HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

РЕФЕРАТ

на тему:

“Діловодство і його значення

в управлінській діяльності”

ПЛАН

Вступ

1. Поняття і місце діловодства в управлінській діяльності

2. Різновиди діловодства, їх функції

3. Культура керування організацією діловодства в установі

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Управління будь-яким об’єктом (галуззю, підприємством, підрозділом тощо)
— це процес отримання, опрацювання і передачі інформації. Під
інформацією розуміють відомості про навколишній світ і про процеси, які
відбуваються в ньому, та їх сприйняття людиною або спеціальними
приладами. З точки зору змісту або сфери діяльності, у якій
використовується інформація, її умовно поділяють на управлінську,
наукову, технічну, медичну тощо. Управлінська інформація — це
інформація, якою послуговуються заклади, організації, підприємства з
метою управління відповідними об’єктами.

Управлінська інформація повинна бути повною, оперативною, достовірною.
Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути необхідним і
достатнім для прийняття управлінських рішень. Брак інформації призводить
до прийняття хибних рішень або знижує їх обґрунтованість, надлишок
інформації, наслідком якого є збільшення обсягу повідомлення без
підвищення його інформативності, пов’язаний з додатковими витратами
праці і часу робітників-управлінців.

Інформація повинна бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі
й опрацювання стан об’єкта, до якого вона відноситься, не змінився.
Більшість інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це
обов’язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних
умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можливо тільки за
попередньої її фіксації. Основною одиницею офіційно-ділового стилю є
документ. Документи використовуються в різних сферах людської
діяльності. Вони є об’єктом дослідження різноманітних наукових
дисциплін, тому поняття «документ» багатозначне і залежить від того, де
і для чого він використовується. Документи мають правове значення,
оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також
використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській
діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так,
планування відбувається за допомогою різних планів; облік — у вигляді
складання І опрацювання статистичної бухгалтерської та
оперативно-технічної документації; інструктування — шляхом видання
інструкцій, методичних вказівок; контроль — збиранням відомостей
(письмово) і виданням вказівок тощо.

В даному рефераті розглянемо значення діловодства в управлінській
діяльності.

1. Поняття і місце діловодства в управлінській діяльності

1. Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і
організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
Основними елементами діловодства є письмові документи і документування,
а саме створення документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної
роботи підприємства, установи чи організації.

Складові частини діловодства – система документації, система
документування, організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між
собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними
рисами. Існує багато систем документації. Наприклад, система
управлінських документів, яка має багато підсистем – функціональні,
міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить
планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем
належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До
міжгалузевих – документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці
системи поділяються на підсистеми, останні – на більш дрібні сукупності
документів.

Система документування – це сукупність процесів і прийомів створення
всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході
здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по
складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню
документів. Система документування передбачає наявність відповідних
вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені
законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД),
інструкціями, відомчими норматичними документами з питань діловодства.
Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу
документацію. Деякі положення є обов’язковими для виконання, інші мають
рекомендаційний характер.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують
рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом,
реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ,
довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і
використання документів.

2. Різновиди діловодства, їх функції

Адміністративне (загальне) діловодство – це операції по документуванню
розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства.
Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої
діяльності органів державного управління називаються
організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).

Організаційно-розпорядча документація створюється і використовується в
різних органах управління – Кабінеті міністрів, міністерствах,
відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін.

Усі документи системи ОРД можна поділити на 5 груп:

організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних
питаннях, вказівки);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та
пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори
та ін.);

з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки,
особові картки, характеристики та ін.);

особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян,
автобіографії, розписки, доручення та ін.).

Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємств
країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які
використовуються в управлінні.

Уніфікація – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів
управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних
форм та правил складання та оформлення документів. Уніфікація документів
включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів
документів, встановлення певного кола ділових паперів з допомогою яких
здійснюється управлінська діяльність.

Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для
кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як
транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед
спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне,
військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Діловодство в установах організовується в залежності від їх виду,
особливостей роботи, об’єму документообігу. Об’єм документообігу
визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік.
В залежності від об’єму документообігу установи поділяються на чотири
категорії: з об’ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від
25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000
документів на рік.

В залежності від структури установи і об’єму документообігу система
ведення діловодства може бути: а) централізована – застосовується в
установах з документообігом до 10000 документів на рік, з невеликою
кількістю структурних підрозділів; б) децентралізована – в установах з
територіально відокремленими структурними підрозділами і документообігом
понад 100000 документів на рік.

