РЕФЕРАТ

На тему:

Практичне застосування інформаційних технологій в менеджменті та
економіці.

ПЛАН

Інформаційні технології на робочому місці менеджера.

Процеси агрегування та глобалізації офісної діяльності.

1. Інформаційні технології на робочому місці менеджера.

Зростання можливостей взаємодії інформаційних технологій.

Сучасні інформаційні технології дозволяють створити єдине інформаційне
середовище, фізичною основою якого є інтегровані комп’ютерні мережі та
системи зв’язку, яке дозволяє супроводжувати та координувати як
технологічні процеси, так і ділову діяльність будь-якої організації.
Зокрема, такий підхід передбачає технічну, організаційну та
методологічну інтеграцію таких базових напрямків управлінської
діяльності, як виробничий, організаційний, маркетинговий, фінансовий,
бухгалтерський, кадровий та проектно-конструкторський. Інформаційні
продукти розміщаються в розподілених базах даних. Доступ до
інформаційних продуктів відбувається через комп’ютерну мережу і
регламентується правилами та нормативами даної організації. Крім цього,
інформаційні технології забезпечують динамічну координацію дій за
рахунок використання сучасних засобів зв’язку та програмних засобів
комп’ютерних мереж. Інформаційна комп’ютерна мережа організації може
органічно під’єднуватися до всесвітньої комп’ютерної мережі INTERNET.
Під’єднання може проводитися через відповідні шлюзи з регламентованим
доступом до внутрішньої інформації. Таким чином організація отримує
прямий доступ до різноманітної інформації з широким спектром по змісту:
від законодавчих актів до відомостей про стан на ринках сировини та
готової продукції.

Як бачимо, сучасні розробки інформаційних систем менеджменту, технологій
систем та комунікацій просуваються вперед досить успішно, використовуючи
останні досягнення в галузі технологій інформаційних систем та
комунікацій. Завдяки цьому інформаційні системи менеджменту стали
задовольняти зростаючі вимоги менеджерів до забезпечення інформацією.
Головними критеріями в оцінці інформаційних систем стали достовірність,
своєчасність, повнота, корисність інформації для прийняття рішень.

П’ятикратне збільшення продуктивності від останніх нововведень в
електронному обладнанні і програмному забезпеченні, а також скорочення
витрат на їх придбання сприяють швидкому розвитку експертних систем і
систем штучного інтелекту завдяки розповсюдженню телекомунікацій не
тільки в організації, але і серед клієнтів. Все це сприяє перетворенням,
які перетворюють чисто технічні прикладні програми в
конкурентноспроможний механізм, яким можна ефективно керувати.

В наш час найбільша частина технологічних розробок в галузі
інформаційних технологій застосовується для вирішення оперативних
управлінських задач. Новітні розробки свідчать про зростання можливостей
вдосконалення інформаційних технологій в таких ключових напрямках:

значне підвищення показників ефективності технології;

спрощення доступу і розширення потенційних можливостей засобів
програмного забезпечення і широкого застосування “відкритих технологій“;

створення дружнього інтерфейсу для користувача;

істотне покращання якості і функцій інформаційних технологій та зниження
їх вартості.

Використання електронних таблиць, наприклад, особливо корисне у питаннях
фінансового контролю. Експертні системи створюють сприятливі умови для
автоматизації рейтингу кредиту, а також процесу навчання у сфері
фінансів. Телеконференції полегшують спілкування менеджерів, які можуть
бути віддалені географічно, таким чином, економляться витрати і
прискорюються прийняття рішень. Системи демонстраційних залів, які
оснащені базами даних і відеозв’язком, сприяють плануванню і контролю:
затрати на інвестиції в нові технології дуже високі, навіть беручи до
уваги великі потенційні можливості останніх досягнень. Підприємства
можуть витрачати 5-10% своїх прибутків від реалізації на розвиток
технологій.

