.

Сворення бази даних в середовищі Access (реферат)

Язык: украинский
Формат: реферат
Тип документа: Word Doc
2 11318
Скачать документ

Сворення бази даних в середовищі Access

Основні теоретичні положення

У реляційних базах даних уся інформація зберігається у вигляді таблиць,
і саме з таблиць інші об’єкти, такі як запити, звіти, форми одержують
інформацію, щоб представити її користувачеві або змінити. У таблицях
знаходяться дані, об’єднані спільною темою. Для кожної теми приділяється
окрема таблиця. Структура таблиці визначається в режимі її
конструювання. Введення й редагування даних звичайно, здійснюється в
режимі таблиці. Дані в таблиці зібрані в рядки й стовпці (кожний рядок
відповідає одному запису, а кожний стовпець – одному полю). Запис
містить набір даних про один об’єкт (наприклад, назва фірми, її адреса й
спеціалізація), а поле – однорідні дані про всі об’єкти (наприклад,
адреси всіх внесених у таблицю фірм). У режимі таблиці можна сортувати й
фільтрувати дані таблиці, а також змінювати її структуру.

Форми та звіти надають набагато більшу свободу у виборі засобу
представлення інформації, ніж режим таблиць.

Форми в першу чергу призначені для роботи з даними на екрані. У режимі
конструктора форму можна настроїти так, щоб створити простий екранний
інтерфейс для перегляду й редагування інформації або спростити введення
даних у таблицю. При роботі з формою звичайно відображаються дані з
одного запису, причому в одній формі можна відображати дані з декількох
таблиць.

Форма являє собою бланк, що підлягає заповненню, або маску, що
накладається на набір даних. Форма-бланк дозволяє спростити процес
заповнення бази, що дає можливість доручити введення інформації
персоналові невисокої кваліфікації. За допомогою форми-маски можна
обмежити об’єм інформації, доступної користувачеві, що звертається до
бази.

Звіти служать для відображення підсумкових даних із таблиць і запитів у
зручному для перегляду вигляді. У Access існують різноманітні засоби
оформлення звітів.

Звіти звичайно призначаються для виводу на друк. Вони також можуть
включати інформацію з декількох таблиць. Конструювання звіту
відбувається в режимі конструктора звітів. При створенні звіту варто
розставити спеціальні маркери (елементи керування) у місцях виводу
інформації та задати інструкції по її обробці.

Одним із найбільше складних етапів у процесі проектування бази даних є
розробка таблиць, тому що результати, що повинна видавати база даних
(звіти, вихідні форми й ін.) не завжди дають повне уявлення про
структуру таблиці.

При проектуванні таблиць зовсім не обов’язково використовувати Microsoft
Access. Спочатку краще розробити структуру на папері. При цьому
рекомендується керуватися такими основними принципами:

– Інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень
і між таблицями.Коли певна інформація зберігається тільки в одній
таблиці, то й змінювати її прийдеться тільки в одному місці. Це робить
роботу більш ефективною, а також виключає можливість розбіжності
інформації у різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці повинні
міститися адреси й телефони клієнтів.

– Кожна таблиця повинна містити в собі інформацію тільки на одну тему.

Відомості на кожну тему опрацьовуються набагато легше, якщо містяться
вони в незалежних друг від друга таблицях. Наприклад, адреси й
замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, із тим, щоб при
видаленні замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.

ВИЗНАЧЕННЯ НЕОБХІДНИХ У ТАБЛИЦІ ПОЛІВ

Кожна таблиця містить у собі інформацію на окрему тему, а кожне поле в
таблиці містить окремі відомості по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з
даними про клієнта можуть міститися поля з назвою компанії, адресою,
містом, країною й номером телефону. При розробці полів для кожної
таблиці необхідно пам’ятати:

– Кожне поле повинно бути пов’язане з темою таблиці.

– Не рекомендується включати в таблицю дані, що є результатом виразу.

– У таблиці повинна бути присутня уся необхідна інформація.

– Інформацію варто розбивати на найменші логічні одиниці (Наприклад,
поля «Ім’я» і «Прізвище», а не загальне поле «Ім’я»).

ЗАВДАННЯ ІНДИВІДУАЛЬНОГО ЗНАЧЕННЯ КОЖНОМУ ПОЛЮ

З тим щоб Microsoft Access міг зв’язати дані з різних таблиць,
наприклад, дані про клієнта та його замовлення, кожна таблиця повинна
містити поле або набір полів, що будуть задавати індивідуальне значення
кожного запису в таблиці. Таке поле або набір полів називають основним
ключем.

ВИЗНАЧЕННЯ ЗВ’ЯЗКІВ МІЖ ТАБЛИЦЯМИ

Після розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно
вибрати схему для зв’язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно
визначити зв’язки між таблицями.

Бажано вивчити зв’язки між таблицями у вже існуючій базі даних.

ВІДНОВЛЕННЯ СТРУКТУРИ БАЗИ ДАНИХ

Після проектування таблиць, полів і зв’язків необхідно ще раз
переглянути структуру бази даних і виявити можливі недоліки. Бажано це
зробити на даному етапі, поки таблиці не заповнені даними.

Для перевірки необхідно створити декілька таблиць, визначити зв’язки між
ними і ввести декілька записів у кожну таблицю, потім подивитися, чи
відповідає база даних поставленим вимогам. Рекомендується також створити
чорнові вихідні форми й звіти та перевірити, чи видають вони необхідну
інформацію. Крім того, необхідно виключити з таблиць усі можливі
повторення даних.

