HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

Еволюція документа

Людське суспільство вподовж своєї багатовікової історії відчувало
потребу в фіксуванні своїх думок і дій на будь-яких носіях з метою їх
передачі у просторі і часі. В той самий час, розвиваючи навички
писемності, людство відшукувало і вдосконалювало матеріали, придатні для
використання в ролі таких носіїв — від глиняних, бронзових і воскових
табличок, папірусу, пергаменту, бересту до паперу та найсучасніших
електронних носіїв. Кожний новий етап цього пошуку супроводжувався
докорінними змінами у способах фіксування інформації і технології її
опрацювання. Незважаючи на революційні зміни в науково-технічній і
технологічній сферах, що відбуваються на наших очах, найбільш
адаптованим і ефективним носієм досі залишається папір. Ось чому у всіх
країнах світу найбільш поширеною формою документування людської
діяльності є документ на паперовій основі. Нові технології значно
змінюють наші уявлення про інформаційний простір, хоча вони не
скасовують паперовий документ як найбільш традиційний і такий, що
відповідає юридичному статусу документа в будь-якому куточку світу і в
будь-яких комунікаційних системах.

Документ у його сучасному вигляді є результатом історичного розвитку
людства. Ми не маємо чіткого уявлення про характер письмен Давньої Русі
дохристиянського періоду, хоча окремі свідчення про них зустрічаються в
арабських джерелах. Вони містять згадки про Херсонес і знайдені там
богослужебні книги на основі руської писемності. Окремі дослідники
схиляються до думки, що вони були написані глаголицею. Інші вважають, що
мова йде про скандинавське рунічне письмо. Так чи інакше, але ще до
прийняття християнства східні слов’яни використовували специфічні
письмові символи для вираження певних понять і навіть написання цілих
висловів. Це могли бути і елементи фігурного письма. Можна також
припустити, що наші предки користувалися грецьким алфавітом, доповнюючи
його особливими знаками для відтворення на письмі тих звуків, яких не
існувало в грецькій мові — шиплячих і свистячих. Таке припущення
базується на дослідженні текстів договорів руських князів з Візантією,
що дійшли до наших днів. Їх складали у двох примірниках, на одному з
яких зазначались імена слов’янських послів, на другому — грецьких.
Останній примірник передавався київським князем. Завершальною частиною
такого договору був текст присяги, за яким сторони зобов’язувались
виконувати вимоги, кожна за своїм обрядом.

Точкою відліку в розвитку власне слов’янської писемності стало прийняття
християнства, що супроводжувалось інтенсивним надходженням у Київську
Русь грецької літератури. Цей потік рухався з Болгарії, яка в X ст.
переживала золотий пік своєї писемності. Цим самим шляхом потрапив у
Київську Русь слов’янський алфавіт — кирилиця. В цей період у письмовій
формі фіксувались різнохарактерні відомості, що були джерелом
інформації, розрахованим на суспільного і приватного споживача. В
історії документознавства цей період здобув назву письмоводства.

Документування в аналізований період розвивалось у відповідності з
потребами нових державних утворень, що виникли в результаті роздроблення
давньоруської держави, і відбивало відносини руських князівств між
собою, а також з іншими державами. Документи цього періоду вимагали
значних трудових і матеріальних витрат. Функціональне урізноманітнення
документів і розширення сфери їх використання потребувало прискорення і
спрощення їх оформлення. В ХШ-ХІУ ст. відбувається поступовий перехід у
написанні документів від уставу і напівуставу до скоропису.

