HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

ДІЛОВОДСТВО І ДОКУМЕНТ

1. Історія розвитку діловодства в Україні

Документ з’являється у відповідь на суспільні потреби людини і
поширюється на її діяльність у соціальній, політичній, технічній та
інших сферах. У ході історичного розвитку складались і вдосконалювались
певні правила і норми, що регулювали інформаційне наповнення і зовнішній
вигляд самого документа і його носіїв. Поступово з рідкісного явища і
дорогої речі документ перетворився на звичний засіб письмового
спілкування людей. Аналіз його функціонування в різні історичні періоди
дозволяє виявити витоки багатьох сучасних проблем у сфері управління
соціально-економічними процесами.

Становлення документознавства як самостійної галузі знання починається
наприкінці XIX — на початку XX ст. Для початкового етапу його розвитку
характерна проблематика, пов’язана з визначенням місця і ролі документа
в житті суспільства.

Початково «документ», «документація» перекладалися з латині як «вчу»,
«сповіщаю». Пізніше їх зміст доповнився значеннями «доказ», «свідоцтво»,
що відповідало визначенню документа аж до XIX ст. Наступний період
позначився в історії людства цілим рядом інноваційних технологічних
змін, що обумовили суттєві суспільні перетворення. Цим пояснюється і
збільшення кількості письмових документів. Саме цей період започатковує
розуміння документа як джерела інформації, необхідної для регулювання
соціальних і управлінських процесів.

У широкому розумінні робота з документами в межах будь-яких структурних
груп ще з давніх часів отримала назву «діловодство». Діловодство
розвивалось разом із становленням і зміцненням державності і відбивало
її трансформації на шляху до більш складних форм управління. Вироблені
правила і норми базувались на попередньому досвіді роботи, традиціях або
чинному законодавстві.

З’ясуванню сутності поняття «документ» у XX ст. були присвячені
дослідження наукової школи документознавців під керівництвом К.Г.
Мітяєва. Ця група науковців надавала поняттю «документ» таких значень:

матеріальний результат окремого акта письмового (текстового),
образотворчого, звукового, комплексного (документальне кіно), машинного
(інформаційно-логічні технічні засоби) первинного документування явищ
об’єктивної дійсності та свідомої роботи людини;

засіб і спосіб збереження пам’яті про відображені в документах факти,
явища, події;

засіб і спосіб підтвердження, свідоцтва, встановлення, ідентифікації
зафіксованої в документі інформації;

засіб і спосіб правового доказу зафіксованих у документі фактів, тобто
встановлення певної юридичної сили документа;

засіб передачі відбитої в документі інформації в часі і просторі;

засіб і спосіб управлінської діяльності, зокрема її документаційного
забезпечення;

джерело історичних відомостей.

Ці змістові складові всебічно відбивають сутність поняття «документ»,
виходячи з різних критеріїв, і нібито накладаються один на одного.

Комплексні ознаки управлінського документа як джерела і засобу
інформації стали враховуватись і використовуватись в організації
документаційного забезпечення управління установ, підприємств і фірм
лише від початку 80-х рр. У цей час в Україні розвивається власна
наукова школа документознавства прикладної спрямованості11. Накопичений
досвід роботи в поєднанні зі світовими тенденціями в документаційному
забезпеченні управління стали основою створення і функціонування
Республіканського організаційно-методичного кабінету з діловодства при
Головному архівному управлінні УРСР. Його завдання полягали в аналізі
можливостей впровадження в різних установах уніфікованих систем
документації, повного або поступового автоматизованого контролю за
виконанням документів; узагальнення досвіду окремих установ і навіть
цілих документації; наданні пропозицій щодо вдосконалення
документаційних галузей з цих питань; розробці типових методичних
документів для систематизації забезпечення управління в органах
виконавчої влади всіх рівнів управління в Україні12.

На цьому етапі документознавчі дослідження різних наукових шкіл
спрямовуються на вдосконалення самого документа як інструмента
управління, джерела інформації, підставного доказу тих чи інших дій.

Сучасне документознавство базується не лише на власних теоретичних
напрацюваннях, а й послуговується науковими здобутками інших галузей
знання. Так, очевидним є зв’язок документознавства з інформатикою, що
виявляється у використанні властивих їй методів збирання, переробки,
зберігання, пошуку і поширення інформації. Інформатика, в свою чергу,
користується управлінськими даними як джерелом інформації.

В Україні з заснуванням у 90-х р. науково-дослідного інституту
документознавства та архівної справи (УДНДІАСД) змінилась сама концепція
документознавства, що ґрунтується на більш широкому трактуванні поняття
«документ» порівняно з традиційним (тобто включає не тільки управлінські
документи, а й публікації). Таке розуміння засноване на більш загальних
підходах до його аналізу. Дослідження в цій сфері спрямовані на
опрацювання питань теорії документа, вивчення закономірностей генезису
та еволюції документа…»16.

Світові тенденції розвитку документознавства сьогодні більше спрямовані
на прикладні дослідження з залученням наукових напрацювань з інших
галузей знання — інформатики, економіки, менеджменту,
бібліотекознавства, архівознавства, юриспруденції та ін. Основним
напрямом таких досліджень залишаються уніфікація і стандартизація як
процес відбору певних компонентів на основі їх однаковості і
взаємозв’язку, що забезпечить сприйняття сучасного документа в будь-яких
комунікаційних системах. При цьому спостерігається поєднання інтересів
користувачів (організацій, фірм, підприємств) і розробників подібних
систем документації. Уніфікація передбачає не тільки жорстке
встановлення певних форм документів і методів роботи з ними, а й
поповнення уніфікованих систем документації новими видами і різновидами
документів, внесення змін і доповнень у наявні форми або їх виключення з
обігу в разі, якщо вони невідповідають сучасним завданням економічного і
суспільного розвитку. В Україні функціонує близько 20 уніфікованих
систем документації, закріплених відповідними державними стандартами і
зведених до єдиного Державного класифікатора управлінської документації.
Уніфіковані доку-ментні форми підпорядковуються вимогам міжнародних
стандартів та інтересам євроінтеграції.

Сучасний економічний розвиток ставить суспільство перед необхідністю
розв’язання комплексу проблем, пов’язаних перш за все з ефективним
використанням достовірної, своєчасної і достатньої управлінської
інформації. Комунікативний зв’язок між різними рівнями державного
управління, суб’єктами та об’єктами підприємницької діяльності,
міжнародними партнерами будується на основі певних вимог і правил, що
встановлюються відповідними нормативними документами.

Попри значне поширення в сучасному світі електронних документів
традиційний паперовий носій інформації залишається найбільш вживаним в
управлінській практиці. До виконання здебільшого приймаються рішення з
наявністю всіх візуальних атрибутів, що асоціюються з поняттям
«документ».

Питома вага паперових документів у сучасному менеджменті не тільки не
зменшилась із впровадженням комп’ютерної техніки, а й впевнено зростає.
При цьому збільшується і їх загальна маса, що пов’язана з несвоєчасністю
прийняття або виконання управлінських рішень. Вихід із цієї ситуації
бачиться в підвищенні культури роботи з документами через формування
документаційного менеджменту як спеціальної, а не допоміжної
управлінської категорії. З цією метою необхідним є введення на всіх
менеджерських спеціалізаціях вищих навчальних закладів курсу
«Документаційне забезпечення менеджменту». Документаційне забезпечення
менеджменту охоплює кілька систем документації, які, розв’язуючи його
загальні питання, в той самий час відбивають специфіку тієї чи іншої
сфери діяльності. Їх взаємодія здійснюється в
організаційно-економічному, техніко-технологічному та
інформаційно-правовому аспектах.

2. Еволюція документа

Людське суспільство вподовж своєї багатовікової історії відчувало
потребу в фіксуванні своїх думок і дій на будь-яких носіях з метою їх
передачі у просторі і часі. В той самий час, розвиваючи навички
писемності, людство відшукувало і вдосконалювало матеріали, придатні для
використання в ролі таких носіїв — від глиняних, бронзових і воскових
табличок, папірусу, пергаменту, бересту до паперу та найсучасніших
електронних носіїв. Кожний новий етап цього пошуку супроводжувався
докорінними змінами у способах фіксування інформації і технології її
опрацювання. Незважаючи на революційні зміни в науково-технічній і
технологічній сферах, що відбуваються на наших очах, найбільш
адаптованим і ефективним носієм досі залишається папір. Ось чому у всіх
країнах світу найбільш поширеною формою документування людської
діяльності є документ на паперовій основі. Нові технології значно
змінюють наші уявлення про інформаційний простір, хоча вони не
скасовують паперовий документ як найбільш традиційний і такий, що
відповідає юридичному статусу документа в будь-якому куточку світу і в
будь-яких комунікаційних системах.