Підводячи підсумки, відзначимо основні переваги для організацій, які їм
надає використання передових інформаційних технологій в управлінні. Так,
застосування сучасних засобів зв’язку та обробки інформації у
повсякденній роботі менеджерів дозволяє значно скоротити витрати на
рутинну та малоефективну роботу і підвищити результативність ділових
переговорів. Застосування інформаційних систем менеджменту надає
можливість розглядати проблеми управління організацією у
взаємопов’язаному комплексі і підняти ефективність праці менеджерів на
якісно новий рівень. Важливе значення в автоматизації менеджменту має
передача інформаційних масивів. Передача великих інформаційних потоків
на значні відстані здійснюється з допомогою кабельних радіорелейних і
супутникових ліній зв’язку. Створюються нові можливості для ефективної
співпраці, оскільки з одного боку забезпечуються можливості на якісно
вищих рівнях представляти чи передавати інформацію (відеоінформацію,
гіпертексти, мультимедіа), а з другого зникають бар’єри віддалі, так, як
зникають проблеми з’єднання і передачі інформації без спотворень.

Автоматизоване робоче місце.

Діяльність працівників сфери управління (бухгалтерів, спеціалістів
кредитно-банківської системи, плановиків і т.д.) в наш час орієнтована
на використання розвинутих інформаційних технологій. Спеціалісту
виконавцю необхідний зручний інструментарій для забезпечення професійної
діяльності в конкретній сфері, що визначається використовуваними
технологіями та розподіленням обов’язків між працівниками управління.
Орієнтація і реалізація управлінських функцій вимагає радикальної зміни,
як самої технології управління, так і технічних засобів обробки
інформації, серед яких головне місце займають персональні комп’ютери.
Вони все більше перетворюються з систем автоматичної переробки вхідної
інформації в засоби нагромадження досвіду управлінських працівників,
аналізу, оцінки і вироблення найефективніших економічних рішень.

Тенденція до підсилення децентралізації управління призводить до
розподіленої обробки інформації з децентралізацією застосування засобів
обчислювальної техніки і вдосконаленням організації безпосередньо
робочих місць користувачів.

Автоматизоване робоче місце можна визначити, як сукупність
інформаційно-програмно-технічних ресурсів, яка забезпечує кінцевому
користувачу обробку даних і автоматизацію управлінських функцій в
конкретній предметній сфері. Такі автоматизовані робочі місця
характеризується жорстким включенням в програмний продукт функціональних
та підтримуючих технологій, що дозволяє використовувати спеціалістів
невисокої кваліфікації, оскільки його дії носять декларативний, а не
процедурний характер і глибоких знань в предметній сфері від нього не
вимагаються, так, як вони закладені розробниками програмного
забезпечення.

Призначення автоматизованих робочих місць.

Створення автоматизованих робочих місць передбачає, що основні операції
по нагромадженню, зберіганню і переробці інформації покладаються на
обчислювальну техніку, а економіст виконує частину ручних операцій і
операцій, які вимагають творчого підходу при підготовці управлінських
рішень. Персональна техніка застосовується користувачем для контролю
виробничо-господарської діяльності, зміни значень окремих параметрів в
ході розв’язку задачі, а також для вводу вхідних даних в автоматизованих
інформаційних системах для розв’язку поточних задач і аналізу функцій
управління.

Автоматизоване робоче місце, як інструмент для раціоналізації і
інтенсифікації управлінської діяльності розгортається для забезпечення
виконання певної групи функцій. Найпростішою функцією автоматизованого
робочого місця є інформаційно-довідкове обслуговування. Хоч ця функція
властива в тій чи іншій мірі будь-якому автоматизованому місцю,
особливості її реалізації суттєво залежать від категорії користувача.

Автоматизовані робочі місця мають проблемно-професійну орієнтацію на
конкретну предметну ділянку. Професійні автоматизовані робочі місця є
основним інструментом спілкування людини з обчислювальними системами,
мають відкриту архітектуру і легко адаптуються до проблемних напрямків.
Переважна більшість автоматизованих робочих місць формується на основі
робочих станцій, об’єднаних в локальну мережу.

Локалізація автоматизованого робочого місця дозволяє здійснювати
оперативну обробку інформації відразу ж після її надходження, а
результати обробки зберігати, як завгодно довго по вимозі користувача.

В умовах реалізації управлінського процесу метою впровадження
автоматизованого робочого місця є посилення інтеграції управлінських
функцій, і кожне більш-менш “інтелектуальне” робоче місце повинно
забезпечувати роботу в багатофункціональному режимі.

