Реферат на тему

Організація презентації фірми

План

1. Що таке «презентація»?

2. Типи презентаційта особливості організації їх

3. Організація і планування презентації

1. Що таке «презентація»?

Презентація — одне з найпопулярніших сьогодні слів. Віддаючи данину
моді, українські бізнесмени не завжди замислюються про дійсну
необхідність проведення презентації. Під презентацією (praesentatio, від
лат. praesento — передаю, вручаю або англ. present — представляти)
розуміється передання і представлення аудиторії нових для неї ідей,
планів, розробок. Іншими словами, презентація — це демонстраційні
матеріали практично для будь-якого публічного виступу — від доповіді
керівникові до рекламної акції або лекції перед слухацькою аудиторією.

Презентація — це представлення чого-небудь або кого-небудь будь-кому.
Презентація завжди передбачає живе спілкування в режимі діалогу. На
відміну від інших видів реклами, презентація передбачає початкову
зацікавленість аудиторії в отриманні інформації та добровільне
відвідування місця проведення її.

Презентація надає фірмі додаткову можливість швидкого зворотного
зв’язку, аналізу статистики, проведення опитувань, анкетування.
Правильно організована презентація сприяє суспільному визнанню,
підвищенню популярності, зміцненню іміджу компанії, корисним і цікавим
знайомствам.

Багато в кого цей захід викликає такі асоціації, як «шоу», «свято»,
«подарунок». Для створення у запрошених «святкових» відчуттів найбільш
простими інструментами можуть бути: вручення безкоштовних зразків;
роздавання проспектів або брошур; пригощання (частіше за все — фуршет);
демонстрування товарів у дії; подарунки у вигляді сувенірної продукції
(ручки, годинники, календарі, запальнички, попільнички, сірники,
блокноти, кепки, майки, брелки з нанесеними на них логотипом і адресою
фірми). Хоча сувенірна продукція (її називають також спеціальною
рекламою) виконує тільки функцію нагадування, вона містить у собі
величезний потенціал впливу на клієнта, стає атрибутом його прихильності
до фірми, особливо у поєднанні з приємними спогадами. Звичайно, ці
прийоми мають сприяти досягненню основних намічених цілей презентації.

Друга обов’язкова умова за проведення презентації — забезпечити
відвідувачеві почуття «бажаного гостя». Для цього необхідно ретельно
добрати і підготувати персонал. Тут є декілька нюансів:

фахівців має бути стільки, щоб завжди хтось був поряд для відповідей на
запитання будь-кого з гостей;

персонал має складатися з людей привабливих, відкритих, доброзичливих.
Тут не допоможуть генії із замкненим характером. Одні люди можуть
найкраще працювати всередині компанії, інші неначе створені для
представлення її інтересів на виставках і презентаціях.

Типовою помилкою є залучення дівчат-моделей для антуражу. Вони, як
правило, не володіють ситуацією та необхідною інформацією і не
зацікавлені в особливій привітності. Персонал, що обслуговує
презентацію, має бути представником фірми

працівники повинні бути винахідливими, оскільки навіть блискуче
спланована презентація несе в собі низку непередбачених моментів;

особи, задіяні у презентації, повинні бути енергійними і повними сил
(щоб не дуже швидко втомлювалися): презентації вимотують. Важко стояти,
ходити, всміхатися і бути чарівним весь вечір, а то й ніч;

слід уважно добирати працівників фірми для презентації з точки зору їх
манер, уміння спілкуватися з людьми;

дуже ефектно сприймається персонал, одягнутий у фірмову уніформу
корпоративних кольорів з логотипом компанії.

За планування презентації найголовніше — правильно визначити мету
проведення (табл. 14.1). Виходячи з цього необхідно: визначити цільову
аудиторію, її сегментний склад і кількість; узгодити бажаний результат і
масштаби заходу з фінансовими можливостями фірми; вибрати ідеологію
спілкування з цільовою аудиторією, оптимальний набір заходів і методів
проведення презентації.

