Контрольна робота

Менеджменту Інтернет-підприємства. Вплив екологічного фактора на
забезпечення конкурентоспроможності підприємства. Розробіть схему
документообігу в організації.

Зміст.

Сутність, механізм створення та функціонування Інтернет-підприємства.
Особливості діяльності менеджера в такій організації

Вплив екологічного фактора на забезпечення конкурентоспроможності

підприємства

Розробіть схему документообігу в організації, яка би уможливила
запровадження складових політики, спрямованої на створення майбутнього,
та методики пошуку та прогнозування змін

Список використаної літератури

1. Сутність, механізм створення та функціонування Інтернет-

-підприємства. Особливості діяльності менеджера в такій організації.

У зв’язку зі стрімким розвитком інформаційних технологій, збільшенням
ролі глобальної мережі Інтернет і комплексна автоматизація галузей
економіки використання електронної коммерції для підприємств стало
важливим не тільки для збереження, але і для розширення позицій на
ринку.

Використання Інтернену не тільки актуально, але і просто є необхідним
для компаній у сьогоденних умовах. Нижче приведені найбільш важливі
причини необхідності використання Інтернет для розвитку бізнесу.

1. Нова еконмічна система:

Розвиток Інтернет створив новий вид економіки, темпи зростання якої
настільки колосальні, що вона уже встигла змінити саме традиційне
поняття ведення бізнесу.

Сьогодні економіка являє собою систему, що використовує сучасні
технології, і її основу складають підприємства, що активно переводять
свій бізнес в Інтернет.

Копорації, подібні Amazon.com і Ebay.com успішно домінують у галузях, в
яких усього кілька років назад переважали компанії з традиційним типом
ведення бізнесу.

Для того, щоб бізнес у інетернет був успішним, не обов’язково бути
великою компанією. Підприємства малого і середнього бізнесу мають ті ж
шанси на прибутковість, і більш того, відповідно до проведених
досліджень, саме такі підприємства стануть рушійною силою електронної
комерції.

2. Інтернет як ідеальне середовище для ведення бізнесу:

Якщо у вас є звичайне місце продажу – ваша аудієнція клієнтів усе рівно
обмежена. В Інтернеті ж потенційними клієнтами є всі користувачі мережі,
важливий лише механізм доведення інформації до них.

3. Створення і підтримка іміджу компанії:

Веб-сайт компанії вже давно не є розкішшю і виконує безліч функцій,
серед яких можна виділити наступні:

— Зміцнює позицію і піднімає імідж компанії на ринку;

— Є оперативним інструментом для відділів маркетингу і збуту;

— Створює сприятливий ґрунт для подальшої діяльності й успішної
конкуренції.

4. Розширення можливостей для клієнта:

Забезпечення клієнта необхідною йому інформацією – один із ключових
факторів успішного ведення бізнесу. Завдяки технології Інтернет
підтримка клієнтів може бути більш ефективною й оперативною.

Ваш веб-сайт повинний не тільки містити стандартний набір інформації про
підприємство, продукцію або послуги, але і забезпечувати ефективну
взаємодію між відділами Вашої компанії, клієнтом і постачальником .

Це у свою чергу підвищить задоволеність споживачів, що у свою чергу
приведе до збільшення прибутковості Вашого підприємства

5. Доступність інформації:

Усього кілька років назад компаніям було потрібно як мінімум кілька днів
для того, щоб довести до клієнтів інформацію про випуск нової продукції
або зміну специфікації. Сьогодні, завдяки Інтернет, Ви маєте можливість
донести цю інформацію за кілька годин, опублікувавши її на вітрині свого
веб-сайту.

6. Мінімізація витрат:

Нові технології дозволяють зробити повний процес угоди, включаючи:
комерційний запит, закупівельний ордер і виставляння рахунку. Спрощення
цих бізнес процесів дозволяє компаніям значно скоротити витрати.

Наприклад: процес здійснення угоди за допомогою Інтернет знижує витрати
на закупівлю матеріалів на 5-10%, складські витрати на 25- 50%, а
адміністративні витрати по закупівлях навіть до 70%.

7. Можливість працювати 24 години на добу:

Найбільша перевага online-бізнесу полягає в тому, що він доступний 24
години на добу з будь-якого місця як для Вас, так і для Ваших клієнтів і
продаж здійснюється так само цілодобово . Фактичне місцезнаходження
вашої компанії не має особливого значення, тому що контроль за
здійсненням і проведенням угоди здійснюється за допомогою Інтернет.

8. Мінімальні первісні вкладення:

Для створення веб-сайту немає необхідності у великих фінансових
вкладеннях. Суми витрат значно нижчі в порівнянні з відкриттям
звичайного магазину.

9. Можливість глобалізації:

Суміщення технологій і можливостей Інтернету і рекламної справи
відкриває широкі можливості для реклами в мережі: по-перше мережева
реклама потребує набагато менше затрат як фінансових так і фізичних;
по-друге система керування рекламним процесом повністю автоматизована і
включає в себе більш гнучкі налаштування компонентів рекламної кампанії;
по-третє, мережева реклама може бути розглянута з точки зору тарґетингу,
який сьогодні можна вважати більш вдалим та ефективним аналогом
стратегії позиціювання і сегментації ринку в звичайній рекламі.

Якщо ваша організація або проект має намір увійти в сферу
інтернет-технологій — причому з перспективою подальшого розвитку у
відповідності до складених в Інтернеті ринкових канонів — ні в якому
випадку не можна забувати про традиційні оффлайнові методи залучення
споживачів, впливу на його мотивацію, просування своїх товарів та послуг
— все те, що Ви робили до виходу в Інтернет.

Вважаючи Інтернет деяким вакуумом, відобмеженим від навколишнього світу
непробивною стіною, яка ніби говорить про те, що по обидві її сторони
знаходяться зовсім чужі одна одній, протидіючі сторони, керівники
організацій вже на першому етапі підготовки рекламного планування
допускають серйозну помилку.

У багатьох рекламодавців на самому початку формується надто
суперечливий, інколи некоректний образ віртуального світу під назвою
Інтернет. Це стається через невірне уявлення або нерозумінні сутності
Інтернету як потужного рекламного інструменту, найважливішою складовою
якого є вебсайт потенційного рекламодавця.

Корпоративний сервер дозволить вам зробити інформацію про фірму чи
товарі/послузі доступної для мільйонів людей, у тому числі і географічно
вилучених. Крім того, ви зможете оперативно реагувати на ринкову
ситуацію — змінювати дані прайс-листа, анонсувати нові товари/послуги і
так далі. Сервер дозволить вам реалізувати всі можливі форми
представлення інформації: текст, графіка, звук, відеозображення,
анімація і так далі. Ще одна перевага Web-сервера — можливість відкриття
віртуального представництва, що буде доступно 24 години на добу, 7 днів
у тиждень з будь-якої крапки світу.

