Реферат на тему

Організація системи інформаційного

забезпечення менеджменту персоналу

промислового підприємства Передумови організації системи інформаційного

забезпечення менеджменту персоналу

Система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, яка
формується на підприємстві, здійснює за допомогою механізму об’єктивного
інформування інформаційне обслуговування всіх керівників і фахівців
різних рівнів. У цьому ж розділі розглядається інформаційне
обслуговування — інформування — лише окремої категорії керівників і
фахівців — менеджерів персоналу. З цих позицій і сформовані бази даних
(масиви з нормативно-плановими і фактичними даними, а також спеціальні
масиви), які всебічно характеризують в основному персонал підприємства
(вони є частиною всього інформаційного забезпечення системи), а також
вихідні форми, що віддзеркалюють дані про персонал і складаються лише
для менеджерів персоналу.

Проте розглянемо спершу деякі окремі передумови організації і
функціонування всієї системи об’єктивного інформаційного забезпечення
менеджменту в цілому, а потім і передумови, які відносяться до власне
об’єктивного інформування менеджерів персоналу.

Основною передумовою при організації системи об’єктивного інформаційного
забезпечення менеджменту на промислових підприємствах і у виробничих
об’єднаннях є функціонування системи автоматизованого збирання, обробки
та зберігання інформації, яка є, в свою чергу, складовою автоматизованої
системи управління (АСУ). АСУ визначається як система «людина — машина»,
яка забезпечує ефективне функціонування об’єкта управління, в якому
збирання та обробка інформації, необхідної для виконання персоналом
функцій управління, здійснюється з використанням засобів обчислювальної
та інформаційної техніки.

Розвиток автоматизованих систем характеризується розширенням
взаємозв’язків окремих систем і підсистем, що об’єднують управління
технологічними процесами, оперативне управління, оперативне й поточне
планування, адміністративно-господарську діяльність, проектування і
випробування виробів тощо, і має тенденцію до об’єднання їх у загальну
багаторівневу систему інтегрованого управління об’єктом у цілому. Такі
багаторівневі ієрархічні автоматизовані системи, які мають складні
структури і створюються на великих підприємствах, в об’єднаннях,
міністерствах або відомствах, областях, регіонах тощо, мають забезпечити
погоджене і взаємозв’язане управління всіма видами діяльності.
Наприклад, на промисловому підприємстві це — управління основними
виробничими і конструкторсько-технологічними процесами, допоміжними і
непромисловими господарствами тощо.

Виробничим об’єднанням, промисловим підприємствам, які є ієрархічними
структурами, притаманне застосування багаторівневих інтегрованих АСУ.
При цьому треба мати на увазі, що ієрархічні структури (tall structure)
— це такі структури, що характеризуються багаторівневим управлінням і
незначними обсягами управління на кожному рівні. Залежно від
особливостей виробництва, мети створення системи і складу функцій, що
автоматизуються, багаторівнева інтегрована автоматизована система
управління (ІАСУ), наприклад, виробничого об’єднання, може включати до
свого складу такі автоматизовані системи (АС), які є її складовими. До
АС з виробничим характером діяльності можна віднести автоматизовану
систему управління підприємством (АСУП), автоматизовану систему
управління технологічними процесами (АСУ ТП), систему автоматизованого
проектування конструкторського і технологічного призначення (САПР),
систему автоматизованого управління гнучкими виробничими системами (АСУ
ГВС), автоматизовану систему управління технічною підготовкою
виробництва (АСУ ТПВ), автоматизовану систему управління науковими
дослідженнями (АСНД) тощо. До АС з функціональним характером діяльності
можна віднести систему об’єктивного інформаційного забезпечення
менеджменту, інформаційно-пошукову систему.

Зазначені системи бувають як взаємопов’язаними і взаємозалежними, так і
відносно самостійними. Перший випадок можливий тоді, коли вихідна
(фактична) інформація АСУ ТП, САПР, АСУ ГВС, АСУ ТПВ використовується в
АСУП як вхідна, наприклад, для складання зведеної звітності, а вихідна
(наприклад, планова) інформація АСУП використовується в цих системах як
вхідна.

А відносна самостійність АС виявляється звичайно в перший період їх
функціонування, коли вони розв’язують лише окремі, локальні задачі. При
цьому відзначимо, що АС різних рівнів і ознак, у свою чергу, можуть
поділятися на системи нижчого рівня — підсистеми. Ці підсистеми
вирізняються за певними ознаками і відповідають конкретним цілям і
завданням управління.

Такою підсистемою є і система об’єктивного інформаційного забезпечення
менеджменту, яка входить як складова частина в систему автоматизованого
збирання та обробки інформації на промисловому підприємстві, і в якій
використовуються комплекси АРМ для збирання інформації в ритмі
виробництва при без паперовій інформаційній технології (див. п. 3.1).
Однак для того, щоб функціонувала система об’єктивного інформаційного
забезпечення менеджменту, необхідна дія механізму, за допомогою якого,
як уже зазначалося, здійснювалося б оперативне забезпечення
(інформування) менеджерів об’єктивно необхідною інформацією. Таким
механізмом або диспетчером є регламентуюча інформація. Крім того,
важливою є й організація теоретичної та практичної підготовки кадрів для
праці в нових умовах.

Формування таблиці регламентуючої інформації — важливий етап в
організації об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, тобто
користувачів-менеджерів персоналу промислового підприємства, він
трудомісткий і відповідальний. Загальний порядок її формування в
теоретичному аспекті розглянуто у п. 5.2. На промисловому підприємстві
він відбувається таким чином, що визначаються спочатку ієрархія, тобто
рівні всіх керівників і фахівців (кому надавати інформацію), а потім усі
об’єкти інформації (про що або про який об’єкт користувачеві надавати
інформацію). Щодо кожного об’єкта інформації і для кожного менеджера
персоналу визначаються критерії втручання, номер форми (в якому
вигляді), вид носія (на чому) і в який строк видавати інформацію
менеджерам персоналу різних рівнів.

Особливістю використання складеної загальної таблиці регламентуючої
інформації є те, що з неї виділяються (для компактного використання)
спеціальна її частина, яка, з одного боку, містить лише тих менеджерів,
функції яких пов’язані з персоналом, з іншого — виділяються також і
об’єкти інформації, теж пов’язані з персоналом.

Перелік основних груп об’єктів інформації для менеджерів персоналу є
такий:

формування змінних графіків виходів на роботу;

використання робочого часу працівниками;

порушення трудової дисципліни працівниками;

планова чисельність персоналу;

штатна чисельність та її укомплектованість;

наявність і рух працівників;

якісний склад керівного персоналу;

навчання працівників у закладах освіти;

підвищення кваліфікації працівників;

відпустки працівникам;

установлені законодавством пільги працівникам;

відношення працівників до військової служби;

соціально-побутові умови працівників;

норми виробітку, які застосовуються на виробництві та їх виконання
працівниками;

виконання норм виробітку робітниками;

заробітна плата працівників;

тарифні ставки робітників;

виконавча дисципліна менеджерів;

інше.

Крім зазначених можуть бути й інші групи об’єктів інформації, пов’язані
з менеджерами персоналу.

Відомо, що основні функції менеджерів персоналу пов’язані з працівниками
підприємства. Але чималий обсяг робіт менеджери виконують і тоді, коли
працюють з різними службовими документами, листами-запитаннями
(скаргами), а також коли виконують окремі доручення старших керівників.
Особливістю цієї роботи, крім основного предметного розгляду є термін
виконання цих документів. Тому в цих випадках діє такий механізм
інформування, який значно відрізняється від регламентуючої інформації.
Докладніше про це — в розділі 8.

Дані таблиці регламентуючої інформації використовуються для створення
спеціального масиву — диспетчера регламентуючої інформації REGLAMІ, а
також для двох спеціальних довідкових масивів: RUKOV, що характеризує
посади та особи керівників і фахівців, та OBINF, що характеризує об’єкти
інформації.

Крім того, використовуються спеціальні масиви — масив бібліотеки
описаних форм вихідних документів BІBFORV, що характеризує всі типові й
інші форми вихідних документів з результатною інформацією, яка надається
користувачам, і масив описаних текстів-заготовок BIBTEX. У бібліотеці
форми розміщуються за відповідними групами документів і номерами форм.
Нумерація форм здійснюється за визначеною методикою.

Зазначимо, що для системи об’єктивного інформаційного забезпечення
менеджменту не створюється «своє» інформаційне забезпечення, яке
характеризує внутрішній стан об’єкта управління в цілому і його частин.
У цій системі лише використовується те інформаційне забезпечення, що
функціонує при системі автоматизованого збирання й обробки інформації, і
яке характеризує предметні області, пов’язані з персоналом. При цьому
масова фактична інформація збирається в місцях її виникнення в ритмі
виробництва, а також фіксується в пам’яті ПЕОМ у такому самому ритмі.

Завдяки масивам фактичної і нормативно-планової, регламентуючої і
довідкової інформації, а також бібліотеці описаних форм вихідних
документів є можливість автоматичного (програмного) «перетворення»
введеного в ПЕОМ мінімуму фактичної інформації в максимум об’єктивної
вихідної інформації, яка також програмно надсилається на екран ПЕОМ (або
на інший носій) відповідного користувача, посадові права, функціональні
обов’язки та міра відповідальності якого формалізовані в регламентуючій
інформації.

Установлено, що керівник високого рівня, наприклад, директор
підприємства, коли виробляє і приймає управлінське рішення з того чи
іншого питання, використовує, з одного боку, інформацію, яка йому
надійшла на екран ПЕОМ (відповідно до регламентуючої інформації) з
даного питання, з іншого — при необхідності — думки економічних,
технічних, юридичних спеціалістів (консультантів) або експертів. А
система об’єктивного інформування дає змогу виявляти думки консультантів
або експертів для використання їх у зазначених випадках. Тут слід
сказати, що грамотна і конче необхідна порада, а також втілення її в
життя за рішенням керівника — не одне й те саме. У теорії управління є
теза, яка засвідчує, що порада консультанта чи експерта — це не більше
як порада, що висвітлює лише один із аспектів проблеми. Лише сам
керівник ознайомлений з певною проблемою в цілому, з усіма її
спеціальними аспектами. Сумлінне виконання керівником своїх обов’язків
може в якомусь конкретному випадку виразитися саме в тому, що він візьме
до відома подані поради, а зробить після розгляду питання якраз навпаки.

Важливою передумовою організації зазначеної системи є також
технологічна, теоретична і практична підготовка цих людей для праці в
умовах дії системи. Навчання щойно згаданих осіб пов’язане з
психологічною підготовкою, оскільки вони діятимуть у незвичайних для них
умовах (з використанням ПЕОМ), в інших ритмах і режимах, з іншими (без
застосування ручних операцій зі збирання та обробки інформації)
посадовими правами, функціональними обов’язками і мірою
відповідальності, за нових методів управління (з використанням методу
управління за відхиленнями) тощо.

Зауважимо, що при всеосяжному й об’єктивному інформуванні важливо не
перевантажувати менеджерів і фахівців інформаційними потоками. Надійним
засобом від перевантажень, як уже зазначалося, є використання методу
управління за відхиленнями. У цих випадках інформація надходитиме лише
про відхилення (переважно у вигляді натуральних і відносних показників)
від заданих параметрів і лише про ті дані об’єктів інформації, в яких є
відхилення. Ці відхилення можуть супроводжуватися певними специфічними
ознаками — причини й винуватці відхилень тощо. Ця інформація, що
характеризує елементи порівняльного аналізу, буде використана для
вироблення і прийняття того чи того управлінського рішення.

У разі використання методу управління за відхиленнями значно зменшуються
обсяги інформації, що надходить тому чи іншому менеджерові, а також
скорочується термін вироблення та прийняття управлінського рішення.
Користь очевидна. Тому зведення для інформування менеджерів різних
рівнів (при розгляді поданих далі прикладів) формуватимуться, крім
інших, також і за тими об’єктами інформації, в яких сформовані
відхилення, і видаватимуться на екран ПЕОМ дані здебільшого лише про
відхилення, тобто за вихідною формою з короткою структурою.

З погляду змісту та методів формування вихідної інформації,
використовуваної для інформування, корпус менеджерів і фахівців
виробництва на підприємстві можна поділити на три основні рівні:

низова ланка — це бригадири комплексних бригад, майстри та фахівці
дільниць, інші менеджери цього рівня;

середня ланка — це менеджери й фахівці цехового рівня;

найвища ланка — це менеджери заводського рівня.

Безпосередні менеджери виробничих процесів (менеджери низового рівня)
звичайно користуються інформацією з перших джерел (наприклад, при
прийманні виконаних робіт або виробничих операцій), оскільки вони
особисто формують цю фактичну інформацію на ПЕОМ (наприклад, АРМ майстра
виробничої дільниці). Але і їм у ряді випадків потрібна для аналізу
узагальнена (за різними напрямками) за певний період часу (наприклад, за
зміну, тиждень, місяць) інформація на рівні їхньої виробничої дільниці.
Тому система об’єктивного інформування оперативно забезпечує згаданих
менеджерів необхідною вірогідною інформацією як в узагальненому, так і в
аналітичному вигляді. Крім того, нерідко саме ці менеджери особисто
формують на своїх ПЕОМ необхідну інформацію, яка характеризує,
наприклад, ступінь забезпеченості даної дільниці необхідними початковими
елементами виробництва, час запуску деталей або складальних з’єднань у
виробництво й т. ін. Зрозуміло, що вихідні форми документів у цих
випадках будуть іншими порівняно зі звичайним інформуванням.

Сферою діяльності менеджерів середнього рівня є вся
виробничо-господарська та інша діяльність цехів, за яку вони
відповідають. Для вироблення і прийняття рішень цим менеджерам звичайно
необхідна насамперед узагальнена інформація по зазначеному об’єкту як у
почасовому, так і в пооб’єктному аспектах. Проте часом ці менеджери
використовують і первинну інформацію (без попередньої комплексної
обробки), особливо коли відбуваються значні збої у виробничих процесах.
Ці менеджери також оперативно забезпечуються об’єктивною вірогідною
інформацією відповідно до їхніх посадових прав, функціональних
обов’язків та міри відповідальності.

Менеджерам виробництва найвищого рівня необхідна інформація як у
почасовому, так і в пооб’єктному аспектах про стан ресурсів і рівень
забезпечення ними підприємства в цілому, про хід виробничо-господарських
процесів і операцій, які відбуваються як в окремих структурних
підрозділах, так і в цілому на підприємстві. Особливо їм важливо знати
про загальний стан виробництва на кожний даний момент, про стосунки, що
склалися між цехами, а також кон’юнктуру ринку й т. ін. Система
об’єктивного інформування оперативно забезпечує необхідною інформацією
менеджерів і цього рівня.

Зауважимо, що основним джерелом для інформування менеджерів і фахівців
усіх рівнів є стан ресурсів на об’єкті управління,
виробничо-господарська та інша діяльність і її первинна інформація, яка
в процесі обробки узагальнюється за різними напрямками й аспектами,
формується у вихідні форми, а потім передається користувачам на екрани
їхніх ПЕОМ.

Інформування згаданих менеджерів і фахівців виробництва відбувається за
такими основними ресурсозабезпечуючими напрямками:

управління запуском і випуском деталей, складальних з’єднань і готових
виробів, відвантаженням і реалізацією цієї продукції;

управління завантаженням і використанням виробничого устаткування;

управління забезпеченням і використанням матеріальних ресурсів;

управління забезпеченням і використанням трудових ресурсів;

управління забезпеченням і використанням фінансових ресурсів;

управління загальновиробничою і загальногосподарською дільністю
підприємства.

Крім того, менеджери й фахівці (переважно найвищого рівня)
забезпечуються від служби маркетингу зовнішньою та діловою інформацією,
яка характеризує, з одного боку, «зовнішній» стан ринкових відносин,
включаючи кон’юнктуру ринку, законодавчі та інші нормативні акти, стан
постачальників і покупців тощо, з іншого — виконавчу дисципліну
працівників з обробки службових документів, які причетні до діловодства,
і т. ін.

Розглянемо основні методи формування інформаційних масивів і вихідної
інформації, яка використовується для об’єктивного інформаційного
забезпечення менеджменту персоналу різних рівнів за напрямком
«управління забезпеченням і використанням трудових ресурсів».

Похожие записи