Автоматизовані робочі місця можуть одночасно виконувати децентралізовану
обробку економічної інформації на робочих місцях виконавців в складі
розподіленої бази даних. При цьому вони мають вихід через системний
пристрій і канали зв’язку в комп’ютерні бази даних інших користувачів,
забезпечуючи таким чином спільне функціонування комп’ютера в процесі
колективної обробки.

Автоматизовані робочі місця, які створені на базі персональних
комп’ютерів, — найпростіший і найпоширеніший варіант автоматизованого
робочого місця для працівників сфери організаційної структури
управління. Таке автоматизоване робоче місце розглядається, як система,
яка в інтерактивному режимі роботи надає конкретному працівнику
(користувачу) усі види забезпечення монопольно на весь сеанс роботи. В
цьому випадку весь виділений інформаційний фонд знаходяться в
монопольному володінні користувача. Користувач сам виконує всі
функціональні обов’язки по перетворенню інформації.

Переваги застосування автоматизованих робочих місць.

Створення автоматизованого робочого місця на базі персональних
комп’ютерів забезпечує:

простоту, зручність роботи і дружній інтерфейс комп’ютерів по відношенню
до користувача;

простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

компактність розміщення і невисокі вимоги до умов експлуатації;

високу надійність і живучість;

порівняно просту організацію технічного обслуговування.

Ефективним режимом роботи автоматизованого робочого місця є його
функціонування в рамках локальної обчислювальної мережі на основі
робочої станції. Такий варіант є особливо доцільним, коли необхідно
розподіляти інформаційно-обчислювальні ресурси між декількома
користувачами.

Складнішою формою є автоматизоване робоче місце з використанням
персонального комп’ютера в ролі інтелектуального терміналу, а також з
віддаленим доступом до ресурсів центральної (головної) ЕОМ або
зовнішньої мережі. В цьому випадку декілька персональних комп’ютерів
під’єднуються по каналах зв’язку до головної ЕОМ. При необхідності кожен
персональний комп’ютер може працювати і самостійно на основі власної
інформації.

В найскладніших системах автоматизовані робочі місця можуть за допомогою
спеціального обладнання під’єднуватися не тільки до ресурсів головної
ЕОМ мережі, але і до різних інформаційних служб і систем загального
призначення (служб новин, національних інформаційно-пошукових систем,
баз даних і знань, бібліотечних систем і т.д.).

Можливості створюваних автоматизованих робочих місць в значній мірі
залежать від техніко-експлуатаційних характеристик комп’ютерів, на яких
вони розгорнуті. В зв’язку з цим на стадії проектування автоматизованих
робочих місць чітко формулюються вимоги до базових параметрів технічних
засобів обробки і видачі інформації, набору комплектуючих модулів,
мережних інтерфейсів, економічних параметрів пристроїв, тощо.

Синтез автоматизованого робочого місця, вибір його конфігурації і
обладнання для реальних видів економічної і управлінської роботи мають
конкретний характер, який диктується спеціалізацією, поставленими
цілями, обсягами роботи. Проте будь-яка конфігурація автоматизованого
робочого місця повинна відповідати загальним вимогам стосовно
інформаційного, технічного, програмного забезпечення.

Інформаційне забезпечення автоматизованого робочого місця повинно бути
орієнтованим на конкретну, звичну для користувача, предметну ділянку.
Обробка документів повинна передбачати таку структуризацію інформації,
яка б дозволяла здійснювати професійне маніпулювання різними
структурами, зручне і швидке корегування даних.

Технічне забезпечення автоматизованого робочого місця повинно
гарантувати високу надійність технічних засобів, організацію зручних для
користувача режимів роботи (автономний, з розподіленою базою даних,
інформаційний, тощо), здатність обробляти в заданий час необхідний обсяг
даних. Оскільки автоматизоване робоче місце є індивідуальним засобом
користувача, воно повинно забезпечувати високі ергономічні властивості і
комфортність обслуговування.

Програмне забезпечення перш за все повинно орієнтуватися на професійний
рівень користувача, поєднуватися з його функціональними потребами,
кваліфікацією і спеціалізацією. Користувач повинен відчувати з боку
програмного середовища постійну активну і пасивну підтримку власного
бажання працювати в будь-якому режимі. Пріоритет вимог користувача при
роботі з технікою повинен бути безперечним, а тому потрібно передбачити
максимальне забезпечення зручності роботи працівника за рахунок
вдосконалення програмних засобів.

