HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

Тема 2 Інформаційне забезпечення аналітичної діяльності державних
службовців

2.1 Система економічної інформації та вимоги до неї.

2.2 Види залученої до аналізу інформації та її характеристика.

2.3 Форми перевірки достовірності інформації.

2.4 Інформаційне забезпечення державного управління.

2.5 Особливості інформаційного забезпечення у місцевому самоврядуванні.

2.1 Система економічної інформації та вимоги до неї

Інформація, без сумніву, є головним надбанням людського розвитку. Вона
стимулює розвиток усіх сфер життя. Це унікальний ресурс людства, феномен
якого полягає в тому, що він не вичерпується, а навпаки накопичується.

Економічний аналіз базується на системі економічної інформації, яка
лежить в основі оптимальних управлінських рішень. Комплексність, глибина
й ефективність економічного аналізу залежать від обсягу та якості
використовуваної інформації.

Інформація — це впорядковані повідомлення про явища та процеси, що
відбуваються на підприємстві, в державних установах, сукупність певних
даних і знань про них. Вона може бути виражена за допомогою букв, цифр,
інших знаків (символів).

Математична теорія інформації досліджує способи визначення та оцінки
кількості інформації, процесів зберігання і передачі її по каналах
зв’язку. Потоки планових, нормативних, статистичних, бухгалтерських,
оперативних свідчень , їх зберігання, переробку і використання можна
раціонально організувати тільки на науковій основі, на основі
математичної теорії інформації.

Носії інформації поділяються на машинні і безмашинні. Інформація повинна
об’єктивно відображати процеси й явища діяльності, закономірності їх
розвитку, факти науково-технічного, технологічного і
соціально-економічного характеру, тому вона має цінність, і її
правомірно було б розглядати, як складову частину ресурсного потенціалу.

На одержання, опрацювання і збереження інформації витрачається праця,
матеріальні засоби. Отже, крім прагматичної цінності, інформація має ще
й вартість. Закономірно, що її треба належним чином зберігати,
раціонально використовувати. Останнє передбачає невіддільність
інформації від інформованості, тобто джерел надходження і споживачів.
Адже інформація — це нові відомості, які прийняті, усвідомлені й оцінені
як корисні для споживачів.

Для якісної і компетентної роботи необхідна певна, кількісно обмежена
інформація. Якщо ця умова не виконується, то виникає двостороння
аномальна ситуація:

а) нестача інформації не дає змоги одержати повне уявлення про стан
досліджуваного об’єкта, доводиться інтуїтивно доповнювати її можливими
варіантами;

б) надмірна кількість інформації заважає швидкості обробки й осмислення,
вимагає додаткових витрат часу і праці, не завжди вдається виділити
головне, вловити закономірності і тенденції, встановити
причинно-наслідкові зв’язки, внаслідок чого можливі хибні висновки,
необгрунтовані рекомендації, неконструктивні рішення.

Безперечно, найкращий вихід з даного положення — комп’ютеризація,
автоматизована система управління (АСУ), впровадження автоматизації
робочих місць (АРМ).

В економіці поняття “дані” та “інформації” деколи ототожнюють, однак в
теорії економічного аналізу така тотожність недопустима. Більше того,
інформацію треба класифікувати за видами: економічна і виробнича.
Економічна виступає, як сукупність відомостей про стан економіки
об’єктів управління, виробнича ж обмежена рамками технології і
натуральних виробничих показників.

Однак класифікація ця для аналізу умовна і потрібна з точки зору логіки.
Це викликано системним підходом до аналізу: мета системи, стан,
тенденції і закономірності розвитку, система інформації і способів її
аналізу, взаємопов’язані фактори впливу, сукупність шляхів дальшого
розвитку в рамках системи.

Створення раціонального потоку інформації повинно спиратися на
визначені принципи, якими є:

— виявлення інформаційних потреб і способів найбільш єфективного їх
задоволення;

— об’єктивність відображення процесів виробництва, розподілу,
споживання, використання різних видів ресурсів;

— єдність інформації, яка поступає з різних джерел;

— оперативність інформації, яка забезпечується застосуванням найновіших
засобів зв’язку і впровадження методів дистанційної передачі первинних
даних;

— всестороння розробка первинної інформації на ЕОМ;

— можливе кодування первинних даних з ціллю ефективного використання
каналів зв’язку;

— розробка програм використання і аналізу первинної інформації для цілей
планування і управління.

Єдність інформації звітних і планових джерел випливає з потреб
економіки. В теперішній час встановлені єдині форми бухгалтерської
звітності, наближені до міжнародних стандартів. Всі підприєства і
організації, які є юридичними особами, складають бухгалтерський баланс і
звіт про фінансові результати за єдиними формами.

Оперативність інформації — одна з найважливіших умов організації
правильного обліку, аналізу і контролю для всіх об’єктів управління. Для
поточного управління необхідний оперативний облік, питання мотодології
і техніки якого потребують обгрунтованої розробки. Лише з допомогою
обробки економічної інформації і за допомогою швидкодіючих електронних
машин забезпечується своєчасне поступлення необхідних свідчень.

Взаємозв’язок економічного аналізу і інформації виражається в тому, що в
процесі аналізу здійснюється контроль за самою інформацією, яка в свою
чергу служить вихідною базаю для проведення аналізу. Перевірка вихідних
даних завжди вважалась одним із важливих етапів організації аналітичної
роботи.

Дослідження корисності економічної інформації, раціональності
інформаційного потоку в умовах його систематичного зростання — справа
складна: постійно уточнюються взаємозв’язки економічних явищ і процесів;
деколи змінюються традиційні уявлення про зв’язки між господарськими
показниками і критична їх переоцінка. До того ж постійно треба мати на
увазі критерій інформаційної корисності.

