HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

РЕФЕРАТ

на тему:

“Єдина державна система діловодства”

ПЛАН

Вступ

1. Поняття системи документації

2. Єдина державна система діловодства

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

Документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають
факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності
людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом:
письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою
звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконує інформаційну
функцію. Але він виконує й інші функції: передачу інформації на
відстані, накопичення та зберігання інформації, доказу, обліку. В
управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція.
Документ якнайтісніше пов’язаний з усіма формами управлінської
діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління
функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю та ін.

Сукупність робіт, зв’язаних із створенням документів, їхньою
реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і збереженням, називається
діловодством.

Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх
роботи підприємства. Діловодство на підприємствах і в заснуваннях
ведеться на основі єдиної державної системи діловодства.

Єдина державна система діловодства допомагає уникнути надмірностей і
дублювання в роботі, тому що в ній сформовані однакові вимоги й
рекомендації з питанням підготовки документів, організації
документообігу, обліку й пошуку інформації, здійснення контролю за
використанням документів і угрупованням їх у справи.

Наукова організація діловодства й культура його ведення позитивно
впливають на всю господарську діяльність підприємства. Діловодство
повинне бути простим і оперативним.

Під діловодством розуміється діяльність апарата керування, що охоплює
питання документування й організації роботи з документами в процесі
здійснення їм управлінських функцій. Головною задачею діловодства є
забезпечення швидкої, безперебійної і ефективної роботи заснувань.

1. Поняття системи документації

Один окремий документ — це одиничний акт документування. Діяльність
суб’єкта відображає сукупність документів, взаємопов’язаних та
взаємодіючих, які становлять системи документації. ГОСТ 6.10.1-88
«Уніфіковані системи документації. Основні положення» визначає систему
документації як сукупність взаємопов’язаних документів, що
застосовуються у певній сфері діяльності.

Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об’єктів та
їх.суб’єктів, можна виявити значну кількість систем документації,
взаємопов’язаних та підпорядкованих.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на
ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну
систему документації, яка включає всі види систем документації, що
виникають та взаємодіють в державі. Вона розподіляється на ряд
підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними,
функціональними, за рівнем управління тощо).

В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні,
які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації.
Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична,
матеріально-технічного постачання, фінансування та ін. — в тому або
іншому обсязі властиві для всіх органів управління.

Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і,
відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення
(об’єкти та їх суб’єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).

Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна
поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Можна також розподілити
системи документації за рівнем управління, наприклад, системи
документації по міністерству освіти, вузу, школі та ін.

Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно
взаємопов’язані.

Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження
автоматизованих систем управління вимагали приведення документів до
однорідності як за формою, так і щодо послідовності розташування в них
інформації. З кінця 1960-тих років в колишньому Радянському Союзі набула
поширення діяльність з розробки уніфікованих систем документації, які
містять інформацію, необхідну для керівництва у певній сфері діяльності.
Створення уніфікованих систем документації’- один із найважливіших
напрямків розробки АСУ.

???????????????і уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів
проектуються на основі ГОСТу 6.10.5-87 «Уніфіковані системи
документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка».

У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів,
вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів.
Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об’єднаних за їх
функціональним призначенням і рівнем користування, -загальнодержавних,
галузевих та ін.

На підставі ГОСТ 6.10.5-87 складаються формуляри-зразки та уніфіковані
на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем
документації. Однак для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої
документації форми документів розробляються на основі державного
стандарту за ДСТУ 4163-2003 «Вимоги до оформлювання документів».

2. Єдина державна система діловодства

Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації
документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства,
затверджена Кабінетом Міністрів України.

Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований
комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення
документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення
або отримання документа і до відправлення його в архів.

В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення
документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату:

— уніфікація і стандартизація документів; раціональна організація обігу
документів і зберігання документів;

— економіка, планування та організація праці персоналу, що займається
діловодством;

— автоматизація та

— механізація праці управлінців.

У 1973 році, коли ЄДСД була створена, тільки починалось впровадження
EOT, тому основні положення ЄДСД базувались в основному на механізації
процесів складання і оформлення документів.

Впровадження ЄДСД дозволило досягнути певної однорідності в організації
діловодства в країні. В рамках ЄДСД були розроблені перші стандарти на
уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Основні
положення ЄДСД і ГОСТи на УСОРД стали головними нормативно-методичними
документами, на підставі яких організовувалось і удосконалювалось
документаційне обслуговування в СРСР в 70-80 pp. XX ст.

Впровадження ЄДСД в апаратах міністерств і відомств не тільки дозволило
привести документаційне обслуговування у відносну однорідність в галузі,
але й створило передумови для переходу до активного впровадження АСУ.

Впровадження EOT в управлінні, в свою чергу, вимагає переробки основних
положень ЄДСД з урахуванням змін технологій складання і опрацювання
документів.

У наш час підготовлена і діє як нормативно-методичний документ нова
редакція ЄДСД, яка отримала назву Державної системи документаційного
забезпечення управління (ДСДЗУ). Ця система базується вже на ЕОМ, але
водночас враховує і можливості традиційного ручного опрацювання
документів.

Висновок

Отже, Єдина державна система діловодства (ЄДСД) — це науково
упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій, що визначають
і регламентують відповідні процеси в установах, організаціях і
підприємствах. ЄДСД народилася в СРСР і включала в себе держстандарти,
законодавчі акти, рішення директивних органів, містила єдині правила
складання і оформлення документів, раціональні принципи документообігу,
єдині правила створення обліково-довідкового апарату, форми і методи
контролю виконання документів, правила складання номенклатури і принципи
формування справ, правила підготовки справ до подальшого зберігання і
використання, рекомендації щодо підвищення ефективності праці. Існував і
відповідний інститут — Всесоюзний науково-дослідний інститут
документоведення і архівної справи.

Саме на основі ЄДСД створювались в свій час всі міністерські і відомчі
накази, настанови, інструкції з ведення діловодства, покладені сьогодні
в основу сучасної української паперотворчості. Сучасне національне
діловодство являє собою систему, успадковану і устояну за багато років.

Список використаної літератури

Андреева В.И. Делопроизводство. – М., 2005.

Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Навчальний посібник. – К., 2006.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2000.-
384 с.

Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в
менеджменті. Навчальний посібник. Київ: ТОВ «УВПК «ЕксОб»,  2002, 272 с.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное
обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М;
Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.

Организация работы с документами. – М., 1998.

Основи діловодства / Упорядник М.І.Машин. – К., 2004.

PAGE

PAGE 2

Похожие записи