Банер — один з основних елементів, що працюють на формування позитивного
іміджу фірми. За допомогою рекламних мереж ви можете робити показ
банерів цільової аудиторії. На жаль, в Україні, через відсутність
великої кількості популярних серверів по різній тематиці, це не завжди
можливо. Дослідження, проведені визнаними авторитетами в області
Інтернет-реклами, показали, що банер працює, навіть якщо на нього не
клацають. Клік означає лише миттєву зацікавленість. Основна думка,
відбита в банері (якщо вона є), все рівно запам’ятовується. Завдяки
специфіці Інтернет люди активні в пошуку і сприйнятті інформації, тому
імовірність впливу реклами тут вище: близько 30 % опитаних пам’ятають
побачений банер через сім днів.

Електронна пошта є додатковим засобом формування іміджу. З її допомогою
ви можете показати чіткість роботи з клієнтами, чіткість організації
фірми. Крім того, у правильно оформленому листі назва компанії (чи ваше
ім’я) завжди на очах і людина волею-неволею запам’ятовує цю інформацію.
Завдяки аркушам розсилання, Ви можете проводити чіткий таргетинг
аудиторії навіть в Україні . Якщо Ви в стані регулярно підготовляти
інформацію з теми, має сенс створити свій список розсилання. Дискусійні
аркуші створюються для обміну інформацією, обговорення питань на
визначену тематику. На відміну від списків розсилання писати в лист
можуть не тільки безпосередньо його творці, але і всі учасники.

Додатковим позитивним моментом Вашої активної участі в листі є той факт,
що часто популярні й авторитетні дискусійні аркуші проглядаються
представниками спеціалізованої преси і є імовірність, що Ви будете
процитовані на сторінках чи видань Вас запросять написати статті.
Роблячи аналіз публикуємих повідомлень, Ви можете обчислити Ваших
потенційних клієнтів і зв’язатися з ними прямо. Нарешті, не слід
забувати, що крім Вашого власного промоушена спеціалізовані дискусійні
аркуші вкрай корисні, тому що будуть постачати Вас коштовною інформацією
і новинами.

Говорячи про перспективи розвитку Інтернет-реклами слід зазначити
очікуваний різкий ріст витрат на подібну рекламу. Однак ці прогнози
виправдаються в тому випадку, якщо в Web більше уваги буде приділятися
нестаткам широкого кола покупців і рекламодавців, що поширюють споживчі
товари.

Завдяки Інтернет Ви можете вийти на глобальний рівень бізнесу з
мінімальними інвестиційними вкладеннями. Є буквально сотні вертикальних
і горизонтальних електронних торговельних площадок, доступних у мережі.
Ці площадки дозволяють Вам за номінальну плату одержувати доступ до
великої аудиторії потенційних клієнтів із усіх куточків планети.

Без сумніву, на сьогоднішній момент Інтернет перетворився на справжній
сегмент ринку — зі своїми продуктами, послугами, монополіями,
конкуренцією, споживачами, попитом і пропозицією, рекламою, зовнішніми
зв’язками та іншими елементами, притаманними маркетингу в традиційному
розумінні.

Фактично більшість пропозицій в Інтернеті – це так чи інакше застосовані
інноваційні підходи до ведення бізнесу.

В цілому, система сучасних технологій просування товарів чи послуг в
Інтернеті на сьогоднішній день включає десятки гнучких в налаштуванні і
ефективних в роботі механізмів.

Бізнес в інтернеті може бути прибутковим, і навіть дуже прибутковим. Це
знову підтвердила американська компанія Yahoo, яка є одним з піонерів у
справі комерційного використання всесвітньої комп»ютерної мережі. У
першому кварталі цього року чистий прибуток компанії в порівнянні з
аналогічним періодом минулого року подвоївся й склав понад 100 мільйонів
доларів. Це — значно більше, ніж очікували аналітики. Фінансовий успіх
Yahoo пояснюють передусім відчутним пожвавленням на ринку онлайнової
реклами: останнім часом число рекламних оголошень в інтернеті зростало
дуже стрімкими темпами. Керівництво Yahoo переконане, що ця тенденція
матиме продовження. Тому воно переглянуло в бік підвищення свій прогноз
на весь нинішній рік і оголосило, що оборот компанії може скласти 2 з
половиною мільярди доларів.

Поряд з перерахованими елементами бізнесу однієї з головних особливостей
системи бізнесу в Інтернет є можливість інтерактивної оплати товарів, що
дозволяє організовувати інтерактивні магазини безпосередньо в Інтернет і
є основою розвитку Інтернет, як глобального інтерактивного електронного
ринку.

Не треба намагатися змусити потенційного споживача відразу купувати —
це нереально. Треба розуміти, що вкладення грошей у рекламу не
обов’язково означає прагнення «продати». Іноді метою такого вкладення є
«розвиток» іміджу чи фірми товару. Наприклад, вартість фірми Sony
значно вище сумарної вартості її приміщень, офісів і устаткування. Якщо
Ви захочете купити цю фірму (чи торгову марку), Вам доведеться заплатити
велику частину вартості за фірмовий знак і назву — Ви купуєте імідж.

Звідси випливає, що реклама — це не тільки спосіб продати «сьогодні»,
але ще і спосіб нагромадити капітал у виді торгової марки. В що ж
вкладати гроші?

Три методи розвитку фірмового чи товарного іміджу

Total Brand Розвивається тільки імідж фірми, мається на увазі, що в
потенційного споживача потрібно сформувати думка: «усе, що продає фірма
з такою назвою, має високу якість і прийнятну ціну». Гроші вкладаються в
рекламу фірми, у розвиток фірмового знака фірми.

Unique Brand Розвивається імідж «унікального» товару (чи товарної
групи), формується унікальний бренд (товарна марка), мається на увазі,
що споживачу не Важливо, хто робить такий «чудовий товар». Гроші
вкладаються в товар, що розвивається.

Total-unique Brand Об’єднано дві попередні стратегії – розвивається
імідж і товару і фірми. При цьому швидкість зростання фірми і брендів
взаємозалежна (взаємосповільнена при обмеженості фінансів), тобто існує
взаємовплив.

Отже, можна говорити про рекламу в Інтернет як про цілком сформований
засіб формування іміджу компанії. Для формування використовуються
наступні основні елементи: корпоративний Web-сервер, банери, електронна
пошта і групи новин.

Розвиток Інтернет в світі призвів до того, що зараз майже ніякі сфери
бізнесу не розвиваються без використання можливостей Інтернет. Можна
сказати, що зараз в розвинутих країнах Заходу.

