Контрольна робота

Основне призначення текстових функцій. База даних Ассess. Типи звітів.
Створення звітів за допомогою майстра звітів

ПЛАН

Вступ

Основне призначення текстових функцій

База даних Ассess

Типи звітів. Створення звітів за допомогою майстра звітів

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

Сучасне суспільство характеризується значними потоками інформації,
обробка та обмін якими вимагає застосування новітніх інформаційних
технологій. Інформаційні технології все більше проникають у сфери
виробництва, навчання та побуту.

Тому вивчення інформатики, здобуття комп’ютерних знань є вкрай важливим
у наш час.

Інформатика – наука, яка вивчає структуру і загальні властивості
інформації, а також питання, пов’язані із збиранням, обробкою,
збереженням, пошуком, передаванням і використанням інформації. Зокрема,
до предмету інформатики відносять питання пов’язані з проектуванням,
створенням та функціонуванням комп’ютерних систем та їх застосуванням.

Комп’ютер є універсальною машиною для обробки інформації. Крім
безпосередньої обробки, комп’ютер також дозволяє зберігати інформацію і
здійснювати обмін інформацією з іншими комп’ютерами.

Головною складовою роботи комп’ютера є його програмне забезпечення. Під
програмним забезпеченням розуміють просто сукупність програм. В більш
широкому розумінні до програмного забезпечення відносять крім програм ще
й технічну документацію, що регламентує їх використання.

  Програмне забезпечення традиційно поділяють на два основних класи:
системне програмне забезпечення та прикладне програмне забезпечення.

Системне програмне забезпечення – це програми, призначення яких –
забезпечення функціонування комп’ютера (комп’ютерної мережі) як цілісної
системи. До системного програмного забезпечення відносять також засоби
розробки програм, так звані інструментальні засоби.

До прикладного програмного забезпечення відносять програми, які
призначені для розв’язання конкретних прикладних задач: підготовка
текстових документів, проведення математичних, інженерних та економічних
розрахунків, переклад текстів тощо.

1. Основне призначення текстових функцій

Текстові функції в Excel

Функція ЗЧЕПИТИ () 

Функція ЗЧЕПИТИ () працює аналогічно символу амперсанда (&) — зчіплює
кілька значень у єдиний текстовий рядок.

Наприклад, формула

=ЗЧЕПИТИ («До Нового року залишилася «;ДАТА (2007;1;1)-СЬОГОДНІ (); «
днів»)

поверне рядок «До Нового року залишилося 36 днів».

Функції ЛЕВСИМВ (), ПРАВСИМВ () і ПСТР () 

Функція ЛЕВСИМВ () повертає зазначену кількість символів починаючи з
лівого краю рядка. Формула

 

=ЛЕВСИМВ («кашалот»;4)

Поверне рядок «каша».

Аналогічно, функція ПРАВСИМВ () повертає задане число символів із
правого краю рядка.

=ПРАВСИМВ («кашалот»;3)

дає значення «лот».

Функція ПСТР () «висмикує» з рядка подстроку, визначеної довжини,
починаючи з визначеного символу.

=ПСТР («башмаки»;4;3)

поверне «мак».

Функція ДЛСТР () 

Ця функція повертає довжину рядка. Функцію звичайно використовують разом
з іншими текстовими функціями. Наприклад, якщо в нас є список основних
засобів, у якому в кожнім рядку містяться інвентарні номери довжиною 3
символи і найменування об’єктів різної довжини. Тоді виділити
найменування з запису, що знаходиться в осередку А1, можна за допомогою
функції

=ПСТР (A1;4;ДЛСТР (A1)-3)

2. База даних Ассess

База даних – це комп’ютерний термин, який використовується для
позначення сукупності інформації з окремої теми або відомостей,
пов’язаних з деякою прикладною задачею. Зберігання інформації у вигляді
бази даних полегшує доступ до неї, пошук та вилучення потрібних
фрагментів.

          На магнітному диску база даних може зберігатись у вигляді
одного файла (бази даних MS Access, Informix та ін.) або у вигляді папки
з файлами (бази даних Interbase, Paradox та ін.). Система управління
базами даних Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office.
Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без
програмування і доступна для широкого кола непрофесійних користувачів
персональних комп’ютерів.

Система управління базами даних (СУБД) Access розроблена для
експлуатації у комп’ютерних мережах у середовищі Windows.