Таблиця 14.1

СУТЬ ПРЕЗЕНТАЦІЇ ФІРМИ І ТОВАРУ

Ідеологія

спілкування

з аудиторією Мета презентації

Інформування Інформувати цільовий ринок про марку, новий товар або
послугу

Ознайомити споживачів з новим режимом роботи магазину

Скоротити час, що витрачається продавцями для відповідей на запитання

Переконання Досягти переваги марки, фірми, товару

Збільшити відвідуваність магазинів

Досягти прихильності споживачів до марки

Нагадування (підтримка) Стабілізувати збут

Підтримувати прихильність до марки, фірми, товару

Підтримувати упізнавання марки, фірми, товару та образу

2. Типи презентаційта особливості організації їх

Презентації дуже різняться. Їх існує стільки видів, скільки є компаній,
залежать вони й від того, наскільки досвідченим і талановитим є фахівець
з маркетингу, що займається підготовкою і проведенням презентацій.

Знання типу презентації дає змогу оцінити:

яку саме первинну інформацію потрібно вивчити і з яким ступенем глибини;

які презентаційні прийоми найбільш прийнятні для проведення презентації
і яким чином їх треба використати;

як слід побудувати зміст і стиль презентації.

Класифікувати презентації можна за різними ознаками. Зокрема до яких
організацій належать аудиторія та презентатор; за домінуючими
характеристиками, об’єктом, цілями, масштабами та формою проведення.

Залежно від того, до яких організацій належать аудиторія та презентатор,
розрізняють зовнішні та внутрішні презентації .

Зовнішня презентація проводиться перед аудиторією, що не належить до
організації, яку представляє презентатор. Приклад зовнішньої презентації
— виступ торгового представника фірми перед покупцями.

Внутрішня презентація здійснюється за ситуацій, коли презентатор і
аудиторія знаходяться в рамках однієї і тієї ж організації.

За домінуючими характеристиками розрізняють презентації [там саме]:
просувні, інформаційні, низхідні та висхідні.

Просувна презентація має на меті рекламу продукту, послуги, ідеї,
проекту рішення або рекомендацій. Метою просувної презентації також може
бути просування певного кандидата або політичної платформи.

В інформаційній презентації основний акцент роблять на переданні
інформації. Вона може бути подана у вигляді технічних даних, наукових
матеріалів, огляду або статистичних досліджень, політичних матеріалів,
способів і прийомів.

Низхідні та висхідні презентації є внутрішніми. Терміни «низхідні» і
«висхідні» є похідними від традиційної ієрархії, за якої позиції сторін
розташовуються по вертикалі. Презентація вищого керівника перед
керівниками нижчої ланки, керівника перед начальниками підрозділів або
начальників перед підлеглими буде «низхідною», оскільки комунікація йде
вниз по організаційній лінії. І навпаки, презентація підлеглого перед
начальником, начальника перед керівником і керівника перед керівництвом
буде «висхідною».

За об’єктом презентації розрізняють такі її типи: презентація
організації; презентація товару; презентація проекту; презентація
результатів; презентація плану майбутніх робіт.

Презентація організації (фірми, акціонерного товариства, корпорації
громадської організації тощо). Мета: створення іміджу фірми серед
ділових кіл, створення або відтворення сприятливого образу фірми,
реклама імені фірми. За своєю суттю така презентація є частиною
рекламної кампанії організації.

Презентація товару. Мета: інформування цільового ринку про нову марку,
товар або послугу; ознайомлення споживачів з новими можливостями товару,
режиму роботи магазину тощо; досягнення віддання переваги марці та ін.

Презентація проекту. Мета: інформування слухачів про проект, визначення
зворотної реакції, пошук зацікавлених у підтримці розроблення та
реалізації проекту. Під час презентації має бути продана ідея, проект
або продукція. Цей вид презентації найбільш вимогливий до форми подання,
змісту і підготовки, оскільки передбачає переконання аудиторії в
необхідності розроблення або втілення проекту. Слухачами найчастіше є
група осіб, які на основі цієї презентації повинні прийняти рішення про
розроблення проекту. Часто такий вид презентації водночас є й першим
контактом з інвестором.

Вимоги: Оскільки у більшості випадків термін проведення такої
презентації обмежений (максимум 15 хвилин), презентатор повинен уміти за
декілька хвилин донести до слухачів переваги та відмінні риси своєї
ідеї, проекту. Оскільки він не знає аудиторії, він повинен під час
презентації розпізнати «невербальні» ознаки реакції слухачів і
використовувати пов’язану з цим важливу (цінну) інформацію. Особливі
вимоги висуваються до структури презентації та засобів впливу: мова
рухів, риторика, жестикуляція та структура допоміжних засобів (слайди,
дошки тощо).

Хід презентації:

привітання, представлення презентатора;

презентація згідно з обраною структурою;

запитання та відповіді;

висновки;

коротка подяка за увагу та прощання.