Південні слов’яни і русичі не знали папірусу. З давніх часів вони писали
на спеціально обробленій шкірі — пергаменті, що ввозився з заморських
країн. Їм так і не вдалось налагодити своє виробництво якісноґо
пергаменту, а ввезення його у великій кількості з інших країн було
економічно невигідним. У зв’язку з цим постало питання про заміну цього
дорогого матеріалу іншим, більш дешевим і зручним у користуванні, яким і
став папір. Порівняно з пергаментом він був дешевшим, легшим, більш
гнучким, краще піддавався згортанню і полегшував написання тексту.
Документ на паперовій основі стійко увійшов у повсякденне життя, став
його невід’ємним атрибутом. Виникла велика кількість нових видів
документів, число яких постійно і неухильно зростало.

Розширення сфери використання документів стало передумовою їх подальшої
спеціалізації. Так, зокрема, започатковується документування з метою
обліку фінансових і господарських операцій. Поступове вдосконалення
документаційного обігу сприяє розробці більш сталих формулярів того чи
іншого зразка документа. Відпрацьовується порядок засвідчення
документів. Виникає потреба у спеціально навчених людях, які здійснюють
виробництво документів на професійній основі, і, як наслідок,
з’являється необхідність у створенні спеціальних установ з налагодженою
системою управління виробництвом ділових паперів. З середини XVI до
кінця XVII ст. такими установами були прикази. Їх структура і
організація роботи була орієнтована на виконання різноманітних
документованих рішень. Приказ очолював дяк або суд’як, в особі якого
виконавча влада поєднувалася з судовою. Йому підпорядковувалась решта
піддячих і писарів, які і здійснювали власне документування. Воно
полягало у складанні указів, запитів, чолобитних, внаслідок чого
з’являлись нові документи — вироки, позики тощо. В історичних джерелах
така система документування виконавчих дій здобула назву приказного
діловодства.

Поступово в діловодстві складалась чітка класифікація і усталена
термінологія. Значна кількість документів, що створювались або
піддавались відповідній переробці, зосереджувалась у приказах і вимагала
певної систематизації. На той час документи писались на смужках паперу
шириною 15-17см — стовпцях. Кожний такий стовпець у хронологічному
порядку підклеювався до попереднього документа, утворюючи довгу смугу,
що скручувалась у сувій. Стандартний сувій мав довжину близько 54
метрів. Незручність обробки і подальшого використання таких документів
вимагала суттєвих змін у системі їх обліку, контролю і подальшого
зберігання. Від тих часів до нас дійшли канцелярські вирази, що мають
сьогодні сатирично-іронічне забарвлення. Так, наприклад, довгі сувої
називались «волокитою»; адже при їх розгортанні вони тяглися по підлозі.
Зрозуміло, що видобути з такого сувою необхідну інформацію було
непросто, а головне — довго. Тому, слово „волокита» в сучасному вжитку
означає довге очікування рішення в документаційному обслуговуванні.

На відміну від попереднього періоду, коли діловодство керувалося звичаєм
і канцелярською традицією, у XVIII ст. основні підходи і методи
документування в державних установах, а також форма документів
визначаються чинним законодавством кожної країни.

У різних країнах у різні історичні періоди державне регулювання всіх
процесів у роботі з документами здійснювалося шляхом закріплення певних
правил і норм спеціальними законодавчими і нормативно-правовими актами.
Такі правила не тільки відображали національні особливості, а й
використовували досвід інших країн, переважно більш розвинутих в
економічному відношенні. Так, діловодні устої Лівобережної України
(Гетьманщини) XVIII ст. складалися під впливом і на основі традицій
Київської Русі, досвіду Запорозької Січі, польського і литовського
правління, а також колезького діловодства Російської імперії.

Колезьке діловодство не можна вважати винаходом петровської епохи. Адже
самі об’єктивні зміни в політичному та економічному статусі російської
держави вимагали здійснення радикальних перетворень в управлінні
країною. Крім того, масштабність державного мислення обумовила звернення
російської влади до відповідного досвіду більш розвинутих країн Європи,
зокрема Данії і Швеції.