Одна з основних переваг СУБД Ассеss полягає у тому, що вона має прості
та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця є
основним об’єктом бази даних. У одній базі даних зберігається кілька
таблиць та засоби зв’язування таблиць.

У системі Acсess є різні способи управління даними, а саме:

система меню;

панелі інструментів;

контекстивне меню;

укажчик миші;

комбінації клавіш.

СУБД Access має значну кількість спеціальних програм – “майстрів”. Є
майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм та ін. Майстри здійснюють
діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для
розв’язування відповідної задачі. Для зручності роботи кожен майстер має
певні етапи (кроки). Будь-який етап можна пропустити або звернутись до
попередніх.

Для створення нової бази даних за допомогою майстра виконаєте наступні
дії:

Виконаєте команду Файл [Створити].

У вікні діалогу, що відкрилося, «Створення» виберіть ярлик «Бази даних».
На екрані з’явиться список баз даних, пропонованих майстром. Даний
список дуже великий і може досягати декількох десятків різних варіантів,
що можуть відразу використовуватися або послужать основою для побудови
інших баз даних. Наприклад, «Замовлення на роботи», «Рахунка»,
«Контакти», «Заходу «, … і т.п.

Виберіть зі списку підходящий Вам зразок бази даних і запустите на
виконання майстер створення бази даних, натиснувши кнопку ОК.

У вікні діалогу, що відкрився, «Файл нової бази даних» зі списку, що
розкривається, Папка виберіть папку, у якій хочете зберегти створювану
базу даних, а в поле Ім’я файлу введіть її ім’я. Потім натисніть кнопку
Створити.

У наступному вікні діалогу майстер повідомляє, яку інформацію буде
містити створювана їм база даних. У нижній частині цього вікна діалогу
знаходяться наступні кнопки:

Скасування — припиняє роботу майстра;

Назад — дозволяє повернутися до попереднього кроку в роботі майстра;

Далі — дозволяє перейти до наступного кроку в роботі майстра;

Готово — запускає майстер створення бази даних з обраними параметрами,
причому перед натисканням цієї кнопки высвечивается інформація, що буде
зберігатися в базі даних.

Для продовження роботи натисніть кнопку Далі.

Вікно діалогу, що відкрилося, містить два списки. Перший з них — список
таблиць бази даних, а другий — список полів обраної таблиці. У цьому
списку відзначені полючи, що будуть включені в таблицю. Звичайно
відзначені майже всі поля таблиць, за винятком полів, що
використовуються досить рідко. Встановлюючи або знімаючи прапорці для
полів, Ви можете вибрати поля таблиці. Після того як вибрали поля
таблиць, натисніть кнопку Далі.

У наступному вікні діалогу виберіть із пропонованих зразків вид
оформлення екрана і натисніть кнопку Далі (при цьому на екрані Вам
пропонується можливість попереднього перегляду видів оформлення екранів,
що Ви можете перебирати в правому вікні вікна діалогу).

На наступному кроці роботи майстри можна визначити вид створюваних для
бази даних звітів . Після вибору підходящого вам виду натисніть кнопку
Далі (тут також Вам пропонується попередньо ознайомитися з можливими
варіантами, що також можна перебирати).

Вікно діалогу, що відкрилося потім, майстри створення бази даних
дозволяє задати її заголовок і малюнок (наприклад, торговельний знак
фірми), що буде з’являтися у всіх звітах. Якщо Ви вирішили
використовувати малюнок, установите прапорець Так. У цьому випадку стає
доступна кнопка Малюнок, натискання на яку відкриває вікно діалогу
«Вибір малюнка» для вибору заздалегідь створеного Вами файлу з малюнком.
Натисніть кнопку Далі для виконання подальших установок.

Натиснувши кнопку Готово в останнім вікні діалогу, Ви запускаєте мастер
на побудову бази даних із установленими параметрами. Використовуючи
кнопку Назад, Ви можете повернутися на кожній з попередніх кроків і
змінити параметри бази даних. Ви можете натиснути кнопку Готово в
будь-якому вікні діалогу майстри , відмовивши від подальшої установки
додаткових параметрів. У цьому випадку майстер у своїй роботі
використовує установки, прийняті за замовчуванням.