3. Відповідно до діючого законодавства органи управління створюють:

Кабінет міністрів – постанови і розпорядження;

міністерства – накази, інструкції, вказівки;

державні комітети і комісії – постанови, інструкції, вказівки;

головні управління та управління при КМУ – накази, інструкції, вказівки;

виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи – рішення
(виконкоми), розпорядження (виконкоми), накази (управління та відділи
виконкомів);

власники промислових та виробничих об’єднань, фірм, трестів – накази,
інструкції, вказівки;

власники, підприємств, установ, організацій – накази, інструкції,
розпорядження (підприємства), вказівки.

Управлінські документи мають свої особливості:

створюються і використовуються органами управління у відповідності із
встановленою компетенцією і поставленими завданнями;

служать засобом закріплення функцій органів управління;

містять інформацію довідкового і правового характеру, відображають
природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

????????H?H????????????H?H????????????H?H????????????H?H????????????H?H?
??????????? ??H?H??????????????H?H??????????H?H?????процес їх створення,
форма, зміст, межі дії регулюються правовими нормами, що надає їм
загальнообов’язковість виконання.

Сукупність дій органів управління по створенню і використанню документів
називається документуванням управлінської діяльності.

Органи управління з найбільш важливих питань видають постанови, рішення,
накази; а з менш важливих – розпорядження, вказівки.

3. Культура керування організацією діловодства в установі

Культура служби діловодства досягається завдяки раціональній практичній
роботі з документацією, ефективному використанню
документно-інформаційних ресурсів, впровадженню сучасних комп’ютерних
технологій та  чіткій регламентації документообігу, результатом чого
буде виважене прийняття рішень на всіх рівнях управління.

Залежність культури служби діловодства від визначених в установі цілей,
застосовуваних інформаційних технологій, системи керування та
організаційної побудови.

Організаційна побудова служби діловодства залежить від: дотримання умов
її створення, зокрема через оптимальне поєднання централізації
управління з діяльністю первинних підрозділів, чітке визначення
обов’язків, прав та відповідальності працівників, максимальне
пристосування служби діловодства до роботи інших підрозділів;
розв’язання  проблем функціонування,  в тому числі  визначення ролі
служби діловодства в загальній структурі організації, укомплектування
служби висококваліфікованими документознавцями, забезпечення наявності
єдиного пакету  нормативно-правових,  розпорядчих  і  організаційних 
документів, створення умов досконалої організації діловодства в
установі; дотримання основних принципів діяльності, в тому числі
принципів єдності розпоряджень і персональної відповідальності,
принципів діапазону контролю, чіткого розмежування функцій,
пропорційності, гнучкості та економічності; з’ясування можливих причин
перебудови служби, що можуть бути викликані змінами в структурі і
штатній чисельності, обсягах виконуваних робіт,  структурі
документообігу,  інформаційних технологіях, а також у принципах побудови
діяльності апарату управління. Зауважено, що, перебудовуючи роботу
служби діловодства, необхідно визначити основні цілі і завдання щодо
впровадження цілісної системи документаційного забезпечення управління,
забезпечити її розвиток на основі інтеграції функцій працівників,
удосконалення системи їх підготовки і підвищення кваліфікації.

До основних напрямів удосконалення культури управління діловодством
відносяться: забезпечення ефективності управління через створення
цілісної системи виконання діловодних операцій; впровадження
інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керівництва
документно-інформаційними потоками й новітні застосування програмних
продуктів; дотримання мовленнєвої, праксеологічної та рефлексивної
культури як міри такту і відповідальності, показника визначення і
розвитку акмеологічних засад особистості; визначення сфер і рівнів
управління відповідно до існуючих морально-етичних норм та законів.
Іншими словами, наскільки вчинки керівника і його поведінка не ображають
інших, сприймаються схвально чи негативно; дотримання певних меж, в яких
може діяти керівник служби діловодства у конкретній ситуації, і що він
не повинен робити.

Саме культура управління діловодством має забезпечити єдину методологію
її застосування в усіх підрозділах організації, що прагнуть якісно
налагодити цей процес відповідно до діючих вимог. Зокрема, має бути
визначена відповідальність працівників організації за створювані ними
документи та раціональну роботу з ними. Основні правила роботи з
документами в організації мають бути зафіксовані в інструкції,
затвердженій вищим керівництвом, із зазначенням обов’язків усіх
працівників, які створюють, забезпечують рух документів та відповідають
за нього.

