HYPERLINK “http://www.ukrreferat.com/” www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!
РЕФЕРАТ
на тему:
“Організація робочого
місця секретаря-реферанта”
ПЛАН
Вступ
1. Особливості організації робочого місця секретаря-референта
2. Вимоги ергономіки щодо організації робочого місця секретаря-референта
Висновки
Список використаної літератури
Вступ
Секретар-референт – це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається
відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається,
починаючи свій трудовий день, керівник, перший, хто відповідає на
телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не
тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів
і клієнтів фірми.
Специфіка й складність роботи секретаря пов’язана з тим, що вона завжди
на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він
як би безліччю ниточок зв’язує різні підрозділи фірми, знаходиться в
центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря
в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, у створенні
психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.
Використання сучасної організаційної техніки, по її устаткуванню
й оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності,
оперативності і якості праці, збереження працездатності в плині усього
робочого дня.
1. Особливості організації робочого місця секретаря-референта
Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового
процесу в заснуванні. Оскільки секретар – “обличчя фірми”, то і його
робоче місце, повинне бути зразком правильної організації,
показником високої культури праці.
Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити максимальну
зручність при виконанні покладених на нього обов’язків, у тому
числі відповідати вимогам економії площі приміщення.
Робоче місце секретаря в приймальні звичайно, розташовується поруч із
кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і
так, щоб легко можна було бачити усіх вхідних.
У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що потрібні
секретарю й іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи.
Велику частину робочого часу секретар працює, сидячи, а він стомлює,
тому він повинний мати можливість зручно витягнути ноги, вільно
вставати, змінювати позу, працювати на друкарській машинці, читання.
Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її
розміщення з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності
роботи.
Важливим елементом організації робочого місця секретаря є внутрішня
організація відділень столу. Шухляди повинні легко, плавно й
безгаласливо висуватися. Велика шухляда найкраще пристосувати для
вертикального збереження матеріалів, в інших шухлядах повинні бути різні
спеціальні пристосування – для картотек, малої організаційної техніки,
канцелярського приладдя і т.п. Необхідно постійно, але і строго стежити
за порядком на робочому місці й у шухлядах столу.
Варто пам’ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних
технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користаються інші
працівники: конвертовскривники, папірознищювальна машина, ламинабор. Їх
розміщують таким чином, щоб були доступні для підходу і короткочасного
користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря.
Користуватися своєю друкарською машинкою, диктофоном, і
термокопіровальним апаратом іншим співробітникам дозволяти не слід,
тому що це може привести до серйозної поломки, а також до розмноження
сторонньої інформації.
Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться
в його кабінеті, і тому запитувати за неї будуть, у першу чергу,
з відповідального працівника і стягувати за поломки теж із нього.
Раціональна організація робочих місць припускає правильне їхнє
планування, комплексне оснащення робочих місць технічними засобами,
допоміжними пристроями і необхідними меблями. Шафи, картотеки й інше
устаткування варто встановлювати в місцях, зручних для підходу й
користування ними. Площа робочого місця повинна відповідати характеру
виконуємої роботи.
При обґрунтуванні вибору розмірів площі необхідно враховувати наступні
фактори:
· Наявність підходів до меблів і устаткування;
· Порядок розміщення й експлуатації меблів і устаткування;
· Потреба в специфічних умовах;
· Можливість установки нового додаткового обладнання.
Секретар повинний, знаходиться в окремому приміщенні, площа якого
поділяється на робочу зону й зону для відвідувачів.
Робоча зона секретаря оснащується столом із приставкою, допоміжним
столом, підйомно-поворотним стільцем і шафовими секціями.
Висота сидіння стільця над рівнем підлоги – 43 см.; висота кришки столу
над рівнем підлоги – 71 см. (для друкарки – см. див); висота від нижньої
поверхні кришки столу до сидіння стільця – близько 23 см.
Зона для відвідувачів комплектується стільцями, журнальним столиком і
квітником..
Документи, що надходять у поточний архів відділу, секретар зберігає в
шафі в папках-реєстраторах, швидкозшивачах і папках із шнурівками.
Довідково-інформаційні посібники – у шафах-вітринах.
2. Вимоги ергономіки
щодо організації робочого місця секретаря-референта
Секретар-референт має легку фiзичну роботу з постiйним робочим мiсцем,
так як вiн знаходиться бiльшу частину робочого часу (бiльше 50% або
бiльше двох годин) на одному робочому мiсцi, не докладаючи при цьому
тяжких фiзичних зусиль.