Систему економічної інформації сучасного підприємства можна
охарактеризувати так. Економічна інформація дуже однорідна; схема
взаємозв’язків окремих її видів відрізняється складністю і до того ж
проявляється тенденція до їх подальшого ускладнення. У зв’язку з
систематичним зростанням обсягу інформації відчувається нестача її для
прийняття управлінських рішень. В той же час ріст потоку інформації
призводить до надлишку даних. Потреба наукової організації управління
викликає необхідність вивчення інформаційного потоку в напрямку, який
сприяє стриманню збільшення його обсягів і ліквідації інформаційної
недостатності за рахунок ліквідації зайвих даних.

Економічний аналіз, виступаючи основним споживачем інформаційних даних,
які використовуються в процесі ректроспективного, поточного і
перспективного аналізу, виявляє переваги і недоліки діючої системи
економічної інформації.

Будь-яка інформація, щоб стати придатною для своєчасного прийняття
зважених управлінських рішень, повинна бути вигідною, корисною і
суттєвою. Інформація збирається і представляється тоді, коли вигода від
неї перевищує витрати на її утримання. Через це рентабельність
економічної інформації є першопричиною доцільності організації її збору,
обробки, передачі та зберігання.

Корисність інформації визначається її доречністю і достовірністю.

Інформацію можна вважати доречною, якщо вона здатна підтвердити або
змінити передбачення особи, яка приймає управлінські рішення.
Несвоєчасність отримання інформації, її надходження із запізненням
негативно впливає на якість прийняття управлінського рішення керівником
будь-якого рангу.

Цінність інформації в тому, що вона є передумовою об’єктивної оцінки
фактичного стану і прогнозу.

Репрезентативність розкриває уявлення про достатність залученої
інформації для обгрунтованого прийняття управлінського рішення.

Інформація достовірна, якщо вона нейтральна, правдива і підтверджується
низкою незалежних спостережень. Можливість підтвердження забезпечується
повторними запитами, зустрічною перевіркою, інвентаризацією даних.
Правдивість представлення інформації визначається юридичною
відповідальністю осіб за характер наданої інформації. Нейтральність
інформації в тому, що фінансова звітність повинна служити своєрідним
барометром погоди незалежно від інтересів зацікавлених осіб.

Порівнюваність передбачає наступність і узгодженість даних. Вона
перетинається з доречністю і достовірністю інформації та посилює ці
властивості. Крім того, порівнюваність є основним інструментом аналізу в
процесі оцінки і альтернативному відборі варіанта остаточного
управлінського рішення. Вона досягається завдяки однозначності оцінки,
порівнянню календарних періодів, усуненню впливу структурних зрушень,
сезонних особливостей і територіальних відмінностей, георграфічних умов,
різниці в розрахунку показників тощо.

Суттєвість інформації пов’язана з розумінням повноти її представлення.
Міра суттєвості інформації тим вища, чим нижча імовірність її
помилковості. Щоб інформація не була помилковою, необхідно виключити з
неї дрібниці, які відволікають увагу від сприйняття основного.

Таким чином, розуміння властивостей інформації дає змогу будь-якому
керівнику чи спеціалісту судити про придатність залучених до аналізу
даних і отримати в результаті їх обробки матеріали для прийняття
своєчасних управлінських рішень.

2.2 Види залученої до аналізу інформації та її характеристика

Упорядкованість і логічна послідовність економічного аналізу
забезпечується класифікацією джерел даних, а саме: планові (прогнозні);
облікові; звітні (бухгалтерські, статистичні та оперативні);
позаоблікові; технічні.

Ці п’ять груп є характерними для всіх організаційних структур. Так, до
планових джерел інформації відносять нормативні, прогнозні, проектні,
договірні. Ця група джерел надзвичайно важлива з огляду на те, що вона
виступає базою для порівнянь, як правило, фактичних даних з
передбаченими, що дає змогу з’ясувати рівень виконання поставлених
завдань. При цьому визначаються відхилення, а відтак — необхідність
пошуку причин їх виникнення.

Ще один аспект, що підтверджує важливість даної групи джерел даних, —
входження в неї науково обгрунтованих нормативів. Якісно розроблені і
реальні нормативи, що є базою для порівняння фактичних даних, дають
можливість вияснити становище в досліджуваних питаннях, а також
недоліки, ненормальності, викривлення тощо.

Облікові джерела даних формуються на підставі записів бухгалтерського,
статистичного та оперативно-технічного обліку, первинної документації,
реєстрів обліку, переписів, спостережень і обстежень, оперативних
зведень. Крім того, мають місце втрати часу на одержання й опрацювання
даних, що шкодить оперативності аналізу. Тому нерідко доводиться
проводити вибірку з первинних документів обліку. Очевидно є необхідність
впровадження машинного опрацювання інформації, застосування ЕОМ.

Звітні (бухгалтерські, статистичні, оперативні) джерела інформації — це
вся сукупність місячних, квартальних і річних типових звітів, разові
статистичні звіти згідно з затвердженими Міністерством статистики
формами і термінами подання.

Позаоблікові джерела інформації включають матеріали обстежень,
перевірок, анкетування, особистих спостережень аналітика, публікацій,
рішень, постанов, розпоряджень тощо. Вони не вимагають документальних
підтверджень, але для їх одержання потрібні деякі організаційні заходи
(анкетування, спостереження, експерименти, спеціальні вибірки).