Приклад автоматизованого робочого місця “Управління цінними паперами“.

Як приклад, розглянемо інформаційні і програмно-технологічні можливості
автоматизованого робочого місця “Управління цінними паперами“ в одному з
комерційних банків. Воно дозволяє вирішувати такі основні задачі:

ведення реєстру акціонерів;

реєстрація операцій по акціях;

нараховування дивідендів;

формування звітів;

виконання аналітичних розрахунків та інші.

Для виконання цих функцій автоматизоване робоче місце включає такі
компоненти:

інтегровану базу даних;

сукупність розрахункових алгоритмів, які забезпечують обробку інформації
і відображення результатів;

вбудовану довідкову систему;

текстовий редактор і калькулятор.

Це автоматизоване робоче місце призначене для комплексної автоматизації
операцій, пов’язаних з первинним розміщенням і вторинним обігом цінних
паперів. Воно розраховане на роботу з єдиною інтегрованою
нормативно-довідковою базою даних, комплексом розрахункових задач, що
реалізуються. Мінімальна конфігурація автоматизованого робочого місця
включає персональний комп’ютер типу IBM PC і стандартний принтер. Для
збереження інформації про одного акціонера використовується в середньому
1 Кбайт пам’яті. Здійснення розрахунків і роботи з даними вимагає не
менш 1 Мбайта пам’яті. Інтегрована база даних містить оперативну і
нормативно-довідкову інформацію. Для управління проведенням
розрахункових функцій, занесення і корегування даних в системі
використовується багаторівневий інтерфейс. Вбудована довідкова система
дозволяє спеціалісту при роботі з програмою отримувати необхідну
консультацію без виходу з системи. Робота користувача автоматизованого
робочого місця реалізується з допомогою меню. Головне меню
представляється ієрархічною діалоговою схемою доступу до функцій
системи. До пунктів цього меню належать реєстр акціонерів, транзакції
(акти купівлі-продажу акцій), дивіденди, налагодження системи,
аналітичні розрахунки, сервісні функції. Нормативно-довідкова інформація
включає в себе таблицю податків (по суб’єктах оподаткування),
класифікатор акціонерів та інші. Класифікатор акціонерів містить ознаки
для групування і вибору даних про акціонерів при підготовці вихідних
форм. Інформація, яка поступає від користувача в систему під час
діалогу, по змісту є або командами виконання тих чи інших операцій, або
даними. Команди реалізуються з допомогою багаторівневого меню, яке
об’єднує множину доступних користувачу дій в підгрупи, групи і т.д. Їх
сукупність відображає прийняту в системі логіку пошуку і роботи. Дані –
це інформація числового або текстового характеру, яка розміщається в
базі даних. Занесення даних здійснюється з використання екранних форм.

Основні функції автоматизованого робочого місця виконуються після
налагодження системи. В процесі налагодження встановлюється значення
реквізитів акціонерного товариства, випуску акцій і прав доступу. Вибір
того чи іншого меню призначений для вводу і модифікації даних про
власників акцій, їх адресах, номерах особистих рахунків, контролю
рахунків-депозитів, формування і друку сертифікатів і т.д. Система
дозволяє отримувати виписки з рахунків акціонерів, формувати і готувати
підсумкові документи про рух акцій за довільний період (список
акціонерів, список для голосування, розподіл акцій, обіг по рахунку,
первинне розміщення акцій).

Система виконує аналітичні розрахунки по групах даних: реєстр,
транзакції, дивіденди. Розрахунки можуть виконуватися в розрізах різних
кваліфікаційних ознак: по типах акцій і акціонерів, по звітних періодах.
Результати розрахунків можуть подаватися в графічному вигляді.

Напрямки розвитку автоматизованих робочих місць.

Останнім часом появилася тенденція до створення універсальних
автоматизованих робочого місця, які обслуговують декілька предметних
ділянок. Пошук раціональних шляхів проектування ведеться по таких
напрямках: розробка типових проектних рішень, що зафіксовано в пакетах
прикладних програм, рішення економічних задач з наступною прив’язкою до
конкретних умов впровадження та функціонування, розробка автоматизованих
систем управління.

