Реферат на тему:

Вплив інформації на функціонування організацій.

Необхідність інформаційного забезпечення для успішного управління
організацією.

Відображаючи об’єктивну реальність, інформація фіксується в первинних та
звітних документах, кресленнях, номенклатурних цінниках, газетах та
журналах, міститься в радіо — та телепередачах, телефонних розмовах, в
показниках контрольно-вимірювальних пристроїв, лічильників, датчиків,
електронних табло, передається по телетайпах і диспетчерському зв’язку,
виникає під час листування, нарад і бесід. Інформація представляється у
вигляді сукупності даних. Дані відіграють суттєву роль в діяльності
довільної компанії, фірми чи підприємства. Вони фіксуються у визначеній
формі на фізичних носіях (папері, магнітних носіях і т.д.), і можуть
бути використані в подальшому для наступної обробки, збереження і
передачі. Дані можна розглядати, як ресурс (сировину) для виробництва
інформації. В результаті обробки дані набувають змісту, тобто стають
інформацією. Під інформацією розуміють довільні відомості про будь-яку
подію, процес, об’єкт, які є предметом сприйняття, передачі,
перетворення, збереження чи використання. Поряд з цим така інформація
повинна мати цільове призначення важливе для прийняття рішення., так
наприклад, ціни на ринку сировини є інформацією для ювеліра настільки,
наскільки вона стосується дорогоцінних металів. Таким чином отримання
інформації завжди означає відбір суттєвих для прийняття рішення
відомостей. У цьому випадку інформація представляється у формі даних.

Сила інформації та знань полягає в тому, що з їх допомогою відкриваються
нові перспективні напрямки розвитку процесів у природі та суспільстві.
Потоки і обсяг інформації зросли настільки, що самостійно люди вже не в
змозі обробити всю циркулюючу в суспільстві інформацію. Паралельно
виникають вимоги до достовірного і своєчасного представлення інформації.
Використання інформаційних технологій надає людині можливість оперативно
отримувати доступ до будь-якої нагромадженої інформації і ефективно її
використовувати для вирішення поставлених перед організацією задач.

В сучасних умовах важливим фактором досконалого управління організацією
є інформаційне забезпечення, яке полягає в зборі і переробці інформації,
необхідної для прийняття обгрунтованих управлінських рішень. Стало
очевидним, що передача інформації про стан і діяльність організації на
вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між всіма рівнями
управління і підрозділами організації повинні здійснюватися на основі
широкого використання сучасних інформаційних технологій.

Економічна чи господарська діяльність будь-якої організації завжди
пов’язується з такими функціями управління, як облік, контроль,
планування, аналіз і регулювання, в процесі виконання яких формується
інформація про хід роботи, порівнюються фактичні і нормативні показники,
формулюються глобальні та локальні стратегії напрямків діяльності,
розроблюються пропозиції для встановлення причин відхилень та
проводиться корекція результатів.

Отримання та обробка інформації є передумовою для планування і прийняття
рішень. Планування – це управлінська функція, яка забезпечує формування
планів, у відповідності з якими буде організовано функціонування об’єкта
управління. Зазвичай виділяють перспективне (5-10 років), річне (1 рік)
і оперативне (доба, тиждень, декада, місяць) планування. В процесі
планування і прийняття рішення можуть виникати наступні питання:

які існують варіанти дій (можливості прийняття рішень);

які варіанти прийняття рішень (зовнішні обставини) потрібно приймати до
уваги;

які зовнішні обставини і з якою ймовірністю можуть виникнути;

які варіанти дій (очікувані результати) можуть сприяти досягненню мети.

На ці питання можна відповісти тільки після отримання відповідної
інформації для планування і управління. В діяльності підприємницьких та
комерційних структур, що представляються комплексами великого числа
повсякчас пов’язаних і взаємодіючих організацій, збір, обробка та
передача інформації стала першочерговим і обов’язковим фактором
нормального їх функціонування.

Огляд внутрішньої інформації, необхідної для управління.

В будь-якій організації внутрішня інформація потрібна для управління
матеріальними, трудовими і фінансовими ресурсами. Наприклад, для
управління матеріальними ресурсами необхідно знати, які матеріали є в
наявності, звідки вони поступають, куди направляються, терміни отримання
замовлень на сировину, кількість замовленого і використаного матеріалу і
його запас. Для управління трудовими ресурсами необхідно знати число
співробітників, їх професію, розмір зарплати, місце знаходження робочого
місця, посаду, історію працівника на виробництві, можливості просування
по службі. Для управління фінансовими ресурсами необхідна інформація про
доступні фінансові засоби, скільки і на що витрачено, звідки поступають
ресурси і скільки їх залишилось. Ось далеко неповний перелік питань, на
які повинна дати вичерпні відповіді внутрішня інформація.

При цьому великого значення набуває забезпечення оперативності і
достовірності інформації. Важливе значення має оперативна інформація про
виникнення в процесі виробництва відхилень фактичних від планових
показників, що вимагає прийняття оперативних рішень Для багатьох
організацій внутрішня система інформації забезпечує вирішення широкого
кола задач, пов’язаних з організацією технологічного процесу і тому
носить виробничий характер. Це насамперед стосується процесів
забезпечення підприємств кооперованою продукцією, що поступає з
спеціалізованих підприємств по внутрішньофірмових каналах. Тут
інформація відіграє важливу роль в представленні відомостей для
прийняття управлінських рішень і є одним із факторів, що забезпечує
зниження витрат виробництва і підвищення його ефективності.

Суттєву роль в прийнятті рішень відіграє науково-технічна інформація, що
містить нові наукові знання, відомості про винаходи, технічні новинки
власної організації, а також, організацій-конкурентів. Ця інформація
безперервно поповнює загальний інформаційний фонд технічних новинок і
потенціал знань інженерно-управлінського персоналу для практичного і
своєчасного використання, щоб забезпечити організації високий рівень
конкурентоспроможності. Інформація також служить основою для підготовки
відповідних доповідей, звітів, пропозицій для напрацювання і прийняття
потрібних рішень.

Ієрархія інформації.

Інформацію, необхідну для управління на різних його рівнях, можна умовно
розбити на оперативну, тактичну та стратегічну.

Оперативна інформація потрібна на найнижчому рівні управління
організацією у повсякденній роботі. Вона часто представляється
первинною, рутинною інформацією. Оперативна інформація становить основу
в інформаційній ієрархії автоматизованої інформаційної системи, і тому
її обробка автоматизується найперше. Оперативний рівень характеризується
реалізацією планів і складанням звітів про хід їх виконання. Керівництво
на даному рівні полягає в управлінні структурним підрозділом (цехом,
ділянкою, зміною, відділом, службою і т.д. Основним завданням цього
рівня є узгодження всіх елементів виробничого процесу на необхідному
рівні деталізації.

Тактична інформація отримується шляхом узагальнення інформації
оперативного рівня і призначається для використання керівниками
середньої ланки. Це, як правило, начальники відділів, цехів. Середній
рівень керівників, який охоплює різних менеджерів-виконавців,
забезпечує контроль за виконанням планів, відслідковування надходження
ресурсів, розробку керівних директив для виконання накреслених
стратегічних планів. Автоматизація суттєво прискорює підготовку
тактичної інформації, яка підготовлюється у вигляді звітів, різних
варіантів, відповіді на відповідні інформаційні запити.

Стратегічна інформація отримується в результаті обробки тактичної
інформації. Вона містить короткі змістовні звіти, зведення, прогнози. На
її основі здійснюється довготривале планування і розробка політики
підприємства в цілому. Ця інформація призначена для вищого керівництва
підприємства, що включає менеджерів-керівників, які визначають цілі
управління, зовнішню політику, матеріальні, фінансові і трудові ресурси,
розвивають довготривалі плани і стратегію їх реалізації. В їх
компетенції може входити аналіз ринку і конкурентів, пошук
альтернативних стратегій розвитку підприємства у випадку виявлення
загрозливих тенденцій в сфері його інтересів, тощо.

Вимоги до інформації.

Для ефективного управління організацією потрібна інформація повинна бути
своєчасною, достовірною, необхідною, достатньою та представленою в
зручній формі.

Своєчасною інформацією є та, яка надходить на протязі визначеного
інтервалу часу. Інформація повинна поступити не пізніше того моменту,
після якого залишається достатньо часу для підготовки, прийняття та
реалізації управлінського рішення. Разом з цим небажане раннє
представлення інформації, яка може застаріти та вимагати додаткових
затрат на її збереження.

Достовірність інформації означає таку її якість, коли незалежно від
джерел інформації і каналів передачі достатньо точно відтворюється стан
керованого об’єкту.

Необхідною вважається така інформація, без якої неможливо прийняти
управлінське рішення. Будь-яке скорочення інформації, що знаходиться в
повідомленні, зменшує наші знання про керований об’єкт. Разом з тим в
деяких випадках з метою підвищення достовірності доводиться допускати
визначену надлишковість інформації (наприклад, багатократне повторення —
для гарантування надійності одних і тих самих відомостей).

Достатня інформація містить весь набір відомостей, які використовуються
для прийняття рішень по управлінню: додавання інших відомостей в цьому
випадку не дає нових знань про розглядуваний об’єкт, потрібних для
прийняття рішення.

Під надійністю розуміють гарантовану (з заданою імовірністю) передачу
інформації від джерела до користувача.

Зручною вважається така форма представлення інформації (наприклад,
характер, розмір і значимість фактичного ходу робіт у порівнянні із
запланованим), користуючись якою керівник може найкраще уявити реальну
ситуацію про функціонування організації. Таким чином, стимулюється
активність сприйняття інформації, що має велике значення для ефективного
управління.

Зазначимо, що зміст кожної конкретної інформації визначається потребами
управлінських ланок та формуванням управлінських рішень. Отже інформація
повинна задовольняти певне коло вимог споживачів, а саме:

за обсягами і якістю — стислість і чіткість формулювань, своєчасність
поступлення;

за цілеспрямованістю — задоволення конкретних потреб;

по точністю і достовірністю — правильний відбір первинних даних,
оптимальність систематизації і неперервність збору і обробки даних.

Фактори сприяння проведенню автоматизації інформаційних потоків.

Автоматизації інформаційних потоків сприяють наступні властивості
економічної інформації:

Неперервність обробки, що пояснюється складністю та неперервністю
процесів регулювання. Складність цього процесу обумовлюється з одного
боку великою кількістю взаємозв’язаних та взаємодіючих елементів
внутрішнього характеру, а з іншого – місцем організації в економічний
системі країни.

Циклічність обробки інформації, яка пов’язується з особливостями ведення
обліку. З точки зору циклічності можна стверджувати, що облікова
інформація підлягає однаковій обробці за одинакові проміжки часу, хоча
її зміст та числові значення змінюються. Достатньо сильно можуть
змінюватися первинні показники (внутрішні та зовнішні), а менше –
нормативні. Крім того, результати обробки за певний період (день,
декада, місяць, квартал) можуть бути вхідними даними для наступної
обробки на довший період. Результативні показники облікової інформації
можуть бути отримані тільки після закінчення звітного періоду. Ця
особливість викликає “піки“ короткотривалі періоди максимального
навантаження, але обробка звітної, нормативної і планової інформації
дозволяє згладити ці періоди, завантаживши комп’ютер роботою в
міжзвітний період.

Масовість однорідних арифметичних операцій, що проводяться над групами
даних. Наявність однорідних масових арифметичних операцій під час
обробки економічної інформації є однією з важливих передумов ефективного
використання комп’ютерної обробки.

Складність розрахунків та обробки (середня кількість арифметичних,
логічних та інших операцій, що припадає на один показник) зростає з
кожним роком. Альтернативою зростання чисельності персоналу для їх
обробки є лише широке залучення інформаційних технологій.

Список літератури.

Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под. ред.
Г.А.Титоренко — М. Компьютер ЮНИТИ, 1998, — 336 с.

Бердтис А. Структуры данних. — М.: Статистика, 1974, — 408 с.

Блек Ю. Сети ЭВМ : протоколы, стандарты, интерфейсы. -М.: Мир, 1980.

Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных
систем. -М.: Финансы и статистика, 1992.

Бойков.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных
систем. М. Мир 1997.

Боэм Б.У. Инженерное программирование для проектирования программного
обеспечения. -М.: Радио і связь, 1985, -512с.

Брябрин В.М. Программное обеспечение персональных ЭВМ. — М.: Наука,
1988.

Васильев В.Н. Организация, управление и экономика гибкого
интегрированного производства в машиностроении. – М.: Машиностроение,
1986. –312 с.

Вершинин О.В. Компьютер для менеджера. — М.: Высшая школа, 1990.

Вычислительные машины, системы и сети/ Под ред. А.П.Пятибратова. — М.:
Финансы и статистика, 1991.

Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах
обработки данных. — В 2-х кн. — М.: Энергоатомиздат, 1994.

Гершгорин Л.Г. Что такое АРМ бухгалтера. — М.: Финансы и статистика,
1988.

Похожие записи