Документ у його сучасному вигляді є результатом історичного розвитку
людства. Ми не маємо чіткого уявлення про характер письмен Давньої Русі
дохристиянського періоду, хоча окремі свідчення про них зустрічаються в
арабських джерелах. Вони містять згадки про Херсонес і знайдені там
богослужебні книги на основі руської писемності. Окремі дослідники
схиляються до думки, що вони були написані глаголицею. Інші вважають, що
мова йде про скандинавське рунічне письмо. Так чи інакше, але ще до
прийняття християнства східні слов’яни використовували специфічні
письмові символи для вираження певних понять і навіть написання цілих
висловів. Це могли бути і елементи фігурного письма. Можна також
припустити, що наші предки користувалися грецьким алфавітом, доповнюючи
його особливими знаками для відтворення на письмі тих звуків, яких не
існувало в грецькій мові — шиплячих і свистячих. Таке припущення
базується на дослідженні текстів договорів руських князів з Візантією,
що дійшли до наших днів. Їх складали у двох примірниках, на одному з
яких зазначались імена слов’янських послів, на другому — грецьких.
Останній примірник передавався київським князем. Завершальною частиною
такого договору був текст присяги, за яким сторони зобов’язувались
виконувати вимоги, кожна за своїм обрядом.

Точкою відліку в розвитку власне слов’янської писемності стало прийняття
християнства, що супроводжувалось інтенсивним надходженням у Київську
Русь грецької літератури. Цей потік рухався з Болгарії, яка в X ст.
переживала золотий пік своєї писемності. Цим самим шляхом потрапив у
Київську Русь слов’янський алфавіт — кирилиця. В цей період у письмовій
формі фіксувались різнохарактерні відомості, що були джерелом
інформації, розрахованим на суспільного і приватного споживача. В
історії документознавства цей період здобув назву письмоводства.

Документування в аналізований період розвивалось у відповідності з
потребами нових державних утворень, що виникли в результаті роздроблення
давньоруської держави, і відбивало відносини руських князівств між
собою, а також з іншими державами. Документи цього періоду вимагали
значних трудових і матеріальних витрат. Функціональне урізноманітнення
документів і розширення сфери їх використання потребувало прискорення і
спрощення їх оформлення. В ХШ-ХІУ ст. відбувається поступовий перехід у
написанні документів від уставу і напівуставу до скоропису.

Південні слов’яни і русичі не знали папірусу. З давніх часів вони писали
на спеціально обробленій шкірі — пергаменті, що ввозився з заморських
країн. Їм так і не вдалось налагодити своє виробництво якісноґо
пергаменту, а ввезення його у великій кількості з інших країн було
економічно невигідним. У зв’язку з цим постало питання про заміну цього
дорогого матеріалу іншим, більш дешевим і зручним у користуванні, яким і
став папір. Порівняно з пергаментом він був дешевшим, легшим, більш
гнучким, краще піддавався згортанню і полегшував написання тексту.
Документ на паперовій основі стійко увійшов у повсякденне життя, став
його невід’ємним атрибутом. Виникла велика кількість нових видів
документів, число яких постійно і неухильно зростало.

Розширення сфери використання документів стало передумовою їх подальшої
спеціалізації. Так, зокрема, започатковується документування з метою
обліку фінансових і господарських операцій. Поступове вдосконалення
документаційного обігу сприяє розробці більш сталих формулярів того чи
іншого зразка документа. Відпрацьовується порядок засвідчення
документів. Виникає потреба у спеціально навчених людях, які здійснюють
виробництво документів на професійній основі, і, як наслідок,
з’являється необхідність у створенні спеціальних установ з налагодженою
системою управління виробництвом ділових паперів. З середини XVI до
кінця XVII ст. такими установами були прикази. Їх структура і
організація роботи була орієнтована на виконання різноманітних
документованих рішень. Приказ очолював дяк або суд’як, в особі якого
виконавча влада поєднувалася з судовою. Йому підпорядковувалась решта
піддячих і писарів, які і здійснювали власне документування. Воно
полягало у складанні указів, запитів, чолобитних, внаслідок чого
з’являлись нові документи — вироки, позики тощо. В історичних джерелах
така система документування виконавчих дій здобула назву приказного
діловодства.

Поступово в діловодстві складалась чітка класифікація і усталена
термінологія. Значна кількість документів, що створювались або
піддавались відповідній переробці, зосереджувалась у приказах і вимагала
певної систематизації. На той час документи писались на смужках паперу
шириною 15-17см — стовпцях. Кожний такий стовпець у хронологічному
порядку підклеювався до попереднього документа, утворюючи довгу смугу,
що скручувалась у сувій. Стандартний сувій мав довжину близько 54
метрів. Незручність обробки і подальшого використання таких документів
вимагала суттєвих змін у системі їх обліку, контролю і подальшого
зберігання. Від тих часів до нас дійшли канцелярські вирази, що мають
сьогодні сатирично-іронічне забарвлення. Так, наприклад, довгі сувої
називались «волокитою»; адже при їх розгортанні вони тяглися по підлозі.
Зрозуміло, що видобути з такого сувою необхідну інформацію було
непросто, а головне — довго. Тому, слово „волокита» в сучасному вжитку
означає довге очікування рішення в документаційному обслуговуванні.

На відміну від попереднього періоду, коли діловодство керувалося звичаєм
і канцелярською традицією, у XVIII ст. основні підходи і методи
документування в державних установах, а також форма документів
визначаються чинним законодавством кожної країни.

У різних країнах у різні історичні періоди державне регулювання всіх
процесів у роботі з документами здійснювалося шляхом закріплення певних
правил і норм спеціальними законодавчими і нормативно-правовими актами.
Такі правила не тільки відображали національні особливості, а й
використовували досвід інших країн, переважно більш розвинутих в
економічному відношенні. Так, діловодні устої Лівобережної України
(Гетьманщини) XVIII ст. складалися під впливом і на основі традицій
Київської Русі, досвіду Запорозької Січі, польського і литовського
правління, а також колезького діловодства Російської імперії.

Колезьке діловодство не можна вважати винаходом петровської епохи. Адже
самі об’єктивні зміни в політичному та економічному статусі російської
держави вимагали здійснення радикальних перетворень в управлінні
країною. Крім того, масштабність державного мислення обумовила звернення
російської влади до відповідного досвіду більш розвинутих країн Європи,
зокрема Данії і Швеції.

Реформа системи державного управління в Росії в першій чверті XVIII ст.
привела до створення ряду нових установ: Сенату, Синоду, колегій і
місцевих канцелярій. Це вимагало відповідного регулювання діловодства.
Численні законодавчі акти цього періоду містять вимоги і правила
підготовки та оформлення окремих видів документів. І тільки Генеральний
регламент від 28 лютого 1720 р. остаточно впорядкував систему
документування економічної і соціально-політичної сфери. Колезьке
діловодство, як воно тепер стало називатись, відрізнялось від приказного
дорадчим порядком обговорення і врегулювання справ, чіткою організацією
діяльності відповідних служб, уніфікацією найбільш поширених видів
документів. Так, у документаційний обіг поступово входять спеціальні
службові аркуші бланки; впроваджується спеціальна форма обліку і
контролю за виконанням документованих рішень — журнал; використовуються
спеціальні атрибути для засвідчення документів — печатки, штампи тощо.
Від колезького діловодства бере початок значна кількість видів
документів, що існують і сьогодні.

До Генерального регламенту додавався спеціальний список іншомовних слів
із їх тлумаченням та визначень основних понять. Документ у ньому
трактувався як «писаний доказ», а такі види документів, як грамоти,
накази мали назву указів, регламентів, інструкцій. Хід обговорення
різних питань фіксувався в таких документах, як протокол та резолюція.
Основними термінами у сфері листування були „лист» і „кореспонденція».
Доповідні записки і реляції називались «відписками», повідомлення про
виконання указів — «екзекуціями». Жалувані грамоти були перейменовані на
дипломи, а чолобитні — на прохання.

Розвиток колезького діловодства характеризується його бюрократизацією і
посиленням ролі документа як носія певної інформації.

