Реферат на тему:

Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки
інформації при безпаперовій інформаційній технології

План

1. Методи автоматизації процесів збирання інформації

2.Облік надходження матеріальних цінностей на склад.

1. Методи автоматизації процесів

збирання інформації

Оперативність і якість управлінських рішень, що приймаються менеджерами
різних рівнів, істотно залежать від своєчасного забезпечення процесу
конкретного управління об’єктивно необхідною і вірогідною інформацією,
яка характеризує процеси та явища, що відбуваються на тому чи тому
об’єкті управління.

Від рівня об’єкта управління, поставленої мети і т. ін. залежать методи
й засоби збирання первинної інформації. На об’єкті управління вищого
рівня (коли йдеться, наприклад, про управління галуззю виробництва)
використовується зведена інформація, що надходить від об’єктів
управління нижчого рівня (наприклад, від об’єднань або підприємств). На
рівні управління комплексною бригадою чи ділянкою використовується
первинна інформація, яка збирається в ритмі виробництва і характеризує
виробничі операції. Часом її зводять на цьому самому рівні у повному
складі ознак. При цьому ритм виробництва встановлюється в кожному
конкретному випадку, для конкретного процесу, об’єкта інформації, а
також виду інформації.

Технологія в системі автоматизованого збирання й обробки інформації, як
уже зазначалося, починається з одноразового вимірювання первинної
інформації, що характеризує переважно типові й масові (багато разів
повторювані) процеси та явища, які відбуваються у
виробничо-господарській та іншій діяльності об’єкта управління та його
складових ланках. Ця інформація фіксується в ПЕОМ і негайно обробляється
за розробленими алгоритмами, а потім використовується менеджерами і
фахівцями для виконання їхніх посадових функцій. Для централізованої
обробки і зведення по об’єкту управління в цілому зазначену інформацію
збирають каналами зв’язку на централізовані ПЕОМ (сервер).

Ефективність системи автоматизованого збирання й обробки інформації
насамперед залежить від застосовуваних методів і засобів з вимірювання,
фіксування й передавання інформації на обробку, а також від своєчасної
обробки її і передавання користувачам різних рівнів. Практика свідчить,
що традиційні методи збирання інформації не забезпечують оперативності
та якості управління через те, що надто багато часу і завелика частка
ручної праці витрачаються на таке збирання. Наприклад, поширений варіант
формування фактичної інформації у вигляді первинного документа, який
заповнюється вручну, а потім обробляється за допомогою ЕОМ, має ряд
відомих недоліків. Зібрана таким чином (із великим запізненням)
інформація після її обробки може бути використана лише для
бухгалтерського обліку та складання зведеної звітності. Що ж до
інформації, потрібної для оперативного управління виробництвом, то її
збирають іншими (паралельно з зазначеними) способами, що ґрунтуються, як
правило, не на документованій основі, й через це вона менш вірогідна.

Описана ситуація пояснюється тим, що затримка первинної інформації до її
обробки на ЕОМ трапляється тому що, як показує аналіз цих процесів,
доводиться дуже довго документально (юридично) оформляти первинні
документи, на яких ґрунтується бухгалтерський облік, а також надто
недосконалі способи передавання цих документів на обробку.

Аби первинна (один раз зібрана) інформація, що характеризує фактичні
процеси та явища, які відбуваються на об’єктах управління, після обробки
її на ПЕОМ використовувалася управлінським персоналом не лише для
обліку, аналізу та складання установленої звітності, а й для вироблення
відповідних конкретних рішень у різних режимах (оперативному, поточному
тощо), потрібно організувати в ритмі виробництва автоматизоване збирання
первинної інформації для її наступної автоматичної обробки на ПЕОМ у
такому самому режимі: рівню обробки інформації має відповідати такий же
рівень збирання цієї інформації. В іншому разі буде неефективно
використовувати ПЕОМ.

