HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

РЕФЕРАТ

на тему:

“Організація робочого

місця секретаря-реферанта”

ПЛАН

Вступ

1. Особливості організації робочого місця секретаря-референта

2. Вимоги ергономіки щодо організації робочого місця секретаря-референта

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Секретар-референт — це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається
відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається,
починаючи свій трудовий день, керівник, перший, хто відповідає на
телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не
тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів
і клієнтів фірми.

Специфіка й складність роботи секретаря пов’язана з тим, що вона завжди
на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він
як би безліччю ниточок зв’язує різні підрозділи фірми, знаходиться в
центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря
в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, у створенні
психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.

Використання сучасної організаційної техніки, по її устаткуванню
й оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності,
оперативності і якості праці, збереження працездатності в плині усього
робочого дня.

1. Особливості організації робочого місця секретаря-референта

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового
процесу в заснуванні. Оскільки секретар — «обличчя фірми», то і його
робоче місце, повинне бути зразком правильної організації,
показником високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити максимальну
зручність при виконанні покладених на нього обов’язків, у тому
числі відповідати вимогам економії площі приміщення.

Робоче місце секретаря в приймальні звичайно, розташовується поруч із
кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і
так, щоб легко можна було бачити усіх вхідних.

У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що потрібні
секретарю й іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи.

Велику частину робочого часу секретар працює, сидячи, а він стомлює,
тому він повинний мати можливість зручно витягнути ноги, вільно
вставати, змінювати позу, працювати на друкарській машинці, читання.

Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її
розміщення з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності
роботи.

Важливим елементом організації робочого місця секретаря є внутрішня
організація відділень столу. Шухляди повинні легко, плавно й
безгаласливо висуватися. Велика шухляда найкраще пристосувати для
вертикального збереження матеріалів, в інших шухлядах повинні бути різні
спеціальні пристосування — для картотек, малої організаційної техніки,
канцелярського приладдя і т.п. Необхідно постійно, але і строго стежити
за порядком на робочому місці й у шухлядах столу.

Варто пам’ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних
технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користаються інші
працівники: конвертовскривники, папірознищювальна машина, ламинабор. Їх
розміщують таким чином, щоб були доступні для підходу і короткочасного
користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря.
Користуватися своєю друкарською машинкою, диктофоном, і
термокопіровальним апаратом іншим співробітникам дозволяти не слід,
тому що це може привести до серйозної поломки, а також до розмноження
сторонньої інформації.

Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться
в його кабінеті, і тому запитувати за неї будуть, у першу чергу,
з відповідального працівника і стягувати за поломки теж із нього.

Раціональна організація робочих місць припускає правильне їхнє
планування, комплексне оснащення робочих місць технічними засобами,
допоміжними пристроями і необхідними меблями. Шафи, картотеки й інше
устаткування варто встановлювати в місцях, зручних для підходу й
користування ними. Площа робочого місця повинна відповідати характеру
виконуємої роботи.

При обґрунтуванні вибору розмірів площі необхідно враховувати наступні
фактори:

· Наявність підходів до меблів і устаткування;

· Порядок розміщення й експлуатації меблів і устаткування;

· Потреба в специфічних умовах;

· Можливість установки нового додаткового обладнання.

Секретар повинний, знаходиться в окремому приміщенні, площа якого
поділяється на робочу зону й зону для відвідувачів.

Робоча зона секретаря оснащується столом із приставкою, допоміжним
столом, підйомно-поворотним стільцем і шафовими секціями.

Висота сидіння стільця над рівнем підлоги – 43 см.; висота кришки столу
над рівнем підлоги – 71 см. (для друкарки – см. див); висота від нижньої
поверхні кришки столу до сидіння стільця – близько 23 см.

Зона для відвідувачів комплектується стільцями, журнальним столиком і
квітником..

Документи, що надходять у поточний архів відділу, секретар зберігає в
шафі в папках-реєстраторах, швидкозшивачах і папках із шнурівками.
Довідково-інформаційні посібники – у шафах-вітринах.

2. Вимоги ергономіки

щодо організації робочого місця секретаря-референта

Секретар-референт має легку фiзичну роботу з постiйним робочим мiсцем,
так як вiн знаходиться бiльшу частину робочого часу (бiльше 50% або
бiльше двох годин) на одному робочому мiсцi, не докладаючи при цьому
тяжких фiзичних зусиль.

В холодну пору року в примiщеннi де працює секретар-референт температура
повiтря 24 0С, що становить допустимого значення, так як згiдно з ДСТУ
12.1.005-88 допустима температура повiтря знаходиться в дiапазонi вiд 20
до 24 0С (оптимальна становить 21-23 0С).Це не має шкідливих наслідків
для організма.

В теплу пору року в примiщеннi де працює секретар-референт температура
повiтря 27 0С, що становить допустиму ступiнь шкiдливостi, так як згiдно
з ДСТУ 12.1.005-88 допустима температура повiтря знаходиться в дiапазонi
вiд 21 до 28 0С (оптимальна становить 22-24 0С).