Реформа системи державного управління в Росії в першій чверті XVIII ст.
привела до створення ряду нових установ: Сенату, Синоду, колегій і
місцевих канцелярій. Це вимагало відповідного регулювання діловодства.
Численні законодавчі акти цього періоду містять вимоги і правила
підготовки та оформлення окремих видів документів. І тільки Генеральний
регламент від 28 лютого 1720 р. остаточно впорядкував систему
документування економічної і соціально-політичної сфери. Колезьке
діловодство, як воно тепер стало називатись, відрізнялось від приказного
дорадчим порядком обговорення і врегулювання справ, чіткою організацією
діяльності відповідних служб, уніфікацією найбільш поширених видів
документів. Так, у документаційний обіг поступово входять спеціальні
службові аркуші бланки; впроваджується спеціальна форма обліку і
контролю за виконанням документованих рішень — журнал; використовуються
спеціальні атрибути для засвідчення документів — печатки, штампи тощо.
Від колезького діловодства бере початок значна кількість видів
документів, що існують і сьогодні.

До Генерального регламенту додавався спеціальний список іншомовних слів
із їх тлумаченням та визначень основних понять. Документ у ньому
трактувався як «писаний доказ», а такі види документів, як грамоти,
накази мали назву указів, регламентів, інструкцій. Хід обговорення
різних питань фіксувався в таких документах, як протокол та резолюція.
Основними термінами у сфері листування були „лист» і „кореспонденція».
Доповідні записки і реляції називались «відписками», повідомлення про
виконання указів — «екзекуціями». Жалувані грамоти були перейменовані на
дипломи, а чолобитні — на прохання.

Розвиток колезького діловодства характеризується його бюрократизацією і
посиленням ролі документа як носія певної інформації.

Упродовж XVIII ст. було здійснено ряд заходів, що обмежували автономію
України. Це, зокрема, наступ на права козацької старшини паралельно з
пошуком у її особі союзника шляхом відновлення її привілеїв і виборності
гетьманів. З початку 1722 р. функція контролю за діяльністю гетьмана
була покладена на Малоросійську колегію, що діяла у Глухові. Нагляд за
козачою старшиною в містах здійснювали коменданти. Після скасування в
1727 р. Малоросійської колегії Україна управлялась колегіальним органом,
що складався з державних службовців і представників козацької старшини —
Правлінням гетьманського уряду. Ділова документація Гетьманщини
зосереджувалася в адміністративно-територіальних органах влади.

Ще в ході визвольної війни українського народу 1648-1654 рр. склалась
українська державність, визначився місцевий
адміністративно-територіальний устрій, в основу якого був покладений
поділ козацького війська за територіальною ознакою на полки і сотні.
Вищим військово-адміністративним козацьким органом, через який гетьманом
реалізувались його військові і цивільні владні повноваження, була
Генеральна військова канцелярія де готувалась документація з різних
питань державного і суспільного життя. Кожний вид документа мав свою
назву і чітко визначену форму. Найбільш вживаними були універсали,
накази, привілеї, листи, договори, статті, інструкції тощо. З 1721 р.
Генеральна військова канцелярія набула статусу особливого
адміністративного колегіального органу з правом розгляду і розв’язання
важливих питань поточного державного управління, видання указів і
розпоряджень нарівні з гетьманом.

Найбільш поширеними органами виконавчої влади на місцях були полкові
канцелярії. Очолював канцелярію полковий писар, а до її штату входили
старші канцеляристи і канцеляристи. Полковими канцеляріями складались
кампути — списки козаків, супроводжувані відомостями про їх майнове
становище, проходження ними військової служби. Цими установами
видавались також універсали, накази, листи полковників тощо.

Полкова канцелярія вела діловодство спільно з полковими судами.
Практично діяльність цих органів полкової влади майже не
розмежовувалась. Очолювались вони полковником.

@?

@?

@?

@?

«рішення щодо завершення цих справ. Матеріали про карні злочини
фіксувались у «Карній книзі».

