Реферат на тему:

Інформаційні системи менеджменту. Формування інформаційних потоків в
організаціях.

Завдання системи управління.

Кожна функція управління охоплює планування, організацію, координацію,
контроль та мотивацію. Апарат управління організацією в сучасних умовах
повинен задовольняти ряду наступних вимог:

бути економічним, тобто виконувати покладені на нього функції з
мінімально можливими затратами праці і матеріалів;

працювати оперативно, тобто своєчасно виконувати покладені на нього
функції;

працювати надійно, тобто достовірно відображати фактичний стан
виробництва і рішення, що приймаються;

працювати оптимально, тобто знаходити найкраще рішення технічних,
економічних, організаційних, соціальних та інших питань шляхом
багатоваріантних розрахунків і вибору найвигіднішого варіанту.

Система управління вирішує складні задачі визначення стратегічних,
оперативних і тактичних планів, програми дій на різні періоди, зокрема,
узгодження потоків сировини, випуску продукції, комплектуючих виробів,
інших ресурсів (в тому числі кадрових), взаємодії з споживачами,
постачальниками та вищестоячими організаціями. Співвідношення між
плануванням і управлінням є складним і різноманітним. Інтуїтивно
зрозуміло, що ідеальна (яка усе передбачає) система планування може
зробити достатнім програмне управління і відмовитися від оперативного
управління. Навпаки, система оперативного управління вимушена своїм
функціонуванням компенсувати недоліки планування, які проявляються, як
несприятливі відхилення (наприклад, неправильне планування
забезпеченості виробничої програми ресурсами), а оперативне управління
повинне враховувати ці відхилення. Крім того, система управління
здійснює контрольні функції, спостерігаючи за функціонуванням об’єкту
управління, і приймає заходи у випадку відхилення від намічених програм
і технологій, виявляє недоліки і несприятливі збурення.

Для управління економічними об’єктами вимагається підготовлена
систематизована інформація. З подальшим розвитком суспільства неминуче
відбувається ускладнення процесів управління організацією, яке стимулює
розвиток інформаційних систем. Потреба в управлінні виникає для
координації дій трудового колективу, що об’єднується для досягнення
локальних та глобальних цілей. Існують три основні площини управління,
згідно з якими розподіляються більшість завдань, функцій і задач
управління, а саме:

лінійні (ділянка — цех — підприємство — об’єднання — галузь);

ресурсні (фінансові, трудові, матеріальні ресурси);

функціональні (планування, облік, матеріально-технічне забезпечення і
т.д.).

Зрозуміло, що така координація відбувається на достатньо складному
кількісному аналізі деяких моделей функціонування організації., так
навіть продуктивність праці всієї організації не є результатом простого
складання показників функціонування її підрозділів. Результати роботи
організації, її якість, залежать від ефективності управління, а останнє
від рішень, що приймаються. Раціональна система управління організацією
повинна забезпечувати:

збереження фінансової рівноваги;

отримання стабільного чи максимального прибутку;

пошук та вибір стратегічних напрямків діяльності організації для її
конкурентноспроможного існування на протязі довшого часу;

здатність до виживання і рентабельність в умовах ринку;

забезпечення стійкості функціонування об’єкту управління;

вихід на зовнішні ринки.

Очевидно, що управління будь-якою організацією — складний динамічний
процес. В такому об’єкті управління динамічно змінюються параметри і
характеристики, які описують стан керованої системи. Відбувається
безперервна заміна одного стану об’єкту управління іншим. Тому для
успішного управління процесами в організаціях необхідно оперативно
враховувати ці зміни, навчитися прогнозувати їх розвиток, а значить в
міру можливостей керувати ними. Тому напрацювання управлінських рішень в
кінцевому підсумку — це безперервний процес обробки інформації.

Оптимальність рішень забезпечується тільки шляхом порівняння їх
варіантів, а якість рішень залежить від повноти множини альтернатив, що
розглядаються. Виробництво — маркетинг — збут — все це ланки одного
ланцюга, які можуть мати різні альтернативи рішення. Пов’язує їх разом
обмін інформацією, при чому найтісніше по горизонтальних зв’язках. У
разі відсутності цього зв’язку впровадження інформаційної системи
менеджменту виявиться малоефективним і мало позначиться на загальному
зростанні продуктивності праці всієї організації та на зменшенні
собівартості продукції.

Якість управління визначають такі фактори:

правильний вибір мети і шляхів її досягнення;

раціональний розподіл завдань між підсистемами об’єкту управління;

повне і своєчасне інформаційне забезпечення управлінських рішень;

своєчасне і повне вирішення задач обліку, звітності, оплати праці.

