Поняття, зміст та переваги електронного документообігу

Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність
процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання,
зберігання, використання та знищення електронних документів, які
виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності
з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами,
органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та
організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором
або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних,
телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом
відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про
інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата
і час, коли було відправлено електронний документ. У разі відправлення
електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на
якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата
і час здавання його для пересилання.

Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені
законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом
або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи.
У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів
здійснюється згідно з вимогами Закону про електронні документи та
електронний документообіг.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження
авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання
цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено
законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного
документообігу. Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами
електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту
одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено
в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній
формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно
містити дані про факт і час одержання електронного документа та про
відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього
електронного документа вважається, що електронний документ не одержано
адресатом.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про
інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним
адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб — місцем
проживання), у тому числі, якщо інформаційна, телекомунікаційна,
інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано
документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце
проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки
електронного цифрового підпису.

I u

F

H

&

&інформації протягом строку, встановленого законодавством для
відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу
повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох
електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання
відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого
законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні
документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у
разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні
електронного документа з електронного носія інформації обов’язково
здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких
вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути
доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у
тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу
встановити походження та призначення електронного документа, а також
дату і час його відправлення чи одержання.

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання
вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг
посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа
додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних
документів, подання електронних документів до архівних установ України
та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному
законодавством.

Перші практичні кроки запровадження електронного документообігу і
застосування електронного цифрового підпису зроблено 17 січня 2006 року,
коли Центральний засвідчувальний орган вручив перше в Україні свідоцтво
про акредитацію Центру сертифікації ключів електронного цифрового
підпису, яким стала Науково-виробнича фірма «Українські національні
інформаційні системи» (м. Дніпропетровськ). В Україні уже існують
декілька таких центри. Це означає, що електронний підпис можна уже
застосовувати на рівні із власноручним.

Що це дасть?

можливість подання різноманітної звітності не на папері, а в
електронному вигляді, що значно підвищує ефективність боротьби з
корупцією. Відтепер сотні тисяч людей вже не будуть марнувати час у
чергах до податкового чи митного інспектора, працівника органів
статистики, реєстрації тощо;

можливість он-лайн закупівель, участі в електронних торгах, що сприяє
забезпеченню прозорості діяльності суб’єктів господарювання;

можливість юридично значимого документообігу між органами державної
влади, підприємствами, організаціями;

можливість на відстані отримати різноманітні офіційно засвідчені довідки
через мережу Інтернет, що дозволяє уникнути зайвої бюрократизації.

Цей перелік можна подовжувати, але наразі навіть важко уявити обсяги
застосування електронного цифрового підпису у життєдіяльності держави,
приватного сектору, пересічних громадян. Відтепер кожен пересічний
громадянин, підприємець, посадова особа вже має можливість засвідчувати
електронні документи своїм власним цифровим підписом, який має однакову
юридичну силу з власноручним підписом чи печаткою. Для юридичних осіб
передбачено використання додаткового цифрового підпису – аналога
відбитку печатки. Для забезпечення такого рівня захисту використовуються
посилені сертифікати ключів, що надаються акредитованими центрами
сертифікації ключів. Використання посилених сертифікатів дозволяє
виконувати юридично-значущий захищений електронний документообіг між
будь-якими суб’єктами правових відносин: юридичними і фізичними особами,
підприємцями та органами державної влади.

Похожие записи