РЕФЕРАТ

На тему:

Інформаційні технології, як засіб підвищення ефективності діяльності
менеджерів.

Аналіз ефективності структури робочого часу менеджерів.

Проблема дослідження можливостей зростання ефективності праці
працівників сфери менеджменту на сучасному етапі господарювання є
надзвичайно актуальною. На основі аналізу структури робочого часу
менеджерів можна стверджувати, що побудувати універсальну модель
діяльності інтелектуальних працівників всіх рівнів та типів у
менеджменті неможливо. Функції працівників сфери менеджменту, які
виконуються на практиці, як правило, далеко не відповідають класичній
моделі висококваліфікованого спеціаліста, який планує, організовує,
координує, здійснює мотивацію та контролює певні процеси. Про це
свідчать певні тенденції у використанні робочого часу менеджерами, які
полягають у наступному:

Більшість працівників сфери менеджменту використовує лише трохи більше
однієї третьої частини робочого часу на діяльність, безпосередньо
пов’язану з виконанням управлінських функцій. При цьому вони
погоджуються з висновками про неефективне використання часу і з
стурбованістю посилаються на рутинну роботу, яка відволікає їх від
ефективного виконання завдань, передбачених прямими
адміністративно-посадовими обов’язками. Використання традиційних та
швидко впроваджуваних управлінських прийомів у цьому випадку, як
правило, не приносить бажаного успіху. Основна причина неефективності
праці полягає не в порядку використання робочого часу, а в
недосконалості і неточності процесів передачі та обробки інформації., як
правило, проблеми, пов’язані з якістю інформації, відбирають у
спеціалістів одну-дві години робочого часу на день.

Малоефективна діяльність у працівників сфери менеджменту займає майже
четверту частину робочого часу. Сюди слід віднести витрати часу,
пов’язані з переміщенням в приміщеннях організації або поза ними,
очікування початку ділових зустрічей чи прибуття транспорту. В
середньому на кожну годину перебування поза межами організації
витрачається 40 хвилин на переміщення. Крім цього, до малоефективної
діяльності слід віднести ще й напівпрофесійну діяльність, яка полягає в
пошуку інформації або вивченні та уточненні поставлених задач, а також
виконання функцій технічного персоналу: друкування та копіювання
документів чи підготовка та організація зустрічей. Зазначимо, що
недооцінка важливості відповідного технічного і конторського
забезпечення, а також наявності секретарського персоналу може призвести
до вдвічі більших затрат часу на малопродуктивну діяльність менеджерів.
Цілком очевидна думка, що поліпшення продуктивності і ефективності праці
менеджерів може бути досягнуте завдяки покращенню стану у сфері обміну
документами. Кожен день службовці обробляють різноманітні документи,
бланки звітів і листів. Цю інформацію потрібно готувати, читати,
направляти в архів та відшукувати. Фізичні фактори, що обмежують
швидкість обробки інформації (фізична доставка документів) — лише одна з
причин у стримуванні швидкості документообігу. Інша причина — це
теперішня довготривала процедура створення документів. Після того, як
документ надруковано, потрібно:

вичитати та виправити в ньому помилки, зробити корективи в тексті;

отримати візи на різних рівнях організації;

звести в єдине ціле різні чернетки, що пройшли по різних інстанціях;

ще раз провести уточнення документу;

провести кінцеву звірку з оригіналом та підписати;

провести копіювання документу;

зареєструвати документ;

відправити документ;

підготувати до архівного збереження копії документу;

забезпечити процес збереження інформації.