Таким чином, немаловажним чинником успішної діяльності організації стає
інформаційна система менеджменту, яка б взяла на себе інформаційну
підтримку процесів управління. Інформаційну систему менеджменту (ІСМ —
Management Information System) розглядають, як складову частину системи
управління, яка включає збір, аналіз і обробку існуючої чи створення
нової інформації з можливим використанням найсучасніших досягнень в
галузі інформаційних технологій.

Основні завдання інформаційної системи менеджменту.

Основними задачами інформаційної системи менеджменту є:

відображення на інформаційній моделі об’єкта управління і його
функціонування. З цією метою необхідно здійснювати збирання і обробку
інформації про об’єкт, нормативно-довідкову інформацію;

організація раціонального внутрішнього і зовнішнього документообігу;

підвищення якості управління: повне і своєчасне інформаційне
забезпечення, підготовка рішень, вирішення управлінських задач,
зберігання проміжної і вихідної інформації;

підвищення продуктивності праці осіб, які приймають рішення, та інших
працівників управлінського апарату, звільнення їх від завантаження
рутинною роботою;

вдосконалення методів і засобів управління, розв’язок нових
управлінських задач, особливо задач оптимізації, ускладнення алгоритмів
прийняття рішень, вибіркове інформаційне забезпечення керівників;

стабілізація чисельності управлінського персоналу при зростанні якості
управління;

виконання ролі первинної інформаційної ланки і джерела інформації,
доступної для машинної обробки.

Зараз йде мова про впровадження нових інформаційних технологій і
інтелектуалізацію інформаційної системи менеджменту, про комплексне
вирішення задач управління і автоматизації роботи службовців, про
безпаперову технологію руху інформаційних протоків в системі управління.
Це обумовлює фундаментальну перебудову структури, інформаційних потоків
і управлінських технологій в напрямку її оптимізації і підвищення рівня
і масштабу автоматизації.

Зростання продуктивності праці і зниження собівартості забезпечується не
тільки обсягами капіталовкладень в розвиток інформаційної системи
менеджменту, але і її структурою. Капіталовкладення потрібні не лише для
технічного та програмного забезпечення, але й для перепідготовки кадрів,
удосконалення організації управління.

Етапи аналізу інформаційних потоків.

Перед початком проектування інформаційної системи менеджменту потрібно
сформулювати етапи формування інформаційного процесу, який полягає в
проведенні наступних заходів:

Встановлення потреби в інформації. Потреби в інформації випливають з
необхідності вирішення проблем прийняття рішення. Точнішому плануванню і
пов’язаному з ним кращому рішенню (яке відображається у вигляді більших
прибутків) протистоять витрати на придбання інформації, тому що
керівництво повинно використовувати для виявлення потреб в інформації
різні персональні та речові засоби (наприклад, витрати на отримання
інформації, витрати на утримання персоналу, витрати на утримання
приміщень для архівів, телефонні витрати та інші). З позиції виникнення
витрат будь-яке дослідження стає економічною проблемою. Щоб вирішити цю
проблему потрібно визначити теоретично, яку точність планування завдяки
додатковій інформації можна досягти при умові, що додаткові прибутки,
отримані внаслідок покращення планування (граничний доход планування),
були більшими, ніж додаткові витрати на отримання інформації (граничні
витрати планування). Але, як і попереднє чи проведене заднім числом
вияснення граничних витрат ускладнене, а визначення граничних прибутків
неможливе, тому на практиці не можна визначити оптимальну потребу в
інформації умовною нерівністю: граничні витрати не перевищують граничний
доход. При визначенні оптимальних обсягів інформації органи планування
повинні поступово збирати інформацію, покращувати інформаційну базу від
одного етапу до іншого. Кінцеве рішення відносно інформації отримують на
основі нагромаджених евристичних знань у вигляді досвіду та інтуїції.

Отримання та ввід інформації. Отримання інформації може опиратися на
внутрішньоорганізаційні джерела інформації (наприклад, облік звітності,
інформація отримана від співробітників), або ж на позаорганізаційні
джерела інформації (наприклад, офіційна статистика, консультанти
організації). Вибір між внутрішніми та зовнішніми джерелами інформації є
не тільки питаннями витрат, так, як певні дані можна отримати лише з
певних джерел. Поряд з цим потрібно розрізняти персональні (наприклад,
співробітники) і об’єктивні (наприклад, статистичні дані) джерела
інформації. Під час отримання інформації потрібно звернути увагу на те,
щоб інформація була своєчасною і точною. Інформацієя, якою не володіють
на момент прийняття рішення, нічого не варта. Інформацію, яку отримано
задовго до прийняття рішення, може тим часом застаріти і тому повинна
поповнюватися новими даними, що пов’язано з додатковими витратами. Крім
того інформація може бути і неточною. Ця небезпека особливо велика при
звертанні до персональних джерел інформації. Джерелом помилок під час
передачі інформації можуть бути помилки, які допускаються людьми через
безвідповідальність, а деколи і навмисно. Спокуса свідомої фальсифікації
інформації особливо велика у випадку, коли власні інтереси особи, що
займає штатну посаду в організації, відхиляється від інтересів
організації.