Автоматизоване збирання єдиної первинної інформації в ритмі виробництва
може бути здійснене, наприклад, за допомогою персональних ЕОМ,
використовуваних як АРМ на основі так званого бездокументного методу з
наступним підтвердженням переданої на обробку інформації первинними
документами чи такими, що їх замінюють (наприклад, щоденні
нагромаджувальні відомості). Технологія формування й оформлення в ритмі
виробництва первинних показників, що характеризують масові процеси чи
явища, впроваджуватиметься автоматизовано завдяки попередньому створенню
бібліотеки описаних форм первинних і вихідних (результатних) документів,
що видаються на екран або на паперовий носій, а також масивів з
умовно-постійною (довідковою, нормативною, плановою, договірною і т.
ін.), а іноді й розрахунковою інформацією.

Відомі два основні способи організації технології автоматизованого
збирання масової (за типовими формами) єдиної первинної інформації в
ритмі виробництва:

з попереднім автоматичним формуванням документа-заготовки (форма
документа, заповнена умовно-постійною інформацією) на екрані ПЕОМ та
друкуванням цього документа-заготовки на паперовому носії (фактична
інформація вноситься до нього і на екран додатково);

з наступним друкуванням первинного документа (або такого, що його
замінює) на паперовому носії, форма якого спочатку

автоматично формується і повністю заповнюється умовно-постійною, а потім
і фактичною інформацією на екрані ПЕОМ.

Перший спосіб характеризується тим, що спочатку з бібліотеки описаних
форм на екран ПЕОМ видається форма первинного документа, в яку
автоматизовано з бази даних вписується відповідно умовно-постійна чи
розрахункова інформація. Заповнена таким чином форма перетворюється на
документ-заготовку. Ця заготовка за допомогою принтера друкується на
папері в потрібній кількості примірників, які передаються далі за
призначенням. У міру того як здійснюється виробничо-господарська чи інша
операція, фактична інформація про цю операцію проставляється від руки на
папері у відповідну графу цієї форми. Водночас цю інформацію також
записують (за допомогою клавіатури) у відповідну графу цієї форми, що є
на екрані ПЕОМ. Водночас вся сформована таким чином інформація
первинного документа, включаючи конкретний запис, автоматично вводиться
до пам’яті ПЕОМ і стає надбанням (завдяки каналам зв’язку) відповідних
користувачів. Процес триває до повного заповнення форми первинного
документа фактичною інформацією.

Отже, первинний документ, складений у цей спосіб, створюється, так би
мовити, в два кроки: спершу готується документ-заготовка на папері, а
потім остаточно складається первинний документ. Таким способом
складається багаторядковий лімітний (лімітно-забірний)
документ-заготовка для видачі зі складу матеріальних цінностей до
цехової комори, маршрутно-технологічна документація (листок чи картка),
що використовується у виробництві і під час поопераційного обліку
виготовлюваної партії деталей або виробів і т.ін.

Другий спосіб характеризується тим, що з бібліотеки описаних форм на
екран ПЕОМ, яка використовується також як АРМ, видається форма
відповідного первинного документа. Ця форма, завдяки серії
багаторівневого меню, автоматизовано заповнюється відповідною
умовно-постійною інформацією, що міститься в базі даних. Потім за
допомогою клавіатури ПЕОМ у відповідних графах і рядках цієї екранної
форми проставляються фактичні (кількісні та ін.) дані. Після перевірки
правильності введених на екранну форму даних, принтер автоматично друкує
на паперовому носії повний первинний документ. Уведені в пам’ять ПЕОМ
дані можуть відразу ж використовуватися (завдяки каналам зв’язку)
відповідними користувачами. У такий спосіб складаються первинні
документи на матеріальні цінності, що надійшли від постачальників на
склад підприємства (багаторядковий прибутковий ордер, акт про приймання
матеріалів тощо); при видаванні готової продукції зі складів для
реалізації (накази, накази-накладні, платіжні вимоги) тощо.

Отже, за цим методом формування первинного документа відбувається його
повна побудова спочатку на екрані ПЕОМ, а потім і фіксація на паперовому
носії.

Переваги зазначених способів автоматизованого збирання фактичної
інформації і формування первинних документів очевидні: вони не
трудомісткі, оперативні, прості за виконанням тощо.