Спілкування через особисті зустрічі або по телефону є найпоширенішою
формою професійної діяльності менеджерів. В міжособистому зв’язку
виділяють три основні поля діяльності: усне спілкування, ділові зустрічі
та обмін документами. Форми спілкування мають широкий спектр — від
наукових семінарів до офіційних прийомів. На переговори керівники
організації в середньому витрачають 60% робочого часу, а їх підлеглі —
40%. При цьому телефонні переговори займають майже 20% робочого часу.
Величезні проблеми виникають у тих випадках, коли для вирішення тієї чи
іншої проблеми вимагається одночасна участь кількох працівників сфери
менеджменту. До недавнього часу значна частина подібних проблем
вирішувалася шляхом багатократних почергових розмов з кожним
працівником. Особливе ускладнення в переговорах викликає необхідність
деякого документального та методичного забезпечення, тематика і обсяги
якого, як правило, наперед точно невідомі. Таким чином, процеси обміну
інформацією, які не забезпечені відповідним рівнем сервісу, забирають
значну частку робочого часу у працівників сфери менеджменту всіх
категорій. Сучасна система ділової комунікації передбачає інтегроване
спілкування. Згідно теорії комунікація поділяється на спілкування з
співробітниками (внутрішнє спілкування) та спілкування з діловими
партнерами та громадськістю (зовнішня ділова комунікація). З’ясувалося,
що з боку замісника керівник може розраховувати на 60% інформації. У
випадку коли керівництво складається з п’яти рівнів, то нижчий зрозуміє
тільки 13% первинного розпорядження, а при використанні письмових
документів розуміння може складати 15% на кожному рівні. Більший ефект
досягається у випадку, якщо одночасно задіяні декілька каналів
спілкування. Актуальною залишається проблема розробки єдиної
інтегрованої теорії спілкування, адже підприємство повинно говорити
одною мовою на всіх рівнях. Інтегрована ділова комунікація означає
використання різних елементів ділового спілкування з використанням
сучасних інформаційних технологій таким чином, щоб вони посилювали один
одного.

На аналітичну роботу (аналіз ситуацій, прийняття рішень, вироблення
концепцій розвитку та інші) менеджери витрачають менше 10% робочого
часу, в той час, як на роботу з документами — 20%. Це частково пов’язано
з тим, що процеси підготовки та оглядів документів без використання
спеціалізованих автоматизованих систем є надзвичайно різноманітними і
трудомісткими. Цілком очевидно, що аналітична робота є найважливішою і
такою, що приносить найбільшу користь організації. Говорячи про керівні
органи організації, потрібно зазначити, що їх основною ціллю є
підвищення прибутку шляхом зменшення витрат і підвищення
конкурентоспроможності продукції та послуг. Загальна обстановка, в якій
працює будь-яка організація, стає все складнішою. Вартість
електроенергії та кредиту за останні кілька років значно зросла.
Продуктивність праці робітників практично не збільшується. Крім того,
багато організацій поширюють свої операції, звертаючись до нових ринків
і глибше проникаючи в існуючі. Це призводить до розширення географічних
районів дій організацій, а значить і до збільшення конкуренції, як на
внутрішніх, так і на міжнародних ринках. Нові операції вимагають
здійснення керівництва у віддалених районах, що викликає нові проблеми
керівництва і контролю. З іншого боку, розширюється масштаб заходів по
захисту інтересів споживачів. Тому успішна діяльність організацій
залежить від підвищення якості інформації, що представляється керівній
ланці для прийняття оптимальних рішень. Це означає, що інформація про
операції збуту, конкуренцію і використання ресурсів повинна бути
точнішою та актуальнішою. Адміністративний керівник вищої ланки майже
95% робочого часу витрачає на обмін інформацією, при чому найбільша
частина часу йде на особисті зустрічі, створення і читання документів.
Отже, лише 5% часу йде на прийняття рішень, тобто фактично на основні
обов’язки керівника. Основне завдання в цій сфері — це підвищення якості
рішень і ефективності управління.

Інтеграція процесів управління організації на основі їх автоматизації.

Проведений аналіз потреб менеджерів та аналіз ходу прийняття рішення
дозволяє виділити наступні три напрями впровадження інформаційних
технологій:

по-перше, індивідуальні засоби обробки інформації та можливість доступу
до потрібної інформації;

по-друге, засоби міжособистого зв’язку, в тому числі і через комп’ютерну
мережу;

по-третє, найвагоміше, інформаційні системи менеджменту, які інтегрують
можливості різнопрофільних програмних засобів для створення нової
інформації та прийняття рішень з використанням елементів штучного
інтелекту.

Перші два напрями дозволяють використовувати міжнародні стандартно
розроблені засоби, і проблеми їх впровадження в основному виникають лише
при адаптації до національної мови та деяких особливостей застосування,
викликаних специфікою країни. Адаптацію, як правило, провести неважко,
оскільки у використанні інформаційних засобів, з одного боку зацікавлене
широке коло користувачів, а з іншого — поширенню даних засобів сприяє
виробник. Сьогодні залучення інформаційних технологій в сфері
менеджменту в Україні в основному носить вузькоспеціалізований характер
і спрямоване на технічну обробку інформації (наприклад для підготовки чи
обробки текстових документів чи для роботи з базами даних).