Тільки нові технічні та технологічні рішення дозволяють здійснити новий
підхід до організації управлінської діяльності економічного об’єкта, як
праці інженера, що отримало назву “реінжинірінг”. Цей термін був
введений М.Хаммером. “Реінжинірінг” передбачає радикальне
перепроектування ділових процесів (бізнес-процесів) для досягнення
різкого, стрибкоподібного покращання показників вартості, якості,
сервісу, темпів розвитку на основі впровадження нових інформаційних
технологій. Він спрямований на перебудову економічної діяльності
економічного об’єкта на базі нової інформаційної технології.
Реінжинірінгу насамперед підлягають вже існуючі інформаційні технології.

2. Процеси агрегування та глобалізації офісної діяльності.

Призначення електронного офісу.

Ключем до вирішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності
персоналу будь-якого офісу вважається впровадження електронного
(автоматизованого) офісу. Мова йде про комплексне використання:

сучасних технічних та програмних засобів для автоматизації процедур і
функцій управління (обробка текстів, їх редагування, збереження та
пошук, передача інформації по каналах зв’язку всередині офісу та за його
межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти
підготовки і прийняття рішення і т.д.);

засобів програмної підтримки;

підходів до проектування приміщень;

охорони праці персоналу.

Для кожного співробітника офісу (або групи співробітників) розробляється
і оснащується автоматизоване робоче місце, професійно орієнтоване на
виконання конкретних функцій управління. Така орієнтація здійснюється
шляхом підбору та встановлення відповідного програмного забезпечення. До
складу типового автоматизованого місця входить персональний комп’ютер та
необхідні додаткові вбудовані пристрої, які розширюють його
функціональні можливості, і периферійне обладнання (принтер, сканер,
графопобудовувач). Крім того кожне робоче місце забезпечується потрібною
організаційною технікою у відповідності до функціональних завдань.

Сфера інтелектуальної праці в офісах на 80% складається з трьох видів
професійно-фундаментальної діяльності: маркетинг і торгівля,
проектування і аналіз, управління операціями; на останні 20% припадають
на такі сфери, як постачання, кадри, фінанси і право, які природно мають
різну атрибутику. Потенційний економічний ефект для сфери маркетингу та
торгівлі пов’язується не тільки із зниженням витрат і покращенням
координації діяльності, але і зі збільшенням прибутковості та
конкурентоспроможності організації і кращим задоволенням запитів
споживачів. Крім того, маркетинг та торгівля залишаються джерелами
інформації, яка життєво необхідна для кожної організації, так, як
діяльність практично всіх складових відділів залежить від якості
інформації про стан на ринку та її використання. Проте досягнення успіху
в діяльності організацій шляхом забезпечення працівників офісним
обладнанням визначається не тільки правильним вибором конкретної сфери
її використання – в більшості цей успіх залежить від відношення
користувачів.

Основні етапи розвитку електронних офісів.

Впровадження електронних офісів стало реальністю завдяки досягненням в
галузях виробництва комп’ютерної техніки та високоефективних засобів
організаційної техніки. Не дивлячись на короткий термін існування
електронний офіс вже пройшов три стадії розвитку.

Для першого етапу була характерною орієнтація на автоматизацію рутинних,
часто повторюваних операцій, яка здійснювалась секретарями або технічним
персоналом організації. Характерним прикладом таких робіт є
машинодрукарські роботи. Для підвищення продуктивності праці при їх
виконанні були створені, так звані пристрої обробки текстів, які
дозволили швидко виправляти та редагувати різні документи, а також
створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.

На другому етапі розвитку електронних офісів окремі пристрої
об’єднувалися за допомогою внутрішніх ліній в єдину мережу, що дозволяло
виконувати ряд додаткових функцій, таких, як автоматизований зв’язок між
різними робочими місцями, сумісна робота над документами,
автоматизований контроль за виконанням документів і т.д.

Третій етап розвитку електронних офісів пов’язаний з широким
застосуванням персональних комп’ютерів і створенням на їх основі
автоматизованих робочих місць. Ці автоматизовані робочі місця
об’єднувалися за допомогою комутаційних засобів в єдину систему
(мережу), яка забезпечувала загальний доступ до всіх обчислювальних
ресурсів офісу, баз даних, а також зовнішніх джерел інформації. Це
дозволило значно прискорити інформаційний обмін між користувачами
мережі, автоматизувати деякі традиційні операції, зв’язані з прийомом та
відправленням кореспонденції та іншої документації по каналах зв’язку.

