Реферат на тему

Основи роботи з електронними таблицями

План

1. HYPERLINK «http://anotherlevel.profi.net.ua/lek%20html/» \l
«1.Вступ до електронних таблиць. Основні поняття|outline» Вступ до
електронних таблиць. Основні поняття

2. HYPERLINK «http://anotherlevel.profi.net.ua/lek%20html/» \l
«2.Типовий інтерфейс електронних таблиць. Форматування даних. Формули та
функції|outline» Типовий інтерфейс електронних таблиць. Форматування
даних. Формули та функції

3. HYPERLINK «http://anotherlevel.profi.net.ua/lek%20html/» \l
«3.Загальна технологія роботи з електронними таблицями|outline»
Загальна технологія роботи з електронними таблицями

4. HYPERLINK «http://anotherlevel.profi.net.ua/lek%20html/» \l
«4.Характеристика найпоширеніших табличних процесорів|outline»
Характеристика найпоширеніших табличних процесорів

Література

1.Вступ до електронних таблиць. Основні поняття

Початок створення електронних таблиць було покладено у 1979 році, коли
два студенти Ден Бріклін та Боб Френкстон, на комп’ютері Apple ІІ
створили першу програму електронних таблиць, яка отримала назву VisiCalc
від Visible Calculator (наочний калькулятор). Основна ідея програми
полягала у тому, щоб в одні комірки поміщати числа, а в інших задавати
закон їх математичного перетворення. Ця ідея визначила цілий клас
програм, які тепер прийнято називати табличними процесорами. VisiCalc
отримала широке розповсюдження як перша електронна таблиця, проте швидко
поступилася своїми позиціями Lotus 1-2-3, а згодом Excel та вільним
табличним процесорам StarOffice та OpenOffice.

Досить часто інформацію, що обробляється, треба представляти у вигляді
таблиць. При цьому частина комірок таблиці містить вихідну або первинну
інформацію, а частина – похідну. Похідна інформація є результатом різних
арифметичних та інших операцій, що робляться над первинними даними.

Базову ідею електронних таблиць можна викласти таким чином. Кожна
комірка таблиці позначається деякою адресою (позначенням комірки по
горизонталі та вертикалі). Частина комірок таблиць містить якість числа
(наприклад, 5, 9, 12.8 та ін.), а в іншій частині записані якісь
формули, операндами яких служать адреси комірок.

Для вирішення завдань, які можна подати у вигляді таблиць, розроблені
спеціальні пакети програм, що називаються електронними таблицями або
табличними процесорами.

Електронна таблиця – це комп’ютерний еквівалент звичайної таблиці, що
складається із рядків і граф, на перетині яких розташовуються клітки, в
яких міститься числова інформація, формули і текст. Графам і рядкам
можна давати назви. Екран монітору трактується як вікно, через яке можна
розглядати таблицю цілком і частинами. Електронна таблиця – найбільш
розповсюджена і потужна інформаційна технологія для професійної роботи з
даними. Для керування електронною таблицею створені спеціальні програмні
продукти – табличні процесори.

Табличний процесор – це комплекс взаємопов’язаних програм, призначений
для обробки електронних таблиць.

Табличні процесори являють собою зручний засіб для проведення
бухгалтерських і статистичних розрахунків. У кожному пакеті є сотні
вбудованих математичних функцій і алгоритмів статистичної обробки даних.
Крім того є потужні засоби зв’язку таблиць між собою, створення і
редагування баз даних.

Сфери застосування електронних таблиць

— економічні розрахунки

— інженерні задачі

— статистична обробка даних

— пошук оптимальних значень параметрів

— побудова графічних залежностей і діаграм

— однотипні розрахунки над більшими наборами даних

— моделювання складних фінансових ситуацій, бухгалтерські розрахунки

— обробка результатів експерименту

Спеціальні засоби дозволяють автоматично отримувати і роздруковувати
налагоджувані звіти з використанням десятків різних типів таблиць,
графіків, діаграм, додавати до них коментарі і графічні ілюстрації.

Табличні процесори мають вбудовану довідкову систему, що надає
користувачу інформацію по конкретним командам меню та інші довідкові
дані. Багатомірні таблиці дозволяють швидко робити вибірки у базі даних
по будь-якому критерію.

Основні можливості: бази даних, діаграми, друк, макроси, розрахунки.

