Реферат на тему:

“Характеристика і призначення основних компонентів офісної
автоматизації, моделі електронного офісу”

Україна поетапно інтегрується до європейської спільноти, цей процес
вплинув на динаміку розвитку внутрішнього економічного та інформаційного
середовища. В таких умовах особливо важливим для розвитку вітчизняного
бізнесу є створення ефективнодіючої системи документальних комунікацій,
адже знання у сучасному світі – це основа економічної активності.

Постійне збільшення кількості інформації, призводить до того, що
традиційні методи роботи з документами стають не достатньо ефективними.

Тенденцію переходу від традиційних технологій організації документообігу
до комп’ютерних відображають наступні цифри: співвідношення кількості
паперових та електронних документів через п’ять років буде становити 50
на 50%, через десять років — 30 на 70%; кількість електронних документів
подвоюється за рік, а паперових документів росте тільки на 7% (данні
компанії XРLOR).

Отже, існують вагомі підстави для впровадження та комплексного
застосування нових підходів до організації конторської праці. У сучасній
літературі ці підходи об’єднуються у єдину концепцію електроного офісу,
що реалізується на базі системи автоматизації документообігу (САД).

Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній
діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним
збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.

Передбачається, що електронний офіс дозволить:

відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основі;

удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного
обслуговування керівництва;

відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо
спеціаліста, або керівника.

Інформаційно-обчислювальні потужності в електронному офісі також
персоналізуються із збереженням електронного зв’язку в середині офісу, з
централізованими базами даних та віддаленими підрозділами.

Спільний розвиток та поступове об’єднання обчислювальної та
комунікаційної техніки забезпечує службовцям офісу необмежений доступ до
будь-якої потрібної інформації та користування обчислювальними
потужностями, незалежно від місцезнаходження працюючого в офісі.

Практичне втілення концепції електронного офісу — це трудомісткий,
багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії :

електронізація;

організація.

Електронний офіс завдяки електронній пошті та ПЕОМ збільшує можливості
забезпечення безпосередньої взаємодії людей (аналогічно традиційному
офісу), не потребуючи при цьому їх фізичної концентрації в межах одного
приміщення.

Концепція електронного офісу, дає перспективу суттєвого підвищення
ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну
обробку великих обсягів документальної інформації[3].

Впровадження у різних сферах електронних офісів виявилося практично
можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою
архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на
виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих
програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких
високоефективних засобів оргтехніки.

Незважаючи на порівняно невеликий час, концепція електронного офісу вже
пройшла у своєму розвитку два етапи. В даний час успішно реалізується
третій. Для першого етапу була характерна орієнтація на автоматизацію
рутинних, часто повторюваних операцій, здійснюваних секретарями або
технічним персоналом офісу, установи. Характерним прикладом таких
операцій є машинописні роботи. Для підвищення продуктивності праці при
їхньому виконанні були створені так звані пристрої обробки текстів
(організаційні автомати), що дозволяють швидко виправляти і редагувати
різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при
підготовці документів.

На другому етапі розвитку автоматизованих офісів окремі пристрої
поєднувалися за допомогою внутрішніх ліній зв’язку в єдину мережу, що
давало змогу здійснювати ряд додаткових функцій, зокрема:
автоматизований зв’язок між різними робочими місцями, спільна робота над
документами, автоматизований контроль за виконанням документів та ін.

Третій етап розвитку електронних (автоматизованих) офісів пов’язаний із
широким застосуванням ПК і створенням на їхній основі автоматизованих
робочих місць (АРМ). АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів
в єдину систему (мережу), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів
офісу, баз даних, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому
значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами
мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, зв’язані з прийомом і
відправленням кореспонденції та інших документів каналами зв’язку.

Типове АРМ складається з ПК, обладнаного при необхідності додатковими
пристроями, що розширюють його функціональні можливості, і периферійного
устаткування (принтера, сканера, графобудівника). Крім того, кожне
робоче місце обладнане оргтехнікою відповідною до функцій, які
виконуються на даному робочому місці.

Для кожного працівника (групи працівників) розробляється й обладнується
АРМ, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій керування.
Така орієнтація реалізується на основі вибору й установки відповідного
програмного забезпечення.

Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) являються першим
компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його
перетворення є одним із основних завдань діловодства.

Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою
комп’ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі
телефонного і поштово-телеграфного зв’язку. Таким компонентом стала
система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на
багатокористувацьких комп’ютерах, а потім і в мережах.

Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних
(своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці (що згодом
отримали назву “табличні процесори”) для виконання різних (іноді дуже
складних) розрахунків.

Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки,
необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.

Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу
відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної
автоматизації згаданих функцій. Одним із таких пакетів є офісна система
Microsoft Office. Усі програмні продукти цієї системи не тільки
уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках рішення
певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від
того, який тип документа опрацьовується.

Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів
організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх
досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати,
копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати,
слайд-принтери тощо).

Практична реалізація концепції електронного офісу поступово приводить до
зміни стилю і методів керування, до перегляду і перерозподілу функцій
персоналу, підвищення продуктивності його праці при виконанні цілого
ряду діловодних операцій.

У той же час впровадження електронних офісів має і деякі негативні
наслідки. Основним з них є негативний вплив на організм людини
електронної техніки, яка інтенсивно використовується на робочих місцях.
Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу,
що впливає на загальний психологічний клімат у колективі. Слід
зазначити, що в результаті електронізації офісу змінюються
кваліфікаційні вимоги до персоналу, що може створити конфліктні
ситуації.

Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити
підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності.
Поряд із цим технічні засоби і комп’ютерні технології, адміністративні й
офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв’язані з обробкою
інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою
людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал
офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше
часу аналітичним та творчим процесам.

На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій до структури
системи автоматизації документообігу електроного офісу традиційно
включають наступні підсистеми:

технології обробки зображень документів (Imaging System);

системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition
System, OCR);

системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);

повнотекстові бази даних (Full-Text System);

системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);

програмне забезпечення для робочих груп (Groupware),

елементи та зв’язки між ними.

Головним напрямком перебудови менеджменту і його радикального
удосконалення, пристосування до сучасних умов стало масове використання
новітньої комп’ютерної і телекомунікаційний техніки, формування на її
основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій, нової
концепції офісної діяльності. Засоби і методи прикладної інформатики
ефективно застосовуються в в менеджменті і маркетингу. Нові інформаційні
технології, реалізовані на комп’ютерній техніці, вимагають радикальних
змін організаційних структур менеджменту, його регламенту, кадрового
потенціалу, системи документації, алгоритмів фіксування і передачі
інформації. Особливе значення має впровадження концепції електроного
офісу. ЇЇ застосування значно розширює можливості використання
компаніями інформаційних ресурсів. Формування концепції пов’язане з
розповсюдженням практики інформаційного менеджменту та організацією
системи обробки даних і знань. В наслідок їх послідовного розвитку
сформувались інтегровані автоматизовані системи управління, що охоплюють
по вертикалі і горизонталі всі рівні і ланки виробничих процесів.

Повна інтегрована автоматизація офісу передбачає охоплення наступних
інформаційно-управлінських процесів: зв’язок, збір, збереження і доступ
до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту,
підтримка індивідуальної діяльності, програмування і рішення спеціальних
завдань.

Сукупність програмних та апаратних елементів з технологіями їх
експлуатації створює систему автоматизації документообігу (САД). САД –
це відкрита система, яка має тісний детермінований взаємозв’язок з
навколишнім середовищем, тому аспектів її вивчення дуже багато. Крім
того, САД є динамічною системою. Вона володіє великим потенціалом
розвитку, що вимагає існування гнучкої, керованої теоретичної моделі
системи. Яка б у комплексі з матеріально-технічною базою ефективно
використовувалась у процесі виробництва, обробки та збереження
документальних інформаційних ресурсів для забезпечення управлінської
галузі.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

Автоматизированые системы переработки текстовой информации /Под ред. А.
С. Берлина. — М.: Книга, 1991. — 340 с.

Асеев Г.Г., Шейко В.Н. INTERNET: Учебник ХГАК. — Х.:ХГАК, 1998. — 360 с.

Буров Є. Комп(ютерні мережі. – Львів: БаК, 1999. – 468 с.:іл.

Воройский Ф.С. Систематизированый толковый словарь по информатике. — М.:
Либерия, 1998. — 376 с.

Компьютерные технологии обработки информации: Учебное пособие / Под ред.
С. В. Назарова. — М.: Финансы и статистика, 1995. — 248 с.: илл.

Workflow — технология автоматизации офиса // Посредник. — 1998. — 26
янв. — С.48

PAGE

PAGE

PAGE 6

Похожие записи