В холодну пору року в примiщеннi де працює секретар-референт вiдносна
вологiсть повiтря 65 %, що становить допустиму ступiнь, так як згiдно з
ДСТУ 12.1.005-88 допустима вiдносна вологiсть повiтря на постiйних
робочих мiсцях в холодну пору року не бiлша 75 % (оптимальна становить
40-60 %).

В теплу пору року в примiщеннi де працює секретар-референт вiдносна
вологiсть повiтря 65 %, що становить 1 ступінь, так як згiдно з ДСТУ
12.1.005-88 допустима вiдносна вологiсть повiтря на постiйних робочих
мiсцях в теплу пору року не бiлша 60 % (оптимальна становить 40-60 %).
Це спріяє погіршенню умов праці, але значних шкідливих наслідків
організму не несе.

В холодну пору року в примiщеннi де працює секретар-референт швидкiсть
руху повiтря 1 м/с, що значно більша за оптимальну ступiнь шкiдливостi,
так як згiдно з ДСТУ 12.1.005-88 оптимальна швидкiсть руху повiтря на
постiйних робочих мiсцях в холодну пору року не бiльша 0,1 м/с.
(допустима становить не бiльше 0,2 м/с). Це спріяє незначному погіршенню
умов праці.

В теплу пору року в примiщеннi де працює секретар-референт швидкiсть
руху повiтря 1 м/с, що більша за оптимальну ступiнь шкiдливостi, так як
згiдно з ДСТУ 12.1.005-88 оптимальна швидкiсть руху повiтря на постiйних
робочих мiсцях в теплу пору року 0,2 м/с (допустима 0,1-0,3 м/с). Це
також спріяє незначному погіршенню умов праці.

Згiдно з ДСТУ 12.1.005-88 гранично допустимi концентрацiї (ГДК)
шкiдливих речовин в повiтрi робочої зони такi:

ГДК формальдегўду = 0,5 мг/м3 Перевищення немає, ступiнь Фактичне
значення = 0,1 мг/м3 шкiдливостi допустима

ГДК целюлози = 2 мг/м3

Перевищення немає

Фактичне значення = 0,5 мг/м3 1 ступінь шкiдливостi.

r

¤

?

D

V

*„*p+j,.¤.eeeeaOOOOOOOOOOOOOOOOOOO

OJO?O PaQ’SonnnaaaaaaaaUUUUUUUUUUUaa

&

ГДК рослинного та тваринного Перевищення немає,

пилу з добавками

діоксиду кремнія =4 мг/м3 2 ступінь

Фактичне значення = 2 мг/м3 шкiдливості

ГДК летючих продуктів

епоксідних смол = 0.5 мг/м3 Перевищення немає, ступiнь

Фактичне значення = 0.4 мг/м3 шкiдливостi допустима

На робочому мiсцi на секретар-референта дiє рiвень шуму з силою 70 дБА
,що перевищує допустиму ступiнь шкiдливостi, так як згiдно з ДСТУ
17187-81 становить норма становўть 65 дБа. Це спріяє незначному
погіршенню умов праці.

На робочому мiсцi на секретар-референта дiє рiвень iнфразвуку 50 дБ з
частотою 4 Гц, що становить допустиму ступiнь шкiдливостi, так як згiдно
з ГН 220-77-80 для частоти 4 Гц норма рiвню iнфразвуку становить 105
дБа.

На робочому мiсцi, на секретар-референта дiє електростатичне поле з
силою 14 кВ/м, що становить допустиму ступiнь шкiдливостi, так як згiдно
СН 1757-77 норма дії електростатичного поля становить 21.4 кВ/м.

На робочому мiсцi, на секретар-референта дiє електромагнiтне
випромiнювання з напруженостю 20 В/м, що згiдно з ДСТУ 12.1.006-84

становить 1 ступiнь шкiдливості (перевищує у 2 рази), так як ГДК
електромагнiтного поля для частоти 40 МГц рiвна 10 В/м.

Це негативно впливає на роботу головного мозку, органів кишечного тракту
та інші внутрішні органи.

На робочому мiсцi, у секретар-референта є звичайне освiтлення, фактичне
значення якого рiвне 19%, що згiдно з СНiП 11-4-79 становить допустиму
ступiнь шкiдливостi, оскільки норма звичайного освiтлення становить
1,44% (еIV=eIIImc, де е-коефiцiєнт звичайного освiтлення, с-коефiцiєнт
сонячностi клiмату, m-коефiцiєнт свiтового клiмату; е=2*0,9*0,8=1,44%).

На робочому мiсцi, у секретар-референта є штучне освiтлення фактичне
значення якого рiвне 200Лк, що згiдно з СНiП 11-4-79 що становить 1
ступiнь шкiдливостi, оскільки норма штучного освiтлення становить 300
Лк. Це негтивно впливає на органи зору та на роботу головного мозку.

