Організація архіву суду

HYPERLINK “http://www.ukrreferat.com/” www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

РЕФЕРАТ

на тему:

“Організація архіву суду”ПЛАН

Вступ

1. Організація та особливості роботи архіву суду

3. Видача судових справ та документів у архівах суду

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Робота архіву в апараті місцевих та апеляційних судів загальної
юрисдикції проводиться відповідно до чинного законодавства та
нормативних документів.

Суди створюють архіви для зберігання документів, закінчених у
діловодстві, користування ними із службовою, виробничою, науковою та
іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

Архів суду є самостійною частиною. Відповідальність за роботу з
архівними документами покладається на архівіста або на працівника
апарату суду.

На суди покладено важливу державну функцію по організації архівної
справи. Завдання її полягають в організації діловодства в архівах,
веденні канцеляріями обліку справ і документів та формування їх для
здачі до архіву суду, забезпеченні збереження архівних справ і
проведенні експертизи цінності справ та документів з метою здачі їх до
державного архіву.

1. Організація та особливості роботи архіву суду

Відповідальність за організацію архівної справи покладається на голову
суду, а за її ведення — на архіваріуса.

Організація обліку і зберігання справ та інших матеріалів в архіві
регламентується чинним законодавством та існуючими інструкціями.

Правильна організація архівної справи полягає в підготовці номенклатури
справ та їх формуванні.

Номенклатура справ являє собою систематизований перелік категорій справ
та документів, що передаються до архіву, із зазначенням строків їх
зберігання.

Номенклатура справ є основою для забезпечення обліку, швидкого
відшукування документів за змістом та їх відбору на зберігання, постійне
чи тимчасове.

Для забезпечення зберігання справ та документів у архіві повинні бути
створені відповідні умови: охоронні та протипожежні засоби, стелажі,
шафи, санітарно-гігієнічний, температурний та світловий режими, система
обліку архівних документів.

Закінчені судові справи, наряди, журнали, картотеки після закінчення
календарного року зв’язуються у пачки по сотнях та передаються на
зберігання до архіву суду.

У судових справах підшиваються і нумеруються всі документи, приєднані до
них, закінчується їх опис, після чого загальна кількість аркушів
завіряється підписом секретаря.

На обкладинках справ і матеріалів, що здаються до архіву, а також
обліково-статистичних картках або в реєстраційних журналах вказується
порядковий архівний номер.

Судові справи зберігаються в архіві за роками, у порядку архівних
номерів, зв’язані у пачки по сотнях.

Видача справ з архіву оформляється заявою за резолюцією голови
(заступника) суду. Реєструється видача справ в журналі та
обліково-статистичній картці, яка виставляється в спеціальну картотеку.

Справи, що повертаються до архіву після використання, повинні
перевірятися архіваріусом у присутності особи, яка повертає їх. У
випадку виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження,
архіваріусом складається акт у двох примірниках, один з яких передається
голові суду для вжиття відповідних заходів, другий — залишається в
архіві.

Прийняття кожної справи проводиться архівістом у присутності працівника,
який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ
робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці
кожного примірника опису справ цифрами та літерами робляться позначки
про фактичну кількість справ, що передані до архіву суду, номери справ,
що відсутні, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, які
здавали та приймали справи.

Судові справи та документи, строк зберігання яких закінчився,
вилучаються для знищення. Вилучення справ та документів для знищення
здійснюють секретарі суду спільно із завідуючим архіву суду або особою,
яка відповідає за роботу архіву. Вилучення справ та інших документів для
знищення оформляється актами, які складаються за встановленою формою.
Акти розглядаються ЕК, підписуються головою та членами ЕК,
затверджуються головою суду або його заступником. Акти про вилучення для
знищення кримінальних та цивільних справ узгоджуються з відповідною
державною архівною установою.

Справи постійного зберігання передаються до відповідної державної
архівної установи згідно зі строками, установленими Типовим положенням
про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого
самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та
організації, затвердженим наказом Державного комітету архівів України.

Після закінчення строку зберігання останньої справи, розглянутої в
певному році, у затверджених державною архівною установою річних
розділах описів заповнюються резервні номери, залишені для справ з
оригіналами вироків і рішень.

Перед передаванням справ та документів суду до державної архівної
установи ЕК районного (міського) суду перевіряє наявність та стан справ
та судових справ, які включено до описів постійного зберігання.

Справи та документи районних (міських) судів передаються відповідно до
архівних відділів районних державних адміністрацій (міських державних
архівів); справи та документи апеляційного суду Автономної Республіки
Крим – до Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки
Крим; обласних, Київського та Севастопольського міських апеляційних
судів – до державних архівів областей, Київського і Севастопольського
міських державних архівів.