Інтернет в Україні розвивається дуже швидкими темпами. В розвиток
Інтернет і його застосувань включені зараз комерційні фірми — провайдери
послуг Інтернет, підприємства, банки, університети. Ринок дуже широкий і
кожний з учасників цього процесу вкладає свою долю в розиток об`єднаної
мережі Інтернет в Україні. Потрібно сказати, що характерною особливістю
Інформаційних технологій є те, що вони дають можливість перескочити
етапи поступового розвитку цих технологій, як це відбувалось в країнах,
з яких ці технології вийшли. Дуже швидко необхідність кваліфіковано
використовувати можливостей Інтернет стане необхідною кваліфікаційною
вимогою для сучасних працівників, як це зараз є з вимогою уміння
використання комп`ютерів для спеціалістів всіх профілей.

1. Спектр послуг Інтернет.

Зараз спостерігається швидке розширення спектру послуг Інтернет.
З’являються ішвидко поширюються нові види сервісу:

— електронні газети, електронні «розмовляючі» мультимедіальні журнали;

— тижневі радіопередачі, які транслюються по Інтернет (ITR);

— відеоконференції;

— технічна підтримка компаніями своїх продуктів;

— електронні закупки; тощо.

Сьогодні користувачі можуть розмовляти між собою, надсилати і одержувати
листи по електронній пошті, брати участь у роботі обмежених дискусійних
груп, підключатися до каталогів бібліотек університетів, а також
обмінюватися практично будь-якими типами даних, зображеннями, звуком
тощо. Навіть популярний у недалекому минулому кінофільм «Воск» був
надісланий по системі Інтернет в США. Зображення було чорно-білим,
частота зображення була 2 кадри на секунду, проте, це стало першим
кроком по створенню комп’ютерного еквіваленту кабельного телебачення.
Крім того, по Інтернет щонеділі існує радіопередача, в якій представлені
новини в області телекомунікаційних технологій і розповідь про самого
«розумного» користувача тижня.

Робота професіонала немислима без персонального комп’ютера, останній
значною мірою полегшує роботу, здійснюючи досить складні обчислення які
вручну потребують значної затрати часу і зусиль. Спеціальні програми
допомагають фахівцям практично у всіх сферах збільшити продуктивність
роботи. А сучасний комп’ютер з підключенням до всесвітньої мережі
забезпечує доступ практично до всіх інформаційних надбань людства. Мало
того доступ до останніх постійно розширюється за рахунок розширення
всесвітньої мережі, яке відбувається внаслідок здешевлення комп’ютерної
техніки та підключення нових закладів, архівів, бібліотек.

Для надання послуг по створенню і підтримки веб-сторінок, веб-сервісів
створюються фірми, які спеціалізуються на цьому. В Україні подібні
послуги надають великі провайдери Інтернет послуг. Наприклад ІPTtelecom,
UKRSAT- національний Інтернет — провайдер, RELCOM. Великі провайдери,
наприклад ІPTtelecom надають усім своїм користувачам безкоштовне місце
на їхньому сервері і веб-сторінку клієнта. Провайдер UarNet також займає
не останнє місце серед них. Компанія ElVіstі крім послуг по наданню
доступу в Інтернет, пропонує послуги по Інтернет-хостінгу — послуги по
представленню фірм у мережі Інтернет, тобто ця компанія надає фірмам
послуги по розробці, створенні і підтримці їхній веб- сторінок і
веб-серверів.

Телеконференції – найбільш поширений засіб Internet для спілкування
фахівців у певній галузі, людей зацікавлених одною тематикою.
Телеконференції зародились в 1979 році як спосіб обговорення студентами
даних досліджень, думок, новин із різних сфер. Зараз телеконференції чи
групи новин стали популярною частиною Internet, які об’єднують мільйони
користувачів, які розглядають їх як основний засію пошуку інформації.
Група новин – це конференція для обговорення певної теми, яка
проводиться не в режимі реального часу а шляхом відправлення повідомлень
на сервери новин.

Internet пейджинг – Інтернет-сервіс для інтерактивного спілкування в
мережі, який є альтернативою електронній пошті, недолік якої полягає у
тому що абонент ніколи не знає коли до нього надійшло повідомлення.
Інтернет-пейджери – це спеціальні програми, завдяки їм відбувається
безпосереднє спілкування у мережі. Інформація, яка прийшла на комп’ютер
відразу активізує Інтернет-пейджер і він повідомляє про неї. Внісши до
списку колег та партнерів і натиснувши режим on-line в програмі можна
дізнатися хто з останніх перебуває на зв’язку. Досить популярні
Інтернет-пейджери на сьогодні – Odigo, ICQ. Зручність роботи у мережі
Internet беззаперечна. Виконувати свою роботу, розробляти дослідження
можна не відходячи від робочого місця, оскільки за допомогою Internet
можна одержати доступ до найбільших світових електронних бібліотек,
дослідницьких центрів, порадитися з колегами, відслідковувати інформацію
та точки зору її викладу у різних ЗМІ, здійснювати аналіз останньої.
Недолік – це те що за висвітлену інформацію ніхто не відповідає, таким
чином в мережі часто спостерігаються необґрунтовані наклепи, брудна
брехня, чорні PR технології з боку окремих політиків, кінцева мета яких
одна – доступ до влади в державному управлінні та гарантія
недоторканності.

Що повинен знати менеджер в організації роботи Інтернет-підприємства:

Розуміння даного бізнеса і свого місця в ньому ( від чого залежить
процвітання Вашого бізнесу? Реальний погляд на майбутнє організації, яке
оточення конкурентів у Вашій діяльності? Яка інформація потрібна для
відповіді на попередні питання, який відсоток одежання відповіді на них?
Та ін.).

Розуміння нових сучасних інформаційних систем технологій.

Вміння оприділяти стратегію розвитку інформаційних технологій.

Основним якості, які повинні бути приналежні Інтернет-менеджеру:

Ефективна взаємодія з колегами і керівництвом;

Формування у членів колективу адекватних уявлень про можливості
Інтернет-технологій;

Надійність в обслуговуванні клієнтів;

Створення сильної управлінської команди;

Можливість позитивно вплинути на колег своїм проникливим знанням в
області Інтернет-технологій.

Дослідники відмітили, що головними якостями менеджера в роботі
Інтернет-підприємствах є дві важливі риси:

перша — «майстер перемін»: лідер в організації, управлінні і підтримці
змін в сфері бізнесу.

Друга — «бізнес-стратег» — людина, яка приділяє велику увагу на
стратегію розвитку підприємства, відповідаючій за технологічні аспекти
електронної комерції та ін.

2. Вплив екологічного фактора на забезпечення конкурентоспроможності
підприємства.