Що ж стосується ведення різноманітного виду ділових переговорів, то і
тут зроблені значні та відчутні кроки. За останні роки впроваджено
глобальні системи зв’язку та комп’ютерні мережі, високий сервіс
обслуговування яких підтримують сучасні потужні програмні засоби.
Найскладніша ситуація, і особливо саме в Україні в порівнянні з
розвинутими країнами, склалася в сфері впровадження комплексних
інформаційних систем менеджменту, які повинні забезпечувати створення
нової інформації та підтримку процесів прийняття рішень. В основному це
пов’язано з необхідністю використання оригінальної гнучкої
інформаційно-дорадчої системи, спеціалізованої для потреб конкретної
організації, на розробку якої потрібно цілеспрямовано витрачати значні
кошти. Реалії сьогодення переконливо доводять необхідність впровадження
саме комплексних інформаційних систем менеджменту, орієнтованих на
глобальний інтелектуальний аналіз інформації, а не вузькоспеціалізованих
широкотиражованих засобів, які забезпечують лише технічну обробку
документації.

Повна інтегрована автоматизація управління організації передбачає
охоплення наступних інформаційних управлінських процесів: зв’язок,
пересилання, отримання, збір, зберігання та доступ до необхідної
інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка
індивідуальної діяльності, програмування та вирішення спеціальних задач.
Для створення інформаційного середовища менеджменту необхідне сполучення
всіх функцій інформаційної системи менеджменту, як в управлінському
апараті центру, так і на кожному робочому місці.

Успішна робота будь-якої організації в індустрії інформаційних
технологій неможлива без серйозного відношення до впровадження процесів
інформатизації в її діяльність. Інтеграція програмного забезпечення і
обладнання в організаційних структурах є тим перспективним напрямком, з
яким пов’язують отримання доданої вартості. Хоча багато хто з менеджерів
відчувають труднощі, обумовлені процесом зменшення прибутків, який по
всій імовірності буде прогресувати, якщо збережеться існуюча структура
економічних моделей розподілу доданої вартості. Зокрема, для надання
стабільного характеру успішній діяльності можна запропонувати стратегію,
яка включає чотири пункти:

збільшення доданої вартості шляхом інтеграції баз даних і додаткових
функціональних модулів;

підвищення ефективності прямих операцій шляхом паралельного використання
цільових засобів зв’язку;

досягнення гнучкості у виборі апаратних засобів з точки зору вартості і
(або) продуктивності за рахунок використання стандартизованих програмних
засобів;

ліквідація відтоку прибутку шляхом вдосконалення внутрішніх систем
управління.

Вплив людського фактору на впровадження інформаційних технологій.

Для працівників сфери менеджменту, реально пов’язаних з впровадженням
інформаційних технологій в організації особоиво важливі такі фактори:

задоволення роботою — її можна підвищити, якщо сприяти ефективнішому та
продуктивнішому виконанню завдань;

ознака індивідуальності — люди різні, цю різницю потрібно враховувати та
при цьому потрібно залишати кожній людині право вибору;

стабільність — зміни даються важко, а тому працівники сфери менеджменту,
як правило, віддають перевагу усталеному стилю роботи;

статус — менеджери, як правило, гостро сприймають думку оточуючих про
своє місце в службовій ієрархії, видимими проявами є такі зовнішні
символи, як розміри кабінету, вигляд меблів та інші.

Думаючи про впровадження інформаційних технологій, багато хто з
працівників інтелектуальної сфери бояться, що умови їх роботи
погіршаться. Найочевидніші причини страху працівників сфери менеджменту
полягають в наступному:

по-перше, що вони не зможуть навчитися працювати з новими системами;

по-друге, що зміниться характер їх роботи або коло виконуваних
обов’язків;

по-третє, що зміниться критерій оцінки їх роботи;

по-четверте, що працівник втратить роботу шляхом передачі виконання його
обов’язків інтелектуальній системі.

Передбачаючи впровадження нових інформаційних технологій, потрібно
враховувати перечислені причини страху. Разом з тим, потрібно відзначити
мотиви, що забезпечують зацікавлення користувачів:

значна економія часу і зручність;

забезпечення різних форм контролю і управління;

розширення досвіду і бази знань;

деякі економічні переваги;

самоствердження.

Рекомендації менеджеру для аналізу процесів інформатизації.