Упродовж XVIII ст. було здійснено ряд заходів, що обмежували автономію
України. Це, зокрема, наступ на права козацької старшини паралельно з
пошуком у її особі союзника шляхом відновлення її привілеїв і виборності
гетьманів. З початку 1722 р. функція контролю за діяльністю гетьмана
була покладена на Малоросійську колегію, що діяла у Глухові. Нагляд за
козачою старшиною в містах здійснювали коменданти. Після скасування в
1727 р. Малоросійської колегії Україна управлялась колегіальним органом,
що складався з державних службовців і представників козацької старшини —
Правлінням гетьманського уряду. Ділова документація Гетьманщини
зосереджувалася в адміністративно-територіальних органах влади.

Ще в ході визвольної війни українського народу 1648-1654 рр. склалась
українська державність, визначився місцевий
адміністративно-територіальний устрій, в основу якого був покладений
поділ козацького війська за територіальною ознакою на полки і сотні.
Вищим військово-адміністративним козацьким органом, через який гетьманом
реалізувались його військові і цивільні владні повноваження, була
Генеральна військова канцелярія де готувалась документація з різних
питань державного і суспільного життя. Кожний вид документа мав свою
назву і чітко визначену форму. Найбільш вживаними були універсали,
накази, привілеї, листи, договори, статті, інструкції тощо. З 1721 р.
Генеральна військова канцелярія набула статусу особливого
адміністративного колегіального органу з правом розгляду і розв’язання
важливих питань поточного державного управління, видання указів і
розпоряджень нарівні з гетьманом.

Найбільш поширеними органами виконавчої влади на місцях були полкові
канцелярії. Очолював канцелярію полковий писар, а до її штату входили
старші канцеляристи і канцеляристи. Полковими канцеляріями складались
кампути — списки козаків, супроводжувані відомостями про їх майнове
становище, проходження ними військової служби. Цими установами
видавались також універсали, накази, листи полковників тощо.

Полкова канцелярія вела діловодство спільно з полковими судами.
Практично діяльність цих органів полкової влади майже не
розмежовувалась. Очолювались вони полковником.

Для внутрішнього діловодства існувало кілька книг. «Книга декретова»
включала вхідні та вихідні папери, різні ухвали. У «Книзі протестів»
фіксувались позови та протести. До «Книги справ поточних» вносились
відомості про розслідування і рішення щодо завершення цих справ.
Матеріали про карні злочини фіксувались у «Карній книзі».

Царським указом від 1715 р. в Україні запроваджені сотенні канцелярії.
Сотенна старшина (осавул, писар і хорунжий) рекомендувала трьох
претендентів на посаду сотника, а гетьман і царські урядовці
затверджували одного з них на цій посаді. Сотенну канцелярію очолював
писар. У веденні діловодства йому допомагали підписки. Сотенні
канцелярії нерідко здійснювали ратушне діловодство, іноді фіксуючи
справи в міських актових книгах.

У 1781 р. на Україні скасовано адміністративно-територіальний поділ на
полки і сотні. Царським указом «Про відновлення в Малоросії правління і
судовиробництва у відповідності з тамтешніми правилами і давніми
обрядами» від 1796 р. було засновано Генеральний суд, а в повітах —
земські (з цивільних справ) і підкормські (з межових справ) суди.

У цей самий час діловодство в Західній Україні переживало період свого
становлення. Західноукраїнські землі, що в 1772 р. в результаті поділу
Речі Посполитої відійшли до Австрії, здобули назву Королівства Галичини
і Лодомерії Австрійські власті розпочали на цій території реорганізацію
органів державної влади і управління з запровадженням системи
діловодства, прийнятої у відповідних установах метрополії. Хоча ще
деякий час цілий ряд установ (передусім суди, а також міські та сільські
управління) здійснював діловодство за польськими правилами.

Порядок і спосіб ведення діловодства в адміністративних установах
Галичини був однаковим для всіх. Найбільш типовою адміністративною
установою було Галицьке губернаторство, в якому велось звичайне (просте)
і таємне діловодство. Згідно з інструкцією 1773 р. діловодство в
губернаторстві вела канцелярія, що поділялась на 4 секції: бюро
реєстрації (інакше — подавчий протокол); бюро референтів, експедиція,
реєстратура (інакше — архів). Із введенням нової маніпуляції (1 січня
1784 р.) впроваджено журнали реєстрації вхідної документації
(ексгібітів). Для реєстрації документів секретного змісту
використовувалися спеціальні журнали. Зареєстрована вхідна документація
надходила в бюро референтів, а потім передавалась на розгляд відповідним
референтам чи департаментам. Документ, що вимагає відповіді, надсилався
в експедицію, а призначений для зберігання — в реєстратуру (архів). Тут
документи складалися в так звані стоси строго за вхідними реєстраційними
номерами і датою надходження. Документи, одержані протягом одного року,
зв’язувались у в’язки — фасцикули. Особливістю австрійського діловодства
було його ведення на аркушах великого формату, що називались
конволютами. Це по суті документальні додатки, які через свій формат не
могли бути приєднані до документів, зібраних у фасцикулах.

З 1772 по 1787 рр. діловодство у всіх адміністративних установах
Галичини велось латинською і німецькою мовами. Введення німецької мови в
усіх державних установах Галичини офіційно оформлено в 1787 р. Поряд з
німецькою з 1869 р. дозволялось також ведення документації польською і
українською мовами. Але на практиці вживання української мови було дуже
обмеженим. У Львові українською мовою деякий час видавався «Вісник
законів». Така система діловодства проіснувала на території Галичини аж
до розпаду в 1918 р. Австро-Угорської імперії і переходу влади до
української буржуазії, супроводжуваного створенням ЗУНР. Восени 1919 р.
ЗУНР була розгромлена поляками при підтримці держав Антанти, і Західна
Україна знову увійшла до складу Польщі. Місцеві адміністративні установи
черговий раз перейшли на польську систему діловодства, доки в 1921 р.
польське намісництво не припинило свого існування.

Ділове письмо XVIII ст. відзначається стилістичною єдністю, що
виявляється в однотипному розташуванні текстів різних законодавчих
актів, єдиній композиційній побудові тексту близьких за жанром актів
(заголовок, титул, окремі формулярні рубрики і т. ін.), мотивованому
вживанні термінів і канцеляризмів.

З огляду на зміст документів цього періоду їх можна поділити на такі
групи: адміністративно-розпорядчі; фінансові; документи збирання
контрибуцій; торговельні документи; воєнні, і судові документи;
документи приватного характеру. Ці документальні джерела відображають
особливості ділової мови того часу. Для неї характерні специфічні слова
і звороти, а також канцеляризми, що формувались при створенні офіційних
документів. У процесі розвитку діловодства виникли такі види документів,
як універсали, укази, постанови, рішення, директиви, циркуляри,
донесення, звернення, рескрипти, ноти, дипломи, патенти, протоколи,
протести, присяга, купчі, закладні, векселі, мемуари тощо.

З початку XIX ст. на Лівобережній Україні встановлюється режим
абсолютного монархічного правління, що відобразилось і на документації
того часу.

Губернською реформою 1775 р. визначено структуру губернського устрою, що
базувалось на розмежуванні адміністративних, судових і фінансових
функцій.

У Правобережній Україні після приєднання її до Росії (1793р.) також були
відкриті загальнодержавні установи єдиного зразка. Створене в 1815 р. у
складі Росії Королівство Польське мало свою автономію, але фактично
адміністративні Функції виконували царські намісники. Королівство
поділялось на вісім воєводств, а ті, в свою чергу, на повіти. До складу
королівства входили також західноукраїнські землі.

Указом 1811 р. «Заснування міністерств» петровські колегії було
скасовано і замість них створено міністерства, які мали таку структуру:
департаменти, рада міністрів, загальні присутні департаментів,
канцелярія міністра. Департаменти і канцелярія міністра поділялись
відповідно на відділення і столи. Периферійні райони управлялись
намісництвом, якому підпорядковувались генерал-губернаторства, а цим
останнім -області, далі — округи і т. ін. Указом був уніфікований
регламент документування для центрального апарату управління і для
місцевих органів.

Особлива увага у виконавчому діловодстві приділялась листуванню і
відносинам між центральними та місцевими установами. З цією метою в XIX
ст. широко використовувалися бланки, що виготовлялися друкарським
способом (набирались або гравірувались). На бланку зазначались назва
установи-відправника, її структурного підрозділу (департамент,
відділення, стіл). Після тексту вказувались дата складання листа і його
реєстраційний номер. Листування велось переважно між такими інстанціями:
вищими присутственими органами і властями; присутственими місцями
однакового ієрархічного рівня управління; низовими і вищими ланками
управління.