Нещодавно Україна отримала статус країни з ринковою економікою, але
проблема екологічної безпеки залишається актуальною до цього часу.
Свідченням тому є зростання останніми роками відносних та абсолютних
показників смертності населення. Звідси, назріла необхідність негайного
проведення заходів, спрямованих на докорінне поліпшення екологічної
ситуації в Україні, забезпечення екологічної безпеки – важливої
складової національної безпеки. Досвід передових країн свідчить, що
необхідною умовою проведення цих заходів є широке використання ринкових
механізмів, а також вдосконалення існуючих в країні систем екологічного
управління з узгодженням інтересів суб’єктів управління різних
ієрархічних рівнів.

Досягнення високої ефективності виробництва, насичення ринку якісними та
конкурентоспроможними товарами на сучасному етапі можливе лише на основі
широкомасштабного і повсюдного використання досягнень науково-технічного
прогресу. Під впливом усіх форм людської діяльності природні блага з
елементів зовнішнього оточення дедалі більше переходять до
господарського середовища і є не лише ресурсним джерелом, але й прямим
наслідком відтворювального процесу. Тому лише переведення всіх галузей
народногосподарського комплексу на принципово нові види техніки і
технології здатне різко зменшити негативні антропогенні навантаження на
навколишнє середовище, звести до мінімуму його забруднення і деградацію.

Слід відмітити, що за даними Всесвітнього економічного форуму, Україна
за рейтингом глобальної конкурентоспроможності у 2006 р. займала 78-ме
місце. Між тим, вона належить до країн негативних екологічних наслідків
виробничої діяльності. Слід зазначити, що опосередковану оцінку
сучасного стану екологічної складової економіки України репрезентують
результати міжнародного екологічного рейтингу, започаткованого у 2001 р.
аналітиками Світового економічного форуму. Згідно з «індексом
екологічної сталості», що агрегує 22 комплексних індикатори за 67
параметрами, які дають можливість оцінювати прогрес країн на шляху до
екологобезпечного сталого розвитку, Україна опинилася на 110-му місці
серед 122 країн. У 2002 p., попри економічне зростання, вона не
поліпшила свій екологічний рейтинг, посівши 137-ме місце серед 142
держав. Інші підрахунки (2002 р.) – за «індексом екосистем світу», що
інтегрує 87 параметрів, – визначають Україну на 127-му місці в
екологічному рейтингу 165 держав світу.

По суті має місце підрив національних продуктивних сил, який на сьогодні
досяг китичної межі. Об’єктивно науковий аналіз розвитку народного
господарства свідчить, що Україна перебуває в стані затяжної
демографічної та екологічної кризи, яка дедалі більше поглиблюється, і
негативно впливає на конкурентоспроможності національної економіки.

Проблема підвищення конкурентоспроможності України має вирішуватись з
урахуванням об’єктивних вимог забезпечення екологічної безпеки держави.
Нинішній стан економіки і природного середовища України свідчить про
необхідність відповідного реаліям, наукового вивчення їх взаємодії та
об’єктивного відображення еколого-економічних взаємозв’язків для
прийняття раціональних господарських і політичних рішень щодо
забезпечення конкурентоспроможності як на мікро-, так і на макрорівнях.
Вкрай нагальним є опрацювання саме українською економічною наукою
питання про вплив екологічного чинника на конкурентоспроможність країни.

Екологізація – це процес неухильного і послідовного впровадження систем
технологічних, управлінських, юридичних та інших рішень, які дозволяють
підвищувати ефективність використання природних ресурсів і умов поряд із
поліпшенням, або хоча б збереженням якості довкілля.

Вихідною передумовою екологізації розвитку виробництва є вдосконалення
технологій основних виробничих процесів і природоохоронних заходів для
підвищення їх екологічної активності. Цілком очевидно, що впровадження
таких технологій значною мірою залежить від дієвості механізму
еколого-економічного стимулювання, який передбачає сукупність засобів
(заходів, методів, важелів) впливу на фінансовий стан економічних
суб’єктів з метою орієнтації їх діяльності в екологічно сприятливому
напрямку.

На жаль, більшість економічних інструментів стимулювання екологічної
діяльності підприємств в Україні існують лише на рівні законодавчих
положень, не будучи впровадженими у практику господарювання. Крім того,
в існуючій системі стимулювання екологічної діяльності фактично не
функціонує механізм кредитування природоохоронних заходів, пільгового
оподаткування та цінового заохочення екологоспрямованої діяльності, що
значним чином погіршує конкурентоспроможність Українських підприємств.

Між тим, проблема є і потребує негайного вирішення. Розв’язання цієї
проблеми можливе на основі застосування нового економічного механізму
природокористування та забезпечення природоохоронної діяльності. Це
передбачає реалізацію наступних заходів:

впровадження плати за користування надрами, земельними, водними та
іншими природними ресурсами і, насамперед, забруднення навколишнього
середовища;

підвищення ефективності економічного стимулювання екологічної діяльності
підприємств як мікроосередків суспільного виробництва, а саме створення
зацікавленості в: дотриманні екологічних норм та зменшенні техногенного
навантаження на природу; впровадженні екологічно безпечних способів
виробництва, безвідходних та маловідходних технологій; розширенні сфери
вторинного використання сировини; тощо;

вжиття державою заходів (як економічного, так і адміністративного
характеру), спрямованих на модернізацію традиційних галузей, активізацію
заходів з ресурсо- та енергозбереження, розвиток власної енергетичної
бази. Внаслідок ліквідації надлишкових або застарілих потужностей
зменшується розрив між сукупним попитом і пропозицією, знижується
імовірність виникнення надмірної конкуренції, створюються умови для
ефективнішого використання потужностей, що залишилися, виникають стимули
до оновлення капіталу на сучасній технічній основі, реалізації
екологічних програм збереження природно-ресурсної бази національної
економіки. Завдяки цьому створюється екологоконструктивне технологічне
підґрунтя формування конкурентоспроможності.

Наявність стимулюючого фактору надає підприємствам можливість знижувати
негативний вплив на навколишнє середовище, забезпечити виживання,
максимізацію прибутку, завоювання лідерства на ринку за показниками
забезпечення якості товарів, тобто підвищення його
конкурентоспроможності, а відтак – і підвищення конкурентоспроможності
національної економіки.

Вплив природно-екологічних факторів на конкуренцію підприємства є
надзвичайно важливим фактором зовнішнього середовища, а саме:

природно-кліматичні умови;

територіальне розміщення корисних копалин і природних ресурсів;

розміщення великих промислових і сільськогосподарських центрів;

законодавство з економічних питань (можливість змін і обмеження, що ними
зумовлені);

стан екологічного середовища та його вплив на виробництво.