Об’єкти електронної таблиці

— рядки, пронумеровані арабськими цифрами

— комірка – первинний елемент таблиці, що містить дані, кожна комірка
позначається адресою, яка складається з номеру рядка і імені стовпця

— стовпці, що йменуються латинськими літерами A, B, … Z, AA, AB, …
AZ

Робоче поле електронної таблиці складається із рядків і стовпців.

Адреса комірки ще називається посиланням. Крім адреси, комірка може мати
власне ім’я, яке може використовуватися у формулах. Поточна комірка
позначена вказівником – прямокутником, що світиться.

 

2.Типовий інтерфейс електронних таблиць. Форматування даних. Формули та
функції

мимовільним і залежить від особливостей конкретного табличного
процесора.

Рядок головного меню містить імена меню основних режимів програми.
Вибравши один з них, користувач отримує доступ до меню, що містить
перелік команд, які в нього входять. Після вибору деяких команд меню
з’являються додаткові підменю.

Додаткова область керування включає рядок стану, панелі інструментів,
вертикальну і горизонтальну лінійки прокрутки.

У рядку стану (статусному рядку) користувач знайде відомості про
поточний режим роботи програми, імені файлу поточної електронної
таблиці, номер поточного вікна і т.п.

Панель інструментів (піктографічне меню) містить певну кількість кнопок
(піктограм), призначених для швидкої активізації виконання певних команд
меню і функцій програми. Щоб викликати на екран ті області таблиці, які
не ньому на даний момент не відображені, використовуються вертикальна і
горизонтальна лінійки прокрутки. Бігунки (движки) лінійок показують
відносну позицію активної комірки у таблиці і використовуються для
швидкого переміщення по ній. У деяких табличних процесорах на екрані
створюються спеціальні зони швидкого виклику. При натисканні миші у
такій зоні викликається відповідна функція. Наприклад, при натисканні
мишею на координатній лінійці викликається діалог параметрів сторінки.

Рядок введення відображає дані, що вводяться у комірку. У ній користувач
може переглядати чи редагувати вміст поточної комірки. Особливість рядку
введення – можливість бачити формулу чи функцію, що міститься у комірці,
а не її результат. Рядок вводу зручно використовувати для перегляду чи
редагування текстових даних.

Рядок підказки призначений для надавання повідомлень користувачу
відносно його можливих дій у даний момент.

Робоче поле – простір електронної таблиці, що складається з комірок,
назв стовпців і рядків.

Панель керування – частина екрану, що дає користувачу інформацію про
активну комірку і її вміст, меню і режими роботи.

Електронні таблиці надають користувачу комп’ютерний варіант так званої
робочої книги для проведення розрахунків. Книга складається з окремих
пойменованих аркушів (таблиць), які у свою чергу формуються з комірок,
які виходять з перетину рядків та стовпців. Стовпці таблиці нумеруються
прописними латинськими літерами (A, B, …, Z, AA, …, AZ, …), а
рядки – числами. Кожна комірка має унікальну адресу, що складається з
імені стовпця і рядка, наприклад, A1 чи D55.

Перед тим як помістити дані в ту чи іншу комірку таблиці, її слід
виділити (натиском лівої кнопки миші). Введення даних можна як і в саму
комірку, так і у поле, що відображає вміст комірки (рядок формул).
Виділити групу комірок можна за допомогою миші або клавіатури. Можна
виділити не тільки блок комірок, але й цілі рядки і стовпці. Окремі
комірки чи групи комірок можна форматувати, встановлювати різні шрифти,
їх накреслення і розмір та ін.

Комірки можуть містити текстову або числову інформацію, а також формулу,
по якій проводиться обчислення. Запис формули починається із символу
дорівнює (=). Будь-яка інформація, яка не може бути сприйнята як формула
чи число, вважається текстом. Локалізовані програми звичайно враховують
національні особливості представлення чисел. За замовчуванням числа у
комірках електронної таблиці “притискаються” до правого краю комірки, у
той час як текст – до лівого.

Як правило, формули, що використовуються в електронних таблицях, містять
посилання на інформацію, що розміщена в інших комірках. Наприклад, якщо
комірка містить формулу =A1+B1, то у ній буде відображуватися сума
значень, розташованих у комірках A1 і B1, при чому при зміні даних у цих
комірках сума автоматично перераховується.