Вищими присутственими органами влади надсилались у нижчі укази, накази,
записки, подання. Царю належала прерогатива видання маніфестів,
рескриптів, повелінь, іменних указів. Укази видавались також Сенатом,
губернськими управліннями, судовими установами. Різні за своїм
ієрархічним рівнем управлінські інстанції підтримували між собою
документаційні відносини за допомогою листів, повідомлень, відношень.
Відповіді низових ланок виконавчої влади вищим органам оформлялись у
вигляді рапортів і донесень.

До письмових актів пристосованих місць належали судові журнали,
протоколи, настільні реєстри, доповідні книги, вхідні і вихідні
документи, судові визначення, межові книги тощо

Зростання продуктивних сил у другій половині XIX ст. ускладнило
документаційне забезпечення державних установ. Бюрократизм службового
листування, роздута звітність, чиношанування, формалізм визначають
характер системи документування і організації діловодства цього періоду,
що здобула назву виконавчої. Відомий вислів «покласти під сукно»
породжений саме виконавчим діловодством у Російській імперії.

У середині XIX ст. було визначено і законодавчо закріплено порядок
документування діяльності товариств з торгівлі, страхування, перевезень
і деяких інших сфер підприємництва. Ці товариства були представлені
трьома основними типами: повне товариство, товариство на довірі або за
вкладенням, товариство за дільницями або компанія. Розроблялися статути,
що визначали права, обов’язки і порядок їх діяльності. Після висновку
відповідного міністерства статут затверджувався Комітетом міністрів.
Статути товариств з особливими привілеями затверджувалися Державною
радою.

Документування угод і контрактів називалось «обрядом чинення актів».
Більшість з них укладалась за обов’язковою формою. Наглядачі і иисці
повинні були «з точністю дотримуватися правил» укладання актів. Не
припускалися «скобління», поправки, приписки. Навіть незначні
виправлення в тексті мали супроводжуватися спеціальним застереженням.

Канцелярські традиції і канони, що увійшли у практику організації
діяльності державних установ, перетворились на гальмівний фактор у
функціонуванні приватних підприємств, банків, заводів, фабрик,
торговельних фірм тощо.

Розвиток промисловості, вдосконалення їх технічного оснащення
супроводжувались докорінними змінами в галузі проектної і технічної
документації. Ці процеси активізувались також під впливом винайдення у
другій половині XIX ст. нових способів документування (фотографування,
звукозапису, стенографії), засобів передачі інформації (телеграфу,
телефону), а також створення, копіювання і розмноження документів
(друкарських машинок, гектографа, шапірографа, ротатора і т. ін.).

У другій половині XIX — на початку XX ст. відбувалася швидка зміна і
вдосконалення засобів створення і обробки документів, розширювалася
сфера їх використання. Офіційний документ виконував конкретні функції і
в державному управлінні, і у приватному бізнесі. В цей період документ
перетворюється із звичайного носія інформації на матеріальний об’єкт,
який обумовлює різноманітні дії і регулює процеси в середовищі суб’єктів
цих дій. Таке призначення документа диктувало потребу у спеціально
навчених фахівцях і наявності мережі освітніх закладів для їх
підготовки. В середині XIX ст. на промислових підприємствах Петербурга
вводиться посада секретаря і відкриваються курси та факультети з
вивчення секретарської справи. В 1868 р. у Харкові почали діяти перші в
Росії секретарські курси (для порівняння: в США подібні навчальні
заклади з’явились тільки в 1879 р., в Англії і Франції — у 1900— 1907
рр.). Починаючи з 1884 р. в Росії виходило вісім спеціалізованих
журналів з питань конторської і секретарської праці -«Вестник контор и
канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенография» та ін..

Тенденції оптимізації процесів документування протягом XX ст. залишались
незмінними і були спрямовані на спрощення технології підготовки та
оформлення документів, розмежування існуючих документних форм за
змістовою ознакою, тобто їх систематизацію на основі функціонального
призначення. Ще одним напрямом був пошук шляхів удосконалених технічних
засобів і пристроїв для створення, передачі, обробки і зберігання
документів.

Таким чином, у широкому розумінні поняття „документ» можна визначити як
матеріальний об’єкт з відбиттям на ньому одним із відомих людству
способів інформації, що існує в певному просторі і часі.

Виходячи з цього визначення, документи можна класифікувати за такими
основними ознаками:

? за матеріальними носіями (унікальні, паперові, кінофо-тофоно-,
електронні);

за способом запису інформації (рукописні, зображувальні, друковані,
кодовані);

за сприйняттям інформації (візуально зрозумілі, ті, що вимагають
технічних пристроїв, дешифрування);

за походженням (особисті — приватні, приватно-офіційні; офіційні —
законодавчі, нормативні, науково-технічні, управлінські);

? за достовірністю (оригінали, копії, дублікати).

Феномен документа починає вивчатись лише у XX ст. Різноаспектний
науковий аналіз його складових — інформації та матеріального носія — є
прерогативою ряду наукових дисциплін, що визначили об’єктом свого
дослідження документ. У сфері ж менеджменту документ, відбиваючи зміст
процесу управління, виконує ще й роль міжгалузевого засобу зв’язку, за
допомогою якого кожна із сторін намагається досягти своєї мети.

3. Документаційне забезпечення управління як сфера нормативно-правового
регулювання

Сучасний стан державного управління в Україні в силу динамічності
державотворчих процесів вимагає свого належного нормативно-правового
регулювання. Звідси цілком логічно випливає висновок про те, що
документаційне забезпечення як функція державного управління також має
грунтуватися на відповідній нормативно-правовій базі. Створення такої
бази має відбуватися з урахуваннням того, що у наш час у
документаційному забезпеченні управління відбуваються значні зміни, які,
зумовлені трьома основними факторами: першим із них є здобуття Україною
незалежності; другим — активне впровадження в управлінську діяльність
новітніх інформаційних технологій; третім — інтенсивний курс України на
інтеграцію у світовий інформаційний простір.

Перший фактор викликає потребу створення національної
нормативно-правової та нормативно-методичної бази документаційного
забезпечення управління, яка б не лише формально замінила відповідний
рівень державного регулювання цієї сфери, досягнутий у галузі
діловодства та архівної справи у період радянського соціалізму, але й
відповідала б потребам сучасної системи державного управління в Україні.
Другий фактор вимагає правового регулювання застосування у
документозабезпечувальній сфері нових носіїв інформації, способів її
фіксації та відтворення, зберігання, пошуку та передавання,
автоматизації процесів документозабезпечення. Третій фактор стимулює
потребу унормування стрімкого входження України до глобального
інформаційного простору, без чого держава була б приреченою на
самоізоляцію. Неадекватне реагування України на ці процеси загрожувало б
відкиданню її за межі сучасної світової цивілізації.

Аналіз такого суспільного явища як документаційне забезпечення
управління з точки зору права дає підстави вважати, що його правове
регулювання містить сукупність усіх властивих для нього ознак.
Підготовка, оформлення, прийняття і виконання документів — трудомістська
та складна частина діяльності апарату управління, в якій беруть участь
всі категорії управлінських працівників: керівники, спеціалісти,
технічні виконавці. Як одна з функцій управлінської діяльності
документаційне забезпечення управління становить певну систему вирішення
справ і питань. Існують різні міркування щодо структури цієї системи. На
думку В.І.Ремньова, наприклад, ця система включає щонайменше три
взаємопов’язаних елементи: документостворення — правильне складання
документів, відображення в них необхідних даних; документообіг — процес
руху документів, його динаміку; організацію збереження документів —
зберігання документів [13, с.9].

Отже, зазначена сфера діяльності являє собою складний механізм, що
охоплює: сукупність документів, які забезпечують виконання установою
властивих їй функцій; інформаційно-пошукові системи цих документів, що
включають процеси реєстрації, обліку, пошуку документів в період їх
функціювання; контрольні системи, що забезпечують виконання завдань і
доручень з усіх функцій; системи управління документацією, метою яких є
розробка і забезпечення впровадження прогресивних технологій створення
форм документів, правил їх підготовки і оформлення, руху, використання і
зберігання; людський фактор, що включає сукупність працівників, які
здійснюють документаційне забезпечення управління, з урахуванням їх
відповідальності за організацію робіт у сфері документації.