Дуже важливим є використання на підприємстві системи екологічного
менеджменту, яку пропонується проводити за наступними критеріями:

— обгрунтування і привселюдне декларування підприємством основних
принципів екологічної діяльності (декларування екологічної політики):
наявність обгрунтованої екологічної політики; розробка та відкрите
поширення спеціальних інформаційних матеріалів, що відображають
екологічну політику підприємства; наявність і обгрунтування цілей,
спрямованих на розвиток екологічної діяльності підприємства;

— використання підприємством програм і методів екологічного аудиту для
оцінки досягнутих результатів і подальшого розвитку екологічної
діяльності підприємства: прийняття керівництвом підприємства рішення про
використання екологічного аудиту у процесі виробничої діяльності;
розробка і реалізація програм внутрішнього екологічного аудиту;
співпраця з спеціалістами-аудиторами для розробки і реалізації програм
екологічного аудиту підприємства;

— екологічна відкритість підприємства: прийняття керівництвом
підприємства обгрунтованого рішення про практичне використання принципу
екологічної відкритості; поширення як позитивної, так і негативної
інформації про екологічну діяльність підприємства;

— об’єднання задач управління якістю продукції і екологічного
менеджменту: визначення прямих і непрямих взаємозв’язків якості
виробленої продукції з результатами екологічної діяльності підприємства;
оцінка непрямих екологічних витрат, пов’язаних з виробництвом продукції;
оцінка змін у структурі екологічних витрат у результаті підвищення
якості виробленої продукції;

— стимулювання залучення персоналу в екологічну діяльність підприємства:
використання різноманітних матеріальних і моральних стимулів активної
участі персоналу в екологічній діяльності підприємства; оцінка
взаємозв’язку активності персоналу та основних результатів реалізації
екологічних цілей;

— оцінка підприємством фактичного і декларованого впливу на навколишнє
середовище: розробка програми екологічного моніторингу, необхідної для
оцінки фактичного впливу підприємства на навколишнє середовище;
використання підприємством даних фактичної оцінки впливу на навколишнє
середовище для розробки екологічної політики і цілей; використання
підприємством даних фактичної оцінки впливу на навколишнє середовище для
планування екологічної діяльності;

— екологічна доброчинність підприємства: підтримка територіальних
суспільних екологічних організацій, екологічних наукових досліджень,
територіальних екологічних програм;

— формування і поширення екологічної програми підприємства: розробка
структури екологічної програми, що включає опис екологічної політики і
цілей, екологічних зобов’язань, якісних і кількісних критеріїв оцінки
ефективності екологічного менеджменту, першочергових і довгострокових
задач; поширення екологічної програми підприємства;

— підтримка підприємством діяльності в області суспільного екологічного
моніторингу і контролю: забезпечення безперешкодного доступу громадським
організаціям і прямуванням до поточної і минулої екологічної
документації підприємства;

— здійснення моніторингу навколишнього середовища в зоні впливу
підприємства;

— діяльність підприємства в області екологічної сертифікації: визначення
підприємством схем і об’єктів екологічної сертифікації; проведення
внутрішнього попереднього екологічного аудиту об’єктів сертифікації;
формування підприємством програми екологічної сертифікації та
документації, необхідної для здійснення екологічної сертифікації;
наявність у підприємства екологічних сертифікатів;

E E I

&

? E B

I

???I

[Z](aXbZb3/4boeiiiiioeoeiiiiiiioeoeoea

???ризиків; визначення фірми-страхувальника; визначення ставок страхових
платежів і лімітів відповідальності страховика;

— розвиток структури системи екологічного менеджменту на підприємстві;

— діяльність підприємства в області екологічних наукових досліджень;

— використання підприємством планів і результатів екологічної діяльності
в роботі з акціонерами та інвесторами;

— екологічне співробітництво з іншими підприємствами;

— добровільне екологічне лідерство підприємства: визначення
підприємством конкретних областей і напрямків екологічного лідерства;
розробка і поширення необхідних інформаційних матеріалів за областями і
напрямками екологічного лідерства; організація і проведення робочих
груп, виставок, семінарів, конференцій, оцінка підприємством економічної
ефективності екологічного лідерства.

Отже, комплексний системний підхід до формування системи екологічного
менеджменту, якісної оцінки її функціонування, систеатичне проведення
еколого-економічного аналізу на підприємстві дозволить підвищити рівень
екологізації виробництва, забезпечить перехід підприємства до сталого
розвитку у системі еколого-економічної рівноваги національного рівня і
забезпечить конкурентоспроможність даної організації.

Ураховуючи всезростаюче значення екологічного менеджменту назріла
проблема реорганізації структури екологічного управління на
підприємствах України із створенням на них окремих служб екологічного
менеджменту.

На цей час типова екологічна служба в залежності від потужності та
особливостей підприємства складається з одного спеціаліста, або
спеціалізованого підрозділу. Фахівцями в сфері екології на підприємстві,
згідно штатного розкладу, виступають інженери-екологи та інженери-хіміки
(у разі наявності хімічної лабораторії). При цьому, як правило, як
окремий спеціаліст-еколог, так і спеціалізований підрозділ, входять до
складу відділу з техніки безпеки (охорони праці), який підпорядковується
головному інженеру підприємства. Головними завданнями екологічної служби
підприємства є забезпечення виконання вимог природо-охоронного
законодавства, попередження ускладнень з контролюючими державними
органами в сфері екології. У зв’язку з цим на екологічну службу
підприємства покладається вирішення таких поточних питань, як:

— забезпечення контролю за станом навколишнього природного
середовища;

?? підготовка статистичних звітів щодо обсягів викидів забруднюючих
речовин у атмосферне повітря,

— скидів у водні об’єкти, утворених та розміщених відходів;

?? оформлення дозволів на викиди (скиди, відходи);

?? розрахунок зборів за забруднення навколишнього природного
середовища;

? ?розробка екологічних програм тощо.

На відміну від існуючих екологічних служб служба екологічного
менеджменту повинна створюватись для вирішення стратегічних завдань
підприємства. Тому служба екологічного менеджменту повинна бути
підпорядкована директору підприємства і складатися із фахівців –
менеджерів систем управління навколишнім середовищем.

Найважливішими функціями цих фахівців повинна бути:

1. Забезпечення сталого економічного розвитку підприємства в умовах
жорстких екологічних вимог, та конкуренції на зовнішньому та
внутрішньому ринках.

2. Створення іміджу підприємства як екологічно чистого, результати
роботи якого не викликають у громадськості та місцевих мешканців,
побоювань, пов’язаних з проблемами забруднення навколишнього середовища.

 Соціальна та екологічна відповідальність є властивістю бізнесу, що діє
в конкурентних умовах вільного ринку. Конкуренція, що невпинно зростає,
сприяє поширенню кращих зразків менеджменту; стимулює іновації у
вирішенні соціальних та екологічних проблем. Як доводять чисельні
дослідження, в усьому світі споживачі очікують від компаній:
відповідального ставлення до якості, екологічної безпеки виробів;
безпеки виробничої діяльності, професійного розвитку та соціальної
захищеності робітників; поважливого ставлення до навколишнього
середовища; врахування соціальної та економічної ситуації в
територіальній громаді; непричетності до хабарництва та корупції.