ВИКОРИСТАННЯ ЗАСОБІВ АНАЛІЗУ В MICROSOFT ACCESS

У Microsoft Access існує два інструменти для удосконалення структури баз
даних. Майстер аналізу таблиць досліджує таблицю, у разі потреби
пропонує нову її структуру й зв’язки, а також переробляє її. Він
дозволяє розділити таблицю, що містить в одному або декількох полях
велику кількість повторюваних даних, на зв’язані таблиці. Цей засіб
більш ефективного зберігання даних називають нормалізацією таблиць.

Для запуску Майстра аналізу таблиць у меню Сервіс виберіть команду
Аналіз і підкоманду Таблиця та слідуйте інструкціям майстра.

При використанні майстра користувач має можливість самостійно визначити
створювані таблиці або дозволити майстрові провести нормалізацію
таблиць. У перших двох діалогових вікнах пояснюється, що таке
нормалізація й у яких випадках вона виявляється корисною. В останньому
діалоговому вікні користувач має можливість створити запит, що дозволяє
в режимі таблиці вивести дані з розділених таблиць.

Аналізатор швидкодії досліджує всю базу даних, дає рекомендації по її
удосконаленню, а також здійснює їх.

У результаті роботи аналізатора швидкодії виводиться список трьох типів
пропозицій по оптимізації: Рекомендація, Пропозиція й Ідея. При виборі
елемента в списку Результати аналізу опис запропонованих дій виводиться
в полі Примітки, розташованому під списком. Дії по оптимізації пов’язані
з певними поступками, про які варто знати, перед тим, як приступати до
їхньої реалізації. Для того щоб одержати необхідні відомості, виберіть у
списку елемент Пропозиції і перегляньте вміст поля Примітки. Дії,
запропоновані при виборі елементів Рекомендація й Пропозиція, Microsoft
Access виконує автоматично. Дії, запропоновані при виборі елемента Ідея,
користувач повинен виконати самостійно.

Примітка. Аналізатор швидкодії не дає порад по підвищенню продуктивності
Microsoft Access або системи, на якій він виконується.

Для одержання додаткових відомостей про проектування бази даних можна
звернутися до бази даних «Борей», а також до схем баз даних, що можна
створити за допомогою майстра бази даних.

ОБМЕЖЕННЯ ДЛЯ БАЗ ДАНИХ

При створенні бази даних повинні враховуватися наступні обмеження:

Таблиця може містити не більш 255 полів.

Таблиця не може мати більш 32 індексів.

Складові індекси не можуть містити в собі більш 10 полів. Загальна
довжина полів не може перевищувати 255 байтів.

Загальна довжина рядка таблиці, за винятком полів Мемо й Об’єктів OLE,
не може перевищувати приблизно 2 кілобайтів.

Обсяг поля Мемо може складати до 64 000 байтів (символів) при введенні
даних через інтерфейс користувача; 1 Гбайт при введенні даних програмним
шляхом.

Розмір об’єкта OLE не повинен перевищувати 1 гигабайта.

На число записів у таблиці не існує обмежень, але файл бази даних Access
не може перевищувати 1 гигабайта. Якщо у вас є декілька великих таблиць,
вам у деяких випадках доведеться визначити кожну з них як окрему базу
даних, а потім уже приєднувати їх до бази даних, що містить форми,
звіти, макроси й модулі для ваших додатків.

РОБОТА З ТАБЛИЦЯМИ

Існує декілька можливостей оптимізувати роботу з таблицями:

– Проектуйте таблиці, що не містять надлишкових даних. Гарна структура
таблиці є необхідною вихідною умовою для ефективного одержання й
відновлення даних. Якщо усе ж таблиці містять занадто багато даних,
використовуйте майстер аналізу таблиць для поділу їх на зв’язані
таблиці, що підвищить ефективність збереження даних.

– Вибирайте підхожий тип даних для полів. Це допоможе зменшити розміри
бази даних і збільшить швидкість виконання операцій зв’язку. При описі
поля варто задати для нього тип даних найменшого розміру, що дозволяє
берегти потрібні дані.

– Створюйте індекси для полів, що сортуються й об’єднуються, а також для
полів, використовуваних при завданні умов відбору. Істотне підвищення
швидкості виконання запитів приносить індексування полів, розташованих
по обидві сторони відношення, або створення зв’язку між цими полями, а
також індексування всіх полів, використовуваних для завдань умов відбору
в запиті. Пошук записів за допомогою діалогового вікна Пошук також
виконується набагато швидше, якщо він ведеться по індексованому полю.

Індекси займають місце на диску й уповільнюють операції додавання, зміни
й видалення записів. Проте в більшості випадків виграш у швидкості
одержання даних перевішує незручності при відновленні даних. Якщо
додаток обновляє дані дуже часто, або якщо на жорсткому диску мало
вільного місця, використання індексів можна обмежити; у всіх інших
випадках їх варто використовувати скрізь, де це можливо. Якщо дані в
поле є однозначними, обов’язково використовуйте однозначний індекс.

– У складовому індексі, що включає декілька полів, використовуйте рівно
стільки полів, скільки для нього необхідно.

Крім перерахованих вище порад, можна використовувати аналізатор
швидкодії для аналізу певних таблиць у базі даних.

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ

До створення нової таблиці можна приступити відразу після відкриття бази
даних. У вікні бази даних треба натиснути на вкладку Таблиці, потім
зробити щиголь на кнопці Створити. Перед вами появиться діалогове вікно
створення таблиць.