Ефективна реалізація зазначених складових неможлива без їх постійної
узгодженої взаємодії, що реалізується за певними правилами. Таким чином,
стає очевидним те, що сфера документаційного забезпечення управління і
потребує, і повинна піддаватися правовому регулюванню.

Необхідність правового регулювання документаційного забезпечення
управління тісно пов’язана із розумінням його змісту. Узагальнено
документаційне забезпечення управління можна розуміти як діяльність, яка
сукупністю певних методів і засобів забезпечує документаційні потреби
управління. У свою чергу, від розуміння поняття «забезпечення» залежить
можливість визначення засобів та методів правового регулювання відносин,
що з ним пов’язані. Термін «забезпечення», на думку В.Б.Авер’янова, слід
розуміти як дії, спрямовані на виконання чого-небудь, які служать
гарантією того чи іншого процесу [2, с.402]. Отже, говорячи про
документаційне забезпечення управління, треба передусім мати на увазі
сукупність засобів, умов і дій, які гарантують нормальний перебіг
управлінських процесів. Тобто, це діяльність, змістом якої є
забезпечення організованості системи управління, упорядкованої взаємодії
функціонування її складових, у ході здійснення якої і виникають
суспільні відносини, що підлягають правовому регулюванню.

Як сфера правового регулювання документаційне забезпечення управління є
сукупністю правовідносин між суб’єктами, що здійснюють
документозабезпечувальну діяльність, має власні об’єкт, яким є зазначена
діяльність, предмет, стосовно якого або у зв’язку з яким ця діяльність
здійснюється, а також зміст правовідносин.

.

c

- ?

z

i

i

h?6″@?

h?6″@?

h?6″@?

h?6″@?

h?6″@?

h?6″@?

????????????»?зв’язку з якими саме тому і виникають суспільні відносини,
що підлягають правовому регулюванню. Об’єктом правовідносин у сфері ДЗУ
є діяльність щодо створення документів і організації роботи з ними, що є
джерелом виникнення суспільних відносин, які повинні регулюватися за
допомогою права. Зміст правовідносин складають права та обов’язки
суб’єктів документаційного забезпечення управління.

Правове регулювання документаційного забезпечення управління в Україні
здійснюється системою органів державної влади та органів місцевого
самоврядування відповідно до їх компетенції, що визначена Конституцією
України, законами України та підзаконними нормативно-правовими актами.

Найважливіша роль у правовому регулюванні документаційного забезпечення
управління належить Верховній Раді України, яка у межах компетенції,
передбаченої ст. 85 Конституції України щодо визначення засад
внутрішньої політики [4], шляхом встановлення окремих норм, закріплених
у Конституції України, а також прийняття спеціальних законів визначає
основні напрями державної політики у сфері діловодства та архівної
справи і створює законодавчу базу для її реалізації. Забезпечення
виконання державної політики у сфері документаційного забезпечення
управління здійснюється системою органів виконавчої влади всіх рівнів
відповідно до їх компетенції.

Положенням, затвердженим Указом Президента України від 22 березня 2000
року № 486/2000, із змінами та доповненнями, визначено компетенцію
центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи та
діловодства [8]. Для здійснення своїх повноважень Президент України
створює консультативні та інші дорадчі органи і служби. Основним таким
органом є Адміністрація Президента України, створена Указом Президента
України від 25 лютого 2010 року № 265/2010 [95]. Відповідно до структури
Адміністрації, затвердженої Указом Президента України від 18
березня 2010 року HYPERLINK
«http://www.president.gov.ua/documents/10685.html» \t «_blank»
№364/2010 , з метою документаційного забезпечення діяльності Президента
України у Адміністрації передбачений спеціальний підрозділ — Головне
управління документального забезпечення.

Відповідно до ст. 3 Закону України «Про Національний архівний фонд та
архівні установи» забезпечення проведення державної політики у сфері
архівної справи і діловодства у межах своєї компетенції здійснюють
Кабінет Міністрів України, інші органи виконавчої влади, а також органи
місцевого самоврядування [7]. Загальним завданням у реалізації державної
політики у сфері діловодства та архівної справи Кабінетом Міністрів
України як вищим органом у системі органів виконавчої влади у рамках
своєї компетенції, визначеної ст. 116 Конституції України, є спрямування
та координація роботи у цій галузі органів виконавчої влади всіх рівнів
[4]. Відповідно до Указу Президента України від 26 липня 2005 року №
1137/2005 «Про внесення змін до Положення про Державний комітет архівів
України» [6] та постанови Кабінету Міністрів України від 23 лютого 2006
року № 207 «Про спрямування і координацію діяльності центральних органів
виконавчої влади через відповідних міністрів» [10] з метою підвищення
впливу відповідних міністрів на стан справ у доручених їм секторах
державного управління та подальшого посилення координації у системі
центральних органів виконавчої влади спрямування і координація Кабінетом
Міністрів України діяльності Державного комітету архівів України
здійснюється через Міністра юстиції України. Конкретними проявами
діяльності Кабінету Міністрів України у даному питанні є низка
нормативно-правових актів загальної дії, прийнятих ним з метою
реалізації державної політики у сфері діловодства та архівної справи.

Центральні органи виконавчої влади забезпечують виконання вимог
Конституції, законів України, актів Президента України, Кабінету
Міністрів України, центрального органу виконавчої влади у сфері архівної
справи та діловодства установами, що належать до їх відання, а також
видають відомчі нормативно-правові акти, що регламентують процеси
документування та організації роботи з документами з урахуванням
специфіки діяльності підприємств, установ і організацій відповідних
галузей.

У ланці центральних органів виконавчої влади особлива роль у правовому
регулюванні сфери документаційного забезпечення управління належить двом
державним комітетам — Державному комітетові архівів України і Державному
комітетові з питань технічного регулювання та споживчої політики
України. Відповідно до Положення про Державний комітет архівів України,
затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 року №
486/2000, «Державний комітет архівів України (Держкомархів України) є
центральним органом виконавчої влади, підпорядкованим Кабінету Міністрів
України. Держкомархів України забезпечує проведення державної політики у
сфері архівної справи та діловодства, здійснює управління архівною
справою, несе відповідальність за її стан і подальший розвиток,
координує діяльність архівних установ України» [8]. Зазначеним
Положенням на Держкомархів України покладено завдання систематичного, у
межах його компетенції, контролю за виконанням законодавства,
узагальнення практики застосування законодавства, розроблення і внесення
на розгляд Президентові України та Кабінету Міністрів України пропозицій
щодо вдосконалення законодавства, участь у формуванні і реалізації
державної політики, нормативно-методичне забезпечення ведення архівної
справи та діловодства [8].

Державний комітет з технічного регулювання та споживчої політики України
(Держспоживстандарт України), який відповідно до Положення,
затвердженого Указом Президента України від 18 березня 2003 року №
225/2003, є центральним органом виконавчої влади у сфері стандартизації
[5], у межах реалізації передбачених ст. 7 Закону України «Про
стандартизацію» повноважень , приймає, переглядає, змінює та
розповсюджує національні стандарти, у тому числі і національні стандарти
з питань діловодства та архівної справи.

Місцеві державні адміністрації та органи місцевого самоврядування всіх
рівнів спільно з відповідними місцевими архівними установами
забезпечують реалізацію державної політики, виконання вимог Конституції,
законодавства України, актів Президента України, Кабінету Міністрів
України, центральних органів виконавчої влади, місцевих органів
виконавчої влади та органів місцевого самоврядування і архівних установ
вищих рівнів із питань діловодства та архівної справи, а також видають
місцеві підзаконні нормативно-правові акти, що унормовують
документаційне забезпечення їх діяльності.

Сукупність актів, що становлять нормативно-правову базу документаційного
забезпечення управління, надзвичайно різноманітна. Тому з метою
визначення ступеня її достатності, співпідпорядкування та взаємозв’язку,
врегульованості окремих організаційних та технологічних процесів,
виявлення прогалин, розбіжностей і дублювання та подальшого їх усунення
ці акти потребують відповідної систематизації. Як і у будь-якій іншій
галузі, у даній сфері за основу класифікації береться певна сукупність
ознак залежно від мети пошуку прогнозованих результатів.

Основною ознакою класифікації нормативно-правових актів, що регулюють
документаційне забезпечення управління в Україні є юридична сила, яка
набувається актами залежно від правового статусу суб’єктів видання таких
актів і визначає значимість і місце актів у їх ієрархії відповідно до
загальної системи державного правового регулювання [15, с.476]. У
результаті такого підходу, як це і прийнято у теорії права,
нормативно-правові акти поділяються на дві групи:[14, с.242 ].