Стратегія розвитку, що враховує тільки економічні показники, спрямована
на досягнення короткострокових результатів, підриває основи
довгострокового сталого розвитку і, як наслідок, конкурентоспроможності
самого бізнесу. Доступ до іноземних інвестицій та поширення діяльності
міжнародних фінансових організацій в Україні сприяє запровадженню
практики звітування, формалізації стандартів корпоративного управління,
внутрішніх положень у галузі охорони праці, безпеки виробництва,
екологічної та соціальної політики підприємств.

Важливим атрибутом ринковиї економіки є конкурентоспроможність
підприємства.

Розуміння конкурентоспроможності підприємства трактується фахівцями по
різному. Визначений авторитет в галузі конкуренції М.Портер, висновки
якого обгрунтовуються на результатах багатьох досліджувань досягнення і
збереження конкурентної переваги, вважає, що фірми попереджають своїх
суперників, якщо мають міцну конкурентну перевагу. В країнах з ринковою
економікою конкурентоспроможність підприємства є результатом
переплетіння факторів, породженим об`єктивним розвитком продуктивних сил
і відображаючих результати політики великих монополій в боротьбі за
якість, ринки збуту і отримання прибутку.

Дослідження конкурентоспроможності підприємства в умовах економічної
ситуації, яка склалась в Україні, дає змогу розглядати її як комплексну
характеристику потенціальних можливостей забезпечення конкурентних
переваг в перспективі, яка доступна для огляду (10 — 15 років).
Джерелами конкурентних переваг є прогресивна организаційно-технологічна
і соціальноекономічна база підприємства, вміння аналізувати та своєчасно
здійснювати заходи щодо укріплення конкурентних переваг. Останнє слід
відзначити особливо, тому що аналіз та оцінка рівня
конкурентоспроможності підприємства необхідни на всіх ступенях
позавиробничого процесу.

Найчастіше конкурентоспроможність розглядається у двох аспектах:

конкурентоспроможність товару тобто ступінь його відповідності на певний
момент вимогам цільових груп споживачів або обраного ринку за
найважливішими характеристиками: технічними, економічними, екологічними
і т.д.

конкурентоспроможність фірми – це рівень її компетенції відносно інших
фірм-конкурентів у нагромадженні та використанні виробничого потенціалу.

Цих два аспекти тісно зв(язані між собою, оскільки конкурентоспроможні
товари – це результат функціонування конкурентоспроможної фірми, здатної
їх виготовити і забезпечити необхідний рівень споживання у замовників.

Змінюється екологічний бік виробництва. Для організацій різко
зменшується можливість використання доступних для традиційної техніки і
технологій природних ресурсів. При цьому з’являється можливість
втягувати в виробництво нові природні ресурси і забезпечувати їхню
глибоку переробку. Організації мають можливість отримати з кожної
одиниці ресурсів більше кінцевого продукту і в той же час зменшити обсяг
негативного впливу на зовнішнє середовище.

Проблема економічного розвитку країни шляхом підвищення
конкурентоспроможності продукції в усій різноманітності своїх аспектів
відображає практично всі сторони життя суспільства, і тому незмінно
перебуває у центрі уваги державних діячів та ділових кіл в усіх країнах
світу. Загострення конкурентної боротьби за збут своєї продукції, за
місце на світовому ринку примушує всі країни шукати шляхи створення
більш економічних товарів

3. Розробіть схему документообігу в організації, яка би уможливила
запровадження складових політики, спрямованої на створення майбутнього,
та методики пошуку та прогнозування змін

Діяльність управлінських працівників пов’язана з діловодством —
створенням, прийманням, передаванням, зберіганням, опрацюванням
документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити
ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих
управлінських рішень.

Відомі три організаційні форми діловодства:

централізована: застосовується у великих організаціях з великим
документообігом. При цьому вона передбачає виконання усіх операцій з
документами в спеціалізованих структурних підрозділах, наприклад
канцелярії, друкарському бюро. Ця форма характерна також для невеликих
підприємств з малим документообігом, в яких усі операції з документами
виконує секретар. Централізована форма діловодства найбільш економічна,
оскільки забезпечує раціональне використання технічних засобів, трудових
ресурсів;

децентралізована: передбачає виконання усіх операцій з документами в
структурних підрозділах організацій, якщо вони територіально роз’єднані.
Ця форма забезпечує оперативне і якісне виконання операцій з
документами. Однак вона передбачає наявність діловодного персоналу і
технічних засобів у структурних підрозділах і тому є неекономічною;

змішана: найбільш поширена у підприємствах торгівлі і громадського
харчування. При цьому частину операцій роботи з документами (приймання,
відправлення, реєстрація, контроль виконання) покладено на
спеціалізовані службу, наприклад канцелярію, секретаря, а решту операцій
(складання документів, поточне зберігання їх, формування справ)
виконують структурні підрозділи. Змішана форма є оптимальною для
більшості торговельних підприємств, оскільки документообіг у них не
досить великий для централізованої форми діловодства, а використання
децентралізованої — економічно недоцільне. Основною функцією діловодства
підрозділів і працівників (секретарів, діловодів) є організація
раціонального документообігу, що передбачає організацію руху документів
з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або
відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному
проходженню документів в апараті управління, позитивно впливає на
управлінський процес у цілому.

Документообіг у підприємствах торгівлі і громадського харчування
здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами
опрацювання інформації (керівник підприємства, керівники структурних
підрозділів, фахівці і технічні виконавці) і пунктами технічної обробки
документів (структурні підрозділи, канцелярія, друкарське бюро та ін.).

Основними вимогами до раціональної організації документообігу у
підприємствах є:

прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях
проходження документації до одержувача;

виконання принципу одноразового перебування документа в одному
структурному підрозділі або в одного виконавця;

додержання принципу паралельності — в разі потреби одночасної роботи з
документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно
копіювати.

Під час розробки раціонального документообігу складають схеми руху
основних груп і видів документів. Це дає змогу визначити раціональні
маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок
опрацювання їх і на цій основі — доцільний порядок роботи з документами.
Принципова схема документообігу у торговельному підприємстві наведена на
рис. 1.

Рис 1 — Схема документообігу у торговельному підприємстві

Основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу у
торговельних підприємствах, які спрямовані на створення майбутнього:

1. Стандартизація — встановлення єдиних норм і вимог до документів,
незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого
підпорядкування. Ці норми і вимоги передбачені в державній системі
діловодства, яка регламентує діловодні процеси на усіх підприємствах. В
ЄДСД викладено правила складання, оформлення і зберігання документів,
раціональні принципи документообігу, правила і принципи формування
справ, рекомендації з організації праці діловодного персоналу,
механізації і автоматизації діловодних процесів.