Після натискання кнопки Готовий майстер переходить до створення бази
даних, що складає з таблиць із заданими Вами полями, найпростіших форм
введення і перегляду інформації і найпростіших звітів. Після завершення
процесу створення бази даних Ви відразу ж можете скористатися готовою
базою даних: вводити в таблиці дані, переглядати їхній і роздруковувати.

Якщо варіанти запропонованих баз даних Вас не влаштовують, то Ви можете
створити порожню базу даних і додати в неї таблиці, запити, форми і
звіти. Як це зробити, ми розглянемо в наступних главах.

3. Типи звітів. Створення звітів за допомогою майстра звітів

Кінцевим продуктом більшості СКБД є звіт. В Access звіт являє собою
спеціальний тип неперервних форм, що призначені для роздруковування. Для
створення звіту, який можна роздрукувати і розподілити між
користувачами, Access комбінує дані в таблицях, запитах і навіть у
формах. Роздрукована версія форми може слугувати звітом. Наведемо нижче
головні відмінності між звітами і формами

звіти призначені тільки для друку і на відміну від форм не призначені
для виведення у вікні;

неможливо змінити значення вихідних даних у звіті за допомогою елементу
керування на панелі інструментів. При роботі зі звітами користувач не
може вводити дані за допомогою кнопок, перемикачів, тощо;

звіти не забезпечують перегляду в режимі таблиць. Можливий лише
попередній перегляд перед друком і перегляд макету звіту в режимі
конструктора.

можна створити “незв’язаний” звіт, який не посилається на яке-небудь
джерело даних.

Звітам Access притаманні багато рис форм:

а) «Мастера отчетов” можуть створювати звіти трьох основних типів: звіт
в одну колонку, груповий/підсумковий, поштові наліпки. Можна довільним
чином змінювати звіти, що створені «Мастером отчетов”. Його призначення
подібно до призначення “Мастера форм”.

б) розділи звіту включають заголовок і примітки, що з’являються на
початку і кінці звіту, а також верхній та нижній колонтитули сторінок. У
примітках часто вказуються підсумкові значення. Розділи звітів
відповідають розділам форм з тими ж іменами.

в) розділи груп звітів є еквівалентами розділів груп в формах. до кожної
групи можна добавляти заголовок, що включає заголовок та примітки, для
виведення підсумкових значень групи. Можна розміщувати статичну
(незв’язану) графіку в розділах заголовку та примітки, а зв’язану
графіку – в розділах груп.

г) елементи керування додаються до звітів з панелі інструментів Access,
а після цього вибирається їх положення та розмір.

д) підлеглі звіти можуть додаватися до звітів так само, як добавляються
елементи керуванння підлеглих форм в основних формах.

Звіти, що створюються Access розподіляются на шість основних типів, так
званих макетів.

звіти в одну колонку являють собою один довгий стовпець тексту, що
містить значення всіх полів кожного запису таблиці чи запиту. Напис
вказує ім’я, а справа від неї вказується значення поля. Звіти в одну
колонку використовуються рідко, оскільки такий формат представлен-ня
даних призводить до зайвого використання паперу.

в стрічкових звітах для кожного поля таблиці або запиту виділяється
окремий стовпець, а значення всіх полів кожного запису виводяться по
стрічкам, кожне в своєму стовпці. Якщо в запису більше полів, ніж може
розміститись на сторінці, то додаткові сторінки будуть друкува-тись до
тих пір, поки не будуть виведені всі дані; після цього почина-ється
друкування наступної групи записів.

багатоколоночні звіти створюються зі звітів в одну колонку при
використанні колонок “газетного” типу або колонок “змійкою”, як це
робиться в настольних видавничих системах і текстових прцесорах.
Інформація, яка не поміщується в першому стовпці, переноситься в початок
першого стовпця і т.д. Формат багатоколоночних таблиць дозволяє
економити частину паперу, але може бути застосований не у всіх випадках,
оскільки вирівнювання стовпцв не завжди відповідає бажанням користувача.

групові/підсумковий звіти являють собою найрозповсюдженіший тип звітів.
В них об’єднуються дані для груп записів, а в кінці звіту вказуються
підсумкові значення

поштові наліпки являють собою спеціальний тип багатоколоночних звітів,
що призначені для друку імен та адрес (або інших даних з декількох
полів) в групах. Структура паперу для поштових наліпок, на якому
друкуються такі звіти, визначає кількість строк і стовпців на сторінці

у незв’язаних звітах містяться підлеглі звіти, що засновані на
незв’язаних джерелах даних, наприклад, таблицях чи запитах.