Загальні принципи культури управління діловодством повинні будуватися на
відпрацьованих методах і способах дотримання єдиних правил роботи з
документами в установах незалежно від їх підпорядкування, визначенні
повноважень та відповідальності працівників за організацію досконалого
виконання діловодних технологій і процедур.

Культура керування діловодством – це насамперед побудова цілісної
системи управління документаційним забезпеченням (СУДЗ), яка має
впроваджуватись за певним стратегічним планом. Хоча специфіка
діяльності, обсяги документообігу та структура установи можуть впливати
на особливості впровадження СУДЗ, її стратегія має будуватися за певними
циклами управління, включаючи збирання інформації й уточнення її
призначення, визначення кінцевої мети, з’ясування відмінностей між
можливими і бажаними результатами, оцінку альтернатив, розробку
стратегічного плану, організацію виконання запланованих заходів,
врахування особливостей перехідного періоду, а також контроль  і
коригування виконання плану.

Гуманізація підготовки керівників служб діловодства має виявлятись у
формуванні в них такої культури управління, яка б органічно поєднувала
сприйняття загальнолюдських моральних цінностей з етикою індивідуальної
відповідальності. Практичне вирішення цього завдання може здійснюватися
за такими напрямами: пізнання основ загальної культури, формування
економічної культури, розвиток правової культури і свідомості, виховання
сучасного рівня політичної культури, вдосконалення
психолого-педагогічної культури.

Висновки

Отже, значення діловодства у здійсненні процесу управління зумовлене
інформаційним забезпеченням процесів управління.

Інформаційне забезпечення управління складається з організації пошуку,
збору, зберігання та передачі інформації з метою її використання у
процесі рішення управлінських задач.

В організації інформаційного забезпечення центральна роль належить
документуванню. Сукупність управлінських організацій з утворення,
реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формуванню
справ, підготовки документів до зберігання називається — діловодством.
Діловодство — від старовинного «виробництво справ» — процес прийняття
рішень на підставі документів.

Задачі діловодства:

• забезпечення ефективного процесу управління;

• утворення документів;

• зберігання, забезпечення доступу до документів.

Діловодство включає такі поняття:

Документування — запис за встановленими формами управлінських рішень та
дій у цілях їх закріплення та передачі.

Документообіг — це рух документів в організації з моменту їх отримання
чи утворення до завершення виконання чи відправки.

Справа — сукупність документів чи документ, що відноситься до певного
питання чи галузі діяльності організації.

Документ — інформація, що записана на любому матеріалі, що видана чи
отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою, у любій організації для
використання у своїй діяльності.

Зміни у політичній, економічній та соціальній сферах життя України, її
інтеграція у європейське співтовариство, впровадження новітніх
технологій зумовлюють необхідність реформування й удосконалення всіх
напрямів інформаційного та документаційного забезпечення управління
(ДЗУ), починаючи від державних органів і завершуючи низовими установами,
підприємствами та організаціями. Реалізація цих процесів пов’язана із
підвищенням культури створення та організації функціонування службових
документів, яку нині переважно ототожнюють з культурою діловодства.
Водночас поняття “культура діловодства”, хоча і є  часто вживаним у
спеціальній літературі, ще не обиралося об’єктом наукового аналізу,
ґрунтовно не досліджувались передумови формування сучасної вітчизняної
культури діловодства та її елементів з позицій як управлінського
документознавства, так і як складової інформаційної культури та
технології менеджменту.

Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її
нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення,
впровадження у ДЗУ засобів інформатизації і стан підготовки
кваліфікованих документознавців свідчить, що в країні з 1991 р.
здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери
практичної діяльності.

Список використаної літератури

Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті:
Навч. посібник. — К.: ТОВ «УВПК «ЕксОб», 2003. — 272 с.

Культура діловодства як механізм документаційного забезпечення
управління // Економіка управління. – 2004. — №3. – С.87-91.

Палеха Ю.І. Визначення і структура культури діловодства//
Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2004. — №4.– С.
40-44.

Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К. : МАУП, 1997. –
344 с.

Управлінське документування. У 2-х частинах. – К.: Вид-во Європейського
університету. — 2001. – 557 с.

PAGE

PAGE 2

Похожие записи