Поняття про віртуальний офіс.

Сьогодні в періодичній літературі застосовують поняття “віртуальний
офіс“ або ж “робота в піжамах“. На Заході рівень самостійності
співробітників організацій вражає – мова йде вже про віртуальний офіс та
віртуальний персонал, який працює поза головним офісом, в основному у
себе вдома. Такий принцип організації праці дозволяє економити час
співробітника, якому не потрібно кожного ранку добиратися до
штаб-квартири організації. Організація, яка має “віртуальних“
співробітників, скорочує витрати на оренду додаткових площ, обладнання,
електроенергії, управлінського персоналу. Дослідження англійської
компанії ReNet показали, що співробітник на 15% продуктивніше працює
вдома ніж в офісі. Впровадження технології віртуального офісу сприяє
впровадженню децентралізації ділових операцій. Віртуальний офіс
створюється на базі комп’ютерів та комп’ютерних мереж. В іноземних
джерелах можна знайти таке визначення: Віртуальний офіс — це
територіально віддалені підрозділи або компанії та робочі місця (як
вдома, так і в офісі), взаємодія яких забезпечується за допомогою
інформаційних технологій. Якщо більшість іноземних компаній вкладають у
створення віртуального офісу засоби, які досить відчутні в кошторисі
витрат, то, очевидно, через те, що подібні затрати себе окуповують.

Особлива увага приділяється створенню віддалених робочих місць, що
дійсно є ефективним. Експерти відзначають значне скорочення витрат на
утримання офісних приміщень, економію робітниками часу та засобів на
поїздки в офіс та додому, створення оптимальної атмосфери для роботи і
т. д. Все це приводить до підвищення продуктивності праці.

Отже, віртуальний офіс — це комплекс технічних та організаційних рішень,
які спрямовані на оптимізацію процесу роботи. Технічна сторона
віртуального офісу — це вибір обладнання, за допомогою якого формуються
кінцеві рішення.

Основні проблеми створення віртуальних офісів.

Одною з основних проблем, що стоять перед інформаційними системами
сучасної організації, є проблема з під’єднанням віддалених користувачів
до центрального офісу. При створенні віртуального офісу насамперед
необхідно вибрати тип з’єднання та відповідні лінії зв’язку, визначити,
які види мережного сервісу та протоколи слід підтримувати. При виборі
типу з’єднання потрібно враховувати той факт, що інформаційна система,
особливо система яка повинна працювати в режимі реального часу, не
повинна залежати ні від якості (як правило, невисокої) комутаційних
(наприклад, телефонних) каналів, ні від зайнятості телефонних ліній.
Тому комутаційні канали можна рекомендувати лише тоді, коли
альтернативою поганого зв’язку є його повна відсутність. Вибір мережних
служб в багатьох випадках залежить від конкретного інформаційного
провайдера та вартості послуг зв’язку. Протокол обміну вибирають в
залежності від рівня відкритості системи; крім того, майже завжди
потрібно забезпечити сумісність з мережним обладнанням інших
компаній-постачальників.

Другою проблемою, яка виникає при створенні розподіленої інформаційної
системи у віртуальному офісі, є невисокий рівень технічного персоналу у
віддалених офісах. З іншого боку розміри мережі віддаленого офісу
бувають настільки малими, що немає потреби підтримувати для її
обслуговування висококваліфікованих спеціалістів. Рішення, яке
пропонують спеціалісти, передбачає перенесення всіх функцій
маршрутизації та адміністрування в центральний офіс. Захист інформації
віддалених філіалів та користувачів, а також розмежування доступу до неї
здійснюється також на рівні центру. Переваги такого підходу полягають у
наступному:

простоті встановлення та обслуговування апаратури;

відсутності потреби у висококваліфікованому, а відповідно, і
високооплачуваному обслуговуючому персоналі;

централізованому адмініструванні;

високій швидкодії;

незалежності від протоколів обміну даних;

ефективному використанні мережних адрес; можливості створення одної
логічної мережі для географічно розмежованих вузлів.