2. Уніфікація тексту документів. Текст є найважливішою частиною
документа, у ньому зосереджена інформація, необхідна для одержувача. На
практиці часто створюють однотипні документи, які містять однотипну
інформацію. Наприклад, накази по особовому складу, бухгалтерська та
статистична звітність, господарські договори тощо. Це створює передумови
для їх уніфікації. Використовують такі форми уніфікації тексту
документа:

анкета — спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання
анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор
під час створення документа. Анкети часто виготовляють друкарським
способом або за допомогою множувальної техніки. Приклади анкет — лист з
обліку кадрів, анкети соціологічних досліджень та ін. Переваги анкет
полягають у прискоренні та зниженні вартості процесу створення
документа, його опрацюванні за допомогою ЕОМ;

трафарет — спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють
докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення
документу. Трафаретними є багато видів договорів, накази по кадрах та
інші види документів. Трафарети виготовляють друкарським способом або
копіюванням, що дає змогу економити час і кошти;

таблиця дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити
інформацію. У таблицю заздалегідь вносять постійну інформацію —
заголовки рядків і стовпців, а змінну інформацію заносять під час
створення документа. Цей спосіб найбільш ефективний при комп’ютерній
обробці і зберіганні інформації.

3. Використання сучасних технічних засобів створення, копіювання,
обробки і зберігання документів, комп’ютерної техніки. Це дасть змогу
забезпечити найшвидше проходження документів в апараті управління,
раціональне використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів
підприємства. Крім того, удосконаленню діловодства і документообігу
сприяє піднесення професійного рівня діловодного персоналу, навчання
усіх працівників управлінського апарату правилам раціональної роботи з
документами.

При розгляданні документів, що надходять, доцільно використовувати такі
рекомендації. Керівнику для розглядання і прийняття рішення (воно
відбито у резолюції) слід передавати тільки найважливіші документи, в
основному ті, які не можна використовувати без його вказівки. Практика
свідчить, що кількість їх становить 10-20% загальної кількості
документів, які надходять.

Деякі керівники наполягають на одержанні усіх документів, мотивуючи це
бажанням бути максимально поінформованими. В умовах значного обсягу
інформації, що надходить на підприємства, і при фізіологічно обмежених
можливостях сприйняття її ця вимога призводить до значних і
малоефективних витрат праці керівників і не сприяє кращій обізнаності.

Керівники підприємств і великих структурних підрозділів через свою
зайнятість нерідко розглядають кореспонденцію наприкінці і після
закінчення робочого дня, а іноді і на другий — третій день після
надходження її. У цих умовах пропускна здатність апарату управління
залежить від працездатності керівника. Це є однією з причин накопичення
невиконаних у строк документів.

Створюється парадоксальне становище, при якому другорядні документи, що
безпосередньо надійшли співробітнику, виконуються у два-три рази швидше,
ніж важливі і термінові, які було направлено спочатку керівнику, а потім
виконавцю.

Зазначений порядок руху документів призводить до зростання витрат праці
не тільки керівників, а й спеціалістів, а також технічних працівників. У
кожній інстанції до розгляду документа залучають нового робітника;
звідси нове читання документа, обмірковування його, написання резолюцій
та ін., тобто ускладнюється внутрішня діяльність адміністративного
органу. Крім того, перебування документа у кожній інстанції
супроводжується кількома діловодними операціями — передавання,
реєстрація та ін. Такий порядок розглядання документів призводить до
повторення циклів цих операцій. Нерідко 7-10 чол. ознайомлюються із
змістом документа ще до початку його фактичного виконання, що є
неефективним. Керівник підприємства, його заступники, керівники
підрозділів нерідко двічі повертаються до розглядання одного документа:
при надходженні його в апарат управління і через 10-12 днів після руху
його “знизу вгору” для підпису.

З метою уникнення зазначених недоліків і розподілу документів між
виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах
запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:

розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних
підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх
змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою
інформацією;

визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом
обов’язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства,
практики, що склалася, та ін.;

перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких
не є його прерогативою;

визначати потребу у реєстрації документів. Попередній розгляд документів
дає змогу:

вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його
уваги, а апарат управління — від документів, виконання яких не входить
до його функцій;

скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям;

підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості
пунктів обробки документів і часу перебування в них;

зменшити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і
дубльованих, зокрема;

поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що
мають необхідну інформацію;

підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що
надходять;

об’єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи
оперативність і якість запропонованих ними рішень;

підвищити технологічність обробки документів;

проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з метою її
раціоналізації і скорочення;

Сучасна організація управлінського процесу передбачає, що основна маса
(80-95%) документації апарату управління має надходити безпосередньо у
структурні підрозділи або відповідальним виконавцям.

Те, що значна частина документації надходить безпосередньо в апарат
управління, не знижує забезпеченість його керівників інформацією,
оскільки їм передають документи організацій, листи і заяви робітників,
довідки, доповідні записки, огляди, що висвітлюють ті або інші сторони
діяльності системи, а також інші документи з принципових питань
діяльності організації, які містять необхідну для керівника інформацію і
потребують його рішення.

Ефективність попереднього розглядання документів повністю залежить від
того, хто його здійснюватиме. Практика свідчить, що в міністерствах,
відомствах, великих об’єднаннях і на підприємствах цю роботу виконують
спеціально призначені кваліфіковані працівники або помічники керівника,
референти, завідуючі канцеляріями, секретаріатами, загальними відділами
та ін. У невеликих підприємствах цю функцію може виконувати досвідчений
секретар.

Працівник, який виконує операції, пов’язані з оцінкою і розподілом
документів, повинен докладно знати функції підприємства і його
підрозділів, права і обов’язки провідних працівників, систему
взаємовідносин, що склалися між ними; мати високий професійний рівень,
необхідні навички і знання, користуватися довірою керівника, мати певну
інтуїцію.

Попередній розгляд документів сприяє децентралізації повноважень, одному
з найважливіших принципів сучасного управління, оскільки дає змогу
реально делегувати повноваження керівника безпосередньо підлеглим йому
особам. При розгляданні документів, що надходять, слід прагнути до
зменшення кількості резолюцій на них — не більше ніж одна-дві. Цьому
сприяє спрощення організаційної структури управління — зменшення
кількості рівнів і ланок управління. У процесі попереднього розглядання
може бути встановлено, що для оперативного виконання документа керівнику
потрібна додаткова інформація. У цьому випадку добирають необхідні
документи і подають керівнику одночасно з ініціативним документом.

