HYPERLINK “http://www.ukrreferat.com/” www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!
Державний стандарт оформлення документів
Діяльність об’єктів та суб’єктів відображається в різних системах
документації, але найбільш загальними та багаточисельними є
організаційно-розпорядчі документи, які застосовуються при оформленні
розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та
управління, а також підвідомчих їм суб’єктів. Державні стандарти на
організаційно-розпорядчі документи розроблялись ще в рамках ЄДСД та були
затверджені в 1972 році (ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72). В 1978 році ці
державні стандарти були затверджені зі змінами. Із 1 січня 1991 р. ГОСТ
6.38-72 та ГОСТ 6.39-72 були замінені одним ГОСТом 6.38-90 “УСД. Система
організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення
документів”.
А 7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту України затверджено
та надано чинності ДСТУ 4163 -2003 «Уніфікована система
організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення
документів».
Вимоги до оформлення документів (датування, підписання, візування,
адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД,
застосовуються і до документів інших систем документації. Тому можна
стверджувати, що державний стандарт на УСОРД встановив єдині, науково
обґрунтовані загальні правила складання службових документів та
машинописного їх оформлення.
Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які
називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат,
заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають
різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених
в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду
документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій
формуляр, який називається типовим формуляром.
В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення
загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі
чи схеми побудови документів одержали назву “Формуляр-зразок”
Формуляр-зразок (службового документа) – це модель побудови формуляра
службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат,
розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні
реквізити (ДСТУ 2732-2004).
Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до
оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та
автоматизації роботи з ними.
з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням
максимального набору знаків при його написанні.
Для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32
реквізитів:
1 – Державний герб та герб АРК;
2 – емблема організації чи підприємства;
3 – зображення нагород;
4 – код об’єкта чи суб’єкта за загальнодержавним класифікатором
підприємств та організацій;
5 – код форми документа за загальнодержавним класифікатором
управлінської документації;
6 – найменування міністерства або відомства;
7 – найменування об’єкта чи суб’єкта;
8 – найменування структурного підрозділу;
9 – індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер
телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, номер рахунка в
банку;
10 – назва виду документа;
11 – дата;
12 – індекс;
13 – посилання на індекс та дату вхідного документа;
14 – місце складання та видання вхідного документа;
15 – гриф обмеження доступу до документа;
16 – адресат;
17 – гриф затвердження;
18 – резолюція;
19 – заголовок до тексту документа;
20 – відмітка про контроль;
21 – текст документа;
22 – відмітка про наявність додатків;
23 – підпис;
24 – гриф погодження;
25 – візи;
26 – печатка;
27 – відмітка про засвідчення копій;
28 – прізвище виконавця та номер його телефону;
29 – відмітка про виконання документа та направлення його до справи;
30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 – відмітка про надходження;
32 – запис про державну реєстрацію.
Таким чином, стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть
зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого
документа. В конкретному документі реквізитів може бути менше, частина з
них буде відсутня. Місце реквізиту визначено графічно.
Більшість службових документів та, перш за все, ОРД оформляються на
папері формату А4 (210 х 297) та А5 (210 х 148). Але окремі види
документів, частіше планово-економічні, бухгалтерські та ін., які
містять таблиці та графіки, оформляються на форматі A3 (297х420) і
А6(105х148).
В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до
бланків. В ДСТУ вказуються мінімальні розміри полів бланків: ліве – 30
мм; праве – не менше 10 мм; верхнє – не менше 20 мм; нижнє – не менше 20
мм. Опис вимог до кожного реквізиту окремо подано в ДСТУ 4163-2003
досить детально. Ці вимоги роз’яснені або викладені також в найбільш
важливому нормативно-методичному документі “Державна система
документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні
вимоги до документів та служб документаційного забезпечення”.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