Презентація результатів (обсягу і змісту виконаних робіт). Мета:
представити значущість результатів своєї праці, надати певній вузькій
групі осіб звіт, ознайомити з результатами виконаних робіт. Така
презентація менш вимоглива до дотримання певних правил підготовки і
цілком може бути спонтанною, якщо заздалегідь підготовлено та
впорядковано необхідні дані, а презентатор добре знайомий з цим
матеріалом. Зазвичай майже всі слухачі презентатору знайомі, але він
може впливати на їх склад. Презентація результатів часто є приводом для
подальших замовлень.

Вимоги: Упевнений виступ і знання проекту/проектів, на яких базується
доповідь, уміння маніпулювати засобами інформування. Доцільно перейти до
дискусії і провести її.

Допоміжні засоби: проектор, дошка, підручні засоби.

Хід презентації:

привітання;

формулювання мети презентації, представлення перебігу та тривалості її;

формулювання мети проекту (так, як це визначено у проекті);

доповідь згідно з основною структурою;

перехід до дискусії через постановку запитань;

ведення дискусії;

підведення підсумків дискусії;

оголошення подальшого перебігу подій;

подяка за увагу та прощання.

Тривалість — мінімум 30 хвилин, максимум 60 хвилин плюс час на дискусію.

Презентація плану майбутніх робіт. Цей вид презентації аналогічний
попередньому, але об’єктом тут є майбутні роботи організації або особи.
Її метою може бути: інформування певного кола осіб про намічені роботи,
їх опис з метою піддання об’єкта презентації критичному аналізу та
зміні.

За цілями та масштабами проведення виділяють такі типи презентацій
[107]: брифінг; ексклюзив; конференція; шоу.

Презентація-брифінг. Мета: представлення нововведень компанії.
Проводиться середніми і великими компаніями (банками, операторами
зв’язку, тур-операторами, рекламними агентствами тощо) для інформування
постійних клієнтів про зміни в діяльності компанії.

Цей вид презентації збирає тільки професіоналів у певній сфері і,
звичайно, не підлягає розголосу в пресі. Це дійовий і доступний вид
реклами, що підвищує імідж, зв’язки з партнерами, створює образ
стабільної компанії. Найчастіше презентація проводиться у конференц-залі
з подальшим фуршетом у банкетному залі. Роздається друкована інформація
про новинки, звіти компанії за минулий період часу, доречними можуть
бути пам’ятні подарунки. Щоб відбулася тепла дружня дискусія, має бути
запрошено не більше 25 осіб.

Презентація-ексклюзив. Мета: залучення нових клієнтів. Звичайно
проводиться невеликими фірмами вузької спеціалізації, які точно знають
свою клієнтуру. Компанія запрошує незначну кількість потенційних
споживачів до себе для демонстрації можливостей фірми, переваг і вигоди
співпраці з нею. Як правило, проводиться випробування товарів або
надаються безкоштовні послуги.

Цей вид презентації доцільно провести компаніям, що пропонують на ринок
товари або послуги постійного попиту. Для організацій, що займаються
ремонтними роботами, консультуванням, іншими видами послуг, такий вид
презентації є недоцільним. Ефективніше застосовувати інформаційну
рекламу в засобах масової інформації.

Презентація-конференція. Мета: привернення уваги громадськості та
фахівців до нових компаній і товарів. Проводиться за здійснення
стратегії просування компанії на новий ринок або виведення нового товару
на існуючий ринок (автомобілі, комп’ютерна та оргтехніка, косметика та
парфюмерія, товари народного споживання). Така презентація під силу
тільки великим компаніям, оскільки передбачає великі витрати.

Запрошуються представники різних засобів масової інформації, потенційні
клієнти, постійні партнери. Аудиторія може досягати 300 осіб. Захід
проводиться у великому конференц-залі з подальшим фуршетом. Презентатор,
яким може бути голова компанії або відомий телевізійний ведучий,
розповідає про історію створення і розвиток компанії, розроблення ідеї
нового товару, його переваги та унікальні якості. В процесі презентації
демонструють рекламні фільми, слайди, товари-новинки. Запрошують
авторитетних осіб і одного-двох артистів для виступу і випробування
представленого товару. Часто серед гостей проводять лотерею з
розігруванням товарів, що представляються. Іноді така презентація
набуває вигляду семінару з виступом фахівців. Обов’язковими є
прес-релізи, буклети, проспекти, бажаний — дрібна сувенірна продукція.