Позаоблікові джерела інформації відіграють певну роль у випадках, коли
інші джерела відсутні, та для вирішення певних, як правило, нових
проблем. З цієї групи джерел донедавна найширше застосовувались
постанови, рішення керівних органів, публікації преси й органів
статистики, а також документи перевірок і ревізій. При цьому не завжди
забезпечувалась реальність і достовірність фактичних і обгрунтованість
прогнозних показників.

Технічними джерелами інформації виступають технічна документація про
техніку і технологію виробництва, технічний рівень і параметри якості
продукції, дані технічних паспортів, проектно-кошторисних документів,
відомості про досягнення науки і техніки. Вони необхідні для аналізу
освоєння проектних потужностей, відповідності продукції стандартам,
віддачі техніки і технології, доцільності і розвитку певних новацій.

Практична робота з аналізу інформації вимагає знань методики її
накопичення та зберігання. Адже вона може використовуватись багаторазово
і тривалий період, деколи між збором і використанням даних існує розрив
у часі. Тому слід накопичувати і носії інформації, і результати її
обробки — аналітичні таблиці попередніх періодів. Доцільним є
застосування порівнянь з відповідними періодами попередніх років, а
також накопичених даних з початку року. Безперечно, основою сучасного
одержання, накопичення та зберігання інформації на всіх рівнях аналізу є
автоматизована система, ЕОМ.

Необхідність переходу до ринку настійно вимагає вирішення питання про
систему маркетингової інформації (СМІ). СМІ — постійно діюча система
взаємозв’язку людей, обладнання і методичних прийомів, призначена для
збору, класифікації, аналізу, оцінки і поширення актуальної, своєчасної
і точної інформації для використання її розпорядниками сфери маркетингу
з метою вдосконалення планування, втілення в життя і контролю за
виконанням маркетингових заходів .

Стосовно предмета даної науки інтерес становить зарубіжний досвід
системи аналізу маркетингової інформації. Це є набір досконалих методів
аналізу маркетингових даних і проблем маркетингу. Основу аналізу
становлять статистичний банк і банк моделей .

Порекомендуємо визначення системи та її схеми. Статистичний банк—
сукупність сучасних методик статистичної обробки інформації, що дає
змогу найбільш повно розкрити взаємозалежності в межах добору даних і
встановити ступінь їх статистичної надійності. Тут за допомогою аналізу
отримуємо конкретну відповідь на цілий ряд конкретних питань типового
змісту. Банк моделей — набір математичних моделей, що сприяють прийняттю
більш оптимальних маркетингових рішень діячами ринку.

Інформація поділяється на первинну, що збирається вперше, і вторинну, що
вже десь існує, зібрана раніше для іншої мети. Сам збір первинної
інформації може проводитись трьома способами — спостереження,
експеримент і опитування. Крім того, у кожній фірмі існують облік і
внутрішня звітність, які відображають показники поточного збуту, суми
видатків, обсяги матеріальних запасів, рух грошової готівки, дані про
дебіторську і кредиторську заборгованість. Застосування ЕОМ дає змогу
створити прекрасні системи інформаційних потоків, здатні забезпечити
будь-який вид аналізу в оптимальні терміни.

Стратегію розв’язання проблеми забезпечення інформаційних потреб,
інформаційної підтримки соціально-економічного розвитку та інших сфер
загальнодержавного значення визначає Закон України “ Про національну
систему інформатизації”. В даній програмі детально визначено основні
положення виконання національної програми інформатизації, фінансове
забезпечення та економічне стимулювання виконання програми, державний
контроль за виконанням програми, міжнародне співробітництво.

Передбачена дещо відмінна від застосовуваної раніше класифікація видів
інформації: статистична; масова; інформація про діяльність державних
органів; правова; про особу; інформація довідково-енциклопедичного
характеру. Кожен з цих видів тією або іншою мірою має бути використаний
для аналітичних розрахунків. Наприклад, масова інформація, тобто
публічно поширювані друковані та аудіовізуальні дані, після аналітичної
обробки дадуть уявлення про стан справ в економічному житті суспільства.

Для прикладу наведемо поділ інформації, що використовується в
економічному аналізі, на такі види (рис.2.1.).

Законодавчо-правова інформація визначає правове поле створення і
діяльності відповідних структур. Вона включає сукупність законів та
інших юридичних актів, що регламентують права і відповідальність
підприємств у формуванні засновницького капіталу, за фінансовими
обов’язками перед інвесторами, вкладниками, позичальниками і державою, з
створення обов’язкових резервів і фондів тощо.

Рис. 2.1 – Види інформації.

Ця інформація визначає законодавчо прийняті у державі обмеження на
створення, умови і характер діяльності суб’єктів бізнесу та владних
структур.

Нормативна інформація є поглибленням законодавчо-правової. Вона
деталізує регламентацію умов, характеру і особливостей роботи
відповідних підприємств та організацій на території України.

Блок планово-бюджетної інформації включає матеріали з тактичного та
стратегічного планування. Стратегічне планування охоплює чітко визначену
мету і пріоритети фінансово-господарської діяльності на перспективу,
довгострокові проекти, короткострокові цілі, стратегію і практику їх
реалізації, бюджет витрат на проведення заходів. Крім того, воно повинно
бути чітко пов’язане з передплановим аналізом зовнішнього середовища і
внутрішньої ситуації, спостереженнями і оцінкою за результатами і
витратами на впровадження запланованих заходів. У цьому відношенні за
допомогою тактичних планів реалізуються стратегічні задуми, а матеріали
тактичного планування є складовими матеріалів стратегічних планів.