Рис. 3. Діалогове вікно Нова таблиця

Діалогове вікно надає п’ять способів створення таблиць:

Режим таблиць – звичайно застосовується для таблиць, що мають просту
структуру, наприклад при створенні довідників, шляхом уведення даних
безпосередньо в порожню таблицю;

Конструктор – дозволяє визначити всі параметри макета таблиці;

Майстер таблиць – дозволяє вибрати поля для даної таблиці з множини
визначених раніше таблиць, таких як ділові контакти, список особистого
майна або рецепти;

Імпорт таблиць – дозволяє імпортування даних із зовнішнього файла або
іншої бази даних;

Зв’язок із таблицями – установлює зв’язок з іншими таблицями, приєднуючи
зовнішні файли або таблиці іншої бази даних.

Microsoft Access підтримує два засоби використання даних із зовнішніх
джерел:

– Імпорт даних у нову таблицю Microsoft Access поточної бази даних.

– Зберігання даних у їхньому поточному форматі і їхнє використання без
імпорту. Цей процес називається зв’язуванням.

При імпорті даних створюється їхня копія в новій таблиці поточної бази
даних Microsoft Access. Вихідна таблиця або файл при цьому не
змінюються. Зв’язування даних дозволяє читати й у більшості випадків
обновляти дані в зовнішньому джерелі даних без їхнього імпорту. Формат
зовнішніх джерел даних не змінюється, тому файл можна продовжувати
використовувати в додатку, в якому він був створений, але при цьому
з’являється можливість добавляти, видаляти або змінювати дані в
Microsoft Access.

Прикладами зовнішніх джерел даних можуть служити таблиці з інших баз
даних Microsoft Access, що знаходяться в мережі, таблиці й списки HTML і
HTX, що знаходяться на сервері в місцевій мережі, у корпоративній мережі
або в Internet, а також дані з інших додатків, таких як Microsoft Excel,
Microsoft Exchange, Microsoft FoxPro, Paradox і Microsoft SQL Server.

Якщо передбачається використовувати дані тільки в Microsoft Access, їх
варто імпортувати. Microsoft Access звичайно працює швидше зі своїми
власними таблицями, і в разі потреби імпортовані таблиці легко
перетворити до потрібного вигляду, як і будь-які інші таблиці, створені
в Microsoft Access.

Якщо передбачається змінювати дані в інших додатках, варто
використовувати зв’язування. При такому підході зберігаються старі
засоби відновлення, обробки і спільного використання даних, а також
появляється можливість працювати з даними в Microsoft Access. Наприклад,
можна створити запити, форми й звіти, у яких використовуються зовнішні
дані, об’єднати зовнішні дані з даними з таблиць Microsoft Access і
навіть переглядати й змінювати зовнішні дані, коли інші користувачі
працюють із ними у вихідній програмі.

Крім того, існує можливість зв’язування таблиць з інших баз даних
Microsoft Access. Наприклад, це дозволяє працювати з використовуваною в
мережі таблицею з іншої бази даних Microsoft Access. Така можливість
особливо корисна при збереженні всіх таблиць в одній базі даних на
мережному сервері і при збереженні форм, звітів і інших об’єктів в
окремій базі даних, копії якої є у всіх користувачів загальної бази
даних. Існуючу базу даних легко розділити на дві частини за допомогою
команди Розділити базу даних із підменю Надбудови в меню Сервіс.

У Microsoft Access для позначення зв’язаних таблиць і таблиць, що
зберігаються в поточній базі даних, використовуються різні значки (перед
зв’язаними таблицями стоїть стрілка (). Якщо видалити значок зв’язаної
таблиці, віддалиться зв’язок із таблицею, але не сама зовнішня таблиця.

Розглянемо перші три засоби докладніше.

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ У РЕЖИМІ ТАБЛИЦІ

У діалоговому вікні Нова таблиця вибираємо Режим таблиці і натискаємо
OK. На екрані появиться порожня таблиця, що складається з 20 стовпців і
30 рядків. По умовчанню задаються такі імена стовпців: «Поле1», «Поле2»
і т.д.

Назву стовпців можна редагувати, для цього потрібно підвести мишу на
заголовок одного зі стовпців і двічі клацнути лівою кнопкою миші. При
цьому заголовок стане підсвіченим, тобто ми знаходимося в режимі
редагування. Надрукуємо ім’я даного поля і натиснемо Enter. Аналогічно
поступаємо з іншими полями. При завданні імен полів таблиці необхідно,
щоб ім’я подавало інформацію про те, які дані необхідно вводити в це
поле. Приміром, ми створюємо таблицю, у якій припускаємо берегти дані
про співробітників. У такій таблиці імена полів можуть бути такі:

Прізвище, адреса, телефон, освіта і т.д.

Необхідно пам’ятати про те, що імена полів можуть містити до 64
символів, але при завданні імені краще скорочувати назви (наприклад
табельний номер – таб_ном), тому що при створенні додатків необхідно
буде звертатися до цих імен. При завданні імені не можна використовувати
символи:

! . ‘ [ ]

Одною з переваг використання методу режиму таблиць є те, що можемо
відразу ж, не переключаючись в інший режим, вводити дані. Щоб увести
дані необхідно виконати такі дії:

Клацнути мишею на першій позиції вільного рядка названого стовпця і
надрукувати необхідну інформацію.

Натиснути Tab або Enter, це перемістить курсор уздовж рядка в першу
позицію наступного стовпця.

Якщо заповнені всі стовпці в одному рядку, то при натисканні Tab або
Enter курсор перейде на наступний рядок.

При збереженні нової таблиці в Microsoft Access аналізуються дані, що ми
внесемо в поле, і кожному полю присвоюється необхідний тип даних і
формат.