1) система нормативно-правових актів із питань регулювання
документаційного забезпечення управління, як і система
нормативно-правових актів України взагалі, обумовлюється різницею
юридичної сили актів, що видаються різними нормотворчими органами, і
будується виходячи з принципу верховенства закону: норми вищого за
ієрархією акта мають вищу юридичну силу і є визначальними для
відповідних норм усіх актів нижчих рівнів. Наявність такої ієрархії
актів обумовлена тим, що на практиці реалізація правових норм законів
нерідко вимагає прийняття правових актів Президента України, Уряду
України, актів центральних та місцевих органів влади. Така ієрархія
актів вибудовується з урахуванням розподілу обсягу компетенції між
суб’єктами правового регулювання документаційного забезпечення
управління.

2) система нормативно-правових актів будується виходячи з того, що вона
включає не лише акти, які регулюють винятково питання діловодства та
архівної справи, але й акти, які регулюють інші сфери діяльності, проте
містять норми, що регламентують документаційне забезпечення у цих
сферах. Тобто, це розподіл нормативно-правових актів за предметом
правового регулювання. Закони, регулюючи найважливіші суспільні
відносини, мають вищу юридичну силу стосовно всіх інших правових актів.
Серед правових норм законодавства України, що регулюють сферу
документаційногозабезпечення управління, слід окремо виділяти норми
Конституції України, які, випливаючи з юридичної природи Конституції як
Основного закону, мають найвищу юридичну силу. З точки зору ступеня
охоплення правовим регулюванням відносин у сфері документаційного
забезпечення, закони України можна класифікувати на дві групи: закони,
норми яких цілком стосуються правового регулювання діловодства та
архівної справи (спеціальні закони), і закони, які регулюють інші сфери
діяльності, але містять окремі норми з питань документозабезпечення.

Для класифікації підзаконних нормативно-правових актів, що згідно з
теорією права є актами компетентних органів, які видаються на підставі
законів, відповідно до законів і для виконання законів [3, с.135],
серед інших можна обрати три найбільш суттєві ознаки поділу: за
суб’єктами видання; за сферою дії; за назвами виду.

Перша підгрупа підзаконних нормативно-правових актів із питань
регулювання документозабезпечення практично відображає суб’єктний склад.

У другій підгрупі підзаконних нормативно-правових актів — актів за
сферою дії, можна віднести:

до загальних актів — акти Президента України, Кабінету Міністрів
України, центральних органів виконавчої влади, які в ієрархи за
юридичною силою посідають місце після законів, мають міжвідомчий
характер і поширюються у межах всієї країни. До таких актів можна,
наприклад, віднести Указ Президента України від 3 квітня 2005 року №
593/2005 «Про вдосконалення структури місцевих державних адміністрацій»,
Примірку інструкцію з діловодства у міністерствах, інших центральних
органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим,
місцевих органах виконавчої влади, Перелік типових документів, що
утворюються у діяльності органів державної влади та місцевого
самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням
термінів зберігання документів;

до місцевих актів — нормативно-правові акти місцевих органів виконавчої
влади і органів місцевого самоврядування. Прикладом такого акту є
Інструкція з діловодства у Івано-Франківській обласній державній
адміністрації;

до локальних актів — нормативно-правові акти, що регламентують питання
діловодства в окремих підприємствах, установах, організаціях. До
прикладу, Інструкція з діловодства у ІФНТУНГ.

Третя підгрупа підзаконних нормативно-правових актів відображає найбільш
вживаний номінальний склад документів, що регулюють документаційне
забезпечення управління (інструкція, правила, регламент, стандарт,
статут), а також видів розпорядчих документів, якими ці акти
затверджуються або вводяться у дію (наказ, постанова, рішення,
розпорядження, указ, ухвала).

Отже, документаційне забезпечення управління в Україні ґрунтується на
нормативно-правовій базі, що складається з норм Конституції України,
сукупності спеціальних законів та окремих норм інших законів України,
системи підзаконних нормативно-правових актів органів державної влади та
органів місцевого самоврядування різних рівнів.

4. Законодавча і підзаконна нормативно-правова база документаційного
забезпечення управління

Аналізуючи нормативну базу роботи з документами у радянський період і за
час незалежності України, можемо з упевненістю стверджувати, що Україна,
зберігши протягом певного періоду дію радянських нормативно-правових
актів у галузі діловодства та архівної справи, тим самим забезпечила
історичне наступництво і наявність правової основи для подальшої
нормотворчості з метою формування власної національної бази
нормативно-правового регулювання сфери документаційного забезпечення
управління. Актом проголошення незалежності України від 24 серпня 1991
року встановлювалося, що «на території України мають чинність виключно
Конституція і закони України» [1]. Велику роль у збереженні радянської
правової основи діловодства та архівної справи відіграла постанова
Верховної Ради України від 12 вересня 1991 року № 1545- xii «Про порядок
тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу
РСР», згідно з якою у зв’язку з прийняттям Верховною Радою України Акта
проголошення незалежності України було встановлено, «щодо прийняття
відповідних актів законодавства України на території республіки
застосовуються акти законодавства Союзу РСР з питань, які не
врегульовані законодавством України, за умови, що вони не суперечать
Конституції і законам України» [9]. Вимоги цієї постанови неформально
були поширені і на підзаконні акти з питань правового регулювання
діловодства та архівної справи.

Основними нормативними актами у сфері діловодства та архівної справи
загальносоюзної дії на момент здобуття Україною незалежності були: Єдина
державна система діловодства (ЄДСД), яка була перероблена у Єдину
державну систему документаційного забезпечення управління (ЄДСДЗУ), а у
1991 році перетворена у Державну систетему документаційного забезпечення
управління (ДСДЗУ); ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации.
Система организационно-распорядительной документацыи. Требования к
оформленню документов».

До нормативних актів Української РСР із питань діловодства та архівної
справи, що були чинними на цей же момент, можна віднести: Закон
Української РСР «Про мови в Українській РСР»; Примірну інструкцію з
діловодства у міністерствах та відомствах Української РСР та виконавчих
комітетах місцевих Рад народних депутатів; Положення про загальний
відділ виконавчого комітету обласної, міської (міста республіканського
підпорядкування) Ради народних депутатів; Положення про загальний відділ
виконавчого комітету районної, міської, районної в місті Ради народних
депутатів.

За час незалежності в Україні напрацьовано певну нормативно-правову
базу, яка у мінімально достатній мірі охоплює найосновніші відносини у
сфері документаційного забезпечення. Основоположні норми, що
безпосередньо стосуються документообігу у державній службі, закріплені у
Конституції України. Статті 91, 106, 117 Конституції України визначають
види актів, шляхом видання чи прийняття яких реалізують свої
повноваження парламент, глава держави та уряд України: Верховна Рада
України приймає закони і постанови, Президент України видає укази і
розпорядження, Кабінет Міністрів України видає постанови і
розпорядження. Згідно зі ст. 88 і 94 Конституції України акти, прийняті
Верховною Радою України, підписує Голова Верховної Ради України, а у ст.
94 і 106 визначено, що закони України підписує Президент України.
Відповідно до ст. 135, Верховна Рада Автономної Республіки Крим приймає
Конституцію Автономної Республіки Крим, а згідно зі ст. 136 — також
рішення і постанови. Відповідно до ст. 36 Конституції Автономної
Республіки Крим, актами Ради міністрів Автономної Республіки Крим є
постанови, рішення і розпорядження.

Статтею 144 Конституції України визначено, що актами органів місцевого
самоврядування є рішення [4]. Зазначена конституційна норма уточнена у
ст. 58 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», відповідно
до якої ради всіх рівнів (пункт 1), виконавчі комітети сільських,
селищних, міських, районних у містах рад (пункт 6) у межах своїх
повноважень приймають нормативні та інші акти у формі рішень, сільський,
селищний, міський голова, голова районної у місті, районної, обласної
ради у межах своїх повноважень видає розпорядження.

Загальним положенням про міністерство, інший центральний орган державної
виконавчої влади (пункт 6) передбачено видання центральними органами
виконавчої влади наказів [119]. Відповідно до ст. 6 Закону України «Про
місцеві державні адміністрації» голови місцевих державних адміністрацій
у межах своїх повноважень видають розпорядження, а керівники управлінь,
відділів, інших структурних підрозділів місцевих державних адміністрацій
— накази.