Обліково-статистична інформація – забезпечує об’єктивність і
достовірність фактичних даних про фінансово-господарську діяльність та
майновий стан суб’єктів підприємництва.

Аналітично-пошукова інформація – дає змогу підприємству визначити своє
місце на ринку конкретних послуг. Ця несистемна інформація є основою в
оцінці міри просування нових послуг і технологій обслуговування клієнтів
на ринку.

2.3 Форми перевірки достовірності інформації

Одним із етапів системи інформаційного забезпечення економічного аналізу
є перевірка достовірності джерел даних. Вони мають адекватно відповідати
дійсному стану справ, реально відображати стан об’єкта. Така
відповідність даних і реальності виражається у трьох формах:

— синтаксичній адекватності, пов’язаній з відтворенням
формально-структурних характеристик абстраговано від смислових
параметрів (синтаксична форма пов’язана з символами, формалізацією
даних);

— семантичній, що враховує смисловий зміст, оцінку інформації за суттю;

— прагматичній, що відображає корисність інформації для тих чи інших
практичних цілей, для вирішення управлінських завдань.

Дослідження корисності економічної інформації, раціональності
інформаційного потоку в сучасних умовах ринкової економіки — справа
складна і багатогранна. Адже відбуваються кардинальні зміни у вимірах
взаємопов’язаних економічних явищ і процесів, ламаються традиційні
уявлення про взаємозв’язки між показниками, організаційними структурами.
Тому не завжди можна використовувати існуючі раніше системи показників
для виявлення тенденцій і закономірностей формування інформаційного
потоку, особливо для прогнозування, тим більше, що мова йде про
інформацію, яка характеризує майбутні події, що мають ймовірнісний
характер. Тут враховується критерій інформаційної корисності.

Аналітична обробка інформації включає послідовні і логічно визначені
дії:

— надання показникам порівняльного виразу за єдністю оцінки, розрахунку,
обсягу і структури; спрощення цифрових значень за рахунок заокруглень,
сумувань, об’єднань чи диференціацій; складання аналітичних розрахунків
і побудова таблиць;

— вивчення й осмислення опрацьованих матеріалів. Складання аналітичних
розрахунків вимагає застосування системи прийомів (способів), що
придатні для того чи іншого випадку, та засобів механізації
обчислювальних робіт.

Результати розрахунків розміщують у таблицях. Монтаж аналітичних таблиць
здійснюють, виходячи з вимог статистики до їх побудови. Форми можуть
бути типовими, що дає змогу економити час і забезпечує повноту аналізу,
полегшує всю роботу. Вони можуть доповнюватись діаграмами, графіками.

До економічного аналізу залучаються різні джерела інформації. Відбір
інформації проводиться згідно з метою, програмою аналізу, напрямками,
строками і місцем його проведення. Залучена інформація може бути
сформованною з допомогою комп’ютера у вигляді відеограм чи роздруківок і
документально сформованою у вигляді договорів, звітів, журналів, карток,
рахунків. Важливою умовою залучення інформації є забезпечення її
достовірності, репрезентативності та співставимості.

Перевірка інформації на достовірність передбачає три форми: формальну,
рахункову і логічну.

Формальна перевірка – це візуальний огляд залученої до аналізу
інформації з точки зору її відповідності правилам і вимогам оформлення
та заповнення документів і звітності. Аналітик переглядає документи і
оцінює повноту і своєчасність їх представлення, якість архівного
зберігання. Крім того він вивчає наявність підписів, повноту та якість
заповнення реквізитів тощо.

Рухункова перевірка є за характером теж поверхневою. Вона передбачає
уточнення проведених розрахунків відхилень, коефіцієнтів, процентів,
підсумків, з’ясування наявності передбачених розшифровок і їх
відповідності за сумою зведеним показникам та інші процедури.

Логічна перевірка – це перевірка залученої до аналізу інформації за
змістом. Вона передбачає вивчення узгодженості показників різних форм
звітності; проведення зустрічної звірки показників, що характеризують
взаємовідносини з контрагентами і клієнтами; інвентаризацію даних, що
представлені у звітності та інших документах; оцінку правильності
проведених розрахунків показників за визначеними методиками.

Зупинимося детальніше на особливостях логічної перевірки достовірності
інформації.Так, для перевірки узгодженості показників різних документів
чи форм звітності проводиться їх ув’язка, яка передбачає, що один
показник може бути записаний щонайменше двічі у різних формах або його
можна отримати шляхом сумування чи різниці інших показників, що наведені
у документах чи звітності. Таку перевірку узгодженості показників різних
документів і форм звітності провадять шляхом складання таблиць ув’язки
показників.

Логічний контроль достовірності інформації проводиться і в процесі
аналізу під час вивчення співставимості різних показників роботи
об’єктів управління.

Зустрічна перевірка теж направлена на логічне підтвердження залученої до
аналізу інформації. Специфіка звірки у тому, що аналітик порівнює звітні
дані з документами, що підтверджують ці дані. Невідповідність даних буде
свідчити про порушення, зловживання чи бажання приховати недоліки
фактичного стану речей.

Якщо в ході логічної перевірки інформації, що залучається до аналізу,
виявлено суттєві розбіжності, що ймовірно пов’язані із зловживаннями
посадових осіб, то дані такої інформації підлягають інвентаризації.
Інвентаризація даних обліки проводиться шляхом внутрішнього аудиту чи
ревізії.

°

?

E

????????????j? ?????????

&

(

¬

®

°

?

?

a

th

. 2 H J ?

?