Автоматизація збирання первинної інформації дає змогу організувати її
обробку як в оперативному, так і в поточному режимах.

Оперативна обробка на ПЕОМ первинної інформації, зібраної в ритмі
виробництва, полягає в перетворенні цієї інформації за спеціально
розробленими для цих цілей алгоритмами відразу після введення її в
пам’ять ПЕОМ. Результати обробки звичайно видаються (відповідно до
регламентуючої інформації) на екран ПЕОМ, установленої на робочому місці
користувача-фахівця, менеджера, іншого керівника, і використовуються для
спостереження та контролю за виробництвом, коригування оперативних
планів, проведення оперативного аналізу процесів та явищ, які
відбуваються у виробничо-господарській та іншій діяльності об’єкта з
подальшим виробленням і прийняттям управлінських рішень тощо. Себто ця
інформація призначена здебільшого для оперативного управління та
економічного аналізу.

Поточна обробка первинної (фактичної) інформації полягає в тому, що вона
спочатку збирається, накопичується (а часом і первинно обробляється) та
групується (разом з умовно-постійною інформацією) з подальшою обробкою
за типовими алгоритмами. Далі інформація видається на паперові носії у
вигляді документограм (таблиць) або й на екран ПЕОМ, установленої на
робочому місці користувача. Використовується ця інформація як
бухгалтерські зведення (документи) і довідки, а також для заповнення
установлених форм бухгалтерської та статистичної звітності за різні
періоди часу, проведення комплексного економічного аналізу
виробничо-господарської та іншої діяльності як об’єкта управління в
цілому, так і його складових. Отже, ця інформація використовується для
господарського обліку, складання звітності та інших поточних справ.

Первинна інформація за немасовими операціями може збиратися традиційними
способами, якщо автоматизація цих процесів не є ефективною.

Ринкові відносини значно розширили операції з обміну різною інформацією
між об’єктами управління. Проте застосування досягнень
науково-технічного прогресу в практиці обміну — комп’ютеризація процесів
і без паперова інформаційна технологія, мережі тощо — значно прискорили
процеси цього обміну: технологічна операція з обміну інформаційними
повідомленнями між об’єктами управління відбувається за кілька хвилин.
При цьому зберігається надійність передавання, вірогідність інформації
тощо.

Це стосується насамперед підприємств-партнерів, що здійснюють
розрахункові операції, які вони проводять через банківські установи.
Розрахунки, що здійснюються через фінансово-розрахункову електрону
комерційну мережу, значно прискорюються, вдосконалюються
обліково-розрахункові операції та контроль за ними.

Але щоб користуватися цією мережею, яка вже набула значного поширення на
підприємствах і в банківських установах, потрібно виконати комплекс
відомих підготовчих операцій, пов’язаних з такими розрахунками.

Розглянуті щойно методи автоматизованого збирання вірогідної фактичної
інформації в ритмі виробництва для її подальшої обробки на ПЕОМ
використовуються на об’єкті управління на різних ділянках:

при обліку виробітку робітників-відрядників, у тому числі при
поопераційному обліку руху деталей та готових виробів у виробництві;

при обліку надходження матеріальних цінностей на склади;

при обліку заготовлення матеріальних цінностей;

при обліку лімітного видавання матеріалів і купованих комплектуючих
елементів зі складів цехам;

при обліку виготовлення готової продукції цехами та її відвантаженні
покупцям і т. ін.

Крім того, аналогічні методи застосовуються також під час виконання
розглянутих процедур автоматизації розрахункових операцій між
постачальниками та покупцями через банківські установи (електронні
розрахунки), під час збирання інформації про об’єкти зовнішнього
середовища тощо.

Розглянемо деякі методи автоматизованого збирання первинної інформації.

Облік виробітку робітників-відрядників. Передумовою автоматизованого
збирання цієї інформації є попередня підготовка форм
маршрутно-технологічних документів (масив бібліотеки описаних типових
форм первинних документів) і масиву поопераційних маршрутів
технологічного процесу виготовлення деталей або збірки складальних
з’єднань. Крім того, на виробництві, де виникає і збирається інформація,
установлюється ПЕОМ для використання її як АРМ оформлювача-користувача
(майстра, бригадира, контролера та ін.).