Для правового регулювання мови документації у державному управлінні
особливе значення має стаття 11 Закону — «Мова роботи, діловодства і
документації». У цій статті встановлено, що мовою роботи, діловодства і
документації, а також взаємовідносин державних, партійних, громадських
органів, підприємств, установ і організацій є українська мова. Водночас
частиною 2 цієї статті визначено, що у випадках, передбачених у частині
другій статті 3 цього Закону, мовою роботи, діловодства і документації
поряд із українською мовою може бути і національна мова більшості
населення тієї чи іншої місцевості, а у випадках, передбачених у частині
третій цієї ж статті, — мова, прийнятна для населення даної місцевості.

У правовому регулюванні документозабезпечення велике теоретичне та
практичне значення має Закон України «Про інформацію», який практично
став першим національним законодавчим актом у цій сфері. Цей Закон
характерний значним вкладом у розробку понятійно-термінологічного
апарату. Зокрема ним дано визначення таких базових понять
документозабезпечення як інформація, документ, первинний документ,
вторинний документ, державна інформаційна політика, інформаційна
діяльність та деяких інших. Стаття 21 цього Закону визначає поняття
інформації державних органів та органів місцевого самоврядування,
розуміючи під цим офіційну документовану інформацію.

Активне впровадження у процеси управління новітніх технологій справило
відповідний вплив на зміст документаційного забезпечення. У
документозабезпеченні виникають пов’язані з цим нові відносини, які
потребують свого правового регулювання. З цією метою Верховною Радою
України прийнято кілька спеціальних законів, до яких, насамперед, слід
віднести Закони України «Про Національну програму інформатизації», «Про
електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний
цифровий підпис».

Згідно зі ст. 2 Закону України «Про Національну програму інформатизації»
зазначена Програма визначає стратегію розв’язання проблем забезпечення
інформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної,
екологічної, науково-технічної, оборонної, національно-культурної та
іншої діяльності у сферах загальнодержавного значення. Національна
програма інформатизації становить комплекс взаємопов’язаних окремих
завдань, спрямованих на реалізацію державної політики та пріоритетних
напрямів створення сучасної інформаційної інфраструктури України за
рахунок концентрації та раціонального використання фінансових,
матеріально-технічних та інших ресурсів, виробничого і
науково-технічного потенціалу держави, а також координації діяльності
органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств,
установ, організацій усіх форм власності і громадян у сфері
інформатизації.

Як зазначається в ст. 5 цього Закону, головною метою Національної
програми інформатизації є створення необхідних умов для забезпечення
громадян та суспільства своєчасною, достовірною повною інформацією
шляхом широкого використання інформаційних технологій, забезпечення
інформаційної безпеки держави. Серед основних завдань, на вирішення яких
спрямована Програма, створення загальнодержавних систем
інформаційно-аналітичної підтримки діяльності органів державної влади та
органів місцевого самоврядування, а також інтеграція у світовий
інформаційний простір. Відповідно до ст. 3 Закону завданням
законодавства про Національну програму інформатизації є створення
правових, організаційних, науково-технічних, економічних, фінансових,
методичних та гуманітарних засад регулювання процесу формування та
виконання цієї Програми та окремих її завдань і проектів.

З метою правового регулювання відносин, що виникають у процесі
створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення,
використання та знищення електронних документів Верховною Радою України
прийнято Закон України «Про електронні документи та електронний
документообіг». Відповідно до ст. 4 цього Закону, реалізація державної
політики електронного документообігу покладається на Кабінет Міністрів
України та інші органи виконавчої влади у межах повноважень, визначених
законом, а державне регулювання у сфері електронного документообігу
спрямовано на: реалізацію єдиної державної політики електронного
документообігу; забезпечення прав і законних інтересів суб’єктів
електронного документообігу; нормативно-правове забезпечення технології
оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання
і знищення електронних документів.

Основні положення нормативно-правового регулювання електронного
документообігу закріплені у трьох розділах Закону — розділі II
«Електронні документи», розділі III «Засади електронного
документообігу», розділі ІV «Організація електронного документообігу».

У розділі II Закону дається визначення електронного документа як
документа, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних,
включаючи обов’язкові реквізити документа, склад та порядок розміщення
яких в електронному документі визначається законодавствохм. Візуальною
формою подання електронного документа є відображення даних, які він
містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для
сприймання його змісту людиною (ст.5). Стаття 6 цього Закону визначає,
що обов’язковим реквізитом електронного документа є електронний підпис,
який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача
електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу.

Статтею 7 Закону визначаються поняття оригіналу та копії електронного
документа. Оригіналом електронного документа вважається електронний
примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з
електронним цифровим підписом автора. Згідно з вимогами цієї статті
оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його
цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством, а у
визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній
формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Електронна копія
електронного документа повинна засвідчуватися у порядку, встановленому
законом. Копією документа на папері для електронного документа є
візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в
порядку, встановленому законодавством. Щодо правового статусу оригіналу
електронного документа та його копії, то ст. 7 встановлено, що у разі
створення автором ідентичних за документарною інформацією та реквізитами
електронного документа та документа на папері, кожен з документів є
оригіналом і має однакову юридичну силу. А згідно зі ст.8 Закону
юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно
через те, що він має електронну форму.

Стаття 9 розділу III «Засади електронного документообігу» визначає, що
електронний документообіг (обіг електронних документів) являє собою
сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання,
одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів,
які використовуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі
необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Відносячи визначення порядку електронного документообігу до компетенції
державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств,
установ та організацій всіх форм власності згідно з законодавством,
розділ III цього Закону визначає основні засади відправлення та
передавання (ст. 10), одержання (ст.11), перевірки цілісності (ст.12) та
зберігання і організації архівів (ст.13) електронних документів.

Розділом ІV «Організація електронного документообігу» (ст.14 — 18)
унормовуються відносини, пов’язані з організацією електронного
документообігу в цілому; особливості обігу електронних документів, що
містять інформацію з обмеженим доступом; правами та обов’язками
суб’єктів електронного документообігу, а також відповідальністю за
порушення законодавства про електронний документообіг.

На розвиток положень, закріплених у ст. 6 Закону України «Про електронні
документи та електронний документообіг» спрямований Закон України «Про
електронний цифровий підпис» [125], який визначає правовий статус
електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при
використанні електронного цифрового підпису. Визначаючи електронний
підпис як дані в електронній формі, які додаються до інших електронних
даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації
підписувача цих даних, зазначений Закон розуміє під цифровим підписом
вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного
перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору
або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та
ідентифікувати підписувача.

Призначенням електронного цифрового підпису Закон визначає забезпечення
діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням
електронних документів. За своїм правовим статусом, що визначений у ст.
З Закону, електронний цифровий підпис прирівнюється до власноручного
підпису (печатки). Але це може мати місце за наявності визначених цим
Законом умов. Електронний цифровий підпис, як зазначається в Законі, не
може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму
або не грунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа
та перевіряється за допомогою відкритого ключа. Закон визначає, що
особистий ключ — це параметр криптографічного алгоритму формування
електронного цифрового підпису, який доступний тільки підписувачу, а
відкритий ключ — це параметр криптографічного алгоритму перевірки
електронного цифрового підпису, який доступний суб’єктам відносин у
сфері використання електронного цифрового підпису.

Суб’єктами правових відносин у сфері послуг електронного цифрового
підпису Закон визначає підписувача, користувача, центр сертифікації
ключів, акредитований центр сертифікації ключів, центральний
засвідчувальний орган, засвідчувальний центр органу виконавчої влади або
іншого державного органу, контролюючий орган, а також закріплює права і
обов’язки підписувача, визначення понять та основ правового статусу
центру сертифікації ключів, акредитованого центру сертифікації ключів,
засвідчувального центру, засвідчувального органу та контролюючого
органу. Відповідно до цього Закону підписувачем є особа, яка на законних
підставах володіє особистим ключем та від свого імені або за дорученням
особи, яку вона представляє, накладає електронний цифровий підпис під
час створення електронного документа.

