РЕФЕРАТ

на тему:

“Колегіальне діловодство”

ПЛАН

Вступ

1. Особливості становлення та розвитку колегіального діловодства

2. Головні ознаки колегіального діловодства

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

З далеких часів дійшли до нас різновиди документів, з допомогою яких ми
пізнаємо історію своєї країни, її героїчне минуле, з’ясовуємо
особливості побуту народу, правові форми та етичні норми взаємовідносин
між суспільством і державою, між окремими особами.

Необхідність у складанні документів виникає з появою писемності. Більше
того, вважають, що саме нагальна потреба в укладенні різноманітних
документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як
засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

Вже у V сторіччі до нашої ери давньоримський плебс вимагав введення
чітких «писаних» законів. Складення зафіксованих на папері законів та
правил було також головною вимогою середньовічних повстань. Коли ж
видавалися закони, від справочинця вимагалась абсолютна точність
формулювань та досконале знання форми, інакше документ не набував
юридичної сили.

З розвитком писемності ділові папери стали засобом спілкування та
передачі інформації.

Так, давньогрецький філософ Епікур висловив в листах свою філософську
доктрину. Дійшли до нас листи давньоримських державних діячів Цицерона й
Олінія. В посланні індійського царя Іоанна до грецького царя Мануїла,
яке за хрестових походів було відоме як розповідь про індійське царство,
описується могутня та багата азійська держава, котра повинна прийти на
допомогу християнській Європі.

За створення давньоруської держави справочинство стало необхідним для
письмових зносин з іноземними державами, укладення угод тощо. В умовах
формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів,
записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, у написах
на речах про їхнє призначення, приналежність. Важливі документи
давньоруські князі охороняли пильніше, ніж коштовності.

Починаючи з 18 століття виникає колегіальне діловодство.

1. Особливості становлення та розвитку

колегіального діловодства

Діловодство в установах до XVIII ст. велось згідно з канцелярськими
традиціями і законодавством не регулювалося.

Застарілу систему приказів у 1717-1718 рр. змінили 12 колегій, кожна з
яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалася
Сенату. Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами.
Остаточно структуру колегій визначив підписаний 1720 року «Генеральний
регламент» державних колегій, що заклав засади організації діловодства в
державних установах.

Історія складення «Генерального регламенту» така. Ще у 1715 р. Петро І
направив своїх представників до Швеції, Данії та Німеччини для вивчення
системи управління та подальшої доповіді про можливість її застосування
в Росії. Після вивчення було прийняте рішення взяти за зразок шведські
колегії і, враховуючи особливості російського державного устрою,
поступово вводити їх у державі. Перший варіант «Генерального регламенту»
склав Генріх Фік. Згодом документ зазнав 12 редакцій.

У «Генеральному регламенті» докладно розкрито функції кожного підрозділу
колегії. Спеціальний розділ визначав структуру і функції канцелярії та
її секретаря. Найважливіші документи складав секретар, інші, за
вказівкою секретаря, — канцеляристи. Частину документів писали за
«генеральним формуляром», тобто за обов’язковими формами.

«Табель о рангах» у 1722 р. поклав початок системі чинів, звань та
титулів, які обов’язково застосовувалися в справочинстві до перевороту
1917 року. Саме тоді було засновано сучасну практику офіційного
адресування.

Хоч питання документування діяльності установ на місцях відображені в
законодавчих актах, у завершеній формі вони сформульовані в «Учреждениях
для управлення губерний» (7 листопада 1775 р.). Згідно з цим документом
листування між установами стало ритуалом, який треба було добре знати,
щоб мати змогу обійняти відповідну посаду.

Для відносин між вищою владою і владою на місцях встановлювалися
відповідні види документів залежно від місця установи за ієрархічною
градацією. Тобто, визначалася ієрархія не лише установ, а й документів.
Вищі установи давали вказівки, підпорядковані — писали «доноси» про їх
виконання.

Весь процес проходження як вхідних, так і вихідних документів
реєструвався у журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у
верхньому правому куті позначали дату надходження та номер за реєстром.
Зареєстровані документи розглядались назначеними виконавцями і
заносились до настільного реєстру.

Для полегшення знаходження документів складали алфавіти установ та осіб,
які мали до них якесь відношення. Про свою роботу установи складали
звіти, а про кількість і склад прослуханих справ — термінові зведення.