Електронні таблиці дозволяють використовувати більшість математичних,
статистичних і фінансових функцій. Копіювання формул з однієї комірки в
інші за допомогою миші дозволяє значно прискорити процес підготовки
таблиці, що містить однотипні формули.

При вказуванні адреси той чи іншої комірки використовують або відносну,
або абсолютну адресацію. Якщо у формулі задана відносна адреса комірки,
то при копіюванні формула буде автоматично змінена, при цьому адреса
комірок замінюється на нові. При абсолютній адресації відповідна частина
адреси буде “заморожена”, тобто не буде змінена при копіюванні. Ознакою
абсолютної адресації є символ $ перед номером стовпця чи (і) рядка.

Електронні таблиці дозволяють перейменовувати, додавати і видаляти
аркуші у робочий книзі.

Форматування даних – вибір форми представлення числових або символьних
даних в комірці.

Форматування числових даних у комірках

У електронних таблицях можна використовувати різні формати представлення
числових даних у рамках однієї й тієї ж електронної таблиці. Найбільш
розповсюджені формати представлення числових даних:

1) основний формат використовується за замовчуванням, забезпечуючи запис
числових даних у комірках у тому ж вигляді, як вони вводяться або
обчислюються;

2) формат з фіксованою кількістю десяткових знаків забезпечує
представлення чисел в комірках із завданою точністю, що визначається
встановленою користувачем кількістю десяткових знаків після коми
(десяткової крапки). Наприклад, якщо встановлено режим форматування, що
включає два десяткових знака, то число, що вводиться у комірку 12345
буде записано як 12345,00, а число 0.12345 – як 12;

3) відсотковий формат забезпечує представлення введених даних у форматі
відсотків із знаком % *відповідно до встановленої кількості десяткових
знаків). Наприклад, якщо встановлена точність в один десятковий знак, то
при введенні 0.123 на екрані з’явиться 12.3%, а при введенні 123 –
12300.0%; науковий формат

4) грошовий формат забезпечує таке представлення чисел, де кожні три
розряди розділені комою. При цьому користувачем може бути встановлена
певна точність представлення (з округленням до цілого числа або у два
десяткових знака). Наприклад, введене число 12345 буде записано у
комірці як 12,345 (округленням до цілого числа) і 12,345-00 (з точністю
до двух десяткових знаків);

5) науковий формат, що використовується для представлення дуже великих
чи дуже маленьких чисел, забезпечує представлення чисел, що вводяться у
виді двох компонентів: мантіси, що має один десятковий розряд зліва від
десяткової крапки, і деякої кількості (що визначається точністю, заданої
користувачем) десяткових знаків справа від неї; порядку числа.
Наприклад, введене число 12345 дубе записано у комірці як 1.2345Е+04
(якщо встановлена точність складає 4 розряди) і як 1.234Е+04 (при
точності в 2 розряди). Число .0000012 в науковому форматі буде мати вид
1.2Е-06.

Форматування символьних даних у комірках

За замовчуванням символьні дані вирівнюються по лівому краю комірки.
Можна змінити формат представлення символьних даних в електронній
таблиці. Для цього існують такі можливості: вирівнювання по лівому краю
комірки, вирівнювання по правому краю комірки, вирівнювання по центру
комірки.

Формула починається із знака плюс або лівої круглої дужки і являє собою
сукупність математичних операторів, чисел, посилань і функцій.

При обчисленнях за допомогою формул дотримуються прийнятого у математиці
порядку виконання арифметичних операцій.

Формули складаються з операторів і операндів, розташованих у певному
порядку. Як операнди використовуються дані, а також посилання окремих
комірок або блоків комірок. Оператори у формулах позначають дію, що
робиться з операндами. Залежно від використовуваних операторів
розрізняють арифметичні (алгебраїчні) чи логічні формули.

У арифметичних формулах використовуються такі оператори арифметичних
дій:

+ складання

— вирахування

* помноження

/ ділення

^ зведення у ступінь

Кожна формула в електронній таблиці містить кілька арифметичних дій з її
компонентами. Встановлена послідовність виконання арифметичних операцій.
Спочатку виконується зведення у ступінь, потім – помноження і ділення і
тільки після цього – вирахування і складання. Якщо ми обираємо між
операціями одного рівня (наприклад, між помноженням і діленням), то слід
виконувати зліва направо. Нормальний порядок виконання операцій змінюють
введенням дужок. Операції у дужках виконуються першими.