У зв’язку з впровадженням в управлінську діяльність комп’ютерної техніки
виникла потреба захисту інформації на електронних носіях від
несанкціонованого доступу. Встановлення основ регулювання правових
відносин щодо захисту інформації в автоматизованих системах за умови
дотримання при цьому права власності громадян України і юридичних осіб
на інформацію та права доступу до неї, права власника інформації на її
захист, а також встановленого чинним законодавством обмеження на доступ
до інформації є метою Закону України «Про захист інформації в
інформаційно-телекомунікаційних системах». Зазначений Закон (ст.1)
вводить в обіг низку термінів, пов’язаних із правовим регулюванням
відносин у сфері захисту інформації в автоматизованих системах, даючи
визначення понять кожного з них. За визначенням цього Закону, захист
інформації — це сукупність організаційно- технічних заходів і правових
норм для запобігання заподіянню шкоди інтересам власника інформації чи
автоматизованої системи та осіб, які користуюються інформацією.

Закон констатує, що об’єктами захисту є інформація, яка обробляється в
автоматизованих системах, права власників цієї інформації та власників
автоматизованих систем і права користувача. До суб’єктів відносин,
пов’язаних з обробкою інформації в автоматизованих системах, Закон
відносить власників інформації чи уповноважених ними осіб; власників
автоматизованих систем чи уповноважених ними осіб; користувачів
інформації; користувачів автоматизованих систем. У Законі містяться
норми, що регулюють відносини між власником інформації та власником
автоматизованої системи, між власником інформації і користувачем, між
власником автоматизованої системи і користувачем автоматизованої
системи. Розділ III Закону визначає загальні вимоги до захисту
інформації, розділ ІV містить норми з організації захисту інформації в
автоматизованих системах, розділ V передбачає порядок відповідальності
за порушення норм цього Закону, розділ VІ унормовує взаємодію з іншими
державами в питаннях захисту інформаційних прав.

Важливе значення у державному управлінні має наявність єдиного фонду
документованої інформації, який формується встановленою в Україні
системою обов’язкового примірника документів відповідно до Закону
України «Про обов’язковий примірник документів». Хоча, як зазначено у
частині 5 статті З цього Закону, його дія не поширюється на відносини,
які виникають при виготовленні документів управлінського характеру, цей
Закон має певне значення для документаційного забезпечення. По-перше, у
ст. 1 Закону дається визначення документа, а також інших пов’язаних із
документозабезпеченням термінів. По-друге, серед видів обов’язкового
примірника документів у ст. 6 Закону зазначено нормативно-правові акти у
сфері стандартизації, метрології та сертифікації. Стаття 8 Закону
визначає адресатів, яким надсилається обов’язковий безоплатний примірник
нормативно-правових актів у сфері стандартизації. А державні стандарти,
як ми уже зазначали, входять до складу нормативно-правової бази
документаційного забезпечення управління.

Закон України «Про стандартизацію» у питаннях регулювання сфери
документаційного забезпечення управління має значення для розуміння
понять «стандартизація», «стандарт» та інших, а також визначення статусу
стандартів у системі нормативно-правових актів, що унормовують функцію
документозабезпечення. Визначаючи правовий статус стандарту у системі
правових актів, частина 7 статті 1 Закону відносить стандарт до
нормативних документів. Під нормативним документом цей Закон розуміє
документ, який установлює правила, загальні принципи чи характеристики
різних видів діяльності або їх результатів. Цей термін, за визначенням
Закону, охоплює такі поняття як «стандарт», «кодекс усталеної практики»
та «технічні умови». Стандарт цим Законом визначається як документ, іцо
встановлює для загального і багаторазового застосування правила,
загальні принципи або характеристики, які стосуються діяльності чи її
результатів, з метою досягнення оптимального ступеня впорядкованості у
певній галузі, розроблений у встановленому порядку на основі консенсусу.
Національними стандартами Закон називає державні стандарти України,
прийняті центральним органом виконавчої влади у сфері стандартизації та
доступні для широкого

кола користувачів.

Одним із спеціальних законів, що належить до законодавчої бази
діловодства та архівної справи, є Закон України «Про Національний
архівний фонд та архівні установи» [7], який регулює відносини,
пов’язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням
Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справи.
У цьому Законі даються визначення таких важливих як для архівної справи,
так і для діловодства, термінів як «діловодство», «архівна справа»,
«архівний документ», «номенклатура справ» тощо.

Зазначений Закон — це єдиний законодавчий акт, який визначає компетенцію
спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері
архівної справи і діловодства. Стаття 24 Закону встановлює, що
центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства
у межах своїх повноважень, визначених законом: вносить пропозиції
Кабінету Міністрів України щодо формування державної політики у сфері
архівної справи і діловодства, забезпечує її реалізацію; здійснює
нормативно-правове регулювання відносин у сфері архівної справи і
діловодства; визначає перспективи та пріоритетні напрями розвитку
архівної справи і діловодства; здійснює міжгалузеву координацію та
функціональне регулювання у сфері архівної справи і діловодства;
контролює діяльність архівних установ і служб діловодства; організовує
нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення
діяльності архівних установ і служб діловодства; розпоряджається
Національним архівним фондом, організовує його формування, державну
реєстрацію, державний облік та зберігання його документів, використання
відомостей, що в них містяться; здійснює міжнародне співробітництво у
сфері архівної справи і діловодства. Цією ж статтею Закону визначено, що
акти центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і
діловодства, прийняті у межах його повноважень, є обов’язковими для
органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств,
установ, організацій, незалежно від їх підпорядкування і форми
власності, а також для громадян.

Практичне значення в регулюванні сфери документаційного забезпечення має
стаття 31 Закону. Цією статтею визначено основні правові засади
створення органами державної влади, органами місцевого самоврядування,
державними і комунальними підприємствами, установами та організаціями
архівних підрозділів для зберігання архівних документів, що
нагромаджуються за час їх діяльності, використання відомостей, що
містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших
цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян; передачі
зазначеними юридичними особами документів поточного діловодства до своїх
архівних підрозділів; тимчасового зберігання архівних документів в
архівних підрозділах; передачі документів національного архівного фонду
у встановленому порядку на постійне зберігання відповідно до центральних
державних архівів України, галузевих державних архівів, місцевих
державних архівних установ або архівних відділів міських рад.

Головним призначенням підзаконних нормативно-правових актів у сфері
документаційного забезпечення управління є визначення правових
механізмів реалізації державної політики у цій галузі, встановленої
законодавством, унормування функціональної, організаційної та
технологічної структури документозабезпечення. Завдяки таким актам
досягається можливість законодавчі норми загального характеру адаптувати
до потреб, завдань, специфічних особливостей як владних інституцій
різних рівнів, так і підприємтв, установ та організацій.

До прикладу, механізм реалізації Верховною Радою України своїх
конституційних повноважень визначається Регламентом Верховної Ради
України. У свою чергу, питання документаційного забезпечення діяльності
парламенту у межах його Регламенту забезпечується Апаратом Верховної
Ради України згідно з Інструкцією з діловодства у Верховній Раді
України. Діяльність Адміністрації Президента України щодо забезпечення
виконання Президентом України своїх повноважень урегульовується
Положенням про Адміністрацію Президента України, а документаційне
забезпечення унормовується Інструкцією з діловодства у Адміністрації
Президента України. Порядок організації діяльності Кабінету Міністрів
України, пов’язаної з виконанням його повноважень, встановлюється
Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України. Механізм забезпечення
урядовим апаратом реалізації Кабінетом Міністрів України своїх
повноважень визначається Тимчасовим положенням про Секретаріат Кабінету
Міністрів України. Питання здійснення документування урядової діяльності
та організації роботи з документами в урядовому апараті регулюються
Інструкцією з діловодства у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

Універсальним підзаконним нормативно-правовим актом, призначеним для
регулювання документозабезпечення у центральних і місцевих органах
виконавчої влади, органах місцевого самоврядування та підприємствах,
установах і організаціях, що належать до сфери їх відання, є затверджена
у 1977 році Кабінетом Міністрів України Примірна інструкція з
діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади,
Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої
влади, яка за своїм призначенням, обсягом охоплення сукупності
регульованих відносин, структурною будовою схожа з основним підзаконним
нормативно-правовим актом радянської доби — Єдиною державною системою
діловодства. Зазначена Інструкція ввібрала у себе кращий на той час
досвід нормативно-правового регулювання радянського діловодства у
поєднанні з першими надбаннями національної нормотворчості у цій сфері.
Чинність цієї Інструкції триває вже близько десятиріччя, а тому є цілком
зрозумілим восьмиразове внесення змін до неї, що диктувалися появою
нових відносин у документозабезпеченні, які потребували нормативного
закріплення.

HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

Похожие записи