Зауважимо, що коли в зазначеному поопераційному масиві буде відсутня
розцінкова, довідкова та інша потрібна (для подальших розрахунків)
інформація, то потрібно мати ще й ці відповідні масиви з такою
інформацією.

На першому етапі з використанням щойно згаданих масивів відбувається
формування на екрані ПЕОМ форми-заготовки, наприклад,
маршрутно-технологічного листка на виготовлення партії деталей.
Кількість деталей у партії, її номер та інші постійні показники «шапки»
типової форми вводяться за допомогою клавіатури. Підготовлена таким
чином форма-заготовка фіксується в масиві оперативних
документів-заготовок, а потім за допомогою принтера друкується на
папері. Така заготовка на папері маршрутно-технологічного листка
супроводжує весь технологічний процес повного виготовлення цієї партії
деталей від першої до останньої (передача цих деталей до комори на
зберігання або до іншого цеху) операції.

На другому етапі, після виконання виробничої операції робітником та її
прийняття, оформлювач-приймач (майстер) вручну заповнює відповідні графи
рядка цієї операції у паперовій формі-заготовці маршрутно-технологічного
листка фактичними показниками, що характеризують виконану виробничу
операцію. Це табельний номер, число, дані про брак тощо.

На третьому етапі цей оформлювач з масиву оперативних
документів-заготовок на екран ПЕОМ викликає потрібну частину
форми-заготовки маршрутно-технологічного листка з потрібною
технологічною операцією (форма 3.1, спрощена) і вписує за допомогою
клавіатури у відповідну графу даної технологічної операції зазначені
щойно (у паперовій формі) фактичні дані. Про це в паперовій формі
документа робиться відповідна позначка. Контроль за правильністю
введення фактичної інформації в ПЕОМ виконує оформлювач-приймач.
Зафіксована на екрані інформація надходить у пам’ять ПЕОМ, де формується
в оперативний масив обліку виробітки робітників-відрядників. Процес
повторюється до повного заповнення маршрутно-технологічного листка.

Зафіксована в такий спосіб фактична інформація, вірогідна і
документально оформлена у ритмі виробництва, може бути відразу оброблена
за відповідними алгоритмами (розрахована сума заробітку, визначений
нормативний час і т.ін.), передана разом з іншою (наприклад, плановою)
інформацією (каналами зв’язку чи дискетою) на ПЕОМ інших користувачів і
використана, по-перше, для вироблення та прийняття управлінського
рішення при оперативно-виробничому управлінні, коригування виробничих
програм тощо; по-друге, в господарському обліку для нарахування і
накопичення заробітної плати робітникам-відрядникам, поопераційного
обліку деталей, обліку незавершеного виробництва тощо.

Оскільки останній рядок — технологічна операція маршрутно-технологічного
листка — характеризує передачу партії повністю готових деталей до комори
чи іншого цеху, то ніяких інших документів для оформлення цієї передачі
не слід використовувати. Це годиться також і в тому разі, коли обробка
партії деталей у поточному місяці не буде закінчена і триватиме в
наступному. В цих випадках роль первинних документів на передачу їх з
одного місця (цеху) до іншого (цеху чи комори) виконують екрани ПЕОМ,
установлені на різних робочих місцях користувачів.

Маршрутно-технологічний листок після закриття (закінчення всіх операцій
технологічного процесу) та остаточного його оформлення далі
використовується у бухгалтерії як первинний документ для контролю за
правильністю «без документального» введення в пам’ять ПЕОМ фактичної
інформації оформлювачем-приймачем (майстром) згідно з установленим
порядком.