Таким чином, були вироблені засади організації обліку, проходження та
зберігання документів. Тоді ж з’явилася назва «архів».

Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами,
регламентами, інструкціями, протоколами. Виникла безліч форм листування:
листи, реляції, доноси, повідомлення, вимоги тощо. Для деяких
документів, таких, як дипломи, патенти, були створені генеральні
формуляри-зразки, за якими вони мали оформлятися.

Росія дедалі більше обмежувала українське самоврядування. 1722 року була
утворена Малоросійська Колегія у Глухові, яка контролювала діяльність
гетьмана, старшини, відала фінансами та справочинством. З відновленням у
1750 р. гетьманщини в Україні влада стала належати київському
генерал-губернатору і гетьману. Після остаточної ліквідації гетьманства
у 1764 р. вона знову перейшла до Малоросійської Колегії. Але до 1775 р.
важливу роль у житті українського народу відігравала Запорізька Січ.

2. Головні ознаки колегіального діловодства

Колегіальне діловодство (з XVIII століття) характеризується наступними
ознаками:

1. Петро І у 1699 році вводить гербовий папір, а у 1700 році заміняються
стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент
державної колега», де оформлена система документування та діловодства
колегії — колежське діловодство. Це система норм по документуванню
внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.

2. Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система
довідкового апарату — настільний реєстр. Журнали А і В — для реєстрації
вихідних документів, а С і Д — для реєстрації вхідних документів. В
документах обов’язково проставлялася дата і номер.

3. Закладені основи обліку та зберігання документів: «архів».
Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Групування
справ в архівах. Групування документів у справах за змістом,
географічною ознакою.

4. Документи, що оберталися листи, доношення, реляції, прохання, вимоги.
У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною
звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий
порядок їх здійснення.

5. Частина документів складається за генеральними формулярами.

6. Найбільш важливі документи складалися секретарем.

Висновки

Діловодство в установах до XVIII ст. велось згідно з канцелярськими
традиціями і законодавством не регулювалося.

Застарілу систему приказів у 1717-1718 рр. змінили 12 колегій, кожна з
яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалася
Сенату. Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами.
Остаточно структуру колегій визначив підписаний 1720 року «Генеральний
регламент» державних колегій, що заклав засади організації діловодства в
державних установах.

У «Генеральному регламенті» докладно розкрито функції кожного підрозділу
колегії. Спеціальний розділ визначав структуру і функції канцелярії та
її секретаря.

Найважливіші документи складав секретар, інші, за вказівкою секретаря, —
канцеляристи.

Частину документів писали за «генеральним формуляром», тобто за
обов’язковими формами.

Для відносин між вищою владою і владою на місцях встановлювалися
відповідні види документів залежно від місця установи за ієрархічною
градацією. Тобто, визначалася ієрархія не лише установ, а й документів.
Вищі установи давали вказівки, підпорядковані — писали «доноси» про їх
виконання.

Весь процес проходження як вхідних, так і вихідних документів
реєструвався у журналах, книгах або реєстрах.

На вхідних документах у верхньому правому куті позначали дату
надходження та номер за реєстром. Зареєстровані документи розглядались
назначеними виконавцями і заносились до настільного реєстру.

Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами,
регламентами, інструкціями, протоколами.

Виникла безліч форм листування: листи, реляції, доноси, повідомлення,
вимоги тощо. Для деяких документів, таких, як дипломи, патенти, були
створені генеральні формуляри-зразки, за якими вони мали оформлятися.

Список використаної літератури

Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в
менеджменті. Навчальний посібник. Київ: ТОВ «УВПК «ЕксОб»,  2002, 272 с.

Електронне діловодство: Навч.-метод. посібник для студентів денної та
дистанційної форми навчання зі спеціальності 7.050102 «Економічна
кібернетика» / О.В. Шпортько, В.В. Ступницький, Л.В. Шпортько, Н.І.
Ступницька. / За ред. О.В. Шпортька. Рівне: РДГУ, 2006. 88 с., з іл.

Головащук С.І. Українське літературне слововживання: Слов.-довід. – К.:
Вища шк., 1995. –319с.

PAGE

PAGE 4

Похожие записи