Документи, що надійшли на підприємство, слід розглядати у день
надходження і у той же день направляти виконавцям або повертати
секретареві (у канцелярію, загальний відділ, секретаріат). Безпосереднє
передавання документів від керівника виконавцю дасть змогу прискорити
обробку їх в апараті управління. Як виняток, керівник може повернути
документи наступного дня. Якщо керівник відсутній, їх розглядає
заступник.

Керівник підприємства повинен розглядати тільки зареєстровані документи.
Він не повинен розглядати документи, передані йому під час відряджень,
прийому громадян, працівниками інших організацій до їх реєстрації.
Документи, що надійшли, передає керівнику тільки секретар. Час
передавання документів встановлює керівник за погодженням із секретарем.
При цьому враховують час надходження пошти, умови роботи організації,
розпорядок робочого дня керівника, можливості діловодної служби. Час
повертання документів секретареві встановлюють таким чином, щоб у цей же
день вони згідно з резолюцією були передані виконавцю. У деяких
організаціях кореспонденцію передають керівнику один раз на день, як
правило, о 10-12 год., в інших-два рази на день — о 10 і 16 год.
Телеграми, термінові документи передають керівнику негайно.

Як уже було зазначено, усі документи, що надійшли, керівник після
розглядання щодня (у встановлені години) направляє виконавцям, або
повертає у канцелярію (секретареві). Ні за яких умов керівник не повинен
залишити документи у себе. Усі документи, що надходять до керівника
незалежно від того, оригінали вони чи копії, після підписання або
затвердження стають офіційними документами.

Після виконання офіційні документи направляють у відповідну справу.
Справи, які заводять в установі, згідно з номенклатурою справ зберігають
до передавання у відомчий архів у секретаря, в канцелярії або
структурних підрозділах. Як правило, офіційні документи у керівника не
зберігають. До виконання їх зберігають у виконавця, після — у справі.
Офіційні документи, що стосуються діяльності підприємства, належать до
архівного фонду підприємства і їх зберігають у його справах. Порушення
цієї вимоги ускладнює пошук документів, знижує оперативність їх
виконання, дезорганізує роботу апарату управління. У процесі виробничої,
громадської і творчої діяльності керівника утворюється комплекс
документів, що становить його власний архів (цей термін умовний. Слід
підкреслити, що тут під власним архівом розуміють зібрання документів,
що утворилися в процесі виробничої, громадської і творчої діяльності
керівника і не належать до архівного фонду підприємства).

Ефективне використання власного архіву керівника передбачає раціональну
систематизацію документів, створення довідкового апарату до них,
забезпечення їх збереження.

З метою підвищення оперативності роботи апарату управління і
відповідальності працівників за доручену справу, поліпшення виконавської
дисципліни і документаційного забезпечення управління керівник
підприємства (структурного підрозділу) здійснює контроль за станом
документообігу. Під час розробки раціонального документообігу складають
схеми руху основних груп і видів документів. Це дає змогу визначити
раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи
руху, порядок опрацювання їх і на цій основі — доцільний порядок роботи
з документами.

Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно
враховувати:

доцільність впровадження технічних засобів;

можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

наявність придатних приміщень;

можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування
техніки і її ремонту.

Керівник установи несе відповідальність за ефективність використання
механізованої і автоматизованої технології роботи з документами,
здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для
роботи з відповідною технікою.

Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність
державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян
вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні
необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові
витрати на розв’язання задач, не пов’язаних з обслуговуванням громадян.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації
дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз
і складання звітів.

Електронний документообіг — це сукупність технологій, які не тільки
значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу органу влади.
Впровадження електронного документообігу в органі державної влади або
місцевого самоврядування вимагає для всіх службовців, які беруть участь
у роботі з документами, наявності:

— засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю
впроваджуваному ПЗ документообігу; обов’язковою є 100%-а оснащеність
персональними комп’ютерами всіх працівників органу влади, які працюють
з документами;

— засобів зв’язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими
місцями;

— автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне
забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

— психологічної готовності керівників до використання електронних
аналогів власноручного підпису на документі;

— служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів
в електронну форму.

Застосовувані технології дозволяють організувати «безшовну» взаємодію
систем, що забезпечують різні операції обробки документів. У першу чергу
до таких технологій можна віднести:

— технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні
документи в цілком електронну форму представлення;

— електронний аналог власноручного підпису;

— засоби передачі даних;

— засоби збереження електронної інформації.

Перераховані технології дозволяють підсистемам, що виконують різні
функції, органічно доповнювати одна одну. Подібна взаємодія дозволяє
різко підвищити ефективність праці держслужбовців при роботі
з документами. [7]

« Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у
вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних
документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і
перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних,
які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній
для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа,
який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача
електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного
документа.

Відносини, пов’язані з використанням електронних цифрових підписів,
регулюються законом.

Використання інших видів електронних підписів в електронному
документообігу здійснюється суб’єктами електронного документообігу на
договірних засадах.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник
документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним
цифровим підписом автора.

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його
зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних
примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та
реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з
документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його
цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у
визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній
формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку,
встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне
подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку,
встановленому законодавством.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно
через те, що він має електронну форму.

Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися
виключно на підставі того, що він має електронну форму» (звитяг з
Примірної інструкції про організацію діловодства в установі). [1]

Список використаної літератури:

Загороднюк П.О. Взаємозв’язок екологічної й економічної безпеки та її
вплиа на економічне зростання України // Екологія довкілля та безпека
життєдіяльності // 2005. – №6. – С.9-14.

Шевчук В.Я., Саталкін Ю.М., Білявський Г.О. та ін. Екологічне
управління. Підручник. – К. : Либідь, 2004. – 432 с.

Игнатов В.Г., Кокин А.В. Экологический менеджмент. – Ростов – н/Дону:
Книжное издательство, 1997.– 127 с.

Экология и безопасность жизнедеятельности: Учебное пособие для вузов /
Кривошеин Д.А., Муравей Л.А., Роева Н. Н. и др./ Под ред. Л.А.Муравья –
М.: „ЮНИТИ – ДАНА”.- 2000 – 447с.

Азоєв Г.Л. Конкуренція: аналіз, стратегія і практика. М.: 1996.

Дикань В.Л. Обеспечение конкурентоспособности предприятия. Х.: Основа,
1995.

Иванов Ю.Б. Конкурентоспособность продукции. Теоретико-методологический
аспект. Кременчуг.: 1994.

Иванов Ю.Б. Конкурентоспособность предприятия в условиях формирования
рыночних отношений. Х.: 1997.

Портер М. Стратегія конкуренції: методика аналізу галузей і діяльності
конкурентів. / А. Олійник. К.: 1996.

Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: навч. посіб. для вищ. та
серед. спец. навч. зак-в / С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – з-є
вид., перер. і допов. – К.: А.С.К., 2000.- 69-169 с.

PAGE

PAGE 27

Похожие записи