Форма 3.1, спрощена

МАРШРУТНО-ТЕХНОЛОГІЧНИЙ ЛИСТОК № 1

Місяць — січень 2000 р., замовлення № 7, деталь № ХБ 8667340-1,
креслення — № ФУ 816000, партія деталей № 3,

кількість деталей у партії — 100 шт., матеріал — його код і найменування
тощо

Цех Операція … Табельний

10 03

0916 100

4 5

04

0920 100

4 5

05

0911 100

4 5

06

0903 95 5 02 06 0903 4 5

07

0919 95

4 5

08

0901 95

4 5

09

0905 95

4 5

11 99

Цех № 11 95

4 11

Примітка: 1. Показники (курсив) — табельний номер (графа 8), спочатку
змінена кількість деталей (графа 9, кількість — 100, 95), дані про брак
(графи 10, 11, 12 і 13), спочатку змінені дата (число, графа 14) і
приймач (майстер, графа 15) заповнюються в документі від руки, а на
екрані — клавіатурою. Заповнює і відповідає за вірогідність даних
приймач (майстер). Цифри умовні.

2. В зазначеному документі є 15 граф, які заповнюються 60—65 символами,
10 рядків, а всього 600—650 символів (100%). Фактичною інформацією
заповнюється до 80 символів (? 12—15%).

2.Облік надходження матеріальних цінностей на склад.

Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є попередня
підготовка форм прибуткових документів — прибуткових ордерів і актів про
приймання матеріалів (масив бібліотеки описаних форм документів), а
також масивів назв міст (населених пунктів), постачальників, та перелік
договірних поставок. Зауважимо, що в договорі з постачальниками коди
матеріальних цінностей, а також ціни (крім цін постачальників)
зазначаються ті, що діють на підприємстві. Ці коди й ціни потім
використовуються при обробці фактичних показників. Крім того, на складі
матеріальних цінностей установлюється ПЕОМ для використання її як АРМ
завідувача складу. Формування первинного документа здійснюється в чотири
етапи.

Перший етап. На основі супровідного документа (накладної,
товаротранспортної накладної тощо) постачальника матеріальних цінностей
та з використанням багаторівневого меню користувач (завідувач складу)
виконує послідовний пошук повного найменування постачальника (назви
міста та імені) у масивах назв міст та постачальників. Знайдене ім’я
постачальника використовується для автоматизованого пошуку відповідного
документа-договору з переліком матеріальних цінностей, які постачаються
цим партнером, що є в масиві договірних поставок. Потім з масиву
бібліотеки описаних форм документів викликається на екран ПЕОМ форма
потрібного документа. В цю форму автоматично записується (з масиву
договірних поставок) повне найменування постачальника, а також перелік
(коди і найменування) матеріальних цінностей, їх одиниці вимірювання, а
інколи й ціни. Крім того, програмно чи за допомогою клавіатури в цю
форму вводяться інші ознаки (номер документа, дата тощо). Ось, таким
чином підготовлюється на екрані ПЕОМ заготовка первинного документа.

На другому етапі користувач за допомогою клавіатури вписує у форму, що є
на екрані, до відповідних рядків (найменувань) фактичну кількість
прийнятих на склад матеріальних цінностей. Не заповнені рядки зазначеним
показником з форми стираються методом редагування. Крім того, користувач
після контролю правильності заповненого документа на екрані проставляє
свій персональний код у зазначеному місці.

На третьому етапі автоматично (програмно) визначаються суми: за кожним
рядком (найменуванням матеріалів) множенням фактичної кількості на ціну
(підприємства), за всі матеріальні цінності, тобто за документом у
цілому.

На четвертому етапі принтером друкується первинний документ або щоденна
нагромаджувальна відомість такого самого, як і документ, змісту.
Створений документ відповідно оформлюється і передається за призначенням
до бухгалтерії.

Зафіксована таким чином фактична інформація, вірогідна і документально
оформлена в ритмі виробництва, формується в оперативний масив
прибуткових документів (невідфактуровані поставки), а потім
використовується для оперативного управління (контроль за виконанням
договорів на поставку матеріалів), обліку, аналізу тощо. Крім того, ці
дані також фіксуються в електронній картці обліку матеріальних цінностей
на складі, що є в ПЕОМ (АРМ завідувача складу).

PAGE

60

Похожие записи