При збереженні Access запросить ключове поле. При виборі Так, Access
самий задасть ключове поле. Клацнувши Немає, ключове поле можна задати
за допомогою конструктора, тобто відкрити таблицю в режимі конструктора
і задати ключове поле.

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ ЗА ДОПОМОГОЮ МАЙСТРА ТАБЛИЦЬ

Майстер таблиць дозволяє заощадити велику кількість і часу й праці,
використовується, якщо утворювані поля існують у готових таблицях, при
цьому копіювати поля можна з будь-якої таблиці.

Для створення таблиці за допомогою Майстра таблиць необхідно відкрити
базу даних, вибрати вкладку Таблиці і клацнути по кнопці Створити або
вибрати в меню Вставка команду Таблиця або клацнути на стрілку поруч із
кнопкою Новий об’єкт і вибрати в списку Таблиця.

У діалоговому вікні Нова таблиця варто вибрати Майстер таблиць, після
чого появиться перший екран майстра таблиць Створення таблиць.

На першому екрані знаходяться три вікна зі списками:

Зразки таблиць. Цей список пропонує цілий ряд зразків таблиць.

Зразки полів. Тут знаходиться список полів, що відповідають таблиці,
котра вибрана у списку зразків таблиць.

Поля нової таблиці. Сюди переносяться потрібні вам поля.

Кнопки Ділове застосування й Особисте застосування визначають, які
таблиці будуть включені в список Зразки таблиць у лівій частині вікна.

Клацнувши по імені однієї з таблиць у списку Зразки таблиць, у списку
Зразки полів появляться поля вибраної таблиці. Якщо будуть знайдені
необхідні поля, клацніть по кнопці (, щоб перемістити поле в список Поля
нової таблиці. Для переносу усього вмісту виділеного зразка таблиці у
свій список клацніть по кнопці ((. У такий спосіб можна перенести інші
поля з інших таблиць. Кнопка ( служить для скасування вибору поточного
поля, тобто якщо ви перенесли у свою таблицю поле котре непотрібно, то,
використовуючи цю кнопку, ви видалите його зі створюваної таблиці.
Використовуючи останню кнопку (((), ви перемістите всі обрані вами поля
назад у список зразків полів.

Після додавання поля його можна перейменувати. Для цього варто виділити
його, натиснути кнопку Перейменувати поле й у діалоговому вікні, що
з’явилося, ввести нове ім’я, після чого клацнути по ОК.

Завершивши створення таблиці, клацніть по кнопці Далі, введіть ім’я
нової таблиці, виберіть Автоматичне визначення ключа в Microsoft Access,
щоб майстер вибрав ключове поле або Самостійне визначення ключа
користувачем, щоб зробити це самостійно.

Якщо обраний другий варіант, у наступному вікні варто виділити потрібне
поле в списку, що розкривається, у якості ключового і вибрати його тип
даних:

( Послідовні числа, що автоматично привласнюються кожному новому запису
( якщо ключовим полемо є номер запису;

( Числа, що вводяться користувачем при додаванні нових записів ( якщо
будуть вводитися власні номера;

( Числа і/або символи, що вводяться користувачем при додаванні нових
записів ( якщо включати в поле і числа, і букви.

Наступне вікно дозволяє встановити зв’язки між таблицями.

В останньому вікні можна указати, що ви збираєтеся робити з таблицею
після її створення:

( Зміна структури таблиці ( використовується для внесення змін у таблицю
до її використання, при цьому таблиця відкриється в режимі конструктора;

( Безпосереднє введення даних у таблицю ( для переходу в режим таблиці;

( Уведення даних у таблицю за допомогою форми, утворюваної майстром (
для створення форми для введення даних Майстром форми.

Перемикач Вивести довідку по роботі з таблицею в залежності від
вибраного режиму використання таблиці дозволяє вивести довідку по
настроюванню таблиці, роботі з таблицею в режимі таблиці або роботі з
даними у формі.

Щиголь по кнопці Готово переведе до обраного вище варіанта.

Якщо працювати зі створеною таблицею користувач не бажає в даний момент
(незалежно від обраного вище варіанта), варто клацнути по кнопці
Закрити.

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ ЗА ДОПОМОГОЮ КОНСТРУКТОРА ТАБЛИЦЬ

Для створення таблиць, що містять спеціальні поля, котрих немає в
розпорядженні майстра, і одержання більшої свободи дій варто
скористатися режимом конструктора таблиці.

Для створення таблиці в режимі конструктора в діалоговому вікні Нова
таблиця варто вибрати варіант Конструктор. Після натиснення кнопки OK ви
потрапляєте у вікно конструктора таблиці.

Створення таблиці визначається в області проекту таблиці. Проект таблиці
складається з трьох колонок – Ім’я поля, Тип даних, Опис.

У першу колонку вводиться найменування поля, у другу його тип і в третю
розшифровування, які дані будуть заноситися в це поле. Тип даних
найбільше важлива властивість для поля. Тип визначається для того, щоб
зазначити, якого типу дані будуть вводитися у відповідне поле.

Для створення полів таблиці необхідно у першому порожньому рядку в
стовпці Ім’я поля ввести ім’я, що містить до 64 символів, крім . , ! ,
(, [, ]. Натиснувши клавішу Tab, перемістимося до стовпця Тип даних, у
якому появиться стрілка, що розкриває список типів поля:

Текстовий ( Дане поле містить простий текст обсягом до 255 символів.

Поле МЕМО ( У МЕМО-полях зберігаються текстові або текстові і числові
дані обсягом не більш 65 535 символів (поле не індексується).

Числовий ( Поля цього типу містять числові значення.

Дата/Час ( Поля цього типу містять значення дати або часу.