У звітах перших чотирьох типів, як і в формах, у якості джерел даних
використовуються таблиці або запити. Звіти таких типів називають
зв’язаними з джерелами даних. Основний звіт незв’язаного звіту не
використовує у якості джерела таблицю або запит. Але підлеглі звіти, що
містяться в незв’язаному, повинні посилатися на джерело даних.
Незв’язані звіти дозволяють об’єднувати підлеглі звіти, що зв’язані з
незалежними таблицями і запитами.

Велика частина того, що було сказано про форми, відноситься і до

звітів. Обравши в діалоговому вікні «База данных» вкладку «Отчеты» і
натиснувши на кнопці «Создать», ми одержуємо діалогове вікно «Новый
отчет», що дозволяє створити звіт автоматично (діловий звіт), за
допомогою «Мастера» або вручну.

Точно так само, як і з формами, із звітами зручніше знайомитися в режимі
автоматичного створення. Створіть на основі будь-якої таблиці автозвіт у
стовпчик або стрічковий. Операція настільки проста, що зводиться до
одного натиснення лівої кнопки миші. Ассеss 9х повинна «знати» усе
необхідне про особливості принтера. Ці дані Ассеss одержує від
операційної системи. Відповідно принтер у системі повинний бути
встановлений. При відсутності принтера звіти створювати все-таки можна.
Достатньо виконати програмну установку за допомогою команди операційної
системи «Пуск -> Настройка -> Принтеры -> Установка принтера», після
чого зареєструвати драйвер принтера або взяти його з гнучкого диска або
обравши один із драйверів, що додаються до самої операційної системи.

Як і форми, звіти складаються з розділів, а розділи можуть містити
елементи керування. Але, на відміну від форм, розділів у звітах більше,
а елементів керування, навпаки, менше. З структурою звіту простіше
усього ознайомитися, створивши якийсь автозвіт, а потім відкривши його в
режимі Конструктора.

Cтруктура звіту складається з п’ятьох розділів: заголовка звіту,
верхнього колонтитула, області даних, нижнього колонтитула і примітки
звіту. У порівнянні з формами новими є розділи верхнього і нижнього
колонтитулів.

2. Розділ заголовка служить для друку загального заголовка звіту. Розділ
верхнього колонтитула можна використовувати для друку підзаголовків,
якщо звіт має складну структуру і займає багато сторінок. Тут можна
також поміщати і колонтитули (номера сторінок), якщо це не зроблено в
нижньому колонтитулі.

У області даних розміщають елементи керування, пов’язані з вмістом полів
таблиць бази. У ці елементи керування видаються дані з таблиць для друку
на принтері. Порядок розміщення і вирівнювання елементів керування той
же, що і при створенні структури форм.

Розділ нижнього колонтитула використовують для тих же цілей, що й
розділ верхнього колонтитула. У нашому випадку в ньому розміщені два
елементи керування.

У першому елементі керування виводиться поточна дата. Для цього
використана вмонтована в Ассess 9х функція МОNTH(). Вона повертає
поточну дату і поміщає її в поле, а звіт відтворює її при друці.

В другому елементі керування виводиться номер сторінки і загальна
кількість сторінок. Для їхнього визначення використані вмонтовані
функції Раgе() і Раgеs(). Той текст, що записаний у лапках,
відтворюється «буквально», а оператор служить для «склеювання» тексту,
взятого в лапки, із значеннями, що повертаються функціями. Оператор &
називається оператором конкатенації.

Розділ примітки використовують для розміщення додаткової інформації. У
нашому прикладі він не використаний.

Процес створення звіту за допомогою “Мастера отчетов” багато в чому
схожий із процесом створення форми. Перевага використання “Мастера
отчетов” для знайомства з засобами розробки звітів полягає в тому, що
етапи цього процесу співпадають з тими етапами, які потрібно виконати,
якщо розпочинати з незаповненого, прийнятого за замовчуванням звіту.

Для створення звіту за допомогою “Мастера отчетов” потрібно:

1. Відкрити вкладку “Отчеты” у вікні бази даних, а потім натиснути
кнопку “Создать”. З’явиться діалогове вікно “Новый отчет”.