.N1?3c6E;[email protected]@:CthCthD?H?LON?P¬P????????????????????????ae?

h

gde j

d

i

&

з недотриманням точності та однозначності застосування методики
розрахунку показників. У результаті погіршується співставимість
показників у динаміці, а тенденція зміни стає викривленою, висновки –
підтосованими. У зв’язку з цим доцільно проводити контрольні порівняння
розрахунку динаміки показників за одним алгоритмом.

2.4 Інформаційне забезпечення державного управління

В процесі управління керівники й фахівці постійно мають справу з
інформацією як необхідним засобом розробки управлінських рішень та їх
реалізації. За допомогою інформації реалізується зв’язок між суб’єктом і
об’єктом, керуючою та керованою частинами системи управління.

Будь-яке управлінське рішення приймається не тільки на основі та залежно
від характеру відповідної інформації про керовану систему, його вибір
визначається також природою інформації, яка міститься у нормах, що
регламентують діяльність органів виконавчої влади. Рішення про методи,
засоби дії на керуючу систему приймаються на основі інформації про неї і
згідно з управлінською інформацією нормативного характеру. У цій
взаємозалежності закладені передумови та гарантії прийняття оптимальних
рішень у рамках вимог законності.

При організації інформаційної системи в органах виконавчої влади
необхідно враховувати ряд вимог до інформації, реалізація яких
забезпечує її ефективність. Інформація має бути мінімальною, достатньою
й необхідною, вірогідною й надійною, своєчасною й оперативною, яка може
використовуватись для машинної обробки (максимальна уніфікація носіїв
інформації).

Мінімальність передбачає обмеження збирання і опрацювання інформації
лише тими повідомленнями, без яких не можна управляти об’єктом.
Достатність означає, що інформація дає вичерпне, повне уявлення про
функціонування об’єкта, а також оптимальних чи близьких до них рішень.
При визначенні потреб в окремих видах інформації необхідно насамперед
враховувати значимість для управління кожного виду, частоту створення,
взаємозв’язок з іншими видами інформації. Сьогодні керівники часто
відчувають брак інформації у зв’язку з тим, що не будь-яка інформація
корисна, представлена в необхідному вигляді і відповідає поставленим
цілям управління. Так, в ряді форм систематичної звітності містяться не
стільки нові повідомлення, скільки довідкові та розрахункові показники.
В результаті складається суперечлива ситуація. За наявності й
перевантаженості органів управління інформацією рішення дуже часто
приймаються в умовах невизначеності, що значно погіршує їх якість.

Однією з головних вимог, що висуваються до інформації, є забезпечення
високої вірогідності. Без вірогідності інформації про об’єкт управління
не можна організувати його роботу, використовуючи найбільш вдосконалені
методи управління. Підвищення вірогідності інформації можна досягти лише
за рахунок скорочення ланок опрацювання, підвищення відповідальності за
вірогідність даних, більш широкого впровадження сучасних технічних
засобів.

Недотримування вимог вірогідності може призвести до того, що нормально
функціонуюча техніка перероблятиме неправильну вхідну інформацію, даючи
на виході теж неправильну інформацію.

Важливим елементом системи є своєчасність надходження інформації. Від
цього значною мірою залежить своєчасність та якість прийнятих
управлінських рішень. Адже відомо, що затримування інформації часто
призводить просто до її втрати і до вищих рівнів управління доходить
лише частина тієї інформації, яка безперервно народжується у низових
ланках. На підставі неповної інформації можуть прийматися лише
наближені, інтуїтивні рішення. Існує й інша небезпека. При затримуванні
інформації повідомлення, що містяться в ній, можуть застаріти. Прийняті
на їх основі управлінські рішення негативно впливають на хід керованого
процесу та призводять до негативних наслідків.

У зв’язку з широким впровадженням в правове регулювання й управління
інформаційних технологій головною перешкодою є пристосування більшості
документів, статистичних та інших матеріалів до машинної обробки.

Усі види інформації складають інформаційну систему управління (ІС) —
організаційно оформлену сукупність інформаційних потоків, документів,
каналів зв’язку й технічних засобів, які забезпечують взаємозв’язок між
елементами систем управління з метою її ефективного функціонування та
розвитку.

З наукової точки зору ІС характеризується такими параметрами:

— обсягом інформації в ланках її згрупування чи масивах інформації;

— обсягом надходження інформації, величиною її потоків;

— пропускною спроможністю каналів інформаційної системи, яка
проявляється у безвідмовності її праці;

— своєчасністю знаходження та передачі інформації, оперативністю в
інформаційній роботі.

Інформаційно-довідкові системи дають можливість не тільки видавати
інформацію про стан керованого об’єкту але й розробляти певні
рекомендації щодо формування управлінської дії.

Інформаційно-управлінські системи сприяють управлінським діям,
спрямованим на оптимізацію керованого об’єкта, на основі розроблених
управлінським персоналом алгоритмів.

ІС класифікуються за багатьма ознаками:

за ступенем централізації — на централізовані та децентралізовані;

за ступенем охоплювання інформації — на комплексні та локальні;

за ступенем складності перероблюваної інформації— на прості й складні
інформаційні системи.

Усі ІС складаються з трьох частин. Перша — це визначені накопичені
знання (інформація), які дають уявлення про створювані управлінські
операції й процеси. Всі об’єкти зберігають інформацію у певній
визначеній формі. Вони мають піддаватися запису, зберіганню, пошуку та
видачі за вимогою для прийняття управлінських рішень.

Друга частина — технічні засоби зберігання, опрацювання, пошуку
інформації (для реєстрації первинної інформації, запам’ятовування
великого обсягу інформації, швидкодії обробки даних, зв’язку введення та
отримання інформації).