Передавання справ та документів до державної архівної установи
оформляється актом про приймання-передавання, який складається у двох
примірниках за встановленою формою. Акт про приймання-передавання
підписують завідуючий архівом суду або особа, що відповідає за роботу
архіву, та представник державної архівної установи, який приймає справи.
Опис справ та примірник акта залишаються в державній архівній установі,
один примірник акта та опису справ повертається до суду.

Для належного зберігання судових справ і документів та створення
сприятливих умов для роботи архіву суду надається окреме приміщення.
Приміщення архіву повинно бути ізольованим від інших приміщень суду,
санітарно-технічних комунікацій, сухим, гарантовано убезпеченим від
затоплення і пожежобезпечним.

Якщо приміщення архіву розташоване на першому поверсі, то вікна в ньому
обладнуються металевими ґратами. Двері до архівних приміщень
установлюються металеві. Приміщення архіву повинно бути обладнаним
витяжною вентиляцією та пожежною сигналізацією.

В архівних приміщеннях не дозволяється встановлювати пічне опалення та
димоходи. З різновидів (способів) штучного освітлення дозволяється
тільки електричне, електролампочки слід розміщувати в спеціальних
плафонах.

Використання горищ або інших, не пристосованих для архівних кімнат,
приміщень не дозволяється.

Архівосховище обладнується спеціальними стелажами.

Стелажі слід розташовувати на відстані 80 см від стіни. Установлені на
стелажах справи не повинні торкатися стіни. Відстань від підлоги до
нижньої полиці стелажа повинна становити не менше 20 см. Висота стелажів
не повинна перевищувати 2,2 метра, відстань між полицями – 40 см. Ширина
проходів між стелажами повинна становити щонайменше 80 см.

Режим зберігання документів в архіві повинен відповідати таким
параметрам: температура повітря +17-19 град. C, відносна вологість –
50-55%.

З метою захисту документів від пилу необхідно щомісяця проводити
прибирання приміщень, стелажів, картонажів за допомогою пилососа або із
застосуванням водних розчинів мийних засобів.

Для проведення санітарно-гігієнічних заходів в архіві щомісяця
передбачається санітарний день.

Двері до архівосховища в неробочий час зачиняються на замок,
опечатуються або опломбовуються, підключаються до сигналізації. Печатка
або пломбіратор зберігається у завідуючого архівом суду чи особи, яка
відповідає за роботу архіву. Архів відкривається і зачиняється за їх
присутності.

У разі пожежі, повені або іншого стихійного лиха, а також у разі
виявлення зловмисного проникнення до архіву сторонніх осіб складається
акт за участю представників відповідних органів (пожежної охорони,
внутрішніх справ, технічного нагляду, державного архіву тощо) і
вживаються заходи з метою порятунку та охорони архівних матеріалів.

ідповідає за роботу архіву, передавання судових справ та інших
документів суду іншому працівникові проводиться за актом про
передавання, який затверджує голова суду або його заступник.

3. Видача судових справ та документів у архівах суду

Відповідно до ст. 255 КПК України та ст. 99 ЦПК України суд надає
можливість особам, які беруть участь у справі, знайомитися з матеріалами
справи.

Судові справи видаються для ознайомлення з ними в приміщенні суду з
дозволу голови суду (заступника), а справи не закінчені провадженням — з
дозволу головуючого чи доповідача.

Справи видаються:

а) обвинуваченим, їх законним представникам і потерпілим у кримінальних
справах; сторонам, їх представникам та іншим особам, які беруть участь у
розгляді цивільних справ,— після пред’явлення документа, що посвідчує
особу;

б) адвокатам, які беруть участь у розгляді справ,— після пред’явлення
ордера юридичної консультації та посвідчення особи;

в) цивільним позивачам та їх представникам, які виступають у
кримінальних справах,— після пред’явлення довіреності на ведення справи
і документа, який посвідчує особу;

г) громадським обвинувачам і захисникам — документа, який посвідчує
особу і її повноваження;

д) працівникам суду вищої інстанції, прокурорам, працівникам органів
Міністерства юстиції — посвідчення особи;

е) працівникам державних податкових адміністрацій — посвідчення особи.

Особа, яка одержує справу для ознайомлення, повинна розписатись в
контрольному журналі (форма № 38). У графах журналу про час видачі та
повернення справи вказується не тільки число, місяці і рік, але й година
видачі і повернення справи.

При поверненні справи після ознайомлення завідувач канцелярією чи
секретар судового засідання повинен ретельно перевірити наявність всіх
матеріалів у справі, зазначити в контрольному журналі пpo час повернення
справи та розписатися про її отримання.