Царським указом від 1715 р. в Україні запроваджені сотенні канцелярії.
Сотенна старшина (осавул, писар і хорунжий) рекомендувала трьох
претендентів на посаду сотника, а гетьман і царські урядовці
затверджували одного з них на цій посаді. Сотенну канцелярію очолював
писар. У веденні діловодства йому допомагали підписки. Сотенні
канцелярії нерідко здійснювали ратушне діловодство, іноді фіксуючи
справи в міських актових книгах.

У 1781 р. на Україні скасовано адміністративно-територіальний поділ на
полки і сотні. Царським указом «Про відновлення в Малоросії правління і
судовиробництва у відповідності з тамтешніми правилами і давніми
обрядами» від 1796 р. було засновано Генеральний суд, а в повітах —
земські (з цивільних справ) і підкормські (з межових справ) суди.

У цей самий час діловодство в Західній Україні переживало період свого
становлення. Західноукраїнські землі, що в 1772 р. в результаті поділу
Речі Посполитої відійшли до Австрії, здобули назву Королівства Галичини
і Лодомерії Австрійські власті розпочали на цій території реорганізацію
органів державної влади і управління з запровадженням системи
діловодства, прийнятої у відповідних установах метрополії. Хоча ще
деякий час цілий ряд установ (передусім суди, а також міські та сільські
управління) здійснював діловодство за польськими правилами.

Порядок і спосіб ведення діловодства в адміністративних установах
Галичини був однаковим для всіх. Найбільш типовою адміністративною
установою було Галицьке губернаторство, в якому велось звичайне (просте)
і таємне діловодство. Згідно з інструкцією 1773 р. діловодство в
губернаторстві вела канцелярія, що поділялась на 4 секції: бюро
реєстрації (інакше — подавчий протокол); бюро референтів, експедиція,
реєстратура (інакше — архів). Із введенням нової маніпуляції (1 січня
1784 р.) впроваджено журнали реєстрації вхідної документації
(ексгібітів). Для реєстрації документів секретного змісту
використовувалися спеціальні журнали. Зареєстрована вхідна документація
надходила в бюро референтів, а потім передавалась на розгляд відповідним
референтам чи департаментам. Документ, що вимагає відповіді, надсилався
в експедицію, а призначений для зберігання — в реєстратуру (архів). Тут
документи складалися в так звані стоси строго за вхідними реєстраційними
номерами і датою надходження. Документи, одержані протягом одного року,
зв’язувались у в’язки — фасцикули. Особливістю австрійського діловодства
було його ведення на аркушах великого формату, що називались
конволютами. Це по суті документальні додатки, які через свій формат не
могли бути приєднані до документів, зібраних у фасцикулах.

З 1772 по 1787 рр. діловодство у всіх адміністративних установах
Галичини велось латинською і німецькою мовами. Введення німецької мови в
усіх державних установах Галичини офіційно оформлено в 1787 р. Поряд з
німецькою з 1869 р. дозволялось також ведення документації польською і
українською мовами. Але на практиці вживання української мови було дуже
обмеженим. У Львові українською мовою деякий час видавався «Вісник
законів». Така система діловодства проіснувала на території Галичини аж
до розпаду в 1918 р. Австро-Угорської імперії і переходу влади до
української буржуазії, супроводжуваного створенням ЗУНР. Восени 1919 р.
ЗУНР була розгромлена поляками при підтримці держав Антанти, і Західна
Україна знову увійшла до складу Польщі. Місцеві адміністративні установи
черговий раз перейшли на польську систему діловодства, доки в 1921 р.
польське намісництво не припинило свого існування.

Ділове письмо XVIII ст. відзначається стилістичною єдністю, що
виявляється в однотипному розташуванні текстів різних законодавчих
актів, єдиній композиційній побудові тексту близьких за жанром актів
(заголовок, титул, окремі формулярні рубрики і т. ін.), мотивованому
вживанні термінів і канцеляризмів.

