HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

Поняття «документ»: функції та класифікація

Поняття «документ» широко застосовується в усіх сферах діяльності. Його
розуміють по-різному, в залежності від специфіки тих об’єктів, яким
надається статус документа.

На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення документа як
запис інформації, яка може бути використана як одиниця в
документаційному процесі. У відповідності зі стандартами ІСО, інформація
може бути записаною у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей,
тобто за допомогою не тільки знакового письма, але й зображення, звуку
тощо. Таке визначення дозволяє причислити до документа всі матеріальні
об’єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві

Державний стандарт 16.487-83 визначає документ як матеріальний об’єкт з
інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в
часі та просторі, визначає загальну функцію документа як носія
інформації. Ця функція документа особливо важлива в оперативному
управлінні. Після використання документа у поточній роботі він виконує
ще одну важливу функцію — виступає як історичне джерело.

У період перебудови системи управління документ виконує ряд теоретичних
функцій, які застосовуються у рамках наукових дисциплін
документознавства та архівоведення.

Технологія управління, зведена до простої схеми, може бути представлена
у вигляді прийняття рішення, організації його виконання та контролю за
виконанням. Таку схему можна використовувати як у випадку проведення
найбільш простого одноразового заходу, так і при організації складних
галузевих загальнодержавних систем. Ці системи будуть відрізнятися
ступенем підготовки прийняття рішення, організацією його втілення в
життя (кадри, фінанси, постачання, реалізація та ін.) і організацією
контролю за виконанням. У всіх випадках повинні бути наявними вказані
частини.

Будь-яке рішення не виникає з нічого, воно може бути прийняте тільки на
базі інформації з даного питання. При цьому слід зазначити дві важливі
умови: по-перше, інформація повинна бути своєчасною, по-друге, вона
повинна бути достатньою для прийняття необхідного рішення. Якщо
інформація надійшла з запізненням, ви втрачаєте можливість взяти участь
в яких-небудь діях, заходах. Тобто можливість чи шанс втрачені. З
другого боку, якщо інформація недостатня або ви знаєте що-небудь
наполовину, ваше рішення може бути не тільки не найкращим, а навіть
помилковим, оскільки ви не врахували всіх факторів.

В даний час обсяги інформації подвоюються через кожні три роки. Це
пов’язано з розвитком суспільства. Будь-який суб’єкт чи кожна людина
зокрема може існувати тільки у випадку, коли йде обмін інформацією. В
умовах ринкових відносин стрімко змінюється економічна ситуація,
комерційні підприємства «виживають» тільки в тому випадку, якщо вони
своєчасно знають що, коли, як і скільки коштує. Інформація давно стала
товаром. Хто володіє інформацією, той володіє ситуацією, і навпаки.

Це свідчить про суттєві зміни в організації інформаційних ресурсів у
суспільстві, показує, що інформація і документ як її носій здійснюють
вплив на всі аспекти управління, а також на функціонування різних
структур, які впливають на кінцевий результат у економічній сфері.

Інформація зафіксована в документі, має свою специфіку, яка проявляється
чином:

документ — носій соціальної інформації, тобто інформації яка створена
людиною;

документальна інформація має бути змістовною, оскільки є результатом
інтелектуальної діяльності людини;

інформація передається дискретно, тобто у вигляді окремих повідомлень,
переважно завершеного характеру;

повідомлення являє собою закодований текст у певній знаковій системі;

інформація зафіксована на матеріальному носієві у спосіб, який створено
людиною (письмово, графічно, звукозаписом тощо).

Для документа є характеристикою також стабільна матеріальна форма. Таким
чином, документ становить собою єдність матеріальної форми і інформації,
яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа — одна з його
особливостей, відсутність будь-якої з цих двох складових знищує документ
як такий.

Інформаційно-документаційне обслуговування виступає головною (основною)
забезпечувальною (обслуговуючою) функцією управління, виконання якої
потребує спеціальних — професійних знань. Від того, як поставлена ця
робота, залежить оперативність, чіткість у діяльності будь-якого
суб’єкта.

Всі працівники управлінського апарату повинні не тільки правильно
складати і оформляти документи, але й знати, які види робіт виконуються
з ними.

Будь-яка праця сьогодні удосконалюється шляхом впровадження нових машин
та процесів. У сфері управління механізувати можна тільки роботу з
документами і автоматизувати опрацювання інформації, яка міститься в
документах. Але машинне опрацювання документів ставить свої вимоги.
Відносно документів це вимоги щодо їх формату, порядку оформлення,
викладу тексту.

Документ також можна розділити на свої найпростіші складові частини
(реквізити) і до кожної частини є правила найбільш правильного її
написання та оформлення. Ці правила закріплені ДСТУ 4163-2003. Вимоги до
оформлення документів також досить детально описані в системі
документаційного забезпечення управління, оскільки в усіх документах
можна виділити однакові складові частини (реквізити), вивчивши порядок
складання та оформлення цих реквізитів (написання адреси, дат, грифів
погодження, затвердження, порядок підписання та ін.).

Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах
України, основними ознаками документа є:

наявність інформації, яка має певний зміст;

стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та
зберігання документа;

функціональна визначеність для передачі інформації у просторі та часі
тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад,
управлінський документ);

Документ має відповідати таким основним вимогам:

видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її
компетенції;

не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих
органів влади;

бути точним, достовірним і переконливим;

бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних
стандартів;

містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;

бути придатним для тривалого зберігання.

Види документів визначають за такими ознаками:

способом фіксації:

& (

®

I

&

&

&

&

? — це рукописні і машинописні (друковані) документи;

графічні документи — карти, плани, схеми, малюнки, рисунки;

фото- і кінодокументи — це документи, створені способом фотографування і
кінематографії, відеозйомки тощо;

фонодокументи — документи, створені способом звукозап псування
(звукозапис публічного захисту дисертацій, засідань, зборів тощо);

найменуванням — заява, лист, телеграма, довідка, службова записка,
інструкція, протокол, резюме, автобіографія, наказ тощо;

походженням — службові (офіційні) й особисті:

службові документи створюються організаціями, підприємствами та
службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в
установленому порядку;

особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової
діяльності;

місцем виникнення (складання) — внутрішні та зовнішні:

внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації,
установи чи підприємства, де їх укладено;

зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи
організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні,
обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

напрямком — вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові), трафаретні, індивідуальні (нестандартні):

стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в
певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи,
типові інструкції, типові положення);

трафаретні — це документи, частина яких надрукована, а для змінної
інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути надрукована або
вписана);

індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для
розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки
(протоколи, накази, заяви);

терміном виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної
черги;

термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також
документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма,
телефонограма);

дуже термінові документи з позначкою «дуже терміново»;

ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового
користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку
«Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до
кримінальної відповідальності;

юридичною силою — справжні (істинні), фальшиві (підроблені):

справжні (істинні) — це документи, створені за всіма правилами. Вони
бувають чинні і нечинні. Нечинними документи стають, коли втрачають
юридичну силу з будь-яких причин;

фальшиві (підроблені) — це документи, зміст яких чи їх оформлення не
відповідають дійсності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник.
Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, засвідчений штампом
і печаткою;

копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково
робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами,
організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для
довідок копії. Такі копії називаються відпуском. Оригінал і копія мають
однакову юридичну силу;

за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину робиться
виписка (витяг);

якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат;
юридично оригінал і дублікат рівноцінні;

терміном зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і
тимчасового (до 10 років) зберігання;

складністю — прості і складні;

прості документи містять інформацію з одного питання;

складні — з двох та більше.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення
називається діловодством (справочинством).

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то
документи мають велике правове значення, тобто юридичну силу.

Юридична сила — це властивість документа, яка надається йому чинним
законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим
порядком оформлення. Виходячи з цього, документ повинен бути:

1. достовірним;

переконливим;

належним чином відредагованим і оформленим;

містити конкретні пропозиції та вказівки.

Більшість документів має задовольняти таким вимогам, як придатність до
тривалого зберігання, максимальна точність.

Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані
виконувати. Усі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції.

До загальних функцій документів слід віднести:

— інформаційну (документ створюється для зберігання інформації);

— соціальну (документ — соціально значимий об’єкт, оскільки він
задовольняє певну соціальну потребу);

— комунікативну (документ — це засіб зв’язку між організаціями та іншими
суспільними структурами);

— культурну (документ закріплює та передає культурні традиції, зокрема
рівень наукового та технічного розвитку).

До спеціальних функцій документа належать такі:

— управлінська (документ відіграє велику роль в управлінні);

— правова (документ має юридичну силу);

— історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням
подій, явищ, що відбувалися у світі).

Одним документом оформлюється тільки одноразова дія. Документи
виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють систему
документації. Державний стандарт дає визначення системи документації як
сукупності взаємопов’язаних документів у визначеній сфері діяльності.

Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської
документації бюджетних об’єктів і суб’єктів, обліково-грошової
документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний
управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з
якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і
вміти складати та оформляти всі кадрові документи, а також контракти і
трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно-розпорядчі
документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю. Сюди
належать такі організаційні документи, як статут, положення, інструкції;
розпорядчі документи — накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення;
інформаційно-довідкові — акти, довідки, доповідні і пояснювальні
записки, а також найбільш масові види службових документів — листи,
телеграми, телефонограми. Кожний вид названих документів має свої
особливості в оформленні і викладі тексту, які неважко вивчити.

Похожие записи