Грошовий ( Поля бережуть число, що має грошовий формат.

Лічильник ( Access автоматично добавляє особливий номер, приписуваний
при введенні нового запису в таблицю.

Логічний ( значення й поля, що містять лише одне з двох можливих значень
(так, немає; істина, неправда).

Поле об’єкта OLE ( У полях даного типу розміщаються об’єкти, що
впроваджуються в Access (документ Word, електронна таблиця Excel,
графіка, звуки й інші дані).

Гіперпосилання – У полях цього типу зберігаються гіперпосилання типу
шлях UNC або URL.

Майстер підстановок ( дозволяє створити список, із якого можна вибрати
значення для кожного запису.

Стовпець Опис дозволяє ввести опис поля.

Тип даних вибирається відповідно до призначення й використання
конкретного поля.

Для символьних даних звичайно варто вибирати тип Текстовий (тому що його
довжину можна зазначити за допомогою властивостей поля). Тип МЕМО варто
використовувати тільки в тих випадках, коли розмір тексту перевищує 255
символу або коли в тексті можуть зустрічатися символи форматування, такі
як табуляція або повернення каретки.

Якщо ви вибрали тип числовий, то значення властивості розмір поля буде
визначати точність значень даних і обсяг пам’яті, необхідної для їхнього
збереження. Для збереження даних про грошові суми користуйтеся типом
Грошовий, що має таку ж точність, як і тип Числовий, але з фіксованим
числом знаків після коми. Тип Дата/Час використовується для збереження
дат або значень часу і дозволяє виконувати обчислення в одиницях виміру
часу: хвилинах, днях, роках, секундах, часах, місяцях. Тип Лічильник є
різновидом числового типу. Він створив для автоматичної генерації
значень первинного ключа. Таблиця не може містити більш одного поля типу
Лічильник.

Логічний тип даних використовується для збереження значень Істина та
Неправда. Цей тип особливо корисний, якщо вам потрібно відзначити, чи
описані рахунки, чи виконаний тест і т.д.

І, нарешті, тип Об’єкт OLE дозволить вам зберігати такі дані, як
картинки, діаграми або звукові фрагменти, що можуть мати динамічні
зв’язки з іншими додатками Windows (Microsoft Word, Excel та ін.).

У нижній половині діалогового вікна знаходиться секція Властивості поля,
де відображаються властивості обраного типу поля, що можна змінювати.
Параметри форматування змінюються в залежності від типу поля.

На вкладці Загальні можна встановити наступні властивості полів:

Розмір поля – Ця властивість задає максимальний розмір даних, для
збереження яких призначене дане поле. Поле з текстовим типом даних може
мати розмір від 1 до 255 (символів); по умовчанню встановлюється 50
символів. Для числового типу даних розмір поля може бути таким:

– Байт – Ціле число від 0 до 255, займає 1 байт;

– Ціле – Ціле число від -32 786 до + 32 767; займає 2 байта;

– Довге ціле – Ціле число від – 2 147 483 648 до + 2 147 483 647; займає
4 байта;

– Із плаваючою точкою (4 байта) – Дрібні числа з точністю до 6 знаків
після коми від -3. 402823(1038 до +3. 402823(1038; займає 4 байтів;

– Із плаваючою точкою (8 байтів) – Дрібні числа з точністю до 10 знаків
від -1.79769313486232(10 308 до +1. 79769313486232(10 308; займає 8
байтів.

Нові значення – Ця властивість визначає засіб збільшення значення поля
лічильника при додаванні в таблицю нових записів, може приймати
значення: послідовні або випадкові.

Формат поля – Установлює формат представлення даних при виведенні на
екран або друк.

Для Текстового і МЕМО типів даних ви можете задати користувальницький
формат, відповідно до котрого Access буде виводити дані на екран.

Для типів даних Числовий, Грошовий, Лічильник існує стандартний набір
форматів поля, приведений нижче:

– Основний – формат, установлюваний по умовчанню (відсутні роздільники
тисяч та знаки валют, число десяткових знаків залежить від точності
даних – 3456,214);

– Грошовий – Символи валют, роздільники тисяч та два знаки після коми
(3 456,21 грн);

– Фіксований – Принаймні один знак до та два знаки після коми (3456,21);

– Із роздільниками розрядів – Два знаки після коми та роздільники тисяч
(3 456,21);

– Процентний – Відсоток (наприклад, 63,00%);

– Експоненціальний – Експоненціальний формат (наприклад, 1.05Е+3).

Для типу Дата/Час існує набір форматів поля, приведений нижче разом із
прикладами:

– Повний формат дати – Установлюється по умовчанню 15.04.94 05:30:10 PM;

– Довгий формат дати – Середа, 15 квітня 1994;

– Середній формат дати 15-апр-94;

– Довгий формат часу 05:30:10 РМ;

– Середній формат часу 05:30 РМ;

– Стислий формат часу 17:30.

Для логічного типу даних використовується наступний набір форматів:

– Так/Ні;

– Істина/Неправда (Установлюється по умовчанню);

– Вкл/Выкл.

Число десяткових знаків – Для числового й грошового типів даних ви
можете задати число знаків, виведених після коми. По умовчанню
встановлюється значення Авто, при якому для Грошового, Фіксованого, С
роздільниками розрядів і Процентного форматів поля виводяться два
десяткових знаки після коми, а для Основного формату число виведених
знаків визначається поточною точністю числових значень. Можна задати
фіксоване число десяткових знаків від 0 до 15.

Маска введення – Для текстового, числового і грошового типів даних, а
також для типу Дата/Час можна задати маску введення, що користувач
побачить при введенні даних у це поле. Наприклад, ви хочете, щоб Access
виводив роздільники (.._) для поля типу Дата, або хочете установити
формат телефонного номера (###)000-0000.