В холодну пору року в примiщеннi де працює секретар-референт температура
повiтря 24 0С, що становить допустимого значення, так як згiдно з ДСТУ
12.1.005-88 допустима температура повiтря знаходиться в дiапазонi вiд 20
до 24 0С (оптимальна становить 21-23 0С).Це не має шкідливих наслідків
для організма.
В теплу пору року в примiщеннi де працює секретар-референт температура
повiтря 27 0С, що становить допустиму ступiнь шкiдливостi, так як згiдно
з ДСТУ 12.1.005-88 допустима температура повiтря знаходиться в дiапазонi
вiд 21 до 28 0С (оптимальна становить 22-24 0С).
В холодну пору року в примiщеннi де працює секретар-референт вiдносна
вологiсть повiтря 65 %, що становить допустиму ступiнь, так як згiдно з
ДСТУ 12.1.005-88 допустима вiдносна вологiсть повiтря на постiйних
робочих мiсцях в холодну пору року не бiлша 75 % (оптимальна становить
40-60 %).
В теплу пору року в примiщеннi де працює секретар-референт вiдносна
вологiсть повiтря 65 %, що становить 1 ступінь, так як згiдно з ДСТУ
12.1.005-88 допустима вiдносна вологiсть повiтря на постiйних робочих
мiсцях в теплу пору року не бiлша 60 % (оптимальна становить 40-60 %).
Це спріяє погіршенню умов праці, але значних шкідливих наслідків
організму не несе.
В холодну пору року в примiщеннi де працює секретар-референт швидкiсть
руху повiтря 1 м/с, що значно більша за оптимальну ступiнь шкiдливостi,
так як згiдно з ДСТУ 12.1.005-88 оптимальна швидкiсть руху повiтря на
постiйних робочих мiсцях в холодну пору року не бiльша 0,1 м/с.
(допустима становить не бiльше 0,2 м/с). Це спріяє незначному погіршенню
умов праці.
В теплу пору року в примiщеннi де працює секретар-референт швидкiсть
руху повiтря 1 м/с, що більша за оптимальну ступiнь шкiдливостi, так як
згiдно з ДСТУ 12.1.005-88 оптимальна швидкiсть руху повiтря на постiйних
робочих мiсцях в теплу пору року 0,2 м/с (допустима 0,1-0,3 м/с). Це
також спріяє незначному погіршенню умов праці.
Згiдно з ДСТУ 12.1.005-88 гранично допустимi концентрацiї (ГДК)
шкiдливих речовин в повiтрi робочої зони такi:
ГДК формальдегўду = 0,5 мг/м3 Перевищення немає, ступiнь Фактичне
значення = 0,1 мг/м3 шкiдливостi допустима
ГДК целюлози = 2 мг/м3
Перевищення немає
Фактичне значення = 0,5 мг/м3 1 ступінь шкiдливостi.
r
†
¤
?
D
V
¶
*„*p+j,.¤.eeeeaOOOOOOOOOOOOOOOOOOO
OJO?O PaQ’SonnnaaaaaaaaUUUUUUUUUUUaa
&
ГДК рослинного та тваринного Перевищення немає,
пилу з добавками
діоксиду кремнія =4 мг/м3 2 ступінь
Фактичне значення = 2 мг/м3 шкiдливості
ГДК летючих продуктів
епоксідних смол = 0.5 мг/м3 Перевищення немає, ступiнь
Фактичне значення = 0.4 мг/м3 шкiдливостi допустима
На робочому мiсцi на секретар-референта дiє рiвень шуму з силою 70 дБА
,що перевищує допустиму ступiнь шкiдливостi, так як згiдно з ДСТУ
17187-81 становить норма становўть 65 дБа. Це спріяє незначному
погіршенню умов праці.
На робочому мiсцi на секретар-референта дiє рiвень iнфразвуку 50 дБ з
частотою 4 Гц, що становить допустиму ступiнь шкiдливостi, так як згiдно
з ГН 220-77-80 для частоти 4 Гц норма рiвню iнфразвуку становить 105
дБа.
На робочому мiсцi, на секретар-референта дiє електростатичне поле з
силою 14 кВ/м, що становить допустиму ступiнь шкiдливостi, так як згiдно
СН 1757-77 норма дії електростатичного поля становить 21.4 кВ/м.