Як приклад, створення інформаційної мережі в межах офісу, організації,
підприємства, можна розглянути продукт фірми Netscape, яка розробила
повноцінне рішення для організації сумісної роботи та дискусійних груп в
середовищі з 2000 користувачів та 2-х серверів. Продуктивність при цьому
виявилася досить високою. За допомогою продукту цієї компанії (Collabra)
можна швидко проглянути потік дискусій. Це дозволяє здійснювати контроль
над дискусіями, дозволяючи адміністраторові визначити, хто може
створювати, підтримувати, відправляти повідомлення, а також генерувати
корисні звіти та іншу статистику, управляти ходом дискусій.

На сьогодні типова ситуація полягає в тому, що кошти на придбання
обладнання, найчастіше не окуповуються. Причина цього полягає в тому, що
обладнання купують не для вирішення конкретної задачі. Після закінчення
поставок та розгортання інформаційних технологій починається їх
інтеграція, тобто аналіз бізнес — процесів та технологій, які
застосовуються в організації замовника. Іноді організація, що замовляє
технологію, на якій працювала раніше, внаслідок впровадження в роботу
підходу “віртуальний офіс” отримує реальний прибуток від такого рішення:
оптимізується робота, зменшуються витрати, підвищується продуктивність
праці.

Зараз звертають особливу увагу на процедури чіткого обліку, які поряд з
проблемами координації дій слід вирішувати з мінімальними затратами.
Необхідний перехід на повний рівень комунікацій у роботі, а саме: питань
щодо строгості обліку та контролю на всіх рівнях управління, координації
дій, планування.

Перспективи використання віртуального офісу.

На сьогодні передові компанії у своєму “електронному офісі“
використовують такі рішення, як: централізовані бази даних,
комунікаційні пакети, засоби мобільного зв’язку. Якщо говорити про
комп’ютерне забезпечення — то це найпотужніші персональні
комп’ютери-сервери. Крім того, застосовують Internet-технології
(контроль в режимі on-line діяльності дочірніх підприємств). Компанії
планують підключити до корпоративної мережі усіх дилерів, склади та
філіали, в тому числі і за кордоном. Безумовно, ці рішення потребують
значних інвестицій, однак усі затрати дуже швидко окуповуються. Досі
керівники з недовірою ставилися до ідей робочих місць, які б
розміщувалися вдома у конкретного працівника. Це обумовлюється тим, що
існує багато проблем, які важко вирішити на відстані. Наприклад, у
критичній ситуації група людей, що відповідають за прийняття рішення,
швидше знайдуть вихід зі ситуації, коли будуть діяти разом. “Живе“
спілкування у таких випадках неможливо нічим замінити. В той же час,
можуть бути співробітники, яким дійсно нема необхідності постійно
перебувати в офісі (наприклад, експерт — менеджери). Правда, як правило,
таке забезпечення робочого місця обходиться компанії дуже дорого.
Віртуальний офіс відтворює загальну структуру підприємства та забезпечує
доступ до загальних баз, організації складського обліку, бухгалтерії,
тощо. Таким чином, віртуальний офіс — це насамперед система електронного
документообігу для віддалених користувачів.

Віртуальний офіс може підвищити ефективність роботи організацій, хоча
останні дуже ризикують залишитися у програші. Одною з причин цього є те,
що електронна документація у нас не має під собою законодавчої бази:
тому бухгалтерія повинні відображатися на папері; адже ні електронний
підпис, ні електронна печатка не володіють тими ж юридичними
можливостями, що їх реальні попередники. З іншої сторони віртуальний
офіс — досить дороге задоволення, і затрати на програмне забезпечення та
експлуатацію можуть значно перевищити затрати на апаратну частину.
Керівництво організації повинно зрозуміти, що засоби, які воно вкладе в
організацію офісу, мають опосередковано приносити прибуток і порівняно
швидко окупитися. Вважається, що в Україні зараз вкладати великі кошти
на створення таких офісів неефективно через дуже поганий стан
комунікацій.

На даний час найбільші концерни України мають свої філіали в інших
містах, з якими зв’язуються за допомогою комутаційних ліній в режимі
off-line. В місті, де зосереджене управління концерном, магазини та
склади з’єднуються з адміністрацією через заздалегідь виділені канали.
При цьому підрозділи теж локалізовані, що дозволяє суттєво зменшити
витрати (наприклад, комп’ютерний відділ — в тій же будівлі, де перебуває
і керівництво, і склад, і магазин).