Підпис – Містить напис, що виводиться поруч із полем у формі або звіті.

Значення по умовчанню – Визначає значення по умовчанню для всіх типів
даних, крім Лічильника, МЕМО й Об’єкта OLE. Для числового типу значенням
по умовчанню являється 0, а для текстового і МЕМО типів – Null.

Умова на значення – Визначає множину значень, що користувач може вводити
в це поле при заповненні таблиці. Наприклад, 15. (В останньому прикладі не має
значення, яке поле в таблиці вибирається для введення вираження).

Виконайте одну з наступних дій:

– Щоб застосувати фільтр і закрити контекстне меню, натисніть клавішу
Enter.

– Щоб застосувати фільтр і лишити контекстне меню відкритим (із тим щоб
мати можливість зазначити додаткову умову для поля), натисніть клавішу
Tab. Уведіть нову умову і натисніть клавішу Tab ще раз. Повторюйте ці
дії доти, поки не будуть отримані всі необхідні записи.

Для застосування розширеного фільтра відкрийте таблицю в режимі таблиці
і виберіть у меню Записи команду Фільтр і підкоманду Розширений фільтр.
Додайте в бланк поле або поля, для яких будуть задані шукані значення
або інші умови, використовувані у фільтрі для відбору записів.

Для вказівки порядку сортування виберіть осередок у рядку Сортування для
конкретного поля, натисніть кнопку розкриття списку і виберіть порядок
сортування.

У Microsoft Access записи сортуються спочатку за значеннями поля,
розташованого в лівому стовпці бланка, потім за значеннями поля, у
наступному стовпці справа і т.д.

Зазначте шукане значення або введіть вираження в рядок Умова відбору для
полів, включених у бланк.

Для того щоб застосувати фільтр, натисніть кнопку Застосування фільтра
на панелі інструментів.

Пошук потрібної інформації можна здійснити за допомогою діалогового
вікна Пошук. Для знаходження запису помістите курсор на першому рядку в
полі. На панелі інструментів клацніть на кнопці Знайти або виберіть
команду Знайти меню Правка. Появиться діалогове вікно Пошук у полі:…. У
рядку Зразок зазначте потрібну інформацію. У текстовому полі Збіги
визначте, яку частину поля ви хочете порівнювати. Рекомендується набрати
поле цілком. У полі Просмотр визначається область пошуку. Перемикачі З
урахуванням регістра і З урахуванням формату полів дозволяють
враховувати зазначені параметри. Опцію Тільки в поточному полі необхідно
відзначити для пошуку у відзначеному полі.

Клацніть на кнопку Знайти. Access знайде перший із записів. Щоб знайти
наступний запис, клацніть Знайти далі. Коли всі записи з інформацією
закінчаться, Access видає повідомлення: «Пошук записів завершений.
Зразок не знайдений».

Заміну інформації можна здійснити за допомогою команди Заміна меню
Правка. Появиться діалогове вікно Заміна в поле:…. Уведіть зразок пошуку
в поле Образец і значення, що підставляється, в поле Заменить на. Якщо
точне значення невідомо, задайте зразок пошуку за допомогою знаків, що
підставляються. Визначите інші необхідні параметри в діалоговому вікні
Заміна. Для одночасної заміни усіх входжень зразка натисніть кнопку
Замінити усе. Для того щоб виконувати заміну кожного входження по
окремості, натискайте кнопку Знайти далі, а потім кнопку Замінити. Для
пропускання поточного входження й пошуку наступного натисніть кнопку
Знайти далі.

Примітка. Швидше виконати заміну великої кількості даних або зробити
обчислення з даними (наприклад, підвищити всі оклади в таблиці
«Співробітники» на 5 відсотків) можна за допомогою запиту на
відновлення, а не за допомогою діалогового вікна Заміна. Проте, при
цьому неможливо виконувати заміну окремих входжень із підтвердженням.
Крім того, запит на відновлення при виконанні пошуку і заміни даних у
декількох полях стає достатньо громіздким.

ФОРМАТУВАННЯ ТАБЛИЦЬ

Форматування звичайно застосовується для полегшення перегляду таблиць.
Багато змін можна виконати за допомогою меню Формат.

Найбільш часто доводиться зустрічатися з проблемою, побачити цілком
зміст полів. Для цього можна збільшити ширину стовпця або висоту
осередку, щоб у ній відображалося декілька рядків.

Найпростішим засобом зміни ширини стовпця є перетягання заголовка цього
стовпця. Для цього покажчик миші необхідно встановити між двома
заголовками стовпців так, щоб він прийняв вид вертикальної лінії зі
стрілками вліво та вправо. Натиснувши ліву кнопку можна перетягнути
стовпець вліво або вправо. При цьому регулюється ширина лівого стовпця,
а правий тільки зміщається.

Більш точним засобом зміни ширини стовпця є використання діалогового
вікна Ширина стовпця, що викликається командою Ширина стовпця… меню
Формат. У вікні можна встановити ширину по умовчанню за допомогою
перемикача Стандартна ширина; або встановити кількість символів по
ширині стовпця за допомогою текстового поля Ширина стовпця. Щиголь по
кнопці По ширині даних установить ширину стовпця такою, щоб вона
відповідала найдовшому рядку даних цього стовпця. Для застосування
обраного варіанта клацніть по ОК.

Якщо ви плануєте надрукувати таблицю, для того, щоб на роздруківці між
записами був деякий інтервал, вам може знадобитися збільшити висоту
рядків. Щоб змінити висоту рядків, варто перетягнути межу однієї з них.
При цьому висота встановлюється для всіх рядків таблиці.