2. Як для форми, так і для звіту потрібне джерело даних у вигляді
таблиці або запиту. Виділіть потрібну таблицю у випадаючому списку
діалогового вікна “Новый отчет”. Із списку у верхньому правому кутку
діалогового вікна виділіть “Мастер отчетов” і натиснть кнопку ОК. На
екрані з’явиться початкове вікно “Мастера отчетов”.

3. Тепер необхідно визначити, які поля будуть утворювати рядки звіту.
Виберіть за допомогою кнопки “>” потрібні поля зі списку “Доступные
поля”. Коли поле добавляється у список “Выбранные поля”, Access
автоматично забирає його ім’я зі списку “Доступные поля”. Можна також
подвійно натиснути на ліву клавішу миші на імені поля у списку
“Доступные поля” і воно переміститься у поле “Выбранные поля”. У звіті
поля з’являються зліва направо, у відповідності з послідовністю їх появи
зверху вниз у списку “Выбранные поля”.

4. На наступному кроці “Мастер отчетов” спитає, чи хочете ви добавити
рівні групування до звіту. За допомогою кнопки “>” встановіть бажаний
рівень групування. За допомогою кнопки “Группировка” встановіть бажаний
інтервал групування. Змінюючи інтервал групування, можна впливати на те,
як Access групує дані у звіті. Для числових полів можна задати
групування по десятках, півсотнях, сотнях тощо. Для текстових полів
можливе групування по першій букві, першим трьом буквам тощо.

5. У межах групи можна сортувати записи по значенню довільного поля,
причому сортування проводиться не більше, ніж по чотирьох полях. По
замовчуванню прийнятий порядок сортування за зростанням; якщо потрібно
вибрати порядок сортування за спаданням, то нажміть кнопку справа від
списку, що розкривається. Для повернення до попередньо вибраного порядку
сортування натисніть на цю ж кнопку знову.

6.В наступному вікні “Мастера отчетов” необхідно вибрати для звіту один
з шести стилів. У вікні у лівій частині діалогового вікна майстра
показаний вигляд вибраного стилю макета.

7.Наступне вікно “Мастера отчетов” призначене для вибору одного з
визначеного стилів. У лівій частині діалогового вікна показаний вигляд
звіту вибраного стилю. Можна настроїти стандартний стиль або створити
власний.

8.Після переходу в наступне вікно “Мастера отчетов” натисніть кнопку
“Готово”. Access згенерує звіт.

Редагування звіту в режимі Конструктора дуже подібно до редагування форм
в режимі Конструктора.

Висновок

Таким чином, база даних – це комп’ютерний термин, який використовується
для позначення сукупності інформації з окремої теми або відомостей,
пов’язаних з деякою прикладною задачею. Зберігання інформації у вигляді
бази даних полегшує доступ до неї, пошук та вилучення потрібних
фрагментів.

Система управління базами даних (СУБД) Access розроблена для
експлуатації у комп’ютерних мережах у середовищі Windows.

У системі Acсess є різні способи управління даними, а саме:

система меню;

панелі інструментів;

контекстивне меню;

укажчик миші;

комбінації клавіш.

СУБД Access має значну кількість спеціальних програм – “майстрів”. Є
майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм та ін. Майстри здійснюють
діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для
розв’язування відповідної задачі. Для зручності роботи кожен майстер має
певні етапи (кроки). Будь-який етап можна пропустити або звернутись до
попередніх.

Кінцевим продуктом більшості СКБД є звіт. В Access звіт являє собою
спеціальний тип неперервних форм, що призначені для роздруковування. Для
створення звіту, який можна роздрукувати і розподілити між
користувачами, Access комбінує дані в таблицях, запитах і навіть у
формах.

Список використаної літератури

Інформатика: Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології: Підручник для
студентів вищих навчальних закладів / За ред. О. І. Пушкаря. — К.:
Видавничий центр «Академія», 2003. — 704 с.

Информатика. базовый курс. / Симанович С. В. и др. — СПб.: Издательство
«Питер», 1999 — 640 с.: ил.

Глушаков С. В., Сурядный А. С. Microsoft Office 2000: Учебный курс /
Ху-дож.-оформитель А. С. Юхтман. — Харьков: Фолио; Феникс, 2002 — 500 с.

Крамм Р. Системы управления базами данных для персональных компьютеров.
– М.: Финансы и статистика, 1998.

PAGE

PAGE 15

Похожие записи