Третя частина — система управління інформацією. Ефективність управління
традиційними виробничими ресурсами на будь-якому рівні визначається тим,
наскільки повно здійснюється управління інформацією, яка є
каталізатором, «нервовим» центром об’єктів управління всіх рівнів. Якщо
інформація розглядається як один з найважливіших ресурсів, то процесами
накопичення, зберігання, розповсюдження й використання, особливо в
умовах централізованої обробки даних, слід управляти.

Можна назвати ряд моментів, які складають поняття «управління
інформацією». Серед них найважливіший — визначення необхідних умов для
конкретного рівня управління забезпеченням інформаційних потреб.

Становище керівника відрізняється від становища виконавців, насамперед,
широтою тематичних рамок професіональних інтересів. Але, окрім цієї
кількісної характеристики різноманіття інтересів керівників, існує
якісна різниця функціональної структури органів управління
(прогнозування та планування, впровадження нової техніки, стандартизація
й уніфікація, соціальний розвиток колективів, наукова організація праці,
удосконалення техніко-економічних показників діяльності відповідних
колективів). Важливою особливістю інформаційних потреб керівника є те,
що в міру зростання його адміністративного рівня зростає потреба в
інформації міжгалузевого характеру. З підвищенням рівня керівництва
збільшується значення зовнішніх факторів, їх вплив на прийняття певних
рішень.

Говорячи про особливості інформаційних потреб керівників, слід
підкреслити, що вони мають менше часу на вивчення інформації, ніж рядові
співробітники. Це зайвий раз підкреслює необхідність суворого обліку
конкретних інформаційних потреб керівників, опанування методів масиву
інформації у відповідності із змістом та рівнем виконуваних керівником
завдань.

Задоволення інформаційних потреб може бути забезпечено як за рахунок
відносно невеликого збільшення обсягу масиву даних, так і за рахунок
суттєвого підвищення комплексності обробки й використання даних від
підприємств та організацій, міністерств і відомств, органів
регіонального управління, а також створення ефективних систем
зберігання, пошуку та обробки даних на основі сучасних інформаційних
технологій.

Багаторічний досвід і теоретичні розробки засвідчують, що на долю
збирання та передачі інформації в сфері управління припадає найбільша
питома вага в управлінні. Так, збирання й опрацювання інформації
(реєстрація первинних даних та ін.) складає 30-40%; передача інформації
— 10-15%; заповнення та розмноження документації — 20-35% . Отже,
найбільш складні й трудомісткі процеси — збирання та передача інформації
— складають нерідко понад 50 % від загальної трудомісткості її
опрацювання.

Поняття «інформаційне забезпечення» більше відповідає розумінню
забезпечення як створення підтримки відповідних
організаційно-функціональних характеристик системи управління. Таким
чином, існують об’єктивні причини для виділення двох значень поняття
«інформаційне забезпечення»: як забезпечення системи управління
сукупністю інформації; як діяльність, що пов’язана із засобами збирання,
реєстрації, передачі, зберігання, опрацювання та представлення
інформації. Обидва значення поняття інформаційного забезпечення
нерозривні. Отже, можна визнати, що інформаційне забезпечення системи
управління — це поєднання всієї використовуваної у ній інформації,
специфічних засобів і методів її обробки, а також діяльності фахівців
щодо її ефективного удосконалення та використання.

Інформаційне забезпечення охоплює систему руху й перетворення
інформації, включаючи класифікаційні переліки всіх даних, методи їх
кодування, зберігання та передачі. Розробка інформаційного забезпечення
спрямована на використання технічних засобів управління для постачання
необхідної інформації відповідним органам управління з метою
організації, по-перше, безперервного процесу збирання, опрацювання,
зберігання й пошуку інформації, а також передачі її на різні рівні
управління; по-друге, високої надійності та вірогідності інформації
відповідно до встановлених вимог щодо збирання й опрацювання на кожному
рівні управління.

2.5 Особливості інформаційного забезпечення у місцевому самоврядуванні

Здійснення місцевого самоврядування спричинює функціонування
багаточисельних інформаційних взаємовідносин — інформаційних зв’язків
(потоків), що виникають в процесі обміну інформацією в означеній вище
галузі, а в сукупності складають досить розгалужену систему. В
загальному вигляді їх можливо поділити на дві великі групи (блоки):
інформаційні зв’язки в межах структур місцевого самоврядування
(внутрішні) та інформаційні взаємовідносини, що встановлюються поза
межами системи місцевого самоврядування з приводу одержання необхідних
для її функціонування відомостей (зовнішні).

Нині інформаційне забезпечення місцевого самоврядування все більше
набуває атрибутів самостійного значення — зі специфічними відносинами,
суб’єктами (об’єктами) цих відносин, їх правами та обов’язками, —
найбільш значні елементи якого вже знайшли правову регламентацію. Закон
України про інформацію, зокрема, визначає інформацію державних органів
та органів місцевого самоврядування одним з основних об’єктів
інформаційних відносин у суспільстві та державі, а обов’язок цих органів
інформувати про свою діяльність і прийняті рішення як гарантію права на
інформацію. Цим законом закріплені також і способи доведення відомостей
до заінтересованих осіб: опублікування їх в офіційних друкованих
виданнях або поширення інформаційними службами; опублікування в
друкованих засобах масової інформації або публічне оголошення через
аудіо та аудіовізуальні засоби масової інформації; оголошення під час
публічних виступів посадових осіб, а також безпосереднє доведення
інформації до зацікавлених осіб (усно, письмово).