Інший засіб зміни висоти рядків ( використання діалогового вікна Висота
рядка, що викликається однойменною командою меню Формат.

Висота рядка вимірюється в пунктах – одиницях, рівних приблизно 1/28 см,
щоб між рядками був інтервал, Access обчислює значення стандартної
висоти рядка, що перевищує приблизно на 30 % розмір поточного шрифту.
Можна ввести нове значення висоти рядка в полі введення. Якщо буде
вибрано число менше, чим розмір шрифту, то під час друку рядки будуть
перекриватися.

На відміну від звітів і форм, не можна форматувати деякі поля або
елементи таблиці окремо від інших. Зміни будуть застосовані до всієї
таблиці. Ці зміни відображаються тільки в режимі таблиці і не будуть
застосовані до звітів, формам і запитам.

Для вибору іншого шрифту варто скористатися командою Шрифт… меню
Формат. У вікні, що появиться, можна вибрати шрифт, накреслення, розмір,
цвіт, установити ключ підкреслений.

Зовнішній вигляд осередку можна змінити за допомогою діалогового вікна
Вид сітки, що викликається командою Осередку… меню Формат. У ньому
можна змінити колір фона, колір ліній сітки між рядками й стовпцями,
зазначити в полі Лінії сітки, відображати ці лінії або ні, і вибрати
стиль оформлення.

Після того як буде створений макет таблиці відповідно до вимог, варто
зберегти новий макет таблиці, виконавши команду Файл/Зберегти. Access
також запитає, потрібно чи зберегти новий макет таблиці, якщо ви
намагаєтеся закрити таблицю, у якій були зроблені деякі зміни.

Ви можете змінити використовуваний по умовчанню шрифт для усіх таблиць.
Для цього виконайте команду Сервіс/Параметри. У діалоговому вікні
Параметри на вкладці Режим таблиці встановите потрібний шрифт, розмір,
насиченість (світлий, нормальний, напівжирний і т.д.), курсив і
підкреслення. Ви можете установити використовувану по умовчанню ширину
стовпця й режим виведення сітки.

СТВОРЕННЯ ЗВ’ЯЗКІВ МІЖ ТАБЛИЦЯМИ

Access дозволяє будувати реляційні бази даних, таблиці яких можуть бути
зв’язані між собою. Зв’язок між таблицями визначає тип відношення між
їхніми полями. Як правило, зв’язують ключове поле однієї таблиці з
відповідним йому полем іншої таблиці, яке називають полем зовнішнього
ключа.

Зв’язані поля можуть мати різну назву, але типи даних повинні бути
однакові й однакові значення властивостей.

Для створення зв’язку між таблицями відкрийте вікно Схема даних командою
Схема даних меню Сервіс. Потім виберіть у меню Зв’язки або контекстному
меню вікна команду Додати таблицю… і в діалоговому вікні Додавання
таблиці зазначте таблиці, що використовуються для встановлення зв’язків.
Після щигля по кнопці Закрити у вікні Схема даних кожна таблиця
з’явиться у своєму вікні. Клацніть по полю, що зв’язується, в одній
таблиці і перетягніть покажчик при натиснутій кнопці миші з поля, що
виділяється, до поля-призначення. Появиться діалогове вікно Зв’язки, у
якому буде запропонований зв’язок між цими таблицями.

Тепер шляхом установлення типу відношень між таблицями варто визначити
параметри зв’язку. Активізуйте опцію Забезпечення цілісності даних, що
забезпечить перевірку посилальної цілісності зв’язку між обома
таблицями. Така перевірка дозволяє уникнути ряду помилок, що
припускаються при видаленні записів із первинної таблиці та введенні
інформації у пов’язану таблицю. Наприклад:

додавання в пов’язану таблицю записів, для яких відсутній відповідний
запис у головній таблиці;

здійснення змін у головній таблиці, що призведуть до появи «осиротілих»
записів у пов’язаній таблиці;

видалення записів у головній таблиці, на які посилаються записи з
пов’язаної таблиці.

Кнопка Об’єднання використовується для вибору типу об’єднання,
використовуваного по умовчанню при створенні запитів на основі
пов’язаних таблиць.

Після натискання кнопки Створити у вікні Зв’язки створений зв’язок між
таблицями відобразиться графічно.

Між двома таблицями може бути задано тільки одне відношення, тип якого
можна змінити.

Для видалення зв’язку виділіть у вікні Схема даних зв’язок і натисніть
клавішу Delete. Після чого підтвердьте це рішення.

РОБОТА З ФОРМАМИ

Форма є зручним засобом уведення даних, якщо дані, що вводяться, будуть
змінюватися часто, оскільки в режимі форми можна сконцентрувати увагу на
даних, стосовних до визначеного запису, наприклад, на інформації, що
стосується конкретного клієнта.

Будь-яка форма будується на основі Access-таблиці або запиту. Імена
полів витягаються зі специфікації таблиці, а поля у формі можна
розташувати за своїм розсудом. При цьому треба визначити послідовність
розташування полів у формі, об’єднавши логічно взаємозалежні поля в
групи, а також внести у форму елементи керування. На основі однієї
таблиці користувач може побудувати декілька форм: одну – для керівника,
другу – для бухгалтера, третю – для робітника складу і т.д.

Уся інформація форми міститься в її елементах керування, деякі з них
безпосередньо зв’язані з полями базової таблиці. У таких елементах можна
показати зміст відповідних полів таблиці і внести в них зміни. Інші
елементи форми, наприклад назви полів, служать для її оформлення.