Зростання впливу інформаційних технологій визначає такі ключові позиції,
які постійно повинні знаходитися в центрі уваги менеджера:

• пошук нових інформаційних технологій, які можуть бути використані для
досягнення переваг у конкуренції;

• дослідження можливостей інформаційних технологій для створення
абсолютно нового бізнесу,

• аналіз змін продуктивності праці і в діяльності організації в цілому,
так, як ці зміни можуть обумовити доцільність перебудови традиційних
організаційних структур з метою підвищення сумарного ефекту
функціонування за рахунок впровадження інформаційних технологій;

• аналіз досягнень технічного прогресу, які сприяють раціональному
управлінню організацією, так, як відповідна інформація стає доступною на
всіх рівнях ухвалення рішення.

Процес оцінки інформаційних технологій можна представити такою схемою.

Рисунок SEQ Рисунок \* ARABIC 11 . Підхід до визначення можливостей
інформаційних технологій.

Застосування інформаційних технологій для вдосконалення управління.

Хоча більшість працівників спотворює картину затрат свого робочого часу,
але багато з них хотіло б знайти шляхи підвищення продуктивності і
якості своєї праці за рахунок позитивних структурних змін у загальному
фонді робочого часу. Аналіз використання робочого часу працівників сфери
менеджменту показав, що підвищення ефективності праці цієї категорії
можна домогтися шляхом реалізації таких заходів:

прямого своєчасного доступу до інформаційного продукту (точної
інформації про продукцію, користувачів, внутрішню діяльність і т.д.);

ефективної координації внутрішньої діяльності за допомогою широкого
використання інформаційних технологій для передачі різноманітних
повідомлень;

ефективнішої взаємодії із замовниками та суміжниками (як внутрішніми,
так і зовнішніми по відношенню до організації) за рахунок використання
більш інформативних та наочних засобів відображення та передачі-прийому
повідомлень;

використання якісно кращої технології системного аналізу та проектування
діяльності організації;

виділення необхідного і неперервного часу на такі високоефективні види
діяльності, як аналіз та прийняття рішень за рахунок економії
малопродуктивної діяльності.

Інформаційні технології, які допомагають працівникам сфери менеджменту
ефективно виконувати їхню роботу, повинні мати широкі функціональні
можливості та бути придатними для тривалого використання. Нові
інформаційні системи повинні створюватися на основі інтерактивної
(діалогової) технології спілкування і вимагати скурпульозних досліджень
при впровадженні. Вони повинні передбачати можливість адаптації до
конкретних вимог користувача та подальшого нарощування за рахунок
введення додаткових функцій.

Для нових інформаційних технологій характерні наступні риси:

робота користувача в режимі маніпулювання (не програмування!) даними.
Користувач повинен “бачити” (засоби виводу: екран, принтер) і “діяти”
(засоби вводу: клавіатура, мишка, сканер), а не “знати” і “пам’ятати”;

наскрізна інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації
на основі інтегрованої бази даних, яка передбачає єдину уніфіковану
форму представлення , збереження, пошуку, відображення, відновлення і
захисту даних;

безпаперовий процес обробки документів, при якому на папері фіксується
тільки остаточний варіант документу, а проміжні версії і необхідні дані
записані на машинні носії і доводяться до користувача через екран
відеомонітора;

інтерактивний (діалоговий) режим розв’язку задачі з широкими
можливостями для користувача;

можливість колективного виконання документів на основі групи
автоматизованих робочих місць, об’єднаних засобами комунікацій;

можливість адаптивної перебудови форми і способу представлення
інформації в процесі розв’язку задачі.

Існуючі інформаційні технології

Потрібні інформаційні технології

Потенційні інформаційні технології

Аналіз можливостей впливу інформаційних технологій на організаційну
структуру.

Оцінка бізнес вкладу існуючих систем.

Визначення обсягів необхідних короткотенрмінових інвестицій.

Аналіз потенційного впливу на зв’язки в ланцюжку цінностей.

Аналіз інформаційних потреб організації (внутрішній ланцюжок цінностей).

Ідентифікація критичних бізнес – процесів і дій.

Розгляд потенційного впливу на зв’язки і ділову позицію.

Модель потоків в галузі (ланцюжок зовнішніх цінностей)

Визначення критичних факторів успіху відносно інформаційних технологій

Оцінка потенційного впливу інформаційних технологій на галузь і ділову
позицію.

Оцінка структури галузі і бізнес – позиції (SWOT: сила, слабкість,
можливості, загрози).

Інтерпретація бізнес – стратегії і зв’язків

Визначення потреб в майбутніх інвестиціях.

Оцінка поточної ситуації

Встановлення необхідних термінових інвестицій в інформаційні технології

Похожие записи