З огляду на зміст документів цього періоду їх можна поділити на такі
групи: адміністративно-розпорядчі; фінансові; документи збирання
контрибуцій; торговельні документи; воєнні, і судові документи;
документи приватного характеру. Ці документальні джерела відображають
особливості ділової мови того часу. Для неї характерні специфічні слова
і звороти, а також канцеляризми, що формувались при створенні офіційних
документів. У процесі розвитку діловодства виникли такі види документів,
як універсали, укази, постанови, рішення, директиви, циркуляри,
донесення, звернення, рескрипти, ноти, дипломи, патенти, протоколи,
протести, присяга, купчі, закладні, векселі, мемуари тощо.

З початку XIX ст. на Лівобережній Україні встановлюється режим
абсолютного монархічного правління, що відобразилось і на документації
того часу.

Губернською реформою 1775 р. визначено структуру губернського устрою, що
базувалось на розмежуванні адміністративних, судових і фінансових
функцій.

У Правобережній Україні після приєднання її до Росії (1793р.) також були
відкриті загальнодержавні установи єдиного зразка. Створене в 1815 р. у
складі Росії Королівство Польське мало свою автономію, але фактично
адміністративні Функції виконували царські намісники. Королівство
поділялось на вісім воєводств, а ті, в свою чергу, на повіти. До складу
королівства входили також західноукраїнські землі.

Указом 1811 р. «Заснування міністерств» петровські колегії було
скасовано і замість них створено міністерства, які мали таку структуру:
департаменти, рада міністрів, загальні присутні департаментів,
канцелярія міністра. Департаменти і канцелярія міністра поділялись
відповідно на відділення і столи. Периферійні райони управлялись
намісництвом, якому підпорядковувались генерал-губернаторства, а цим
останнім -області, далі — округи і т. ін. Указом був уніфікований
регламент документування для центрального апарату управління і для
місцевих органів.

Особлива увага у виконавчому діловодстві приділялась листуванню і
відносинам між центральними та місцевими установами. З цією метою в XIX
ст. широко використовувалися бланки, що виготовлялися друкарським
способом (набирались або гравірувались). На бланку зазначались назва
установи-відправника, її структурного підрозділу (департамент,
відділення, стіл). Після тексту вказувались дата складання листа і його
реєстраційний номер. Листування велось переважно між такими інстанціями:
вищими присутственими органами і властями; присутственими місцями
однакового ієрархічного рівня управління; низовими і вищими ланками
управління.

Вищими присутственими органами влади надсилались у нижчі укази, накази,
записки, подання. Царю належала прерогатива видання маніфестів,
рескриптів, повелінь, іменних указів. Укази видавались також Сенатом,
губернськими управліннями, судовими установами. Різні за своїм
ієрархічним рівнем управлінські інстанції підтримували між собою
документаційні відносини за допомогою листів, повідомлень, відношень.
Відповіді низових ланок виконавчої влади вищим органам оформлялись у
вигляді рапортів і донесень.

До письмових актів пристосованих місць належали судові журнали,
протоколи, настільні реєстри, доповідні книги, вхідні і вихідні
документи, судові визначення, межові книги тощо

Зростання продуктивних сил у другій половині XIX ст. ускладнило
документаційне забезпечення державних установ. Бюрократизм службового
листування, роздута звітність, чиношанування, формалізм визначають
характер системи документування і організації діловодства цього періоду,
що здобула назву виконавчої. Відомий вислів «покласти під сукно»
породжений саме виконавчим діловодством у Російській імперії.

У середині XIX ст. було визначено і законодавчо закріплено порядок
документування діяльності товариств з торгівлі, страхування, перевезень
і деяких інших сфер підприємництва. Ці товариства були представлені
трьома основними типами: повне товариство, товариство на довірі або за
вкладенням, товариство за дільницями або компанія. Розроблялися статути,
що визначали права, обов’язки і порядок їх діяльності. Після висновку
відповідного міністерства статут затверджувався Комітетом міністрів.
Статути товариств з особливими привілеями затверджувалися Державною
радою.