На робочому мiсцi, секретар-референт має допустиму фiзичну
навантаженiсть, так як вiн не робить тяжких фiзичних навантажень, не
проходить на протязi робочого дня великих вiдстаней i, взагалi, працює в
переважнiй бiльшостi з паперами, що не є сильним фiзичним навантаженням.

Секретар-референт на робочому мiсцi має вiльну зручну позу (змiна пози
«сидячи-стоячи» за бажанням робiтника).Що становить оптимальну фiзичну
навантаженiсть.

Також вiн має оптимальну кiлькiсть нахилiв корпусу за змiну — до 50
разiв.

Протягом зміни секретр-референт має перемiщення у просторi, обумовленi
технологiчним процесом до 4 км, що становить оптимальне перемiщення
робiтника.

Робота секретар-референта це рішення простих альтернативних завдань
згідно з інструкцією, а тому його робота відноситься до допустимого
ступеня напруженісті праці.

Пiд час роботи секретар-референту доводиться сприймати iнформацiю з
наступним співстановленням фактичних значень параметрів з їх номінальним
значенням. Заключна оцiнка фактичних значень параметрів
секретар-референта- шкiдливий клас умов працi 1 ступеня.

За характером виконуваної роботи, роботу секретар-референта можна
вiднести до працi за встановленим графiком з можливим його корегуванням
по ходу дiяльностi. З цього можливо зробити висновок, що характер
виконуваної роботи секретар-референта вiдноситься до допустимого класу
умов працi.

За ступенем складностi завдання роботу секретар-референта можна вiднести
до допустимого класу умов працi, тому, що вона включає в себе обробку,
виконання завдання т його перевірку.

Сенсорне навантаження секретар-референта можна вiднести до шкідливого
класу умов працi 1 ступеня, так як тривалiсть зосередженого
спостереження (в % вiд часу змiни) становить 21-75 %.

Щiльнiсть сигналiв (свiтлових, звукових та iнш.) та повiдомлень в
середньому за одну годину роботи секретар-рефернта знаходиться в
діапазоні 175-300, що вiдносить цю роботу до 1 рівня шкідливості.

Кiлькiсть виробничих об’єктiв, за якими приходиться одночасно
спостерiгати секретар-референту не бiлше 5, що вiдносить цю роботу до
оптимального класу умов працi.

Майже завжди, пiд час роботи, секретар-референту доводиться мати справу
зрозрiзненням об’єктiв розмiрами <0,3 мм, бiльше 50% часу робочої зміни, що становить шкідливий клас умов праці 2 ступеня . Робота секретар-референта не вимагає роботи з оптичними приладами, тому це є оптимальним рiвнем умов працi. Також секретар-референту доводиться спостерiгати за екраном комп’ютера більше 5 годину за змiну, тому це є шкідливим рiвнем умов працi 2 ступеню. Так як секретар-референту доводиться спiлкуватися безпосередньо за роботою i по телефону, то розбiрливiсть слiв та сигналiв буде вiд 90 до 70 %. Звiдси, навантаження на слуховий аналiзатор буде не дуже великим, тому його можна вiднести до допустимого класу умов працi. Дiя iонiзуючих випромiнювань на секретар-референта становить 0,7 бер., тому вона вiдноситься до оптимального рiвня iонiзацiї, оскільки норма становить < 1,0 бер. При роботi секретар-референт насамперед несе вiдповiдальнiсть за функціональну якість допоміжних робіт (завдань). Вимагає додаткових зусиль з боку керівництва. Це відносить роботу секретар-референта до допустимого класу умов праці. Ступiнь ризику для власного життя i безпеку iнших осiб, при роботi секретар-референта виключений. При роботi секретар-референтові доводиться для реалiзацiї простого завдання або операцiй, якi багаторазово повторюються затрачати бiльше 10 операцiй, тому це вiдноситься до оптимального рiвня умов працi. Продовжуванiсть виконання (секунди) простих завдань або операцiй якi повторюються при роботi секретар-референта бiльше 100, ось чому це вiдноситься до оптимального рiвня умов працi. Працювати секретар-референтові приходиться в 2 змiни, тому це - допустимий рiвень умов працi. Висновки Отже, робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в заснуванні. Оскільки секретар - "обличчя фірми", то і його робоче місце, повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці. Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити максимальну зручність при виконанні покладених на нього обов'язків, у тому числі відповідати вимогам економії площі приміщення. Робоче місце секретаря в приймальні звичайно, розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити усіх вхідних. У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що потрібні секретарю й іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи. Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її розміщення з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи. Список використаної літератури Андреева В.И. Делопроизводство. – М., 2005. Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Навчальний посібник. – К., 2006. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2000.- 384 с. Документы и делопроизводство: справочное пособие / Сост. Лихачев М.Т. - М.:«Экономика», 2001. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999. Кузнецова Т.А., Серова Т.Л., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. Секретарское дело. – М., 2003. Организация работы с документами. – М., 1998. Основи діловодства / Упорядник М.І.Машин. – К., 2004. PAGE PAGE 11

Похожие записи