На робочому мiсцi, на секретар-референта дiє електромагнiтне
випромiнювання з напруженостю 20 В/м, що згiдно з ДСТУ 12.1.006-84
становить 1 ступiнь шкiдливості (перевищує у 2 рази), так як ГДК
електромагнiтного поля для частоти 40 МГц рiвна 10 В/м.
Це негативно впливає на роботу головного мозку, органів кишечного тракту
та інші внутрішні органи.
На робочому мiсцi, у секретар-референта є звичайне освiтлення, фактичне
значення якого рiвне 19%, що згiдно з СНiП 11-4-79 становить допустиму
ступiнь шкiдливостi, оскільки норма звичайного освiтлення становить
1,44% (еIV=eIIImc, де е-коефiцiєнт звичайного освiтлення, с-коефiцiєнт
сонячностi клiмату, m-коефiцiєнт свiтового клiмату; е=2*0,9*0,8=1,44%).
На робочому мiсцi, у секретар-референта є штучне освiтлення фактичне
значення якого рiвне 200Лк, що згiдно з СНiП 11-4-79 що становить 1
ступiнь шкiдливостi, оскільки норма штучного освiтлення становить 300
Лк. Це негтивно впливає на органи зору та на роботу головного мозку.
На робочому мiсцi, секретар-референт має допустиму фiзичну
навантаженiсть, так як вiн не робить тяжких фiзичних навантажень, не
проходить на протязi робочого дня великих вiдстаней i, взагалi, працює в
переважнiй бiльшостi з паперами, що не є сильним фiзичним навантаженням.
Секретар-референт на робочому мiсцi має вiльну зручну позу (змiна пози
“сидячи-стоячи” за бажанням робiтника).Що становить оптимальну фiзичну
навантаженiсть.
Також вiн має оптимальну кiлькiсть нахилiв корпусу за змiну – до 50
разiв.
Протягом зміни секретр-референт має перемiщення у просторi, обумовленi
технологiчним процесом до 4 км, що становить оптимальне перемiщення
робiтника.
Робота секретар-референта це рішення простих альтернативних завдань
згідно з інструкцією, а тому його робота відноситься до допустимого
ступеня напруженісті праці.
Пiд час роботи секретар-референту доводиться сприймати iнформацiю з
наступним співстановленням фактичних значень параметрів з їх номінальним
значенням. Заключна оцiнка фактичних значень параметрів
секретар-референта- шкiдливий клас умов працi 1 ступеня.
За характером виконуваної роботи, роботу секретар-референта можна
вiднести до працi за встановленим графiком з можливим його корегуванням
по ходу дiяльностi. З цього можливо зробити висновок, що характер
виконуваної роботи секретар-референта вiдноситься до допустимого класу
умов працi.
За ступенем складностi завдання роботу секретар-референта можна вiднести
до допустимого класу умов працi, тому, що вона включає в себе обробку,
виконання завдання т його перевірку.
Сенсорне навантаження секретар-референта можна вiднести до шкідливого
класу умов працi 1 ступеня, так як тривалiсть зосередженого
спостереження (в % вiд часу змiни) становить 21-75 %.
Щiльнiсть сигналiв (свiтлових, звукових та iнш.) та повiдомлень в
середньому за одну годину роботи секретар-рефернта знаходиться в
діапазоні 175-300, що вiдносить цю роботу до 1 рівня шкідливості.
Кiлькiсть виробничих об’єктiв, за якими приходиться одночасно
спостерiгати секретар-референту не бiлше 5, що вiдносить цю роботу до
оптимального класу умов працi.
Майже завжди, пiд час роботи, секретар-референту доводиться мати справу
зрозрiзненням об’єктiв розмiрами Список використаної літератури
Андреева В.И. Делопроизводство. – М., 2005.
Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Навчальний посібник. – К., 2006.
Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2000.-
384 с.
Документы и делопроизводство: справочное пособие / Сост. Лихачев М.Т. -
М.:«Экономика», 2001.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное
обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М;
Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.
Кузнецова Т.А., Серова Т.Л., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. Секретарское
дело. – М., 2003.
Организация работы с документами. – М., 1998.
Основи діловодства / Упорядник М.І.Машин. – К., 2004.
PAGE
PAGE 11
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