Про видачу справи для ознайомлення і часу, протягом якого відповідна
особа знайомилася зі справою, вказується у поданій заяві, що
підшивається до справи.

Видача справ для проведення аналізів, узагальнень та для інших цілей, що
не пов’язані з розглядом справ, проводиться за усним або письмовим
розпорядженням голови суду (заступника) під розписку в контрольному
журналі.

Судові справи, які знаходяться під час судового розгляду у головуючого,
для ознайомлення, як правило, не видаються. При необхідності
ознайомлення зі справою, головуючий або доповідач передає справу
секретареві судового засідання, який у встановленому порядку, із
заповненням всіх реквізитів контрольного журналу, видає справу та
отримує її після ознайомлення.

Судові справи надсилаються поштою або кур’єром тільки на письмову вимогу
суду вищої інстанції і органів, яким законом надано право витребування
справ. Справи надсилаються тільки на підставі резолюції голови суду
(заступника) на письмовій вимозі.

До повернення справи до суду ця письмова вимога, копія вироку, рішення,
ухвали, постанови та копія супровідного листа, з яким надіслано справу,
знаходяться в наряді № 1.13. Після повернення справи зазначені документи
додаються до неї.

Категорично забороняється надсилати іншим органам судові справи, не
закінчені провадженням.

В обліково-статистичних картках на справу зазначається коли, кому та
згідно з яким запитом її надіслано і коли повернуто до суду (на вільному
місці). Такі картки доцільно виставляти в спеціальну картотеку до
повернення справи.

Окремі документи з судових справ, копії цих документів і письмові
довідки по справах видаються секретарями колегій або архіваріусом за
письмовою заявою з дозволу голови суду (заступника), головуючого чи
доповідача по справі після оплати заявником в належних випадках
державного мита (форма № 39).

Копії вироків, рішень, ухвал, постанов по справах мають бути підписані
та скріплені гербовою печаткою. Коли зазначені рішення були змінені, про
це слід вказати в копії, що видається. Особа, яка одержала копію,
повинна розписатись в її одержанні. У випадку надіслання копії документа
поштою зазначається про це в довідковому листі по справі.

Висновки

Отже, організація обліку і зберігання справ та інших матеріалів в архіві
регламентується чинним законодавством та існуючими інструкціями.

Правильна організація архівної справи полягає в підготовці номенклатури
справ та їх формуванні.

Судові справи та документи, строк зберігання яких закінчився,
вилучаються для знищення. Вилучення справ та документів для знищення
здійснюють секретарі суду спільно із завідуючим архіву суду або особою,
яка відповідає за роботу архіву. Справи постійного зберігання
передаються до відповідної державної архівної установи згідно зі
строками, установленими Типовим положенням про архівний підрозділ органу
державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і
комунального підприємства, установи та організації, затвердженим наказом
Державного комітету архівів України.

У разі звільнення завідуючого архівом суду чи особи, яка відповідає за
роботу архіву, передавання судових справ та інших документів суду іншому
працівникові проводиться за актом про передавання, який затверджує
голова суду або його заступник.

Список використаної літератури

Аханов С., Баліян С. та ін. Кадрове діловодство: Консультації,
відповіді, первинні документи, нормативна база. – Д.: Баланс-Клуб, 2005.
– 160 с.

Беспянська Г.В. Діловодство. – К.: Університет «Украина», 2005. – 418 с.

Данилов Е.П. Настольная книга адвоката: Комментарии. Судебная практика.
Образцы документов. Справочные материалы. – М.: КНОРУС, 2005. – 766 с.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Бланки, статути, положення,
інструкції, службові листи, протоколи, довідки, акти, договори, накази,
контракти, заяви, анкети. – К.: Либідь, 2001. – 383 с.

Жуковська В.М. Діловодство. Практикум: Навч. посіб. – К.: КНТЕУ, 2004. –
152 с.

Загорецька О.М. Теорія діловодства як галузь наукових знань // Студії з
арх. справи та документознавства. – К.: Держкомархів України УНДІАСД,
2002. – Т. 8. – С. 139 – 141.

Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Муніципальне діловодство. – К.: Либідь,
2004. – 312 с.

Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учеб. для вузов. – К.: Знання, 2004. –
459с.

Слободяник М.С. Структура сучасного документознавства // Вісн. Кн.
палати. – 2003. – № 4. – С. 18 – 21.

Столяров Ю.М. Від діловодства – до документознавства, від
документознавства – до документології // Вісн. Харк. держ. акад.
культури. – 2004. – Вип. 14. – С. 96 – 104.

PAGE

PAGE 12

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter