РЕФЕРАТ

На тему:

Табличні процесори.

ПЛАН

Електронні таблиці та огляд їх розвитку.

Базові функції табличних процесорів.

Застосування електронних таблиць в діяльності менеджера.

1. Електронні таблиці та огляд їх розвитку.

Призначення електронних таблиць.

При розв’язуванні економічних, фінансових та інших задач в управлінні
доводиться представляти і обробляти інформацію у вигляді таблиць,
бланків відомостей, форм, списків. Ще до широкого застосування
електронних таблиць створення і обробка табличних документів засобами
обчислювальної техніки відбувалось двома способами:

дані розміщувались в таблиці на папері і оброблялись за допомогою
електронного калькулятора;

дані розміщувались в пам’яті комп’ютера, а для їх обробки створювалась
програма.

Перший спосіб розрахований на рядового користувача, наочний, легко
перевіряється, але розрахунки виконуються повільно. Другий спосіб
дозволяв обробляти дані набагато швидше, але для створення і
відлагодження програми потрібні були навики програмування, яких не мали
рядові користувачі. Ці протиріччя були розв’язані з появою стандартних
програмних засобів, створених для обробки даних, представлених в
табличній формі, так званих електронних таблиць або табличних
процесорів. Програмні продукти цього класу поєднали традиційне для
користувача представлення даних (таблиці, бланки, форми) з простотою і
універсальністю їх обробки.

Електронні таблиця — це двовимірна матриця, в рядках і стовпцях якої
розташовані клітини, в кожній з яких може зберігатися деяка інформація.
В клітини електронної таблиці можна занести текст, числа, формули.
Програмні засоби для проектування електронних таблиць називають
табличними процесорами. Вони дозволяють не тільки створювати електронні
таблиці, але й автоматизовувати обробку даних, занесених в ці таблиці.
Електронні таблиці — це документи, підготовлені табличними процесорами.
Іноді цим терміном називають і самі табличні процесори.

Організація підготовки документів електронних таблиць базується на двох
основних принципах:

дані представляються на екрані монітора у вигляді таблиці практично
необмеженого розміру (власне електронна таблиця як об’єкт розробки);

інструментом обробки цих даних є табличний процесор, засоби якого
дозволяють користувачу розв’язати поставлену задачу.

Табличні процесори ввійшли в набір основних прикладних програм для тих
працівників, які розв’язують обліково-аналітичні задачі, даними для яких
є різноманітні таблиці, фінансові звіти, статистичні довідки. На основі
електронних таблиць можуть будуватися дуже складні моделі, що
відображають господарську діяльність підприємств, бухгалтерський облік і
т.д. Оскільки персональні комп’ютери, як правило, мають хороші
можливості для роботи з графічною інформацією, в табличні процесори
вбудовуються засоби підтримки ділової графіки. Можливість представлення
даних у вигляді різноманітних графіків та гістограм забезпечує наочність
та зручність для візуального аналізу.

Сучасні табличні процесори дозволяють не тільки безпомилково проводити
арифметичні операції над числами в стовпцях і рядках, але і будувати за
табличними даними діаграми, проводити складний фінансово-економічний чи
статистичний аналіз, автоматизувати різноманітні сфери бухгалтерської і
економічної діяльності, знаходити оптимальні по певних критеріях
варіанти вирішення конкретних економічних задач.

Розвиток електронних таблиць.

Першим програмним продуктом цього класу була програма VisiCalc (Visible
Calculator), розроблена Доном Бріккліном в 1979 р. для комп’ютерів Аpple
ІІ. Ідея розробки табличних процесорів була підхоплена фірмами —
виробниками програмних продуктів і на протязі декількох років з’явилась
низка пакетів цього класу. В 1981 р. фірма Computer Associates випустила
табличний процесор SuperCalc (Super Calculator), який був популярним
протягом тривалого часу. Програмні продукти цього сімейства були
найпоширенішими на території колишнього Радянського Союзу. Були
розроблені русифіковані версії АБАК, ДРАКОН, ВАРИТАБ-86.

В 1982 р. фірма Microsoft випустила свій перший програмній продукт цього
класу — табличний процесор Multiplan, що став прототипом табличних
процесорів нового покоління. Цей пакет планувався як прикладна програма
для роботи на Apple ІІ, IBM, PC та інших платформах. Табличний процесор
Multiplan переважав сучасні йому програмні продукти цього класу за
обсягом можливостей та рівнем сервісу.

Значний вплив на розвиток табличних процесорів зробив пакет LOTUS 1-2-3,
розроблений фірмою Lotus Development. Довгий час цей програмний продукт
був найпоширенішим серед табличних процесорів.

В травні 1985 р. в Нью-Йорку був офіційно представлений табличний
процесор Excel, розроблений фірмою Miсrosoft для комп’ютерів Macintosh.
Пізніше ця програма з’явилася у версії призначеній для використання на
IBM PC. Розробка цього пакету йшла паралельно з розробкою першої версії
операційної оболонки Windows, в основі побудови якої лежить принцип GUI
(Graphical User Interface — графічний інтерфейс користувача). Цей
принцип був застосований і при розробці інтерфейсу табличного процесору
Excel 2.1. В наступних версіях табличного процесору Excel фірма
Miсrosoft нарощувала можливості пакету і робила його зручнішим у
використанні. Були розроблені версії для операційної системи Windows-95
і пізніших її модифікацій. З’явились також версії табличного процесора
для Macintosh і OS/2.

Фірмою Borland для роботи під Windows 3.1 був розроблений табличний
процесор Quattro-Pro 6.0. Особливістю цієї системи були ширші можливості
для проведення технічних розрахунків. В зв’язку з тим, що Borland
продали свої права на подальшу розробку цього програмного продукту фірми
Corel Ca, його пізніші версії мають ім’я Corel Quattro.

Сьогодні табличний процесор є обов’язковою складовою будь-якого
інтегрованого пакету або офісної системи. Прикладами таких систем є:

Corel Office Professional фірми Corel;

Word Perfect Suite 7.0 for Windows 95 фірми Corel;

Works for Windows 95 фірми Microsoft;

MS Office 4.21 for MAC фірми Microsoft;

Office Professional for Windows 95 фірми Microsoft;

Smart Suite 96 for Windows 95 фірми Lotus.

З появою операційної системи Windows 95 були розроблені версії тепер
популярних табличних процесорів, орієнтованих на роботу в цьому
середовищі:

Excel 7.0 та Excel 97 фірми Microsoft;

Lotus 1-2-3 5.0 фірми Lotus Development Corporation;

Corel Quattro 6.0 фірми Corel Corporation.

Безумовним лідером по обсягу продаж, а отже і по популярності у
користувачів серед табличних процесорів є Excel. Понад 80% користувачів
віддають перевагу цьому програмному продукту. На другому місці — Lotus
1-2-3, за ним — Corel Quattro.

2. Базові функції табличних процесорів.

Основні функціональні можливості електронних таблиць.

Електронні таблиці складаються із стовпців і рядків. Стовпці
ідентифікуються літерами латинського алфавіту (A, B, … Z, AA, AB, …),
рядки — цілими числами (1, 2, …). Кількість рядків і стовпців в різних
електронний таблицях різна. На перетині рядка і стовпця таблиці
знаходиться клітина. Кожна клітина має адресу, що складається з імені
стовпця і номера рядка, наприклад, A3, F22. Електронні таблиці можуть
містити декілька робочих листів, які називають книгою. В книгу можна
помістити декілька різних типів листів, наприклад, лист з електронною
таблицею, лист з діаграмою, лист макросів. В електронній таблиці можна
працювати як з окремою клітиною, так і з групою клітин, які утворюють
блок. Блоком (діапазоном) стовпців (рядків) називається послідовність
кількох суміжних стовпців (рядків) таблиці. У більшості випадків
діапазон позначається іменами (номерами) першого і останнього елементів
розділених двокрапкою. Наприклад, D:DF -для діапазону стовпців, 6:24 —
для діапазону рядків. Блок клітинок — це прямокутний фрагмент таблиці,
що знаходиться на перетині заданої послідовності стовпців та
послідовності рядків. Позначається адресами верхньої лівої та правої
нижньої клітинок, між якими ставиться двокрапка. Наприклад, B2:F11.

В електронних таблицях використовуються такі типи даних:

Текст — це довільна послідовність символів. Дані текстового типу
використовуються в заголовках таблиць, заголовках рядків і стовпців
таблиць а також для коментаріїв.

Число — це числова константа.

Формула — це вираз, який складається з чисел, імен клітин та знаків
операцій.

Функції, які дозволяють виконувати деякі, зарезервовані операції, що
часто зустрічаються.

Дата, яка може відображатись у різних форматах і з якою можна виконувати
різні арифметичні і логічні операції.

Кожна клітинка електронної таблиці описується такими параметрами:

адреса клітинки;

вмістиме клітинки;

значення клітинки;

формат клітинки.

Вмістимим клітинки може бути: число, текст або формула. Значення
клітинки — це виведення на екран представлення чисел, текстових
констант, а також результатів обчислення формул. Під формулою розуміють
сукупність операндів, з’єднаних знаком операцій. Операндами можуть бути:
числові і текстові константи , адреси клітин та функцій. В ході
обчислень числові та текстові константи використовуються безпосередньо,
а замість адресів клітин підставляються їх значення, замість функцій —
обчислені ними значення. Адреси клітинок, що відіграють роль операндів і
аргументів функцій, можуть бути абсолютними і відносними. Відносна
адреса вказує на положення (зміщення) адресованої клітинки відносно тієї
клітинки у вмістимому якої вона використовується. Абсолютна адреса
вказує на точне місце знаходження клітинки в таблиці і записується зі
знаком “ SYMBOL 36 \f «Fixedsys» \s 12 $ “ перед іменем стовпця і іменем
рядка. Наприклад, SYMBOL 36 \f «Fixedsys» \s 12 $ С SYMBOL 36 \f
«Fixedsys» \s 12 $ 9. При редагуванні об’єктів електронної таблиці
(копіювання, вставка, знищення, перенос) відносні адреси відповідним
чином корегуються, а абсолютні адреси не змінюються.

Функції мають те ж призначення, що й в мовах програмування високого
рівня. Можна виділити такі групи функцій:

Функції для роботи з базами даних і списками.

Функції для роботи із значеннями дат і часу;

Функції для інженерних розрахунків;

Функції перевірки властивостей і значень;

Логічні функції;

Функції для роботи з вказівниками і масивами;

Математичні функції;

Функції для статистичних розрахунків;

Текстові функції

Фінансові функції.

Формули автоматично перераховуються при внесенні змін в клітини, на які
вони посилаються. Якщо в книзі утримується велика кількість формул,
замість автоматичного перерахунку можна встановити перерахунок вручну.
Автоматичне обчислення формули, що посилається на клітину, що містить
іншу формулу, неможливо. Якщо формула, прямо або побічно, посилається
сама на себе, необхідно визначити число ітерацій або відносну похибку
обчислень.

Розширені функціональні можливості сучасних електронних таблиць.

Використовуючи зв’язування або зовнішні посилання, можна обмінюватися
даними, розташованими в різних листах і книгах. Зв’язування особливо
корисно в тих випадках, коли відсутня практика збереження великих
моделей і систем розрахунків в одній книзі. Зв’язування не обмежене
зв’язуванням двох книг. Можна створювати ієрархії пов’язаних книг.

Зовнішні посилання можна використовувати для:

· злиття даних декількох книг. За допомогою зв’язування книг окремих
користувачів або колективів розподілені дані можна інтегрувати в одну
підсумкову книгу. Вихідні книги як і раніше можуть змінюватися
незалежно від підсумкової книги;

· створення різноманітних представлень тих самих даних. Всі дані і
формули можна ввести в одну книгу або декілька книг і потім, створити
книгу звітів за даними вихідних книг;

· послідовної розробки великих і складних моделей обробки даних. Якщо
розділити складну модель обробки даних на послідовність взаємозалежних
книг, можна працювати з окремими частинами моделі без відкриття всіх
складових модель книг. При роботі з невеличкими книгами легше вносити
зміни, відчиняти і зберігати файли, виконувати перерахунок листів, при
цьому, розмір пам’яті, запитуваної в комп’ютера для виконання зазначених
дій, може бути незначним.

Для зручного подання підсумкової інформації використовують зведені
таблиці. Зведена таблиця — це таблиця, що використовується для швидкого
підведення результатів або об’єднання великих обсягів даних. Міняючи
місцями рядки і стовпчики, можна створити нові підсумкові результати
вихідних даних; отображая різні сторінки можна здійснити фільтрацію
даних, а також відобразити детальні дані області.

Таблицею підстановки даних називається діапазон клітин, що показує, як
зміна значень підстановки впливає на обчислений формулою результат.
Таблиці підстановки забезпечують швидкий доступ до виконання однієї
операції різними засобами, а також можливість перегляду і порівняння
отриманих результатів.

Сценарієм називають набір значень підстановки, використовуваний для
прогнозування поводження моделі. Існує можливість створення і
зберігання в листі різноманітних сценаріїв і переключення на будь-який
із цих сценаріїв для перегляду результатів. Так, якщо потрібно
сформувати бюджет, але річний прибуток точно не відомий, те для прибутку
визначаються різноманітні значення, а потім для кожного сценарію
виконується аналіз «что-если».

Якщо результат для однієї формули відомий, а значення аргументу цієї
формули немає, то використовують функцію Добір параметра. При доборі
параметра означення клітини, що впливає, (параметра) змінюється доти,
поки формула, що залежить від цієї клітини, не поверне задане значення.
Крім того є можливість визначення значення клітинин, коли необхідно
змінити значення в декількох клітинах і задовольнити декілька граничних
умов.

До складу учасних табличних процесорів входять засоби аналізу даних
(пакет аналізу), призначені для рішення складних статистичних і
інженерних задач. Для проведення аналізу даних за допомогою цих
інструментів слід зазначити вхідні дані і вибрати параметри; аналіз буде
проведений за допомогою відповідної статистичної або інженерної
макрофункції, а результат буде поміщений у вихідний діапазон. Інші
інструменти дозволяють подати результати аналізу в графічному вигляді.
Кореляційний аналіз використовується для кількісної оцінки взаємозв’язку
двох наборів даних, поданих у безразмірному вигляді. Коефіцієнт
кореляції вибірки являє собою ковариацию двох наборів даних, деленную на
добуток їхніх стандартних відхилень. Кореляційний аналіз дає можливість
встановити, чи асоційовані набори даних по величині, тобто, великі
значення з одного набору даних пов’язані з великими значеннями іншого
набору (позитивна кореляція), або, навпаки, малі значення одного набору
пов’язані з великими значеннями іншого (негативна кореляція), або дані
двох діапазонів ніяк не пов’язані (кореляція близька до нуля).
Дисперсійний аналіз використовується для перевірки гіпотези про
подібність середніх значень двох або більш вибірок, що належать одной і
тієї ж генеральної сукупності. Цей метод поширюється також на тести для
двох середніх (до яких ставиться, наприклад, t-критерій).

Коваріаційний аналіз використовується для обчислення середнього добутку
відхилень точок даних від відносних середніх. Ковариація є мірою
зв’язку між двома діапазонами даних. Коваріаційний аналіз дає можливість
встановити, чи асоційовані набори даних по величині, тобто, великі
значення з одного набору даних пов’язані з великими значеннями іншого
набору (позитивна ковариация), або, навпаки, малі значення одного набору
пов’язані з великими значеннями іншого (негативна ковариация), або дані
двох діапазонів ніяк не пов’язані (ковариация близька до нуля).

Описова статистика служить для генерації одномірного статистичного
звіту, що містить інформацію про центральну тенденцію і мінливість
вхідних даних.

Експоненціальне згладжування призначається для передбачення значення на
основі прогнозу для попереднього періоду, скоригованого з врахуванням
похибок у цьому прогнозі. Використовує константу згладжування, по
величині якої визначає, наскільки сильно впливають на прогнози похибки в
попередньому прогнозі.

Генерація випадкових чисел використовується для заповнення діапазону
випадковими числами, витягнутими з одного або декількох розподілів. За
допомогою даної процедури можна моделювати об’єкти, що мають випадкову
природу, по відомому розподілі можливостей. Наприклад, можна
використовувати нормальний розподіл для моделювання сукупності даних по
росту індивідуумів, або використовувати розподіл Бернуллі для двох
ймовірних виходів, щоб описати сукупність результатів кидання монетки.

Лінійний регрессионный аналіз полягає в підборі графіка для набору
спостережень за допомогою методу найменших квадратів. Регресія
використовується для аналізу впливу на окрему залежну зінну значень
однієї або кількох незалежних змінних. Наприклад, на спортивні якості
атлета впливають декілька чинників, включаючи вік, ріст і вага.
Регресія пропорційно розподіляє міру якості по цим трем чинниках на
основі даних функціонування атлета. Результати регресії згодом можуть
бути використані для передбачення якостей нового, неперевіреного атлета.

Функціоналіні можливості табличних процесорів.

Табличні процесори призначені для створення, оформлення і забезпечення
функціювання електронних таблиць. З електронними таблицями можна
працювати тільки в середовищі табличного процесора. Сучасні табличні
процесори мають дуже широкі функціональні і допоміжні можливості, що
забезпечують зручну і ефективну роботу користувача. Основними, спільними
для всіх систем цього класу, є наступні риси:

Контекстна підказка (Help). Викликається з контекстного меню або
натисканням відповідної кнопки в піктографічному меню.

Довідкова система. Організована у вигляді гіпертексту і дозволяє легко і
швидко знаходити потрібну тему.

Багатоваріантність виконання операцій. Практично всі операції можуть
бути виконані одним з трьох-чотирьох способів. Користувач вибирає
найзручніший для нього.

Контекстне меню (Shortcut menu). Розгортається після натискання правої
кнопки миші на об’єкті. В ньому зібрані функції, які найчастіше
використовуються для обробки цього об’єкта. Контекстна підготовка
(HELP). Викликається з контекстного меню або натисненням відповідної
кнопки в піктографічному меню;

Піктографічне меню. (Панель інструментів). Найчастіше вживаним командам
відповідають піктограми, розташовані під лінійкою меню. Вони утворюють
піктографічне меню (Інша назва – панель інструментів, Toolbar). Після
натискання лівої кнопки миші на піктограмі виконується відповідна
команда. Піктографічне меню може формуватися користувачем;

Робочі групи або робочі папки (Work book). Документи можна об’єднувати в
робочі папки, так що вони розглядаються, як одне ціле при копіюванні,
завантаженні, зміні або інших процедурах. В нижній частині електронної
таблиці розташований алфавітний вказівник, який забезпечує доступ до
робочих листів. Користувач може задавати назви листам у папці, що робить
вказівник зрозумілішим і змістовнішим, а отже полегшує пошук і перехід
від документу до документу.

Засоби для оформлення і модифікації екрану і таблиць. Вигляд робочого
вікна і решти елементів екранного інтерфейсу можна змінити за бажанням
користувача. Серед таких можливостей – створення екрану на кілька вікон,
фіксація заголовків, рядків і стовпців і т.д.

Засоби оформлення і виводи таблиці на друк. Для зручності користування
передбачені всі функції, що забезпечують друк таблиць, такі як вибір
розміру сторінки, розбиття на сторінки, встановлення розміру полів
сторінки, оформлення колонтитулів, а також попередній перегляд сторінки
перед друком.

Засоби оформлення робочих листів. Сучасні табличні процесори дають
широкі можливості по форматуванню таблиць, такі як: вибір шрифту і
стилю, вирівнювання даних всередині клітки, можливість вибору кольору
шрифту і фону клітки, можливість змінити висоти рядка і ширини стовпця,
рамки різного вигляду, можливість задання формату даних всередині
клітки. (наприклад, числовий, тестовий, фінансовий, дата ї т.д.), а
також автоформатування — вбудовані можливості оформлення таблиць з яких
користувач може вибрати найзручніший для нього формат.

Шаблони. Табличні процесори, як і текстові, дозволяють створювати
шаблони робочих листів, які застосовуються для створення документів
однакової форми.

Зв’язування даних. Абсолютна і відносна адресація дозволяють працювати
одночасно з кількома таблицями, які можуть бути якимось чином зв’язані
одна з одною. Наприклад, тривимірні зв’язки, що дозволяють працювати з
кількома листами, розташованими підряд; консолідація робочих листів, з
допомогою якої можна обробляти суми, середні значення і вести статистику
обробки, використовуючи дані різних областей одного робочого листа,
кількох робочих листів і навіть кількох робочих книг; зв’язана
консолідація дозволяє не тільки отримати результат обчислень по
декількох таблицях, але і динамічно його перерахувати в залежності від
зміни вихідних даних.

Стандартизація обчислень. Для зручності обчислення в табличних
процесорах вбудовуються найбільш вживані стандартні функції, наприклад,
математичні, статистичні фінансові, функції дати і часу, логічні та
інші.

Ділова графіка. В сучасному табличному процесорі нараховується більше
ніж 20 різних типів й підтипів діаграм, які можна побудувати. Можливості
оформлення діаграм також різноманітні і доступні, наприклад вставка і
оформлення легенди (пояснюючих надписів), міток даних; оформлення осей —
можливість вставки ліній сіток та інші. Сучасні системи роботи з
електронними таблицями мають такі потужні засоби побудови і аналізу
ділової графіки, як вставка планок похибок, можливість побудови тренду і
вибір функцій лінії тренду.

Виконання табличними процесорами функцій баз даних. Ці можливості
забезпечують заповнення таблиць аналогічно до заповнення баз даних,
тобто екранну форму; захист даних, сортування по ключу або по декількох
ключах, обробки записів до бази даних, створення звідних таблиць. Всі
сучасні таблиці процесори включають засоби обробки зовнішніх баз даних,
які дозволяють працювати з файлами, створеними, наприклад, у формати
dBase, або PARADOX чи інших форматах.

Моделювання. Підбір параметрів і моделювання — одна з найважливіших
можливостей табличних процесорів. З допомогою простих прийомів можна
знаходити оптимальні розв’язки багатьох задач. Методи оптимізації. в
сучасному табличному процесорі.

Засоби макропрограмування. Для автоматизації виконання дій, що часто
повторюються, можна скористатися вбудованою мовою макропрограмування.
Розрізняють макрокоманди і макрофункції. Застосовуючи команди, можна
спростити роботу з табличним процесором і розширити список його власних
команд. За допомогою макрофункцій можна задати власні формули і функції,
розширивши таким чином набір функцій, запропонований табличним
процесором. В найпростішому випадку макрос — це записана послідовність
натиснення клавіш, переміщень курсору і натиснення кнопок миші. Це
послідовність може бути відтворена. Її можна повторювати і якимось чином
змінювати. Наприклад, організувати цикл, перехід, підпрограму, сучасні
програми обробки електронних таблиць дозволяють користувачу створювати і
використовувати діалогові вікна, які по своєму зовнішньому вигляді і
зручністю роботи нічим не відрізняється від існуючих в системі.

Опис засобів робочого вікна табличного процесора.

Робоче вікно сучасного табличного процесора містить такі елементи:

Лінійка заголовку. Лінійка заголовку містить ім’я програми, ім’я
завантаженого файлу та набір кнопок керування вікном.

Лінійка меню. На панелі лінійки меню розташовані імена основних груп та
інструментальних засобів табличного процесора, кожна з яких може
розгортатися у власному випадаючому меню, що деталізує можливості
керування електронними таблицями.

Панелі інструментів. Панелі інструментів містять кнопки які
призначаються для виклику найчастіше використовуваних команд. Кількість
і склад панелей інструментів визначається користувачем.

Лінійка вводу (редагування). Лінійка вводу використовується для вводу і
зміни даних в клітинках електронної таблиці. мітить ім’я робочого листа
і адресу активної клітини. Вказівник може переміщатися по робочому листу
за допомогою миші або клавіш управління курсором.

Робочий лист. Робочий лист відображає власне електронну таблицю. Він
розбивається на клітинки, координати яких визначаються їх позицією по
вертикалі (в стовпцях) і по горизонталі ( в рядках). Стовпці
позначаються буквами латинського алфавіту (A, B, C, … , Z, AA, AB, …
AZ, BA, BB, …), а рядки числами натурального ряду. Наприклад, C10 —
адреса клітинки, що знаходиться на перетині стовпця C і рядка 10. Імена
стовпців завжди відображаються у верхній лінійці робочого листа, а
номери рядків — на його лівій межі. На екрані як у вікні лише фрагмент
активного робочого листа. Це вікно можна пересувати на робочому місці за
допомогою лінійок прокрутки, які розташовані в правій (вертикальна
лінійка прокрутки) і правій нижній частині листа (горизонтальна лінійка
прокрутки). Кожен робочий лист має корінець з іменем. Щоб активізувати
повний робочий лист, потрібно вибрати кінець з його іменем.

Розділювачі вікна. Розташовані в кінцях лінійок прокрутки за їх
допомогою можна розділити активний робочий лист по горизонталі або по
вертикалі. Це дозволяє одночасно бачити на екрані кілька фрагментів
робочого листа.

Лінійка повідомлень. В лінійці повідомлень відображається інформація про
стан таблиці і про результати виконуваної операції. При виборі певної
команди з’являється коротка довідка про її призначення.

Ввід і редагування даних. Після запуску табличного процесора і появи
робочого вікна встановлюється режим вводу даних. Одна з клітинок
активна. Вона виділяється вказівником у вигляді потовщеної рамки або
прямокутником з іншим кольором фону. В цю клітину буде заноситись
інформація введена з клавіатури при необхідності редагування даних в
процесі вводу можна використовувати клавіші правління курсором, “Del“,
“Backspace“. Якщо виникає потреба змінити вже занесені дані в клітинку
слід перейти в режим редагування шляхом натискання відповідної
функціональної клавіші. Крім редагування даних на рівні клітинок в
електронній таблиці дозволяється редагування на рівні об’єктів таблиці.
Об’єктами таблиці можуть бути: стовпці, рядки, діапазон стовпців або
рядків, блоки клітин або вся таблиця. Для перелічених об’єктів визначені
наступні операції: редагування, очистка, знищення, вставка, копіювання.
Перед виконанням конкретної операції редагування необхідно виділити
об’єкт, над яким відбуватиметься дія. По замовчуванню таким об’єктом є
активна клітинка. Решта об’єктів повинні бути попередньо виділені. Це
можна зробити за допомогою миші або клавіатури.

Формування елементів таблиці.

Для правильного оформлення таблиці у відповідності з певними правилами
для окремих елементів таблиці можна встановити різні формати. Формат
клітинки (групи клітин) є сукупністю значень наступних параметрів:

формат представлення числових значень (загальний, числовий, грошовий,
фінансовий, календарний, часовий, процентний, дробовий,
експоненціальний, текстовий, заданий користувачем);

вирівнювання значень в середині клітинки (горизонтальне — по лівому
краю, по правому краю, по обох краях або по центру; вертикальне — по
верхньому краю , по нижньому краю, по обох краях або по центру ;
орієнтація — горизонтальна, вертикальна з горизонтальними символами в
стовпці, вертикальна з символами, повернутими на 90% вліво, вертикальна
з символами, повернутими на 90% вправо);

вигляд, розмір, колір шрифту;

вигляд і товщина ліній, що створюють обрамлення клітинок, рисунок і
колір фону клітини.

Для стовпців, як групи клітинок може бути задана ширина, а для рядків їх
висота. Всі перелічені параметри форматування встановлюються або з
допомогою пунктів меню FORMAT, або з допомогою кнопок панелі
інструментів, з попереднім виділенням об’єкту форматування.

3. Застосування електронних таблиць в діяльності менеджера.

Можливості застосування електронних таблиць.

Сьогодні особливо актуальними стали прикладні засоби управління
організацією, призначені для аналізу результатів діяльності,
управлінського обліку, фінансового планування і формування. На початку
широкомасштабного залучення прикладних програмних засобів пройшла
автоматизація бухгалтерського обліку та підготовки звітності. Це
обумовлювалось специфікою бухгалтерського обліку, коли не враховувалась
необхідність проведення поглибленого фінансового і економічного аналізу,
побудови довготермінових прогнозів. Крім того ж не був сформований
прошарок власників організацій, зацікавлених у внутрішній, управлінській
складовій обліку. Сьогодні ситуація кардинально змінюється.

Один із існуючих підходів до виконання фінансового і економічного
аналізу полягає в тому, що розробники пропонують, як програмний продукт,
комплекс взаємопов’язаних і відлагоджених документів електронних
таблиць. Такий підхід забезпечує велику гнучкість, але достатньо
складний для користувача, мало знайомого з методикою обробки інформації
та без серйозних навиків роботи з електронними таблицями.

Цікаву думку на рахунок пропонованих окремих продуктів налагоджених
електронних таблиць висловили спеціалісти з Інституту економічних
проблем перехідного періоду. На їхню думку, якщо аналітик в сфері
менеджменту (наприклад, фінансів) володіє навиками роботи з електронними
таблицями, тоді йому ніхто для налагодження не потрібний, оскільки він,
як правило, користується власною методикою і довіряє власноручно
побудованим розрахункам. Хоча в реальному житті спеціалістів такого
класу небагато і будь-яка допомога у вигляді методик і налагодження, на
наш погляд, дуже корисна.

Електронні таблиці як сегмент типового програмного забезпечення.

Складність використання електронних таблиць пов’язана з проблемою
стикування. Вхідні дані для електронних таблиць, як правило, або
зберігаються в базі даних, або отримуються в результаті роботи іншої
програми., Для того щоб автоматично занести їх в потрібні комірки
таблиці, потрібно провести достатньо складні маніпуляції, такі як
побудова запитів і т.д. Більшість користувачів бухгалтерських систем, як
правило, не мають ні часу, ні можливості займатися цими проблемами.

Таким чином виникає парадокс: облікові дані є, але вони не
використовуються в аналізі. Через трудомісткість відповідних процедур
користувачі вимушені обмежуватися мінімальним набором аналітичних
“зрізів“ даних. Напрошується закономірний висновок — добре було б
ув’язати аналітичну систему з бухгалтерською, плановою, торговою та
іншими інформаційними системами. Функціонуючи в єдиному комплексі, вони
принесуть більший економічний ефект.

На закінчення можна відзначити, що у випадку використання ширших функцій
обробки структурованої інформації, електронні таблиці поступаються базам
даних. Можна виділити три основні групи задач, для вирішення яких на
даний час доцільно віддати перевагу системам керування базами даних
(СКБД) перед електронними таблицями:

По-перше, обробка інформації системою керування базами даних стане
досить корисною, коли необхідна інформація вже не буде поміщатися в вашу
електронну таблицю або її обробка стане занадто складною. Крім того
супровід та ведення бази даних є менш трудомісткими, ніж ведення
електронної таблиці. Якщо, наприклад, доводиться значно частіше вносити
зміни в електронну таблицю, ніж роздруковувати інформацію, то всі
переваги електронних таблиць нівелюються у порівнянні з їх недоліками.

По-друге, специфічна, але часто виникаюча потреба при поштовому
розсиланні документів — друк етикеток або адрес на конвертах найзручніше
виконувати за допомогою системи керування базами даних.

По-третє, система керування базами даних дозволяє створювати прикладні
програми різноманітного призначення, в той час як можливості електронних
таблиць дещо обмежені.

Перевагою електронних таблиць є широкий набір спеціальних функцій, які
надають широкі можливості для обробки даних. Це, зокрема, фінансові
функції, статистичні функції. Крім того, незаперечною перевагою
електронних таблиць є їх потужні можливості для розв’язку задач
оптимізації

Похожие записи