Презентація-шоу. Мета: підвищення престижу і підтримка іміджу компанії.
Такий вид презентації проводять найбільші компанії, святкуючи ювілеї,
особливі досягнення, представляючи наукомісткі високотехнологічні
товари, тим самим зміцню-

ючи прихильність споживачів до їх компанії. Часто такі презентації
намагаються приурочити до традиційних або національних свят, ушановуючи
водночас і компанію, і клієнтів, чим здобувають загальне визнання і
прихильність публіки.

Презентація-шоу — капіталомісткий захід, оскільки передбачає багато
гостей (від 500 до 1000 осіб — реальних і потенційних споживачів),
обширну концертну програму за участю зірок естради, театру і кіно. При
цьому сценарій необхідно скласти так, щоб увага акцентувалася на
винуватцеві свята, а не на артистах. Скрізь має бути символіка фірми,
транслювання та демонстрування іміджевої реклами компанії. Звичайно під
час таких акцій підбиваються підсумки річних конкурсів, розігруються
призи серед найбільших партнерів організації, нагороджуються кращі
працівники компанії, керівництво фірми виступає з короткою доповіддю про
досягнення компанії, плани на майбутнє. Сценарій має включати
поздоровлення артистів і гостей на адресу організаторів презентації,
залучення присутніх до імпровізованих розіграшів і конкурсів.

Основним результатом презентації-шоу має бути підвищення уваги
громадськості до компанії, чому сприяє так званий «галас» навколо фірми,
який підтримується певний час засобами масової інформації. Тому
величезна частина витрат, крім витрат на концертну програму і
пригощання, припадає на оплату послуг мас-медіа. Звичайно це питання
вирішується за допомогою створення медіа-поля і залучення інформаційних
спонсорів. Так, телебачення надає ефірний час для анонсування
презентації, а за це дістає право на трансляцію відео-версії концерту,
можливість розміщення логотипу компанії TV у концертному залі та в усіх
інших засобах, що підтримують акцію (на радіоканалах, у пресі, зовнішній
рекламі, запрошеннях).

Презентацією є також: виставка, візит представника фірми до клієнта з
товаром, який рекламують; вуличне демонстрування товару з подальшою
апробацією.

Слід зазначити, що будь-яка презентація може характеризуватися кількома
ознаками, притаманними різним типам презентацій.

Усі види презентацій є інструментами у наборі маркетингових методів
роботи компанії.

Варто наголосити, що презентація — не панацея, а один із численних видів
реклами. Кожний вид презентації узгоджується із ситуацією, для якої він
найбільше підходить. Вибирати тип презентації необхідно виважено та
продумано. Вибір найкращого стилю визначається продуктом або послугою,
що пропонується, і типом споживача, а також фінансовими можливостями
фірми.

3. Організація і планування презентації

Основні етапи підготовки презентації

Перш ніж підготувати презентацію, треба чітко сформулювати мету
презентації, з якої випливають перші параметри, які мають враховуватися
при підготовці. Такими параметрами є: кількість слухачів; інформація про
обізнаність слухачів; тривалість презентації; вибір засобів
інформування; приміщення.

Підготовка презентації потребує досить багато часу. Тут діє правило
Фауста: на кожну хвилину доповіді необхідно 30 хвилин попередньої
підготовки.

Основні кроки з підготовки презентації наведено у табл. 14.2.

Таблиця 14.2

ОСНОВНІ ЕТАПИ ПІДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Етап підготовки

презентації Зміст етапу Частка часу

на підготовку, %

Попереднє рішення Формулювання мети презентації, визначення характеру,
складу і стану аудиторії (кола слухачів), вибір засобів інформування 10

Концепція Розроблення головної ідеї презентації, збирання матеріалів,
планування і розроблення доповіді (вступу, основної частини і
висновків), структуризація 30

Реалізація Вибір і розроблення варіантів використання
демонстраційно-наочних матеріалів — візуалізація доповіді (підготовка
плакатів, плівок/фолій, комп’ютерна графіка) 40

Особиста підготовка Пробна репетиція, підготовка інформаційної техніки,
розроблення стратегії дискусії, підготовка до відповідей на запитання
аудиторії 20

Презентації дуже схожі на інтерв’ю і ділові зустрічі, але на відміну від
них — це події більш масового характеру, вони не орієнтовані на емоційні
аспекти або на персональні проблеми.

PAGE 4

PAGE

PAGE 430

Похожие записи