У формах можна виділити для кожного поля стільки місця, скільки
потрібно, і можна вводити інформацію відразу в декілька таблиць.

Кожну Access-форму можна представити на екрані в одному із трьох
режимів:

– у режимі конструктора;

– у режимі форми (робочому режимі);

– у режимі таблиці.

Переключення між перерахованими режимами здійснюється або за допомогою
команд меню Вид, або за допомогою кнопки Вид на панелі інструментів
(перша кнопка зліва), що відкриває список із назвами режимів.

Режим конструктора форми встановлюється за допомогою команди Конструктор
меню Вид і використовується для проектування форми.

Рис.. 5.1. Представлення форми в режимі проектування

Команда Режим форми меню Вид установлює робоче представлення форми. У
цьому режимі користувач може добавляти, видаляти, обновляти або
відображати дані в таблиці, для якої розроблена форма. Дані
відображаються по записах (наведена інформація тільки з одного запису)
або у вигляді таблиці (на екрані присутні декілька записів).
Представлення по записах рекомендується використовувати для додавання
даних, а також для їхньої зміни.

Рис. 5.2. Робоче представлення

Представити форму в режимі таблиці дозволяє команда Режим таблиці меню
Вид. У цьому режимі користувач може одночасно побачити декілька
неотформатованих записів без елементів керування.

Форма, подана в режимі таблиці не завжди ідентична таблиці, на основі
якої вона створена. Порядок розташування полів у формі й у вихідній
таблиці може не збігатися.

Рис. 5.3. Представлення форми в режимі таблиці

Щоб приступити до проектування форми, клацніть у вікні бази даних на
вкладці Форми, а потім на кнопці Створити. У результаті відкриється
діалогове вікно створення форми. Або відкрийте базу даних і виберіть у
вікні бази даних таблицю або запит, що ви хочете використовувати для
створення форми. Виконайте команду Вставка/Форма або виберіть Нова форма
в списку кнопки Новий об’єкт на панелі інструментів, і Access відкриє
вікно діалогу Нова форма.

Рис. 5.4. Діалогове вікно створення форми

У полі зі списком, розташованому в нижній частині вікна діалогу, Access
виводить ім’я таблиці або запиту, обраного у вікні бази даних. Для
вибору іншої таблиці або запиту, розкрийте список цього поля, що містить
перелік усіх таблиць і запитів у поточній базі даних. У ньому варто
вибрати таблицю, на якій буде базуватися форма, а у верхньому списку
засіб створення і клацнути на кнопці ОК.

У цьому вікні діалогу можна вибрати Конструктор і одного із шести
майстрів: Майстер форм, Автоформа: у стовпець, Автоформа: стрічкова,
Автоформа: таблична, Діаграма та Зведена таблиця. Конструктор дозволяє
самостійно створювати нову форму «із нуля»: це найскладніший засіб, але
забезпечує найбільшу гнучкість. Майстри Автоформа: у стовпець,
Автоформа: стрічкова й Автоформа: таблична створюють форму відповідного
типу, використовуючи установки по умовчанню. Майстер форм виконує
автоматичне створення форми на основі обраних полів. Майстер Діаграма
будує форму з діаграмою і супроводжує вас на всіх етапах визначення
вихідних даних і настроювання діаграми. Майстер Зведена таблиця створює
форму з упровадженим об’єктом Microsoft Excel і показує, як
використовувати можливості зведеної таблиці Excel для представлення
підсумкових даних у додатку Access.

ВИКОРИСТАННЯ АВТОФОРМИ

Автоформа являється найпростішим, але найменш гнучким засобом створення
форми, вона просто переносить поля з таблиці у форму.

Для створення автоформи необхідно в діалоговому вікні Нова форма вибрати
один із пунктів: Автоформа: у стовпець, Автоформа: стрічкова або
Автоформа: таблична. У списку, що розкривається, насподі діалогового
вікна виберіть таблицю і клацніть по ОК.

Якщо створена форма вас не влаштовує, видалите її. Щоб видалити форму,
закрийте її і виберіть Ні на питання про зберігання зміни.

ВИКОРИСТАННЯ МАЙСТРА ФОРМ

Майстер форм подає компромісне рішення між автоматизацією засобами
Автоформи і гнучкістю створення форм із нуля.

Для запуску Майстра форм необхідно у вікні Нова форма вибрати пункт
Майстер форм. Щиголь по кнопці ОК запустить Майстра форм.

У першому діалоговому вікні в списку Таблиці/Запити вибирається таблиця,
із якої будуть відбиратися поля, у списку Доступні поля необхідно
виділити поле для включення у форму. Щиголь по кнопці > переміщає поле в
список Обрані поля. Для переносу всіх полів використовується кнопка >>.
Можна послідовно перебрати всі таблиці і перенести в список Обрані поля
необхідні поля. Кнопки >. Якщо ж у форму необхідно включити лише
деякі поля, потрібно маркірувати в лівому списку Припустимі поля
необхідне поле, а потім натиснути кнопку переносу > для переносу його в
список Поля діаграми. Маркіруйте поля в тій послідовності, у якій вони
повинні бути подані у формі.

Поле, внесене у форму помилково, легко видалити. Для цього достатньо
маркірувати його в правому списку і виконати щиголь на кнопці зі
стрілкою вліво <. access microsoft graph office. access- shift ctrl. tab ok . pm ole. null. or null>

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter

Похожие документы
Обсуждение

Ответить

Курсовые, Дипломы, Рефераты на заказ в кратчайшие сроки
Заказать реферат!
UkrReferat.com. Всі права захищені. 2000-2020