Найцінніше рішення в цій площині — це інтеграція компаній за допомогою
територіально розподілених, а також і корпоративних мереж. Сучасна
віртуальна організація, створена на тимчасовій основі мережа незалежних
компаній (поставників, замовників і навіть колишніх конкурентів),
об’єднаними сучасними інформаційними системами з метою взаємного
користування ресурсами, зменшення витрат і розширення ринкових
можливостей. Технологічну основу віртуальної корпорації складають
інформаційні системи, які допомагають об’єднатися і здійснювати гнучке
партнерство на “електронних“ контрактах. Важливу роль тут відіграє
мистецтво інтегратора, спрямоване на забезпечення “прозорого“ для
користувача “віртуального офісу“, щоб територіальна віддаленість
підрозділів перестала бути перепоною.

Наприклад, для співробітників фірми Xeros, що займалися продажами
продукції в Англії, була організована робота в середовищі віртуального
офісу. Це дозволило збільшити обсяги продаж, зменшити орендну плату і
штат співробітників, а річний прибуток від продаж склав 250 млн.дол.
Загальнокорпоративна мережа IntraNet під назвою Xeros-Wide Web (XWW)
об’єднує понад 50 тисяч співробітників, що розкидані по всьому світу.
Основними її функціями стало: по-перше, створення бази знань для
співробітників, де б вони могли отримати необхідну для роботи
інформацію; по-друге, створення інтерактивного товариства для того, щоб
навіть для тих у кого немає офісу, мали б офіційне місце в структурі
організації, яке забезпечує їм фірма.

На думку багатьох провідних спеціалістів в сфері управління, розвиток
мережних зв’язків між організаціями, що входять у віртуальну корпорацію,
сприяє перегляду традиційних меж підприємств, так, як при високій
степені кооперації важко визначити, де закінчується одна та починається
інша компанія.

Перспективи розвитку віртуальних інформаційних систем в Україні.

Багато підприємств пройшло шлях “комп’ютер — локальна мережа —
корпоративна мережа“. І державні структури, і комерційні компанії, як
правило, мають територіально розподілену структуру, а спільні
підприємства та представництва іноземних компаній — ще й підрозділи за
межами України. Таким чином, гостро постає питання щодо інтеграції та
взаємодії. Зараз є багато типових проектів, однак структура каналів
зв’язку в Україні не дозволяє використовувати в повній мірі вже
оптимізовані рішення світового рівня. Тому українські представництва
іноземних компаній не можуть застосовувати для організації взаємодії ті
технології, що застосовуються за кордоном. Західним інженерам вирішувати
такі задачі не доводиться. Інше, не менш важливе завдання, полягає в
об’єднанні офісів на території України. Великі підприємства, банки,
державні заклади, що мають розгалужені структури, вже прийшли до
концепції віртуального офісу. Якщо мова йде про банки, то це об’єднання
філіалів. З появою великих проектів актуальним стає питання щодо
підтримки такої мережі. Наприклад, найбільший проект у Східній Європі за
1996 рік — створення мережі передачі даних “Промінвестбанку“. Проте
інтеграція — це не тільки проектування та інсталяція, але наявність
відповідної структури каналів зв’язку, яка поки що не дозволяє
задовольнити якість роботи такого офісу на Україні.

До ідеї “віртуального офісу“ поки що можна ставитися доволі скептично,
але навіть за наявних умов від неї можна отримати реальну користь. Можна
навести переконливі приклади віртуального офісу, коли інвестиції в
інформаційні технології не тільки не завдадуть компанії збитків, але й
дозволять їй стати одним із лідерів на вітчизняному ринку. В INTERNET
вже давно налагоджено сервіс-бронювання квитків, готельних номерів,
замовлень перекладачів, служби охорони і т. д. Що ж стосується світових
тенденцій, число корпоративних офісів (тобто, коли користувач працює на
компанію в домашніх умовах), невпинно росте і оцінюється десятками
мільйонів. Цікавим доповненням технології Internet в бізнесі є створення
віртуального офісу і віртуального магазину. Електронний віртуальний
магазин — іміджеве та інформаційне доповнення до реально існуючих
торговельних залів і магазинів або навіть їх заміна. Важливою функцією
організації торгівлі є оволодіння увагою потенційних замовників і
демонстрація компетентності організації в своїй галузі. Ці завдання
можуть бути успішно реалізовані через засоби Internet.

Похожие записи