Арифметичні формули можуть також містити оператори порівняння: дорівнює
(=), не рівно (< >), більше (>), менше (<), не більше (<=), не менше (>=). Результатом обчислення арифметичної формули є число.

Логічні формули можуть містити вказані оператори порівняння, а також
спеціальні логічні оператори:

#NOT# — логічне заперечування “НІ”

#AND# — логічне “І”

#OR# — “АБО”

Логічні формули визначають, вираз “істина” чи “помилка”. Виразу “істина”
привласнюється числова величина 1, виразу “помилка” — 0.

Під функцією розуміють залежність однієї змінної (у) від іншої (х) або
кілька змінних (х1, х2, …, хn). Причому кожному набору значень змінних
х1, х2, …, хn буде відповідати єдине значення певного типу залежностей
змінної у. Функції вводять у таблицю у склад формул або окремо. У
електронних таблицях можуть бути представлені такі види функцій:

— математичні функції виконують різні математичні операції, наприклад,
обчислення логарифмів, тригонометричних функцій та ін.;

— статистичні функції виконують операції по обчисленню параметрів
випадкових величин або їх розподілень, представлених множиною чисел,
наприклад, стандартного відхилення, середнього значення, медіани і т.п.

— текстові функції виконують операції над текстовими рядками або
послідовністю символів, обчислюючи довжину рядка, перетворюючи прописні
літери у рядкові і т.п.

— логічні функції використовуються для побудови логічних виразів,
результат яких залежить від того, чи є істиною умова, що перевіряється.

— фінансові функції використовуються у складних фінансових розрахунках,
наприклад, визначення форми дисконту, розміру щомісячних виплат для
погашення кредиту, обчислення амортизаційних відрахувань та ін..

— функції дати і часу та ін.

Всі функції мають однаковий формат запису і включають ім’я функції і
список розділених комою аргументів, що знаходяться у круглих дужках.

Приклади функцій:

SUM (список) – статистична функція визначення суми всіх числових значень
у списку, який може складатися з адрес комірок і блоків, а також
числових значень.

AVERAGE (список) – статистична функція визначення середнього
арифметичного значення всіх перерахованих у списку величин.

МАХ (список) – статистична функція, результатом якої є максимальне
значення у вказаному списку.

IF (умова, істина, помилка) – логічна функція, що перевіряє на
істинність задану логічну умову.

3.Загальна технологія роботи з електронними таблицями

Табличний процесор може мати кілька режимів роботи, найбільш важливі з
них: режим готовності, режим вводу даних, командний режим, режим
редагування.

Режим готовності – режим, у якому відбувається вибір комірки або блоку
для корегування чи виконання якоїсь операції. У цьому режимі текстового
курсору немає, а є виділення активної комірки кольором.

Режим ведення даних – режим, коли починають вводити дані у певну
комірку, з якого після введення даних знову переходять до режиму
готовності або до командного режиму.

Командний режим – при переході до цього режиму (за допомогою команди
(слеш) або ) можна вибрати і виконати певну команду (пункт)
головного меню. Після виконання команди (збереження, друк чи ін.)
відбувається повернення до режиму готовності.

Режим редагування. При переході в режим введення даних попередній вміст
поточної комірки втрачається. Щоб цього не відбувалося використовується
режим редагування, що ініціюється певною клавішною комбінацією. У режимі
редагування вміст активної комірки з’являється на контрольній панелі,
доступний для внесення змін.

Табличний процесор має велику кількість команд, кожна з яких має
різноманітні параметри (опції). Команди разом із додатковими опціями
утворюють систему ієрархічного меню, яка у кожного типу табличних
процесорів має свої особливості. Не верхньому рівні ієрархічного меню
знаходиться головне меню. Вибір команди з меню робиться одним з двох
способів: за допомогою клавіш керування курсором з натисканням клавіші
введення або введенням з клавіатури спеціально виділеного символу
команди.

Додаткову інформацію про команди, що складають меню електронної таблиці,
і їх використання можна отримати, викликавши довідку.

Сукупність команд, що надається у розпорядження користувача деякої
середньої електронної таблиці, можна розбити на такі типові групи:

команди для роботи з файлами (збереження, завантаження, відкриття,
пошук);

команди редагування (переміщення, копіювання, видалення, вставка, пошук
та заміна, відміна);

команди форматування (вирівнювання тексту, вибору: шрифтів, товщини та
розташування ліній, висоти рядка, ширину стовпця, колір фону та ін.);

команди для роботи з вікнами (відкриття, закриття, вибір режиму, перехід
між відкритими вікнами та ін.);

команди для роботи з електронною таблицею як з базою даних (сортування,
пошук потрібного рядку, стовпця чи комірки та ін.);

друк;

сервіс (команди для створення макросів, об’єднання електронних таблиць
чи їх частин, встановлення захисту, експорту та імпорту, підключення
додаткових математичних інструментів та ін.);

отримання довідкової інформації;

використання графіки.

технологію роботи з нею.

На першому етапі формується структура електронної таблиці, яка включає:
визначення заголовку, назв рядків і стовпців, а також введення в комірки
вихідних даних, формул і функцій.

На другому етапі відбувається робота з даними, яка має на увазі
дослідження сформованої таблиці, яке пов’язане з використанням певних
математичних моделей (моделюванням), методів одночасної роботи з
кількома таблицями і методів роботи з базами даних.

Третій етап технології дозволяє у графічному виді представити
результати, що отримані на першому і другому етапах, і найбільш яскраво
їх інтерпретувати.

Четвертий етап забезпечує вивід результуючих даних на друк. При цьому
результати можуть бути роздруковані у табличному вигляді або у виді
графічних діаграм.

4.Характеристика найпоширеніших табличних процесорів

Найвідоміші табличні процесори — Microsoft Excel, Lotus 1—2—3,
OpenOffice.org Calc, Kspread, Gnumeric, SuperCalc та ін.

Найпростішою програмою є Kspread.

Gnumeric включена у склад стільниці GNOME, надає користувачу можливість
зручної роботи з кількома листами робочої книги і більший набір
математичних і статистичних функцій.

Microsoft Excel 2000 – табличний процесор, програма для створення й
обробки електронних таблиць. Microsoft Excel дозволяє працювати з
таблицями в двох режимах:

— Звичайний – найбільш зручний для виконання більшості операцій.

— Розмітка сторінок – зручний для остаточного форматування таблиці перед
друкуванням. Межі поміж сторінками у цьому режимі відображаються синіми
пунктирними лініями. Межі таблиці – суцільною синьою лінією, пересуваючи
яку можна змінювати розмір таблиці.

OpenOffice.org Calc табличний процесор, за допомогою якого можна
виконувати: обчислення, підтримку виконання функцій простої бази даних,
сортування даних, вставку динамічних діаграм, імпорт і експорт.
OpenOffice.org Calc дозволяє імпортувати й експортувати документи MS
Office і StarCalc. Крім цього, можливі імпорт і експорт у текстовий
формат та в формат HTML. OpenCalc входить у вільно розповсюджуваний
офісний пакет OpenOffice фірми Sun Microsistems, доступний для
користувачів ОС Linux і MS Windows. Як інтерфейс програми так і
функціональні можливості OpenCalc практично не відрізняється від MS
Excel.

Список використаної літератури:

Бойс. Дж., Фаллер С., Гилген Р. и др. Использование Microsoft Office97,
профессиональный выпуск: Пер. англ.-К.;М.: СПб.: Издат. Дом «Вильямс»,
1998, 1472 с.

Бородич Ю.С. и др. Паскаль для персональных компьютеров: Справ.
Пособие.-Мн.:высш. шк.: БФ ГИТМП «Ника», 1991.-365 с.

Гарнаев А. Использование Microsoft Excel в экономике и финансах. —
СПб.:БХВ, 2000.-336 с.

Информатика для юристов и экономистов/ Симонович С.В. и др. — СПб:
Питер, 2001. -688 с.

Жалдак М.І, Ю.С.Рамський. Інформатика. Київ, «Вища школа», 1991.

Куперштейн. В. Современные информационные технологии в производстве и
управлении.-СПб.:БХВ, 2000.-304 с.

Новиков Ф., А.Яценко. Microsoft Office в целом. — СПб.:БХВ, 2000.-728с.

Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. Краткий курс. Изд. 7-е. М.:
ИНФРА-М, 1997, 432 с.

Шафран Ю. Информатика. Информационные технологии: в 2 ч. М.: Лаборатория
Базовых Знаний, 2001.

Похожие записи