланків: бланк для листів та загальний для інших управлінських
документів. Деякі внутрішні документи та документи, створювані від імені
двох або кількох організацій, оформляються не на бланках. Бланки
виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та Примірної
інструкції з обов’язковим дотриманням таких правил:

– встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк
для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення
бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на
рік перевищує 200 одиниць;

– бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або
поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються
центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені
від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від
лівої межі площі) способом;

– бланки виготовляють друкарським способом на білому папері або папері
світлих тонів фарбами яскравого кольору;

– бланки документів мають такі поля: ліве – 20 міліметрів; верхнє – не
менш як 10–ти міліметрів; праве і нижнє – не менш як 8 міліметрів.

Також можливе складання документів на аркушах стандартних форматів
форматів А3 (297×420 мм), А4 (210×297 мм) та А5 (148×210 мм). Складання
документів на папері довільного формату не дозволяється.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки
тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій,
оформляються не на бланках. З метою прискорення виконання документів та
правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен
містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів,
звітів та узагальнюючих документів.

До оформлення тексту документа також ставляться свої вимоги. Розрізняють
документи з низьким та високим рівнем стандартизації тексту. До перших
належать листи, протоколи, звіти, доручення, положення, статути тощо.
Другу групу документів складають особові листки, трудові книжки,
договори, контракти та подібні, що оформляються на заздалегідь
заготовлених бланках, на яких друкарським способом наноситься постійна
інформація.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію,
викладену грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання
слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Важливо, щоб
текст документа був вірогідним, точним, повним, переконливим і стислим.
Вірогідність забезпечується тим, що викладені в документі факти
віддзеркалюють дійсний стан речей. Точним вважається документ, коли в
ньому відсутнє подвійне тлумачення слів та виразів. Повним є такий текст
документа, зміст якого подає вичерпні характеристики всіх обставин
справи. Переконливим вважають той текст, який веде до прийняття
адресатом пропозицій або до виконання побажання чи прохання, що
містяться в документі. Переконливо написаний діловий лист може
прискорити прийняття адресатом управлінського рішення, запобігти
виникненню конфлікту. Стислим є такий текст документа, в якому відсутні
зайві слова, смислові повторення, довгі міркування не по суті справи.

Словник ділових документів має відповідати вимогам точності та ясності.
Не слід без особливої потреби вживати урочисті слова та вирази,
засмічувати текст іншомовними словами, неологізмами, професійним
жаргоном та суржиком.

Зміст документа має бути пов’язаний із змістом раніше виданих даного
питання документів. Текст документа оформляється у вигляді суцільного
складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

T

?

Ae

AE

.

0

:

< T ? A Ae E I AE E ????(?- ae h– h– h– h– h h– h h– ??????(?ля складання документа, в другій – висновки, пропозиції рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину безконстатуючої, лист – прохання без пояснення. Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо. Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах. У таблицях і анкетах, призначених для опрацювання на ПК, об’єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається на осіб, що, визначені законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України. За рішенням керівника органу виконавчої влади на одного із заступників відповідно до розподілу обов’язків; інших службових документів – на керівників структурних підрозділів установи. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть в однаковій мірі всі ці посадові особи. В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів. Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування установи – автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи. Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання «про що?», «чого?». Наприклад: наказ (про що? – наприклад про створення установи); протокол (чого? Наприклад засідання експертної комісії). Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами. У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень. 5. Погодження, датування документів У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Проекти деяких документів перед засвідченням підлягають погодженню з причетними або зацікавленими посадовими особами, структурними підрозділами, зовнішніми організаціями. Погодження може здійснюватися як в установі (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа – внутрішнє), так і за її межами – зовнішнє. Внутрішнє погодження оформляється у вигляді візи посадової особи, яка уповноважена це робити при підготовці конкретних документів. Якщо зауважень чи доповнень немає, то віза погодження вписується на першому примірнику документа нижче від основного підпису під грифом ПОГОДЖЕНО (без дужок, лапок та двокрапки). Якщо документ потребує доопрацювання, то віза погодження з конкретними зауваженнями оформляється на окремому аркуші, який додається до проекту документа. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2–денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником установи невідкладно (Підпункт 4.5.1 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ №1173 (1173–2003–п) від 28.07.2003). Зовнішнє погодження документа оформляється на спеціальному листі погодження із зазначенням назви організації, посади, прізвища з ініціалами та дати. Факт погодження засвідчується печаткою зовнішньої організації, яка погоджує даний документ. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3–денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду. (Підпункт 4.5.1 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ №1173 (1173–2003–п) від 28.07.2003). Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою і включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад: Начальник юридичного відділу: Підпис, Ініціали, Прізвище, Дата. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою: Начальник юридичного відділу: Підпис, Ініціали, Прізвище, Зауваження і пропозиції додаються. Дата. Зауваження обов’язково доповідаються особі, яка підписує документ. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться, нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад: ПОГОДЖЕНО Заступник Міністра економіки та з питань європейської інтеграції Підпис, Ініціали, Прізвище, Дата. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України Дата, № У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження. Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, – дата затвердження. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 1997 року слід писати: 13.01.97. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 листопада 2008 року потрібно писати: 03.11.08. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 1997 року. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи). Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі. 6. Реєстрація (облік) документів Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов’язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо. Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 ( 493/92 ) «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6x10) для запису про державну реєстрацію. Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, що розробляються службою документаційного забезпечення, затверджуються керівництвом організації і повинні оброблятись. При функціонуванні системи автоматизованої обробки, інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри і всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки. Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки (РКК), побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа, автор-коренспондент; дата та індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція; відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання. Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби доповнюють такими відомостями: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою. У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи й місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна дотримуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків. Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації й точне місцезнаходження документа в певний час. Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів. Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік. Обов’язковими реквізитами реєстрації є: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; дата надходження документа в організацію; заголовок або стислий зміст документа; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання. Не підлягають реєстрації діловодною службою наступні документи: 1. Листи, що надійшли в копії до відома. 2. Телеграми й листи про дозвіл на відрядження й відпустки. 3. Повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний. 4. Графіки, наради, заявки, рознарядки. 5. Зведення та інформація, надіслані до відома. 6. Навчальні плани, програми (копії). 7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо. 8. Прейскуранти (копії). 9. Норми витрати матеріалів. 10. Вітальні листи й запрошення. 11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені). 12. Наукові звіти за темами. 13. Місячні, квартальні, піврічні звіти. 14. Форми статистичної звітності. При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо. Це вихідні документи, вхідні документи, внутрішні документи. Документи, що надходять в організацію, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям. На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп. Документи з грифом «особисто» або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються по призначенню. Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли, на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальних виконавців. Попередній розгляд не здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо в структурні підрозділи або посадовим особам. Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в підрозділи по розгляду листів громадян. Документи, адресовані керівництву організації або ті що не мають указівки конкретної посадової особи або структурного підрозділу, попередньо розглядаються в службі документаційного забезпечення. На розгляд керівництва передаються документи, отримані з урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і потребуючі вирішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою документаційного забезпечення направляються виконавцям. Обробка і передача документів виконавцям повинні здійснюватися в день надходження документів у службу документаційного забезпечення або в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час. Документи, рішення по яким виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається особою, що організує виконання. При необхідності невідкладного рішення по документу, що надійшов, допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації. Документи, що відправляються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку. Облік повинен провадитися в комплексі з іншими заходами щодо удосконалювання роботи з документами. Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (по структурних підрозділах або групам документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен екземпляр, у тому числі розмножений і машинописний. В організаціях створюється інформаційно-пошукова система (ІПС) ручного типу, механізовані, автоматизовані. ІПС включає реєстрацію й індексування, створення на їхній основі інформаційно-пошукових масивів (картотек, масивів на машинних носіях) і оперативне збереження документів. Для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів організації галузі необхідна централізована розробка класифікаторів: типової номенклатури справ, класифікатора кореспондентів, класифікатора структурних підрозділів (при наявності типових структур), класифікатора назв видів документів, класифікатора аспектів діяльності організації, класифікатора питань, що містяться в пропозиціях, заявах і скаргах громадян, і ін. Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково- статистичні, бухгалтерські, фінансові й ін.), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації і які поступають з вищестоящих, підвідомчих і інших організацій і приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки. Документи реєструються в організації один раз: що надходять – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється. Реєстрація документів провадиться в межах груп у залежності від назви виду документа, його автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються накази керівника по основній діяльності, накази керівника по кадрам, накази керівника вищестоящої організації по основній діяльності, рішення колегії вищестоящої організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звіти підприємств, акти впровадження результатів наукових розробок, плани роботи підвідомчих організацій, заявки на матеріально-технічне постачання і т.д. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам у межах кожної групи, що реєструється. Реєстрація документів що надходять і які створюються проводиться в основному централізовано: у місцях створення і виконання документів. Наприклад, планова документація реєструється в плановому відділі, документи по постачанню – у відділі постачання, протоколи і рішення колегії – у секретаріаті, розпорядницькі документи по основній діяльності, підписані керівником організації, документи, що надходять з вищестоящих організацій або направляються їм, - у службі документаційного забезпечення і т.д. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління й у табелі документів організації. Реєстрація документів - фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу (при реєстрації документів, що надходять, у реєстраційному штампі проставляються дата й індекс надходження) з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Індекси вхідних і створюваних установою документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/01–13/27 або 41/68/59. Обробка і відправлення документів здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до Поштових правил. При цьому перевіряється правильність оформлення документа, наявність адреси кореспондента і наявність підписів та додатків, відповідність числа примірників кількості адресатів. Оригінали наказів, планів, протоколів залишаються в установі, де вони створені, адресатам надсилаються їхні другі примірники. 7. Контроль за виконанням документів Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів. Суб’єктом контролю може бути служба діловодства, спеціальна контрольна служба або окрема особа. Відповідальність за дотримання строків виконання документів покладається на керівників структурних підрозділів або безпосередніх виконавців. Для окремих категорій документів встановлюються типові строки виконання, в інших випадках вони не повинні перевищувати 10–ти днів. Реєстрацію документів можна розглянути як початковий етап контролю за виконанням. Метою контролю за виконанням документів на підприємстві є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких визначене завдання. Обов'язковому контролю виконання підлягають такі документи: закони України; постанови Верховної Ради; укази, розпорядження та доручення Президента; постанови та розпорядження Кабінету Міністрів; запити та звернення народних депутатів України. Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим. Контролю підлягають документи, що вимагають виконання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення і відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно-розпорядницьких документів здійснюється з доручення керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами, канцелярії, загального відділу і т.п., чи спеціально призначеною особою. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, по матеріально- технічному постачанню і т.д.) ведеться з доручення керівників у відповідних структурних підрозділах. Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з інших організацій – з дати їх надходження. Терміни виконання документів встановлені в Типовій інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах. Індивідуальні терміни встановлюються керівниками. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника. Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни – прийняттям нового акту, індивідуальні – розпорядженням керівника, що їх установив. Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам і іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються на документі, у регістраційно-контрольній картці і на екземплярі відповіді, що лишається в організації. При контролі виконання використовуються екземпляри, заповнювані при реєстрації документів. Службою контролю здійснюються наступні операції: - формування картотеки контрольованих документів; - напрямок картки контрольованого документа в підрозділ-виконавець; - з'ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по-батькові і телефону конкретного виконавця; - нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання; - одержання інформації про хід і результати виконання; - запис ходу і результатів виконання в картці контрольованого документа; - регулярне інформування керівників про стан і результати виконання; - повідомлення про хід і результат виконання документів на оперативних; - нарадах, засіданнях колегіальних органів; - зняття документів з контролю за вказівкою керівників; - формування картотеки виконаних документів. Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизується по термінах виконання документів, по виконавцях, групам документів (накази міністра, рішення колегії й ін.). Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах до закінчення терміну в наступному порядку: 1. Завдань наступних років – не рідше одного разу в рік. 2. Завдань наступних місяців поточного року – не рідше одного разу на місяць. 3. Завдань, доручень поточного місяця – кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення терміну. Якщо документ пересилається на виконання в підвідомчу організацію з наступним інформуванням про результати розгляду, разом з документом відправляється два екземпляри реєстраційно-контрольної картки. Після виконання один екземпляр картки повертається з указівкою дати виконання і змісти відповідних заходів. У структурних підрозділах контроль виконання документів ведеться на загальних підставах. Служба документаційного забезпечення чи особа, відповідальна за документацію, враховують і узагальнюють дані про хід і результати виконання документів у терміни, установлені керівником, але не рідше одного разу на місяць. Формування справ – угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Справи формуються в організаціях централізовано чи децентралізовано. Формуванням справ у структурних підрозділах займаються особи, відповідальні за документацію. Контроль за правильним формуванням справ в організації і її структурних підрозділах здійснюється службою документаційного забезпечення чи особою, відповідальною за документацію. При формуванні справ необхідно дотримувати наступні загальні правила: поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі поміщати разом усі документи, що відносяться до вирішення даного питання проглядати додатки разом з основними документами; групувати в справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ; роздільно групувати в справи документи постійного і тимчасового термінів збереження; поміщати в справу машинограмми на загальних підставах; у справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 аркушів. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт: постановку документів (доручень) на контроль, на формування картотеки контрольованих документів; перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень); інформування керівника про підсумки та хід виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів; зняття документів з контролю; формування картотеки виконаних документів. В установі з обсягом документообігу понад 25 тисяч документів на рік періодично складаються й надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки невиконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби. В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням може здійснюватися за допомогою ПК. При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання й змістом. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі й РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа й зняття його з контролю вносяться до РКК. 8. Збереження документів Номенклатура справ – це систематизований перелік справ які заводять в організації із указівкою термінів їх збереження, оформлена у встановленому порядку. Номенклатура справ складається з метою обґрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів і обліку справ. Вона є класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи. Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і номенклатуру для організації. Типова номенклатура справ складається для однорідних по характеру діяльності і структурі організацій. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації в галузі і є нормативним документом. Зразкова номенклатура справ установлює зразковий склад справ для однорідних по характеру діяльності, але різних за структурою організацій із указівкою їхнього індексу і носить рекомендаційний характер. Типові і зразкові номенклатури справ розробляються службами документаційного забезпечення міністерств і відомств, затверджуються їх керівниками. Перед затвердженням типові і зразкові номенклатури узгоджуються з Центральною експертною комісією міністерства (відомства) чи організації, що мають підвідомчу мережу, на яку поширюється типова (зразкова) номенклатура справ. Потім вони підлягають узгодженню з організаціями державної архівної служби. У процесі діяльності фірми, установи, підприємства одержують і створюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань на перше місце виступає така функція документа - як нагромадження і збереження інформації. Документи стають хоронителями інформації, потреба в якій може виникнути знову через певний час, тобто вони виступають у ролі пам'яті установи. Швидкий пошук і використання таких документів можливий лише при чіткій їхній класифікації. Найпростішою класифікацією документів є угруповання їх у справи. Державний стандарт дає визначення справи, як «Сукупність документів чи документи, що відносяться до одного питання або частини діяльності і поміщені в одну обкладинку». Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів установи. Завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві - обробка справ для наступного їх збереження і використання. У структурних підрозділах документи повинні зберігається ще рік після закінчення поточного року. У цей період до них ще часто звертаються за довідками. Після закінчення цього терміну справи повинні бути оброблені і здані в архів установи. Архівними установами розроблені типові переліки термінів збереження різних категорій документів. Вони встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т.п.).

Похожие записи