Системний підхід до аналізу інформаційного забезпечення місцевого
самоврядування має опосередковувати дослідження його змістовного
(функціонального), організаційного та технологічного аспектів у їх
взаємозв’язку, взаємообумовленості з точки зору змісту (що робиться),
організації (ким робиться), технології (як робиться).

Зокрема, змістовна характеристика інформаційного забезпечення має
відповідати на запитання: що робиться в процесі його здійснення
відповідно до об’єкта застосування, «обслуговування», якими є його
функції»? Цим об’єктом є саме система місцевого самоврядування.

Визначальними функціями інформаційного забезпечення, зокрема, є:

інформативна функція — забезпечує поінформованість (рівень об’єктивних
знань) суб’єктів місцевого самоврядування відповідно до їх завдань,
функцій, повноважень, інтересів;

організаційна функція — зумовлює скоординованість дій всіх учасників
здійснення процесу самоврядування, відповідно до населення -спричинює
розвиток політичної, правової культури, усвідомлення потреби участі у
вирішенні питань місцевого значення як соціальної спільності —
територіальної громади;

управлінська функція — регулювання відносин, що виникають в процесі
здійснення самоврядування в різних галузях місцевого господарства,
підстава для підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень,
контролю за їх виконанням тощо;

комунікативна функція — встановлення зв’язків «взаємозалежності» у
здійсненні завдань і функцій місцевого самоврядування, поєднання
інтересів усіх його суб’єктів.

Наведений перелік, зрозуміло, не вичерпує всіх можливостей такого
складного явища як інформаційне забезпечення.

Результативність інформаційного забезпечення самоврядування перебуває в
прямій залежності від скоординованості дій щодо встановлення зв’язків,
взаємообміну інформацією. Тому побудова його функціональної системи буде
неможлива без відповідних заходів організаційного характеру:
централізації інформації на відповідній території, визначення головного
суб’єкта, який реалізував би її та відповідав за впорядкування
інформаційних процесів на самоврядній території, вдосконалення роботи з
відомостями та ін. В якості таких правомірно розглядати представницькі
органи місцевого самоврядування — ради. Належною умовою успішного
функціонування забезпечення місцевого самоврядування в цілому є,
зокрема, впровадження в його структурі відповідного органу
функціональної моделі інформаційної системи (підсистеми) відповідних
елементів, операції яких відзначалися узгодженістю між собою,
послідовністю, оптимальністю застосування форм і засобів надання
інформації, визначенням достатнього обсягу відомостей тощо.

З огляду на загальну тенденцію всезростаючих технологічних аспектів
інформаційних процесів, доцільно вести мову щодо комплексу дій,
послідовне здійснення яких складає так званий інформаційний процес
(інакше кажучи, зміст інформаційного забезпечення). Усвідомлюючи
неможливість його детальної формалізації в межах конкретного
інформаційного зв’язку, можна виділити деякі з основних типових його
стадій, етапів:

перший етап передбачає постановку завдань відповідних інформаційних
зв’язків і цілей інформування, що випливають з них: не стихійне
розповсюдження, а цілеспрямоване надання відповідних відомостей, що
зумовлює в свою чергу структурованість цілей інформаційного
забезпечення;

другий етап — створення фонду відомостей, банку даних. Вихідним при
цьому має бути відбір інформації, що має відповідати виробленим
критеріям (таким, наприклад, як інформаційні потреби населення,
значимість для відповідної території тощо);

третій етап — оброблення інформації, її систематизація, внаслідок чого
відомості стають придатними для подальшого використання, сприймання;

четвертий етап — визначення найоптимальнішого режиму використання всіх
форм і засобів поширення (обміну) інформації, застосування
найраціональніших з них;

п’ятий етап — надання (поширення) інформації за допомогою цих форм і
засобів (засобів масової інформації, усних повідомлень депутатів та
інших).

Зрозуміло, що наведена схема лише в загальних рисах характеризує
інформаційні процеси, їх технологічні аспекти, але не є універсальною.
Залежно від конкретних завдань інформаційних взаємовідносин
функціонально-цільова модель відповідної системи (підсистеми) може
набувати найрізноманітніших елементів, форм тощо. Як уявляється,
ідеальної системи інформаційного забезпечення як і системи місцевого
самоврядування взагалі не існує. Реальність — перетворити її в ефективно
діючу. Зрозуміло, що ефективність функціонування подібної системи буде
залежати від конкретної організаційної структури (наприклад, підрозділу
ради, його виконавчого апарату), що візьме на себе обов’язок виконання
функцій інформаційного забезпечення.

Ради стосовно до інформаційних процесів системи місцевого самоврядування
виконують подвійну роль: вони є суб’єктом інформаційного забезпечення
(тими, хто інформує) та одержувачем відомостей як від своїх органів, так
і від зовнішніх джерел (зокрема, державних органів, підприємств,
організацій, трудових колективів та інших). Тому інформаційні зв’язки в
їх структурі умовно можуть бути поділені на такі напрями (підсистеми):
робота з упорядкування відносин системи самоврядування та інформаційне
забезпечення діяльності самих рад, їх органів. Певно, що кожен з
названих напрямів зумовлює свою організаційну структуру, завдання,
функції, форми та методи роботи з інформацією. Відповідна система
(підсистема) має бути налагоджена також у виконавчих структурах органів
місцевого самоврядування.