Документування угод і контрактів називалось «обрядом чинення актів».
Більшість з них укладалась за обов’язковою формою. Наглядачі і иисці
повинні були «з точністю дотримуватися правил» укладання актів. Не
припускалися «скобління», поправки, приписки. Навіть незначні
виправлення в тексті мали супроводжуватися спеціальним застереженням.

Канцелярські традиції і канони, що увійшли у практику організації
діяльності державних установ, перетворились на гальмівний фактор у
функціонуванні приватних підприємств, банків, заводів, фабрик,
торговельних фірм тощо.

Розвиток промисловості, вдосконалення їх технічного оснащення
супроводжувались докорінними змінами в галузі проектної і технічної
документації. Ці процеси активізувались також під впливом винайдення у
другій половині XIX ст. нових способів документування (фотографування,
звукозапису, стенографії), засобів передачі інформації (телеграфу,
телефону), а також створення, копіювання і розмноження документів
(друкарських машинок, гектографа, шапірографа, ротатора і т. ін.).

У другій половині XIX — на початку XX ст. відбувалася швидка зміна і
вдосконалення засобів створення і обробки документів, розширювалася
сфера їх використання. Офіційний документ виконував конкретні функції і
в державному управлінні, і у приватному бізнесі. В цей період документ
перетворюється із звичайного носія інформації на матеріальний об’єкт,
який обумовлює різноманітні дії і регулює процеси в середовищі суб’єктів
цих дій. Таке призначення документа диктувало потребу у спеціально
навчених фахівцях і наявності мережі освітніх закладів для їх
підготовки. В середині XIX ст. на промислових підприємствах Петербурга
вводиться посада секретаря і відкриваються курси та факультети з
вивчення секретарської справи. В 1868 р. у Харкові почали діяти перші в
Росії секретарські курси (для порівняння: в США подібні навчальні
заклади з’явились тільки в 1879 р., в Англії і Франції — у 1900— 1907
рр.). Починаючи з 1884 р. в Росії виходило вісім спеціалізованих
журналів з питань конторської і секретарської праці -«Вестник контор и
канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенография» та ін..

Тенденції оптимізації процесів документування протягом XX ст. залишались
незмінними і були спрямовані на спрощення технології підготовки та
оформлення документів, розмежування існуючих документних форм за
змістовою ознакою, тобто їх систематизацію на основі функціонального
призначення. Ще одним напрямом був пошук шляхів удосконалених технічних
засобів і пристроїв для створення, передачі, обробки і зберігання
документів.

Таким чином, у широкому розумінні поняття „документ» можна визначити як
матеріальний об’єкт з відбиттям на ньому одним із відомих людству
способів інформації, що існує в певному просторі і часі.

Виходячи з цього визначення, документи можна класифікувати за такими
основними ознаками:

? за матеріальними носіями (унікальні, паперові, кінофо-тофоно-,
електронні);

за способом запису інформації (рукописні, зображувальні, друковані,
кодовані);

за сприйняттям інформації (візуально зрозумілі, ті, що вимагають
технічних пристроїв, дешифрування);

за походженням (особисті — приватні, приватно-офіційні; офіційні —
законодавчі, нормативні, науково-технічні, управлінські);

? за достовірністю (оригінали, копії, дублікати).

Феномен документа починає вивчатись лише у XX ст. Різноаспектний
науковий аналіз його складових — інформації та матеріального носія — є
прерогативою ряду наукових дисциплін, що визначили об’єктом свого
дослідження документ. У сфері ж менеджменту документ, відбиваючи зміст
процесу управління, виконує ще й роль міжгалузевого засобу зв’язку, за
допомогою якого кожна із сторін намагається досягти своєї мети.

HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

Похожие записи