Нагромадження інформації. У випадку мінімізації витрат на інформацію
рано чи пізно приходять до проблеми нагромадження інформації. Все це
пояснюється громіздкістю початкових даних, які поступають від
першоджерел. Якщо на момент поступлення інформації не існує актуальної
потреби в прийнятті рішення, тоді цілком не обов’язково затримувати цю
інформацію. Якщо ж пізніше виникне ситуація, коли необхідно буде
звернутися до старих даних, у такому випадку слід шукати дану інформацію
серед первинного статистичного збору. Якщо ж відомості нагромаджуються
до моменту їх поступлення, тоді їх потрібно копіювати до факту прийняття
рішення і для отримання інформації актуалізувати і обробити. Таке
звертання деколи називають вторинним статистичним методом. Шляхом
нагромадження інформації згладжуються відмінності в часі між отриманням
інформації та її використанням — тому нагромадження інформації можна
трактувати, як тимчасову трансформацію даних.

Обробка інформації. Дуже часто інформація потрібна не в тій формі, в
якій вона була зібрана. У цьому випадку потрібно обробити цілий ряд
окремих відомостей для того щоб сформувати її у зручному для
використання вигляді.

Передача інформації. Отримання і обробка інформації коштують дорого. В
процесі передачі інформації необхідно вжити організаційні заходи для
оптимізації внутрішніх потоків інформації., як правило, інформація
поступає не в ті відділи, яким вона вимагається для обгрунтування
прийняття рішення. Задачею телекомунікаційних систем є безвідмовна та
вчасна передача точної інформації з меншими затратами іншим службам,
тобто проходить локальна трансформація інформації.

Представлення інформації зацікавленим службам. Певна важлива інформація
повинна бути надана особам, що відповідальні за прийняття рішення.
Найкращими інструментами, що можуть використовуватися для здійснення
цієї основної функції інформаційного господарства є ті, які можуть
швидше, достовірніше і точніше проводити обробку інформації та даних. На
сьогодні найкращу обробку забезпечують сучасні інформаційні технології.

Як досягнути ефективного інформаційного обміну.

Оскільки управління немислиме без прийняття рішень, так і прийняття
рішень немислиме без належного обміну інформацією між різними рівнями
управління, без наявності інформаційної структури, яка визначається
системою потоків інформації, як між джерелами і адресатами зверху-вниз
(управління процесами) і знизу-вверх (контроль процесу), так і між
паралельними підрозділами різного функціонального призначення
(координація). Сучасна інформаційна система менеджменту повинна бути
доступною для всіх, хто приймає участь в управлінні організацією. Від
ефективності інформаційного обміну залежить можливість паралельного
виконання різних етапів діяльності і у вирішальній мірі децентралізація
управління. Ключові рішення при організації інформаційної мережі і
потоків інформації приймаються при визначенні потреб і обсягів
інформації в кожному конкретному випадку на кожному рівні управління,
встановленні замкнутої двохсторонньої лінії між рівнями управління, і
забезпеченні рівня обробки та інтеграції інформації.

При проектуванні інформаційних потоків потрібно:

встановити склад та обсяг інформації (перелік показників, документів),
її структуру та закономірності перетворення (схеми формування
показників, документів);

розробити систему класифікації та кодування даних, характеристики і
маршрути їх руху (до побудови схем документообігу і моделей
інформаційних зв’язків);

вирішити питання, пов’язані з побудовою інформаційної мови спілкування з
користувачем;

розробити систему класифікації та кодування даних, характеристики і
маршрути їх руху (до побудови схем документообігу і моделей
інформаційних зв’язків);

забезпечити своєчасну обробку інформації та її представлення у
найзручніших формах (необхідних відомостях).

Таблиця SEQ Таблица \* ARABIC 1

Управляюча система

Система управління

Облік (оперативний, бухгалтерський, статистичний)

Зворотний зв’язок Працівники, які безпосередньо впливають на засоби
виробництва і технологічні процеси

Контроль

Аналіз (процесів, результатів, рішень)

Регулювання (диспетчеризація Прямий зв’язок Засоби виробництва і
технологічні процеси, які використовуються у виробництві продукції чи
послуг

Планування (поточне, перспективне)

Одним з найскладніших і найважливіших питань для всякої інформаційної
системи є вибір засобів фіксації і збору інформації. Розглянемо,
наприклад, виробничу інформаційну систему. Її складність полягає не в
технічній стороні справи, а у виборі деяких найважливіших по значенню
для прийняття рішення параметрів і показників роботи і стану виробничого
процесу. Вибір показників і параметрів повинен забезпечувати достатню
кількість альтернатив для прийняття рішення на кожному рівні, як по
вертикалі, так і в кожному функціональному підрозділі. Саме тут
визначаються структура і зміст бази даних інформаційної виробничої
системи.

Принципи вибору параметрів і даних для управління.

Вибір параметрів і даних для управління повинен підпорядковуватися
певним принципам.

Найперше потрібно підтримувати принцип універсальності інформації з
метою раціоналізації потоків інформації. Він означає, що потрібно
вибирати в першу чергу ті дані і параметри, таку їх форму і рівень
точності, які потрібні і задовольняють більшість функціональних
підрозділів і всі рівні управління.

Наступним принципом повинна бути оптимальна деталізація інформації, що
збирається. Цей принцип важливий з одного боку тому, що повинні
забезпечуватися детальні відомості про об’єкти чи процеси, а з іншого
боку — велика кількість інформації перевантажує інформаційну систему
менеджменту і значно сповільнює її роботу.

Принципи універсальності і оптимальної деталізації підпорядковуються
основному принципу мінімально-необхідної кількості інформації.

Не менш важливим є принцип надійності інформації, що збирається. На це
впливає висока динаміка змін, як всередині організації, так і в
зовнішньому середовищі, а також неточності, одержані від імовірнісного
характеру спостережень.

Динамічність зміни ситуації та можливість випадкових впливів підтверджує
важливість принципу постійності збору інформації. Цьому може сприяти
автоматизація фіксації і реєстрації інформації в реальному часі.

Ще один важливий принцип — стислість повідомлень, особливо там, де вони
передаються текстом. Це відноситься і до текстів різних інструкцій чи
правил, які передаються по інформаційній мережі і є джерелами
інформації. Короткі повідомлення не тільки розвантажують інформаційну
мережу, а й забезпечують швидке сприйняття адресатом.

Інформаційна система менеджменту повинна забезпечувати представлення
фактичних і планових показників та їх комбінації в наочній формі. Форма
представлення інформації на різних рівнях управління різна. На
найнижчому рівні це первинні або інтегровані місцевими локальними
обчислювальними пристроями дані. На наступних рівнях інформація
представляється, як правило, у вигляді графіків змін показників,
діаграм, таблиць сумарних показників. Велика різноманітність і обсяг
даних, що збираються, вимагає системного підходу до їх обробки. Висока
швидкість обробки первинної інформації і наявність розподілених баз
даних дозволяє організувати максимально ефективне зберігання інформації.

Інтеграція горизонтальних і вертикальних потоків інформації.

Ефективне використання інформації забезпечується організацією потоків
різної інформації між рівнями управління (вертикальні потоки) і
функціональними підрозділами (горизонтальні потоки). В інтегрованій
діяльності автоматично створюються умови обміну даними по горизонтальних
потоках для своєчасної координації і узгодження, а також для прийняття
рішення на кожному рівні. При прийнятті рішення по вертикалі, тобто при
обміні інформацією по вертикальних потоках, забезпечення швидшого і
випереджуючого обміну інформацією по горизонтальних потоках створює
умови більшої визначеності в динамічних умовах. Інтеграція
горизонтальних і вертикальних потоків інформації в єдину систему через
розподілені бази даних забезпечує кращу координацію і надійніший
контроль за діяльністю організації.

Інтеграція горизонтальних і вертикальних потоків інформації забезпечує
такі принципи, як диференціація управління і паралельність виконання
різних процесів. Ефективність такого управління підвищується за рахунок
того, що дані, отримані один раз, не вимагають повторного вводу і можуть
використовуватися для прийняття рішень на різних етапах і на різних
рівнях управління. Це дозволяє проводити роботу раніше послідовних
етапів, майже паралельно, практично тільки з деяким періодом зсуву
початку роботи на наступному етапі.

Досвід показує, що, як правило, збирається, обробляється і передається
на наступний вертикальний рівень надлишкова кількість інформації. Це
утруднює подальшу її обробку, вимагає значного часу на кожному рівні,
щоб розрізнити і вибрати з великої кількості інформації найважливішу і
не витрачати час на аналіз менш важливої інформації. Необхідно
керуватися строгим правилом пропорційності у визначенні обсягів
інформації для кожного рівня.

Після аналізу і оцінки інформації на нижньому рівні кількість показників
для передачі наступному рівню повинна зменшуватися, оскільки слід мати
на увазі, що наступний рівень буде отримувати інформацію від декількох
джерел попереднього рівня, а загальна кількість інформації на кожному
рівні повинна бути приблизно однаковою. З точки зору можливостей людини
час, необхідний для обробки, аналізу і прийняття рішень, приблизно
однаковий для всіх працівників одного рівня. Причому потрібно створювати
всі умови для швидшого прийняття рішень на кожному вищому рівні,
оскільки це позначається і впливає на діяльність великої кількості людей
на нижньому рівні. Цьому сприяє великий досвід і знання спеціалістів та
керівників кожного рівня, а також агрегування інформації по термінах
(наприклад, на планований період, на день, тиждень, декаду, місяць,
квартал, рік). Зменшення терміну планування спрямовується зверху вниз по
рівнях управління, оскільки чим коротший період планування, тим
вимагаються точніші і детальніші дані, чим довший термін планування, тим
меншим є число параметрів, але варіантів їх зміни більше і, значить,
більше можливостей для оптимізації рішень.

По горизонтальних потоках інформація формується по “галузевій”
функціональній ознаці і характеризує конструкторську, технологічну,
економічну діяльність організації (наприклад, якість продукції,
продуктивність, надійності обладнання в експлуатації і т.д.). Інформація
може передаватися, як в агрегованому вигляді, так і масивами первинних
даних, зафіксованих джерелами інформації. Передача інформації між
функціональними підрозділами (по горизонталі) здійснюється через
інтегровані розподілені бази даних, хоча фактично вона там знаходиться з
моменту первинного вводу. Кожен спеціаліст будь-якого рівня може
отримати потрібну інформацію по горизонталі простим доступом через
спеціалізоване автоматизоване робоче місце до розподілених баз даних,
причому доступ може бути вільним або ж конфіденційним. Для отримання
конфіденційної інформації потрібно мати відповідні посадові
повноваження, які можуть підтверджуватися кодом (паролем) чи просто
механічним ключем спеціального пристрою.

Розподілені бази даних – основа інформаційного середовища організації.

Розподілені бази даних об’єднують всі тематично-організовані
спеціалізовані бази даних спеціалізованих інформаційних систем чи
однотипові бази даних однорідних підрозділів. З точки зору користувачів
єдине інформаційне середовище організації будується за матричним
принципом: по горизонталі перераховуються дані спеціалізованих
інформаційних систем, а по вертикалі — процеси діяльності в конкретному
секторі управління. Обидва напрями відкриті для розширення і поступового
нарощування. При цьому слід мати на увазі, що окремі матричні елементи
можуть представлятися своїми матрицями.

Така організація розподілених баз даних виконує дві функції:

збереження інформації для довідок в майбутньому і її порівняння при
аналізі поточних даних з минулими;

забезпечення функціонування механізму обміну даних по горизонтальних
потоках інформації.

Інформаційна система менеджменту дозволяє максимально наблизити
дискретну діяльність організації до неперервної, якщо дивитись на це з
точки зору гнучкості управління.

Список літератури.

Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под. ред.
Г.А.Титоренко — М. Компьютер ЮНИТИ, 1998, — 336 с.

Бердтис А. Структуры данних. — М.: Статистика, 1974, — 408 с.

Блек Ю. Сети ЭВМ : протоколы, стандарты, интерфейсы. -М.: Мир, 1980.

Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных
систем. -М.: Финансы и статистика, 1992.

Бойков.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных
систем. М. Мир 1997.

Боэм Б.У. Инженерное программирование для проектирования программного
обеспечения. -М.: Радио і связь, 1985, -512с.

Брябрин В.М. Программное обеспечение персональных ЭВМ. — М.: Наука,
1988.

Васильев В.Н. Организация, управление и экономика гибкого
интегрированного производства в машиностроении. – М.: Машиностроение,
1986. –312 с.

Вершинин О.В. Компьютер для менеджера. — М.: Высшая школа, 1990.

Вычислительные машины, системы и сети/ Под ред. А.П.Пятибратова. — М.:
Финансы и статистика, 1991.

Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах
обработки данных. — В 2-х кн. — М.: Энергоатомиздат, 1994.

Гершгорин Л.Г. Что такое АРМ бухгалтера. — М.: Финансы и статистика,
1988.

Похожие записи