Зокрема, однією із визначальних характеристик місцевого самоврядування є
ступінь забезпечення можливості для кожного жителя території особисто
брати участь у процесах управління місцевими справами, що в сучасний
період перебуває на етапі набуття нової якості: від позбавлення громадян
психології пасивних спостерігачів за здійсненням влади і управління до
реального залучення їх до цього процесу. Досвід розвинутих країн
свідчить, що визначальним при цьому є залучення населення у процеси
вироблення та реалізації життєво важливих для території рішень, контроль
за їх виконанням, заохочення ініціативи громадян.

Оскільки інформаційне забезпечення має своїм змістом основні завдання і
функції місцевого самоврядування, то серед «дерева» цілей слід визначити
основну його мету — створення умов для вирішення питань місцевого
значення, налагодження ефективного управління території взагалі.

Виходячи із вказаної необхідності, в загальному вигляді організаційні
зусилля органів місцевого самоврядування мають спрямовуватись на:

— централізацію інформації, створення фонду відомостей (банку даних), що
підлягають доведенню до відома громадян, визначення їх оптимального
обсягу для кожного виду інформаційних зв’язків, визначення
найоптимальнішого режиму використання форм і методів обробки самої
інформації;

— встановлення відповідної інформаційної системи в рамках організаційних
структур ради;

— розробку та впровадження механізму обговорення населенням проектів
рішень, процедури врахування висловлених при цьому зауважень і
пропозицій (оскільки рішення, що приймаються відповідною радою, її
головою, мають відбивати інтереси як певних соціальних груп, так і всієї
територіальної громади), а відповідно визначаються зміст напрямків
інформаційних потоків, їх структуру.

Першочерговим в цьому переліку є, наприклад, визначення обсягу
інформації, потрібної громадянам. Чинне законодавство не дає вичерпної
відповіді, які конкретно відомості про роботу органів місцевого
самоврядування, з яких питань рішення в обов’язковому порядку мають
доводитися до відома населення. Не конкретизовані й форми та засоби
інформування. Таким чином, забезпечення інформаційних процесів у
місцевому самоврядуванні залежить від розв’язання, зокрема, проблеми
відбору з обсягу відомостей саме тих, які мають надаватися громадянам в
обов’язковому порядку з метою створення умов для їх компетентної участі
в процесах самоврядування, вдосконалення форм та методів їх поширення.

Громадська думка, виконуючи свою інформаційну функцію, допомагає також
органу самоврядування не тільки виявляти місцеві проблеми, але є основою
вироблення управлінського рішення. На підставі одержаної інформації
апарат ради має нагоду «виправляти» проекти рішень, інших документів, що
мають важливе значення для місцевого життя, забезпечити їх соціальну
обумовленість. Зрозуміло, що така можливість стає реальною за умов, коли
територіальна громада заздалегідь ознайомлена з відповідними проектами.
Громадська думка своєрідний зворотний зв’язок, що свідчить про
результативність як власне інформаційного, так і загалом управлінського
впливу.

В загальному вигляді перспектива поліпшення інформаційної діяльності
рад, а отже, як ефективного функціонування системи місцевого
самоврядування, так і системи управління територією, пов’язана з
вирішенням цілого комплексу питань організаційного, правового,
методичного характеру.

І насамперед — це необхідність централізації інформації на відповідній
території на засадах запровадження ідей інформатизації, створення єдиної
для всіх структур місцевого самоврядування інформаційної системи банків
даних. Досвід розвинених зарубіжних країн свідчить про доцільність
розробки та функціонування відповідної системи, яка б характеризувала
суспільно-територіальні відносини в регіоні, відтворювала його
інформаційний «образ» (специфіку структурних особливостей виробництва,
його обсяги, рівень економічного та соціального розвитку, стан
екологічної ситуації, якості життя населення та іншу інформацію).

В сучасних умовах існує нагальна потреба комплексного інформаційного
забезпечення розвитку територій. Зокрема, важливого значення у
теоретичному та практичному аспектах набуває доцільність розробки
структурно-функціональної моделі інформаційної системи, яка б
об’єднувала загальнодержавні центри правової, статистичної,
науково-технічної, економічної та інших видів інформації, та регіональні
(територіальні) — на рівні областей, районів, міст, селищ, сіл. Це
забезпечило б необхідні передумови для інтеграції, уніфікації та
типізації інформаційних відносин, для вироблення єдиної інформаційної
стратегії управління територією загалом.

Питання для розгляду та обговорення

Сутність інформації та її роль в аналітичному дослідженні.

Які основні вимоги висуваються до системи економічної інформації?

Джерела аналітичної інформації та особливості їх формування і
використання.

Обгрунтуйте суть поняття „інформаційне забезпечення”.

Назвіть види інформації.

Як здійснюється перевірка доброякісної інформації за формою і змістом?

Назвіть форми перевірки інформації на достовірність. В чому полягає їх
суть?

Вимоги до інформації, що використовується органами державного
управління.

Поняття і види інформаційної системи управління.

Функції інформаційного забезпечення місцевого самоврядування.

Інформаційний процес. Етапи його здійснення.

Обліково-статистична

Аналітично-пошукова

Планово-бюджетна

Нормативна

Інформація з інших джерел

Матеріали аналізу, аудиту і ревізій

Аналітична інформація

Дані масових джерел інформації

Матеріали зборів, нарад, з’їздів і ін.

Звітність

Податкова декларація

Бухгалтерський баланс

Кошториси

Плани-проекти

Положення про штатний розпис, права, обов’язки і відповідальність,
матеріальне стимулюванння персоналу

Економічні нормативи

Постанови, інструкції, положення, рішення, рекомендації, вказівки

Кодекси законів

Укази Президента, Закони Верховної Ради, декрети Кабінету Міністрів
України

Законодавчо-правова

Похожие записи